Car Folio - American Express

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SOLUZIONI PER LA GESTONE
DELLE SPESE AZIENDALI
Car Folio Reports
Guida all'aggiornamento
del prodotto
American Express @Work Reporting
Copyright 2007 American Express Travel Related Services, Inc. Tutti i diritti riservati
DEL CONTROLLO | INCENTIVAZIONE DEL RISPARMIO | BENEFICI PER IL PERSONALE | GESTIONE GLOBALE | SOLUZIONI CONCRETE PER IL BUSINESS.SM
1
Indice
Sezione
Descrizione
Car Folio Reporting
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y
Risorse aggiuntive
y
Pagina
Cos'è Car Folio
Car Transactions with Folio (CM) – Detail
Car Transactions with Folio (CM) – Summary
3
Informazioni su Help Desk, pulsante per gli aggiornamenti del
prodotto, Centro Risorse e opportunità di formazione
8
4
6
Per vostra convenienza, l'Indice è completo di collegamenti Web, così da consentire una facile navigazione
nel documento in caso di consultazione elettronica. Il processo è di facile utilizzo: spostando il cursore in
corrispondenza delle varie sezioni e facendo clic una volta, la sezione corrispondente verrà
automaticamente visualizzata.
2
Car Folio Reporting
Nota bene:
i clienti che desiderano utilizzare Car Folio Reporting sono tenuti a richiederne l'installazione
mediante il Consulente American Express, in quanto questa funzione non è automaticamente a
disposizione degli utenti.
Cos'è Car Folio?
La funzione di reportistica Car Folio (Car E-Folio) consente la visualizzazione, unitamente ai dati di
transazione/addebito, di informazioni riguardanti le spese effettive relative agli autonoleggi o le partite
singole. Questi dati vengono inviati ad American Express dalle agenzie di autonoleggio con cui abbiamo
stipulato accordi di collaborazione: i clienti possono utilizzare i report al fine di riconciliare i pagamenti,
controllare la spesa dei titolari delle carte e determinare l'osservanza delle normative nell'ambito della propria
politica di autonoleggio aziendale.
Quali sono le agenzie di autonoleggio partecipanti?
American Express ha stipulato accordi di collaborazione finalizzati alla trasmissione di dati sugli autonoleggi
con Europcar e Sixt.
Quali sono i vantaggi offerti da Car Folio Reporting?
Car Folio apporterà vantaggi alle aziende incrementandone la capacità di:
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Controllare le spese – Possibilità di verificare il rispetto da parte dei dipendenti delle direttive di
autonoleggio, individuando con facilità eventuali spese e transazioni non conformi da parte dei
medesimi.
y
Incrementare i risparmi – Gestione più efficace delle trattative di autonoleggio, grazie alla possibilità
di verificare le tariffe effettivamente pagate confrontandole con quelle negoziate e di identificare e
negoziare tariffe su servizi importanti per l'azienda e i dipendenti.
y
Facilitare la preparazione di report sulle spese – Riduzione del carico lavorativo aziendale e degli
errori associati all'amministrazione, archiviazione e riconciliazione manuale delle spese di autonoleggio.
Quali sono i report disponibili nell'ambito di Car Folio Reporting?
Una volta completata l'installazione della cartella Car E-Folio da parte del rappresentante dell'account
American Express, avrete accesso a due report condivisi Car E-Folio:
y
y
3
Descrizione report
Questo report fornisce informazioni dettagliate per ciascuna transazione di autonoleggio. A causa
della natura di questi dati, questo report prevede la combinazione nel medesimo report di due tipologie di
dati: quelli di “transazione o addebito” e quelli “folio o relativi alle partite singole”. È possibile che per
ciascuna transazione vengano visualizzate diverse righe di dati folio. Le informazioni “a livello di
transazione” verranno ripetute per ciascuna riga di informazioni folio. Dal momento che le informazioni
contabili possono essere di diversi tipi (ad esempio, valute diverse), non vengono riportati totali nelle
colonne dei parametri.
Prompt
Necessari
Opzionali
Nome
Descrizione
Cardmember Status
Attivo, annullato o entrambi
Customer
Informazioni sul riferimento societario, inclusi Master, Intermediate e/o Basic.
Charge Time
Intervallo di tempo per report, specificabile fino al giorno o giorni specifici
Nome
Product Line
Cardmember
Preferred Country/State/City/Agency
Cost Center
Item Category
Universal ID
Employee ID
Informazioni visualizzate
Attributi
Parametri
Nome
Descrizione
Cardmember Acct. No.
Numero del conto Carta del Titolare
Name
Nome, cognome e iniziale del secondo nome del Titolare
Car Agency (Folio)
Nome dell'agenzia di autonoleggio
Car Agency Location (Folio)
Città, regione e Paese di ritiro della vettura
Rental Date
Data di ritiro della vettura
Return Location (Folio)
Città, regione e Paese di consegna della vettura
Return Date
Data di consegna della vettura
Rental Agreement Number
Numero contratto autonoleggio (da riconciliare)
Car Folio Item Category
Categoria informazioni folio di alto livello (es. addebiti vettura, addebiti
carburante, penali e commissioni)
Car Folio Item Description
Descrizione informazioni folio di basso livello (es. COMMISSIONI –
Consegna, COMMISSIONI – Tassa aeroportuale)
Submitted Currency
Valuta per le voci folio
Nome
Descrizione
Debit Amount
Importo complessivo sulla carta di pagamento
Total Folio Amount
Totale di tutti gli importi contabili folio al pagamento
Item Amount
Importo delle singole voci folio (es. tariffa di noleggio, commissioni)
4
Report esemplificativo
(n.b.: i dati personali non sono visualizzati per motivi legali)
Attributi
Parametri
5
Descrizione report
Questo report fornisce informazioni di riepilogo e folio relative alle spese di autonoleggio. A
causa della natura di questi dati, questo report prevede la combinazione nel medesimo report di due
tipologie di dati: quelli di “transazione o addebito” e quelli “folio o relativi alle partite singole”. È possibile
che per ciascuna transazione vengano visualizzate diverse righe di dati folio. Nel report a livello
dettagliato, queste informazioni sono mescolate. In questo report, i dati folio sono riepilogati fino al
livello di transazione.
Prompt
Necessari
Opzionali
Nome
Descrizione
Cardmember Status
Attivo, annullato o entrambi
Customer
Informazioni sul riferimento societario, inclusi Master, Intermediate e/o Basic.
Charge Time
Intervallo di tempo per report, specificabile fino al giorno o giorni specifici
Nome
Product Line
Cardmember
Preferred Country/State/City/Agency
Cost Center
Item Category
Universal ID
Employee ID
Informazioni visualizzate
Attributi
Metrics
Nome
Descrizione
Cardmember Acct. No.
Numero del conto Carta del Titolare
Name
Nome, cognome e iniziale del secondo nome del Titolare
Car Agency (Folio)
Nome dell'agenzia di autonoleggio
Car Agency Location
(Folio)
Città, regione e Paese di ritiro della vettura
Rental Date
Data di ritiro della vettura
Return Location (Folio)
Città, regione e Paese di consegna della vettura
Return Date
Data di consegna della vettura
Rate
Tariffa giornaliera
Rate Type
Tipo di tariffa di noleggio
Car Class
Tipo di vettura
Rental Agreement
Number
Numero contratto autonoleggio (da riconciliare)
Nome
Descrizione
Debit Amount
Importo complessivo sulla carta di pagamento
Total Folio Amount
Totale di tutti gli importi contabili folio al pagamento
Car Charges
Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria “vettura”
6
Fuel Charges
Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria “carburante”
Insurance Charges
Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria “assicurazione”
Phone Charges
Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria “telefono”
Penalties & Fees
Totale di tutte le penali e commissioni
Equipment Fees
Totale delle commissioni specifiche relative ad attrezzature
Miscellaneous
Totale degli addebiti a carattere vario
Taxes
Totale imposte
Payments / Discounts
Totale di tutti i pagamenti e/o sconti
# of Days
Numero di giorni
Report esemplificativo
(n.b.: i dati personali non sono visualizzati per motivi legali)
Attributi
Parametri
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Risorse aggiuntive
Help Desk
Per qualsiasi domanda su American Express @Work Reporting e sulle funzionalità e nuovi report descritti in
questa guida di aggiornamento al prodotto, contattare l'Help Desk. Per informazioni di contatto
internazionali, è disponibile il pulsante Help Desk nella home page dei report.
Pulsante per gli aggiornamenti del prodotto
Per un'anteprima sulle modifiche in arrivo, è possibile fare clic sul pulsante per gli aggiornamenti del
prodotto disponibile nella pagina introduttiva di Enhanced Reporting. Questa opzione è disponibile due
settimane prima che la suite di reportistica venga aggiornata e avvisa l'utente sulle modifiche, offre un
riepilogo dei miglioramenti previsti, fornisce informazioni sulle date di lancio e su eventuali interruzioni del
sistema. Si consiglia di usare regolarmente la funzione di aggiornamento, per conoscere le date in cui gli
aggiornamenti saranno disponibili.
Resource Center @Work
Il Resource Center di American Express @Work è l’area a cui fare riferimento per tutte le esigenze di
reportistica. È possibile accedere a guide correnti e archiviate, informazioni sui prodotti ed esempi di report
sui prodotti di reportistica American Express @Work. Il link al Centro risorse si trova nella home page di
American Express @Work, prima di accedere a Report o a Gestione del Programma.
Formazione
Se avete bisogno di un veloce ripasso o non conoscete Enhanced Reporting, contattate il vostro Consulente
che sarà lieto di organizzare una sessione di formazione con un esperto di @Work. I corsi di formazione
sono al momento disponibili in inglese, francese, tedesco e spagnolo.
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