e principi nella normativa sul protocollo informatico

tI7
NOTIZIARIO/5ó-58
RESPONSABILITÀ, STRUTTURE ORGANIZZNÎI\IE
E PRINCIPI NELLA NORMATIVA SUL PROTOCOLLO
INFORMATICO
La stabilità del mondo archivistico è, allo stesso tempo, un motivo di orgoglio
e
una ragione di preoccupazione degli operatori del settore: orgogìio per la validità nel tempo dei principi e dei metodi di trattamento e tenuta dei documenti,
preoccupazione rispetto all'affanno e alle difficoltà con cui si affrontano da
troppo tempo Ie trasformazioni organizzative e tecniche del settore documenta-
rio.
Gli archivi sono oggi investiti, molto più di altri settori, dai cambiamenti radicali che hanno ormai ampiamente coinvolto le pubbliche amministrazioni e naturalmente ancor prima il mondo delle imprese con lo sviluppo di tecnologie
avanzate di informazione e comunicazione. La società dell'informazíone, oggetîo
di indagini anche impegnative (l'Unione europea ha, addirittura, costituito un
Forum specifico permanente su questo tema) sta trasformando radicalmente i
rapporti tra cittadini e amministrazioni, tra imprese e utenti, perché rende possibile il controllo dell'efficienza e della qualità, la trasparenza, la condivisione
delle risorse informative in primo luogo proprio attraverso la produzione e l'uso
in rete dei documenti digitali.
I processi ricordati sono già attivi in molti ambienti di lavoro: archivi digitali
già esistono in numerose strutture pubbliche e private, anche se limitatamente
all'esercizio di attività di natura interna. Per una loro generale diffusione l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazíone ha awiato a partire dal
1997, d'intesa con il Dipartimento della funzione pubblica, una serie di iniziative normative che presto cambieranno completamente le forme concrete di organizzazione e conservazione degli archivi. Le pubbliche amministrazioni italiane, in base ai prowedimenti normativi già approvati (la legge 5911997 , il DPR
513 del 1997 sulla firma digitale, il DPR 42811998 sul protocollo informatico, le
regole tecniche sull'archiviazione ottica dell'agosto 1998) e a quelli attuativi in
fase di approvazione o di elaborazione, sono chiamate entro il 2003 a una completa informafizzazione dei documenti nella fase attiva di produzione: documenti digitali, gestiti, ricercati, utllizzati e comunicati esclusivamente in ambiente digitale, dovrebbero sostituire integralmente gli archivi cartacei del passato e costituire il nuovo patrimonio documentario del futuro.
I problemi che Ie nuove norme cercano di risolvere vanno ben al di là degli
aspetti archivistici, visti come strumenti funzionali per altri e più ambiziosi
obiettivi (trasparenza amministrativa, semplificazione e razionalízzazione deí
procedimenti, pianificazione e controllo gestionale, decentramento, ecc.). Il Ioro raggiungimento richiede un difficile, lungo, coerente programma di riforme,
che comprende anche l'innovazione nella gestione documentaria, come ha recentemente ricordato Franco Bassanini partecipando alla Conferenza nazionale
degli archivi del 1998'.
Nel campo specifico della produzione documentaria, come del resto in altri settori, al di Ià dell'uso efficiente di strumenti e procedure informatiche, la questione centrale, il nodo da sciogliere riguarda le strutture organizzative e l'uso
adeguato delle risorse umane. È, peraltro, questo il terreno di indagine su cui
sarebbe necessario lavorare per valutare le ragioni dell'esito insufficiente, in
particolare negli ultimi decenni, della precedente legislazione in materia di archivi pubblici. Il RD 35 del 1900, pur ottimo nell'impianto metodologico e nella
definizione dei principi archivistici, non aveva affrontato con adeguata consapevolezza gli aspetti organizzativi della funzione documentale, a cominciare
dall'esigenza di avere a disposizione strutture dedicate, forti e integrate nel sistema amministrativo e nuove professionalità tecniche, riconosciute e valorizzaIe.
Senza voler e poter entrare
in questa occasione nel merito di tutta la complessa
normativa in corso di attuazione, è proprio sui problemi strutturali e organizzativi che è opportuno tornare a riflettere, considerate le significative possibilità
che si aprono in particolare grazie al regolamento approvato con DPR 428 del
l4 dicembre 1998 sulla gestione del protocollo informatico nel settore pubblico.
Il prolvedimento, che abroga le norme sulla gestione documentaria con cui per
quasi un secolo le pubbliche amministrazioni hanno governato - nel bene e nel
male - Ia loro produzione archivistica, introduce significative novità, oltre a ribadire alcuni principi archivistici essenziali:
- introduce l'obbligo per tutte le amministrazioni pubbliche di gestire i documenti archivistici con sistemi informativi automatizzati, identificando "aree or-
' Franco Bassanini, partecipando in qualità di Ministro per la funzìone pubblica alla Conferenza nazionale degli archivi, che si è tenuta a Roma nei giomi
1-3 luglio 1998, ha sottolineato che "l'introduzione
sistematica di nuove tecniche di archiviazione non
ha solo un effetto di riduzione di tempi di risposta,
ma incide in modo pervasivo sull'organizzazione
stessa del lavoro, innovando lo stesso modello tradizionale e gerarchico delle pubbliche amministrazioni, introducendo inoltre fattori di razionalizzazione, risparmio di tempo e mezzi" - Gli atti della
Conferenza sono in corso di pubblicazione a cura
dell'Ufficio centrale per i beni archivistici.
NOTIZIARIO/só-58
118
ganizzative omogenee" e adottando "criteri uniformi di classificazione e archiviazione" (art.2);
- stabilisce i requisiti di sicurezza e di funzionalità della registrazione di protocollo, di cui si sottolinea con chiarezza la natura certificativa, e del più ampio
sistema di gestione documentaria (articoli 3-7);
- definisce modalità e formati solo nei casi in cui sia opportuno garantire le
condizioni per Io scambio di informazioni tra amministrazioni e favorire I'accesso interno ed esterno (articoli 8-1 1);
individua le responsabilità e le strutture necessarie a rendere operativo ed ef-
-
ficace l'intero sistema: non solo ciascuna amministrazione dovrà istituire un
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ma è anche previsto che la nuova struttura sia affidata a
"un dirigente owero un funzionario comunque in possesso di idonei requisiti
professionali o di professionalità tecnico-archivistica" (articoli l2-14);
- ribadisce la centralità di una corretta organizzazione dei documenti e degli
archivi ai fini del "miglioramento dei servizi e del potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia
dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge" (articoli 15-17);
- ripropone i principi e le fasi della gestione degli archivi insistendo sulla rilevanza della conservazione della memoria documentaria e sulla necessità di
coordinare - sfruttando le potenzialità delle tecnologie disponibili - gli strumenti di controllo e tenuta dei documenti: piani di conservazione degli archivi integrati con i sistemi di classificazione dovranno garantire I'ordinata accumulazione e I'opportuna selezione dei documenti in tutte le pubbliche amministrazioni,
oltre alla corretta conservazione nel tempo non solo degli archivi ma anche degli strumenti di ricerca (articoli 18-22).
Con la nuova normativa, trovano attuazione quei suggerimenti che da decenni
ormai gli archivisti hanno proposto con insistenza ma anche con crescente rassegnazione al legislatore e al governo nella consapevolezza, che deriva loro dalla capillare conoscenza degli archivi e delle istituzioni produttrici, dello stretto
legame che unisce il corretto trattamento dei documenti con il buon andamento
dell'amministrazione. Aver oggi ottenuto norme nuove e aggiornate che sembrano nascere dal riconoscimento di quel nesso non è naturalmente la condizione sufficiente per ottenere i risultati sperati. Le regole, infatti, non cambiano
automaticamente le strutture amministrative e I'organizzazione, se non attraverso la mediazione di una serie governata e programmata di interventi che tengano conto dei nodi ancora da sciogliere:
- la disattenzione degli
amministratori (soprattutto in ambito statale) per Ia
corretta gestione dei documenti;
- l'insufficienza delle risorse umane e finanziarie disponibili rispetto ai compiti
impegnativi che il legislatore ha affidato in questi decenni alle pubbliche amministrazioni, in particolare agli enti pubblici territoriali;
- la mancanza di profili adeguati alle nuove funzioni;
- la necessità di un serio aggiornamento professionale sia del personale tecnico
(gli archivisti di Stato) cui compete la funzione di vigilanza/sorveglianza sugli
archivi correnti del settore pubblico sia degli operatori e del personale tecnico
(gli archivisti delle amministrazioni).cui è affidata la gestione dei documenti;
- il ritardo della professione archivistica nell'affrontare con metodi nuovi e aggiornati i problemi del trattamento documentario in ambiente digitale (in particolare, la classificazione d'archivio).
Si potrebbe continuare ancora ad elencare ostacoli e difficoltà dovuti al lungo
periodo durante il quale sono mancate soprattutto sensibilità per la rilevanza
della questione nella concreta realtà amministrativa e capacità strategica nella
definizione di una politica di intervento (anche all'interno della comunità professionale degli archivisti impegnati soprattutto nella conservazione, fruizione e
valorizzazione del ricchissimo patrimonio storico accumulato). Perché la nuova
normativa risulti efficace e produca le trasformazioni attese, è comunque necessaria una vigorosa azione di coordinamento e di sostegno, che dovrebbe portare alla definizione di un programma integrato di interventi su cui concentrare
le forze della comunità archivistica e delle istituzioni (l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, il Dipartimento della funzione pubblica e
naturalmente l'Amministrazione degli archivi di Stato) che hanno seriamente e
coraggiosamente determinato quel salto di qualità da sempre auspicato e oggi
finalmente possibile.
Maria Guercio
NOTIZIAzuO/56-58
119
I)ecreto del Presidente della Repubblica
zione, nonché di comunicazione interna tra
20 ottobre 1998, n.428*
Regolamento recante norvne per la
gestione del protocollo informatico da
p arte delle amminist razioni pubbliche
le aree stesse.
3. In sede di prima applicazione le amministrazioni centrali dello Stato prowedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già
Il
esistenti presso le direzioni generali e le
grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di biÌan-
PnrsroENIE oeLLa RepueeLrce
Vrsro l'articolo 87 della Costituzione;
Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n.
2552;
Vlsro
il regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35;
Vistala legge 7 agosto 1990,n.241;
Visto i\ decreto legislativo 3 febbraio 1993,
n.29;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993,
n. 39;
Vista lalegge 15 marzo 1997, n. 59;
Vrsto l'articolo 17, comma 1, della legge 23
agosto 1988, n. 400;
Sentíta I'Attorità per f informatica nella pub-
blica amministrazione;
Consubato il Garante per la protezione dei
dati personali;
Udito i\ parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nelÌ'adunanza del 14 settembre 1998;
cio, le segreterie di gabinetto.
art.
3
Requisiti del sistema di protocollo infomntico
1. Il sistema di protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e f integrità dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata
e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esi-
stente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla
stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 16 ottobre
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 3l dicembre 1996, n. ó75, in materia
1998;
di tutela delle persone
Sa//a proposta del Presidente del Consiglio
dei Ministri e del Ministro per la funzione
pubblica e gli affari regionali;
Emana il seguente regolamento:
SeztoNp
pnlrtl
Disposizioni sul protocollo informatico
art. I
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento s'intende:
a) per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate dall'articolo l, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993,
n.29;
ó) per "gestione dei documenti", I'insieme
delle attività Îinalizzate alla registrazione di
protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classifi cazione d'archivio adottato;
c) per "sistema di protocollo informatico" o,
in forma abbreviata, "sistema", l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti
di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per
la gestione dei documentj;
d) per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
art.2
Gestione deí documenti con sistenú
info rmat iv i a u t o mat i zza t i
1. La gestione dei documenti è effettuata
mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Ciascuna amministrazione individua,
nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando
e archivia-
criteri uniformi di classificazione
e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell'ambito del sistema di classifi cazione d'archivio adottato.
afi.4
Registrazione di prot ocollo
l. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la
mernorizzazione in un archivio informatico
delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricelrrti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i
documenti spediti, registrati in forma non
modificabile;
d) oggetto deì documento, registrato in forma non modificabile;
e) d,ata e protocollo del documento ricer,rrto,
se disponibili;
l) l'impronta del documento informatico, se
trasmesso per via telematica, costituita dalla
sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione
del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite
con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle
operazioni di registrazione di protocollo è
effettuata dal sistema in unica soluzione,
con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione
di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzio-
* G.U. n.291 dell.4 dicembre
1998.
NOTIZIARIO/s6-58
t20
ne pubblica, da adottare entro centottanta
giorni dalla data di entrata in vigore del pre-
mato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del
sente regolamento, sono specificate le regole
tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocoÌÌo.
5. Sono escÌusi dalla registrazione di proto-
comma 4.
collo: gazzerLe ufficiali, bollettini ufficiali e
notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori in-
all'articolo 4 e le operazioni di segnatura di
protocolÌo di cui all'articolo ó del presente
regolamento nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del protocollo
informatico da parle delle pubbliche amministrazioni.
terni, giornali, riviste, libri, opuscoli,
de-
pliant, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e tuttì i documenti già soggetti a registrazione particolare deÌl'amministrazione.
art.7
Operaziorti ed informazioni rnininte
1. Le operazioni
art.
art. 5
Inforntazioni annullate o ntodificate
1. Le informazioni annullate, in conformità
alle disposizioni del presente regolamento,
devono rimanere memorizzate nella base di
dati per essere sottoposte alle elaborazioni
previste dalla procedura. La procedura per
indicare l'annullamento riporta, secondo i
casi, una dicitura o un segno in posizione
sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi annullate, unitamente alla data,
all'identificativo dell'operatore ed agli estrem i del prowedi mento d'autorizzazione.
2. Le informazioni non modificabili sono
annullabili con la procedura del comma 1
di registrazione indicate
8
Fomlato del progressiuo di protocollo
1. Il progressivo di protocollo è un numpro
ordinale costituito da sette cifre numeriche.
La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
2. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento mediante l'operazione
di segnatura di protocollo, può essere composto da un numero di cifre inferiore a sette.
In tal caso il numero ordinale progressivo si
ottiene anteponendo al numero specificato
nelÌa segnatura una successione di simboli
zefo.
Sr,ztoNg sEcoNDA
Accesso alle informazioni
del presente articolo.
arl.9
ar1..6
Segnatura di protocollo
1. Le informazioni da apporre od associare
ad ogni documento attraverso l'operazione
di segnatura di protocollo consentono di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le inîormazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il
formato discipìinato all'articolo
8;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica
dell'amministrazione o dell'area orgaîrzzativa individuata ai sensi dell'articolo 2, comma 2, del presente regolamento.
2.L'operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo
può includere iÌ codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice
dell'ufficio che ha prodotto il documento,
l'indice di classificazione del documento e
ogni altra informazione utile o necessaria,
qualora tali informazioni siano disponibili
già al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando
il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con stnimenti informatici, la segnatura di
protocollo può includere tutte le informazioni registrate sul documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico
può utilizzare tali informazioni per automarizzare \e operazioni di registrazione di protocollo del documento ricer,rrto.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, su proposta dell'Autorità per
l'informatica nelÌa pubblica amministrazione di concerto con iÌ Ministro per la funzione pubblica, da emanare entro centottanta
giorni dalla data di entrata in vigore del
presente regolamento, sono stabiliti il for-
Ftutzioni di accesso alle infonnaTíoni
l. L'accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte
le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti daì responsabile della tenuta
del protocollo.
2. La ricerca delle informazioni è effettuata
secondo criteri di selezione basati su tutti i
tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espres-
sioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori
logici. Per le informazioni costituite da testi
deve essere possibile la specificazione delÌe
condizioni di ricerca sulle singole parole o
parli di parole contenute neÌ testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche suÌle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo interrro di gestione.
art.10
Accesso estenlo
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al capo V della Ìegge 7 ago-
sto 1990, n. 241, possono essere utilizzate
tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante l'impiego di procedure
applicative operanti al di fuori del sistema e
strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parle dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni
di cui alÌa legge 31 dicembre 1996, n. 675, e
successive modifiche ed integrazioni, e
nell'ambito delle misure organizzative previste dall'articolo 22, comma 3, della legge 8
agosto 1990, n.241, i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo informatico
t2l
NOTIZIARIO/5ó-58
per il reperimento, Ìa visualizzazione e la
organizzative omogenee individuate ai sensi
stampa delle informazioni.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante
strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate aÌ comma 2 determinano, al-
dell'articolo 2 del presente regolamento. Il
tresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di strumenti
nalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo
Ìe procedure prescritte dalla disciplina vi-
informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dall'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo
1997, n. 59, dal decreto deì Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997,n.513, e dai
relativi regolamenti di attuazione.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti
non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni
messe a disposizione - anche per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di cui all'articolo 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.29.
art. I 1
Accesso effettuato dalle pubbliche
amministrazioni
l. Le pubbliche amministrazioni che, me-
diante proprie applicazioni informatiche,
accedono al sistema di protocollo informatico dell'area organizzativa omogenea di cui
al comma 2 dell'articolo 2, adottano le mo-
dalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle nonne e dei criteri tecnici emanati
per la realizzazione della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbìiche am-
ministrazioni ufilizzano funzioni minime e
comuni di accesso per ottenere le seguenti
informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'ogger
to, della data di spedizione, del mittente, del
servizio è posto alle dirette dipendenze della
stessa area or ganizzativ a omogenea.
2.
Al servizio è preposto un dirigente or,vero
un funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di professio-
gente.
3. I1 servizio svolge
i seguenti compiti:
a) attribuisce il livelÌo di autorizzazione per
l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente regolamento;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 4;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 13 e
14,
in luoghi sicuri e differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli
strumenti e dell' organizzazione delle attività
di registrazione di protocollo, di gestione dei
documenti e dei flussi documentali, incluse
le funzionalità di accesso di cui agli articoli
10 e 11 e le attività di gestione degli archivi
di cui agli articoli 18, 19 e20:
g) autorizza le operazioni di annullamento
di cui all'articolo 5;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni
del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
art.
13
Procedure di saluataggio e archiviazione
dei dati
Il responsabile per la tenuta del protocollo
destinatario;
1.
ú) numero e data di registrazione di proto-
informatico dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati
collo deÌ documento rice!'uto, ottenuti attraverso f indicazione delÌa data e deÌ numero
di protocollo attribuiti dall'amministrazione
al documento spedito.
3. Le funzioni minime di accesso di cui al
comma I sono fornite dalla pubblica amministrazione che gestisce il sistema di protocollo informatico.
4. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento e sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, alla determinazione dei
criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso
aÌle informazioni del protocollo informatico.
SEztoNs
renzl
Arch iviazione e conservazione
su supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di
protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la
tenuta del protocollo informatico dispone,
in relazione all'evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su
nuovi supporti inlormatici.
4. Le informazioni del protocollo informati-
co costituiscono parte integrante del sistema
di indtcizzazione e di organizzazione dei do-
cumenti che sono oggetto di procedure di
archiviazione ottica sostitutiva.
delle registrazioni
art. 74
art.
12
Seruizio per la tenuta del protocollo
infonnatico della gestione dei flussi
documentali e degli archivi
Registro di emergenza
l. Il responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi autorizza
l. Ciascuna amministrazione istituisce un
lo svolgimento manuale delle operazioni di
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
registrazione di protocollo su un registro di
emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile ufilizzare la procedura
degli archivi in ciascuna delle grandi aree
NOTIZIARIO/5ó-58
t22
informatica. Sul registro di emergenza sono
riportate la causa, la data e l'ora di inizio
dell'interruzione nonché la data e l'ora del
ripristino deìla funzionalità del sistema.
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre
ventiquattro ore, per cause di eccezionale
gravità, il responsabiìe per la tenuta del protocollo può auforizzare l'uso del registro di
emergenza per periodi successivi di non più
di una settimana. Sul registro di emergenza
vanno riportati gli estremi deÌ prowedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
4. Il primo documento protocoÌlato ma-
nualmente per l'impossibilità di utilizzare
Ìa procedura informatica acquisisce il numero di protocoÌlo successivo all'ultimo generato automaticamente. La numerazione
del protocollo riprende, al ripristino delle
funzionalità del sistema informatico, dal
numero successivo a I'ultimo registrato ma-
il relativo responsabile, nonché
la gestione delle fasi del procedimento;
dimento ed
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire ìo scambio di informazioni
con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e l'iter dei procedimenti
complessi.
arf.
17
SpecificaTione delle infommzioni previste
dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, da adottare entro centottanta
giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono specificate le regole
i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di regitecniche,
strazione e del formato dei dati relativi ai si-
stemi informatici per la gestione dei flussi
documentali.
nualmente.
5. Le informazioni relative ai documenti
protocollati manualmente sono inserite nel
sistema informatico, utilizzando un'apposita
funzione di recupero dei dati, entro cinque
giorni dal ripristino delle funzionalità del si-
SEzIoNE QUINTA
Disposizioni sugli archivi
art. l8
Disposizioni sulla gestione
dei flussi documentali
Trasferintento dei documentí all'archívio
di deposito
l. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi prolvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi a pro-
art. l5
cedimenti conclusi in un apposito archivio
di deposito costituito presso ciascuna ammi-
stema.
Sezrour,
eUARTA
Gestione dei llussi docwnentali
1. La gestione dei flussi documentali è fina-
lizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle
amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
2. Le pubbliche amministrazioni adottano
sistemi per la gestione dei procedimenti am-
ministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando
i relativi progetti
in termini di rapporto tra costi e benefici,
sulla base delìe indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
3. Il sistema per la gestione dei flussi docu-
mentali include il sistema di protocollo
nistrazione.
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente.
2.
art. 19
Disposifoni per la conservazione
degli archivi
1. IÌ servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il
piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione
dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel
rispetto delle disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30 set-
informatico.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree
organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che Ìi
contengono e ai relativi procedimenti, defi-
tembre 19ó3, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.
nendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli
non soggetti a registrazione di protocollo.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti
dati personali, le disposizioni della legge 31
dicembre 1996, n.675, e dei relativi regolamenti di attuazione.
art.
16
Requisiti del sistema per la gestione
dei llussí docuntent ali
1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il
sistema per la gestione dei flussi documenta-
li deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente
tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singoìo procedimento cui esso è associato;
ó) consentire il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti i fascicoli, il proce-
2. Dei documenti prelevati dagli archivi
dev'essere tenuta traccia del movimento
effettuato e della richiesta di prelevamento.
arf.20
Archipi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti, contestual-
mente agli strumenti che ne garantiscono
l'accesso, negli Archivi di Stato competenti
per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dal decreto
del Presidente della Repubblica 30 settem-
bre l9ó3, n. 1409.
NOTIZIARIO/s6-58
t23
3l dicembre 199ó,
SEzroNE sEsrA
le disposizioni della legge
Attuazione ed aggiornamento
dei sistemi
n. ó75, nonché dell'articolo 15, comma
2,
della legge 15 marzo 1997 , n. 59, e dei relativi regoÌamenti di attuazione.
afr.2l
Attuazione dei sistenú
arl.22
Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di
protocollo informatico in attuazione delle
Aggiomantent i del sistenta
disposizioni del presente regolamento.
2. Entro il 3l dicembre 1999,le pubbliche
cedenti.
1.
amministrazioni predispongono appositi
progetti esecutivi per la sostituzione dei re-
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riuLilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni pre-
art.23
gistri di protocollo cartacei con sistemi
Abrogazioni
informatici conformi alle disposizioni del
no, entro 5 anni, a partire dal 1'gennaio
1999, a realizzare o revisionare sistemi
i nformativi automati zzati hnalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle
1. Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il presente regolamento e, in
parlicolare, le disposizioni del regio decreto
25 gennaio 1900, n. 35. IÌ presente decreto,
munito del sigillo dello Stato, sarà inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi
deÌla Repubblica italiana. È fatto obbligo a
chiunque spetti di osseruarlo e di farlo osser-
disposizioni del presente regolamento ed al-
vare.
presente regolamento.
3. Le pubbliche amministrazioni prowedo-
[]