Excel 97 avanzato

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Excel 97 avanzato

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EXCEL 97
Corso avanzato
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Il manuale può essere scaricato e consultato gratuitamente, tuttavia è vietata ogni riproduzione, anche parziale, del
contenuto del manuale, se non dietro autorizzazione dell’autore R. Folgieri, 2001.
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SOMMARIO
1.1
INTRODUZIONE.........................................................................................................3
1.2
RIEPILOGO: CREAZIONE DI UN GRAFICO...........................................................4
1.3
CREAZIONE DI UN GRAFICO BASATO SU RANGES NON ADIACENTI DI VALORI
7
1.4
CREAZIONE DI LABELS PER I DATI.......................................................................8
1.5
COME IMPOSTARE UN PROPRIO DEFAULT PER LA CREAZIONE DI UN GRAFICO
9
1.6
MODIFICA DI TESTI ED ITEMS ALL’INTERNO DI UN GRAFICO. PERSONALIZZAZIONE DEGLI
ASSI. 11
1.7
COME EVIDENZIARE SERIE DI DATI...................................................................13
1.8
USO DI UN GRAFICO PER L’ANALISI DEI DATI.................................................16
1.9
VISUALIZZAZIONE DI LIVELLI MULTIPLI DI DATI IN UN CHART................18
CAP.2 INTRODUZIONE E GESTIONE DI FORMULE E LINKS IN UN FOGLIO DI LAVORO…19
2.1
COME INSERIRE UNA FORMULA IN UN FOGLIO DI LAVORO........................19
2.2
GESTIONE AVANZATA DI UNA FORMULA: I RIFERIMENTI ..........................22
2.3
RIFERIMENTI A VALORI TRAMITE NOME .........................................................22
2.4
I LINKS.......................................................................................................................23
CAP. 3
GESTIONE AVANZATA DELLE LISTE…………………………………….27
3.1
LE LISTE IN MICROSOFT EXCEL E L’USO DEL COMANDO AUTOFILTER ..27
3.2
FILTRI AVANZATI...................................................................................................29
3.3
COME AGGIUNGERE DEI SUBTOTALI IN UNA LISTA .....................................32
CAP. 4
LE TABELLE PIVOT………………………………………………………….34
4.1
LE TABELLE PIVOT.................................................................................................34
4.2
CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT A PARTIRE DA UNA LISTA ..............36
4.3
CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT TRAMITE CONSOLIDAZIONE DI RANGE MULTIPLI
39
4.4
COME SPOSTARE RIGHE E COLONNE DI UNA PIVOT TABLE. ......................44
4.5
RAGGRUPPAMENTO DI RIGHE E COLONNE .....................................................47
CAP. 5
ANALISI DEI DATI E PREVISIONI………………………………………….49
5.1
USO DEL COMANDO GOAL SEEK ........................................................................49
5.2
GLI SCENARI ............................................................................................................51
5.3
USO DEL SOLVER PER ANALIZZARE PROBLEMI A VARIABILE MULTIPLA52
CAP. 6
MACRO E DIALOG BOX……………………………………………………..54
6.1
REGISTRAZIONE DI UNA MACRO .......................................................................55
6.2
CREAZIONE ED UTILIZZO DI FINESTRE DI DIALOGO.....................................56
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CAP.1 INTRODUZIONE AI COMANDI AVANZATI DI MICROSOFT EXCEL.
In questo capitolo riprenderemo la trattazione di alcune
operazioni possibili con Microsoft Excel allo scopo di collegare i nuovi
argomenti a quelli precedentemente trattati nel corso base.
1.1
INTRODUZIONE
Il corso avanzato di Excel si pone come obiettivo di mostrare ai
partecipanti i comandi meno usuali e difficilmente adoperabili dagli utenti
meno esperti.
Vedremo come gestire i grafici in moniera avanzata, come organizzare e
gestire un database, organizzare reports significativi e come scrivere macro
Excel (sebbene per quest’ultimo argomento occorre affrontare un corso più
specifico sul linguaggio di programmazione Visual Basic).
Cominciamo con un riepilogo circa le operazioni da compiere per creare un
grafico: nel prossimo paragrafo vedremo infatti i passi da compiere per inserire
un grafico in un foglio Excel.
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1.2
RIEPILOGO : CREAZIONE DI UN GRAFICO
Riprendiamo brevemente l’argomento grafici per ricordare come si crea
un grafico e poter quindi proseguire con i comandi avanzati.
Con la versione 5.0 di Excel, sussiste la possibilità di utilizzare strumenti guida
per la crezione e la personalizzazione di grafici.
Per utilizzare il wizard di autocomposizione, possiamo usare indifferentemente
il bottone
presente nella toolbar di Excel, oppure selezionare dal menu
Insert (inserisci) la voce Chart (Grafico).
 il cursore cambia forma e diventa una croce con a fianco un piccolo disegno
raffigurante un grafico, posizionatevi quinti nel punto in cui desiderate
inserire il grafico e, tenendo premuto il pulsante del mouse, delimitate la
zona che dovrà essere utilizzata a tale scopo .
 se non lo avete già fatto, selezionate col mouse l’insieme di righe e di
colonne contenenti i dati di cui desiderate ottenere la rappresentazione
grafica, dopodiché effettuate un clic sul bottone Next (seguente) della
finestrella di dialogo comparsa.
 seguite via via le indicazioni fornite dal sistema che vi richiedono: il tipo di
grafico da utilizzare, il titolo del grafico, i titoli degli assi X e Y...Ogni
volta, dopo aver fornito le informazioni richieste, selezionate il tasto Next
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finché non verrà disabilitato. A questo punto selezionate il bottone Finish
(termina).
Qualsiasi operazione successiva di personalizzazione del grafico é ottenibile
effettuando un doppio clic sull’oggetto del grafico che si intende modificare.
Ad esempio; volendo cambiare il colore dello sfondo del grafic, effettuate un
doppio clic sul grafico, nella finestra che comparirà potrete selezionare il
colore desiderato con cui colorare lo sfondo... Per spostare o ridimensionare il
grafico invece é sufficiente un singolo clic sul grafico, l’area circostante (prima
invisibile) assumerà la forma di un rettangolo contenente il grafico con, in
prossimità degli angoli, dei quadratini neri. Posizionandovi su uno di questi
quadratini, il cursore cambierà forma indicando il tipo di ridimensionamento
possibile mediante selezione del quadratino stesso e trascinamento del mouse,
tenendo premuto il bottone sinistro durante il trascinamento, nel senso indicato
dal cursore stesso.
In alternativa al wizard di autocomposizione, per i più pratici esiste un metodo
più veloce:
 selezionare tramite il mouse il gruppo di celle contenente i dati da
rappresentare graficamente
 selezionare il pulsante
presente sulla toolbar dei grafici
 tenendo premuto il pulsante del mouse, selezionare l’area destinata a
contenere il grafico
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il grafico in questo modo verrà creato utilizzando il tipo di grafico indicato di
preferenza.
Per volere un’altro tipo di grafico: a torta, a barre, tridimensionale, alinee... é
sufficiente selezionare con un singolo clic il grafico appena creato e sciegliere
il nuovo tipo di grafico tra quelli presentati tenendo premuto il bottone del
mouse sul bottone
.
Ultima ed interessante novità di Excel é quella di aggiornamento dei dati
all’interno di un grafico:
supponiamo di aver appena generato un grafico e di voler aggiungere ai dati ivi
rappresentati, quelli presenti in una colonna.
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 selezionare la colonna di dati che si desidera aggiungere al grafico
 posizionarsi col mouse su di uno qualsiasi dei quattru lati della selezione, il
puntatore del mouse diventa una freccia bianca.
 tenendo premuto il mouse, trascinate la selezione sul grafico da aggiornare e
rilasciate il pulsante del mouse.
in questo modo vedrete che al grafico già esistente verrà aggiunta una nuova
serie di dati, quella da voi indicata.
1.3
CREAZIONE DI UN GRAFICO BASATO SU RANGES NON
ADIACENTI DI VALORI
Una volta creato un chart, lo si può spostare, ridimensionare e personalizzare,
per renderlo più significatico e adeguato alle specifiche esigenze.
Ad esempio si potrebbe voler mostrare solo alcuni dei dati in grafico. Questa
operazione rende possibile sia nascondento (dopo aver creato un grafico)
alcune colonne o righe nel prorpio worksheet contenente i dati, oppure
evidenziare solo dati posti su colonne o righ non adiacenti.
1. Selezioniamo la prima riga che ci interessa.
2. Selezioniamo poi le altre non adiacenti tenendo premuto il tasto
CONTROL sulla tastiera, e così via per gli altri dati che ci
interessano.
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3. Si fa un click sul bottone CHART WIZARD sulla toolbar e si
seguono i passi per la creazione di un grafico visti nei precedenti
paragrafi.
1.4
CREAZIONE DI LABELS PER I DATI
Excel offre anche la possibilità di aggiungere delle labels (etichette) ai dati
mostrati in un grafico.
Supponiamo di avere un grafico.
1. Facciamo un doppio click sul chart per attivarlo.
2. Dal menu INSERT si scelga l’opzione DATA LABELS.
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3. Si imposti l’opzione SHOW VALUE.
4. Click su OK.
Si possono anche aggiungere delle etichette di dati a dati individuali o serie.
(Per informazioni più dettagliate vedere l’argomento DATA LABELS
nell’Help in linea di Microsoft Excel).
1.5
COME IMPOSTARE UN PROPRIO DEFAULT PER LA CREAZIONE
DI UN GRAFICO
All’atto di creare un chart, Microsoft Excel propone delle scelte di default (il
tipo di grafico a barre, per esempio) per ottenere il miglior risultato possibile in
seguito a questa operazione.
Può però a volte essere desiderabile fornire a tutti i propri documenti o a tutto
l’ufficio (pensiamo ad esempio al caso in cui più persone collaborino nello
scrivere un documento ufficiale che quindi deve avere un certo “look”
uniforme) uno stesso standard per quanto riguarda l’aspetto di un grafico.
Vediamo dunque come comunicare a Microsoft Excel quale deve essere lo
standard di default da proporre all’utente che si agginga a creare un chart.
1. Innanzi tutto si crea un grafico secondo le proprie necessità, esigenze e
gusti.
2. Si sceglie poi il comando OPTIONS dal menu TOOLS e si seleziona
all’interno della dialog box che appare, la cartella CHART.
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3. Si seleziona il formato del proprio chart come quello di default (opzione
“built in”).
Alla prossima operazione di creazione del grafico, l’aspetto di quest’ultimo
sarà comforme a quello del nostro attuale documento sia per colore che per
formato e tipo.
Ricordiamo che per creare velocemente il chart di default è preferibile usare il
chart button presente sulla toolbar.
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1.6
MODIFICA DI TESTI ED ITEMS ALL’INTERNO DI UN GRAFICO.
PERSONALIZZAZIONE DEGLI ASSI.
Anche per quanto riguarda i testi presenti in un chart, è possibile fare l’edit dei
testi e cambiarne font, colore, dimensioni e lo stesso contenuto (modificare ad
esempio un titolo per renderlo più significativo e scegliere un font ed un colore
che lo evidenzino).
Si può procedere in due modi:
1. Editando sul worksheet i testi dei markers (identificatori di riga e
colonna) collegati al grafico.
2. Modificare direttamente i testi sul grafico (attivando quest’ultimo
con un doppio click e selezionando poi il testo in questione). Questa
modalità è evidentemente utilissima quando il chart in questione non
è collegato ai dati presenti sul worksheet.
Per modificare le etichette relative ai dati all’interno di un grafico, si deve
attivare il chart (con il solito doppio click) e scegliere dal menu INSERT il
comando DATA LABELS. Si sceglie l’opzione Show Labels nella dialog che
appare e si da l’OK.
Per rendere più leggibile un grafico se ne possono anche modificare gli items
(es le barre nel caso di chart a barre). Per ingrandire un items lo si seleziona
con il mouse e lo si trascina fino alla misura desiderata. Si può anche
mosificare il formato delle colonne, delle fette di torta, ecc... Si fa un doppio
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click del mouse sull’item che si vuole personalizzare: apparirà una finestra in
cui è possibile definire le nuove impostazioni. (patterns, colori, ecc..) Questo è
possibile anche per le etichete.
Anche per quanto riguerda gli assi componenti il grafico, Excel mette a
disposizione un comando per modificarli.
1. Doppio click sul chart per attivarlo.
2. Selezionare l’asse che si desidera modificare.
3. Si scelga il comando SELECTED AXIS dal menu FORMAT.
Si possono cambiare così i valori min e max tra i quali deve essere racchiusa la
scala di valori componenti l’asse, il numero di categorie comprese, invertirne
l’ordine e così via... Si può anche in questo caso modificare font colore, ecc.
delle etichette deli assi.
Si può così ottenere un grafico più leggibile e più vicino alle proprie esigenze
di presentazione.
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1.7
COME EVIDENZIARE SERIE DI DATI
Si può voler cambiare il tipo del chart una volta che lo si è creato. Si può anche
semplicemente voler compiere questa operazione per una singola serie di dati,
in modo che quest’ultima venga evidenziata maggiormente rispetto alle altre.
Si può in questo caso riportare una o piu serie di dati secondo un asse
secondario.
Come cambiare il tipo dell’intero chart:
2. Dal menu FORMAT scegliere il comando COLUMN GROUP.
3. Quando si seleziona un sottotipo, la dialog box mostrerà in una finestra di
anteprima quale sarà l’effetto finale sul chart.
4. Dato l’OK, si noterà che i grafico ha subito la modifica impostata.
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Come disporre una serie secondo un asse secondario:
1. Si seleziona la serie desiderata facendo click con il mouse sulla stessa (es la
colonna).
2. Sulla toolbar del grafico si selezioni adesso un tipo differente (es quello
lineare).
3. La serie selezionata apparirà evidenziata con una diversa rappresentazione
all’interno dello stesso grafico (in questo caso quella lineare)
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Si possono anche separare le scale (si pensi alla presenza nello stesso grafico di
dati che seguono differenti unità di misura) assegnando i dati che si vogliono
evidenziare ad un asse secondario.
1. Si fa un doppio click sul chart per evideniarlo.
2. Dal menu INSERT si sceglie AXES.
3. Sotto la sezione Secondary Axes si sceglie la voce relativa all’asse da
separare.
4. Click su OK.
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Nella parte superiore del grafico apparirà la scala di valori relativa all’asse
secondario.
1.8
USO DI UN GRAFICO PER L’ANALISI DEI DATI
Un chart può essere adoperato efficacemente anche in fase di analisi dei dati.
Infatti spesso un grafico rappresenta un mezzo più immediato di
visualizzazione e presentazione di indagini, statistiche, programmi, ecc...
Ad un chart si possono aggiungere delle barrette che indichino il margine di
errore del grafico stesso. Questa operazione risulta essere molto utile quando si
stanno facendo, ad esempio, delle proiezioni: in tal caso le barrette degli errori
rappresentano di quanto i risultati finali potrebbero discostarsi dalle proiezioni
(pensiamo ad esempio all’uso di grafici per visualizzare l’ipotesi di lancio di un
prodotto sul mercato o per mostrare i profitti di un’azienda).
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2. Selezionare la serie di dati per la quale si vuole evidenziare
espressamente il grado di incertezza tramite la curva degli errori.
3. Scegliere ERROR BARS dal menu INSERT.
4. Si può mostrare in modo differente l’error bar. Per default Excel
suggerische entrambi (BOTH), ciè sia il discostamento per eccesso
che quello per difetto.
5. Click su OK.
Appariranno le barrette relative all’errore percentuale. A tali barrette si può
anche dare spessore, colore diversi per evidenziarle maggiormente. Con questa
operazione si può effettuare velocemente un’analisi visiva dei dati.
Si può aggiungere ad un grafico anche una LINEA DI TENDENZA. Anche
tale linea è molto utile quando si sta lavorando con dati relativi alla risoluzione
di un problema o a previsioni e curve di andamento e analisi di
prograsso/regresso.
Per aggiungere una linea di tendenza (TREND LINE) ad un grafico, è
necessario compiere i seguenti passi:
1. Doppio click sul chart per evidenziarlo
2. Si selezioni la serie di dati cui si vuole applicare una linea di
tendenza
3. Dal menu INSERT scegliere TREND LINE.
4. A questo punto si sceglie il tipo di linea che si desidera e poi si
seleziona la cartella OPZIONI per scegliere se dare alla linea di
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tendenza un nome automatico o uno personalizzato e per indicare
quanti periodi (avanti o indietro) si vogliono analizzare con la linea
di tendenza.
5. Si faccia a questo punto click sul bottone di OK.
Apparirà la linea di tendenza. La si può fare lineare oppure indicare una curva
diversa (ad esempio polinomiale) nella dialog box, impostando tutti i parametri
relativi. In questo caso si può anche chiedere ad Excel di mostrare anche i
valori e le formule relative alla linea di tendenza indicata. Si può anche
muovere e dimensionare la linea ottenuta per raggiungere l’effetto desiderato.
1.9
VISUALIZZAZIONE DI LIVELLI MULTIPLI DI DATI IN UN CHART
Si possono creare grafici da Worksheet in cui i dati siano stati organizzati con
tecniche di outline o da pivot table che contengono livelli multipli di serie o di
categorie (per le pivot table vedi capitolo relativo).
1. Si selezionino i dati che si vuole includere nel chart
2. Si crei un chart con il chart wizard (in questo caso selezionando l’opzione di
creazione di grafico a livelli multipli) specificando quante colonne o righe
del proprio worksheet contengono le etichette invece dei dati.
3. Il grafico ottenuto mostra i dati utilizzando due livelli di etichette di
categoria
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CAP.2
INTRODUZIONE E GESTIONE DI FORMULE E
LINKS IN UN FOGLIO DI LAVORO.
In questo capitolo affronteremo l’argomento formule: come
generarle, come trattarle e gestirle. Le formule sono parte essenziale ed
integrante di un foglio elettronico, proprio per le caratteristiche stesse e per la
filosofia del software.
I links rappresentano una novità degli ultimi anni: grazie ad essi è possibile
collegare differenti fogli elettronici in maniera dinamica. Vedremo come.
2.1
COME INSERIRE UNA FORMULA IN UN FOGLIO DI LAVORO
In questo paragrafo descriveremo i passi necessari all’inserimento di una
formula in una cella.
Ricordiamo innanzitutto che una formula comincia sempre con il segno di
uguale “=“, condizione necessaria affinchè Microsoft Excel riconosca quanto
indicato nella cella come formula e non come valore alfabetico o numerico. Si
possono definire naturalmente formule nuove che rispondano ad esigenze
personali o usare quelle predefinite messe a disposizione dal pacchetto
software.
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Vediamo punto per punto quali sono le operazioni da compiere per comporre
una formula adoperando il FUNCTION WIZARD (la guida interattiva messa a
disposizione da Excel per la creazione di formule):
1. Il function wizard aiuta ad impostare correttamente tutti gli argomenti
necessari ad ogni formula per il suo funzionamento.
2. Selezioniamo con un click il bottone FUNCTION WIZARD sulla toolbar
standard
.
3. Nella category box delle funzioni scegliamo quella che ci interessa (ad es.
quella finanziaria).
4. Selezioniamo la funzione desiderata nella lista a destra delle categorie:
apparirà, al disotto delle liste, la descrizione della sintassi della funzione ed
una spiegazione esplicita del risultato che produrrà.
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5. Con un CLICK sul bottone NEXT si giunge alla sezione successiva della
dialog box.
6. Si immettono così le informazioni (ovvero gli argomenti) neccessari per
impostare correttamente la formula. Tali argomenti possono essere introdotti
selezionando con il cursore le celle contenenti i valori da adoperare ed
introducendo poi eventuali altri valori (es. simboli di operazioni o valori
costanti).
7. Per concludere l’operazione di immissione della formula si effettua un
CLICK sul bottone FINISH. La formula completa verrà così riportata nella
casella selezionata inizialmente dove si desidera, cioé, che venga posto il
risultato dell’operazione.
NOTA:
Si può adoperare il function wizard anche per fare l’edit di una
formula già presente nel foglio di lavoro ceh contenga funzioni.
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2.2
GESTIONE AVANZATA DI UNA FORMULA: I RIFERIMENTI
In una formula si possono introdurre anche riferimenti (valori o,
ricorsivamente, formule o funzioni) presenti in caselle contenute in worksheet
differenti dello stesso workbook o addirittura di workbook diversi.
Al momento della composizione della formula con il function wizard si
richiamano le celle spostandosi con il puntatore da un workbook all’altro, da
uno sheet ad un altro, di cella in cella. Si ottengono così dei riferimenti a
locazioni diverse (es. totale annuale di spreadsheet relativi ai diversi mesi
dell’anno).
2.3
RIFERIMENTI A VALORI TRAMITE NOME
Un’altra opzione messa a disposizione da Excel è quella di poter fare
riferimento a determinati valori tramite nome invece che indirizzo di cella.
Con NOME si intende un identificatore creato per fare riferimento ad una cella
in modo variabile e univoco (a patto di porre nomi diversi), in modo da non
legare le formule alla locazione della cella stessa. Il vantaggio, come appare
evidente, consiste nel fatto che se si deve riorganizzare un worksheet (pensate
ad un foglio di lavoro ricco di formule complesse) non si devono aggiornare
tutti gli indirizzi all’interno delle formule che contengono Invece riferimenti
per nome (come sioé se usassimo variabili all’interno di formule e funzioni).
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Inoltre le formule risulteranno così di più facile comprensione e più semplici da
ricordare.
Per riferirsi ad una singola cella i nomi si possono combinare. Prendiamo come
esempio i dati riportati nella figura seguente.
Se in una formula compare la dicitura “Bianchi 1993” il range di celle indicato
(ovvero in questo caso la cella B4) contiene il valore “10”. Se si indica
“Bianchi” si intende selezionare l’intera riga, quindi i valori “10, 20, 30”. Se si
indica “1993” si intende far riferimento ai dati contenuti nella colonna, ovvero
“10, 5, 0”.
2.4
I LINKS
I links sono collegamenti che si possono istituire tra più workbooks grazie alle
nuove tecniche OLE (Object Linking and Embedding) su cui sono basati tutti i
canali di scambio di informazioni tra i vari pacchetti Microsoft in ambiente
Windows.
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Una delle applicazioni più utili e vantaggiose di queto concetto è data dalla
possibilità di adoperare all’interno di una formula dei riferimenti a formule o
dati presenti su altri workbooks. In tal modo ad ogni cambiamento dei dati
sorgente corrisponderà dinamicamente un cambiamento nei risultati ad essi
collegati.
Vediamo quali passi sono necessari per collegare tramite link due workbook tra
loro.
1. Una volta aperto il workbook sorgente, selezioniamo la cella di cui
vogliamo collegare il valore.
2. Effettuiamo ora un click con il bottone di COPIA nella toolbar.
3. Passiamo ora al workbook nel quale si vuole adoperare il valore
(ovvero a cui si vuole collegare tramite link il valore).
4. Si selezioni ora la cella che si desidera contenga il valore linkato
(collegato).
5. Per riportare il link nella cella selezionata, si seleziona il comando
PASTE SPECIAL nel menu EDIT.
6. Occorre ora fare un click sul bottone PASTE LINK.
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7. Microsoft Excel crea così un riferimento dinamico esterno alla
formula (o al valore) che collega le due celle.
Una volta fatta questa operazione, se il valore nella cella di origine subisse
qualche cambiamento, cambierà anche il risultato nella cella ad essa collegata.
Si possono effettuare anche riferimenti a range (intervalli) di celle per
intersezione.
E’ possibile cioè semplificare delle formule nel worksheet riferendosi al nome
delle celle (indice di riga o colonna).
Se la formula richiede un valore singolo, Microsoft Excel usa la cella
appropriata senza il range nominato.
Ricordiamo che si ha una intersezione implicita nel caso, per es., del totale
relativamente ad una colonna, ponendo cioé ad es. una funzione di somma alla
fine di una colonna.
Si dice invece intersezione un riferimento ad una cella definendone le
coordinate nel worksheet mediante nome riga + nome colonna, in modo tale da
identificare univocamente la cella (si pensi ad esempio a quello che si fa da
bambini con il gioco della battaglia navale).
Per ulteriori chiarimenti si rimanda ai paragrafi precedenti.
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L’argomento è stato qui ripreso in quanto anche queste tecniche di riferimento
(implicito o per intersezione) si possono adoperare nell’eseguire un PASTE
LINK.
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CAP. 3
GESTIONE AVANZATA DELLE LISTE.
Argomento propedeutico alla trattazione delle tabelle pivot sono
le liste. Esse sono infatti una prima semplice forma di base di dati (in forma
appunto di lista) per la gestione e l’organizzazione di un database Excel.
Nel corso base si è appreso come creare una lista. Ora vedremo come utilizzare
tale struttura in modo avanzato.
3.1
LE LISTE IN MICROSOFT EXCEL E L’USO DEL COMANDO
AUTOFILTER
Le liste sono tabelle con intestazioni di colonna contenenti dati che possono
facilmente essere utilizzati come basi di dati in Microsoft Excel.
Con il comando SORT nel menu DATA si possono riorganizzare i dati presenti
sulla lista secondo i criteri grraditi (es. ordine alfabetico, numerico - crescente
o decrescente - cronologico).
Con il sottocomando AUTOFILTER del comando FILTER (sempre nel menu
DATA) si possono creare delle queries (interrogazioni) che estraggano
determinate righe che contengono informazioni specifiche:
1. Selezionare AUTOFILTER dal comando FILTER nel menu DATA.
2. Appare una pop-up (freccia di scelta) a lato di ogni indice di colonna.
3. Per vedere soltanto i dati desiderati si usino ora le frecce di selezione.
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4. Si otterrà così la lista relativa al solo criterio impostato.
Se i valori su cui si intendende operare con i filtri sono numerici, si può
adoperare l’opzione di filtro “CUSTOM”, impostando criteri di selezione
personalizzati mediante operatori, funzioni e costanti.
Mirosoft Excel, a seguito di questa operazione, visualzzerà, relativamente alla
colonna prescelta, solo i valori che rispondono ai criteri impostati.
Per annullare l’effetto del filtro, basta disselezionare l’opzione AUTOFILTER
del comando FILTER del menu DATA, ottenendo così nuovamente la lista al
completo.
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3.2
FILTRI AVANZATI
Si possono filtrare le liste impostando dei criteri di selezione più complessi di
quelli precedentemente analizzati (vedi paragrafo precedente) ottenibili con il
comando autofilter (che fornisce il modo più veloce per creare una “vista”
diversa della propria lista di dati).
Se si vuole utilizzare un set multiplo di criteri, contenente ad esempio anche
delle formule, è conveniente utilizzare il comando di FILTRO AVANZATO.
1. Selezionare ADVANCED FILTER (sottocomando di FILTER) dal menu
DATA.
2. Si selezionano i criteri desiderati nella dialog box (facendo click con il
mouse sullo sheet per selezionare una formula contenuta ad esempio in una
cella.
3. Click su OK.
Si vedrà solo la linea (o sarà evidenziata) che soddisfa il criterio.
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Per mostrare nuovamente tutti i dati si seceglie l’opzione SHOW ALL (mostra
tutto) dal menu DATA soto il comando FILTER.
L’operazione appena vista, che consente di creare viste utilizzando criteri
complessi, è particolarmente utile quando si vogliono parametrizzare tali
criteri, adoperando ad esempio delle celle del worksheet per immettere di volta
in volta un criterio di selezione.
Facciamo un esempio.
1. Nelle due prime righe del worksheet, nella figua che segue, abbiamo
scritto a quali criteri deve soddisfare la vista che vogliamo creare.
Abbiamo scritto cioé che desideriamo siano mostrati solo i dati
relativi al rappresentante pippo e solo le righe in cui la vendita per
pippo per il 1993 è stata inferiore a 45 unità.
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2. Scegliamo dal menu DATA, comando FILTER, il sottocomando
ADVANCED FILTER.
3. Nella casella CRITERIA selezioniamo le righe contenenti le opzioni
di selezione (nel nostro caso le prime due righe, contenenti i criteri
impostati per colonna)
4. Si otterrà così la sola visualizzazione dei records riga che
corrispondono ai criteri impostati (vedi figura seguente).
5. Per tornare a visualizzare tutti i dati si scelga l’opzione DATA FILTER - SHOW ALL.
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3.3
COME AGGIUNGERE DEI SUBTOTALI IN UNA LISTA
Per rendere più significativa una lista, vi si possono aggiungere dei subtotali
per raggruppamento (ovvero per categorie). Si può avere anche in questo modo
un totale grobale.
1. Per prima cosa occorre ordinare la lista.
2. Selezionare quindi il comando SUBTOTALS dal menu DATA.
3. Nella finestra che appare, impostare la categoria secondo la quale effettuare
un raggruppamento logico in base a cui ottenere poi un subtotale.
4. Impostare la funzione (in questo caso abbiamo scelto la SOMMA).
5. Indicare in quale colonna o colonne si desidera avere il subtotale
(nell’esempio abbiamo selezionato solo quella relativa al 1993).
6. Indicare, nel caso fossero già presenti dei subtotali, se si desidera
rimpiazzare quelli attuali o aggiungere semplicementi i nuovi.
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7. Indicare anche se si desidera una etichetta che faccia un breve sommario di
ciò che i dati rappresentano.
8. Ecco il risultato ottenuto:
9. Appaiono raggruppamenti e totali. Agendo sui bottoncini di outline o
adoperando le operazioni di filtro si potranno creare a questo punto varie
viste dei dati.
L’operazione data dall’aggiunta di subtotali ad una lista è ricorsiva, ovvero
possiamo avere più subtotali e più raggruppamenti fino a raggiungere l’effetto
voluto.
Per l’uso dei bottoni di outline rimandiamo al corso base di EXCEL.
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CAP. 4
LE TABELLE PIVOT.
Quello delle tabelle Pivot è un argomento strettamente conneso
a quello della gestione dei dati in Microsoft Excel, ovvero alla creazione di un
vero e proprio dtatbase con questo pacchetto applicativo che fa di esso non solo
un potente strumento di calcolo, ma anche un utile software per l’analisi di
dati.
Presupporremo che l’utente abbia concetti di fondo sulla creazione,
strutturazione e gestione di un database, rimandando la trattazione di questi
argomenti ad un corso specifico.
4.1
LE TABELLE PIVOT
Una tabella pivot è una tavola riassuntiva interattiva contenente i dati più
significativi (per noi) presenti in una base di dati Excel (uno o più worksheet,
uno o più workbooks).
Essa rappresenta un comodo strumento di analisi veloce dei dati immessi ed è
paagonabile ad una form (una vista logica dinamica) di un qualunque altro
database, anzi, si può affermare che risulta essere ancora più dinamica e
flessibile alle varie esigenze di quest’ultima, essendo facilmente modificabile
di volta in volta. Infatti, dopo aver creato una tavola pivot la si può manipolare
per analizzare sotto vari aspetti i dati ivi presenti.
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Una tavola pivot costa di alcuni elementi che sono indicati nella figura alla
pagina seguente per potervi fare poi riferimento nei prossimi paragrafi senza
indurre confusione nel lettore.
Questi sono i CAMPI RIGA, ovvero le intestazioni delle righe; i CAMPI
COLONNA, cioé le intestazioni delle colonne; gli ITEMS che sono delle
sottocategorie; i CAMPI pagina, che sono i criteri (etichette) cui è sottoposta
l’intera tavola pivot; i DATI contenuti nella tavola.
SCHEMA DI UNA TABELLA PIVOT
CAMPI PAGINA
CAMPI
DATI
CAMPI
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4.2
CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT A PARTIRE DA UNA
LISTA
Per creare una tabella pivot a partire da una lista si procede secondo i passi
illustrati qui di seguito.
1. Si seleziona la lista.
2. Si sceglie il comando PIVOT TABLE dal menu DATA.
3. Si selezioni poi l’opzione CREATE PIVOT TABLE FROM DATA IN
MICROSOFT EXCEL LIST OR DATABASE.
4. Si faccia ora un click sul bottone NEXT per accedere alla videata successiva
in cui occorre selezionare (se non lo si è gia fatto) la lista da cui si intende
ottenere la tabella pivot, ovvero quella contenente i dati, le etichette di
colonna riga e pagina da adoperare come sorgente.
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5. Click sul bottone di NEXT.
6. Si impostano etichette e dati con il drag-and-drop dei bottoni forniti nella
videata sulle relative posizioni, ad es.:
7. Click su NEXT.
8. Si imposta la cella di partenza della pivot table (se non se ne indica nessuna
essa verrà posizionata su di un nuovo sheet).
9. Si indica un nome per la pivot table.
10.Si impostano le varie ozioni (se si desiderano totali e somme e così via).
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11.Click sul bottone di FINISH per concludere l’operazione.
12.Sul foglio di lavoro apparirà la pivot table appena creata.
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4.3
CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT TRAMITE
CONSOLIDAZIONE DI RANGE MULTIPLI
Si può creare una pivot table combinando ed analizzando dati provenienti da
worksheet diversi.
Per fare ciò occorre procedere come segue:
1. Innanzitutto posizioniamoci sul primo worksheet.
2. Scegliamo PIVOT TABLE dal menu DATA.
3. Selezioniamo l’opzione MULTIPLE CONSOLIDATION RANGES.
4. Click su NEXT.
5. Si può definire un indice di pagina in modo automatico o manuale.
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6. Scegliamo il modo manuale (quello automatico, essendo più semplice, lo
lasciamo al lettore come esercizio) e facciamo un click sul bottone di
NEXT.
7. Compare una dialog box su cui operare le varie selezioni di seguito
descritte.
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8. Scrivere o selezionare il riferimento al primo worksheet che si vuole
adoperare.
9. Click sul bottone ADD.
10.Spostiamoci ora sull’altro worksheet e ripetiamo l’operazione per gli altri
dati.
11.Una volta completata la lista dei range di dati selezionati, si specifica il
numero di campi pagina che si vogliono nella pivot table (ad esempio 1),
mediante i radio buttons che compaiono al di sotto della lista.
12.A questo punto, per ogni elemento contenuto nella lista, selezionare il range
ed attribuire ad esso un’etichetta (nel nostro caso “pippo” per il primo item e
“vendite” per il secondo.
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13.Fare un click sul bottone NEXT.
14.Si vede a questo punto quale sarà l’aspetto della nostra pivot table.
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15.Come ultimo passo si assegnano un nome ed una destinazione per la pivot
table creata.
16.Per confermare l’operazione, fare un click sul bottone FINISH.
17.Apparirà la pivot table creata secondo i criteri impostati:
43
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4.4
COME SPOSTARE RIGHE E COLONNE DI UNA PIVOT
TABLE.
Una pivot table contiene dati derivati da liste e insiemi presenti nel worksheet.
Ogni campo contiene items.
Questi si possono spostare per riga o per colonne con un semplice drag-anddrop. Si seleziona l’item e lo si dragga nella nuova posizione. Esso verrà
spostato insieme ai dati associati. Così si possono scambiare di posto righe e
colonne, e addirittura cambiare l’indice di pagina.
Per ELIMINARE una riga o una colonna è sufficiente selezionare l’indice della
riga o della colonna da eliminare e “draggarlo” verso l’esterno della pivot
table. Vedrete che il cursore assumerà l’aspetto di un bottone con una croce
sopra. A questo punto rilasciate il bottone del mouse. La colonna o la riga
selezionata verranno rimosse dalla tavola.
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Per cambiare dei totali all’interno della pivot table, si selezioni il campo che si
desidera cambiare e si scelga il comando PIVOT TABLE FIELD dal menu
DATA. Si imposta la funzione desiderata per il totale, o si elimina un totale
preesistente e si da l’OK.
Si otterranno così dei nuovi totali nella pivot table.
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Si può accedere alla dialog anche con un doppio click sull’indicatore di riga o
colonna nella tabella.
Selezionando più di una funzione, si possono ottenere più subtotali, che
appariranno uno accanto all’altro nella tabella..
Per rimuovere tutti i subtotali, sempre nella stessa dialog box si sceglie
l’opzione NONE (nessuno).
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4.5
RAGGRUPPAMENTO DI RIGHE E COLONNE
E possibile raggruppare righe e colonne per data (se si ha un set di valori riga o
colonna in questo formato).
Si possono raggruppare le date ....
... in modo da ottenere una
suddivisione dell’anno in
1. Selezionare una data della colonna.
2. Scegliere l’opzione GROUP AND OUTLINE dal menu DATA e subito
dopo l’opzione group, oppure adoperare il bottone di GROUP dalla toolbar
della tavola pivot.
3. Scegliere secondo quale criterio effettuare il raggruppamento.
4. Click su OK.
Per tornare all’aspetto originario scegliere UNGROUP dal menu DATA o fare
click sul bottone di UNGROUP presente sulla piccola toolbar della pivot table.
Si può anche effettuare un raggruppamento dei dati contenuti nella pivot
table agendo sui campi testo.
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Si possono raggruppare due dati...
... per riunirli sotto un’unica voce...
1. Ci si posiziona sulla colonna di testo
2. Si seleziona GROUP AND OUTLINE dal menu DATA oppure si agisce sul
bottone corrispondente a questa operazione nella toolbar delle pivot table.
3. Nella dialog che appare indico il nome per la categoria che raggruppa i due
items.
Per disselezionare l’opzione si sceglie il comando di UNGROUP dal menu
DATA.
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CAP. 5
ANALISI DEI DATI E PREVISIONI.
Un’altra possibilità offerta da Microsoft Excel è quella di poter
effettuare analisi dei dati e previsioni di andamento (il famoso “What if”)
creando più viste (detti “scenari” in Excel) di un problema o della possibile
soluzione. Vedremo in questo capitolo come usufruire di questi nuovi
strumenti.
5.1
USO DEL COMANDO GOAL SEEK
Con questa versione di Microsoft Excel si possono utilizzare alcune opzioni
per effettuare una previsione, cioé un’analisi preventiva dell’effetto cui si
andrebbe incontro se si verificassero determinate condizioni.
Si può inoltre ricercare la soluzione pe una formula partendo dal risultato, cioé
mediante un approccio a ritroso per trovare i valori corretti che conducano
appunto a tale risultato.
Per fare ciò si utilizza il comando GOAL SEEK nel menu TOOLS.
Microsoft Excel proverà valori differenti nelle celle coinvolte finché non si
raggiungerà coma soluzione della funzione indicata il risultato iriportato nella
casella contenente il valore che si desidera raggiungere.
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Una sintesi di questa operazione è riportata schematicamente nell’illustrazione
che segue.
IL COMANDO GOAL SEEK
50
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5.2
GLI SCENARI
Si possono adoperare le boxes di scenario nella toolbar del Workbook per
definire e mostrare scenari (viste) differenti del proprio Worksheet di dati (es.
il caso peggiore ed l’ipotesi migliore). Per raggiungere tale scopo si
definiscono variabili alcune celle. Supponiamo di avere una nostra tabella.
1. Si fa un click sulla toolbar con il pulsante destro del mouse e si sceglie
Workgroup dal menu della toolbar.
2. Per definire uno scenario basato sui valori correnti presenti nello sheet si
selezionano le celle che saranno designate come “variabili”, cioé il cui
valore può mutare.
3. Si scrive il nome relativo a questa vista nella box scenario (ad es. “caso
migliore”).
4. Si schiaccia l’ENTER sulla tastiera.
5. Per creare un altro scenario occorre cambiare i valori nel worksheet ed
assegnare un nome nuovo anche allo scenario così creato (es. “caso
peggiore”), confermando con l’ENTER.
Si può passare da uno scenario all’altro agendo sulla freccetta a fiancodella box
relativa appunto agli scenari selezionando il nome della vista da visualizzare.
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5.3
USO DEL SOLVER PER ANALIZZARE PROBLEMI A
VARIABILE MULTIPLA
Il solver si usa quando si ha la necessità di trovare il valore ottimale per una
cella particolare determinando i valori di più celle che concorrono a
determinare il valore verso il quale si tende.
Si accede alla dialog in cui impostare i parametri per il solver selezionando
l’opzione SOLVER dal menu TOOLS.
Nella finestra di dialogo che appare si devono immettere i parametri necessari
all’avvio del solver:
1. Si indica per prima cosa la cella che contiene l’obiettivo (target) da
raggiungere.
2. Si scivono o si selezionano poi le celle da definire come variabili, icui valori
cioè devono essere determinati in modo tale da raggiungere il valore finale.
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3. Si impostano i vincoli cui le celle sono soggette e mediante i radio buttons
presenti si specifica secondo quale criterio il risultato deve essere raggiunto
4. A questo punto si effettua un click sul bottone SOLVE.
In questo modo anche la soluzione di un problema complesso viene facilitata
da operazioni compiute utomaticamente da Microsoft Excel.
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CAP. 6
MACRO E DIALOG BOX.
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In questo capitolo troverete un breve cenno alla scrittura di macro in Excel,
rimandando una trattazione più approfondita dl linguaggio Excel Basic ad un corso di
programmazione. Vedremo inoltre come “agganciare” una dialog box a codice creato in un
worksheet.
6.1
REGISTRAZIONE DI UNA MACRO
Quando si registra una macro Excel viene posto in modo ascolto, vale a dire che ogni azione
compiuta nel frattempo viene poi riportata sottoforma di codice nel foglio macro che si verrà a
creare.
In seguito si potrà fare il play (cioé avviare la macro) della macro vedendo compiere ad Excel le
stesse operazioni, azioni, calcoli da noi registrati.
La macro verrà salvata insieme al prorpio lavoro.
Per attivare la registrazione di una macro si deve scegliere l’opzione RECORD MACRO dal menu
TOOLS.
Si può anche scrivere manualmente una nuova macro, creando innanzitutto un modulo Visual
Basic. Tuttavia non ci addentreremo nella trattazione di sintassi e semantica di questo linguaggio,
argomento di corsi di programmazione, considerato che per un utente Excel tutte o quasi le esigenze
sono soddisfatte dall’operazione di registrazione di una macro.
Facciamo solo un breve cenno alla creazione manuale di una macro. In questo caso si sceglie
MACRO dal menu INSERT e si effettua l’ulteriore scelta MODULO. A questo punto si è pronti per
immettere il codice. Qui diremo soltanto che ogni macro deve iniziare con la parola chiave SUB
seguita dal nome della macro e dagli argomenti racchiusi tra parentesi, dopodichè si scrivono le
istruzioni. Si ricordi che è meglio indentare queste ultime per fornire maggiore leggibilità al codice
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e commentare le istruzioni (I passi salienti). Per introdurre un commento si fa precedere il testo che
lo costituisce da un apice.
Per indicare la fine della macro si scrive END SUB. Si può attivare una macro, dopo averla creata,
anche mediante un bottone presente sul worksheet. Per ottenere questo risultato si crea un bottone
utilizzando i tools presenti sulla barra degli strumenti e si collega al bottone così creato la macro
prescelta.
CREA BOTTONE
6.2
CREAZIONE ED UTILIZZO DI FINESTRE DI DIALOGO
Per creare una dialog box occorre compiere i passi descritti nel seguito.
1. Selezionare dal menu INSERISCI la voce MACRO e quindi selezionare FINESTRA DI
DIALOGO.
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Supponiamo di voler creare una finestra di dialogo con:
- un bottone che attiva una macro
- un campo di testo editabile in cui inserire del testo arbitrario
2. Nella finestra degli strumenti che appare, selezionare con un click l’oggetto CASELLA DI
MODIFICA.
3. Posizionarsi sulla finestra di dialogo di default e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse,
dimensionare a piacere il campo di testo.
4. Selezionare a questo punto l’oggetto PULSANTE e ripetere l’operazione precedente.
5. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, selezionare il nome del bottone appena creato ed
assegnare, come nuovo nome, il nome della macro che si desidera attivare mediante pressione
del bottone stesso. Il collegamento bottone-macro è automatico.
Scriviamo ora il codice per richiamare ed utilizzare la finestra di dialogo così creata.
1. Selezionare dal menu INSERISCI la voce MACRO ed il sottocomando MODULO.
2. Nella finestra che si presenterà digitare:
Funzione Prova ()
FogliDialogo(“Dialogo1”).Mostra
Attiva il foglio di dialogo
da voi creato con il nome
Dialogo1
FogliDiLavoro(“Foglio1”).Celle(2;2)=FogliDialogo(“Dialogo1”).CaselleDiModifica(1).Testo
Fine Funzione
Assegna alla cella (B2) del
nostro foglio di lavoro Foglio1
quello che avete digitato nel
campo editabile della finestra di
dialogo

Excel 97 avanzato

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