Capitolo - Mondadori Informatica

PowerPoint,
presentare
è un’arte
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PowerPoint è la democrazia informatica applicata:
tutti possono creare, nel vero senso della parola.
Dallo studente al commerciale, dal più giovane al più vecchio,
dall’amatore al professionista. Dalla più semplice e singola slide
al più complesso e dinamico gioco multimediale.
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Un libro senza pagine
Di tutte le applicazioni della suite Office per Mac, PowerPoint è senza dubbio la più
semplice da apprendere, la più divertente da utilizzare e anche quella più produttiva
seguendo il rapporto sforzo/risultato. Queste capacità derivano sicuramente dall’ambito prettamente grafico del programma, che pur non essendo un vero e proprio editor
vettoriale o bitmap permette di creare composizioni semplici o complesse in una o più
slide, ma anche dagli strumenti a disposizione, che in molti casi automatizzano vere e
proprie fasi in un solo clic.
Per molti versi, PowerPoint per Mac è l’applicazione più importante per numerose
figure professionali, quali agenti, commerciali, responsabili, insegnanti, che fanno di
una presentazione il loro unico strumento di comunicazione, sebbene possano poi
mostrare documenti in Word (come tesi, brochure, relazioni e altri impaginati) e complessi elaborati in Excel per i dettagli contabili o scientifici dei temi riportati (oltre,
naturalmente, ad Outlook per la comunicazione da e verso l’esterno).
Figura 4.1
L’interfaccia di PowerPoint, completamente improntata sull’immagine
Da un punto di vista logico, PowerPoint è un sistema dinamico di presentazione basato su slide, che può essere di tipo presentatore-utente (singolo) oppure presentatoreutenti (multipli). Allo stesso modo, PowerPoint può essere un valido accompagna158
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mento per un relatore che dettagli l’argomento (mentre la presentazione mostra le
immagini inerenti e ne esalta alcuni particolari), ma può fungere anche da presentatore puro, con sistemi audio-video che sostituiscono il presentatore vero e proprio
“inglobandolo” nella presentazione.
Chiunque utilizzi Internet da più di qualche settimana si sarà visto arrivare sulla propria casella email una o più presentazioni, perlopiù a sfondo ironico e spesso in modo
virale, il che se da un lato rappresenta un esempio di scarsa attenzione per la netiquette
di Internet, dall’altro dimostra che lo strumento è molto efficace nella distribuzione di
qualsivoglia idea.
Le differenze tra PowerPoint ed Excel sono molto chiare e in alcuni casi il programma potrebbe somigliare a Word più di quanto sembri, in particolare considerando la
possibilità di quest’ultimo di operare in Layout di pubblicazione, quindi con gabbie
di testo, oggetti e immagini libere da vincoli. Anche in questo caso, però, PowerPoint
si distingue per un dettaglio molto importante: mentre Word opera tramite pagine, in
PowerPoint il concetto di pagina è molto labile e di solito si parla di slide (o diapositiva), che nella sua forma più semplice è una schermata, cioè una porzione definita
dell’intera presentazione.
Nella versione 2011 le slide sono organizzate in gruppi e vengono mostrate nella parte
sinistra della finestra del documento.
Figura 4.2
Le slide sono il corpo del documento e possono essere racchiuse in gruppi
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Come nel caso di Word, Raccolta presentazioni offre la migliore alternativa per iniziare a lavorare con i documenti: e proprio allo stesso modo, anche in PowerPoint
la finestra è divisa in due parti, la prima delle quali, Temi, offre diverse tipologie di
documenti vuoti, che presentano solamente delle associazioni di colore, carattere e
pagine mastro preconfezionate, mentre Modelli mostra dei documenti PowerPoint
completi di testo, immagini e transizioni, da modificare nelle varie parti per adattarli
alle proprie esigenze, ma perlopiù pronti per essere utilizzati. Chi si trova alle prime
armi con PowerPoint e vuole approfondire alcuni passaggi o alcuni strumenti dovrebbe seriamente valutare questi Template pronti, che mostrano all’opera alcune delle più
importanti funzioni del programma.
Figura 4.3
Raccolta documenti offre vari tipi di approccio semplificato, dal
modello al documento pronto, da adattare alle proprie esigenze
Benché il processo di creazione di un documento sia perlopiù libero e ogni utente possa seguire la strada che meglio preferisce (non solo nei colori e nelle font, ma anche nel
tipo di slide), l’applicazione prevede una serie di guide teoriche per meglio affrontare
la fase di creazione, proponendo diversi tipi di slide, con gabbie preimpostate e campi
di testo standardizzati per eliminare del tutto i tipici imbarazzi di chi si trova a creare
una presentazione per la prima volta.
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In questo manuale abbiamo scelto di descrive le varie caratteristiche del programma
seguendo un processo di creazione di un documento, piuttosto che un elenco che
segua un qualunque aspetto applicativo, dividendo l’intera fase in parti distinte, la
prima chiamata Contenuto, che descrive il testo, le immagini, gli oggetti e altri tipi di
collegamenti al di là del loro aspetto, e la seconda definita Grafica, che si occupa della
veste esteriore del Contenuto e che riguarda, quindi, la formattazione del testo, i colori
e gli stili degli oggetti e delle immagini, le transizioni e le animazioni.
La terza parte, Presentazione, elenca i vari metodi di rappresentazione del documento PowerPoint in locale o remoto e si occupa delle tematiche che riguardano la regia e
l’accompagnamento, nonché la possibilità di delegare la presentazione ad applicazioni
di terze parti.
Figura 4.4
La stessa presentazione può apparire in forme molto diverse, anche
se il contenuto è lo stesso, questo perché le due fasi di creazione
(Contenuto e Grafica) vengono affrontate in momenti diversi
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I primi contenuti: layout e multimedialità
Una volta creato un nuovo documento (menu File > Nuova presentazione), se non
viene preso da Raccolta documenti, questo appare mostrando la prima slide, che generalmente mostra al suo interno due campi, uno per il titolo e un secondo per il
sottotitolo. Altre nuove slide possono essere aggiunte tramite il comando Nuova diapositiva, che si trova all’interno della Ribbon, nella scheda Diapositive: la finestra in
sovraimpressione mostra alcuni tipi di diversi di slide, ognuno con contenuti diversi.
Una volta creata, una slide propone alcuni campi in cui inserire testo, immagini o
filmati, che seguono un ordinamento preimpostato che, alla fine, rende semplice la
successiva fase di modifica perché l’applicazione capisce qual è il tipo di contenuto di
ciascun campo e si comporta di conseguenza. Dato che è sempre meglio non forzare
la creazione tramite campi personalizzati (quando possibile), nel caso si renda necessario un numero e un tipo di campi diversi, il comando Layout (a fianco a Nuova
diapositiva) permette di modificare il layout della slide selezionata, variando i campi,
ma lasciando inalterati quelli inseriti manualmente.
Figura 4.5
L’applicazione propone alcuni modelli di slide con campi preconfezionati, che offrono le situazioni
di contenuti più diffuse: per quanto possibile, è sempre meglio seguire uno di questi ordinamenti
automatici, in modo da garantire la completa compatibilità nelle successive fasi di modifica
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Nella versione 2011 di PowerPoint è anche disponibile una nuova funzione, chiamata
Sezioni, in grado di raggruppare l’elenco delle slide: i gruppi sono più gestibili su
documenti con molte diapositive oppure nel caso in cui l’intera presentazione venga
sviluppata da più persone.
Il comando Sezioni permette, infatti, di creare nuove sezioni, di rinominarle, di spostare una o più slide da una sezione all’altra, nonché di comprimere o espandere la
visualizzazione di tutte le sezioni, per esaminare meglio il documento.
Nel corso della creazione, sono disponibili vari tipi di visualizzazioni del documento:
l’elenco delle slide può essere visualizzato sia come anteprima (Diapositiva) sia come
elenco (Struttura), modalità che privilegia più i contenuti che l’aspetto grafico (viene
infatti riportato tutto il testo a fianco di ogni diapositiva, indipendentemente dalla
posizione e dalla formattazione). Più in basso, a sinistra, tre pulsanti permettono di
variare la visualizzazione in modo più generale: il primo pulsante, quello di sinistra,
mostra la visualizzazione normale, adatta alla composizione (slide centrale grande,
elenco delle altre slide a sinistra e commenti in basso), mentre il secondo mostra solamente l’elenco delle slide in ordine, distribuite su tutta l’ampiezza della finestra, e
infine il terzo, che è dedicato alla fase di presentazione, con il quale il documento viene
mostrato a tutto schermo, con Transizione e Animazioni.
Figura 4.6
Agendo sui pulsanti in basso a sinistra della finestra è possibile variare la
visualizzazione del documento, da una più creativa a un’altra più organizzativa
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Seguendo i suggerimenti delle slide confezionate, per inserire il testo basta sostituire i
campi precostituiti con i contenuti adeguati: solitamente chiare icone indicano il tipo di
contenuto adatto, anche se ovviamente non è necessario completarle tutte. Per i contenuti
supplementari, così come per quelli manuali, all’interno della Ribbon sono disponibili le
icone per inserire caselle di testo (per le quali basta anche un doppio clic all’interno della
slide nel punto esatto) e il Browser per inserire i file multimediali (immagini da iPhoto o
dalla libreria di ClipArt, musica da iTunes e filmati dalla cartella omonima). Qualunque
documento esterno può comunque essere importato tramite drag&drop.
Le tematiche di utilizzo e modifica dei contenuti quali immagini oppure oggetti vettoriali
sono identiche a quelle già viste nel capitolo di Word, dato che la parte di software che
controlla questi processi è la stessa, mentre i filmati presentano qualche opzioni in più: le
possibilità di mascheratura, filtro colore e correzioni cromatiche sono simili a quelle delle
immagini (incredibile ma vero!) e lo stesso dicasi per gli stili, che permettono di mascherare, ombreggiare e applicare una cornice al filmato. Ma diversamente da una immagine,
che è statica, un filmato deve essere riprodotto per mostrare completamente il proprio contenuto: dopo aver selezionato il filmato importato, nella Ribbon compare la sottoscheda
Formato filmato, al cui interno trovano posto i comandi Avvia (che stabilisce se il filmato
verrà avviato automaticamente oppure tramite un clic del mouse) e Opzioni di riproduzione (che invece determina in che modo il filmato verrà riprodotto, se a tutto schermo
o a dimensione normale, se una sola volta o a ciclo continuo), mentre il comando Frame
poster imposta il frame corrente come anteprima del filmato all’interno della slide.
Figura 4.7
Come in Word, le immagini, le forme vettoriali e i filmati
possono essere importati tramite Browser multimediale
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Figura 4.8
Una volta importato un filmato, una sottoscheda permette di stabilire alcuni
effetti di colore e mascheratura, oltre che l’esatto metodo di riproduzione
I contenuti audio che fanno da colonna sonora alla presentazione, e che quindi non
sono legati come tutti gli altri a una singola slide, possono essere trascinati all’interno
della slide da cui partono (tipicamente la prima), e da lì identificati tramite una icona a
forma di diffusore. La sottoscheda Formato audio mostrerà controlli simili a quelli dei
filmati, con la voce Utilizza tra diapositive (menu Avvia nella Ribbon), che permette
di riprodurre la traccia in modo continuo sino alla conclusione della presentazione.
Gli altri tipi di contenuti utilizzabili da PowerPoint sono i Grafici, che seguono anche
in questo caso le regole di Word, con la generazione interna tramite l’utilizzo di un
documento temporaneo di Excel, e le Tabelle, che vengono gestite interamente dalla
scheda omonima nella Ribbon.
Nonostante siano disponibili tanto in Word quanto in Excel, i grafici di tipo SmartArt
trovano probabilmente la loro massima espressione proprio in PowerPoint, sia a causa
della loro natura modulare sia anche, soprattutto, per via della capacità di rappresentare visivamente concetti di tipo gerarchico o temporale, fattori con i quali PowerPoint
stesso si trova a proprio agio.
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Figura 4.9
I contenuti audio offrono caratteristiche simili a quelle dei filmati, con la possibilità,
in più, di fungere da colonna sonora per tutta la durata della presentazione
Un grafico SmartArt non è altro che un particolare tipo di Grafico (come quelli visti
nel capitolo scorso, dedicato a Excel), che disegna una serie di dati analitici, in questo
caso rappresentati da stringhe di testo gerarchiche. SmartArt è l’ideale per rappresentare la struttura societaria di un’azienda oppure le realtà che compongono un gruppo
finanziario, una strategia di marketing che si compone di più direzioni ma anche di un
flusso di lavoro o di un progetto complesso. Il vantaggio è che questo tipo di grafici è
del tutto parametrizzato, quindi editabile in modo semplice e veloce, senza per questo
perdere la propria identità grafica, che viene gestita totalmente in automatico.
Per creare un grafico SmartArt, basta selezionarlo da uno dei modelli presenti nella parte sinistra della scheda omonima all’interno della Ribbon. I grafici sono molto diversi
tra loro ed è importante selezionare il più adatto in base al tipo di presentazione.
Una volta creato, questo si mostra all’interno della slide affiancato da un pannello nero,
che attende l’inserimento dei dati. In base al genere di grafico selezionato, il numero e
il tipo di dati potrebbero variare, tuttavia questi valori possono cambiare anche in un
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secondo momento: una volta completate le stringhe necessarie (che compaiono anche
all’interno del grafico stesso), ogni valore può essere spostato di posizione, essere reso
più o meno importante degli altri; inoltre c’è la possibilità di aggiungere o rimuovere
alcune voci.
Il riquadro nero del testo compare selezionando il grafico e scompare una volta deselezionato.
Figura 4.10
Un grafico di tipo SmartArt, una soluzione modulabile e ideale
per la resa grafica di flussi gerarchici
Tutte le modifiche grafiche locali sul grafico sono realizzabili in modo semplice utilizzando la finestra Stili nella Ribbon, che provvede a gestire tutte le caratteristiche grafiche
in modo uniforme, oppure agendo sui vari pannelli minori, come Colori (per le sole
modifiche cromatiche), Forma (per l’editing geometrico delle forme), Da sinistra a destra e Organigramma (per la modifica logica del tipo di grafico).
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Figura 4.11
Le modifiche estetiche a un grafico SmartArt si possono attuare con un clic, utilizzando
il pannello Stili, e non incidono sui valori stessi del grafico né sulla gerarchia interna
Figura 4.12
Il pannello Riquadro testo è un ottimo metodo per interagire in modo approfondito sui
contenuti di un grafico SmartArt, potendo variare il numero e il tipo dei valori e delle stringhe
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Animazione
L’animazione all’interno di PowerPoint è di certo una delle caratteristiche più importanti dell’applicazione: le animazioni ottengono diversi risultati, tra cui trattenere
l’attenzione, spostarla dalla slide in generale verso un particolare dettaglio o anche
rendere interessanti alcuni passaggi altrimenti anonimi.
PowerPoint diversifica le animazioni in due categorie ben distinte: le Transizioni sono
dedicate alle animazioni tra una slide e un’altra, mentre le Animazioni vere e proprie
sono focalizzate sui movimenti piccoli o grandi degli oggetti.
Le Transizioni sono la parte più semplice delle animazioni: una scheda apposita nella Ribbon permette di scegliere la giusta Transizione per tutte le slide selezionate
dall’elenco che compare in sovrapposizione, mostrando in anteprima, dopo ogni clic,
la Transizione stessa.
Generalmente le transizioni si dividono in tre gruppi (Delicato, Divertente e Contenuto dinamico), proponendo tipologie di effetti diversi, ma sostanzialmente in tutti
i casi il risultato è che la slide fa posto alla Transizione, che a sua volta farà posto alla
slide successiva nella sequenza.
Figura 4.13
L’elenco delle transizioni all’interno di PowerPoint in una finestra in sovrapposizione
(istockphoto.com, file 730473)
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Figura 4.14
Con la versione 2011 sono state introdotte alcune Transizioni davvero interessanti,
come Vortice, Nido d’ape e Distruggi, che utilizzano calcoli tridimensionali molto cinematografici
Una volta selezionata la Transizione, questa può essere parametrizzata in base alle esigenze:
il pulsante Opzioni effetto (a destra dell’elenco) offre la possibilità di definire esattamente
la direzione e/o il movimento di alcune parti, mentre poco più a destra trovano posto altri
controlli per definirne la durata (tipicamente di un paio di secondi o poco più), inserire
un effetto audio tra quelli predisposti, definire se la Transizione deve partire in automatico
dopo un tot di secondi oppure al clic del mouse o del telecomando e, infine, c’è un pulsante
che attiva la Transizione selezionata (e tutte le opzioni) e la rende valida per ciascuna slide.
Figura 4.15
Alcune Transizioni
possono variare
la direzione e il
movimento di alcuni
oggetti, nonché il
tempo di esecuzione,
in base allo specifico
compito assegnato
loro dal relatore
(istockphoto.com,
file 2160037)
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NOTA
L’opzione che permette di passare da una slide all’altra con un
clic del mouse è ovviamente quella più utilizzata, ma in alcuni
casi l’esecuzione automatica può essere una soluzione altrettanto valida. Per esempio, una presentazione in PowerPoint
può essere visualizzata a ciclo infinito su uno o più monitor
in una fiera o nella vetrina di un negozio, lontano dal relatore
e solo come intrattenimento, oppure può diventare una sorta
di filmato, con fasi e tempi ben definiti, in modo che sia possibile usufruirne anche lontano dal relatore stesso.
Figura 4.16
Un esempio di transizioni temporizzate: in questo caso
un MacBook Pro mostra la presentazione a una fiera
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La parte Animazioni, rispetto a Transizioni, si presenta un po’ più articolata: la scheda
che le viene dedicata nella Ribbon è divisa in varie parti. Di queste, la prima a sinistra
(di colore verde) definisce l’elenco degli effetti applicabili agli oggetti in entrata nella
slide, mentre la seconda (di colore giallo) dettaglia gli effetti di enfasi, utili per evidenziare uno o più oggetti quando già risiedono all’interno della slide. La terza parte
(di colore rosso) serve a far uscire gli oggetti dalla slide, mentre una quarta sezione,
rappresentata non da un elenco ma da un solo pulsante (percorsi), definisce un vero
e proprio percorso (utilizzando una funzione simile alle curve di Bézier), che fungerà
da rotaia per il movimento dell’oggetto all’interno della slide.
Come per le Transizioni, anche in questo caso la parte destra della scheda nella Ribbon permette di stabilire i dettagli dell’animazione (come il verso o il gruppo), il tempo e le opzioni di regia.
Figura 4.17
Gli effetti di animazione sono suddivisi in Entrata, Enfasi, Uscita e Percorsi: aree ben
distinte che determinano con esattezza il particolare aspetto che si desidera ottenere
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Figura 4.18
Gli stessi effetti cambiano in base
all’oggetto selezionato: il testo, per
esempio, offre situazioni e caratteristiche
diverse rispetto a una forma vettoriale
Mentre l’animazione degli oggetti è abbastanza semplice e si compone di tre fasi: la
selezione dell’oggetto, la scelta dell’effetto voluto e il controllo dei parametri (tramite il
comando Opzioni effetto, a destra nella Ribbon), associare un oggetto a un percorso
prevede qualche passaggio in più. La definizione stessa del tipo di percorso include
la scelta fra un modello personalizzato oppure fra altri preconfezionati: selezionando
un percorso automatico (Standard o Complesso), questo verrà applicato automaticamente senza nessuna interazione, mentre per i percorsi personalizzati, una volta scelto
il tipo, basta eseguire vari clic consecutivi all’interno della slide, osservando la costruzione progressiva della curva (i punti vengono uniti tramite una curva dinamica). Un
doppio clic termina la curva e definisce il percorso.
Figura 4.19
Un Percorso può essere automatico o manuale: nel secondo caso, la traccia viene
stabilita tramite clic consecutivi, che vengono uniti da una curva dinamica
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Figura 4.20
Dopo aver definito il Percorso e averlo selezionato, questo
può essere modificato globalmente agendo sulle maniglie
Figura 4.21
Il Percorso può essere editato anche localmente: dal comando Opzioni effetto basta attivare
la voce Modifica punti, per rendere attivi tutti i singoli punti e modificarli poi uno per uno
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Lifting “on the fly”
Esaurita la parte relativa ai contenuti, non resta che dedicarsi alla parte più divertente,
quella che riguarda la grafica.
Come nelle altre applicazioni della suite Office, tutti gli elementi possono essere formattati utilizzando i comandi basilari presenti nella scheda Inizio della Ribbon: tutte
le stringhe di testo possono essere alterate nel tipo di carattere, nel colore e negli attributi, mentre le immagini, i filmati e gli oggetti possono essere modificati utilizzando
uno dei comandi presenti nella sottoscheda Formato, che appare (di colore viola) una
volta attivata la selezione su uno di questi.
Figura 4.22
Le immagini, come i filmati, possono essere alterate utilizzando gli stessi strumenti visti in Word
Sebbene ogni slide proponga diversi campi predisposti a ricevere contenuti programmati (come, per esempio, il campo intitolato “Inserisci qui il titolo”, che non lascia
spazio a dubbi), è ovvio che è possibile inserire innumerevoli campi o contenuti personalizzati. Ma la libertà di inserimento comporta diversi problemi, che vanno affrontati
utilizzando gli strumenti più appropriati. Per esempio, se è vero che è possibile inserire
immagini e filmati all’interno di un documento PowerPoint semplicemente trascinandoli dalla Scrivania o da altre cartelle, è anche vero che, una volta dentro la slide, i vari
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contenuti vanno posizionati correttamente: per gli allineamenti orizzontali e verticali
il menu Allinea, dentro la sottoscheda Formato nella Ribbon, provvede ai vari tipi di
allineamento (è necessario selezionare almeno due contenuti perché questo menu si
renda disponibile).
Figura 4.23
I comandi del menu Allinea sono semplici ma funzionali
Riguardo al problema delle sovrapposizione, invece, la versione 2011 porta con sé alcune interessanti novità: selezionando alcuni elementi in una slide, diventano attivi
i comandi Porta in primo piano, Porta in secondo piano, Porta sotto e Porta sopra nel menu Disponi, all’interno della scheda Inizio nella Ribbon, che permettono
operazioni abbastanza semplici e intuitive, ma che rendono difficile operare in modo
esatto con un alto numero di elementi.
Il comando più adatto si chiama Riordina oggetti, in grado di agire su tutti gli elementi all’interno della slide (oppure Riordina oggetti sovrapposti, che agisce solo su
quelli selezionati), operando in modo tridimensionale: una volta attivato il comando,
infatti, l’intero schermo diventa nero e gli elementi si dispongono girati a tre quarti,
disposti su piani trasparenti, pronti per essere spostati davanti o dietro gli altri. Questo
tipo di sovrapposizione è molto potente e molto comodo, perché esprime perfettamente l’impressione di profondità, consentendo una interattività facile e diretta.
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Una volta eseguiti gli spostamenti, basta premere il pulsante OK per riportare la visualizzazione allo stato normale.
Figura 4.24
La funzione Riordina oggetti
è molto potente e intuitiva
e consente di operare con
oggetti bidimensionali
come fossero oggetti
tridimensionali
NOTA
La funzione Riordina oggetti si presenta in modo molto curioso agli utenti Mac: è una delle pochissime funzioni che Office per Mac 2011 offre in modo esclusivo rispetto alla versione
2010 per Windows. Nel primo capitolo abbiamo visto come
il team di sviluppo, la MacBU, sia perlopiù indipendente dal
team che sviluppa Office per Windows, ma che tuttavia la direzione stabilita dalla casa madre per entrambe le versioni
fosse la totale convergenza. Così, alcune novità viste nell’estate 2010 per Windows sono arrivate pochi mesi dopo anche su
Mac, ma in alcuni casi, come per esempio Riordina oggetti,
sono rimaste appannaggio esclusivo di Office per Mac.
Ovviamente, la stessa funzione appare identica anche su
Word ed Excel per Mac 2011.
Eseguite tutte le modifiche, il documento è quasi pronto per essere mostrato al pubblico. Ciò che manca è una direzione grafica unica per tutti i contenuti, in modo che
siano spostati per una migliore coerenza di lettura e siano dinamicamente presentabili
verso qualunque tipo di pubblico.
Nel capitolo dedicato a Word abbiamo visto l’utilizzo della funzione Temi, che vincola
un gruppo di font e di colori in modo armonico: la stessa funzione opera all’interno di
PowerPoint in modo più potente, gestendo non solo l’aspetto del documento ma anche
tutti i contenuti, riuscendo inoltre ad adattare i contenuti automatici alle guide inserite.
In questo modo, una volta creata una presentazione “cruda”, quindi senza regole grafiche precise, basta aprire la scheda Temi nella Ribbon e, con un clic, applicare il tema
previsto a tutta la presentazione. Questo passaggio è molto potente perché adatta non
solo lo sfondo, ma anche i vari Grafici, SmartArt, titoli e in alcuni casi anche le caratteristiche delle immagini (come la cornice).
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Figura 4.25
Applicare un Tema a una presentazione è molto comodo, perché con un solo clic permette
di adattare un preset predefinito a una intera presentazione priva di qualsiasi regola
Figura 4.26
I vari Temi in una presentazione possono essere selezionati
e applicati anche in sequenza, per cercare quello più adatto
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NOTA
La possibilità di utilizzare i Temi in modo dinamico è molto
interessante, perché permette di stabilire al volo la forma
più adatta a una presentazione, anche pochi secondi prima
di lanciarla, in base per esempio al tipo di pubblico a cui andrà mostrata.
Considerando questo, la fase preparatoria diventa molto più
semplice, perché tutte le regole grafiche vengono spostate
alla fine e non intralciano la fase di realizzazione, che è molto più importante e, solitamente, complessa.
Figura 4.27
Nell’utilizzo dei Temi l’unica attenzione va posta sugli elementi inseriti manualmente,
che non vengono alterati né spostati (e che quindi vanno corretti in modo manuale)
(istockphoto.com, file 3129352 e file 2160037)
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Si va in scena
Il documento è pronto: le immagini sono a posto, i contenuti testuali perfetti, le transizioni provate e riprovate all’infinito, così come le animazioni. Il computer è collegato a un
proiettore (oppure a un monitor esterno o anche a una TV, oppure avete semplicemente
un computer con un monitor abbastanza grande), vi siete rasati e/o truccate, avete il vestito della domenica e siete pronti per mostrare al mondo il frutto del vostro lavoro.
All’interno della scheda Presentazione, nella Ribbon, trovate tutti i comandi per controllare al meglio la riproduzione della presentazione, sin nei più piccoli particolari; i
primi due pulsanti a sinistra lanciano la presentazione a tutto schermo: il primo per
farla partire dall’inizio, il secondo per cominciare dalla slide selezionata.
Figura 4.28
Una presentazione viene
sempre eseguita a pieno
schermo, indipendentemente
dalla dimensione
Il primo aspetto da considerare nella presentazione su più monitor riguarda la Regia:
se il computer che proietta possiede un solo monitor, la regia non esiste e la proiezione
viene eseguita semplicemente a tutto schermo e chi controlla la presentazione vede
esattamente ciò che vede il pubblico.
Nel caso di due monitor (tipicamente uno principale e uno secondario, che potrebbe
essere anche un proiettore oppure, sempre più spesso, una TV LCD oppure OLED)
PowerPoint permette di utilizzare la funzione di Regia, che mostra due segnali diversi,
uno per il pubblico (tipicamente nel monitor secondario) e uno per il relatore. Questo
secondo segnale si presenta molto ricco e mostra la slide attuale comprensiva dei commenti, una anteprima della slide successiva e il tempo trascorso dall’inizio della presentazione. La Regia è molto comoda perché permette al relatore di gestire il discorso
in base non solo alla slide attuale, ma anche alla successiva, di mantenere il controllo
sul tempo trascorso e anche di leggere al volo i commenti inseriti sotto ogni slide.
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PowerPoint, presentare è un’arte
Figura 4.29
La doppia schermata di Regia e Presentazione di PowerPoint,
che appare quando si mostra un documento su un Mac con due display
(istockphoto.com, file 2313490)
Figura 4.30
Le note, presenti nella parte bassa della finestra, vengono riportate nel
lato Regia nel corso delle presentazioni e sono un valido aiuto al relatore
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NOTA
Quando un secondo monitor viene collegato a un Mac, il pannello Monitor nelle Preferenze di sistema offre varie possibilità di configurazione, come la definizione della risoluzione,
la precisazione del colore e (soprattutto) la disposizione dei
due display. Questi possono essere posizionati in Duplicazione (entrambi i display mostrano lo stesso segnale, che viene
riportato nella risoluzione massima del display più piccolo)
oppure Scrivania estesa (un monitor affianca l’altro in senso
orizzontale o verticale, distribuendo le finestre e i documenti aperti tra essi come si trattasse di una unica unità logica,
mantenendo inalterate le due risoluzioni).
La funzione Regia di PowerPoint non tiene conto del pannello Disposizione dentro le Preferenze di sistema, proponendo allo stesso modo Presentazione e Regia sia nel caso
di Duplicazione sia in Scrivania estesa.
È anche vero che all’interno della Ribbon, sotto Impostazione per due display, compaiono i due pulsanti per la Regia
e per la Duplicazione, opzione che riporta la presentazione
anche nel secondo monitor: la stessa opzione appare anche
nella parte alta della schermata della Regia.
Figura 4.31
Il pannello Monitor, che definisce il modo in cui Mac OS X gestisce il segnale supplementare (il
monitor considerato principale, dove verrà mostrata la Regia, è quello con la Barra dei menu)
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PowerPoint, presentare è un’arte
Una volta lanciata, una presentazione segue le regole impostate al suo interno, con
tempi e stacchi di Animazioni e Transizioni stabiliti. Per procedere di slide in slide
basta agire sui tasti freccia: freccia destra per passare alla slide successiva (fa lo stesso
anche il tasto Invio), freccia sinistra per tornare alla slide precedente.
In realtà, la presentazione risponde a tutti i comandi di input relativi alla funzione
“avanzamento”, il che rende l’applicazione compatibile con diversi tipi di dispositivi,
come telecomandi a filo, mouse wireless e anche l’Apple Remote, il telecomando ufficiale di Apple, compatibile con gran parte dei Mac, fissi e portatili. Da questo dispositivo, i tasti sono Avanti (per avanzare di una slide) e Indietro (per tornare alla slide
precedente) mentre i tasti verticali sono lasciati al controllo del volume.
In ogni caso, se si preme il tasto Esc l’applicazione esce dalla modalità presentazione e
mostra la finestra del documento.
Figura 4.32
Apple Remote, il telecomando di Apple, è l’ideale
per controllare una presentazione, poiché il
relatore non deve necessariamente stare vicino
al computer per far avanzare le slide
Le opzioni per la presentazione sin qui descritte sono tutte basate su un minimo comune denominatore, e cioè che il pubblico sia fisicamente nei pressi del relatore e
abbia accesso perlomeno a un monitor. Questa situazione potrebbe in alcuni casi non
essere possibile e anzi, con la sempre crescente diffusione di Internet e della banda
larga, la posizione geografica di un utente rispetto a un altro continua a perdere di
importanza, dato che ogni giorno, sempre di più, si tende a sfruttare la grande rete per
condividere le informazioni, anche in tempo reale.
PowerPoint, come anche Word ed Excel, permette di condividere un documento tramite un messaggio email per mezzo dei relativi comandi nel menu Condividi (menu
File). Allo stesso modo, è possibile inviare la presentazione nel proprio spazio SkyDrive
o SharePoint, per renderlo disponibile a tutti gli utenti condivisi (parleremo meglio di
SkyDrive e dei servizi di Live.it nell’appendice A). In entrambi i casi il problema è che
chi riceve la presentazione innanzitutto deve possedere una copia di PowerPoint instal183
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lata sul proprio computer per visualizzarla correttamente; inoltre, tale copia deve essere
compatibile con il formato del documento (per esempio, se si tratta di un documento
.pptx servirà Office per Mac 2008 o successivo). Rimane, infine, il problema delle font,
che l’utente che riceve il documento potrebbe non possedere, oppure (peggio) mostrare
in una versione leggermente diversa (con evidenti problemi di riflusso).
Figura 4.33
Il comando Condividi permette a PowerPoint, così come a Word ed Excel, di
condividere il documento aperto con altri utenti via email oppure via SkyDrive
Un altro problema risiede nel fatto che l’utente che riceve la presentazione provvederà a lanciarla nei tempi da lui stabiliti, magari saltando qualche slide ritenuta inutile
oppure addirittura scorrendo il documento nella modalità normale: insomma, nella
migliore delle ipotesi vanificando tutti gli sforzi relativi alle Animazioni e alle Transizioni, senza contare che la mancanza di un relatore capace di offrire la giusta chiave di
lettura alla presentazione è probabilmente il difetto maggiore di questo metodo.
La soluzione migliore passa, invece, per la tecnologia Broadcast, un sistema molto
evoluto, ma estremamente semplice da mettere in atto, per trasmettere in tempo reale
una intera presentazione, attraverso Internet, a un numero variabile di utenti connessi
tramite un semplice browser.
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PowerPoint, presentare è un’arte
NOTA
In realtà, Mac OS X è perfettamente in grado di mostrare il
contenuto di una presentazione in PowerPoint anche senza
l’ausilio dell’applicazione, sfruttando QuickLook, una delle
funzioni arrivate con la versione 10.5 e migliorate con quelle successive. Nonostante questo, il discorso resta valido
perché QuickLook è in grado di mostrare il contenuto di un
documento, ma senza la capacità di renderlo propriamente,
quindi eliminando tutti gli effetti di Transizione e Animazioni varie, nonché le tempistiche tra una slide e l’altra.
Figura 4.34
QuickLook di Mac OS X è in
grado di mostrare il contenuto
di un documento, ma nel caso
di PowerPoint vengono perse
molte peculiarità riguardanti
animazioni e transizioni
In pratica, con questa tecnologia il Mac che trasmette si comporta come una piccola
televisione, che mostra in diretta un determinato programma a tutti gli utenti connessi: la regia, infatti, rimane sempre all’utente che trasmette, il quale determina i tempi
delle Transizioni, le Animazioni e quant’altro.
Per avviare questo tipo di presentazione, basta un clic sul pulsante Trasmetti presentazione all’interno della scheda Presentazione nella Ribbon, in questo modo l’applicazione mostra una finestra con indicato, in modo estremamente semplice, le operazioni
che verranno eseguite (perlopiù senza l’intervento dell’utente): in pratica il documento viene spedito a uno dei server Microsoft, che a sua volta lo trasmetterà agli utenti
connessi. Procedendo con il pulsante Connetti, che avvia la procedura, una nuova
finestra chiede i dati dell’account Live.it, l’account gratuito di Microsoft (vanno bene
anche ID e Password del vecchio servizio Hotmail), dopodiché parte il processo di
upload del documento, completamente automatico, che restituisce alla fine una finestra contenente un link (no, non dovete copiarlo tutto, basta un clic sul tasto Copia
collegamento per inserirlo negli appunti e copiarlo in un messaggio email, in una
finestra di chat con MSN, iChat o Skype, oppure copiarlo su di un sito o anche nei vari
social network, come Facebook o Twitter). Tale link consentirà ad altri utenti di collegarsi alla presentazione, tramite un semplice browser (una versione recente di Safari
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va benissimo, ma sono ben accetti anche altri browser moderni, come Firefox, Opera
e addirittura Internet Explorer, ma per quest’ultimo meglio dalla versione 8 in poi).
Se si preme il pulsante Riproduci presentazione, parte la presentazione vera e propria, con tanto di Regia. Gli altri utenti collegati (per visualizzare la presentazione non
serve avere un account Live.it, basta cliccare sul link) vedranno tutte le slide nei rispettivi tempi di caricamento, senza dover interagire ulteriormente e senza la necessità di
software specifici.
Figura 4.35
Le due finestre che definiscono la trasmissione
in PowerPoint: nella prima un semplice grafico
illustra come viene effettuata la trasmissione,
nella seconda l’applicazione restituisce il link
da inviare a chi visualizzerà la trasmissione
Figura 4.36
Ecco le due situazioni: il Mac che trasmette controlla la presentazione, mentre gli altri
computer che la ricevono possono visualizzarla tranquillamente tramite un browser,
come Safari o Firefox, mantenendo inalterati tutti gli effetti e le font
(istockphoto.com, file 377567)
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PowerPoint, presentare è un’arte
NOTA
La trasmissione broadcast di PowerPoint non presenta limiti
evidenti, se non nel fatto che, essendo in diretta, al termine
della trasmissione non è possibile recuperare la presentazione da parte degli utenti, che però possono richiederla
al relatore (via email). Anche dal punto di vista dell’utilizzo
di banda il processo appare molto interessante: dato che il
documento viene inviato ai server Microsoft, sono questi
ultimi che la trasmettono ai vari utenti e non il computer
del relatore, quindi l’utilizzo di banda per chi trasmette non
aumenta all’aumentare del numero di client collegati.
L’utilizzo di un browser come veicolo per la trasmissione
evita alcuni problemi di utilizzo di font e di versioni del documento (che vengono risolti in modo trasparente dal server), e di conseguenza il tutto può essere visualizzato anche
attraverso qualsiasi cosa sia in grado di navigare in Internet,
come vari Tablet, tra cui sicuramente iPad.
L’unico vero limite, probabilmente temporaneo, risiede nella
mancanza della trasmissione dell’audio (il sistema trasferisce solamente il video), mancanza che però può essere sopperita da diversi sistemi, da Microsoft Messenger per Mac a
iChat, sino a Skype.
Figura 4.37
Una volta finita la trasmissione,
della presentazione non vi è più
traccia (ma è sempre possibile farsela
mandare via email)
Figura 4.38
Poiché non necessitano di una
versione specifica di PowerPoint
per essere visualizzate, le
presentazioni broadcast possono
essere viste anche da dispositivi
diversi da un computer
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I vari modi per esportare
Come per le altre applicazioni di Office per Mac, anche in questo capitolo vale la pena
prendere in esame le fasi di salvataggio ed esportazione con attenzione: qui in particolare perché PowerPoint è, tra tutte, l’applicazione con il menu formati più popolato,
soprattutto per via della sua natura prettamente grafica.
Se, infatti, le disposizioni per i nuovi formati Open XML (.pptx) e per quelli vecchi
(.ppt) sono le stesse esaminate nel primo capitolo e se è vero che rimane la possibilità
di salvare in formato PDF (che, lo ricordiamo, è un formato oramai universalmente
riconosciuto e che ha, tra le sue caratteristiche, quella di essere difficilmente editabile),
è interessante notare come PowerPoint proponga, tra i formati di salvataggio principale, il formato .Mov.
Questo, che può venir letto da QuickTime, iTunes e da moltissimi altri software, ha
l’enorme vantaggio di poter essere convertito nei più svariati formati multimediali e di
poter essere così riprodotto in un numero molto alto di dispositivi, come lettori DVD
e Blu-Ray, smartphone come iPhone o altri dispositivi come iPad, nonché essere a sua
volta inserito come contenuto multimediale all’interno di altre presentazioni PowerPoint o documenti di vario tipo.
Figura 4.39
La finestra di salvataggio di PowerPoint,
che mostra una nutrita serie di formati
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PowerPoint, presentare è un’arte
Figura 4.40
Una presentazione salvata come filmato PowerPoint
e riprodotta in QuickTime
Scorrendo l’elenco, però, ci si accorge che la parte più curiosa arriva verso la fine, dove
spuntano i vari formati tipicamente grafici (JPEG, TIFF, PNG, GIF e BMP): questi
formati, che non sono multi pagina, permettono di esportare una intera presentazione
in varie immagini, una per pagina.
Anche in questo senso i vantaggi sono molti, dall’altissima esportabilità verso praticamente qualsiasi applicazione esistente all’indipendenza dalla piattaforma e dalle
risorse (come le font), dalla possibilità di pubblicare una o più schermate in Internet a
quella di inserire la sequenza generata all’interno di altre applicazioni, come iPhoto.
A fronte di tali vantaggi, però, resta il fatto che le presentazioni convertite in immagini rimangono statiche, azzerando sia le Animazioni che le Transizioni: per le prime,
ahimé, non c’è soluzione, ma per le seconde esistono metodi alternativi da non sottovalutare.
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Figura 4.41
Le presentazioni si possono esportare anche in sequenze di immagini: in questo
caso una presentazione è stata esportata in formato PNG e aperta in Anteprima
Il menu Condividi (menu File) di PowerPoint, infatti, rispetto a Word ed Excel offre
una voce in più, Invia a iPhoto, che permette di comunicare direttamente con il programma di Apple per la gestione delle immagini, convertendo l’intera presentazione
in primo piano (una volta scelto il formato tra JPEG, tipicamente meno pesante, e
PNG, di una qualità maggiore proprio perché privo di compressione) e inviandola
direttamente a iPhoto, senza passare per il Finder e senza intervento alcuno da parte
dell’utente. L’intera presentazione viene organizzata in un Album e da qui potrà essere
riprodotta sul Mac utilizzando uno dei Temi grafici e musicali previsti.
Una volta su iPhoto, è anche possibile sincronizzare la presentazione con tutti i dispositivi iOS, come iPhone, iPod Touch e iPad, e anche condividerla online tramite uno
dei servizi previsti, come Facebook, Flickr e Mobile Me.
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PowerPoint, presentare è un’arte
Figura 4.42
Condividere una presentazione con iPhoto significa poter utilizzare una serie
incredibile di nuove features come pubblicazioni online sui diversi social network,
come Facebook e Flickr, e anche sincronizzarla con iPhone e iPad, tramite iTunes
(istockphoto.com, file 13469690)
Figura 4.43
Una volta esportata una
presentazione in iPhoto, questa
può essere riprodotta utilizzando
uno dei Temi del programma
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