Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione
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Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione
Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva Andrea Valle Senior Business Development Manager Adobe Systems Italia 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Dalla carta al digitale, la sfida della Dematerializzazione 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Il costo dei procedimenti documentali basati su carta ! L’uso della carta nei procedimenti amministrativi è molto oneroso, e non solo per il costo della materia prima: ! L’85% delle procedure amministrative viene svolto mediante documenti cartacei (Fonte: Gartner, 2004) ! Per ogni Euro speso a produrre documenti cartacei se ne spendono da 20 a 50 per il processamento (Fonte: Gartner, 2004) ! Il 30% dei Moduli cartacei stampati diventano obsoleti (Fonte: INPS, 2002) ! Oltre il 60% degli Enti Pubblici processano, archiviano e reperiscono i documenti manualmente (Fonte: D&T, 2003) ! Il 25% dei documenti cartacei sono male archiviati e non possono essere riutilizzati (Fonte: D&T, 2003) 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Il labirinto dei processi amministrativi cartacei 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 4 La rivoluzione del documento elettronico 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Il Documento Informatico e la Normativa ! La normativa italiana attuale tratta il documento informatico sotto vari aspetti, soprattutto legati alla sua conservazione in sostituzione al tradizionale documento cartaceo. CNIPA e Ministero dell’Economia e Finanze sono i principali attori dell’emissione di norme specifiche ! Le regole tecniche attualmente vigenti in materia di conservazione dei documenti (Delib. CNIPA n.11/2004) non entrano nel merito della scelta dei formati documentali ! Solo recentemente si è sviluppata una maggiore sensibilità verso l’individuazione dei formati e degli standard da utilizzare ! E’ prossima una revisione delle Regole Tecniche al fine di evitare scelte di scarsa efficacia o anacronistiche ! Decreto Ministeriale ai sensi dell’Art. 71 del C.A.D. di prossima pubblicazione ! Adobe ha fornito contributi significativi al Cap. 1 dedicato ai formati 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Numero di Documenti indicizzati (milioni) La diffusione dei formati elettronici 250 257 225 200 175 150 125 100 75 50 42 25 0 .pdf Fonte: Google, 2007 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. .swf 39 37 .xml .doc 15 .xls 11 .ppt 9 .ps PDF: da 15 anni il Documento Elettronico standard ! Adobe nel 1993 presenta il PDF come formato universale per la gestione efficiente, sicura e affidabile dei Documenti Elettronici ! Si diffonde rapidamente anche grazie anche al Reader gratuito disponibile su tutte le piattaforme hardware ! Offre massima qualità di Presentazione grafica ! Consente di incorporare Business Logic e funzionalità native di Sicurezza ! Consente di trasportare Dati e Metadati XML strutturati ! PDF oggi è lo Standard ISO 32000 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe PDF: il Documento Intelligente Il modello contiene testo, grafica, logica, controlli e sicurezza 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. I dati strutturati XML combinati al modello generano il documento Adobe PDF intelligente Vantaggi e benefici del Documento Intelligente PDF ! Documento elettronico ma “facile” come la carta = immediata adozione ! Nessuna necessità di installare software specializzati presso gli utenti ! Abbattimento dei costi di Data Entry e dei conseguenti errori di battitura ! Abbattimento dei costi di produzione e distribuzione delle stampe ! Garanzia di autenticità, integrità e confidenzialità delle informazioni ! Eliminazione di tempi, errori e costi di data-entry ! Maggiore razionalizzazione e controllo dei processi amministrativi ! Integrazione totale con la Supply e la Financial chain attraverso i dati XML 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Ottimizzare la catena del valore nei processi amministrativi 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 11 PDF/A: il formato ISO standard per la Conservazione Sostitutiva 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. PDF è adatto all’archiviazione a lungo termine? ! PDF è un formato molto potente e flessibile, anche troppo per alcune tipologie di utilizzo! ! PDF è divenuto lo standard ISO 32000: è sufficiente? ! Necessità di imposizioni e di restrizioni rispetto a quanto consentito dalle specifiche complete del PDF ! La soluzione: una “profilazione” del formato PDF sviluppata e mantenuta da un Gruppo di Lavoro ISO, specifica per l’archiviazione a lungo termine PDF/A-1 equivalente allo standard ISO 19005-1:2005 ! ! “Document Management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)” 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Obiettivi del formato PDF/A-1:2005 ! Obiettivo primario ! ! Consentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarne l’aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file Obiettivi secondari Definire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, il contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file ! Definire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioni semantiche del contenuto direttamente nel documento ! 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Differenze tra PDF/A-1 e PDF ! La differenza chiave è la restrizione ad alcune caratteristiche del documento operata da PDF/A-1 rispetto al formato PDF generico ! Un file PDF/A-1 deve contenere: Font incorporati ! Spazi colore device-independent ! Metadati in formato XMP ! ! Un file PDF/A-1 non deve contenere: ! ! ! ! ! ! ! Contenuto protetto da crittografia Compressione dati con algoritmo LZW File allegati Riferimenti a contenuti esterni al file Effetti di Trasparenza Contenuti Multimediali Codice eseguibile JavaScript 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Caratteristiche particolari di un documento PDF/A ! E’ possibile convertire documenti cartacei a PDF/A via scanner … convertire documenti Office a PDF/A … convertire documenti PDF generici a PDF/A … apporre una firma digitale ad un documento PDF/A … ottenere file PDF/A accessibili … ottenere file PDF/A di qualità per la stampa 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. PDF/A per la Conservazione Sostitutiva ! PDF/A è adatto a conservare tutte le tipologie di documenti presenti nei processi amministrativi delle aziende pubbliche e private: ! Fatture, Bolle, Ordini, Libri Contabili, Documenti Fiscali, Registri IVA, Bilanci di esercizio, Relazioni di bilancio, Libro degli inventari, Cedolini Paga, Documenti cartacei, Documenti Office, Fax, E-mail, Modulistica, Contratti… 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Firma Digitale: assicurare autenticità e affidabilità ai documenti informatici 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Perché la Firma Digitale? ! ! ! ! ! La Normativa italiana consente l’uso della Firma Digitale come strumento di sottoscrizione di un documento elettronico effettuata da un soggetto utilizzando certificati digitali emessi da terze parti fidate denominate Certificatori (accreditati al CNIPA) Il valore legale è pienamente equivalente alla sottoscrizione autografa di un documento cartaceo La Firma Digitale prevede l’utilizzo di dispositivi sicuri (es. Smartcard, Token USB, HSM) per contenere le “chiavi di firma” di esclusivo uso da parte del soggetto al quale il Certificatore le rilascia Il Certificatore può anche fornire servizi di Marca Temporale, che consentono di datare l’esistenza di un documento in modo certo e opponibile a terzi In Italia circolano più di 3 milioni di dispositivi di Firma Digitale, la maggior parte emesse alle Aziende e ai loro Intermediari (per la trasmissione telematica dei bilanci alle Camere di Commercio) e alla PA 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Differenze nei formati di Firma Digitale Documento e firma in file separati 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Documento e firma incapsulati in un nuovo formato di file Documento e firma combinati nel formato file originale La Firma Digitale a Norma CNIPA delle origini ! Nel 2000 la Circolare AIPA CR/24 impose il formato “P7M” (PKCS#7 Signed and Enveloped Data) come l’unico formato ammesso per la Firma Digitale in Italia Formato RSA standard (RFC2315) ! Obiettivo di Interoperabilità tra i Certificatori accreditati ! ! P7M è un formato che imbusta il documento oggetto della sottoscrizione, la firma digitale e il certificato della chiave pubblica del sottoscrittore E’ una tecnica facile da implementare ! Può essere applicata a qualsiasi tipo di file (anche non a documenti) ! Un documento firmato viene rinominato aggiungendo l’estensione “.P7M” (es. da “Fattura.doc” a “Fattura.doc.P7M”) ! 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. PDF è un formato Legale per la Firma Digitale in Italia ! La Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/2/05 ha consentito il riconoscimento di ulteriori formati di firma digitale con pieno valore legale ! ! Il CNIPA può stipulare specifici Protocolli d’Intesa con entità proponenti Adobe ha proposto il formato di firma PDF (RFC3778) in quanto rispecchia tutte le caratteristiche richieste dall’Articolo 12, comma 9 " Formato pubblico e utilizzo esente da royalty " Disponibilità di un prodotto di verifica gratuito (Adobe Reader) " Capacità di gestire i certificati dell’Elenco Pubblico tenuto dal CNIPA " Rilevanza delle caratteristiche e della diffusione sul mercato " Valutazione positiva da parte di Assocertificatori " Caratteristiche di interoperabilità ! Nel 2006 è stato firmato un Protocollo d’Intesa tra CNIPA e Adobe per il riconoscimento formale del formato di firma digitale PDF 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Documenti più Sicuri con la Firma Digitale PDF integrata ! ! ! Le funzioni di Firma Digitale sono native nel formato PDF e integrate nelle applicazioni Adobe La Firma è persistente nel documento firmato e può essere contestualizzata mediante campi firma personalizzati La staticità del documento viene sempre controllata durante la rappresentazione ! ! Le eventuali “macroistruzioni” modificano la validità della firma nel caso agiscano alterando il documento La Firma Digitale può essere utilizzata anche nell’ambito di processi che prevedono la firma del documento da parte di più soggetti 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Pieno supporto dei Servizi dei Certificatori accreditati ! Le soluzioni Adobe per la Firma Digitale supportano e integrano i dispositivi e i servizi offerti dai Certificatori Accreditati al CNIPA ! Controllo diretto dei dispositivi di Firma Digitale della maggior parte dei Certificatori (Smartcard, Token USB, HSM) su piattaforme Windows, MacOS e Linux ! Possibilità di associare alla firma una Marca Temporale rilasciata da un Certificatore 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Strumenti e Informazioni sulla Firma Digitale PDF ! ! ! Adobe ha sviluppato un add-on gratuito per Adobe Acrobat e Adobe Reader per gestire le proprietà di una Firma Digitale secondo le regole tecniche del CNIPA Gestisce l’“Elenco Pubblico dei Certificatori” mantenuto dal CNIPA Una sezione del sito Web di Adobe è dedicata alla Firma Digitale in Italia: http://www.adobe.com/it/firmadigitale Contiene Guide Utente per spiegare come utilizzare la firma digitale con Adobe Reader e Adobe Acrobat ! Inoltre White Paper tecnici e Specifiche del formato PDF ! 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. La Soluzione Adobe per la Fatturazione Elettronica 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Migliorare la catena dei processi amministrativi ! Un numero crescente di Aziende migliorano l’efficienza dei propri processi di fatturazione tramite scelte mirate: Eliminare la carta nei cicli attivo e passivo della fatturazione ! Gestire la fatturazione in modalità elettronica dando comunque la possibilità ai propri clienti di scegliere la modalità di ricezione ! Gestire un unico deposito per la conservazione delle fatture elettroniche emesse ! Utilizzare la firma digitale e la marcatura temporale in conformità alla normativa ! ! I benefici della fatturazione elettronica si traducono nell’immediata riduzione delle fasi operative rispetto al processo tradizionale: Riduzione dei tempi di esecuzione del processo e del numero di fasi (da 16 a 5) ! Economicità della gestione dell’intero processo, particolarmente sensibile quando tutta la catena del valore viene coinvolta: dalla gestione della Supply Chain (gestione ordini, consegna beni) a quella della Financial Chain (pagamenti, incassi, riconciliazioni, transazioni bancarie) ! 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. La Fattura Elettronica con il PDF “intelligente” di Adobe ! ! La Fattura Elettronica Adobe rappresenta una sintesi dello stato dell’arte del documento elettronico intelligente: ! Documento in formato PDF/A + # Il formato ideale per gli obblighi di Conservazione Sostitutiva ! contenente dati contabili XML + # Necessari per l’integrazione con la Supply Chain e la Financial Value Chain ! con firma digitale PDF # Per ottenere sicurezza, conformità normativa e facilità d’uso La soluzione si basa sui componenti della suite Adobe LiveCycle ES per la generazione, firma, conservazione ed esibizione delle Fatture Elettroniche ! ! ! ! ! Integrazione con le principali piattaforme gestionali e ERP Conformità alla normativa CNIPA sulle firme digitali Inclusione dei dati contabili in formato XML strutturato Diffusione capillare del visualizzatore Adobe Reader gratuito La carta (se proprio serve) si può ancora stampare grazie alla qualità del PDF 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. I componenti di Adobe LiveCycle ES Client Cross-Platform Reader Flash Tecnologie di Front End Strumenti PDF ENTERPRISE SUITE Flex Designer Workbench Flex Builder Forms Process Management Rights Management Barcoded Forms Output Digital Signatures Reader Extensions PDF Generator Data Services Componenti della Soluzione LIVECYCLE ES HTML Foundation Common Administration, Orchestration, Security, Encryption ECM CRM/SFA ERP LDAP Infrastrutture IT esistenti 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. ... Un caso reale di successo: Poste Italiane ADOBE® LIVECYCLE® ES Gestionale 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Inclusione dei dati contabili in formato XML Recapito elettronico della Fattura Elettronica Scenari prossimi per la Pubblica Amministrazione e le Aziende 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Scenari tecnologici per la Fattura Elettronica verso la PA ! La fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA impone la scelta di modalità di trasmissione standard e interoperabili ! I formati tecnologici in gioco sono pochi e ben noti: ! ! PDF -> Per la presentazione ed esibizione in forma documentale ! XML -> Per la gestione del dato strutturato del flusso commerciale e finanziario ! EDI -> Per i sistemi aziendali di Electronic Data Interchange Il canale di comunicazione: Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell’Economia e Finanze e gestito in collaborazione con Sogei ! Determinazione di regole tecniche e linee guida, formati e protocolli di comunicazione con Decreto entro il 31/10/08 ! Varie entità spingono per accreditare soluzioni di varia origine, soprattutto nell’area dei formati di dati strutturati: UBL, CBI2, XML “custom” ! Adobe contribuisce ai tavoli di valutazione tecnologica con expertise sui formati documentali e rappresentante del mercato di soluzioni informatiche 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Dematerializzare l’Azienda: non solo Fattura Elettronica!! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Libro Giornale Bilancio di esercizio Libro degli inventari Scritture ausiliarie Registro beni ammortizzabili Registro fatture emesse Registro IVA Cartelle Cliniche Certificati Digitali Delibere e Determine Libro paga e matricola Cedolino Paga Elettronico Modulistica Elettronica Contratti… 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Rivoluzionare il modo in cui il mondo interagisce con le idee e le informazioni 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.