LA FORMATTAZIONE - Università degli Studi della Repubblica di

Capitolo 5
L A FORMATT AZIONE
Assicurarsi per prima cosa che sia visualizzata la barra degli strumenti Formattazione ; per far ciò è
sufficiente fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi delle barre degli strumenti (parte
grigia in alto) nel menù che si apre controllare che sia spuntata la voce Formattazione, se non lo è
procedere per selezionarla.
La barra degli strumenti Formattazione è costituita in via principale delle icone presenti nella Figura 70.
Pulsanti relativi al
carattere
Allineamento
del testo
Formato
numeri
Bordi cella
Colore
Figura 70. Barra Formattazione
Se qualcuna delle icone indicate sopra non è presente, è possibile recuperarla seguendo le seguenti
istruzioni: fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra degli strumenti, nel menù
che si apre selezionare Personalizza, nella finestra successiva selezionare la scheda Comandi,
selezionare una voce nella finestra Categorie e scorrere l’elenco dei comandi fino a trovare le icone
mancanti; successivamente si clicca sull’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina
l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione , rilasciare quando si è ottenuta la posizione
desiderata. Ad esempio, nel nostro esercizio procedere a inserire l’icona Inclina il testo in alto che
utilizzeremo più avanti. Per inserire l’icona, vedi Figura 71, selezionare Formato tra le Categorie, si
ricerca l’icona Inclina il testo in alto scorrendo l’elenco dei comandi, si clicca sopra l’icona da inserire,
tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione,
rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra.
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Figura 71 . Inclina testo in alto
Ora analizziamo i pulsanti per la modifica del formato numeri.
L’icona Stile separatore
decimali
.
inserisce i puntini di separazione. Provare inoltre l’icona Aumenta
5.1 INCLINARE IL TESTO
E’ possibile ruotare il contenuto di una cella di un’angolazione desiderata.
Per eseguire una tabella come quella che segue, si procede in questo modo:
Figura 72. Esempio inclina testo in alto
Aprire il foglio “Esercizio1”; si seleziona la cella B1 in cui si vuole che il testo digitato sia ruotato; dal
menù Formato selezionare Celle, qui cliccare sulla cartella Allineamento; in Orientamento scegliere
45° come indicato in Figura 73.
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Figura 73. Inclina testo 45 gradi
Successivamente fare clic su OK; per i possessori di Excel2000 è possibile cliccare direttamente
sull’icona che abbiamo precedentemente inserito
nella barra degli strumenti. Per ottenere i bordi
tratteggiati, cliccare sulla cella B1, dal menù Formato selezionare Celle e aprire la cartella Bordo;
applicare al bordo verticale destro e sinistro uno stile linea preferito (nel nostro caso si è usato un
tratteggio), fare clic su OK per chiudere la finestra.
Per copiare il formato e ripeterlo nelle celle C1, D1, E1, F1, H1 è possibile utilizzare il pulsante Copia
Formato
come visto nel Capitolo 2 paragrafo 2.9.
La formattazione appena definita è utile in special modo per quelle tabelle in cui il contenuto delle celle è
breve rispetto all’intestazione della relativa colonna che invece è molto lungo.
5.2 UNIRE DUE O PIU’ CELLE
Per scrivere una intestazione nella parte centrale del foglio è possibile unire le celle in un unico intervallo
col pulsante Unisci e centra
. Si apra il foglio “Esercizio2”, all’inizio della tabella si vuole inserire il
testo “Tabella prospetto importi” come indicato in Figura 74:
Figura 74
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Si inserisce una nuova riga in A1, si scrive il testo “Tabella prospetto importi”, si seleziona l’intervallo di
celle da A1 a E1 e si clicca sull’icona
Unisci e centra.
5.3 FORMATTAZIONE AUTOMATICA
Esistono diversi formati predefiniti da applicare a celle o a tabelle.
Si apra il foglio “Esercizio2” e si selezioni una cella della tabella da formattare. Dal menù Formato,
scegliere Formattazione automatica.
Si apre una finestra con l’elenco di tutti i formati predefiniti disponibili.
Figura 75. Formattazione automatica
Trovare quello più adatto provandoli tutti e fare clic su OK dopo aver scelto quello preferito (ad esempio
Classico3).
5.2 FORMATTARE CELLE CON L’EURO
Per formattare le celle in modo che venga inserito in automatico il simbolo dell’Euro €, è sufficiente
selezionare le celle da formattare ad esempio F2-F29 nel foglio di lavoro Tabella2, dal menù Formato
scegliere Celle, nella scheda Numero, alla voce Categoria occorre selezionare Contabilità e nella
finestra a fianco Simbolo selezionare Euro e in Posizioni decimali selezionare 2 come indicato in Figura
76. Fare clic su OK per chiudere la finestra.
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Figura 76. Euro
5.3 FORMATTAZIONE CONDIZIONALE
Per evidenziare in una tabella alcuni dati che variano nel tempo è possibile usare la Formattazione
condizionale.
Si voglia ad esempio evidenziare in una tabella le celle che contengono lo stipendio minimo o massimo
dei dipendenti di una ditta. Abbiamo già visto che per ricercare lo stipendio massimo o minimo si può
usare la funzione Max o Min, tuttavia questa funzione non permette di evidenziare all’interno della
tabella le celle contenenti tali valori; è quindi necessario applicare una formattazione condizionale.
Si apra il foglio di lavoro “Tabella2”; per prima cosa occorre inserire in I2 e I3 la funzione Min o Max
relativa alla colonna F contenente gli stipendi come visto nel Capitolo 4 paragrafo 4.5.
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Figura 77. Min e max
Per applicare la Formattazione Condizionale si selezioni l’intervallo degli stipendi a cui applicare la
ricerca, (nel nostro caso la colonna F), dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale. Si
apre la seguente finestra:
Figura 78. Formattazione condizionale
In questa finestra occorre selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva è
necessario selezionare la cella che contiene la funzione Min; per inserirla fare clic sul simbolo
come
indicato in Figura 78, poi fare clic sulla cella che contiene la funzione Min, nel nostro caso I2, premere di
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nuovo il simbolo
. Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 78; si apre la finestra in cui
occorre decidere quale formato dare alle celle che contengono il valore minimo trovato: si scelga ad
esempio nella scheda Carattere, Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda
Motivo selezionare un azzurro. Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per
chiudere tutto.
Questa operazione è molto utile quando non si vuole perdere tempo a cercare all’interno di tabelle molto
grandi i dati relativi a valori minimi o massimi; al variare dei dati varieranno all’interno della tabella anche
le celle con la formattazione ora stabilita.
Procediamo in modo analogo per la funzione Massimo, per la quale si è deciso ad esempio un colore
arancio: si seleziona la colonna F, dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale , si clicca
sul pulsante Aggiungi, selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva
selezionare la cella che contiene la funzione Max; per inserirla fare clic sul simbolo
poi fare clic sulla
cella che contiene la funzione Max, nel nostro caso I3, premere di nuovo il simbolo
. Premere il
pulsante Formato come indicato nella Figura 79; nella scheda Carattere selezionare Grassetto, nella
scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un colore rosso.
Figura 79.Formattazione condizionale
Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto.
E’ possibile copiare con l’icona Copia Formato
la formattazione del Min e Max nelle celle I2 e I3 per
ricordarci che le celle azzurre indicano lo stipendio minimo, quelle rosse il massimo.
Si deve aver ottenuto la seguente situazione:
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Figura 80
5.4 EVIDENZIARE DATI IMPORTANTI
Si apra il foglio di lavoro “Esercizio1”.
Per evidenziare dati importanti è possibile disegnare riquadri, ovali, cerchi, caselle di testo, commenti a
caselle di testo e anche applicare ad ognuno di questi la formattazione che si ritiene più opportuna.
Per rendere operativi gli strumenti per le modifiche, si attivi la barra degli strumenti Disegno facendo clic
col tasto destro del mouse in qualsiasi punto delle barre degli strumenti grigie in alto. Si apre una finestra
in cui occorre selezionare la voce Disegno. Verrà aperta una barra, posizionata di solito in fondo al
foglio, con tutti gli strumenti di seguito indicati, necessari al nostro progetto.
Figura 81. Barra degli strumenti Disegno
Per evidenziare un valore nella tabella ad esempio con un ovale, scegliere Ovale
dalla barra del
Disegno. Dopo aver cliccato sull’icona Ovale , si posiziona il mouse (il cursore è diventato una croce) sul
dato da evidenziare, ad esempio in prossimità della cella H6, si clicca e tenendo premuto si trascina per
ingrandire l’ovale. Rilasciare il tasto del mouse: si ottiene la seguente Figura 82
E’ possibile modificare ulteriormente la figura: le modifiche sono operative quando la figura è
selezionata, cioè se sul suo contorno sono presenti i quadratini di ridimensionamento.
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Figura 82. Ovale
Ogni figura è modificabile nelle dimensioni (è sufficiente posizionarsi sui quadratini cliccare e trascinare
per ingrandire o rimpicciolire), nella forma, nel colore, nello spessore e nel tipo di linea.
Questi parametri sono modificabili selezionando Forme dal menù Formato.
Figura 83. Evidenziare dati importanti
Nella scheda Colori e linee, nella sezione Riempimento, cliccare sulla freccia e scegliere Nessun
riempimento, nella sezione Linea, selezionare il colore rosso e nello spessore selezionare 2,25pt; è
inoltre possibile modificare il tratteggio selezionando quello desiderato dal menù a scelta rapida
Tratteggio; fare clic su OK per chiudere la finestra.
Per spostare l’ovale nella posizione esatta, ad esempio per evidenziare la cella E2, come indicato in
Figura 84, portare il cursore del mouse sull’ovale, quando assume la forma di una doppia croce nera si
clicca e tenendo premuto si trascina E2; rilasciare il tasto del mouse e adattare le dimensioni dell’ovale
in modo da evidenziare solo la cella E2.
Un altro modo per evidenziare dei dati è quello di inserire un commento in una cella; esso viene reso
visibile ogni volta che il cursore si posiziona sulla cella suddetta. La cella che nasconde un commento è
identificata dall’angolo superiore destro che rimane colorato di rosso.
Per inserire un Commento nella cella C4 occorre fare clic sulla cella C4, dal menù Inserisci selezionare
Commento, poi si digita il testo desiderato ad esempio “10% in più rispetto alle previsioni”. Prima di
chiuderlo è pos sibile ridimensionare le proporzioni del riquadro contenente il testo lavorando sui
quadratini di ridimensionamento. Fare clic su un’altra cella e passare col mouse sulla cella C4 per
osservare come si attiva il commento.
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Per modificare un commento, selezionare la cella che lo contiene e dal menù Inserisci selezionare
Modifica Commento. Oppure fare clic col tasto destro del mouse sulla cella contenente il commento,
dal menù a scelta rapida è possibile selezionare Modifica commento, Elimina commento o Mostra
commento; quest’ultimo ha la caratteristica di rendere sempre visibile il commento sul foglio di lavoro.
In sostituzione al commento è possibile realizzare una casella di testo posizionabile dove si vuole (ad
esempio in riferimento alla cella B6) e sempre visibile sul foglio di lavoro. Dalla barra del Disegno si
clicca su Casella di testo
.
Si posiziona il cursore in prossimità della cella B6 vedi Figura 84, si clicca e tenendo premuto si trascina
per ingrandire la casella di testo. Si digiti “5% in meno rispetto alle previsioni”; se il testo risulta troppo
grande rispetto alla casella che lo contiene, occorre selezionarlo e diminuire il carattere a dimensione 8.
Alla casella di testo è possibile collegare una freccia che punta alla cella a cui il testo si riferisce; per far
ciò, dalla barra degli strumenti Disegno si clicca su Freccia, si posiziona il cursore sull’angolo superiore
della casella di testo si clicca e tenendo premuto si trascina fino alla cella B6 a cui si riferisce.
Sia l’ovale che la casella di testo possono essere “legati” alla cella a cui si riferiscono permettendo di
costituire un unico blocco, questo risulta molto utile qualora si dovesse spostare la tabella iniziale o
inserire righe o colonne.
Per far ciò occorre selezionare gli oggetti da “legare” (si tiene premuto il tasto Shift mentre si seleziona),
successivamente dal menù Formato, si seleziona Oggetto, nella scheda Proprietà alla voce
Collocazione dell’oggetto attivare Sposta e ridimensiona con le celle; fare clic su OK per chiudere la
finestra.
Si deve aver ottenuto il seguente risultato:
Figura 84. Evidenziare dati importanti
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Per esercizio si realizzi la seguente tabella:
Figura 85. Esercizio
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In anteprima di stampa la tabella deve risultare come indicato in Figura 86
Figura 86. Risultato Essercizio
Per controllare l’esattezza dell’esercizio si apra il foglio di lavoro Formattazione, nel file Esercizi.xls
precedentemente scaricato.
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