LA RELAZIONE TRA ICT, INFORMAZIONE E ORGANIZZAZIONE

LA RELAZIONE
TRA ICT, INFORMAZIONE
E ORGANIZZAZIONE
OBIETTIVI
• Richiamare elementi di organizzazione
• Chiarire perché l’informazione è chiave
in qualsiasi organizzazione
• Evidenziare la relazione tra
organizzazione, informazione e ICT
Cos’è un’organizzazione?
• INSIEME DI PARTI “ORGANIZZATE” PER
RAGGIUNGERE UN OBIETTIVO
• UN’AZIENDA E’ UN’ORGANIZZAZIONE
COSA CARATTERIZZA
UN’ORGANIZZAZIONE?
COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE?
La struttura:
come si scompone l’organizzazione a seconda di:
-
Ruoli, funzioni, responsabilità
-
Relazioni tra parti e ruoli
Rappresentazioni formali della
struttura aziendale
Direttore
generale
Direttore
Produzione
Responsabile
Acquisti
Direttore
Vendite
Direttore
Amministrazione
...
....
Responsabile
Stabilimento
Linea A
Linea B
ORGANIGRAMMA
AZIENDALE
Mansionario – Responsabile Marketing
•Funzione: guida le attività commerciali dell’azienda
•Compiti e responsabilità:
–Collaborare a definire le politiche commerciali
–Formulare previsioni di vendita
–Assicurare gli obiettivi di vendita
–Proporre attività promozionali
•Dipende da: Direttore commerciale
•Sovraintende a:
–responsabile vendite italia
–responsabile vendite estero
COSA CARATTERIZZA UN’ORGANIZZAZIONE?
I meccanismi operativi
• Come vengono condotte, coordinate e controllate le attività
• Come si esplicano le relazioni tra le varie parti (e attività)
I meccanismi operativi:
PROCEDURE
sequenze (formalizzate) delle attività/operazioni
da compiere per un certo compito
Tipi di procedure
• operative:
– ad es. emissione di un ordine
• di controllo:
– ad es. inventario del magazzino
• di informazione:
– ad es. emissione di circolari periodiche
• decisionali:
– ad es. lancio in produzione
I meccanismi operativi:
PIANI E PROGRAMMI
– stabiliscono obiettivi o prestazioni senza dettagli
su modalità o mezzi specifici
– esempio: il budget
I meccanismi operativi:
GERARCHIE
– responsabilità specifiche di controllo e comando
• soluzione di eccezioni
• gestione dei premi/sanzioni
I meccanismi operativi:
RIUNIONI
– Programmate
– non programmate
I meccanismi operativi:
RELAZIONI ORIZZONTALI
– per facilitare rapporti tra addetti
• contatto diretto
• ruoli di “rappresentanza”
• luoghi per incontri informali
Caratteristiche non formali
• PROCESSI COMPORTAMENTALI
– Il modo effettivo con cui un’attività viene condotta
– legato all’individuo e a come si relaziona con altri
Riassumendo
• Elementi di un’organizzazione:
– Struttura, meccanismi operativi, processi comportamentali
• Ci sono aspetti pianificabili (progettabili) e altri no
• Le organizzazioni possono differire
• Le parti di un’organizzazione possono differire
• L’organizzazione può modificarsi nel tempo
PERCHE’ CI INTERESSA:
• Un’organizzazione PROCESSA informazione
• Il tipo di organizzazione influenza
– il modo di processare informazione
– l’uso delle ICT
• L’uso delle ICT influenza l’organizzazione
organizzazione
informazione
ICT
I FLUSSI INFORMATIVI
INFO
INFO
TIPI DI FLUSSI di informazione
CONTENUTO/CONTENITORE:
–
–
–
–
DATI
TESTI
DISEGNI
COMUNICAZIONI VERBALI
SCOPO DELLA COMUNICAZIONE
SONO PRONTI I
PEZZI?
NON
ANCORA …
interrogazione
indicazione
CHIAMA SUBITO
LA MANUTENZIONE!
comando
SI E’ GUASTATA
LA PRESSA!
segnalazione, avviso
Tra livelli gerarchici diversi
Direttore di stabilimento
CHIAMA SUBITO
LA MANUTENZIONE!
comando
SI E’ GUASTATA
LA PRESSA!
Capo reparto pressatura
segnalazione, avviso
Tra reparti/funzioni/uffici/ruoli diversi
Commerciale
Il nostro cliente
vuole sapere
quando
consegneremo
Produzione
Verifico se il
lotto è stato
completato
FLUSSI POSSONO ESSERE
• Formalizzati (es. modulo scritto)
• Informali (es. colloquio verbale)
I FLUSSI INFORMATIVI
ACCOMPAGNANO QUELLI FISICI E
MONETARI
fornitori
materiali
Linee produttive
AZIENDA
semilavorati
richiesta
materiali
ordine
lancio
in prod.
fattura
magazzino
prodotti
finiti
ordine
prodotti
fattura
clienti
FLUSSI INFORMATIVI
DIVERSO CONTENUTO/CONTENITORE
DIVERSO SCOPO DELLA COMUNICAZIONE
TRA DIFFERENTI PARTI DELL’ORGANIZZAZIONE
FORMALIZZATI O INFORMALI
ACCOMPAGNANO ALTRI FLUSSI
PERCHE’ L’ INFORMAZIONE HA VALORE?
INFO
INFO
VALORE CREATO
INFO
INFO
VALORE CREATO
IL PROBLEMA:
• Come misurare il valore creato?
• IN GENERALE l’informazione ha valore:
– Se serve
– Se è disponibile quando serve
RILEVANZA – CONGRUENZA – TEMPESTIVITA’
ICT E INFORMAZIONE
• ICT: tecnologie per l’elaborazione e la distribuzione
delle informazioni:
–
–
–
–
raccolta di informazioni
elaborazione
catalogazione e memorizzazione
duplicazione e distribuzione
• Il costo e il tempo per gestire le informazioni si riducono
POSSIBILI OBIETTIVI DELLE ICT
1. EFFICIENZA (AUTOMAZIONE)
2. COMUNICAZIONE (FORNITURA DI
INFORMAZIONE)
ICT DIVERSE PER SCOPI DIVERSI
• quale tecnologia per quale flusso informativo?
• quale tecnologia per quale obiettivo?
FLUSSI
VALORE
informazione
I
OL
NC
VI
A’
IT
UN I
RT TT
PO FE
OP EF
A
CO UT
M OM
UN A
IC ZIO
A N
ZI E
O
NE
organizzazione
ICT
’
A
T
E
I
R
VA