Procedura

PROCEDURA N. 4
Aggiornamento dei recapiti professionali
Per modificare i recapiti professionali di un rappresentante (AR o AAR) la procedura prevede che
l’utente interessato (o un altro rappresentante):
ü effettui la richiesta on-line di modifica (pag. 2)
ü invii all’amministratore nazionale la documentazione necessaria (pag. 4), secondo le
modalità riportate (pag. 5).
Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l’amministratore nazionale provvede,
entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, ad approvare la richiesta
effettuata on-line.
Di seguito viene fornita una guida dettagliata per effettuare la richiesta on-line di aggiornamento
dei recapiti personali del rappresentante, un elenco dei documenti da fornire e le modalità di invio
degli stessi.
ATTENZIONE: alcuni dati possono essere modificati direttamente, senza necessità che vengano
approvati dall’amministratore del Registro. Per la modifica di questi dati quindi non occorre inviare
alcun documento. Per sapere quali dati sono soggetti ad approvazione dell’amministratore e quali
no, si faccia riferimento alle indicazioni fornite in fondo a questo documento (pag. 6)
Per eventuali richieste di chiarimenti o supporto, scrivere a:
[email protected]
1
Richiesta on-line di aggiornamento dei recapiti personali
Step
1
Azione
Interfaccia
Accedete alla pagina del Registro, nella sezione italiana, tramite il link
https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/IT/index.xhtml e, se necessario,
selezionate “italiano” tramite l’apposito menu a tendina nell’angolo in alto a destra
2
Nel menu a sinistra fate click su Login
3
Se non già specificato, inserite l’indirizzo e-mail e
la password
Selezionate Cellulare + SMS dal menu “Metodo
di autenticazione”
Inserite il numero di cellulare, tra quelli associati
all’account, che volete sia autorizzato per
l’accesso
Fate click su Accedi
4
Inserite negli appositi campi il codice di tre
triplette che ricevete per SMS sul vostro telefono
cellulare
Fate click su Accedi
5
Nel menu Conti sul lato sinistro della pagina fate
click sulla voce Conti
Verranno visualizzati tutti i conti ai quali siete
associati come rappresentanti
2
6
Fare click sul Codice del conto di uno qualsiasi
dei conti al quale sia associato il rappresentante
per il quale si richiede la modifica
7
A seconda del tipo di rappresentante AR o AAR
per il quale volete aggiornare i recapiti, fate click
sull’etichetta corrispondente in alto nella pagina
8
Fate click sul pulsante Aggiorna sotto il riquadro
che riporta i dati del rappresentante in questione
ATTENZIONE: il pulsante non è visualizzabile se
esiste già una richiesta di aggiornamento per
quel rappresentante, in attesa di approvazione
9
Modificate i campi che desiderate aggiornare
(quelli obbligatori sono contrassegnati da
simbolo verde) inserendo gli STESSI DATI
comunicati con la documentazione inviata per la
richiesta di aggiornamento dei recapiti personali
EVENTUALI DISCREPANZE BLOCCHERANNO
L’APPROVAZIONE DELLA RICHIESTA ON-LINE IN
FASE SUCCESSIVA
Fate click su Invia
Il sistema assegna un codice identificativo alla
richiesta e la inoltra all’amministratore nazionale per l’approvazione
Se la documentazione pervenuta sarà corretta e completa, l’amministratore nazionale approverà
la richiesta
3
Documentazione da inviare
Per richiedere l’aggiornamento dei recapiti personali di un rappresentante autorizzato (AR o AAR)
si deve provvedere all'invio della seguente documentazione:
1) Modulo 4 compilato seguendo le indicazioni riportate in fondo al documento (pag. 6)
IMPORTANTE: il modulo deve contenere le informazioni relative al rappresentante così
come sono state inserite durante la richiesta di aggiornamento on-line dei recapiti personali
del rappresentante in questione.
2) Prova dell'identità dell’utente che chiede la modifica, che può essere la copia di uno dei
seguenti documenti:
(a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o
dell'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico;
(b) passaporto
La copia deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente
dichiarazione: “Confermo di richiedere l‘aggiornamento dei seguenti recapiti personali
(elencare i campi modificati)” Luogo, data e firma
4
Modalità di invio
Affinché il processo di aggiornamento dei recapiti personali vada a buon fine è necessario inviare
la suddetta documentazione secondo le seguenti modalità:
1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansione della copia del
documento d’identità) all’interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome
del rappresentante.
2) Comprimere la cartella in formato “.zip” o equivalente (“.rar”, “.7z”).
3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del
7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà
l’estensione “.p7m”.
Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA),
(http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei
soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito
sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni.
4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi:
[email protected]
e in copia a [email protected]
IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della
pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è
obbligatorio riportare nell’oggetto dell’e-mail il seguente testo:
REGISTRO ETS – aggiornamento recapiti personali
Inoltre, per facilitare il lavoro e ridurre i tempi di approvazione, riportate nel testo dell’e-mail il
CODICE IDENTIFICATIVO DELLA RICHIESTA effettuata on-line che il sistema comunica a
conclusione della procedura
Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non
vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate
all’indirizzo [email protected]
5
Indicazioni per la compilazione del Modulo 4
Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la
compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco.
Al momento dell’invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo
obbligatorio non compilato) anche nel caso in cui il relativo dato debba restare immutato.
ATTENZIONE! I campi bianchi del modulo fanno anche riferimento a dati che possono essere
modificati direttamente, senza necessità che vengano approvati dall’amministratore del Registro.
Per la sola modifica di questi dati quindi non occorre inviare alcun documento.
Aggiornamento dei recapiti personali
Informazioni richieste
Note sulla compilazione
URID del rappresentante
Inserire il proprio numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx
(visualizzabile dopo l’accesso nella barra del menu in alto). Nel
caso si richiedesse l’aggiornamento per conto di un altro
rappresentante, il codice è visualizzabile durante la procedura
on-line di aggiornamento, in alto tra i dati non modificabili
Nome
sic
Cognome
sic
Nome della società
Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti
Dipartimento della società
Unità o divisione per la quale si lavora all’interno della Società
Funzione
Ruolo o mansione svolta per la Società
Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l’indirizzo della sede di lavoro
CAP
sic
Città (Provincia)
Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi
(nel registro il campo è identificato con “Località”)
Regione
sic
6
Nazione
sic
Numero telefono 1
Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice
internazionale
Numero telefono 2
Inserire un numero di cellulare
Indirizzo e-mail
Inserire l’ indirizzo e-mail (NB: questa modifica non comporta
l’aggiornamento dell’indirizzo e-mail dell’account in EU Login)
7