Hummingbird Enterprise™ DM

Transforming Information into Intelligence™
> Scheda informativa
Hummingbird Enterprise™ DM
“Un’informazione non gestita e protetta in modo adeguato espone al pericolo di perdere
o sottoutilizzare il capitale intellettuale presente nell’organizzazione, come pure a possibili
rischi di natura legale.”
— Meta Group
Hummingbird Enterprise™ DM è un sistema semplice
La Sfida
e sicuro che garantisce ad aziende di qualsiasi dimensione
Per avere successo in un mercato sempre più competitivo, le aziende devono riuscire a ridurre
il più possibile il tempo necessario a trasformare in valore tangibile il proprio patrimonio
di informazioni, ottimizzando i processi business-critical.
il controllo sulle informazioni presenti all’interno della propria
organizzazione, permettendo loro di generare valore dalla
condivisione della conoscenza e di rispondere efficacemente
alle sfide competitive.
Vantaggi della soluzione
Per gli utenti finali
> L’interfaccia utente, sia browser che desktop,
è intuitiva, facile da apprendere e da utilizzare
> La stretta integrazione con i tool per la produttività
d’ufficio consente di creare rapidamente i contenuti
e sfruttarli al meglio
> Le potenti funzionalità di ricerca semplificano
e velocizzano al massimo sia il reperimento delle
informazioni che la condivisione e valorizzazione
della conoscenza presente in azienda
Per gli amministratori IT
> Le funzioni di amministrazione dell’interfaccia per i desktop
Windows consentono di definire a livello centralizzato
la configurazione più consona ai vari profili utente
> L’installazione estremamente semplice e l’automazione
degli aggiornamenti del software eliminano la necessità
di recarsi fisicamente presso i singoli utenti
> Le utility di amministrazione semplificano la gestione
dei sistemi, supportando sia il modello centralizzato
che vari livelli di delega
Per l’organizzazione
> Le decisioni importanti possono essere prese più
rapidamente, accedendo a informazioni più accurate
> L’architettura altamente scalabile può sposare in modo
efficace le necessità di accesso e la distribuzione
geografica delle unità organizzative, assecondando
l’evoluzione dell’azienda senza inutili duplicazioni
> L’appartenenza ad una suite completa e integrata
di soluzioni ECM (Enterprise Content Management)
Molte aziende, tuttavia, non dispongono ancora di strumenti efficaci per accedere in maniera
rapida ed efficiente alle informazioni presenti al loro interno. Secondo Gartner, ogni impiegato
dedica tra il 30% e il 40% del proprio tempo in attività di creazione, ricerca, accesso, riutilizzo
e gestione dei documenti, con notevole spreco di risorse. Ciò incide in misura significativa
sui processi decisionali, limitando sia l’agilità che il vantaggio competitivo delle aziende.
Per prendere decisoni più rapide, garantire che i documenti siano aggiornati e semplificare
l’accesso alle conoscenze business-critical attraverso tutta l’organizzazione, le aziende hanno
bisogno di un sistema avanzato che consenta di gestire, organizzare e condividere i documenti
in modo sicuro ed efficace.
Le soluzioni per la gestione documentale offrono proprio la possibilità di ridurre i tempi
e la complessità del processi di archiviazione, organizzazione e reperimento delle informazioni.
In questo modo è possibile valorizzare la conoscenza aziendale e generare un vantaggio
competitivo, garantendo al tempo stesso la sicurezza e l’integrità dei dati. Le soluzioni
realmente efficaci assicurano, inoltre, la perfetta integrazione con le applicazioni per
la produttività d’ufficio e con gli strumenti per la creazione dei contenuti, senza imporre agli
utenti l’apprendimento di nuovi strumenti di lavoro. Questo si traduce in una maggiore agilità
operativa, con dipendenti più produttivi, in grado di gestire e sfruttare opportunamente
i contenuti, calandoli nel contesto appropriato.
Hummingbird Enterprise DM
Hummingbird Enterprise DM aiuta aziende e organizzazioni ad eliminare le inefficienze
dovute sia alla difficoltà di gestire i documenti sia alla presenza di “isole” non controllate di
informazioni all’interno della propria struttura. Questa soluzione consente infatti di controllare
le fonti documentali ponendo gli utenti nella condizione di acquisire, organizzare e condividere
i contenuti mediante un ambiente protetto, integrato e di facile utilizzo. Documenti, messaggi
di posta elettronica, grafici, moduli, forum di discussione, disegni tecnici, registrazioni elettroniche:
tutti i contenuti vengono messi a fattor comune in un’unica base di conoscenza, onde consentirne
la rapida identificazione e consultazione.
Accrescere la produttività
Hummingbird Enterprise DM contribuisce ad aumentare la produttività dell’azienda facilitando
l’accesso ai contenuti, assicurando il pieno controllo sulle varie versioni di uno stesso documento
e semplificando l’organizzazione degli stessi in strutture quali cartelle, workspace personalizzati
o documenti compositi.
permette di valorizzare al massimo il capitale
intellettuale dell’azienda con minimi costi di gestione
Business Intelligence > Document Management > Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration >Business Intelligence >
Data Integration > Business Intelligence > Document Management > Content Management > Workflow > Knowledge Management > Data Integration > Mana
> Hummingbird Enterprise DM
Perfettamente integrato con le applicazioni standard per la creazione
e l’acquisizione di contenuti, Hummingbird Enterprise DM minimizza
i tempi di formazione degli utenti, che possono rapidamente sfruttare
tutte le potenzialità dello strumento e il suo valore operativo.
Semplificare il lavoro amministrativo
Hummingbird Enterprise DM si avvale di una piattaforma scalabile
e di un’architettura distribuita progettate per massimizzare l’affidabilità
e le prestazioni di sistema. Le informazioni di catalogazione (metadati)
associate a ciascun contenuto possono essere facilmente configurate
e contestualizzate per favorire l’individuazione ed il reperimento delle
risorse informative. Gli amministratori IT possono implementare
la soluzione in modo centralizzato e veloce, senza doversi recare
fisicamente presso le postazioni degli utenti. Anche le operazioni
di manutenzione risultano semplificate grazie alla presenza di utility,
basate su client Web o Microsoft® Windows,® che supportano sia
la gestione di sistema centralizzata che quella distribuita.
Interfacce differenti per differenti utenti
Oltre alle interfacce browser e desktop (basate su Explorer e Microsoft
Outlook) destinate agli utenti più esperti, Hummingbird Enterprise DM
offre un ambiente intuitivo e caratterizzato da funzionalità di base per
la ricerca e la consultazione dei documenti.
Una soluzione completa e integrata per la gestione
dei contenuti aziendali
La gestione documentale è un elemento chiave nella vita di
un’azienda e rappresenta una tematica che coinvolge l’intera
organizzazione. Attraverso un’ampia gamma di soluzioni integrate
con Hummingbird Enterprise DM, le aziende hanno l’opportunità
di organizzare e gestire attraverso un unico repository tutti i propri
documenti, indipendentemente dalla loro tipologia.
Gestione automatica della posta elettronica — Con l’aggiunta
di questo modulo, Hummingbird Enterprise DM permette alle
aziende di organizzare e classificare automaticamente le e-mail
all’interno del proprio repository documentale, nel pieno rispetto
delle normative vigenti in materia di riservatezza, sicurezza,
corporate governance.
Records management — Con questo modulo Hummingbird
Enterprise DM realizza una soluzione completa per la gestione
delle registrazioni documentali, in linea con gli adempimenti
previsti dalla legge e dai regolamenti vigenti, riducendo così i rischi
operativi ed i costi derivanti da una gestione non adeguata delle
stesse. La soluzione previene anche i potenziali danni derivanti
dalla perdita o dal danneggiamento di informazioni rilevanti.
Collaborazione — Hummingbird Enterprise DM si integra nativamente
con Hummingbird Enterprise Collaboration, un ambiente di lavoro
collaborativo basato su Web e altamente sicuro, che consente ai membri
di un team esteso di cooperare in modo efficace e produttivo.
Imaging digitale — Grazie ad un modulo opzionale, specializzato
nell’imaging, Hummingbird Enterprise DM consente di acquisire,
organizzare ed accedere in modo ottimale a contenuti digitalizzati,
riducendo drasticamente i costi di archiviazione, ricerca ed accesso
associati ai documenti cartacei.
Gestione dei processi di business — Indipendentemente dal fatto che
le attività di un flusso operativo (workflow) riguardino documenti
o procedimenti complessi, l’integrazione con la componente
Hummingbird Enterprise™ Workflow accresce notevolmente la
produttività grazie alla possibilità di automatizzare le sequenze delle
attività più ricorrenti eseguite dagli utenti. Ciò permette di minimizzare
non solo i costi di creazione, revisione e gestione dei documenti, ma
anche le attività amministrative associate ai diversi processi di business.
Web publishing — Con questa estensione Hummingbird Enterprise DM
consente alle aziende di valorizzare rapidamente i contenuti residenti
nel repository documentale centrale o in qualunque file system esterno,
effettuando la conversione automatica dei contenuti nei formati HTML
o XML per l’impiego nell’ambito di siti Web o di applicazioni Internet.
Gestione della documentazione tecnica — un’opportuna
estensione, perfettamente integrata con AutoCAD permette di
operare più efficacemente con la documentazione tecnica relativa
a progetti, conservandoli nei repository documentali per una
più agevole consultazione.
Hummingbird Enterprise DM
✔ Accesso alle informazioni tramite interfacce intuitive fruibili da Web,
desktop e dispositivi portatili
✔ Creazione e gestione dei documenti tramite tool standard per la produttività
e l’authoring dei contenuti
✔ Rapidità di reperimento e identificazione delle informazioni grazie a una
tecnologia avanzata di ricerca, caratterizzata da funzionalità testuali complete,
evidenziazione dei termini ricercati, analisi dei metadati, riepilogo dei documenti
e raggruppamento dei risultati
✔ Protezione dei contenuti e controllo degli accessi attraverso un modello flessibile
che copre fino a nove livelli di permessi
✔ Possibilità di creare report personalizzati per l’analisi dell’utilizzo dei contenuti
ed una corretta gestione degli stessi
✔ Riduzione del costo totale di gestione attraverso la centralizzazione dei processi di
attivazione e amministrazione, cui si aggiunge l’aggiornamento automatico del software.
✔ Repository rapidamente configurabile per la definizione delle proprietà
di catalogazione (metadati) e la creazione di appositi moduli da utilizzarsi
per la classificazione e la ricerca dei contenuti
✔ Possibilità di ricevere via SMTP notifiche relative a eventi quali cambiamenti di versione,
consultazioni di documenti o allarmi di workflow. Gli utenti possono scegliere se ricevere
le notifiche attraverso e-mail, instant messaging o sui dispositivi portatili
✔ Architettura scalabile per assicurare la costante efficienza e stabilità del sistema,
supportando l’evoluzione futura dell’Azienda
Sede Centrale
Hummingbird in Italia
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Roma: Via Benedetto Croce 40,
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