Codice di Condotta - Kimberly

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Codice di Condotta
Sapere cosa è giusto.
FARE ciò che è giusto.
1
Indice
Il perché di un Codice di Condotta............................................................................................................................................................ 4
Il Codice si applica a tutti noi..................................................................................................................................................................... 4
Comunicare le proprie preoccupazioni senza timori ................................................................................................................................ 5
Direttiva anti-ritorsione ............................................................................................................................................................................ 5
Segnalazioni effettuate in modo onesto.................................................................................................................................................... 5
A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni ......................................................................................................................................... 6
Violazioni delle procedure contabili e dei controlli interni........................................................................................................................ 7
Linea dedicata per il Codice di Condotta .................................................................................................................................................. 7
Obblighi dei team leader e di altre persone che ricevono segnalazioni di potenziali violazioni del Codice .............................................8
Violazioni del Codice ................................................................................................................................................................................ 8
La condotta verso i team .......................................................................................................................................................................... 9
Libertà di associazione.............................................................................................................................................................................. 9
Diversità, inclusione e non discriminazione ............................................................................................................................................. 9
Diritti umani su scala mondiale............................................................................................................................................................... 10
Sicurezza nell’ambiente di lavoro ........................................................................................................................................................... 11
Ambiente di lavoro improntato al rispetto ............................................................................................................................................. 12
Violenza nell’ambiente di lavoro ............................................................................................................................................................ 12
Sostanze stupefacenti e alcol .................................................................................................................................................................. 13
La condotta verso il prossimo.................................................................................................................................................................. 14
La nostra attività ..................................................................................................................................................................................... 14
Clienti e fornitori .................................................................................................................................................................................... 14
Consumatori............................................................................................................................................................................................ 15
Protezione dei dati di dipendenti e consumatori ................................................................................................................................... 15
Social media............................................................................................................................................................................................ 16
Concorrenza............................................................................................................................................................................................ 16
Informazioni sulla concorrenza .............................................................................................................................................................. 17
Ambiente................................................................................................................................................................................................. 18
Rapporti con le pubbliche amministrazioni ............................................................................................................................................ 18
Attività a livello internazionale................................................................................................................................................................ 19
La condotta verso l’Azienda..................................................................................................................................................................... 20
Utilizzo delle informazioni e delle risorse aziendali ................................................................................................................................ 20
Conflitti di interesse ................................................................................................................................................................................ 20
Informazioni riservate ............................................................................................................................................................................ 22
Utilizzo delle risorse aziendali ................................................................................................................................................................ 24
Regali, attività ricreative e altri favori ..................................................................................................................................................... 25
Regali, attività ricreative e altri favori a pubblici ufficiali ........................................................................................................................ 27
Conservazione dei dati ........................................................................................................................................................................... 28
Reporting finanziario .............................................................................................................................................................................. 29
Prevenzione delle frodi ........................................................................................................................................................................... 30
Fare quello che è giusto: il modo di operare di Kimberly-Clark............................................................................................................... 31
Numeri della linea dedicata per il Codice di Condotta............................................................................................................................ 32
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Ai dipendenti e alle dipendenti di Kimberly-Clark
Da anni a Kimberly-Clark è stata riconosciuta una condotta
impeccabile. Negli ultimi anni abbiamo ricevuto numerosi
riconoscimenti per le prassi di gestione etica, incluso il premio
“World’s Most Ethical Companies” (Le aziende più etiche
del mondo) attribuito da Ethisphere. Sono molto orgoglioso
del fatto che i dipendenti Kimberly-Clark siano fieri della
nostra reputazione. Uno dei nostri valori fondamentali è
l’autenticità, che in Kimberly-Clark significa continuare a
portare avanti il patrimonio di onestà, integrità e coraggio nel
comportarci in modo giusto. Lo abbiamo sempre fatto e a
tale standard ci atterremo anche in futuro.
Una buona reputazione è un bene prezioso. Nel mondo di
oggi, dove le informazioni viaggiano veloci ovunque, l’operato
di un’azienda e le azioni dei suoi dipendenti sono sottoposti a
un controllo molto più rigoroso che in passato. Aspettarsi che
ogni dipendente Kimberly-Clark si attenga, sempre e ovunque,
agli standard del Codice di Condotta in tutte le attività è una
grande sfida, ma è anche il minimo, perché rispecchia il tipo di
azienda per la quale tutti vogliamo lavorare.
Leggete con attenzione e assimilate il nostro Codice di
Condotta Kimberly-Clark. Chiedete chiarimenti. Attenetevi
alle sue norme. Pretendete dai vostri colleghi che
facciano altrettanto. Se tutti ci adopereremo in tal senso,
continueremo a essere i portavoce di una tradizione che in
Kimberly-Clark vige da oltre 140 anni.
Cordialmente,
Thomas J. Falk
Presidente del Consiglio di
Amministrazione e
Amministratore Delegato
Come Thomas Falk ha detto nella sua lettera, la nostra
reputazione aziendale e individuale è un bene prezioso.
In qualità di General Counsel dell’ufficio legale, ho la
responsabilità di lavorare con voi per tutelare questa
reputazione. Assicurarsi che i dipendenti comprendano gli
obblighi di legge delle giurisdizioni in cui operiamo è solo
una delle aspettative di Kimberly-Clark. In molte circostanze
Kimberly-Clark pretende da noi più di quanto esige la legge.
Il Codice di Condotta di Kimberly-Clark è una guida
preziosa per comprendere le questioni di natura etica che
occasionalmente possono sorgere nei rapporti con colleghi,
clienti, fornitori, concorrenti e con l’opinione pubblica.
Vi invito a leggere il Codice e a riflettere sul modo in cui
quest’ultimo si applica a voi e al vostro lavoro. Accertatevi di
comprendere le vostre responsabilità ai sensi del Codice, tra
cui quella di segnalare presunte violazioni e di collaborare alle
indagini dell’Azienda.
Se avete bisogno di chiarimenti o nutrite delle perplessità,
nel Codice troverete le risorse a cui potrete rivolgervi per
ottenere le risposte che cercate. Se avvertite l’esigenza
di parlare di una situazione per individuare una soluzione
appropriata, rivolgetevi al vostro team leader, all’esperto delle
Risorse umane o a un componente dell’Ufficio legale. Potete
anche contattare la Linea diretta per il rispetto del Codice
di Condotta, se desiderate mantenere l’anonimato. Infine,
potete rivolgervi a me direttamente, in qualsiasi momento,
per avere chiarimenti o esprimere dubbi sulla conformità al
Codice di Condotta e sugli standard di etica e integrità adottati
dalla nostra Azienda. Si tratta della nostra reputazione:
collaboriamo tutti insieme alla sua salvaguardia.
Cordialmente,
Thomas J. Mielke
General Counsel
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Perché avere un Codice di Condotta
In Kimberly-Clark forniamo gli elementi essenziali per una vita
migliore. I valori One K-C sono i principi e gli ideali che hanno
plasmato la nostra realtà attuale e che definiscono il modello di
azienda che ci prospettiamo di essere in futuro. Ecco i nostri valori:
Autentici – in Kimberly-Clark crediamo nella capacità di
portare avanti il patrimonio di onestà, integrità e capacità di
comportarci con coraggio nel modo giusto. Ci adoperiamo
per essere una delle aziende di maggior successo al mondo,
che consegue i risultati grazie al profondo impegno e al
comportamento rispettoso delle regole.
Responsabili – ci assumiamo la responsabilità della nostra
attività e del futuro. Stabiliamo obiettivi ambiziosi, sia
aziendali sia personali, e cerchiamo di superarli. Ci sentiamo
responsabili in prima persona dell’espressione delle
potenzialità a livello individuale e di gruppo.
Innovativi – i fondatori dell’azienda hanno definito una
cultura che promuoveva lo spirito imprenditoriale, la
sperimentazione nello sviluppo dei prodotti e la creatività
nel marketing. Confermiamo il nostro impegno verso
nuove idee che creano valore aggiunto per clienti e partner.
Riconosciamo che ciò che oggi rappresenta il meglio, domani
sarà il benchmark da superare.
Interesse verso gli altri – tutti i valori precedenti, unitamente
a un autentico rispetto reciproco e all’attenzione per le
comunità in cui viviamo e lavoriamo, fanno di Kimberly-Clark
un’azienda per la quale le persone desiderano lavorare e con
la quale avere rapporti di affari in tutto il mondo.
Siamo convinti che il modo in cui conduciamo gli affari sia
altrettanto importante degli affari stessi. Una condotta
improntata all’integrità e al rispetto di standard etici elevati
è il modo di operare che contraddistingue Kimberly-Clark.
Il Codice di Condotta rafforza i nostri valori, fornendo
indicazioni sul comportamento da adottare nei rapporti
con clienti, fornitori, colleghi, concorrenti e con il pubblico
generale; la nostra condotta deve essere sempre improntata
all’integrità e a principi di etica e correttezza. Gli elementi
essenziali per il nostro successo dipendono dal modo in cui
viviamo questi valori e diamo prova dei comportamenti One
K-C, tesi a creare fiducia, prendere decisioni, ottenere sempre
risultati vincenti, pensare al cliente, migliorare continuamente
e sviluppare il talento.
Il Codice non può descrivere tutte le leggi, le normative o
le direttive aziendali di Kimberly-Clark applicabili al nostro
operato o a una situazione in particolare. Costituisce
piuttosto un quadro di principi etici all’interno del quale tutti
i dipendenti sono tenuti a operare. Tali principi sono spesso
più rigorosi degli obblighi minimi stabiliti per legge. Il Codice
rappresenta un’importante guida di riferimento per chi come
noi si impegna affinché le nostre attività vengano condotte in
modo etico e giusto.
In un mondo in rapida evoluzione, in cui l’innovazione è
la chiave per affermarsi nel mercato, vogliamo che i nostri
dipendenti si assumano rischi intelligenti per avere successo.
Allo stesso tempo, ci impegniamo verso i nostri valori,
adottiamo i comportamenti One K-C e facciamo ciò che è
giusto. Il Codice fornisce le direttive necessarie ai nostri
dipendenti.
In qualità di dipendente Kimberly-Clark la lettura e la
comprensione del Codice di condotta rappresenta un primo
passo importante per conoscere la nostra storia, la nostra
cultura e le nostre aspettative. Per il successo in KimberlyClark non c’è nulla di più importante del comprendere gli
standard etici spiegati nel Codice e metterli in pratica.
IL CODICE SI APPLICA A TUTTI NOI
Ciascuno di noi ha l’obbligo di leggere e comprendere il
contenuto del Codice di Condotta. Il Codice di Condotta
si applica a tutti i dipendenti Kimberly-Clark in tutto il
mondo, nonché ai membri del Consiglio di Amministrazione
di Kimberly-Clark Corporation. Se una consuetudine, una
cultura o una legge locale stabilisce una norma diversa da
quella indicata nel Codice, è necessario chiedere chiarimenti
all’Ufficio legale.
Ognuno di noi ha la responsabilità di rispettare questo
Codice, di segnalare le presunte violazioni e di collaborare alle
indagini avviate dall’Azienda sulle potenziali violazioni.
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COMUNICARE LE PROPRIE PREOCCUPAZIONI
SENZA TIMORI
Quando si viene a conoscenza di una questione che attiene
al Codice di Condotta, sono molte le ragioni per le quali
preferiremmo tacere, ad esempio non sapere con certezza
che cosa sia successo. Magari si teme di mettere qualcuno nei
guai o si temono ritorsioni da parte di qualcuno. Magari si
finisce col pensare che spetta a qualcun altro fare qualcosa.
Il comportamento giusto, tuttavia, consiste nel parlare
chiaramente di ciò che non va. Se l’idea di fare il proprio
nome non è molto incoraggiante, è possibile segnalare un
caso anche mantenendo l’anonimato. I dipendenti che
si espongono con una segnalazione svolgono un ruolo
importante a sostegno dell’etica nel luogo di lavoro. Costoro
hanno la responsabilità di comunicare ciò che sanno in modo
che l’azienda possa reagire tempestivamente e adottare
adeguati provvedimenti. Una delle maniere più importanti
con cui si può fare la differenza è accorgersi di eventuali
attività illegali o non etiche condotte sul luogo di lavoro e
segnalarle tempestivamente a chi di dovere.
DIRETTIVA ANTIRITORSIONE
La nostra Azienda si impegna a tutelare i diritti delle persone
che segnalano in buona fede questioni relative al Codice di
Condotta. L’Azienda non eserciterà alcuna azione di ritorsione
contro una persona che:
•Segnala una presunta violazione del nostro Codice, delle
direttive o della legge.
• Solleva una questione di conformità o chiede consigli su
una prassi, una decisione o un’azione aziendale.
• Collabora alle indagini condotte su una potenziale violazione.
Il sollevamento in buona fede di una questione legata al
Codice di Condotta o la collaborazione onesta a un’indagine
dell’Azienda non può causare la perdita del posto di lavoro
o dei benefit, la sospensione, la retrocessione di livello,
minacce, molestie o discriminazioni. Anche i dipendenti
coinvolti nelle indagini sulle violazioni sono protetti dalla
direttiva antiritorsione.
SEGNALAZIONI EFFETTUATE IN MODO ONESTO
Effettuare segnalazioni in modo onesto significa essere
convinti in buona fede che si sia verificata una violazione
del Codice di Condotta anche se non è possibile verificare
una reale violazione. Una denuncia effettuata a scopo di
ritorsione verso altre persone, per ottenere un vantaggio
in un conflitto personale o per molestare o intimidire,
non costituisce una segnalazione onesta. La segnalazione
disonesta ai sensi del Codice di Condotta è in sé una
violazione del Codice di Condotta. Se si ritiene di essere
vittima di una ritorsione, denunciare la cosa come se fosse
una violazione del Codice.
D. La cultura e le leggi variano da Paese a Paese.
Questo Codice è applicabile ovunque in tutto il mondo?
R. Sì. La condotta stabilita nel Codice si applica a tutti
i dipendenti di tutto il mondo, a prescindere dal Paese.
Se una consuetudine, una cultura o una legge locale
stabilisce una norma diversa da quella indicata nel Codice,
è necessario chiedere chiarimenti all’Ufficio legale.
D. Ho assistito a un’azione del mio team leader che
non mi è sembrata etica, ma ho paura di denunciare
questa presunta violazione del Codice. Mi metterò
nei guai o danneggerò la sua reputazione segnalando
questo fatto?
R. No. Una semplice segnalazione non può
comportare conseguenze per il dipendente o
danneggiare la reputazione del team leader. Non si
verrà considerati responsabili per avere effettuato
una segnalazione in buona fede, anche nel caso in
cui questa si rivelasse infondata. Le indagini saranno
condotte in modo obiettivo, imparziale e riservato,
così da garantire la protezione della reputazione
di ciascun dipendente. Tutte le segnalazioni di
violazione del Codice e le denunce di ritorsione
saranno oggetto di indagini approfondite.
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A CHI RIVOLGERSI PER CHIARIMENTI O
SEGNALAZIONI
È possibile inoltre contattare l’Ufficio del General Counsel
degli affari legali di Kimberly-Clark:
Tel.: +1 972 281 1216
Indirizzo: Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
Stati Uniti d’America
Attention: Legal Department
Fax: +1 972 281 1492
La segnalazione di presunte violazioni del Codice di Condotta è
di fondamentale importanza. In questo modo infatti l’Azienda
può stabilire se effettivamente esiste un problema che necessita
di una soluzione. Per questo motivo tutti noi siamo tenuti a
segnalare le presunte violazioni del Codice di Condotta, sollevare
tutte le questioni al livello appropriato e operare in conformità
con il Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct
Issues (Protocollo per la segnalazione e l’escalation dei problemi
relativi al Codice di Condotta). Sono disponibili numerose risorse
per eventuali domande sul Codice, oppure se si è al corrente di
presunte violazioni.
Il team leader.
È possibile rivolgere richieste di chiarimento e problemi al
team leader. Se non si vuole rivelare il problema al team
leader, o se si ritiene che il team leader non abbia adottato
dei provvedimenti adeguati, è possibile anche rivolgersi a:
Un altro team leader.
Qualsiasi membro del team Sicurezza globale.
E-mail: [email protected]
Tel.: +1 888 288 8216 (Stati Uniti e Canada)
+1 443 716 2301 (chiamate internazionali
con addebito al destinatario)
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
Attention: Global Security Department
Fax: +1 972 281 1236
Qualsiasi dipendente dell’Ufficio legale.
È possibile rivolgersi al responsabile legale nazionale o
dell’unità aziendale di appartenenza, oppure a qualsiasi
dipendente dell’Ufficio legale con cui si è già collaborato.
Chief Compliance and Ethics Officer presso:
Tel.: Indirizzo:
Fax: +1-920-721-6731
Kimberly-Clark Corporation
2001 Marathon Avenue
Neenah, WI 54956 U.S.A.
Attention: Chief Compliance and Ethics Officer
+1-920-225-3126
Qualsiasi dipendente del reparto Risorse umane.
È possibile rivolgersi al rappresentante delle Risorse umane
nazionale o dell’unità aziendale di appartenenza.
Linea dedicata per il Codice di Condotta
Il servizio di Linea diretta per il rispetto del Codice di Condotta
è descritto più dettagliatamente alla pagina seguente. È
possibile effettuare una segnalazione alla linea diretta
mantenendo l’anonimato. Nota: in base alle leggi vigenti, il
servizio di Linea dedicata per il Codice di Condotta potrebbe
non essere disponibile in determinati Paesi.
D. Ho un problema da segnalare, ma nel Codice
di Condotta non se ne fa menzione. Questo significa
che non devo preoccuparmi?
R. Il Codice di Condotta non può fornire una
risposta a ogni singola domanda o questione
di natura etica. Se si nutre il sospetto che una
determinata situazione o un certo comportamento
non sia conforme ai principi del Codice di Condotta,
occorre rivolgersi al proprio team leader o a una
delle persone indicate nella presente sezione Risorse.
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VIOLAZIONI DELLE PROCEDURE CONTABILI E DEI
CONTROLLI INTERNI
L’inosservanza delle procedure contabili, dei controlli interni
e delle pratiche di revisione dei conti potrebbe avere gravi
conseguenze per Kimberly-Clark e per gli azionisti. Se si
hanno delle segnalazioni a questo riguardo è opportuno
rivolgersi al:
General Counsel
Tel.:
Indirizzo:
Fax: +1-972-281-1216
Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
Attention: General Counsel
+1-972-281-1492
-OPPUREPresidente del Comitato di controllo
LINEA DEDICATA PER IL CODICE DI CONDOTTA
Per offrire a ogni dipendente la possibilità di segnalare
questioni relative al Codice di Condotta mantenendo
l’anonimato è stata istituita una Linea dedicata per il Codice
di Condotta gratuita. Grazie alla Linea diretta per il rispetto
del Codice di Condotta è possibile segnalare i casi tramite
telefono o via Internet. Le informazioni saranno acquisite da
una società indipendente che raccoglie le segnalazioni relative
alla violazione del Codice di Condotta di Kimberly-Clark e di
molte altre aziende.
• Il segnalzioni possono 24 ore su 24, tutto l’anno.
• Le segnalazionipossono essere effettuate in qualsiasi lingua.
• Se lo si desidera, è possibile effettuare la segnalazione in
forma anonima tramite il Web.
Numero verde
Per gli USA – +1 800 482 6020
er gli altri Paesi – consultare l’elenco dei numeri reperibile
P
tramite il link:
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
Attention: Corporate Secretary
Fax: +1-972-281-1578
Numeri di telefono globali per le questioni relative al Codice
di Condotta
-OPPURE-
Sito Web per segnalare via Internet questioni relative al
Codice di Condotta
Servizio Internet
Linea dedicata per il Codice di Condotta
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OBBLIGHI DEI TEAM LEADER E DI ALTRE
PERSONE CHE RICEVONO SEGNALAZIONI DI
POTENZIALI VIOLAZIONI DEL CODICE
I team leader e gli altri dipendenti che ricevono segnalazioni di
potenziali violazioni del Codice rivestono un ruolo importantissimo
nella promozione del Codice di Condotta. Kimberly-Clark esorta i
dipendenti a parlare di eventuali perplessità con i rispettivi team
leader. I team leader e gli altri dipendenti che ricevono segnalazioni
di potenziali violazioni del codice devono essere preparati ed esperti
nel gestire i dubbi e le segnalazioni riguardo al Codice di Condotta.
I team leader devono:
VIOLAZIONI DEL CODICE
Le violazioni del Codice di Condotta sono reati gravi. La
violazione del Codice, delle nostre direttive o della legge può
determinare azioni disciplinari di gravità crescente che possono
includere anche il licenziamento. Tutto dipende dal tipo di
violazione e dal livello di gravità. Qualora le violazioni del Codice
costituiscano anche una violazione della legge, si può essere
soggetti a multe, ammende, procedimenti penali o altri rimedi
previsti dalla legge e imposti da ente governativo o giudice.
•Assicurarsi di conoscere e comprendere il Codice
di Condotta e di modellare su di esso il proprio
comportamento.
• Intervenire per far cessare le violazioni del Codice o della
legge da parte dei dipendenti.
• Far capire ai dipendenti di essere disponibili a chiarire
eventuali dubbi.
• Prendere sul serio le domande e i dubbi espressi dai dipendenti.
Quando viene segnalata una potenziale violazione del
Codice di Condotta:
• È possibile chiedere consigli prima di rispondere.
• Sollevare tutte le questioni al livello appropriato e operare
in conformità con il Protocol for Reporting and Escalation
of Code of Conduct Issues (Protocollo per la segnalazione e
l’escalation dei problemi relativi al Codice di Condotta).
• È necessario sostenere i dipendenti che effettuano
segnalazioni in buona fede e trattarli con rispetto.
• Non dare mai ai dipendenti l’impressione di ignorare le loro
preoccupazioni.
• Assicurarsi che non si verifichino azioni di ritorsione contro
qualcuno che abbia segnalato una presunta violazione del
Codice.
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LA CONDOTTA VERSO I DIPENDENTI
LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE
Ci impegniamo a rispettare il diritto alla libertà di associazione
dei nostri dipendenti, che prevede:
•Il diritto di organizzarsi secondo quanto stabilito dalle leggi
In KimberlyClark riteniamo
che il nostro successo
dipenda dalla fiducia e dal
rispetto reciproco. Il lavoro
di squadra è un valore
guida in tutto il nostro
operato.
e dalle prassi nazionali.
• Il diritto alla contrattazione collettiva attraverso
rappresentanti eletti dai dipendenti stessi.
• Il diritto di tali rappresentanti eletti a comunicare, in termini
ragionevoli, con i lavoratori al fine di rappresentarli.
• Il diritto di impegnarsi in altre attività tutelate.
• Il diritto di astenersi da tali attività.
Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti:
Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione Istruzioni
per la Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione.
DIVERSITÀ, INCLUSIONE E NON DISCRIMINAZIONE
Ci impegniamo ad avere una forza lavoro globalmente diversificata
attraverso una politica di pari opportunità di impiego.
È nostra intenzione:
•Assumere, promuovere e sostenere lo sviluppo
professionale di una forza lavoro globalmente diversificata.
• Assumere, formare, promuovere e retribuire il personale in
base alle capacità, ai risultati, all’esperienza e alla condotta
senza distinzione di razza, etnia, colore della pelle, sesso,
orientamento sessuale, età, religione, credo, origine nazionale,
identità di genere, invalidità, congedi previsti dalla legge, stato
di veterano o altre categorie protette dalla legge in vigore.
•Riconoscere e utilizzare la diversità dei talenti, delle
capacità e delle esperienze di ognuno.
• Essere aperti verso le prospettive di tutti e aiutare gli altri a
sentirsi a proprio agio nell’esprimere le proprie.
Linee guida sui gruppi di risorse dei dipendenti; Toolkit sulla
diversità; Home page sulla diversità e sull’inclusione; Direttiva
sui diritti umani nel rapporto di lavoro; Istruzioni per la
Direttiva sui diritti umani nel rapporto di lavoro; Direttiva sullo
sviluppo e la diversità delle risorse umane; Posizione ufficiale
dell’Azienda su molestie e altri comportamenti scorretti.
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DIRITTI UMANI A LIVELLO GLOBALE
Kimberly-Clark si impegna a riconoscere i diritti umani a livello
globale. Abbiamo stabilito determinati standard pensati per
proteggere i diritti umani e ci aspettiamo che anche i nostri
fornitori e partner aziendali vi si attengano:
•Consentire la libertà di associazione e di contrattazione
collettiva.
• Adottare misure di protezione contro il lavoro minorile.
• Adottare misure di protezione contro il lavoro forzato e
l’abuso della forza lavoro.
• Vietare la discriminazione.
• Attenersi alle leggi relative all’orario di lavoro, alla
retribuzione e alla previdenza.
• Creare un ambiente di lavoro sicuro e sano.
• Proteggere l’ambiente.
• Vietare la corruzione e la concussione.
Conformità sociale; Direttiva sui diritti umani in materia di
occupazione; struzioni per la Direttiva sui diritti umani in
materia di occupazione; Direttiva sullo sviluppo e la diversità
delle risorse umane; Posizione ufficiale dell’Azienda su
molestie e altri comportamenti inappropriati.
D. Ho ascoltato per caso una conversazione in
cui il mio team leader raccontava una barzelletta di
argomento religioso a un mio collega, che era un po’
a disagio. Non voglio immischiarmi in cose che non
mi riguardano, Cosa dovrei fare?
R. Segnalare l’accaduto. Tutti i dipendenti hanno
diritto di lavorare in un ambiente dove siano trattati
con dignità e rispetto dai loro superiori e dai loro
pari grado. È doveroso segnalare la questione al
rappresentante delle Risorse umane o utilizzando la
Linea dedicata per il Codice di Condotta, anche se
questa azione dovesse creare disagio. A chi rivolgersi
per chiarimenti o segnalazioni
D. Ho la sensazione di non avere ricevuto una
promozione per motivi di discriminazione di genere.
Cosa dovrei fare?
R. Segnalare l’accaduto. Nella direttiva di Kimberly-
Clark si stabilisce che le decisioni in materia di
occupazione siano prese indipendentemente dal sesso
dei candidati. Se si ritiene di essere stati trattati in
modo non equo, segnalare il caso a chi di competenza.
A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni
UN CONSIGLIO
Se si nota un fornitore che viola gli standard dei
diritti umani, o si viene a conoscenza del fatto,
è necessario effettuare una segnalazione.
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SICUREZZA NELL’AMBIENTE DI LAVORO
In Kimberly-Clark siamo convinti che è possibile prevenire ed
eliminare infortuni sul lavoro e malattie professionali. Nessun
tipo di infortunio può essere giustificato da un obiettivo di
produzione, un abbattimento dei tempi o dei costi, oppure da
un vantaggio competitivo.
Ci impegniamo a:
•Garantire che la sicurezza sia essenziale per il nostro valore
fondamentale di attenzione verso gli altri.
• Integrare la convinzione che sia possibile prevenire tutti
gli infortuni e le malattie sul luogo di lavoro nelle nostre
attività di ricerca e progettazione, sviluppo di prodotto,
produzione, consegna e vendita.
• Creare un ambiente di lavoro che rispetti o superi i requisiti
previsti dalle leggi e dalle normative in materia di salute e
igiene nell’ambiente di lavoro.
• Determinare gli standard di sicurezza e igiene e
l’orientamento tecnico in materia di occupazione sulla base
delle migliori prassi disponibili.
• Adoperarsi per migliorare costantemente il livello di
sicurezza e di igiene nell’ambiente di lavoro.
• Richiedere a tutto il personale Kimberly-Clark di contribuire
al miglioramento della sicurezza.
Per ulteriori informazioni, consultare la seguente risorsa:
Sicurezza e igiene in materia di lavoro a livello mondiale.
UN CONSIGLIO
Non dimenticare questi tre obblighi fondamentali
per garantire la sicurezza sul luogo di lavoro nello
svolgimento delle proprie attività quotidiane:
1. “Avere cura di se stessi”.
Rifiutarsi di compiere qualsiasi atto ritenuto rischioso
o di svolgere qualsiasi mansione per la quale non si è
ricevuta un’opportuna formazione o per la quale non
si dispone dell’attrezzatura adatta.
2. “Avere cura dei colleghi”.
Affrontare immediatamente chiunque stia
compiendo o sia in procinto di compiere un’azione
o una mansione che sia a nostro giudizio non sicura
e impedire di svolgere una mansione a coloro i quali
non sono stati adeguatamente formati al riguardo.
3. “Ascoltare i colleghi”.
Interrompere immediatamente l’attività in cui si è
impegnati qualora qualcuno metta in discussione la
mansione che si sta svolgendo. Dirimere la questione
con rispetto e gentilezza, richiedendo se necessario
l’assistenza di terze parti, prima di proseguire.
D. Il mio team leader mi ha suggerito di utilizzare
una procedura non sicura per velocizzare la linea
di produzione. So che i nostri obiettivi sono molto
importanti, ma non ritengo che la nuova procedura
sia sicura. Cosa dovrei fare?
R. Segnalare il caso. Mai scendere a compromessi
quando si tratta di sicurezza. Nessun tipo di infortunio
può essere giustificato da un obiettivo di produzione,
un abbattimento dei tempi o dei costi, oppure da un
vantaggio competitivo. Ogni lavoratore ha il diritto di
rifiutarsi di eseguire un lavoro che sia ragionevolmente
ritenuto pericoloso per la salute o la sicurezza della
persona. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni
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AMBIENTE DI LAVORO IMPRONTATO AL
RISPETTO
È nostro impegno garantire ai nostri dipendenti un
ambiente di lavoro privo di molestie, intimidazioni e altri
comportamenti scorretti.
Fra gli esempi di molestie possono essere compresi:
•Approcci non graditi, richieste di prestazioni sessuali e altri
comportamenti, verbali o fisici, di natura sessuale.
• Parole offensive, battute, immagini e commenti che
abbiano per argomento la razza, il colore della pelle, il
sesso, l’orientamento sessuale, l’identità di genere, l’età, la
religione, il credo, l’origine nazionale, l’invalidità, lo stato di
veterano o altre categorie protette.
Esempi di comportamenti scorretti possono essere:
VIOLENZA NELL’AMBIENTE DI LAVORO
Ci impegniamo a garantire un ambiente di lavoro privo di
violenza. Ognuno di noi è tenuto a:
•
Segnalare qualsiasi atto, sia esso fisico o psicologico, di
minaccia o di offesa nei confronti di un dipendente e
compiuto in modo violento o potenzialmente violento.
• Non portare con sé o utilizzare armi nei locali dell’Azienda o
in occasione di eventi organizzati dall’Azienda.
Qualsiasi caso denunciato in cui sia ravvisabile, anche
lontanamente, un comportamento violento nell’ambiente di
lavoro, anche se inteso come scherzo, sarà oggetto di indagine
da parte dei reparti Risorse umane e Sicurezza globale.
Per ulteriori informazioni, consultare la seguente risorsa:
Sicurezza globale - La violenza nell’ambiente di lavoro.
• Alzare il tono della voce perché si è adirati.
• Usare parolacce.
• Insultare le persone proferendo oscenità.
• Ricorrere a minacce e intimidazioni.
• Canzonare/ridicolizzare pubblicamente una persona.
• Escludere intenzionalmente una persona dal gruppo.
Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione;
Istruzioni per la Direttiva sui diritti umani in materia di
occupazione; Posizione ufficiale dell’Azienda su molestie e
altri comportamenti scorretti.
12
SOSTANZE STUPEFACENTI E ALCOL
Ci impegniamo a garantire un ambiente di lavoro privo di
sostanze stupefacenti.
•
Sono vietati la vendita, l’uso o il consumo sul luogo di
lavoro di alcol, farmaci non prescritti dal medico, narcotici o
qualsiasi altra “sostanza controllata” (secondo la definizione
giuridica negli Stati Uniti), fatte salve le bevande alcoliche
offerte in occasione di un evento autorizzato.
• Si esortano i dipendenti a partecipare ai corsi organizzati da
Kimberly-Clark per sensibilizzare e informare sui rischi della
dipendenza e dell’abuso di sostanze.
• Si consiglia di rivolgersi al programma di Kimberly-Clark per
l’assistenza riservata ai dipendenti nel caso in cui le proprie
prestazioni lavorative, o quelle di altri, siano condizionate
da un problema di abuso di alcool o sostanze stupefacenti.
• Se consentito dalla legge locale, i dipendenti che si
presume siano sotto l’influenza di alcol o droghe durante
l’orario di lavoro o che, a giudizio dell’Azienda, abbiano
agito in violazione di questa direttiva possono essere
obbligati a sottoporsi a un test.
Direttiva su alcol, sostanze stupefacenti o altre sostanze
controllate; Istruzioni per la Direttiva su alcol, sostanze
stupefacenti o altre sostanze controllate.
D. Sono un team leader e insieme a uno dei
miei dipendenti ho partecipato a una cena con
una rappresentante di un nostro fornitore. Il mio
dipendente è stato molto galante con questa
donna. Ho pensato che si trattasse di una questione
personale e non ho aperto bocca. Ho fatto bene?
R. No. Se si tollera un comportamento scorretto
da parte di un diretto dipendente, il messaggio che
viene percepito è che questo comportamento è
accettabile. Durante un pranzo di lavoro, i dipendenti
devono comportarsi nello stesso modo in cui si
comporterebbero se fossero in ufficio. In un caso come
questo è opportuno raccomandare al dipendente di
assumere un comportamento più consono.
D. Ho assistito per caso a una discussione in cui un
mio collega ha minacciato un altro dipendente, che
per paura non intende denunciare l’accaduto. Cosa
dovrei fare?
R. Segnalare immediatamente l’accaduto. Gli
atti o le minacce di violenza in Kimberly-Clark non
sono tollerati e per tutte le denunce di questo tipo
viene aperta un’inchiesta. Quando si è a conoscenza
di una minaccia o di un rischio nei confronti di
uno dei nostri dipendenti si ha la responsabilità
di intervenire. A chi rivolgersi per chiarimenti o
segnalazioni
13
LA CONDOTTA VERSO IL PROSSIMO
CLIENTI E FORNITORI
La nostra attività
La correttezza negli affari è sempre
stato un valore fondamentale di
Kimberly-Clark, fin dalla nascita di
questa azienda. Siamo convinti
che con l’onestà e l’affidabilità si
costruiscono rapporti duraturi.
Nella realtà odierna, continuiamo a
rimanere fedeli a questo valore in
molti modi.
La correttezza negli affari con i nostri clienti e fornitori è un
nostro impegno.
•Non è consentito ingannare o truffare clienti e fornitori, né
mentire loro o trarre un ingiusto vantaggio dagli stessi.
• Se si è a conoscenza di un errore, che sia o meno a favore di
Kimberly-Clark, è necessario correggerlo.
• Prima di procedere alla nomina dei fornitori, attenersi ai
processi di approvvigionamento Kimberly-Clark.
• Le attività di acquisto dai fornitori e di vendita ai clienti
devono essere effettuate sulla base di opportune
considerazioni commerciali come la qualità, il prezzo, il
servizio, l’affidabilità, l’impegno verso la sostenibilità e i
diritti umani.
• Quando si acquistano beni o servizi per conto dell’Azienda,
tutti i potenziali fornitori devono essere trattati in modo
onesto e imparziale.
• Non comunicare mai ai fornitori che il nostro rapporto con
loro può essere influenzato da favori personali, regali o
donazioni a enti benefici (vedere Regali, attività ricreative e
altri favori nel presente Codice).
• Non offrire regali, attività ricreative o favori allo scopo di
ottenere o mantenere un rapporto d’affari (vedere Regali,
attività ricreative e altri favori nel presente Codice).
• I fornitori di Kimberly-Clark sono tenuti a rispettare tutte le
leggi locali e nazionali in vigore, le norme, i regolamenti e
i requisiti per la fabbricazione e la distribuzione dei nostri
prodotti e materiali di consumo e la fornitura di servizi.
Su tutti i contratti e gli ordini di acquisto di Kimberly-Clark
deve essere riportata la clausola che impegna i fornitori
ad aderire agli Standard di conformità sociale dei fornitori
(“SSCS”, Supplier Social Compliance Standards).
Manuale Kimberly-Clark sugli acquisti; Standard di conformità
sociale dei fornitori.
14
CONSUMATORI
La qualità e la sicurezza dei prodotti non devono mai essere
oggetto di compromesso.
•La reputazione di Kimberly-Clark per la sicurezza e la
qualità dei prodotti è uno dei nostri beni più preziosi. Ci
impegniamo a fornire prodotti che siano sicuri e incontrino
il gradimento dei nostri clienti.
• La salute, la sicurezza e il benessere dei consumatori
rappresentano la nostra preoccupazione principale. Ci
impegniamo a soddisfare o superare i requisiti legali e
normativi e gli standard di settore per la sicurezza e la qualità
dei prodotti. Lavoriamo ogni giorno per guadagnare la fiducia
dei consumatori attraverso tutte le nostre azioni e decisioni.
• Ci impegniamo a realizzare prodotti sicuri e di alta qualità in
tutti i nostri marchi. Manteniamo la fiducia dei consumatori
progettando e realizzando prodotti di qualità superiore,
dall’acquisto delle materie prime fino all’utilizzo del
prodotto finale da parte del consumatore.
PROTEZIONE DEI DATI DI DIPENDENTI E
CONSUMATORI
Nell’ambito del nostro lavoro quotidiano, molti di noi
hanno accesso a informazioni personalmente identificabili
di dipendenti e utilizzatori dei nostri prodotti. Le lleggi
di tutto il mondo impongono all’Azienda e ai dipendenti
responsabilità relative alla protezione e all’uso lecito di tali
informazioni personalmente identificabili. L’inosservanza di
tali responsabilità potrebbe determinare azioni del governo,
danni alla reputazione, potenziali azioni legali, multe e
sanzioni. Queste informazioni devono essere mantenute
riservate e utilizzate in conformità ai termini della nostra
direttiva aziendale e alle istruzioni per la direttiva sulla
riservatezza dei dati.
Per ulteriori informazioni, vedere Direttiva sulla riservatezza
dei dati e Istruzioni.
• Ciascuno di noi svolge un ruolo importante nel fornire i prodotti
sicuri e di alta qualità che i clienti si aspettano. Deve conoscere gli
standard, le direttive e le procedure di qualità che si applicano ai
prodotti e alle attività presso la propria sede.
• Non intraprendere alcuna azione che possa minare la
fiducia in noi riposta dai nostri clienti o che potrebbe
compromettere la qualità o la sicurezza dei nostri prodotti.
• Se si nota qualcosa che potrebbe influire negativamente
sulla qualità e la sicurezza di un prodotto Kimberly-Clark,
segnalarlo immediatamente al team leader o alla struttura,
all’unità aziendale o al reparto di qualità aziendale/
sicurezza dei prodotti.
Direttiva sulla qualità dei prodotti e dei servizi aziendali; Istruzioni
per la Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi aziendali;
Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi aziendali;
Istruzioni per la Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi
aziendali; Sistema di gestione della qualità.
D. Nella nostra linea di produzione abbiamo
ricevuto una materia prima che non sembrava
uguale a quella normalmente utilizzata nel lavoro;
penso che potrebbe essere contaminata. Il mio
team leader ha detto che abbiamo tempi stretti su
quest’ordine, di non preoccuparmi e di continuare a
utilizzare la materia prima. Cosa dovrei fare?
R. Fermarsi e segnalare la questione. Non
intraprendere mai azioni che a proprio avviso
potrebbero compromettere la qualità o la sicurezza
dei nostri prodotti. Nessun obiettivo di produzione
o misura di risparmio di tempo giustifica il rischio
di compromettere la fiducia in noi riposta dai
consumatori. Bisogna interrompere ciò che si sta
facendo e contattare il responsabile qualità della
struttura per stabilire se il materiale è sicuro ed è
conforme ai nostri requisiti di qualità. A chi rivolgersi
per chiarimenti o segnalazioni
15
SOCIAL MEDIA
I social media costituiscono uno strumento importante per le
comunicazioni personali e aziendali. È necessario, tuttavia,
prestare attenzione e cautela riguardo alla pubblicazione e
condivisione online di contenuti.
•Non aspettarsi alcuna privacy se si decide di partecipare ai
social media mentre si è al lavoro o si utilizzano attrezzature
Kimberly-Clark.
• Solo i dipendenti autorizzati possono utilizzare i social
media per conto di Kimberly-Clark. I dipendenti non
autorizzati devono indicare nei contenuti pubblicati di
essere dipendenti di Kimberly Clark e chiarire che tutte le
opinioni sono espresse a titolo personale e non a nome di
Kimberly-Clark.
• Quando si utilizzano i social media (o altri strumenti),
occorre fare attenzione a non divulgare mai informazioni
riservate o di proprietà di Kimberly-Clark, compresi segreti
commerciali, proprietà intellettuale e informazioni protette
da copyright o da marchio registrato.
• Occorre essere gentili, rispettosi e avvalersi della propria
capacità di giudizio rispetto a quanto si asserisce online.
Non pubblicare alcun contenuto di natura diffamatoria,
discriminatoria, molesta o ritorsiva.
In caso di domande riguardo la pubblicazione online, è
possibile contattare il team leader, il reparto Risorse umane
o gli Uffici legali per ottenere assistenza. Per ulteriori
informazioni, leggere il seguente documento: Linee guida
Kimberly-Clark sui social media.
CONCORRENZA
Ci impegniamo a garantire un clima di concorrenza leale in
conformità alle leggi antitrust (definite anche leggi in materia
di concorrenza) in ogni Paese, stato e località in cui operiamo.
Siamo in grado di competere in modo vigoroso ed etico
adottando decisioni indipendenti su come operare in uno
scenario concorrenziale senza trattare i clienti ingiustamente
o falsare il gioco della libera concorrenza nel mercato.
Le sanzioni per le violazioni delle leggi antitrust possono
essere gravi e includere danni alla reputazione, multe elevate
e detenzione. Poiché i Paesi condividono in misura crescente
le informazioni per applicare leggi di questo tipo, un’inchiesta
in un Paese può rapidamente espandersi a molti altri.
In linea generale:
•Mai parlare con i concorrenti di argomenti che potrebbero
di marketing, come prezzi, condizioni di vendita, piani
aziendali, margini, costi, offerte, capacità di produzione,
livelli di inventario, promozioni commerciali o sconti.
• Mai accordarsi con i concorrenti per la fissazione dei
prezzi, la limitazione della produzione o delle vendite o la
ripartizione di aree, clienti o fornitori.
• Nei casi in cui disponiamo di un significativo potere di
mercato, non dobbiamo abusare di tale potere attraverso
pratiche monopolistiche, applicazione di vincoli (ad
esempio la vendita di un prodotto a condizione che
l’acquirente compri un secondo prodotto), discriminazione
impropria sui prezzi tra rivenditori clienti in concorrenza,
prezzi sottocosto o rifiuto di fornitura.
• Non esigere che i clienti vendano i nostri prodotti ai prezzi
da noi stabiliti. Possiamo suggerire un prezzo di rivendita,
ma non possiamo costringere i clienti ad applicarlo.
• Non prendere accordi con altre aziende per boicottare
fornitori o clienti.
• Contattare l’Ufficio legale per indicazioni specifiche sulle
leggi in vigore nel proprio Paese e per segnalare eventuali
conversazioni inopportune con la concorrenza.
Antitrust Policy (Politica antitrust); Antitrust Policy
Instructions (Istruzioni per la Politica antitrust).
D. Parlando con un’amica che un tempo lavorava
in Kimberly-Clark ho appreso che ora è dipendente
di un concorrente. Mi ha chiesto informazioni sulle
novità di prodotto e sui prezzi promozionali e si è
offerta di informarmi sulle attività di marketing e sul
piano dei prezzi della sua azienda. Posso condurre
questa conversazione con lei?
R. No, è necessario porre fine alla conversazione e
contattare immediatamente l’Ufficio legale. Occorre
sempre adottare la massima cautela quando ci si trova
in una riunione con un concorrente, perché l’incontro
potrebbe apparire come comportamento non consono.
In una situazione del genere non si deve mai parlare
di argomenti di business come quelli citati, perché
la conversazione potrebbe portare a un accordo
improprio sui prezzi o dare l’impressione che ci si stia
accordando in tal senso. Se emerge la questione dei
prezzi, uscire immediatamente dalla stanza e contattare
l’Ufficio legale.
influire sulla determinazione dei prezzi o sulle decisioni
16
INFORMAZIONI SULLA CONCORRENZA
Nel normale svolgimento delle attività commerciali si
acquisiscono regolarmente informazioni su altre aziende e
quindi anche su clienti, fornitori e concorrenti. L’esposizione
a questo tipo di informazioni sulla concorrenza fa parte di
un ambiente di business competitivo. Tuttavia, esistono dei
limiti, etici e giuridici, all’acquisizione di informazioni sulla
concorrenza:
•Non bisogna cercare di carpire tali informazioni con mezzi
impropri, ad esempio corruzione o attività di spionaggio ai
danni della concorrenza.
• Non bisogna assumere dipendenti della concorrenza per
ottenere informazioni riservate né indurre tali dipendenti a
rivelare informazioni riservate sul proprio datore di lavoro.
• Se si ricevono informazioni su un concorrente che a proprio
avviso sono riservate, si ha il dovere di chiedersi se si tratta
effettivamente di informazioni riservate e in quale modo
siano state ottenute. In caso di dubbi sul modo in cui è
stata ottenuta l’informazione, contattare l’Ufficio legale.
• Se il materiale viene offerto in forma scritta ed è classificato
come “segreto”, “riservato” o “proprietario”, oppure se
si stabilisce altrimenti che si tratta di materiale riservato,
bisogna rifiutarsi di accettarlo, prendere immediatamente
nota dell’accaduto e contattare l’Ufficio legale.
Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di
informazioni riservate; Istruzioni per la Direttiva su conflitti
di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate;
Standard globali sulla tecnologia delle informazioni; Centro
K-C per le informazioni sulla concorrenza; Accordo di
riservatezza-non sollecitazione; Direttiva sull’amministrazione
dei dati; Controllo degli accessi; Informazioni proprietarie.
D. Ho sentito dire che un nostro concorrente ha
organizzato un incontro in occasione di una fiera
commerciale alla quale parteciperò. Non credo
che mi permetterebbero di partecipare all’incontro
se sapessero che lavoro per Kimberly-Clark. Posso
andarci facendo finta di essere un cliente?
R. No. Ottenere informazioni su un concorrente
nascondendo la propria identità non è mai un’azione
corretta. L’acquisizione di informazioni sulla
concorrenza è un’attività legittima fra imprese, ma deve
essere fatta in maniera eticamente e giuridicamente
accettabile. È doveroso inoltre consultarsi con
l’Ufficio legale prima di presenziare a un incontro
con un concorrente, in quanto eventi di questo tipo
potrebbero sollevare questioni legate all’antitrust.
D. Per apportare un contributo migliore in
Kimberly-Clark ho conservato diversi documenti, che
utilizzavo nel mio impiego precedente, dove sono
descritte diverse procedure seguite in quell’azienda.
Posso utilizzare questi documenti adesso che lavoro
per Kimberly-Clark?
R. Dipende. Se i documenti contengono
informazioni riservate o proprietarie, non possono
essere usati né rivelati a Kimberly-Clark. Kimberly-Clark
si aspetta che tutti i dipendenti rispettino gli accordi
di riservatezza o di non divulgazione o altri obblighi
di riservatezza nei confronti del precedente datore di
lavoro. In caso di dubbi, contattare il precedente datore
di lavoro e, nell’eventualità in cui i dubbi permangano,
rivolgersi all’Ufficio legale prima di accettare, utilizzare
o condividere le informazioni sospette.
17
TUTELA DELL’AMBIENTE
Kimberly-Clark si impegna a operare in un modo che protegga
l’ambiente e promuova l’uso sostenibile delle risorse naturali.
Ognuno di noi è tenuto a:
• Conoscere e rispettare le leggi e le normative in vigore.
• Conoscere e rispettare tutte le direttive Kimberly-Clark,
incluse quelle relative alla protezione dell’ambiente, alla
riduzione al minimo dei rifiuti e dello smaltimento in
discarica, all’efficienza energetica e alla riduzione delle
emissioni di gas a effetto serra, nonché gli standard adottati
nell’ambito del Sistema aziendale di gestione dell’ambiente,
della salute e della sicurezza.
• Promuovere un uso sostenibile delle risorse naturali,
per esempio il risparmio idrico, la riduzione dei rifiuti
e il relativo riutilizzo o riciclaggio, nonché il risparmio
energetico. Dobbiamo valutare periodicamente le
prestazioni in questi settori e sviluppare piani di azione
per garantire la conformità alle esigenze di protezione
dell’ambiente e per ridurre l’utilizzo delle risorse naturali.
Tutti i dipendenti sono tenuti ad agire in qualità di cittadini
responsabili, aderendo alle leggi, alle normative e agli
standard in materia di tutela dell’ambiente.
Direttiva sulla protezione dell’ambiente; Istruzioni per la
Direttiva sulla protezione della biosfera; Direttiva sulla
riduzione al minimo dei rifiuti e lo smaltimento in discarica;
Direttiva sull’efficienza energetica e sulla riduzione dei gas
serra; Direttiva sull’approvvigionamento di fibre; Istruzioni per
la Direttiva sull’approvvigionamento di fibre e Sito SharePoint
sulla sostenibilità globale.
RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Inoltre:
•Precisare che non si parla né si agisce a nome di Kimberly-
Clark, a meno che non si sia stati autorizzati in tal senso.
• Se si è contattati da un pubblico ufficiale in relazione al
proprio lavoro o si viene invitati a fornire informazioni in
relazione a un’inchiesta o a un’indagine condotta da un
ente governativo, è necessario contattare l’Ufficio legale o
un membro del personale del reparto Affari regolatori.
• Non rivolgersi alla pubblica amministrazione o a pubblici
ufficiali nell’intento di influire su legislazioni, normative o
decisioni a nome di Kimberly-Clark senza aver prima sentito
il parere dell’Ufficio legale. In molti Paesi tali attività sono
regolamentate o perfino vietate da leggi specifiche (vedere
Regali, attività ricreative e altri favori nel presente Codice).
Direttiva sulle dichiarazioni pubbliche aventi implicazioni
societarie; Istruzioni per la Direttiva sulle dichiarazioni
pubbliche aventi istruzioni societarie; Direttiva anticorruzione; Istruzioni per la Direttiva anticorruzione.
D. In Kimberly-Clark ho assistito ad attività che
potrebbero compromettere l’ambiente o creare un
rischio ambientale. Cosa dovrei fare?
R. Segnalarlo al proprio team leader. Se si è al
corrente di una potenziale violazione delle leggi oppure
delle direttive o procedure aziendali, si ha il dovere di
denunciare tale violazione. La situazione o l’episodio
sarà preso in esame e, se necessario, corretto. A chi
rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni
In qualità di azienda globale, Kimberly-Clark è soggetta alle leggi
di tutti i Paesi in cui opera. Ci impegniamo a rispettare tutte le
leggi e le normative vigenti a livello nazionale. È importante
ricordare che la conformità al Codice rappresenta lo standard
minimo accettabile. Laddove le disposizioni locali o specifiche
siano rilevanti e richiedano uno standard di condotta ancora più
elevato, possono applicarsi norme più severe (ad esempio, nelle
interazioni con i professionisti del settore sanitario). Inoltre,
molti Paesi talvolta applicano le loro leggi alle attività e al
personale di un’azienda anche al di fuori dei confini nazionali. In
caso di dubbi sulle leggi vigenti in una determinata situazione,
rivolgersi sempre all’Ufficio legale.
18
ATTIVITÀ A LIVELLO
INTERNAZIONALE
In qualità di azienda globale che
spesso muove persone, prodotti,
tecnologia, software, informazioni,
denaro, attrezzature e pezzi di
ricambio oltre i confini nazionali, ci
impegniamo a rispettare tutte le
leggi e le normative in vigore,
indipendentemente dal luogo in
cui operiamo.
Le persone coinvolte nel trasferimento di persone, prodotti,
tecnologia, software, informazioni, denaro o attrezzature oltre
i confini nazionali devono:
•Conoscere e rispettare tutte le leggi e i regolamenti
sull’importazione e l’esportazione in vigore.
• Astenersi da qualsiasi comportamento vietato.
• Segnalare all’Ufficio legale tutte le richieste correlate a
boicottaggi.
In caso di dubbi sui propri obblighi, contattare l’Ufficio legale
o l’Ufficio esportazioni per ottenere informazioni aggiornate.
Manuale Kimberly-Clark sui controlli delle esportazioni
e le sanzioni economiche; Strumento di classificazione
dell’assistenza sanitaria; Strumento di classificazione dei
consumatori; Strumento di classificazione dei materiali non
tessuti; Strumento di classificazione professionale; Elenco di
monitoraggio dei controlli sull’esportazione di tecnologia delle
informazioni; Manuale Kimberly-Clark contro il boicottaggio e
Programmi di sicurezza della catena di fornitura.
D. Stiamo avviando un nuovo sito web di
e-commerce per vendere i prodotti direttamente ai
consumatori. Al fine di gestire in modo efficiente
il database di informazioni sui consumatori,
desideriamo coinvolgere un fornitore di servizi
che si trova in un altro Paese. Ciò rappresenta un
problema?
R. Dipende. Sentire il parere dell’Ufficio
legale. La condivisione del database contenente
informazioni sui consumatori con il fornitore di
servizi in un altro Paese può comportare problemi
di privacy dei dati. I quadri normativi che tutelano
la privacy delle informazioni personali variano in
base al Paese e/o all’area geografica. In alcuni Paesi,
l’esportazione di dati sui consumatori da un Paese
a un altro potrebbe costituire una violazione delle
normative sulla privacy.
19
LA CONDOTTA VERSO L’AZIENDA
UTILIZZO DELLE RISORSE AZIENDALI
Ognuno di noi ha il dovere di proteggere le risorse aziendali
ed evitare i conflitti di interesse con l’Azienda.
CONFLITTI DI INTERESSE
Nella conduzione delle attività a nome dell’Azienda, ciascuno di
noi ha il dovere di comportarsi nel miglior interesse dell’Azienda
ed evitare conflitti di interesse effettivi, potenziali o percepiti. Un
conflitto di interesse insorge quando interessi, attività o rapporti
di natura personale interferiscono con l’obiettività di un individuo
o con la lealtà di quest’ultimo nei confronti di Kimberly-Clark.
Alcuni conflitti di interesse sono molto evidenti, ad esempio il
pagamento di una tangente da parte di un fornitore di KimberlyClark in cambio di una commessa. Altri conflitti di interesse
possono essere meno evidenti, ad esempio la conduzione di un
rapporto di affari con un’azienda di proprietà di un familiare,
anche quando quest’ultima offre effettivamente il prezzo
migliore. Qualsiasi problema in merito a conflitti di interesse
reali, potenziali o percepiti devono essere portati all’attenzione
del team leader o dell’Ufficio legale. Ognuno di noi è tenuto a:
•Evitare azioni che diano luogo, anche apparentemente, a
conflitti di interesse con l’Azienda.
• Non sfruttare mai la posizione ricoperta in Kimberly-Clark
per ottenere vantaggi personali.
• Se si ritiene che un dipendente Kimberly-Clark, un suo
familiare o un partner commerciale di Kimberly-Clark abbia
un conflitto di interesse reale o percepito, sottoporre la
questione al team leader o all’Ufficio legale.
Ecco alcuni esempi di conflitti di interesse effettivi o
potenziali:
Incarichi di lavoro assunti al di fuori dell’Azienda
•Il dipendente o un suo parente stretto è in rapporti con
un’azienda concorrente, un fornitore o un cliente sotto forma
di incarico di lavoro, erogazione di servizi o ricezione di denaro.
• Il dipendente o un suo parente stretto possiede un’impresa
che è in rapporti di affari con Kimberly-Clark.
• Il dipendente ha un’occupazione esterna o interessi
commerciali che interferiscono con la sua capacità di
svolgere il lavoro in Kimberly-Clark (ad esempio, perché
lo costringe a dedicare all’attività esterna il tempo che
dovrebbe dedicare al lavoro per Kimberly-Clark).
• Il dipendente conduce affari per il proprio vantaggio
personale (non per Kimberly-Clark ) con qualsiasi fornitore,
cliente o appaltatore di Kimberly-Clark.
Interessi finanziari
•Il dipendente o un suo parente stretto possiede un
investimento o un interesse finanziario di altra natura in un
fornitore privato, concorrente o cliente di Kimberly-Clark.
• Il dipendente o un suo familiare possiede più dell’1% del
capitale azionario di un concorrente, fornitore o cliente di
Kimberly-Clark.
D. Un mio amico, titolare di un’impresa fornitrice
di Kimberly-Clark, mi ha chiesto di investire nella sua
società. Posso fare questo investimento, a condizione
di dichiarare il mio interesse a Kimberly-Clark?
R. No. L’investimento in un fornitore di KimberlyClark costituisce un conflitto di interesse e la
comunicazione a Kimberly-Clark dell’interesse non
risolve il conflitto.
D. Un fornitore mi ha invitato a parlare in occasione
di una delle sue riunioni. C’è qualcosa di male?
R. Dipende. Prima di fare un discorso in qualsiasi
evento esterno all’Azienda è opportuno ottenere
l’autorizzazione da parte del proprio superiore.
Non divulgare informazioni riservate durante una
presentazione rivolta a soggetti esterni all’Azienda.
Non accettare rimborsi spese se ciò può causare un
conflitto di interesse, ad esempio l’ottenimento di
un trattamento di favore per il fornitore da parte di
Kimberly-Clark.
20
Ecco alcuni esempi di conflitti di interesse effettivi o
potenziali:
Servizi per la comunità
•Il dipendente lavora come volontario per un ente benefico
o altra organizzazione che sta trattando una questione in cui
Kimberly-Clark è coinvolta.
Manuale sulla gestione dell’approvvigionamento e delle
forniture.
• Il dipendente raccoglie fondi per un ente benefico durante
l’orario di lavoro (salvo i casi in cui questa attività sia
sponsorizzata da Kimberly-Clark).
• Il dipendente invita clienti o fornitori a fare donazioni a
un ente benefico (salvo i casi in cui questa attività sia
• Il dipendente è invitato da clienti o fornitori a fare donazioni
a un ente benefico (salvo i casi in cui questa attività sia
Discorsi e conferenze
•Al dipendente viene offerto un compenso per tenere
all’esterno un discorso o una presentazione in relazione al
proprio lavoro in Kimberly-Clark.
Relazioni personali
•Il dipendente è il sottoposto o il superiore del proprio part-
ner o di un parente stretto.
• Il dipendente ha intenzione di assumere il proprio partner o un
parente stretto come dipendente o collaboratore esterno.
Comitati e Consigli di Amministrazione
•Il dipendente sta valutando la possibilità di accettare la
nomina in un Consiglio di Amministrazione ma ha il timore
che questo impegno possa interferire con il lavoro in
Kimberly-Clark.
• Il dipendente è membro di un Consiglio di Amministrazione
che sta valutando la possibilità di adottare una decisione
che potrebbe avere ripercussioni su Kimberly-Clark.
Rapporti politici
D. Mio fratello si occupa di impiantistica elettrica
e la sua impresa si trova vicino a una delle nostre
cartiere. Ha espresso il desiderio di fornire i propri
servizi allo stabilimento. Può fornire i propri servizi
a una sede di Kimberly-Clark?
R. Dipende. Il fratello del dipendente può
mettersi in contatto con Kimberly-Clark al fine di
offrire i propri servizi, a condizione che il dipendente
non abbia alcuna responsabilità nel procacciamento
di tali servizi e non sia stato coinvolto nelle
procedure di selezione. L’impresa dovrà seguire
l’iter selettivo convenzionale e soddisfare i requisiti
previsti da Kimberly-Clark. Situazioni di questo tipo
vanno comunicate al proprio team leader.
D. Mia moglie è proprietaria di un’azienda
che fornisce servizi di logistica da molti anni allo
stabilimento di cui sono il responsabile acquisti.
Avevo fornito questa informazione a Kimberly-Clark
nel momento in cui sono entrato in azienda e mi era
stato detto che il fatto non costituiva un problema.
Negli ultimi due anni, tuttavia, l’azienda di mia
moglie è cresciuta notevolmente e ora fornisce il
70% dei servizi logistici dello stabilimento. È una
richiesta accettabile?
R. Dipende. È presente un chiaro conflitto di
interesse che potrebbe essere dannoso per KimberlyClark. È necessario chiedere ulteriori indicazioni
all’Ufficio legale.
•Il dipendente è impegnato in una campagna politica durante
l’orario di lavoro.
• Il dipendente esprime le proprie idee politiche in un contesto
in cui i suoi interlocutori potrebbero pensare che stia
parlando per conto di Kimberly-Clark.
• Il dipendente sostiene finanziariamente un partito o un
candidato politico per conto di Kimberly-Clark.
UN CONSIGLIO
Non inviare tramite e-mail a terzi foto di processi,
attrezzature o macchinari dell’Azienda senza prima
avere richiesto l’autorizzazione.
21
INFORMAZIONI RISERVATE
Le nostre aziende operano in numerosi mercati complessi e
competitivi. Ogni dipendente deve essere consapevole del
fatto che la tutela delle informazioni riservate e dei segreti
commerciali deve essere garantita nello stesso modo in cui
vengono protetti altri beni aziendali. Le informazioni riservate
devono essere trattate con la massima riservatezza e occorre
prestare ragionevole cautela nel trattamento di tali informazioni,
per evitare la divulgazione accidentale o impropria.
Ci impegniamo a proteggere la riservatezza delle informazioni.
Nel corso del nostro lavoro, molti di noi hanno accesso a
informazioni riservate come:
•Piani aziendali, comprese le potenziali acquisizioni o cessioni.
• Strategie di prezzo.
• Informazioni finanziarie.
• Domande di marchi commerciali o brevetti.
• Informazioni sullo sviluppo dei prodotti o su ricerca e sviluppo.
• Informazioni sul personale e sulle retribuzioni.
• Metodi di produzione.
Non divulgare mai informazioni aziendali riservate a
persone esterne all’Azienda, compresi i parenti, a meno
che la divulgazione sia giustificata da uno scopo aziendale
legittimo e sia debitamente autorizzata. Sono incluse le
informazioni oggetto di eventuali accordi di riservatezza.
Tali informazioni non devono essere utilizzate per finalità
diverse dall’adempimento delle mansioni lavorative. Anche
all’interno dell’Azienda e tra colleghi le informazioni riservate
devono essere condivise solo in base al principio della
necessità di sapere.
La divulgazione di informazioni riservate relative, ad esempio,
ad acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato, cambiamenti
della struttura organizzativa, relazioni con clienti o fornitori,
informazioni finanziarie, dati personali dei dipendenti (indirizzi,
numeri di telefono, codici identificativi dei dipendenti) o
qualsiasi altra informazione riservata al di fuori dell’Azienda
potrebbe compromettere la posizione competitiva dell’Azienda
e danneggiare gli azionisti. La protezione delle informazioni
riservate dipende da ciascuno di noi:
•Usare prudenza quando si discute dell’operato dell’Azienda
in luoghi aperti al pubblico come ascensori, aerei e
ristoranti, o quando si parla al cellulare.
• Non usare il computer portatile in aereo per lavorare su questioni
attinenti all’Azienda se qualcuno può osservare lo schermo.
• Sottoporre qualsiasi domanda proveniente da investitori,
analisti o stampa al reparto Comunicazioni aziendali o
Relazioni con gli investitori.
• Sottoporre al reparto Sicurezza globale le domande esterne
inerenti alle informazioni riservate.
• Non consentire a nessuno di accedere alle strutture
dell’Azienda senza un’apposita autorizzazione scritta.
• Non usare informazioni riguardanti Kimberly-Clark che non siano
di dominio pubblico per la compravendita di titoli o azioni.
• In caso di dubbi sull’opportunità o meno di acquistare o
vendere titoli dell’Azienda, rivolgersi al proprio team leader
oppure all’Ufficio legale.
Strumenti multimediali come siti di social networking,
blog o wiki sono soggetti alle stesse regole applicabili a
qualsiasi altra comunicazione. Non è consentito pubblicare
informazioni su acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato,
cambiamenti della struttura organizzativa, relazioni con
clienti o fornitori, informazioni finanziarie, dati personali dei
dipendenti (indirizzi, numeri di telefono, codici identificativi
dei dipendenti e così via) poiché questi contenuti, una volta
pubblicati, sono accessibili agli utenti di tutto il mondo,
compresi i concorrenti, anche se il post viene successivamente
eliminato. Si deve supporre che le informazioni aziendali
siano riservate, a meno che non si abbia la certezza che
l’Azienda le abbia divulgate pubblicamente. Inoltre, tutti i file,
i dati e i rapporti creati o acquisiti nel corso del rapporto di
impiego sono di proprietà dell’Azienda.
Procedure per insider trading; Direttiva sulle dichiarazioni
pubbliche; Istruzioni per la Direttiva sulle dichiarazioni
pubbliche; Direttiva sui contratti; Istruzioni per la Direttiva sui
contratti; Amministrazione della documentazione societaria;
Direttiva su creazione, archiviazione e distruzione della
documentazione societaria; Linea guida globale sulla sicurezza
delle informazioni proprietarie e Direttiva sulla riservatezza
dei dati.
22
D. Ho un blog personale dove ho uno scambio di
idee e opinioni con gli amici. Che cosa devo valutare
prima di inserire informazioni correlate al mio lavoro?
R. Occorre essere prudenti. Strumenti multimediali
come blog, wiki, siti di social network e così via sono
soggetti alle stesse regole di qualsiasi altro tipo di
comunicazione. Non rivelare mai informazioni riservate
attinenti al lavoro. Per esempio, non trattare argomenti
come acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato,
cambiamenti della struttura organizzativa, relazioni
con clienti o fornitori, informazioni finanziarie, dati
personali dei dipendenti (indirizzi, numeri di telefono,
codici identificativi dei dipendenti) o qualsiasi altra
informazione sensibile o riservata.
D. Recentemente ho effettuato una presentazione
per il senior management sulla potenziale
acquisizione di un’azienda. Il team di progetto ha
richiesto che la presentazione venga inserita in un
sito SharePoint. È una situazione accettabile?
R. Occorre essere prudenti. Prima di inserire
informazioni riservate in un sito SharePoint si ha la
responsabilità di accertarsi che l’accesso sia limitato, in
modo che la presentazione possa essere visualizzata
solo dal team di progetto e da altro personale
autorizzato. Se dovesse accadere di poter accedere
a informazioni di un sito di SharePoint che si ritiene
debbano essere sottoposte a restrizioni, è necessario
informarne immediatamente l’Ufficio legale.
UN CONSIGLIO
È importante prestare attenzione a ciò che viene
divulgato al di fuori di Kimberly-Clark. Perfino la
condivisione del nome, del numero di telefono e
dell’indirizzo e-mail di un collega può, in alcune
circostanze, essere inappropriata. Questa azione
potrebbe danneggiare l’Azienda, causare problemi
legali e perfino nuocere al collega. Prima di divulgare
qualsiasi informazione potenzialmente riservata
di Kimberly-Clark all’esterno dell’Azienda, sentire il
parere dell’Ufficio legale. 23
UTILIZZO DELLE RISORSE AZIENDALI
Ci impegniamo a proteggere le risorse sottoposte al nostro
diretto controllo. Per risorse aziendali si intendono (ma non
soltanto):
• attrezzature, macchinari, strumenti e pezzi di ricambio;
• inventario dei prodotti e forniture;
• telefoni, fotocopiatrici e fax;
• computer, computer portatili, telefoni cellulari, tablet,
stampanti e altre risorse tecnologiche;
• sistemi e dispositivi per l’accesso a Internet e per il servizio
di posta elettronica;
• informazioni e dati riservati.
• Solo il software concesso in licenza deve essere utilizzato
su computer e dispositivi mobili Kimberly-Clark. Il software
non deve essere copiato da un dispositivo all’altro, salvo il
caso in cui la licenza software lo consenta.
• Trattare i beni aziendali con cura ed evitare qualsiasi utilizzo
che possa comportare danni o la perdita del bene.
Istruzioni finanziarie societarie; Direttiva sull’uso consentito di
Internet; Direttiva sulla posta elettronica; Linee guida sull’uso
della posta elettronica; Direttiva sulle risorse dei sistemi
informatici; Direttiva sulle idee non richieste; Linee guida sulla
protezione dei beni e della proprietà; Procedure di sicurezza;
Dichiarazione di responsabilità; Direttiva sulla riservatezza dei
dati; Standard IT globali.
• idee e invenzioni;
• marchi di fabbrica, copyright e brevetti;
• segreti e piani commerciali;
• crediti;
• rapporti d’affari;
• reputazione aziendale.
Ciascuno di noi è tenuto a:
•Utilizzare le risorse aziendali in modo responsabile, per
assicurarsi che non vengano usate in modo improprio o
non vadano sprecate; rispettare e proteggere sempre la
reputazione dell’Azienda.
• Gestire con accuratezza le risorse di budget, le spese e altri fondi.
• Osservare le direttive di Kimberly-Clark in materia di
trasferte e spese, il cui obiettivo è di massimizzare le
efficienze e ridurre al minimo i costi.
• Seguire scrupolosamente le procedure di sicurezza e vigilare
su situazioni che potrebbero causare la perdita, il furto o
l’uso improprio delle risorse dell’Azienda.
• Limitare al massimo l’utilizzo delle risorse di Kimberly-Clark a
fini personali. È consentito l’occasionale utilizzo personale di
computer per il controllo della posta elettronica o l’accesso a
Web, fotocopiatrici, fax e telefoni, a condizione che tale attività
non distolga il dipendente dalle proprie responsabilità di lavoro
e sia conforme alle direttive e alle procedure di Kimberly-Clark.
• Non consentire ad altre persone, compresi familiari e amici,
D. Il mio team leader mi ha appena inviato un’e-
mail in cui si prende gioco di un altro dipendente. Ho
pensato che fosse divertente e l’ho inviata ad alcune
persone del mio elenco di contatti. Il fatto di avere
inviato un’e-mail costituisce un utilizzo improprio
delle risorse aziendali?
R.
Sì. L’invio o l’inoltro di e-mail con contenuti
o scherzi inappropriati rappresenta un utilizzo
improprio delle risorse e quindi una violazione del
Codice di Condotta. Se si ricevono questi messaggi,
occorre eliminarli. Inoltre, se la cosa non crea
disagio, chiedere al proprio il team leader di non
inviare ulteriori e-mail di tale natura.
D. Svolgo attività di volontariato presso un
ospedale della mia zona e ogni mese mi incaricano
di fare delle copie dei volantini. Se porto la carta da
casa, posso usare l’apparecchiatura dell’ufficio?
R. Dipende. Sarebbe accettabile un uso
occasionale e casuale, ma in questo caso si tratta di
un’attività abituale. Anche usando la propria carta si
utilizzerebbero comunque delle risorse di KimberlyClark come il toner, l’inchiostro, il collegamento di rete.
È necessario parlarne, pertanto, con il team leader o
l’Ufficio legale, per stabilire se questo comportamento
rientra negli interessi di Kimberly-Clark.
l’utilizzo di risorse appartenenti a Kimberly-Clark.
• Usare sempre il proprio nome utente e la propria password
quando si lavora su un computer di Kimberly-Clark e non
rivelare mai a nessuno la propria password.
24
REGALI, ATTIVITÀ RICREATIVE E ALTRI FAVORI
Accettare o fornire regali, attività ricreative e altri favori
può dare luogo a un conflitto di interesse potenziale, reale
o presunto o perfino costituire una violazione delle leggi
locali. Con l’espressione “regali, omaggi e altri favori” si
intende qualsiasi oggetto di valore, Sono inclusi, a titolo
esemplificativo e non esaustivo, vitto, alloggio, sconti, premi,
viaggi, biglietti, denaro in qualsiasi forma, titoli azionari
o prodotti Kimberly-Clark. Le informazioni sulla quantità
massima di regali, attività ricreative e altri favori che è
possibile accettare o fornire sono disponibili nella direttiva
locale della propria area geografica.
Accettare regali, omaggi o favori
È possibile che lavorando per Kimberly-Clark ci si imbatta
in profferte di regali, omaggi e altri favori provenienti da
clienti, fornitori di merci o servizi oppure da altri soggetti
commerciali. Anche laddove si abbia l’impressione che
non influisca sul proprio comportamento, l’accettazione di
tali beni, in realtà, può indurre alcuni a pensare di dover
contraccambiare in qualche modo. Questo potrebbe
condizionarne la capacità di prendere decisioni d’affari in
modo obiettivo e nel migliore interesse di Kimberly-Clark.
Per evitare tali situazioni, è necessario attenersi alle seguenti
linee guida.
In linea generale, gli unici tipi di regalo o attività ricreativa
accettabili da qualcuno che è o potrebbe essere in rapporti
d’affari con Kimberly-Clark sono:
•regali non frequenti e di valore trascurabile, come penne,
calendari o piccoli gadget promozionali legati all’attività
commerciale;
• inviti occasionali a ristoranti dai prezzi ragionevoli, in
compagnia di un contatto di lavoro;
• biglietti omaggio occasionali per eventi sportivi,
rappresentazioni teatrali o altre manifestazioni culturali, in
compagnia di un contatto di lavoro.
In caso di dubbi se accettare o meno un regalo, un invito
al ristorante o a un evento, parlarne con il team leader o
contattare l’Ufficio legale.
Ciascuno di noi è tenuto a evitare:
•l’accettazione di un dono da parte di un contatto di lavoro
se si avverte la sensazione di dover dare o promettere
qualcosa in cambio;
Se si riceve qualcosa che non rientra in queste linee guida
sarà opportuno rifiutarlo, spiegando che le nostre politiche
non consentono di accettare simili regali. Se la restituzione
fosse contraria a una consuetudine sociale, valutare
insieme al team leader la possibilità di donare l’oggetto a
un ente benefico o individuare un’altra soluzione. In caso
di dubbi circa l’effettiva violazione delle direttive aziendali
nell’eventualità di un’offerta di regalo, attività ricreativa o
favore, parlarne con il team leader o con l’Ufficio legale.
D. Offro a un fornitore un costoso biglietto per
la Coppa del Mondo a spese di Kimberly-Clark e
successivamente accetto dallo stesso fornitore
un biglietto ancora più costoso per le Olimpiadi.
È accettabile?
R. No. Entrambe le azioni sono sbagliate. Non si
devono fare regali costosi ai fornitori e il fatto di aver
dato un regalo costoso non giustifica l’accettazione di
un regalo ancora più costoso.
D. Un fornitore di servizi che gradirebbe lavorare
per Kimberly-Clark mi invita a pranzo almeno due
volte al mese. C’è qualcosa di male?
R. Dipende. Accettare un invito a pranzo va
bene quando ci si incontra per motivi di lavoro,
ma inviti troppo frequenti o in posti troppo costosi
possono essere visti come possibili generatori di
un conflitto di interesse. Se un fornitore invita un
dipendente al ristorante con una certa insistenza, è
opportuno consultarsi con il team leader. Informare
il fornitore dell’esistenza del Codice e accettare solo
occasionalmente inviti a pranzo con i fornitori.
D. Un fornitore si è offerto di portare a casa mia i
materiali di scarto di un progetto portato a termine
per Kimberly-Clark. Il progetto è stato completato,
e per Kimberly-Clark questi materiali di scarto
andrebbero comunque persi. È una situazione
accettabile?
R. No. Mai accettare da fornitori di Kimberly-Clark
un qualsiasi articolo per uso personale.
• l’accettazione di un dono in cambio di un contratto con
Kimberly-Clark.
25
Fare regali, omaggi o favori
Ci impegniamo ad acquisire commesse offrendo prodotti
e servizi con caratteristiche, vantaggi e qualità di livello
superiore. L’offerta di regali, omaggi o favori allo scopo di
ottenere o mantenere una commessa è da considerarsi un
comportamento scorretto e possibilmente anche illegale.
Tuttavia, esistono delle occasioni in cui è accettabile offrire un
regalo o un’attività ricreativa di modesta entità a un contatto
commerciale al fine di consolidare un rapporto d’affari.
In linea generale:
•L’offerta di regali, attività ricreative o favori alla
stessa persona o azienda deve essere effettuata solo
sporadicamente.
• Mantenere l’entità del regalo, dell’attività ricreativa e del
favore entro limiti ragionevoli e opportuni, in base alle
circostanze.
• Non offrire regali, attività ricreative o favori allo scopo di
indurre il destinatario a sentirsi obbligato a condurre affari
con Kimberly-Clark.
• Non offrire regali o attività ricreative che possano apparire
in violazione del nostro impegno al reciproco rispetto.
• Fare in modo di non violare le direttive in materia di regali e
attività ricreative di altre aziende.
• Non dare mai denaro contante, assegni, ordini di
pagamento, buoni regalo, buoni, prestiti o altri tipi di
denaro o equivalenti del denaro.
• Attenersi alla direttiva locale vigente nel proprio Paese/area
geografica.
UN CONSIGLIO
L’accettazione di regali costosi da parte di un fornitore,
fra cui un servizio di porcellana italiana del valore di
350 euro, ha portato al licenziamento del dipendente.
26
REGALI, OMAGGI O FAVORI A PUBBLICI
UFFICIALI
Quasi tutti i Paesi hanno delle norme per la prevenzione di
qualsiasi tipo di corruzione. Inoltre, le leggi anticorruzione di
alcuni Paesi possono applicarsi non solo alle azioni intraprese
dai dipendenti Kimberly-Clark all’interno di tali Paesi, ma
anche alle azioni intraprese in Paesi esteri dalle aziende
controllate di Kimberly-Clark e da altre persone che lavorano
per conto di Kimberly-Clark o a beneficio della stessa. Le
violazioni delle leggi anticorruzione potrebbero esporre
l’Azienda a gravi sanzioni e danneggiare notevolmente la sua
reputazione pubblica.
Non si deve offrire, promettere o elargire, direttamente
o indirettamente, un qualsiasi bene di valore,
indipendentemente dall’importo, per indurre o influenzare
una decisione di un pubblico ufficiale o assicurarsi un
vantaggio improprio. I pagamenti vietati includono, a titolo
di esempio, denaro contante, regali, attività ricreative,
opportunità commerciali, prodotti aziendali, offerte di
impiego, contributi a enti benefici e altro ancora. Inoltre,
è vietato effettuare “pagamenti di facilitazione” o elargire
“bustarelle” ai pubblici ufficiali. Attività di questo tipo
potrebbero essere considerate atti di concussione o
corruzione.
Se il pubblico ufficiale è un professionista del settore sanitario,
possono applicarsi norme ancora più severe alle interazioni
con tale persona.
Non dare o accettare tangenti e impedire ad altri di farlo.
L’Ufficio legale può fornire consulenza su ciò che è vietato
dalla legge o dal Codice. Kimberly-Clark ha inoltre adottato
diverse direttive che offrono ulteriori indicazioni.
Direttiva anti-corruzione; Istruzioni per la Direttiva anticorruzione e Linee guida per le interazioni con i professionisti
del settore sanitario.
D. Che cosa si intende per pubblico ufficiale?
R. Un pubblico ufficiale è un dipendente di
una pubblica amministrazione o di un’impresa a
partecipazione pubblica o di un partito politico; sono
esempi di pubblico ufficiale i militari in servizio, gli
ispettori sanitari e ambientali, i funzionari doganali,
i dipendenti delle poste, i consiglieri comunali e i
dipendenti di ospedali pubblici.
D. L’unico modo in cui posso ottenere il visto in
tempo per fare un viaggio di lavoro in un altro Paese
è quello di pagare un importo extra a un funzionario
dell’ambasciata di tale Paese. Ma posso farlo?
R. No. Nella maggior parte dei Paesi sono in vigore
leggi che proibiscono pagamenti di questa natura e
l’Azienda vieta il ricorso a tali pagamenti in qualsiasi
Paese.
D. Il sindaco della nostra città verrà a visitare lo
stabilimento per la cerimonia di inaugurazione del
nuovo edificio. Possiamo dargli come omaggio una
confezione regalo con campioni dei nostri prodotti?
R. Dipende. Le leggi locali e i codici deontologici
impediscono a molti pubblici ufficiali di accettare
qualsiasi regalo, anche di entità trascurabile. I
regali ai pubblici ufficiali sono vietati dallo U.S.
Foreign Corrupt Practices Act se hanno l’obiettivo di
influenzare una decisione. Si tratta di un argomento
complesso e le sanzioni possono essere severe;
prima di offrire un omaggio a un pubblico ufficiale,
pertanto, è opportuno parlarne con l’Ufficio legale.
D. Mi hanno detto che per sveltire le procedure
doganali devo pagare un importo extra a un
funzionario. Ma posso farlo?
R.
No. Nella maggior parte dei Paesi sono in vigore
leggi che proibiscono in qualsiasi caso pagamenti di
questo tipo e l’Azienda vieta il ricorso a questo tipo di
azioni in qualsiasi Paese.
27
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
SOCIETARIA
Ci impegniamo affinché la documentazione societaria da
noi preparata rappresenti in modo esatto e obiettivo le
nostre attività e transazioni e ci adoperiamo a custodire
queste informazioni per il tempo richiesto dalla legge o dai
nostri programmi di conservazione dei dati. Tali programmi
sono consultabili sulle pagine del sito Corporate Record
Administration (Amministrazione dei documenti societari).
Alcuni esempi di documenti societari sono:
• contratti;
• fatture;
• dati sull’occupazione;
• note spese;
D. Nonostante la nostra direttiva sulla
conservazione dei dati preveda la conservazione dei
messaggi e-mail solo per un determinato periodo di
tempo, vorrei trasferire tutti i miei messaggi in una
chiavetta USB e tenerli per sempre. La procedura
non occupa spazio di archiviazione di Kimberly-Clark.
Posso farlo, visto che alcuni messaggi e-mail mi
serviranno anche dopo la scadenza del periodo di
conservazione?
R. No. Tutti noi abbiamo il dovere di eliminare i
dati, ad esempio le e-mail, al termine del periodo
di conservazione previsto dalla legge o dai nostri
programmi di archiviazione dei documenti.
• notebook di laboratorio;
• documentazione di importazione/esportazione;
• rapporti sulla produzione;
• dati sulla qualità;
• prove di ricerca e sviluppo;
• dati ambientali;
• rapporti di vendita.
Come richiesto dalle leggi in vigore, l’Azienda ha adottato
delle politiche per un’adeguata amministrazione,
conservazione e archiviazione di questi documenti e ciascuno
di noi ha la responsabilità di conformarsi a queste politiche.
Ciò significa che i dati documentati devono essere corretti e
veritieri, che devono essere custoditi e messi a disposizione
di coloro che li richiedano per svolgere le loro mansioni, e
che devono essere correttamente eliminati quando la loro
conservazione non è più obbligatoria per legge né per i
programmi di archiviazione societari.
28
REPORTING FINANZIARIO
Kimberly-Clark si impegna a fornire comunicazione corretta,
precisa e tempestiva delle informazioni finanziarie. Il
reporting delle informazioni finanziarie richiede il massimo
grado di onestà e correttezza.
L’integrità dei dati contabili e finanziari dell’Azienda si basa sulla
precisione e la completezza delle informazioni, a supporto delle
registrazioni dei libri e dei documenti contabili dell’Azienda. Il
danno arrecato alla reputazione dell’Azienda e ai suoi investitori
da pratiche fraudolente o non corrette può essere grave.
Un reporting finanziario disonesto può anche comportare
conseguenze civili o penali per i soggetti fisici coinvolti e
per l’Azienda. La presenza di qualsiasi informazione falsa o
non corretta nelle relazioni finanziarie interne o esterne è
severamente proibita.
Tutti i dipendenti svolgono un ruolo importante nel garantire
l’integrità finanziaria:
•Garantire che le transazioni siano debitamente autorizzate
e registrate in modo corretto e tempestivo.
• Proteggere adeguatamente le risorse aziendali e
confrontare regolarmente i dati relativi alle risorse con le
risorse effettivamente esistenti.
• Presentare, o approvare, solo le spese aziendali valide per il rimborso.
• Seguire le istruzioni finanziarie dell’Azienda per garantire
l’accuratezza e l’affidabilità delle registrazioni contabili.
• Prendere decisioni contabili in base agli standard contabili e
alle direttive di Kimberly-Clark.
• Non rilasciare false dichiarazioni e non effettuare
registrazioni false o non supportate nei libri e registri
contabili dell’Azienda o in qualsiasi comunicazione al
pubblico, né in alcuna corrispondenza interna o esterna.
Se si viene a conoscenza di omissioni, falsificazioni o imprecisioni
delle informazioni segnalate, comunicarle tempestivamente in
conformità al Protocollo per la segnalazione e l’escalation dei
problemi relativi al Codice di Condotta.
Direttiva su creazione, archiviazione e distruzione della
documentazione societaria; Sito web per l’amministrazione
dei documenti societari; Direttiva sulle politiche e pratiche
contabili; Istruzioni finanziarie societarie; Direttiva sui controlli
interni; Rimborso spese per i dipendenti; Direttiva in materia
di rimborso spese; Direttiva anti-corruzione.
D. È quasi la fine dell’anno e ho ancora fondi nel
mio budget. Posso pagare in anticipo una spesa che
so che dovremo sostenere l’anno prossimo, in modo
che compaia nel bilancio di quest’anno?
R. No. Le spese devono essere registrate nel periodo
contabile corrispondente e le attività vanno addebitate
nell’anno in cui si effettuano. Se è necessario pagare in
anticipo per un’attività che si svolgerà l’anno successivo,
rivolgersi all’Ufficio finanze locale per registrare la voce
di spesa come risconto attivo.
D. Il team leader ci ha chiesto di utilizzare tutte
le ore necessarie per raggiungere il nostro obiettivo
di produzione, ma sembra che esista una “regola
non scritta” in base alla quale lo straordinario non
è consentito ed è possibile indicare solo 40 ore nei
tabulati orari. Cosa dovrei fare?
R. Segnalare l’accaduto. Bisogna sempre indicare
le ore effettive di lavoro, rispettando le direttive
e le normative locali, nonché gli accordi collettivi
di lavoro. Se i dipendenti fanno gli straordinari, è
doveroso segnalare queste ore di lavoro in modo
preciso. Se non si è stati autorizzati a fare del
lavoro straordinario, cessare di lavorare al termine
del turno. Mai lavorare fuori dal normale orario di
lavoro, senza che questo venga riconosciuto. A chi
D. La mia team leader mi ha chiesto di preparare
un ordine di acquisto dell’importo di 30.000 euro,
ma l’importo massimo che lei può autorizzare è di
soli 14.000 euro. Posso scindere la richiesta in due
ordini di acquisto così da evitare di dovere ottenere
l’autorizzazione da un livello di dirigenza più elevato?
R. No. L’ordine di acquisto deve essere di €30.000
e si devono ottenere le autorizzazioni necessarie. Se
situazioni di questo tipo dovessero creare dei problemi
con il team leder, segnalare l’accaduto all’Ufficio legale
o alla Linea dedicata per il Codice di Condotta. A chi
29
PREVENZIONE DELLE FRODI
Qualsiasi attività fraudolenta è severamente proibita.
Kimberly-Clark si aspetta che i propri dipendenti:
•Agiscano con onestà e integrità quando utilizzano i
materiali, i fondi e i sistemi di reporting finanziario
dell’Azienda.
• Impediscano, individuino e denuncino i casi di frode.
Ecco elencati alcuni esempi di attività fraudolenta:
•furto di denaro contante, scorte di magazzino, prodotti o
altre risorse;
• utilizzo dei fondi dell’Azienda per l’acquisto di attrezzature,
forniture e materiali allo scopo di conseguire un vantaggio
personale;
• accettazione di denaro o regali offerti dai fornitori in cambio
di un contratto di lavoro con Kimberly-Clark;
• presentazione di richieste di rimborso false o non corrette;
• ricezione di indennizzi a guarigione già avvenuta dopo un
infortunio;
• storno di attività o passività recuperabili;
D. Un cliente mi ha chiesto di registrare le vendite
questo mese per le consegne che effettueremo il
prossimo mese. Cosa dovrei fare?
R. Ciò non è consentito. Questa azione può
avere un impatto negativo sui risultati finanziari ed
è considerata frode. Parlarne con il team leader in
modo da metterlo al corrente delle difficoltà che si
sta affrontando con il cliente.
D. Durante il fine settimana, per sbaglio ho usato
la carta di credito aziendale per fare rifornimento
per il mio veicolo personale. Ci saranno delle
conseguenze?
R. No. Tutti possiamo sbagliare. È sufficiente
indicare l’accaduto nella prossima nota spese
e rimborsare il costo all’Azienda. Tuttavia, se il
problema si verifica spesso, potrebbero essere
intraprese azioni disciplinari.
• utilizzo di beni aziendali a beneficio personale;
• registrazione di una vendita prima che quest’ultima venga
consegnata/acquisita;
• falsificazione di cartellini o tabulati dell’orario di lavoro;
• inserimento di voci non valide nel sistema contabile;
• autorizzazione o accettazione di pagamenti per merci non
ancora ricevute o servizi non ancora erogati;
• autorizzazione o accettazione di pagamenti per ore non
lavorate o spese non maturate e non documentate;
• falsificazione di qualsiasi tipo.
30
Fare quello che è giusto: il modo di operare di Kimberly-Clark.
La lettura del Codice è solo un inizio. Ci aspettiamo che tutti
agiscano sempre in modo etico, nel rispetto della legge e in
conformità al Codice di Condotta. Fare quello che è giusto:
il modo di operare di Kimberly-Clark. Ciascuno di noi ha
la responsabilità di rispettare questo Codice, di segnalare
le violazioni sospette e di collaborare alle indagini avviate
dall’Azienda sulle potenziali violazioni. Sollevare in buona fede
una questione legata al Codice di Condotta non può causare
la perdita del posto di lavoro o dei benefit, la sospensione, la
retrocessione di livello, minacce, molestie o discriminazioni.
Il Codice intende fornire una guida per riconoscere i
comportamenti giusti da adottare nei rapporti con clienti,
fornitori, colleghi, concorrenti e opinione pubblica. Le risorse
disponibili per rispondere ai dubbi o segnalare violazioni sono
molteplici. Vedere la sezione A chi rivolgersi per chiarimenti o
segnalazioni nel presente Codice.
31
NUMERI DELLA LINEA DEDICATA PER IL CODICE DI CONDOTTA
Paese
Codice di accesso
Numero verde
Austria.......................................................................... 0800 200 288................................................................................800 482 6020
Ecuador (Andinatel)...................................................... 1 999 119......................................................................................800 482 6020
Ecuador (Pacifictel)....................................................... 1 800 999 119...............................................................................800 482 6020
Guatemala.................................................................... 138 126 o 999 91 90.....................................................................800 482 6020
Honduras ..................................................................... 800 0123.......................................................................................800 482 6020
India ............................................................................. 000 117.........................................................................................800 482 6020
Giappone (KDDI) .......................................................... 00 539 111....................................................................................800 482 6020
Giappone (Softbank) ................................................... 00 665 5111..................................................................................800 482 6020
Nicaragua ..................................................................... 1 800 0164....................................................................................800 482 6020
Paraguay ...................................................................... 008 11 800....................................................................................800 482 6020
Russia .......................................................................... 8^10 800 110 1011.......................................................................800 482 6020
Russia (Mosca) ............................................................. 363 2400.......................................................................................800 482 6020
Arabia Saudita ............................................................. 1 800 10........................................................................................800 482 6020
Turchia ......................................................................... 0811 288 0001..............................................................................800 482 6020
Ucraina ........................................................................ 8^100 11.......................................................................................800 482 6020
Venezuela .................................................................... 0 800 2255 288.............................................................................800 482 6020
Vietnam ....................................................................... 1 201 0288....................................................................................800 482 6020
Il segno “^” presente in alcuni codici indica “attendere il secondo tono”.
Paese ..................................................Numero verde
Paese ..................................................Numero verde
Argentina ............................................0 800 444 3594
Australia .............................................1 800 082 171
Bahrein................................................8000 4149
Belgio...................................................0800 7 2974
Bolivia .................................................800 100420
Brasile .................................................0800 891 4205
Canada ................................................1 800 482 6020
Cile ......................................................1230 020 5512
Cina settentrionale .............................10 800 711 0649
Cina meridionale ................................10 800 110 0590
Colombia ............................................01 800 912 0114
Costa Rica ...........................................0 800 011 1094
Repubblica Ceca .................................800 142 323
Repubblica Dominicana ......................1 800 482 6020
El Salvador ..........................................800 6267
Germania ............................................0800 181 5936
Grecia .................................................00 800 11 008 3594
Hong Kong ..........................................800 903071
Ungheria .............................................06 800 18318
Indonesia ............................................001 803 1 008 3594
Israele .................................................180 941 3594
Italia ....................................................800 788427
Giamaica .............................................1 800 482 6020
Corea ..................................................00798 1 1 008 3594
Messico ...............................................001 800 482 6020
Paesi Bassi ..........................................0800 022 0375
Nuova Zelanda ....................................0800 450 245
Panama ...............................................01 800 482 6020
Perù ....................................................0800 5 2697
Filippine ..............................................1 800 1 111 0083
Polonia ................................................0 0 800 111 1626
Portogallo ...........................................800 811 807
Singapore.............................................800 110 1537
Sudafrica .............................................0800 980072
Spagna ................................................900 97 1068
Svizzera ...............................................0800 561 031
Taiwan ................................................00 801 10 4085
Tailandia..............................................001 800 11 008 3594
Trinidad/Tobago .................................1 800 482 6020
Regno Unito ........................................0 0808 234 7569
Uruguay ..............................................000 411 008 3594
Malaysia .............................................1 800 81 2478
Come utilizzare i “codici di accesso”
1. Digitare il codice di accesso
2. Attendere il segnale o le istruzioni
3. Digitare il numero verde
Se il proprio Paese non è incluso nell’elenco, utilizzare il
modulo di segnalazione Web disponibile al seguente indirizzo:
https://iwf.tnwgrc.com
32
“Facendo “quello che
è giusto” ogni giorno e
impegnandosi a rispettare
il nostro Codice di Condotta i
dipendenti possono aiutarci a creare
un ambiente di lavoro positivo
e produttivo, proprio il tipo di
ambiente in cui tutti meritiamo di
lavorare.”
- Thomas J. Falk
Presidente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato
® Marchio registrato e *marchio di fabbrica di Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2014 KCWW Modulo n.: COC0001
www.kimbery-clark.com
33

Codice di Condotta - Kimberly

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