ERP, Software gestionali, Logistica, Analisi e raccolta Dati | Siven
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il software per l’archiviazione elettronica dei documenti il software per l’archiviazione elettronica dei documenti RIDUCI I COSTI DIMEZZA I TEMPI OTTIMIZZA GLI SPAZI LA GAMMA DI PRODOTTI ARCHIVIOK ArchiviOK Professionisti è il software per l’archiviazione e conservazione dei libri contabili e delle dichiarazioni fiscali trasmesse all’Amministrazione finanziaria tramite tracciato telematico. Con ArchiviOK Professionisti si compie il primo passo verso la completa digitalizzazione dei documenti fiscali e la loro definitiva conservazione sostitutiva in formato elettronico. ArchiviOK Consulenti del Lavoro è il software per l’archiviazione e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL), il Cedolino paga (individuale e riepilogativo aziendale), il prospetto del costo del personale, il prospetto mensile TFR e delle registrazioni contabili, il modello DM10, il CUD. ArchiviOK Telematici gestisce a 360° l’intera procedura di elaborazione della fornitura telematica permettendo di risparmiare fino al 70% del tempo dedicato complessivamente a questo processo. Con ArchiviOK Telematici è possibile “dimenticarsi” di Entratel ed essere già predisposti per la conservazione ottica sostitutiva. ArchiviOK, Smart Forms, Smart PDF Converter, Outlook Express, Eudora, Microsoft Outlook, Lotus Notes, FaxSys, Zetafax, Winfax, I.R.I.S e tutti i nomi di aziende e prodotti menzionati sono marchi registrati dei rispettivi proprietari. Strumenti software per: Smart Forms - divisione di Data Print Grafik Capitale sociale € 1.040.000,00 Tel. 0549. 876.111 - from other countries +378. 876.111 Fax 0549. 996.468 - from other countries +378. 996.468 Strada del Sabattino, 73 - 47896 Faetano (RSM) www.dataprintgrafik.it - [email protected] Finito di stampare in Ottobre 2009 brochure_ottobre09.indd 1 Gestione documentale Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Fatturazione elettronica 20-10-2009 12:03:09 Massima versatilità nelle soluzioni per il document man agement LA NORMATIVA Dal 2004 a oggi sono state diverse le norme che hanno dato impulso e forza al passaggio verso sistemi di archiviazione elettronica dei documenti sostitutivi. Ecco le principali norme e circolari interpretative che hanno segnato questo passaggio: - Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82. Codice dell’amministrazione digitale. - Articolo 2215-bis del codice civile (introdotto dal DL 185/2008). Regole per la tenuta di registri e documenti informatici. - Decreto Ministero dell’Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004 e circolari Ag. Entrate 45/E del 19 ottobre 2005 e 36/E del 6 dicembre 2006. Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informativi ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. - Decreto Legge 25 giugno 2008, n.112. Istituzione del Libro Unico del Lavoro. - Decreto Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali del 9 luglio 2008, Circolare Min. Lavoro n. 20 del 20 agosto 2008 e Vademecum sul Libro Unico del 5 dicembre 2008. Modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro e attività ispettive e di vigilanza. - Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire al conformità dei documenti agli originali - Risoluzioni Ag. Entrate n. 354/E del 8 agosto 2008 e n. 364/E del 3 ottobre 2008. Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni: conservazione delle copie delle dichiarazioni. Nomina di più soggetti responsabili della conservazione. brochure_ottobre09.indd 2 Nuove opportunità In seguito all’emanazione di queste norme è oggi consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con efficacia anche ai fini fiscali e conseguente possibilità di distribuzione degli archivi cartacei. Naturalmente il documento informatico, se rilevante ai fini fiscali, deve possedere determinate caratteristiche e deve essere conservato secondo un procedimento analiticamente descritto dalla legge. Il documento informatico Il documento informatico per essere rilevante ai fini tributari, quindi validamente conservato in formato elettronico, deve possedere i seguenti requisiti: -deve avere la forma di documento statico non modificabile; -deve essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; -può essere memorizzato su qualunque tipo di supporto purché ne sia assicurato l’ordine cronologico; -deve essere reso disponibile su supporto informatico e, a richiesta, su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione; -devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dall’archivio informatico. Il processo di conservazione Il processo di conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su un supporto idoneo a garantirne la leggibilità nel tempo (es. CD-Rom, DVD, hard disk, ecc.). Tale processo termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o sull’impronta dell’archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del Responsabile della conservazione. Il soggetto interessato o il Responsabile della conservazione deve trasmettere, alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale entro il mese successivo alla scadenza stabilita dalla legge. Tipologie di documento - fatture attive e passive; - libro giornale, libro degli inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro giornale di magazzino, registro di carico e scarico; - registri IVA (delle vendite, degli acquisti, riepilogativo); - modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.); - bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa); - contratti (proposte, inviti a proporre e accettazioni quali: offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme d’ordine a clienti, accordi di distribuzione di fornitura di merci e di servizi, contratti assicurativi, contratti finanziari, ecc.); - solleciti di pagamento, estratti conto, avvisi; - Libro Unico del Lavoro (LUL); - Cedolini paga; - lettere e fax in genere; - dichiarazione dei redditi. ARCHIVIOK, IL SOFTWARE PER L’ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI Principali funzionalità del modulo base Moduli aggiuntivi Design del modulo grafico Associazione dei documenti Conservazione sostitutiva L’editor grafico integrato permette la realizzazione di layout (o forms) elettronici aventi le stesse caratteristiche dei modelli tipografici cartacei. Sono previste differenti tipologie di oggetti grafici (testi, linee, rettangoli, poligoni, immagini, barcode, ecc.) per ciascuno dei quali è possibile definire una serie di proprietà, come tipo linea, spessore, riempimento, colore, ecc.. Permette di visualizzare i documenti associati (es. ddt e fatture) ad un documento selezionato. I criteri di associazione si possono applicare sul nome del documento, sulle chiavi e sui dati del corpo. Gestione del processo di conservazione sostitutiva secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). Il processo può essere gestito in outsourcing oppure on-site. Archiviazione elettronica ArchiviOK consente di archiviare le seguenti tipologie di documenti: - spool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici proget- tati con l’editor grafico professionale; - documenti elettronici come e-mail, fax, pdf, doc, ecc. ; - documenti cartacei tramite acquisizione da scanner; - file di testo generati tramite una pro- cedura di esportazione dell’applicativo chiamante in grado di generare un file avente una determinata sintassi. Grazie alla struttura ad albero di ArchiviOK è possibile personalizzare l’archivio, organizzandolo su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero), potendo modificare, stampare e visualizzare in anteprima a video i documenti. Ricerca per chiavi o full-text Sono previste due modalità di ricerca: la prima si basa sull’assegnazione della qualifica di chiavi di ricerca a determinati campi del form; la seconda permette di ricercare una stringa o un intervallo di valori, indipendentemente dalle assegnazioni di chiavi di ricerca. Archiviazione e-mail Questa funzionalità permette di archiviare le e-mail all’interno dell’archivio sia in modalità automatica mediante polling su una casella di posta, o direttamente da Outlook. Stampa su qualsiasi modello di stampante Grazie all’interfacciamento con i driver di Windows, ArchiviOK consente di indirizzare le stampe su qualsiasi tipo e modello di stampante laser, ink-jet, aghi, ecc.. Esportazione in formato PDF I documenti possono essere esportati in formato PDF standard sia utilizzando “Smart PDF Converter” sia scegliendo un convertitore diverso. Invio tramite e-mail o fax I documenti archiviati possono essere inviati automaticamente tramite fax e/o e-mail sfruttando i driver fax e gli strumenti di posta elettronica già installati sul sistema (Outlook Express, Eudora, Microsoft Outlook, Lotus Notes, FaxSys, Zetafax, Winfax, ecc.). Gestione utenti OCR Il modulo basato sulla tecnologia OCR sofisticata e multilingua di I.R.I.S. è la soluzione per strutturare, indicizzare e convertire i documenti in file di testo pienamente ricercabili e/o editabili. Web Edition Consente di accedere all’archivio dei documenti attraverso il browser. Verificate le autorizzazioni, gli utenti potranno eseguire on-line la visualizzazione, l'inserimento, la modifica e la cancellazione dei dati. Il modulo è utilizzabile anche in modalità web service. Import Telematici Permette l’archiviazione elettronica e la gestione (stampa, anteprima, ricerca, modifica, importazione del file telematico, ecc.) dei seguenti modelli fiscali: F24, 730, 770 ordinario e semplificato, comunicazione annuale dati Iva, Iva annuale, Unico PF-SP-SC-ENC (con Studi di settore e Parametri), Dichiarazione di Intento, ecc.. Import AS/400 IBM Installato sul server AS/400, risolvere le problematiche relative alla selezione e acquisizione dello spool. E’ infatti possibile indirizzare le stampe, associarle al modello grafico ed eseguire su di esse, in maniera totalmente automatizzata, operazioni diverse quali archiviazione, esportazione in formato PDF, invio e-mail o fax, ecc.. Archiviazione su File System Prevede la possibilità di salvare su File System i documenti precedentemente archiviati sul database mantenendo, su quest’ultimo, gli indici. Per ciascun documento o gruppo di documenti è possibile impostare l'elenco degli utenti che vi possono accedere e le operazioni ad essi consentite: lettura, modifica, inserimento, cancellazione, firma. Fatturazione elettronica Firma digitale Consente, per ogni documento ricevuto o inviato, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo a norma CNIPA. Utile per gli enti e le aziende che vogliono tracciare tutte le comunicazioni in ingresso e in uscita. Gestione della Firma digitale e del riferimento temporale, anche mediante Smart Card, compatibili con sistemi Microsoft rilasciate dagli enti certificatori. XML Importazione ed esportazione dei dati in formato XML. Permette, mediante una procedura guidata, la gestione, l’invio tramite e-mail, l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle fatture in formato elettronico. È prevista l’importazione e l’esportazione delle fatture nel formato di interscambio XML ministeriale. Sistema di protocollazione elettronica a norma CNIPA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: I SERVIZI ON-SITE, IN OUTSOURCING, I VANTAGGI E I REQUISITI Principali vantaggi della conservazione sostitutiva Economici: - eliminazione dei costi dei materiali quali carta, buste e bolli; - eliminazione dei costi di gestione manuale dei documenti (data entry); - eliminazione dei costi di distribuzione dei documenti; - riduzione dei costi di gestione delle aree di archivio; - riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti. Logistici: - recupero degli spazi attualmente riservati agli archivi. Giuridici: - piena validità probatoria e fiscale dei documenti informatici con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale; - conformità del processo di conservazione alla normativa vigente. Organizzativi: - possibilità di gestire elevati volumi di dati; - accesso distribuito ai documenti da parte di tutte le funzioni aziendali; - condivisione delle informazioni tra i diversi reparti; - maggiore efficienza del personale e maggiore produttività; - riduzione di eccezioni, errori e contestazioni; - massima garanzia di sicurezza, affidabilità e durabilità; - elevati standard di sicurezza fisica e logica; - funzioni di back-up & Disaster Recovery; - miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e organizzazione. Conservazione sostitutiva on-site ArchiviOK dispone di un modulo per la Conservazione Sostitutiva dei documenti, conforme a quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 e dalle successive modificazioni. Le principali caratteristiche sono: - modulo totalmente integrato in ArchiviOK; - procedure guidate che aiutano l’utente nel processo di conservazione sostitutiva; - presenza di alert e controlli; - gestione dei servizi di firma digitale e marca temporale; - manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Conservazione Sostitutiva dei documenti in outsourcing Il servizio in outsourcing, dedicato alle imprese e professionisti orientati alla conservazione sostitutiva dai piccoli, medi e grandi volumi e dalle molteplici tipologie di documenti, permette di mantenere e garantire nel tempo l’integrità e autenticità di un documento informatico nel rispetto delle normativa vigente. Le principali caratteristiche sono: - accesso al servizio da ArchiviOK, oppure direttamente dal software di gestione docu- mentale in uso, utilizzando l’apposito modulo di integrazione di ArchiviOK; - delega delle responsabilità del processo di conservazione dei documenti; - procedure di controllo, back-up, autodiagnostica gestite centralmente in Disaster Recovery; - utilizzo dei servizi di firma digitale, marca temporale e posta elettronica certificata compresi nel servizio ed a carico dell’outsourcer. REQUISITI MINIMI Piattaforma hardware Server: Processore Pentium IV (o equivalente), 2 GHz, 2 Gb Ram. N.B. Si consiglia un server dedicato eb Server: Pentium IV (o equivalente), W 2 GHz, 2 Gb Ram. Client: Pentium IV (o equivalente), 2 GHz, 1 Gb Ram. Sistemi operativi e requisiti software Data Base Server: Microsoft SQL Server 2005 (anche Express), Microsoft SQL 2008 (anche Express) Server: Windows 2003 SP2 + Framework 2.0 Web Server: IIS vers. 6.0 o successive + Framework 2.0 Client Applicativo: Windows XP Pro SP2 + Framework 2.0, Windows Vista SP1 + Framework 2.0 Masterizzazione: Nero Burning ROM o Nero Express Client Web: Windows XP + Framework 2.0, Vista + Framework 2.0, Unix o Linux Browser: Microsoft IE vers. 6.0 o successive Protocolli di Comunicazione e Rete Protocolli: TCP/IP e tutti i protocolli compatibili con il Data Base relazionale, Net Bios su TCP/IP in caso di multiutenza Rete: WAN solo per accesso client web, LAN nelle altre configurazioni Postalizzatore Permette la formattazione dei file da inviare a Postel per il servizio di postalizzazione. Fast Connect Interpreta il contenuto degli spool di stampa, provenienti dai maggiori gestionali in uso nelle aziende e negli studi professionali, permettendo la successiva archiviazione in ArchiviOK in maniera totalmente trasparente all'utente. 20-10-2009 12:02:18