ISTRUZIONI OPERATIVE PER SEGRETARI E ITC DI CLUB

Governatore Carlo Bianucci
Via Bramante, 20 50053 Empoli
Cell. 3334971186
E-mail: [email protected]
ISTRUZIONI OPERATIVE PER SEGRETARI E ITC DI CLUB
Gestione Informatica e Database Distrettuale
La redazione del presente promemoria ha lo scopo di fornire ai Segretari e ITC di Club informazioni di
massima sulle principali regole e norme di comportamento alle quali deve essere improntata la loro attività nel
corso dell’anno sociale. Ulteriori notizie sono reperibili sul sito Lions Clubs International www.lionsclubs.org
consultando il “Manuale per Officer di Club”.
Il Segretario di Club, componente del Direttivo, opera sotto la direzione e il controllo del Presidente; funge
inoltre da elemento di collegamento tra il Segretario Distrettuale ed il Club.
In particolare è di sua competenza:
 gestire la corrispondenza – privilegiando la via telematica – con il Segretario Distrettuale, con il
Presidente di Circoscrizione, il Presidente di Zona, con gli altri Club e con i Soci ai quali,
tempestivamente, deve inviare le convocazioni per le riunioni del Direttivo (agli aventi diritto), e delle
Assemblee;
 partecipare a tutti i Consigli Direttivi ed alle Assemblee del Club;
 provvedere a redigere i verbali, degli uni e delle altre, trascrivendoli sui rispettivi registri da conservare tra i
beni del Club, verbali che dovranno essere inviati, anche in via telematica, ai Soci, secondo le istruzioni
del Presidente del Club;
 partecipare regolarmente agli incontri di Zona, Circoscrizione e di Distretto;
 provvedere, entro la fine di ogni mese, a trasmettere al Distretto il rapporto Soci ed il rapporto attività
tramite il sito www.lions.it. Per accedervi il Segretario dovrà utilizzare la password, che il Responsabile
Informatico Distrettuale, entro i primi giorni di luglio, attribuisce al Presidente del Club; deve tenere
aggiornato l’elenco Soci, annotando, tramite il sito indicato, i Soci usciti, quelli trasferiti e i nuovi, nonché
deve aggiornare i curricula, associativi e professionali, dei Soci; si raccomanda in particolare di inserire
correttamente gli indirizzi mail di ogni socio, al fine di consentire che ognuno possa ricevere correttamente
le comunicazioni distrettuali e multidistrettuali.
 collaborare con il Tesoriere in modo che non ci siano divergenze tra i dati: numero dei Soci trasmessi con
i rapporti mensili di segreteria e dati numerici in base ai quali vengono calcolate le quote da versare al
Distretto;
 nel caso di ingresso di un nuovo socio, come nel caso di trasferimenti da o verso il club di nuovo socio,
dovrà curare le formalità ed occuparsi di tutti gli adempimenti necessari per collegare il Comitato Soci al
Direttivo e poi informare tutti i soci del nuovo socio;
 registrare i delegati del Club sia al Congresso Distrettuale che a quello Nazionale - entro le date che
verranno comunicate - utilizzando il menu del database Distrettuale;
 inserire, entro il 15 maggio 2016, le cariche per l’anno successivo.
www.lions108la.it
Bilancio di Missione
Da quest’anno è richiesta la compilazione cartacea del BILANCIO DI MISSIONE come da modulo che viene
inviato dal Segretario Distrettuale. Detto modulo dovrà essere trasmesso, proprio al Segretario Distrettuale,
mensilmente (in qualunque formato) per mail entro il giorno 10 del mese successivo.
Adeguamento norme statutarie
E’ opportuno verificare e, ove carente, integrare lo statuto del Club con riferimento ai dettati esplicitamente
previsti dall’art. 148, comma 8, del TUIR (DPR 22.12.1986, n.917), al fine di evitare la presunzione della
natura del provento e componente del reddito delle quote associative e della natura commerciale delle attività
istituzionali dei Clubs.
La normativa italiana vigente prevede che ogni Lions Club abbia uno statuto redatto nella forma dell’atto
pubblico o della scrittura privata autenticata o registrata che deve contenere esplicitamente:
 il divieto di distribuire anche in modo diretto, utili o avanzi di gestione, nonché fondi, riserve o capitale
durante la vita dell’associazione, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano previsti per
legge;
 l’obbligo di devolvere il patrimonio dell’ente, in caso di suo scioglimento per qualsiasi causa, ad altra
associazione con finalità analoghe o ai fini di pubblica utilità;
 una disciplina uniforme del rapporto associativo e delle modalità associative volte a garantire
l’effettività del rapporto medesimo, escludendo espressamente la temporaneità della partecipazione
alla vita associativa e prevedendo per gli associati o partecipanti maggiori d’età il diritto di voto per
l’approvazione e le modificazioni dello statuto e dei regolamenti e per la nomina degli organi direttivi
dell’associazione;
 l’obbligo di redigere e di approvare annualmente un rendiconto economico e finanziario secondo le
disposizioni statutarie;
 l’eleggibilità libera degli organi amministrativi, principio del voto singolo di cui all’articolo 2532, comma
2, del codice civile, sovranità dell’assemblea dei soci, associati o partecipanti e i criteri di loro
ammissione ed esclusione, criteri e idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari, delle
relative deliberazioni, dei bilanci o rendiconti;
 l’intrasmissibilità della quota o contributo associativo ad eccezione dei trasferimenti a causa di morte e
non rivalutabilità della stessa.
E’ inoltre previsto che per mantenere lo status di associazione senza scopo di lucro lo statuto non deve
contenere limitazioni e discriminazioni di qualsiasi natura in relazione all’ammissione degli associati.
Un altro obbligo fondamentale è quello dell’acquisizione del Codice Fiscale del Club a nome del legale
rappresentante pro-tempore (il Presidente) da modificare - entro il 30 luglio di ogni anno - tramite il modello
fiscale AA7/10.
Il Segretario Distrettuale
Fabio Panella
331-8778472
[email protected]
L’ ITC del Club garantisce l’aggiornamento corretto e tempestivo dell’archivio informatico di Club (database)
ed attua le politiche di informazione e di divulgazione del Club mediante l’uso di strumenti informatici.
In particolare è di sua competenza:


provvedere all’aggiornamento del database Multidistrettuale del Club su www.lions.it (accesso con
credenziali del Presidente) dove dovrà effettuare :
 la certificazione mensile dei dati dei Soci nel DB Multidistrettuale;
 l’inserimento delle cariche di Club e della foto del Presidente per l’anno in corso;
 la compilazione dei Rapporti Mensili;
 l’inserimento dei delegati al Congresso Distrettuale e Nazionale entro i termini previsti.
raccogliere le firme da ogni socio del Club sui moduli della privacy (reperibili sul sito);
Ricordiamo che il sito MyLCI NON DEVE essere utilizzato poiché tutte le operazioni che vengono effettuate e
certificate sul sito www.lions.it sono trasmesse automaticamente su MyLCI.
Il database dovrà essere aggiornato anche dei dati eventualmente errati o mancanti, provvedendo a registrare
con accuratezza i dati dei soci e le eventuali variazioni (indirizzi, telefoni, indirizzo di posta elettronica, ecc.), in
quanto è la fonte principale per le comunicazioni interne ed esterne, ivi compresa la redazione dell’Annuario.
Ogni dato relativo alla composizione del Club (inserimento e cancellazione soci, assegnazione delle cariche,
gestione delle modifiche anagrafiche e di comunicazione), quando è registrato o modificato nel database
nazionale (www.lions.it), se è di competenza anche del Lions Clubs International, viene notificato
automaticamente ogni giorno, via connessione criptata, alla Sede Internazionale (Oak Brook, USA).
Alla fine di ogni mese, anche in assenza di variazioni, è necessario confermare la situazione esistente
entrando nel database e cliccando sul bottone “Certificazione Dati Correnti”.
Questa operazione consentirà l’automatica trasmissione di aggiornamento al server del Lions Clubs
International in USA senza ulteriori interventi.
Suggerimenti per il rispetto degli obblighi di privacy
I responsabili di Club e i Soci sono tenuti a rispettare l’obbligo della privacy, ad attenersi alla specifica
normativa in materia, a seguire le eventuali linee guida emanate dal Garante della Privacy. Spesso,
superficialmente, vengono utilizzate informazioni personali, relative ai Soci, a destinatari dell’assistenza
umanitaria, a privati cittadini, dati sensibili noti in conseguenza delle attività associative. Onde evitare le
violazioni, va esaminata l’opportunità di ottenere un’autorizzazione scritta prima di diffondere informazioni
personali: nomi, indirizzi postali, indirizzi e-mail, numeri telefonici, informazioni mediche e finanziarie e così
via. Specialmente le comunicazioni a terzi (attraverso strumenti elettronici e-mail, ecc) vanno inviate con
modalità inequivocabilmente riferibili all’Associazione, nella qualità di mittente; va escluso anche l’uso dei dati
personali degli associati per finalità non inerenti alla Associazione. Per l’invio a più destinatari, è consigliabile
fare uso dell’indirizzo nascosto (CNN).
Direttore Information Tecnology Distrettuale
Vittoriano Raffaelli
3296987476
[email protected]