Servizi di Economato e di Provveditorato a confronto Il Regolamento

Servizi di Economato e
di Provveditorato
a confronto
Il Regolamento dei Servizi
di Economato e di Provveditorato
17 ottobre 2016
dott.ssa Maria Cristina Panconi
Organizzazione e Funzioni
E' istituito il Servizio di Provveditorato per l'espletamento delle procedure di acquisto, compresa la
gestione, delle forniture e dei servizi di natura trasversale a supporto delle attività e del
funzionamento degli Uffici comunali.
Le procedure di scelta del contraente sono disciplinate dalla vigente normativa d. lgs 18 Aprile
2016, n. 50, d.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 per quanto ancora applicabile, soft law ANAC, MIT.
A titolo esemplificativo si elencano i principali ambiti di azione del Provveditorato:
→ Ambito forniture/beni cancelleria in genere, compreso carta in risme, materiale di consumo
per le stampanti e i fax, timbri, buste e cartelline di vario tipo, stampati, vestiario al personale e
dispositivi di protezione individuale, pubblicazioni, riviste e quotidiani, approvvigionamento di
carburante per i mezzi comunali, acquisto di mobili/arredi e di veicoli;
→ Ambito prestazione di servizi pulizie degli uffici e degli stabili comunali, manutenzione parco
veicolare, servizio di foto riproduzione e stampa, servizi trasversali all’Ente.
Altre attribuzioni sono quelle definite dal Regolamento sull’Ordinamento degli Uffici e dei Servizi o
da specifiche direttive organizzative.
Servizi di Economato e di Provveditorato
principali anagogie e differenze parte 1
Entrambi i servizi sono, di norma, accorpati sotto la medesima Unità Organizzativa in
quanto precipuamente le attività poste in essere sono rivolte a soddisfare funzioni
trasversali e quindi garantire il quotidiano (ordinario) funzionamento degli uffici
comunali.
Al Servizio di Provveditorato fanno capo tutte le procedure di scelta del contraente per
l'approvvigionamento di forniture e servizi di natura trasversale esperite mediante
procedure di appalto, disciplinate dal codice degli appalti e delle concessioni d. lgs 18
aprile 2016, n. 50, dal Regolamento di attuazione d.P.R. 207/2010 per quanto ancora
applicabile. A questa normativa sono certamente da aggiungere quella specifica es. l.
8 novembre 1991, n. 381 Disciplina delle cooperative sociali, n. d.lgs. 22 gennaio 2004, n.
42 (codice urbani – codice dei beni culturali) e la soft- law ANAC e MIT
Servizi di Economato e di Provveditorato
principali anagogie e differenze parte 2
Al Servizio di Economato afferisce la gestione della cassa economale tramite la quale
vengono effettuati gli acquisti di modesta entità “art. 153 c. 7 del TUEL d. lgs 267/2000
“omissis (…) prevede l'istituzione di un Servizio di Economato, cui viene preposto un
responsabile, per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare”.
Acquisti destinati a sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali
dell'Amministrazione, entro un limite di importo prefissato nel Regolamento, per i quali
vengono effettuati pagamenti per pronta cassa. L'Economo in questo caso funge da
Tesoriere.
Relativamente ad alcune incombenze quali ad esempio gestione del parco veicolare,
magazzino di beni mobili (inteso come magazzino di cancelleria, materiale cartaceo,
toner/inkjet) i due servizi si adoperano all’unisono, l’uno è strettamente legato all’altro.
ITER di spesa a confronto
Servizio di Provveditorato
parte 1
Servizio di Economato
Effettua acquisti di forniture e di servizi trasversali sulla base di una
previsione puntuale del fabbisogno dell’Ente (programmazione annuale
[biennale] degli approvvigionamenti) al fine di evitare il frazionamento
degli acquisti, razionalizzare e conseguire economie di scala che si
sostanziano in significativi risparmi per l’amministrazione (risparmi di
spesa e di gestione)
Effettua acquisti di forniture (beni) e di servizi trasversali sulla
base di esigenze impellenti, non programmabili, indifferibili che
non sono percorribili gli strumenti ordinari d’acquisto previsti dal
d.lgs 50/2016 e comunque di modesto ammontare
Effettua acquisti espletati secondo le procedure di rito, quindi
soggiacciono al rigido formalismo delle procedure codificate.
Pagamento tramite mandato ordinato dal Servizio Finanziario
Effettua pagamenti ovvero Rimborsa acquisti in contanti c.d.
“per pronta cassa”. Spese di modesta entità il cui ammontare
massimo è stabilito nell'apposito regolamento
Documenti fiscali giustificativi della spesa:
Fattura elettronica
Documenti fiscali ammessi al rimborso:
Scontrino, Ricevuta fiscale, Altra modalità semplificata, Fattura
elettronica, Note di debito
Tracciabilità dei flussi finanziari (l. 136/2010): Acquisire CIG dal sito di
ANAC e riportarlo su tutti gli atti della procedura di affidamento e di
pagamento. In più l'operatore economico deve comunicare il proprio
conto corrente dedicato all'appalto (anche se non esclusivo) compreso i
soggetti che vi operano. Deve altresì comunicare tempestivamente
eventuali variazioni
Tracciabilità dei flussi finanziari (l. 136/2010 per contrastare
fenomeno di infiltrazione mafiosa negli appalti): Le spese
economali sono al momento esentate dall'acquisizione del CIG
ITER di spesa a confronto
parte 2
Servizio di Provveditorato
Servizio di Economato
DURC (documento attestante la regolarità contributiva/DOL Durc on
line) il Servizio di Provveditorato ha l'obbligo di accertare il rispetto da
parte dell'operatore economico degli obblighi concernenti il pagamento
dei contributi previdenziali in quanto al termine dell'iter procedurale
perfeziona l'acquisto tramite contratto pubblico
DURC (documento attestante la regolarità contributiva/DOL Durc
on line) gli acquisti economali non rilevano gli elementi del
contratto pubblico quindi come si evince dalle circolari INPS e
INAIL non sussiste l'obbligo di acquisizione
Acquisto di forniture (beni) e di servizi trasversali richiesti al Servizio di
Provveditorato che ne segue l'intero iter di approvvigionamento
L. 190/ 6.11.2012 Anticorruzione: deve essere riportato l'affidamento
con il CIG a suo tempo acquisito nell'apposita sezione del sito
istituzionale dell’Ente «amministrazione trasparente» aggiornandone i
dati tempestivamente ogni volta che si esegue un pagamento e quindi
entro il 31 gennaio deve essere comunicato ad ANAC l'URL dove
reperire le informazioni (in formato aperto XML) dell'anno precedente.
Acquisto di beni e di servizi trasversali di modesta entità, di
norma effettuato direttamente dall'Ufficio interessato previa
richiesta all'Economo circa la fattibilità e la capienza delle risorse
di cui al fondo di anticipazione
L. 190/ 6.11.2012 Anticorruzione: deve essere riportata la spesa
con CIG valorizzato a zero (10 zeri: 0000000000) nell'apposita
sezione del sito istituzionale dell’Ente «amministrazione
trasparente» e quindi entro il 31 gennaio deve essere comunicato
ad ANAC l'URL dove reperire le informazioni (in formato aperto
XML) dell'anno precedente.
Servizio di Economato –
Scontrino/Ricevuta
Acquisto L’atto, il fatto di acquistare, di ottenere cioè la proprietà o il possesso di qualche
cosa; quantità di beni che possono acquistarsi in un dato momento con l’unità monetaria;
Compravendita art. 1470 c.c. «La vendita è il contratto che ha per oggetto il trasferimento
della proprietà di una cosa o il trasferimento di un altro diritto (1) verso il corrispettivo di un
prezzo» - La vendita è un contratto consensuale (1376 c.c.) e traslativo, con il quale, cioè, si
attua il trasferimento o la costituzione di un diritto; non è, per sua natura, aleatoria (1469 c.c.).
Scontrino/ricevuta fiscale rilasciati dal negoziante sono il mezzo più specifico e dettagliato per
provare l’acquisto di beni di consumo da parte dell’acquirente, soprattutto se il documento
descrive quel tipo di articoli e il relativo prezzo corrisponde al valore del bene. Lo ha detto la
Cassazione in una recente ordinanza.
Il consumatore ha una prova “regina” del contratto: si tratta dello scontrino fiscale. Specie se
quest’ultimo è particolarmente dettagliato, perché contiene l’indicazione dell’oggetto
acquistato, esso può valere come dimostrazione – in caso di future contestazioni – della stipula
di un contratto di compravendita. Lo scontrino, peraltro, evidenzia tre aspetti fondamentali del
rapporto giuridico insorto tra il commerciante e il consumatore: il punto vendita (Esercizio
commerciale) – la data dell’operazione e il prezzo.
Servizio di Provveditorato -
Contratto
Il codice civile all’art. 1321 recita «Il Contratto è l’accordo di due o più parti per costruire, regolare o estinguere tra
loro un rapporto giuridico patrimoniale.»
L’art. 1325 ne indica gli elementi essenziali.
«I requisiti del contratto sono:
1. l'accordo delle parti
2. la causa
3. l'oggetto
4. la forma, quando risulta che è prescritta dalla legge sotto pena di nullità»
Non tutti i contratti devono necessariamente essere scritti. La gran parte delle vendite di beni al consumo avviene con accordi verbali
che non per questo non devono considerarsi veri e propri contratti. Il documento scritto viene redatto solo qualora vi possano essere
specifiche esigenze di prova dell’avvenuto scambio del bene contro il prezzo: è, insomma, predisposto solo per esigenze di garanzia,
ma non è necessario.
d lsg. 50/2016 art. 3 lettere:
dd) «contratti o contratti pubblici, i contratti di appalto o di concessione aventi per oggetto l’acquisizione di servizi o di
forniture, ovvero l’esecuzione di opere o lavori, posti in essere dalle stazioni appaltanti.»
ll) Appalti pubblici: «I contratti a titolo oneroso, stipulati per iscritto tra una o più stazioni appaltanti e uno o più soggetti
economici, aventi per oggetto l’esecuzione di lavori, la fornitura di prodotti e la prestazione di servizi.»
ss) Appalti pubblici servizi: «contratti tra una o più stazioni appaltanti e uno o più soggetti economici aventi per oggetto
la prestazione di servizi diversi da quelli di cui alla lettera II);»
tt) Appalti pubblici di forniture: «contratti tra una o più stazioni appaltanti e uno o più soggetti economici aventi per
oggetto l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza l’opzione per l’acquisto, di prodotti. Un
appalto di forniture può includere, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e di installazione;»
Tipologie di contratto a confronto
Contratti ricorrenti nei Servizi Economali
a comprova di acquisto effettuato
Contratti posti in essere dal Servizio di Provveditorato
per gli acquisti di beni e servizi di natura trasversale
Scontrino/ Ricevuta fiscale
Atto pubblico (art. 32 c.14 d. lgs 50/2016)
Fattura (nei casi in cui il Servizio di Economato gestisca tale
forma di pagamento)
Scrittura privata autenticata (art. 32 c.14 d. lgs 50/2016)
Altra
modalità
semplificata
specificatamente prevista.
Per procedure negoziate e per affidamenti infra Euro
40.000/00 mediante corrispondenza secondo l'uso del
commercio (art. 32 c.14 d. lgs 50/2016)
di
certificazione
Responsabilità amministrativa e contabile
parte 1
Per danni arrecati al patrimonio dell'Ente ovvero ad altro Ente pubblico, i dipendenti possono incorrere nella
responsabilità amministrativa e contabile.
1.
Responsabilità amministrativa - Ricorre in caso di danni causati all'Ente in occasione del rapporto
d'Ufficio, il dipendente deve cioè aver posto in essere una condotta dolosa o gravemente colposa. Elemento
costitutivo è il danno nelle diverse accezioni:
1.1
il danno emergente (diminuzione patrimoniale subita dalla PA),
1.2
il lucro cessante ( incrementi patrimoniali non conseguiti a seguito di fatto dannoso).
1.3
il danno all’immagine dell’Ente (laddove l'azione di un dipendente o di un amministratore leda o
danneggi l'immagine dell'Ente che quindi rischia di apparire come organizzazione strutturata confusamente e
mal gestita il che corrisponde a perdita di prestigio).
Il dolo o la colpa grave, costituiscono l’elemento soggettivo della responsabilità.
Presupposti della responsabilità amministrativa:
a) Ente danneggiato è una P.A.
b) Tra Ente e danneggiante deve sussistere rapporto di servizio
c) Il danno deve essere economicamente valutabile
Responsabilità amministrativa e contabile
parte 2
Responsabilità contabile - Sorge in capo a tutti coloro che maneggiano denaro hanno avuto a
vario titolo consegna di valori della P.A. E non adempiono all'obbligo di restituzione che a loro incombe. Tali
soggetti sono tenuti inoltre all’obbligo di rimettere il conto.
2.
La legge 639/1996 che modificava la l. 20/1994 ha disposto che la responsabilità dei soggetti sottoposti alla
giurisdizione della Corte dei conti in materia di contabilità pubblica è:
2.1
Personale cioè il debito si trasmette agli eredi solo nei casi di illecito arricchimento del dante causa
e pertanto nel caso di conseguente arricchimento degli stessi eredi;
2.2
Limitata ai fatti ed alle omissioni commessi con dolo o colpa grave e non per colpa lieve;
2.3
La valutazione del giudice non può estendersi al merito delle scelte discrezionali.
3.
Responsabilità civile verso terzi - Trattasi di responsabilità generica e non tipizzata ovvero non
riconducibile a specifiche fattispecie individuate dal legislatore. Sorge quando un dipendente pubblico reca
un danno ad un terzo ed è tenuto in solido con l'Ente di appartenenza a risarcirlo.
Art. 28 della Costituzione reca l'ipotesi della Responsabilità civile. Il dipendente risponde in solido con il proprio
Ente per danno recato a cittadino.
Principali differenze tra
Responsabilità amministrativa e contabile
parte 1
Responsabilità AMMINISTRATIVA
Responsabilità CONTABILE
Si fonda sul danno patrimoniale, colposo o doloso,
cagionato alla P.A.
Si fonda sul maneggio, di fatto e di diritto, di denaro o in
genere di altri valori della P.A.
Si basa sulla diligenza media del buon padre di famiglia
dei doveri nascenti dal rapporto di servizio, ispirandosi
pertanto ai criteri di valutazione della diligenza del
debitore nell’adempimento di cui all’art. 1176 c.c., che
non deve mai venir meno nel soggetto che agisce per
una P.A.
Deriva dall’inadempimento di un obbligo di restituire
valori/denaro avuti/o in consegna.
Deriva da un comportamento (doloso, colposo)
conseguente ad una omessa o mal adempiuta
prestazione da cui è derivato/che ha cagionano danno
patrimoniale alla P.A.
Attiene all’obbligo di restituire cose già appartenenti alla
P.A.
Presuppone in ogni caso un rapporto di servizio.
Grava sui contabili di fatto derivando dall’obiettiva esistenza
di una gestione.
Principali differenze tra
Responsabilità amministrativa e contabile parte 2
Responsabilità AMMINISTRATIVA
Responsabilità CONTABILE
Responsabilità che può essere anche proporzionato al
grado di colpevolezza dai giudici. Si applica il potere
riduttivo.
Si ritiene escluso dal c.d. POTERE RIDUTTIVO, che consente al
giudice contabile di quantificare il risarcimento a carico
dell’accertato responsabile di una somma anche inferiore
all’importo dell’intero danno. Accertato il danno il soggetto
deve risarcire. Il giudice può solo condannare o assolvere.
Non si applica il potere riduttivo.
E’ promosso d’ufficio dal Procuratore regionale presso la
Corte dei conti o previa denuncia dei funzionari che
vengano a conoscenza dei fatti che possono essere fonte
di responsabilità.
Si instaura all’atto di presentazione della resa del conto a
prescindere dall’eventuale denuncia di irregolarità.
La responsabilità deve essere accertata.
La responsabilità è presunta
constatazione dell’ammanco.
ed
insorge
con
la
Debito di custodia e di vigilanza parte 1
In tutti gli Enti gli agenti contabili per materia si distinguono n. 2 tipologie di consegnatari di beni
mobili a cui ricondurre obblighi di custodia e di vigilanza (c.d.): agenti contabili per debito di
custodia, agenti amministrativi per debito di vigilanza.
In virtù del d.P.R. n. 254/2002 si
differenziano:
•
•
I consegnatari di beni mobili per debito di custodia sono quei dipendenti cui è affidata la
conservazione del bene, la gestione, la distribuzione ed il rifornimento dei beni mobili
destinati ad altri uffici (agenti contabili tout-court).
I consegnatari per il solo debito di vigilanza sono solo agenti amministrativi affidatari della
gestione dei beni mobili, sono i dipendenti che utilizzano i beni mobili per il funzionamento
degli uffici.
Ai sensi dell’art. 230 c. 8 del TUEL d. lgs 267/2000 «8. Il regolamento di contabilità definisce le
categorie di beni mobili non inventariabili in ragione della natura di beni di facile consumo o del
modico valore.» sono sottratti dagli inventari i beni mobili di modico valore o di facile consumo:
cancelleria, materiale cartaceo ecc. Quindi non devono necessariamente coesistere entrambi
per escludere il bene dall’inventario.
Debito di custodia e di vigilanza parte 2
Gli agenti che ricevono in consegna i beni mobili, secondo la legge, sono denominati consegnatari i
quali, in relazione alle modalità̀ di gestione e di rendicontazione ed alle conseguenziali responsabilità̀,
assumono la veste, rispettivamente, di agenti amministrativi per debito di vigilanza e di agenti
contabili per debito di custodia”.
I concetti di “debito di custodia” e “debito di vigilanza” nelle diverse accezioni riscontrate nella
giurisprudenza:
Il debito di “custodia” caratterizza, in linea di massima, il consegnatario incaricato di gestire un
deposito o magazzino alimentato direttamente dalla produzione o dall’acquisizione in stock di beni
mobili destinati a ricostituire le scorte operative delle varie articolazioni dell’amministrazione di
appartenenza.
Il debito di “vigilanza” connota l’azione del consegnatario, presso ciascuna articolazione funzionale
dell’amministrazione, competente alla sorveglianza sul corretto impiego dei beni dati in uso agli
utilizzatori nonché circa la gestione delle scorte operative di beni assegnati all’ufficio e destinati
all’uso.
Servizio di Provveditorato: Soglie appalti
Servizio di Economato: Limite di spesa
Per il Servizio di Provveditorato: d. Lgs 50/2016 Art. 35. (Soglie di rilevanza comunitaria e metodi di calcolo del
valore stimato degli appalti)
Comma 1.
Le disposizioni del presente codice si applicano ai contratti pubblici il cui importo, al netto
dell’imposta sul valore aggiunto, è pari o superiore alle soglie seguenti:
a) euro 5.225.000 per gli appalti pubblici di lavori e per le concessioni;
b) euro 135.000 per gli appalti pubblici di forniture, di servizi e per i concorsi pubblici di progettazione aggiudicati
dalle amministrazioni aggiudicatrici che sono autorità governative centrali indicate nell'allegato III; se gli appalti
pubblici di forniture sono aggiudicati da amministrazioni aggiudicatrici operanti nel settore della difesa, questa
soglia si applica solo agli appalti concernenti i prodotti menzionati nell’allegato VIII;
c) euro 209.000 per gli appalti pubblici di forniture, di servizi e per i concorsi pubblici di progettazione
aggiudicati da amministrazioni aggiudicatrici sub-centrali; tale soglia si applica anche agli appalti pubblici di
forniture aggiudicati dalle autorità governative centrali che operano nel settore della difesa, allorché tali appalti
concernono prodotti non menzionati nell’allegato VIII;
d) euro 750.000 per gli appalti di servizi sociali e di altri servizi specifici elencati all’allegato IX.
Per il Servizio di Economato:
Il limite di spesa relativo agli acquisti/rimborsi economali è espressamente indicato nel Regolamento di
Economato e di Provveditorato ovvero nel Regolamento di Contabilità quando i suddetti servizi sono ivi
disciplinati.
FINE
Ringrazio dell’attenzione.
- - - - - - Maria Cristina Panconi
[email protected]