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MANUALE OPERATIVO DENUNCIA ON LINE
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EMAPI - Servizio D.O.L. – Manuale utente
INDICE
1
SCOPO E CONTENUTO DEL DOCUMENTO ............................................... 3
2
RIFERIMENTI ................................................................................................. 3
3
ACCESSO ALL’APPLICATIVO ..................................................................... 3
3.1
Primo accesso ........................................................................................................................... 4
3.2
Accessi successivi .................................................................................................................... 7
3.2.1
4
Password dimenticata ............................................................................................. 7
AREA PERSONALE ..................................................................................... 10
4.1
Modifica del profilo .................................................................................................................. 12
4.2
Cambio password .................................................................................................................... 13
5
AREA D.O.L. ................................................................................................. 15
5.1
Visualizzazione delle D.O.L. inserite...................................................................................... 15
5.2
Inserimento di una nuova D.O.L. ........................................................................................... 16
6
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AREA TRACKING ........................................................................................ 19
1
SCOPO E CONTENUTO DEL DOCUMENTO
Il presente manuale ha lo scopo di descrivere la procedura di accesso ai servizi “Inserimento Denuncia On Line
(D.O.L.)” e “Tracking pratiche” dedicato agli assicurati tramite la cassa di assistenza EMAPI.
Oltre al canale postale, l’assistito può inoltrare le richieste di rimborso in formato elettronico (D.O.L.), allegando la documentazione di spesa e i certificati medici. Questa modalità di invio offre un risparmio sulle spese di spedizione e garantisce l’arrivo della documentazione presso gli uffici liquidativi in tempi molto più rapidi rispetto all’inoltro cartaceo tradizionale.
Inoltre, in qualsiasi momento l’assistito può visualizzare on-line lo stato di lavorazione delle pratiche di cui ha richiesto la
gestione (servizio Tracking pratiche).
2
RIFERIMENTI
Nomi e dati di clienti e operatori presenti nelle figure sono di fantasia e/o mascherati graficamente al fine di preservarne
l’identità.
3
ACCESSO ALL’APPLICATIVO
1) Aprire una pagina web tramite un browser, per esempio Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google
Chrome (consigliato Internet Explorer 8 o superiore)
2) Digitare nella barra degli indirizzi https://extranet.cpa.it/NextGen/Auth/Account/Login?settingspackage=/NextGen/GED/api/EMAPI/settingspackage
Viene visualizzata la pagina relativa all’autenticazione dell’utente (Figura 3.1).
Figura 3.1 - Login form
L’accesso al sito è consentito solamente al titolare della polizza, d’ora in avanti chiamato Capo nucleo; questi
potrà usufruire del servizio di Inserimento D.O.L. e Tracking pratiche per tutti i sinistri relativi ai familiari
compresi nel nucleo.
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3.1 Primo accesso
Per accedere ai servizi descritti sopra è necessario autenticarsi. Il primo accesso può avvenire cliccando su
“Registrazione” in alto a destra nella pagina (Figura 3.2).
Figura 3.2 – Registrazione
Apparirà un form da compilare (Figura 3.3) nel quale sono richiesti i seguenti dati:
• codice fiscale: codice fiscale del Capo nucleo, da inserire senza spazi o trattini separatori;
• nome: nome del Capo nucleo
• cognome: cognome del Capo nucleo;
• luogo di nascita: luogo di nascita del Capo nucleo;
• data di nascita: data di nascita del Capo nucleo, da inserire in formato gg/mm/aaaa.
Figura 3.3 - Verifica dati anagrafici
Successivamente è necessario inserire i dati di registrazione dell’utente (Figura 3.4):
• e-mail: indirizzo e-mail al quale verrà inviata la comunicazione di avvenuta registrazione nonché le successive
notifiche riguardanti lo stato di lavorazione delle pratiche;
• cellulare: numero di cellulare (facoltativo)
• password: password scelta dall’utente, da ripetere due volte nei campi “Nuova password” e “Conferma nuova
password”.
Criteri di scelta della password:
1.
minimo 8 caratteri
2.
almeno una lettera minuscola
3.
almeno una lettera maiuscola
4.
almeno un numero.
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Figura 3.4 - Dati utente
In seguito occorre fornire il consenso al trattamento dei dati personali. Il testo dell’informativa sulla privacy ai
sensi dell’art. 13 è visibile nella pagina di registrazione (Figura 3.5) ed è riportato per facilità di consultazione in
appendice al presente manuale.
Figura 3.5 - Informativa sulla privacy
Per procedere con la registrazione si richiede di apporre una spunta sia nel check-box di dichiarazione di
presa visione sia in quello di consenso al trattamento dei dati personali (Figura 3.6).
Figura 3.6 - Consenso al trattamento dei dati personali
Infine, per rispettare gli standard di sicurezza occorre riportare nell’apposito spazio i caratteri di controllo
indicati nell’immagine. Il sistema è “case sensitive”, pertanto è necessario che il codice inserito rispetti la
corretta sequenza di maiuscole e minuscole.
Se i caratteri di controllo non fossero leggibili, è possibile usare il pulsante “Rigenera caratteri” (Figura 3.7).
Figura 3.7 - Captcha
Al termine della procedura basterà cliccare su “Invia richiesta” per confermare la domanda di registrazione
(Figura 3.8).
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Figura 3.8 - Invia richiesta
Verrà quindi visualizzata la conferma dell’avvenuta registrazione (Figura 3.9).
Figura 3.9 - Registrazione completata
A breve seguirà la ricezione di un’e-mail che attesta la richiesta di autenticazione; per completare la procedura sarà sufficiente attivare l’utenza tramite il link segnalato nel messaggio.
Nella comunicazione e-mail (Figura 3.10) viene anche riportato l’indirizzo del portale al quale è necessario autenticarsi
per poter usufruire dei servizi “D.O.L.” e “Tracking pratiche”; il login avverrà inserendo il codice fiscale e la password
scelta in fase di registrazione.
Figura 3.10 - E-mail di conferma
Dopo aver cliccato su “confermare” nel testo dell’e-mail, apparirà la schermata di conferma di attivazione dell’utenza
(Figura 3.11); da questo momento l’utente è abilitato ai servizi on-line.
Figura 3.11 - Attivazione completata
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3.2 Accessi successivi
Superata la fase di registrazione, l’assistito potrà accedere al servizio Inserimento D.O.L. e Tracking pratiche
dopo
essersi
autenticato
nella
pagina
d’accesso
raggiungibile
tramite
il
link
https://extranet.cpa.it/NextGen/Auth/Account/Login?settingspackage=/NextGen/GED/api/EMAPI/settingspackage (Figura 3.12).
Per autenticarsi è necessario inserire:
•
•
nome utente: codice fiscale del Capo nucleo, da inserire senza spazi, trattini o altri caratteri separatori;
password: password scelta in fase di registrazione, rispettando la sequenza di maiuscole e minuscole.
Figura 3.12 - Login
Se i dati inseriti sono corretti, l’utente verrà indirizzato alla pagina di gestione dei servizi on-line; altrimenti
comparirà un messaggio di errore (Figura 3.13) e sarà necessario ripetere l’inserimento di nome utente e password.
Nel caso in cui il login fallisca, è possibile modificare la password mediante la procedura descritta nel paragrafo seguente.
Figura 3.13 - Nome utente/password errati
3.2.1
Password dimenticata
Nel caso in cui l’assistito abbia dimenticato la password inserita all’atto della registrazione può procedere alla modifica
cliccando su “Dimenticata?” nella schermata di accesso (Figura 3.14).
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Figura 3.14 - Password dimenticata
Apparirà la pagina di richiesta di una nuova password (Figura 3.15).
Figura 3.15 - Richiesta nuova password
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Dopo aver inserito lo username, ossia il codice fiscale del Capo nucleo, l’indirizzo e-mail indicato nella fase di registrazione e aver cliccato su “Richiedi”, l’utente verrà indirizzato alla pagina di conferma della richiesta di modifica della password (Figura 3.16).
Figura 3.16 - Richiesta inviata
A breve l’assistito riceverà inoltre una e-mail nella quale si chiede di confermare la richiesta inoltrata (Figura 3.17).
Figura 3.17 - E-mail di conferma modifica password
Cliccando su “Confermo la richiesta” nel testo dell’e-mail l’utente verrà indirizzato a una schermata che permette di procedere con la modifica della password (Figura 3.18); gli sarà richiesto di inserire per due volte la stessa nuova password
nei campi “Nuova password” e “Conferma password”.
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Figura 3.18 - Inserimento nuova password
Se l’inserimento è andato a buon fine verrà visualizzata la pagina di accesso al portale; per consultare i servizi sarà sufficiente inserire il nome utente (codice fiscale del Capo nucleo) e la password appena impostata con la procedura di modifica.
È possibile inserire la nuova password al massimo entro tre ore dalla richiesta di modifica; trascorso questo tempo
l’utente che avesse dimenticato i dati di accesso è tenuto a richiederne nuovamente la modifica.
4
AREA PERSONALE
Dopo essersi autenticati correttamente, verrà visualizzata una pagina divisa in tre paragrafi: l’area personale di
riepilogo dati anagrafici, la sezione D.O.L. e il servizio Tracking pratiche (Figura 4.2).
Da questa pagina è possibile inoltra scaricare la manualistica e il modulo cartaceo per la richiesta di rimborso
da inoltrare via posta tradizionale (Figura 4.1).
Figura 4.1 - Documenti scaricabili
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Figura 4.2 - Pagina personale
Nella prima sezione (Figura 4.3) sono riportati i dati anagrafici del titolare della polizza, altrimenti detto “Capo
nucleo”, ovvero:
• codice fiscale: codice fiscale del Capo nucleo
• nome: nome del Capo nucleo
• cognome: cognome del Capo nucleo
• indirizzo: indirizzo del Capo nucleo
• telefono: recapito telefonico del Capo nucleo (se presente)
• e-mail: indirizzo di posta elettronica del Capo nucleo, inserito durante la registrazione
• data di nascita: data di nascita del Capo nucleo
• matricola: numero di matricola del Capo nucleo
• polizza: numero di polizza alla quale il nucleo familiare ha aderito.
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Figura 4.3 - Riepilogo dati personali
4.1
Modifica del profilo
Nel caso ci si accorgesse che le informazioni riportate nell’area personale non siano corrette è possibile modificarle tramite il pulsante “Modifica profilo” riportato a destra del riepilogo dati personali (Figura 4.4).
Figura 4.4 - Modifica profilo
Cliccando sull’icona “Modifica profilo” appare una pagina (Figura 4.5) che permette di modificare alcuni dati. Le generalità a cui è possibile apportare correzioni sono le seguenti:
• anagrafica: inserire città, provincia, CAP e indirizzo corretti nei relativi campi
• coordinate bancarie: inserire l’IBAN utilizzando la divisione in codice nazionale (2 caratteri), CIN1 (check digit, 2
cifre di controllo) e CIN2 (control internal number, 1 lettera di controllo), ABI (5 caratteri), CAB (5 caratteri),
numero di conto corrente (12 caratteri)
• recapiti: inserire gli eventuali numeri di telefono (personale, cellulare, ufficio) e l’indirizzo e-mail corretto.
Per confermare è sufficiente cliccare su “Salva”.
Figura 4.5 - Pagina di modifica dei dati
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Nella parte inferiore della pagina vengono riportati i familiari appartenenti al nucleo; per ciascuno di essi è possibile apportare eventuali correzioni ai dati cliccando su “Modifica” (Figura 4.6).
Figura 4.6 - Visualizzazione elenco familiari
Apparirà una pagina (Figura 4.7) attraverso la quale è possibile modificare i dati della persona selezionata, con gli stessi
criteri descritti sopra.
Figura 4.7 - Modifica dati dei familiari
4.2
Cambio password
È possibile modificare la propria password cliccando su “Cambia password” in alto nella pagina dell’area personale
(Figura 4.8).
Figura 4.8 - Cambia password
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Verrà visualizzata la schermata di modifica delle credenziali (Figura 4.9), nella quale inserire:
• password attuale: la password utilizzata per l’accesso al sito, che si vuole modificare
• nuova password: la nuova password che si vuole impostare
• conferma password: ripetere la nuova password che si vuole impostare.
Figura 4.9 - Form di cambio password
Se la modifica è andata a buon fine, l’utente verrà indirizzato alla pagina di login, nella quale è tenuto ad inserire nome
utente (codice fiscale del Capo nucleo) e nuova password inserita per accedere ai servizi on-line.
Se invece la nuova password non è stata inserita in modo identico nei campi “Nuova password” e “Conferma password”
verrà visualizzato un messaggio di errore (Figura 4.10); per procedere è necessario ripetere l’inserimento in modo corretto.
Figura 4.10 - Nuove password non identiche
Allo stesso modo se la password in uso è stata inserita in modo errato comparirà un avviso (Figura 4.11); l’utente dovrà
quindi ripetere la procedura.
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Figura 4.11 - Password in uso errata
5
AREA D.O.L.
La seconda sezione è dedicata alle D.O.L. (Denunce On Line). Da questo pannello (Figura 5.1) è possibile
visualizzare le richieste di rimborso già inoltrate in modalità on-line e inserire una nuova richiesta.
Figura 5.1 - Lista D.O.L.
5.1
Visualizzazione delle D.O.L. inserite
Le richieste di rimborso già inoltrate vengono visualizzate con le seguenti informazioni:
• numero progressivo di D.O.L.
• cognome e nome della persona che richiede l’indennizzo
• data di invio della D.O.L.
• stato di lavorazione della D.O.L.: in attesa (richieste non ancora prese in carico) o chiusa (richieste
lavorate).
Cliccando su “Visualizza” viene data la possibilità di visionare una richiesta di rimborso precedentemente inserita, senza possibilità di modifica.
Il pulsante “Aggiungi Doc.” permette invece di riaprire una D.O.L. per aggiungere dei documenti; questo pulsante è attivo solo se la richiesta non è ancora stata presa in carico (cioè è in stato “In attesa”).
Il pulsante riportato a destra, invece, permette di visualizzare il pdf della denuncia inserita per via telematica
(lo stesso documento viene inviato in allegato ad una mail al completamento della richiesta di rimborso).
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5.2
Inserimento di una nuova D.O.L.
Per inserire una nuova richiesta di rimborso è necessario cliccare sul pulsante “Inserisci nuova” (Figura 5.2).
Se l’assistito sceglie di inoltrare la denuncia tramite il servizio D.O.L., non è necessario inviare la documentazione cartacea per via postale tradizionale.
Figura 5.2 - Inserisci nuova D.O.L.
Si viene indirizzati ad una pagina di data entry (Figura 5.3).
La prima sezione riporta i dati di polizza e i dati anagrafici del titolare della copertura. Segnaliamo che i dati
visualizzati, ad eccezione dei recapiti telefonici, non sono modificabili da questa scheda; pertanto qualora
l’assistito notasse degli errori o imprecisioni è pregato di correggerli tramite il servizio “Modifica profilo” disponibile nell’area personale.
Figura 5.3 - Dati anagrafici nuova D.O.L.
Successivamente l’assistito deve scegliere il familiare per il quale intende richiedere il rimborso tramite il menu
a tendina che viene proposto (Figura 5.4).
Figura 5.4 - Persona per cui si chiede il rimborso
La sezione seguente (Figura 5.5) è dedicata alle coordinate bancarie (IBAN) e propone quelle del capo nucleo.
È comunque possibile scegliere un altro intestatario del conto corrente, purché si tratti di un familiare, selezionandolo dal menu a tendina presente.
Figura 5.5 - Coordinate IBAN
Di seguito è necessario indicare le garanzie per le quali si richiede il rimborso, selezionando nel relativo checkbox la voce interessata (Figura 5.6).
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Figura 5.6 - Selezione delle garanzie
Una volta selezionata la prestazione per cui si richiede il rimborso, si devono allegare i documenti necessari
alla gestione della pratica, il cui elenco viene riportato nella pagina per comodità (Figura 5.7).
Figura 5.7 - Consigli sui documenti necessari
Per ciascun documento bisogna specificare:
• tipo del documento, tramite scelta dal menu a tendina (Cartella clinica o Fattura/Scontrini/Ticket)
• numero del documento (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket)
• data di emissione (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket)
• ente/professionista che ha emesso il documento
• importo (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket)
Il pulsante “Sfoglia” permette di selezionare il documento da inserire e confermare (Figura 5.8).
Figura 5.8 - Inserimento documenti
Cliccando su “Allega” si aprirà la maschera di caricamento dei documenti (Figura 5.9); in questa finestra cliccando su “Sfoglia” (o “Browse”) sarà possibile selezionare da una propria cartella il documento da allegare.
Una volta selezionato il documento, cliccare su “Carica” per confermare l’allegato.
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Figura 5.9 - Caricamento documenti
Il nome del documento caricato verrà visualizzato nella schermata dell’inserimento D.O.L. (Figura 5.10).
Qualora l’assistito volesse eliminare il documento caricato, potrà cliccare sul simbolo del cestino.
Figura 5.10 - Documento caricato
La dimensione di ogni file allegato alla pratica non deve superare la soglia di 10Mb, a tale proposito si consiglia di generare file di tipo pdf con la minima dimensione possibile.
Non è possibile inserire informazioni relative ai documenti senza allegare alcun pdf: in questo caso la richiesta
non verrà accettata e comparirà il messaggio di errore “Allegato n°… mancante”.
Se opportuno, l’assicurato potrà inserire delle note a specifica della richiesta di rimborso (Figura 5.11).
Ribadiamo che è sempre necessario indicare nelle note se la documentazione inviata è riferita ad un’altra richiesta già denunciata, per esempio nel caso di documentazione aggiunta dall’assistito in un secondo momento (indicare sempre il numero di denuncia a cui ci si riferisce).
Figura 5.11 - Campo note
Per concludere l’inserimento della D.O.L. l’assicurato dovrà fornire dichiarazione di presa visione
dell’informativa sulla privacy spuntando l’apposito check-box; successivamente potrà premere il pulsante “invia” (Figura 5.12).
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Figura 5.12 - Informativa sulla privacy
All’avvenuto inserimento della D.O.L., l’assistito riceverà una comunicazione di conferma tramite e-mail; da
questo momento la denuncia inserita sarà visibile nell’elenco. Oltre alla comunicazione di conferma, l’assistito
riceverà anche in allegato il pdf che riporta le informazioni inserite tramite la D.O.L.
Nel caso invece si verificassero errori all’atto dell’invio, il sistema segnalerà in rosso i campi mancanti o non
compilati correttamente (Figura 5.13 e Figura 5.14); dopo aver proceduto alle dovute correzioni si potrà riconfermare l’inserimento della D.O.L. tramite il pulsante “invia”.
Figura 5.13 - Segnalazione di errori
Figura 5.14 - Campo non compilato correttamente
Ricordiamo che in caso di sospensione dell’attività da parte dell’iscritto per oltre 25 minuti la sessione scade e
sarà pertanto necessario completare di nuovo la procedura di accesso inserendo codice fiscale e password.
6
AREA TRACKING
In questa area è possibile visualizzare lo stato di lavorazione delle richieste di rimborso inviate.
Figura 6.1 - Tracking pratiche
Il quadrante riferito al tracking riporta:
• il riferimento alla D.O.L.;
• il numero di sinistro;
• la persona che richiede il rimborso;
19/20
•
•
•
la data del timbro postale relativo all’invio della richiesta;
la data di ricezione della richiesta di rimborso;
lo stato della pratica e, al termine della gestione, la data di liquidazione/reiezione con eventuali motivazioni e importi.
Il sinistro viene visualizzato come “In lavorazione” fino a che non viene chiuso dall’operatore.
A destra, nella sezione tracking, è presente un’icona “documenti” che permette di visualizzare le lettere di liquidazione/reiezione associate alla denuncia. Infatti, all’atto di chiusura da parte dell’operatore, l’assistito riceverà un’e-mail che lo inviterà ad accedere alla propria area personale per visualizzare il documento emesso.
Cliccando sull’icona “documenti” è possibile vedere tutte le lettere associate al sinistro, per esempio riemesse
in caso di integrazione della documentazione.
Tramite i pulsanti collocati in fondo alla pagina è possibile utilizzare dei filtri per visualizzare le richieste inoltrate (Figura 6.2).
Figura 6.2 – Filtri
A fine attività è consigliato uscire dalla pagina cliccando in alto su “Log out”.
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