regolamento - ASTRAL SPA

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REG.PERS 001v01
REGOLAMENTO
17 giugno 2009
Regolamento sui criteri di assegnazione e di utilizzo delle REV. 00
apparecchiature di telefonia mobile e/o traffico dati
Attività
Redazione
Verifica
Funzione Responsabile
Area Personale, Organizzazione e
Affari Generali:
Gianluca GIRANI
Ilaria GIOVANELLI
Area Personale, Organizzazione e
Affari Generali:
Stefano MENNELLA
Direttore Area Personale,
Organizzazione e Affari Generali:
Firma
Gianluca Girani
Ilaria Giovanelli
Stefano Mennella
Daniele Lucci
Daniele LUCCI
Approvazione
Modifiche
Rif.
Descrizione
ASTRAL SpA – Azienda Strade Lazio
Il documento è di proprietà esclusiva di ASTRAL – vietata la riproduzione
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17 giugno 2009
Indice
Capo I – Sigle e abbreviazioni ......................................................................................................................... 3
Capo II – Finalità e criteri ................................................................................................................................. 4
Art. 1 – Oggetto, finalità, principi e destinatari del Regolamento ................................................ 4
Art. 2 – Criteri e modalità di assegnazione degli Apparati .......................................................... 4
Art. 3 – Utilizzo degli Apparati per uso personale ...................................................................... 5
Capo III – Modalità di utilizzo degli apparati .................................................................................................. 6
Art. 4 – Regole generali e disciplina d’uso ................................................................................. 6
Art. 5 – Monitoraggio dei costi aziendali .................................................................................... 7
Capo IV - Entrata in vigore del Regolamento ................................................................................................ 8
Allegati ............................................................................................................................................................... 9
Allegato 1 - Richiesta assegnazione apparato di telefonia mobile aziendale ................................ 9
Allegato 2 - Comunicazione di smarrimento o furto sim card e apparato mobile ......................... 9
Allegato 3 - Dichiarazione di presa in carico ............................................................................. 9
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REGOLAMENTO
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17 giugno 2009
Capo I – Sigle e abbreviazioni
ASTRAL: Azienda Strade Lazio SpA
UMTS: Universal Mobile Telecommunications Service - Sistema universale di telecomunicazione mobile
SIM: Subscriber Identity Module – Modulo identificativo sottoscrittore/abbonato
APPARATI: Apparati di telefonia mobile aziendali e/o traffico dati
CODICE PIN: Personal Identification Number – Numero identificativo personale
CODICE PUK: Pin Unblocking Number – Codice di sblocco
PERS: Area Personale, Organizzazione e Affari Generali
DG: Direzione Generale
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Capo II – Finalità e criteri
Art. 1 – Oggetto, finalità, principi e destinatari del Regolamento
1. Con il presente “Regolamento sui criteri di assegnazione ed utilizzo delle apparecchiature di telefonia
mobile e/o traffico dati” (nel prosieguo, “Regolamento”), l’Azienda Strade Lazio - ASTRAL S.p.A. (nel
prosieguo, Astral), intende disciplinare i criteri di assegnazione e di utilizzo degli apparati di telefonia
mobile aziendali e/o traffico dati (nel prosieguo, “Apparati”).
2. L’Apparato di telefonia mobile è da considerarsi strumento di lavoro per il personale che ne è
assegnatario e il suo utilizzo deve avvenire, esclusivamente per esigenze di servizio, adottando
comportamenti improntati al rispetto ed alla tutela del bene; a tale scopo, l’Apparato viene assegnato
nominativamente ed in comodato gratuito.
3. L’assegnazione degli Apparati deve avvenire sulla base di criteri di efficienza e di efficacia in grado di
rispondere pienamente alle esigenze operative aziendali, garantendo, contestualmente, criteri di
economicità e trasparenza, nonché il rispetto delle normative vigenti in materia.
4. Sono destinatari del presente Regolamento gli Amministratori, i dipendenti ed i collaboratori a
qualsiasi titolo di Astral, per i quali è prevista l’assegnazione di un Apparato nel rispetto dei criteri
indicati al successivo art. 2.
5. Ogni eventuale deroga al presente Regolamento può essere stabilita - per temporanee esigenze di
natura straordinaria - al fine di non creare pregiudizio alle attività aziendali, esclusivamente dal
Presidente o dal Direttore Generale dell’Astral.
6. La struttura aziendale preposta alla gestione degli Apparati del presente Regolamento è l’Area PERS.
Art. 2 – Criteri e modalità di assegnazione degli Apparati
1. L’assegnazione di uno o più apparati è prevista d’ufficio alle figure di seguito elencate:
-
Consiglieri di Amministrazione;
-
Direttore Generale;
-
Dirigenti;
-
Autisti.
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2. L’Azienda può inoltre assegnare, in base ai criteri previsti dal presente Regolamento, un Apparato, al
restante Personale dipendente ed ai collaboratori (lavoratori autonomi).
3. La richiesta di utenze telefoniche per dipendenti e collaboratori, (da inoltrare all’Area PERS tramite
l’apposito allegato 1), deve essere inoltrata dal Responsabile funzionale, dettagliatamente motivata ed
improntata almeno ad uno dei seguenti criteri:
-
pronta e costante reperibilità in sede durante l’orario di lavoro, necessaria per l’espletamento di
determinate mansioni lavorative;
-
esercizio di mansioni lavorative che richiedono frequenti spostamenti al di fuori dell’azienda con
necessità di garantire la reperibilità dalla sede, ovvero mettere l'assegnatario in condizioni di
relazionarsi con terzi (esempio: favorire la comunicazione tra i RUP, i Direttori dei lavori, gli Addetti ai
sopralluoghi o alla vigilanza stradale, Enti/Ditte esterne, etc.).
4. L’Area preposta alla gestione degli Apparati (Area PERS), ha il compito di verificare la coerenza delle
richieste di utenze telefoniche, ai criteri di assegnazione e, di valutare quale profilo tariffario e tipologia di
apparato sia da ritenersi più idoneo in base alla richiesta stessa, al fine di garantire il contenimento dei
costi aziendali e la massima efficienza. Le verifiche e le valutazioni dell’Area PERS vengono inserite
nell’allegato 1 e trasmesse alla DG per le determinazioni del caso.
5. La determinazione in merito all’assegnazione e/o al ritiro degli Apparati, è di competenza della DG.
Art. 3 – Utilizzo degli Apparati per uso personale
1. L'utilizzo, a fini privati degli Apparati aziendali, in dotazione per traffico voce, è consentito - fermo
restando il rispetto delle normative, anche fiscali, nel tempo vigenti - esclusivamente con le modalità
previste dai gestori di telefonia mobile, nonché stabilite dalla DG, con addebito dei relativi costi in capo
all’assegnatario dell’Apparato.
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Capo III – Modalità di utilizzo degli apparati
Art. 4 – Regole generali e disciplina d’uso
1. L’assegnatario dell’Apparato è tenuto al suo utilizzo nel pieno rispetto delle seguenti modalità:
-
l’Apparato mobile assegnato, comprensivo di scheda ed accessori, rimane di proprietà di Astral e
deve essere custodito con la massima attenzione e diligenza fino al momento della restituzione;
deve essere altresì utilizzato per esigenze di servizio, (fatto salvo quanto previsto nel precedente
art.3), e tenuto sempre attivo durante il normale orario di lavoro, non può essere ceduto ed utilizzato
da terzi;
-
l’accesso alla connessione UMTS deve avvenire esclusivamente in quei casi in cui sia impossibile
accedere alla rete aziendale per assenza di collegamento o perché si è “fuori sede”;
-
il furto o lo smarrimento dell’Apparato deve essere prontamente segnalato all’Area PERS, utilizzando
l’allegato 2;
-
allo scopo di evitare un utilizzo fraudolento da parte di terzi è obbligatorio l’utilizzo del codice PIN a
protezione dell’Apparato; quest’ultimo unitamente al codice PUK deve essere appositamente
conservato dall’assegnatario.
2. L’attività di manutenzione - per guasti non derivanti da incauto utilizzo dell’utente - degli Apparati, dei
relativi accessori e delle schede SIM, è garantita dall’Area PERS ed è a carico della Società.
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17 giugno 2009
Art. 5 – Monitoraggio dei costi aziendali
1. I criteri di assegnazione e/o utilizzo degli Apparati vengono costantemente monitorati dall’Area PERS, al
fine di prevenire eventuali utilizzi impropri e valutare l’effettivo grado di rispondenza dei profili tariffari
adottati alle esigenze operative aziendali. A tale proposito, l’Area PERS provvede a riportare al Direttore
Generale, di norma con cadenza semestrale, un report contenente i consumi totali per ciascuna utenza
assegnata, fermo restando il rispetto della vigente normativa in materia di tutela della privacy.
2. L’Area PERS ha anche il compito di monitorare costantemente sul mercato, la presenza di offerte
tariffarie maggiormente competitive e più convenienti per le attività aziendali fermo restando il rispetto
delle norme vigenti in materia di affidamento di servizi e forniture.
3.
L’Area PERS esercita tale attività attraverso:

il controllo e l’eventuale segnalazione alla DG di anomalie nell’utilizzo degli Apparati;

la verificare della permanenza nel tempo dei criteri posti alla base della richiesta dell’Apparato;

la proposta alla DG di eventuale revoca e/o sostituzione dell’Apparato in presenza di costi
significativamente superiori alla media di consumo ritenuta normale per la struttura di
appartenenza e per le attività svolte.
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Capo IV - Entrata in vigore del Regolamento
Il presente Regolamento revoca e sostituisce tutto quanto disposto in precedenza dalla Direzione Aziendale
sulla stessa materia ed entrerà in vigore a far data dal 17 giugno 2009 .
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17 giugno 2009
Allegati
Allegato 1 - Richiesta assegnazione apparato di telefonia mobile aziendale
Allegato 2 - Comunicazione di smarrimento o furto sim card e apparato mobile
Allegato 3 - Dichiarazione di presa in carico
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17 giugno 2009
Allegato 1
Richiesta assegnazione apparato di telefonia mobile aziendale e/o traffico dati
Riservato Area Richiedente
Richiedente:
Area Richiedente:
Data della Richiesta:
Descrizione della Richiesta:
Con la presente si richiede l’assegnazione di un apparato di telefonia mobile aziendale e/o traffico dati
al dipendente/collaboratore :
………………………….……………………………………………………………………………………..
per le seguenti motivazioni:………………………………………………………………………………………….
…………….………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Il Responsabile funzionale
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Riservato Area preposta - Gestione Telefonia Mobile
Verifiche/Valutazioni Area PERS:
Note:
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Verifica effettuata da:_________________
Data___________
Valutazione effettuata da:_______________
Data___________
Il Direttore dell’Area PERS
Daniele Lucci
____________________________________________________________________________________
□ Si autorizza l’assegnazione
□ Non si autorizza l’assegnazione
Data___________
Il Presidente
On.Giov.Battista Giorgi
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Allegato 2
PROCEDURA
COMUNICAZIONE AL GESTORE DI TELEFONIA MOBILE
DI SMARRIMENTO O FURTO SIM CARD e/o APPARATO MOBILE
Smarrimento/Furto in orario di lavoro tra Lunedì e Venerdì
In caso di furto o smarrimento dell’Apparato e/o Sim Card in orario di lavoro nei giorni compresi tra il lunedì e
il venerdì, l’assegnatario è tenuto a comunicare tempestivamente all’Area PERS l’avvenuta perdita. La
comunicazione deve avvenire per telefono e successivamente confermata utilizzando la scheda allegata.
L’assegnatario, inoltre, deve effettuare una denuncia di smarrimento o furto dell’Apparato e/o Sim Card, alle
forze dell’ordine, specificando modello e seriale del telefono (IMEI); copia della denuncia deve essere
successivamente consegnata al protocollo aziendale e in copia all’Area PERS.
L’Area PERS preso atto della comunicazione, provvede a comunicare al gestore di telefonia mobile il
“numero telefonico da bloccare” attraverso l’apposito numero verde (vedi procedura SIM-Block di seguito
illustrata) e successivamente attraverso fax.
Smarrimento/Furto al di fuori dell’orario di lavoro
Nel caso di furto o smarrimento al di fuori dell’orario di lavoro o nei giorni festivi, l’assegnatario è responsabile
unico per la comunicazione, al numero verde del gestore di telefonia mobile, del “numero telefonico da
bloccare”.
L’assegnatario utilizzerà la procedura SIM-Block (di seguito illustrata); dovrà inoltre effettuare una denuncia
di smarrimento o furto dell’Apparato alle forze dell’ordine (come sopra).
L’Area PERS provvede a comunicare al gestore di telefonia mobile attraverso fax il “blocco del cellulare”,
allegando copia della denuncia alle forze dell’ordine.
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Procedura “SIM-Block”
La seguente procedura permette di comunicare al gestore di telefonia mobile
il blocco dell’utenza telefonica.
Telefonare al numero verde
800846900
Attendere in linea fino a
quando non si parla con
l’operatore
Comunicare il numero di
telefono da bloccare
N. Tel. : *******************
L’operatore potrà richiedere per conferma la P.IVA Aziendale ASTRAL SpA
07244131004
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A: Area Personale, Organizzazione e Affari Generali
Oggetto:
comunicazione di
□ smarrimento
□ furto
Io sottoscritto
…………………………………………………………………………………………………………………….
dichiaro:
□di aver
smarrito
□ subito il furto dei seguenti beni della società a Me assegnatemi:
N. 1
SIM CARD N. telefonico:
N. 1
TELEFONO Modello:
#
SERIALE Telefono (IMEI):
allego copia della denuncia effettuata in data: __________________presso:
□ Polizia di Stato
□ Stazione dei carabinieri
Data_________________
Firma
_________________
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17 giugno 2009
Allegato 3
DICHIARAZIONE DI PRESA IN CARICO
Data____________
Io sottoscritto,______________________________________________________________
dichiaro di prendere in carico
apparato:
Marca
………………………………………………
Modello
………………………………………………
IMEI
………………………………………………
accessori:
Carica batteria
□
Auricolare
□
Kit vivavoce
□
Altro
…………………………………………………
Numero utenza SIM Card
□ ……………………………
Io sottoscritto,____________________________________dichiaro di essere a conoscenza del Regolamento
sui criteri di assegnazione e di utilizzo delle apparecchiature di telefonia mobile e/o traffico dati e di
accettarne le regole.
Per ricevuta
_____________________
Per presa visione
Il Direttore dell’Area PERS
Daniele Lucci
Data______________
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