Manuale della Qualita

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MANUALE DELLA QUALITA’
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Nuova Emissione
19/06/2014
Sistema di Gestione per la Qualità della
Formazione del Personale
U.O.S. FORMAZIONE
DEL PERSONALE
Rev
Data
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Nuova
19/06/2014
Emissione
Redatto e elaborato
Approvato
Firma
Direttore UOS. Formazione
del Personale
Dr. Fabio Michelotti
Direttore UOS.
Formazione del
Personale
Direttore UOS.
Formazione del
Personale
RAQ
Laila Vinci
Dr. Fabio Michelotti
Dr. Fabio
Michelotti
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Indice generale
Sezione e
pagina
Titolo
0 – pag. 3
1 – pag. 5
2 – pag. 6
3 – pag. 7
4 – pag. 8
5 – pag. 10
6 – pag. 15
7 – pag. 17
8 – pag. 18
Introduzione
Scopo e applicazione
Riferimenti normativi
Termini e definizioni
Sistema di gestione della qualità
Responsabilità della Direzione
Gestione delle risorse
Gestione eventi formativi e reclami
Valutazione ed azioni di miglioramento/ Audit
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U.O.S. FORMAZIONE
DEL PERSONALE
INTRODUZIONE
REDAZIONE DEL MANUALE DELLA QUALITÀ
Il presente Manuale è stato redatto in conformità a quanto indicato dal Sistema Qualità
Aziendale ed ha lo scopo di descrivere il Sistema Qualità della Formazione
permanente in Azienda . Esso definisce i principi ed i criteri utili a garantire il rispetto
delle procedure stabilite dalla normativa per l’accreditamento come Provider in
Educazione Continua in Medicina ( ECM ).
NOTE GENERALI
PERSONALE
E
DESCRIZIONE
DELLA
U.O.S.
FORMAZIONE
DEL
La U.O.S Formazione del Personale, inserita nello Staff Direzionale, coordina lo
sviluppo delle attività formative dell’Azienda U.S.L. 12 di Viareggio rivolte al personale
dipendente e non e comunque, in via prioritaria, agli operatori del Servizio Sanitario
Toscano. E’ costituita dal Direttore della stessa e da n. 5 risorse umane (personale
amministrativo), gestisce tutte le attività di aggiornamento individuale per il personale
dipendente (obbligatorio, facoltativo e sponsorizzato), oltre che i tirocini, le frequenze
volontarie, i corsi rivolti alla medicina convenzionata ( Medici di Medicina Generale,
Pediatri di Libera Scelta e Specialisti Ambulatoriali ). Si occupa anche di patrocini e
partenariati ( come da regolamento aziendale ) e delle convenzioni con le Università.
La UOS Formazione del personale assicura la gestione burocratica e amministrativa
dei corsi per Operatori Socio Sanitari assegnati annualmente dalla regione Toscana
con un proprio provvedimento, mentre la Direzione e la parte didattica dei corsi
suddetti è affidata alla UOC Assistenza Infermieristica Ospedaliera.
Gli uffici della UOS Formazione del personale e le aule didattiche sono localizzati
soprattutto presso il Presidio Ospedaliero “Versilia” sito in Via Aurelia, 335 Lido di
Camaiore, comune di Camaiore ed anche presso il presidio distrettuale Tabarracci di
Viareggio, via Fratti 530.
Si precisa, a completamento di quanto sopra, che presso il Presidio Ospedaliero
Versilia disponiamo di un Auditorium (di circa 90 posti) e varie salette didattiche
collocate presso la Direzione Sanitaria, la UOC Chirurgia, la UOC Ortopedia e la UOC
Riabilitazione (con una disponibilità di circa n. 20 posti ognuna).
Presso il Presidio di Viareggio disponiamo di altre 2 aule didattiche per una
disponibilità di circa 50 posti complessivamente.
In totale l’Azienda USL
contemporaneamente.
12
di
Viareggio
può
fornire
oltre
200
posti
Per ulteriori approfondimenti, riguardanti la UOS Formazione del personale, si consiglia
di
visitare
il
sito
internet
Aziendale
alla
pagina
http://www.usl12.toscana.it/staff/formazione/ e la Carta Accoglienza della U.O.S.
Formazione del Personale.
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ORGANIGRAMMA STAFF DIREZIONALE
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1 - SCOPO E APPLICAZIONE
1.1 GENERALITÀ
Il Manuale della Qualità della U.O.S. Formazione del Personale, descrive, documenta,
coordina e integra le attività della struttura organizzativa nonché le responsabilità e i
processi che regolano l’istituzione, la gestione e il funzionamento del sistema di
gestione per la qualità utili all’erogazione di eventi formativi.
Il Manuale della Qualità identifica i processi in entrata ( normativa di riferimento
nazionale, regionale e fabbisogno aziendale ) ed in uscita ( evento formativo ) adottati
dalla U.O.S. Formazione del Personale e le loro interazioni, fornisce gli indirizzi per la
gestione di tali processi in modo da conseguire il benessere organizzativo e la
soddisfazione dell’utenza destinataria dell’attività formativa al fine di assicurare il
miglioramento continuo dei processi suddetti.
Il Manuale della Qualità è concepito dal Direttore della U.O.S. Formazione del
Personale quale strumento utile per consentire a tutto il personale, dipendente e non,
di comprendere, condividere, attuare e sostenere sia i principi che gli obiettivi stabiliti
dal Sistema Qualità per la Formazione.
Il manuale è completato e integrato in ogni sua parte dal Manuale della Formazione.
1.2 APPLICAZIONE
Il Manuale della Qualità prevede l’applicazione dei requisiti stabiliti dalla regione
Toscana per l’accreditamento delle strutture di formazione professionale e rappresenta
il sistema di gestione e di organizzazione dell’offerta formativa aziendale, gli aspetti
qualitativi e garantisce l’indipendenza da interessi commerciali.
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2 – RIFERIMENTI NORMATIVI
2.1 NAZIONALI E REGIONALI
Legge N. 833/78 “Istituzione del Servizio Sanitario Nazionale”
D.P.R N. 502/92 e s.m.i “Riordino della disciplina in materia sanitaria” e riferimento
Art. 1 Legge N. 421/92
D.lgs N. 229/99 “Norme per la razionalizzazione del SSN”
Piano Sanitario Nazionale
Piano Sanitario Regionale
Norme UNI EN ISO 9001, edizione novembre 2008, “Sistemi di Gestione per la
Qualità-requisiti”
D.lgs 196/2003 “codice in materia di protezione dei dati personali”
L.R. n. 40/2005 “disciplina del servizio sanitario regionale” Art. 52 e 53
DGR 733/2005 “Linee di indirizzo alle Aziende Sanitarie sulle sponsorizzazioni delle
attività formative”
DGR 643/2008 “Riordino del sistema ECM e indirizzi per la formazione continua a
supporto del PSR 2008-2010”
DGR 4373/2009 “Requisiti accreditamento provider soggetto pubblico”
Regione Toscana Decreto Dirigenziale n° 101/2005 “Griglia per attribuzione crediti a
docenti e criteri di esenzione”
Accordo Conferenza Stato Regione del 1° agosto 2007 “Riordino del Sistema di
Formazione continua”.
Accordo Stato Regione del 5 novembre 2009 “Definizione del nuovo sistema di
formazione continua in medicina e accreditamento dei Provider ECM”
Regione Toscana, Delibera n° 1014/2011 “Indirizzi per la formazione del personale
dipendente SST”
Accordo Stato-Regioni del 19 aprile 2012 “Il nuovo sistema di formazione continua in
medicina-Linee guida per accreditamento Provider, crediti formativi triennio 2011/2013”
Regione Toscana delibera n° 599/2012 “Recepimento Accordo Stato-Regioni del
19/04/2012: la formazione ECM 2012-2015”
2.2 REGOLAMENTI AZIENDALI
Delibera N. 372/10 Regolamento tirocini in Azienda
Delibera N. 99/10 Regolamento Frequenze volontarie
Delibera N. 19/11 Modalità di utilizzo sala auditorium e aule formative
Delibera N. 188/12 Affidamento incarichi docenze
Delibera N. 370/13 Regolamento concessione patrocini/partenariati
Delibera N. 135/13 Regolamento nucleo ispettivo aziendale in tema di incompatibilità e
conflitto d’interesse.
Delibera N. 21/14 della U.O.C. Risorse Umane Regolamento incompatibilità e
autorizzazione svolgimento incarichi esterni conferiti ai dipendenti U.S.L. 12 Viareggio
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3 – TERMINI E DEFINIZIONI
Il Manuale della Qualità utilizza termini e definizioni proprie della Formazione in Sanità,
così come riportate nel Glossario della Formazione in Sanità realizzato
dall’Osservatorio Regionale sulla qualità della Formazione, come di seguito indicato:
Efficacia qualità di ciò che produce l’effetto atteso. Si può esprimere l’efficacia della
formazione come il rapporto tra Risultati/Obiettivi, ma anche Risultati/Bisogni
Efficienza produrre i migliori risultati a parità di risorse impegnate e produrre
prestazioni con il minimo di risorse
Funzionigramma rappresentazione grafica delle funzioni svolte da ogni appartenente
all’organizzazione
Miglioramento della qualità insieme di attività dirette a tenere sotto controllo ed a
migliorare i processi e gli esiti
Obiettivi formativi strumento utilizzato per orientare i programmi di aggiornamento
professionale e di formazione continua rivolti agli operatori della sanità. Sono orientati
nel rispetto delle peculiarità organizzative locali a garantire efficacia, appropriatezza,
sicurezza ed efficienza all’assistenza prestata
Organigramma rappresentazione grafica dei rapporti gerarchici in una organizzazione
Performance azioni manifeste ed oggettivabili di un soggetto ( singolo o equipe ) come
espressione concreta e misurabile attraverso appositi indicatori delle abilità dello
stesso
Processo sequenza strutturata di attività finalizzate a produrre un risultato
Provider ECM soggetto attivo e qualificato nel campo della formazione continua in
sanità , abilitato a realizzare attività formative riconosciute idonee per l’ECM
individuando ed attribuendo direttamente i crediti ai partecipanti.
Qualità insieme di caratteristiche che soddisfano specifici requisiti
Utente colui che usufruisce di un bene o di un servizio generalmente collettivo, fornito
da enti pubblici o privati
Valutazione processo sistematico con cui viene determinato il grado in cui un
intervento o programma pianificato raggiunge predeterminati obiettivi.
Per tutto quello non espressamente indicato e precisato sopra si rimanda al Glossario
della Formazione in Sanità.
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4 – SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’
4.1 REQUISITI GENERALI
4.1.1 Sistema di gestione per la qualità
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale seguendo le indicazioni strategiche
della direzione aziendale ha sviluppato ed attuato un Sistema di Gestione per la
Qualità conforme alle linee guida Regionali, utili a:
•
•
•
•
•
•
•
sviluppare il benessere organizzativo;
determinare le esigenze e le aspettative degli utenti attuali e potenziali;
determinare i processi e le responsabilità necessari per conseguire gli obiettivi
stabiliti per la qualità;
individuare e mettere a disposizione le risorse necessarie per conseguire gli
obiettivi suddetti;
mettere in atto criteri e modalità per misurare l’efficacia e l’efficienza dei processi;
determinare i criteri per prevenire le non conformità ed eliminare le cause;
definire ed applicare i processi utili per il miglioramento continuo del sistema di
gestione per la qualità.
4.1.2 Approccio per processi
La U.O.S. Formazione del Personale si occupa di:
•
•
•
•
•
•
identificare e gestire i processi necessari per il sistema di gestione per la qualità
e la loro applicazione;
individuare le interazioni tra suddetti processi;
stabilire i criteri e i metodi per assicurare l’efficace funzionamento dei processi;
assicurare la disponibilità delle risorse necessarie per la gestione dei processi;
esercitare il monitoraggio e l’analisi dei processi;
attuare le azioni necessarie per conseguire risultati pianificati nonché il
miglioramento continuo delle prestazioni.
4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE
4.2.1 Generalità
La documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità della U.O.S. Formazione del
Personale è costituita dal Manuale della Qualità;
i documenti aziendali prodotti e gestiti in riferimento al documento aziendale Procedura
Generale Gestione documentale della U.O.C.
Accreditamento e Qualità sono
accessibili al seguente indirizzo:
http://intraweb.usl12.toscana.it/joomla/index.php?option=com_docman&task=doc_dow
nload&gid=306&Itemid=56;
La documentazione del sistema di gestione per la qualità della U.O.S. Formazione del
Personale ha lo scopo di:
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•
•
•
•
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formalizzare il sistema di gestione della qualità, le responsabilità connesse e i
processi;
descrivere la struttura organizzativa che garantisce l’attività formativa in Azienda;
assicurare e documentare il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti e il
soddisfacimento dell’utenza ( dipendenti e non );
assicurare che siano stati applicati i requisiti del sistema di gestione per la qualità
della U.O.S. Formazione del Personale al fine di monitorare e misurare i risultati
raggiunti.
Si precisa che i documenti vengono conservati sia in formato cartaceo (gli originali
firmati dal Direttore della U.O.S. Formazione del Personale e vidimati dalla U.O.C.
Accreditamento e Qualità) che su supporto informatico e in accordo con la UOC
Tecnologie Informatiche si ha il salvataggio dei documenti informatici attraverso back
up.
L’accesso ai documenti informatici per la gestione del sistema di qualità della
formazione è riservato alla RAQ tramite password, mentre l’accesso per “sola lettura” è
possibile a tutto il personale interno all’azienda.
I documenti in vigore sono consultabili sul sito intranet Aziendale alla sezione
“documenti”.
Tutta la documentazione utilizzata dalla U.O.S. Formazione del Personale, compresa
quella relativa al Sistema di Gestione per la Qualità, deve soddisfare i requisiti previsti
dalla normativa in vigore e garantire un’immagine efficace delle attività svolte dalla
U.O.S stessa.
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5– RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale è consapevole dell’importanza che
riveste per l’Azienda lo sviluppo e il mantenimento di un sistema di gestione per la
qualità efficace ed efficiente, in grado di accrescere la soddisfazione dell’ utente,
nonché il monitoraggio continuo del sistema come elemento trainante per il
miglioramento delle prestazioni.
La Direzione aziendale al riguardo ha definito e posto in atto una serie di disposizioni e
raccomandazioni finalizzate a:
•
creare un ambiente di lavoro in cui il personale sia pienamente coinvolto;
•
rendere il personale consapevole dell’importanza che riveste in azienda
ottemperare alle esigenze ed alle aspettative dell’utenza;
•
stabilire gli indirizzi, gli obiettivi e le strategie per la qualità attraverso la
definizione della politica per la qualità;
•
effettuare periodicamente il riesame del sistema di gestione per la qualità per
verificarne l’efficacia e l’efficienza;
•
mettere a disposizione le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi
prefissati.
5.1 POLITICA PER LA QUALITÀ
La Direzione Aziendale evidenzia gli obiettivi strategici da perseguire e le azioni utili
per il loro raggiungimento.
La U.O.S. Formazione del Personale collabora alla realizzazione di quanto sopra
attraverso le attività formative inserite nel Piano Annuale della Formazione, in esso
pone tra le priorità la soddisfazione del professionista che partecipa alle attività
formative. Persegue la qualità dei servizi erogati impegnandosi nella ricerca costante
di miglioramento della qualità della formazione, infatti essa mira a raggiungere i
seguenti obiettivi:
•
comunicare verso l’interno e l’esterno;
•
migliorare l’erogazione dei servizi mediante un’ attenta focalizzazione alle
specifiche esigenze della formazione professionale;
•
garantire un approccio orientato alla prevenzione delle criticità ed eventuali
risoluzioni delle stesse;
•
perseguire il miglioramento continuo dei processi;
•
diffondere e sostenere la politica della qualità.
Per raggiungere tali obiettivi la U.O.S. Formazione del Personale utilizza risorse interne
ed esterne.
5.2 PIANIFICAZIONE
5.2.1 Obiettivi per la qualità
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale, seguendo gli indirizzi dettati dalla
direzione aziendale, persegue annualmente gli obiettivi per la qualità della formazione
e ne verifica periodicamente il grado di raggiungimento.
Per perseguire il raggiungimento dei suddetti obiettivi il Direttore prende in
considerazione le esigenze manifestate dai bisogni formativi rilevati e attraverso i
risultati ottenuti dal riesame del Sistema di Gestione per la Qualità, dalle prestazioni dei
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servizi erogati e dal grado di soddisfazione degli utenti, rilevati attraverso i questionari
di gradimento, individua le azioni di miglioramento da attuare.
5.2.2 Pianificazione del sistema di gestione per la qualità
Per soddisfare la politica, gli obiettivi e i requisiti (dei servizi e dei processi) per la
qualità è necessario, periodicamente, pianificare le attività e le risorse. Nella
pianificazione del sistema di gestione per la qualità vengono definite le azioni e le
risorse utili per raggiungere gli obiettivi finalizzati al miglioramento delle competenze e
conoscenze dei professionisti coinvolti.
Gli obiettivi formativi sono individuati attraverso:
•
la rilevazione delle esigenze formative e professionali;
•
le novità in campo tecnologico;
•
i risultati che emergono a seguito di processi di autovalutazione;
•
grado di soddisfazione dell’utenza;
•
utilizzo di risorse atte al miglioramento continuo della qualità delle performance.
5.3 RESPONSABILITÀ, AUTORITÀ E COMUNICAZIONE
5.3.1 Responsabilità ed autorità
La U.O.S. Formazione del Personale è orientata all’efficienza e all’integrazione delle
attività, nella logica dell’approccio per processi.
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale ha definito e reso noto nel
funzionigramma, che segue, le responsabilità, i ruoli ed i compiti che i professionisti
coinvolti nella UOS stessa svolgono.
Direttore UOS Formazione del Personale
Tutte le funzioni dirigenziali e comunque le attività di governo della formazione in
coerenza con le linee politiche regionali ed aziendali. Promuove e coordina la raccolta
dei fabbisogni formativi e tutto l’aspetto relativo alla realizzazione degli eventi
aziendali.
Gestisce il budget annuale assegnato dalla Direzione
Elabora il Piano annuale e triennale della Formazione, la Relazione annuale, il
Manuale della Qualità (in collaborazione del Referente Assicurazione Qualità) per la
Formazione in azienda secondo le indicazioni della U.O.C. Accreditamento e Qualità.
Si occupa della predisposizione e aggiornamento dei Regolamenti in materia di:
Frequenze volontarie per fini di studio, Patrocini e Partenariati; Tirocini e Convenzioni,
Tirocini post-lauream per psicologi, Stage/Addestramenti e Comandi per dipendenti e
non.
Si occupa del coordinamento e supervisione dell’attività, per quanto di competenza,
degli Animatori di Formazione.
Componente del Comitato di Area Vasta NO in rappresentanza della AUSL 12 di
Viareggio.
Personale amm.vo afferente alla UOS Formazione del personale
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Si occupa di seguire, secondo le indicazioni date dal direttore, tutta l’attività afferente la
formazione quale:
- organizzazione, gestione, erogazione liquidazione e funzioni di segreteria degli eventi
collettivi Aziendali, Regionali, di Area Vasta e del personale convenzionato (Medici di
Medicina Generale, Specialisti Ambulatoriali, Pediatri di Libera Scelta e Medici
Continuità Assistenziale);
- Gestione e liquidazione della formazione individuale obbligatoria e individuale
sponsorizzata del personale dipendente;
- Gestione e liquidazione docenze interne ed esterne;
- Gestione delle sponsorizzazioni e controllo sul conflitto di interessi;
- Predisposizione e gestione della procedura di raccolta dei bisogni formativi coadiuvati
da un operatore informatico, ai fini della redazione dell’elenco /allegato al - Piano di
Formazione Annuale;
- Collaborazione con il Direttore della U.O.S. Formazione per la predisposizione del Piano Triennale ed Annuale della Formazione;
- F.A.D. (Formazione a Distanza);
- Predisposizione degli atti necessari per l’Accreditamento Provider;
- Aggiornamento sito web aziendale per la formazione ( esterno ed interno );
- Gestione Anagrafe formativa e archivio fascicoli cartaceo eventi formativi, inoltro
trimestrale in Regione del flusso dati ECM e verifica/controllo/correzione delle eventuali
linee respinte;
- Gestione e redazione report trimestrali ECM;
- Segreteria Corsi Operatore Socio Sanitario;
- Coordinamento Animatori di Formazione e tenuta Albo Aziendale;
- Calendarizzazione eventi formativi.
RAQ
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale ha designato un proprio
rappresentante, conferendogli l’autorità necessaria per gestire, monitorare, valutare e
coordinare il sistema di gestione per la qualità della formazione.
Questo incarico è affidato al Referente Assicurazione Qualità ( RAQ ) nominato con
specifico atto conservato presso l’U.O.C. Accreditamento e Qualità e le cui funzioni
sono descritte nel DOC 16.
L’elenco dei RAQ Aziendali è consultabile su intranet al seguente link:
http://intraweb.usl12.toscana.it/joomla/images/modulistica_qualita/elenco%20raq%20v
er%2008_03_2012.pdf
.
Supervisore Formazione Sanitaria Regionale (FSR)
Si occupa dell’ Accreditamento degli eventi formativi aziendali e fa parte della UOS
Formazione del personale.
Animatore di Formazione ( AdF )
Individuato secondo le modalità indicate dalla normativa regionale. Svolge il proprio
ruolo all’interno della Area/Dipartimento di appartenenza in stretta collaborazione alla
UOS Formazione del personale secondo quanto indicato nel Regolamento aziendale.
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5.3.2 ICT
La funzione ICT ha il compito di supportare le attività di tipo informatico della U.O.S.
Formazione del Personale quali:
- software gestionale FORMAZ (Anagrafe formativa aziendale );
- trasmissione flussi dati verso il programma regionale AFR (Anagrafe Formativa
Regionale)
- controllo e manutenzione delle apparecchiature informatiche utilizzate per le attività
formative;
- studio e proposte per il miglioramento delle attività informatiche (flusso dati, ecc.).
5.3.3 Progettazione e Sviluppo
Per la funzione Progettazione e Sviluppo eventi formativi si rimanda al Doc 9 ( come da
elenco allegato al Manuale della Qualità ).
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5.3.4 Comunicazione interna
Il Direttore UOS Formazione del Personale ha definito e attuato un processo al fine di
comunicare all’interno dell’Azienda:
•
•
•
•
•
gli obiettivi per la qualità della formazione, attraverso il coinvolgimento dei
professionisti per raccogliere anche informazioni utili al miglioramento dei
processi;
i requisiti del destinatario della formazione attraverso un approccio personalizzato
che consente di definire esaustivamente le esigenze;
i risultati raggiunti attraverso gli incontri con i collaboratori;
le esigenze organizzative;
le prassi operative.
L’efficacia/efficienza del processo di comunicazione interna viene periodicamente
monitorata in occasione di incontri tra operatori della UOS stessa e gli Animatori di
Formazione.
La diffusione delle informazioni all’interno dell’azienda anche attraverso il sito intranet
ha lo scopo di coinvolgere il personale a tutti i livelli e migliorarne così le prestazioni.
5.4 RIESAME DA PARTE DELLA U.O.S. FORMAZIONE DEL PERSONALE
Il Direttore della U.O.S. Formazione del Personale si assicura periodicamente
dell’adeguatezza, idoneità ed efficacia del sistema di gestione per la qualità della
formazione attraverso:
•
•
•
•
•
•
•
l’andamento degli indicatori significativi così come definiti nella normativa
regionale di riferimento ( DGRT 643/2008 e DGRT 599/2012 ecc… ) ;
lo stato del raggiungimento degli obiettivi per la qualità della formazione e le
azioni di miglioramento da intraprendere;
i cambiamenti interni ed esterni capaci di influire sul sistema di gestione per la
qualità;
le informazioni di ritorno sulla soddisfazione dell’utente sulla base delle indagini
di clima interno effettuate dal laboratorio MES;
le prestazioni dei professionisti individuati quali docenti attraverso la rilevazione
del gradimento degli eventi formativi proposti;
i confronti con il territorio e le nuove strategie;
le proposte per il miglioramento delle performance.
Il riesame è l’occasione per verificare tutta l’organizzazione, valutandone il grado di
efficacia ed efficienza del sistema .
Il prodotto finale del riesame è la realizzazione del Piano di Miglioramento. Per
approfondimento vedi DOC 3 “Valutazione d’impatto formativo (Piano di
miglioramento)”.
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6 – GESTIONE DELLE RISORSE
6.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE
La funzione Gestione Risorse si occupa delle politiche delle risorse interne e non:
- Assicura la ricerca e la selezione delle risorse professionali in funzione del fabbisogno
individuato;
- Coordina la pianificazione ed erogazione della formazione delle risorse interne e non;
- Valorizza e sviluppa le risorse umane, garantendo il livello di formazione del
personale.
L’Azienda assicura e mette a disposizione del personale le risorse necessarie per
realizzare e migliorare il sistema di gestione per la qualità e per perseguire la
soddisfazione dell’utente.
L’individuazione delle risorse ( umane, strutturali, tecnologiche ed economiche),
permette di monitorare le attività, il raggiungimento degli obiettivi ed il mantenimento
del sistema di gestione della qualità nonché il grado di soddisfazione delle attività
formative. Proprio per questo ultimo aspetto un ruolo determinante è svolto dalla UOS
Formazione del personale in quanto si pone trasversalmente tra l’azienda ed i
professionisti e attraverso l’uso della modulistica predisposta ad hoc può raccogliere le
osservazioni, i suggerimenti ed i reclami apportando all’ azienda informazioni utili per
attuare azioni di miglioramento.
6.2 RISORSE INTERNE E COLLABORATORI
L’U.O.S. Formazione del Personale è consapevole che il coinvolgimento del personale
è fondamentale per il miglioramento del sistema di gestione per la qualità e delle
attività formative, pertanto:
•
si occupa della formazione del personale;
•
informa dell’organizzazione interna e livelli di competenze attraverso la
pubblicizzazione dell’organigramma e del funzionigramma;
•
si preoccupa della condivisione degli obiettivi formativi;
•
favorisce lo scambio di informazioni attraverso riunioni e incontri periodici tra i
professionisti coinvolti nella formazione.
6.3 INFRASTRUTTURE
L’Azienda per quanto di pertinenza, ha definito le infrastrutture necessarie per
realizzare i servizi e ha provveduto a:
•
individuare e strutturare aree dedicate alle attività formative ed assicura la
manutenzione delle stesse;
•
mettere a disposizione le attrezzature necessarie alla redazione e gestione delle
attività di supporto utili all’erogazione dei servizi, quali:
- computer in rete;
- stampanti;
- fotocopiatrici;
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- supporti tecnologici;
- hardware e software, ecc…
6.4 AMBIENTE DI LAVORO
E’ responsabilità dell’Azienda garantire, attraverso la struttura ed i servizi messi a
disposizione, un ambiente di lavoro che contribuisce alla motivazione, alla
soddisfazione e al miglioramento delle prestazioni del personale.
Tutti i locali utilizzati devono essere adeguati per luminosità e ventilazione, norme di
sicurezza.
Ogni postazione di lavoro, nel caso della UOS Formazione del personale è dotata di
arredi e PC collegati in rete al sistema informatico interno e tramite Internet al mondo
esterno, stampante di rete e di telefono.
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7 – GESTIONE EVENTI FORMATIVI E RECLAMI
7.1 PROCESSI RELATIVI ALL’ UTENTE
La U.O.S. Formazione del Personale ha individuato, attuato e mantiene aggiornati i
processi per comunicare in modo efficace ed efficiente con l’utenza onde assicurare
un’adeguata comprensione delle esigenze formative.
7.2 PROGETTAZIONE E SVILUPPO
La progettazione e la realizzazione delle attività formative avviene secondo le
specifiche definite dalla Regione Toscana (D.G.R. 643/2008, 1014/2011 e 599/2012) e
prevede:
•
•
•
l’elaborazione da parte della U.O.S Formazione del Personale del Piano
Pluriennale della Formazione che viene approvato dalla Direzione Aziendale e
successivamente trasmesso alla regione Toscana per quanto di competenza nel
rispetto della normativa indicata sopra;
l’elaborazione, da parte della U.O.S Formazione del Personale, del Piano
Annuale di Formazione ( PAF ), approvato dalla Direzione Aziendale e,
successivamente trasmesso alla Regione Toscana secondo le modalità indicate
dalla normativa vigente per il parere di competenza.
Esso implica l’attività formativa da realizzare in azienda e la relativa
calendarizzazione degli eventi formativi. La progettazione si realizza partendo
dalla rilevazione dei bisogni formativi, passando all’analisi dei bisogni formativi e
si completa attraverso l’erogazione dell’evento e la valutazione/ azione di
miglioramento.
La redazione da parte della UOS Formazione del personale della Relazione
Annuale sulla base della realizzazione degli eventi formativi programmati con il
PAF, con le risultanze della valutazione d’impatto sugli eventi individuati e le
modalità di condivisione dei risultati con le strutture interessate con la valutazione
media del gradimento di tutti gli eventi formativi, la valutazione media del
docente, l’analisi delle spese sostenute. Essa viene trasmessa alla regione
Toscana nei modi indicati dalla normativa indicata in premessa.
Si ritiene opportuno integrare questa sezione facendo riferimento alle attività formative
dei corsi per Operatore Socio Sanitario ( OSS ) che sono regolamentate da specifici
atti della regione Toscana ed assegnati dalla stessa alle Aziende sanitarie. La nostra
Azienda emana annualmente un provvedimento di recepimento e affida alla U.O.S
Formazione del Personale la parte amministrativa mentre la parte didattica e la
direzione degli stessi è affidata alla UOC Assistenza Infermieristica Ospedaliera.
7.3 MODALITA’ DI REALIZZAZIONE DI UN EVENTO FORMATIVO
Il processo di realizzazione di un evento formativo
documento Aziendale DOC 09.
è codificato nell’omonimo
Il documento descrive la metodologia utilizzata, gli strumenti e le modalità
organizzative messe in campo dalla nostra Azienda per la realizzazione dei singoli
17
Rev. 0
Nuova Emissione
19/06/2014
U.O.S. FORMAZIONE
DEL PERSONALE
eventi formativi che compongono il Piano Annuale di Formazione. Il documento è
funzionalmente collegato al Manuale della Formazione.
La realizzazione di un evento formativo prevede 5 Fasi fondamentali:
1
2
T 40 “RILEVAZIONE BISOGNI FORMATIVI”
T 28 “RILEVAZIONE ED ANALISI DEL FABBISOGNO FORMATIVO”
3
4
T 29 “PROGETTAZIONE”
T 30 “FASE PRECEDENTE LA REALIZZAZIONE DEL CORSO”
T 31 “EROGAZIONE – FASE D’AULA”
T 32 “VALUTAZIONE”
5
7.4 MODALITA’ DI COMUNICAZIONE E GESTIONE RECLAMI
Le modalità di comunicazione utilizzate dalla U.O.S Formazione del Personale, sono
definite nell’ambito delle specifiche competenze e utilizzano strumenti quali:
•
contatti verbali / telefonici / fax;
•
utilizzo di tecnologie informatiche (e. mail, internet);
•
suggerimenti /reclami attraverso l’analisi dei questionari di gradimento degli
eventi formativi erogati.
Nel caso dei reclami essi vengono raccolti, classificati e gestiti nella logica del
miglioramento continuo (T01 “Questionario di gradimento dell’evento formativo e di
valutazione docenti”).
La gestione dei reclami prevede:
•
•
•
•
raccolta delle T01 con reclamo;
invio del/dei reclamo/i al Responsabile del progetto formativo;
trasmissione del report reclami alla Direzione Aziendale;
azioni di miglioramento consequenziali.
8 - VALUTAZIONE ED AZIONI DI MIGLIORAMENTO/ AUDIT
Per il raggiungimento degli obiettivi prefissati è opportuno mettere in atto una serie di
azioni che garantiscono un buon livello qualitativo dei servizi offerti . Per valutare il
raggiungimento di tali obiettivi ed un livello qualitativo accettabile la UOS Formazione
del personale ha messo in atto una serie di processi quali:
•
questionario di gradimento dell’evento formativo e valutazione dei docenti, con
possibilità per i discenti di segnalare reclami o suggerimenti;
•
scheda di valutazione del singolo evento.
L’analisi dei suddetti processi ci permette di rilevare:
•
il grado di soddisfazione da parte dei destinatari degli eventi formativi aziendali;
•
la rilevazione degli eventuali suggerimenti/reclami;
•
la possibilità di mettere in atto azioni di miglioramento.
La UOS Formazione del personale svolge anche Audit interni utili a garantire la
conformità dei processi alle indicazioni fornite dal Sistema Qualità Aziendale, a
dimostrare la validità dell’azione formativa in azienda o la necessità di mettere in atto
azioni correttive o preventive.
18

Manuale della Qualita

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