Manuale Gruppi.Net

Manuale procedura Gruppi.Net
A COSA SERVE
La procedura gruppi è un programma residente che dà la possibilità di accelerare i tempi
del check-in e permette:
- alle agenzie di viaggio di caricare i componenti di uno o più gruppi e generare un
file da spedire alla struttura che accoglierà tali ospiti;
- alle strutture ricettive di caricare anticipatamente i componenti di uno o più gruppi.
Il file contiene tutti i dati utili sia ai fini Istat che di P.S.; l’importazione dello stesso su
WebStat da parte della struttura ricettiva comporterà la presa in carico del gruppo.
INSTALLAZIONE
Per installare il programma cliccare sulla voce ‘Documentazione’ - ‘Downloads’
Nella sezione <Software>, cliccare
sul link ‘Setup programma Gruppi.NET’
per
scaricare
il
file
zippato
autoscompattante sul proprio pc.
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Cliccare su ‘Salva’.
Al termine del download cliccare ‘Visualizza download’ per iniziare la procedura di
installazione.
Se appare il messaggio ‘Tentativo da parte di un programma non identificato di accedere
al computer’ cliccare su ‘Consenti’.
N.B.: le istruzioni per il download e per l’individuazione del file zippato di installazione
possono variare a seconda del sistema operativo e delle versioni dello stesso.
Per la realizzazione di questa guida è stato utilizzato un PC con sistema operativo
Windows Vista.
Selezionare la lingua dell’installazione
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A questo punto il programma è installato e si aprirà in automatico, altrimenti sarà possibile
aprirlo dal menu Avvio\Programmi\Gruppi.NET, facendo doppio clic su ‘Gruppi.NET’.
COME UTILIZZARLO
Prima fase: Agenzia/struttura ricettiva che procede anticipatamente.
Per caricare un gruppo scegliere la voce di menu File\ Gruppi quindi cliccare su ‘Nuovo
gruppo’.
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Tipo Alloggiato: Capogruppo
Sesso: sesso del capogruppo
Data di nascita: data di nascita del capogruppo
Cognome: cognome del capogruppo
Nome: nome del capogruppo
Stato di nascita: digitare le prime lettere dello Stato di nascita; sulla destra appariranno
tutti gli stati che soddisfano quel criterio. Se lo stato di nascita è diverso da Italia bisogna
successivamente digitare il luogo di nascita; in caso contrario andrà specificato il comune
italiano di nascita.
Cittadinanza: digitare le prime lettere dello Stato di cittadinanza.
Stato Residenza: digitare le prime lettere dello Stato di residenza: se è diverso da Italia si
passa all’indirizzo (si consiglia di indicare anche la città estera) altrimenti va scelto il
comune italiano di residenza.
Indirizzo di residenza: indicare l’indirizzo del capogruppo (facoltativo).
Tipo documento: scegliere il documento di identità del capogruppo.
Numero documento: inserire il numero di documento di identità.
Stato rilascio doc.: propone lo stato di residenza. Se diverso utilizzare il filtro.
Tipo di turismo: motivo del viaggio (facoltativo), se non è indicato in automatico viene
inserito ‘balneare’.
Tipo di trasporto: mezzo di trasporto utilizzato (facoltativo)
Camere occupate da gruppo/famiglia: inserire il numero di camere occupate dall’intero
gruppo/famiglia
Data di arrivo: data di arrivo
Presunta partenza: data di partenza presunta
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A questo punto cliccando su ‘Check-in’ si apre una finestra che conferma l’inserimento.
I dati del capogruppo vengono salvati e si passa al caricamento dei componenti del
gruppo.
Cliccando su ‘Nuovo’ inserisco un membro di gruppo.
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Tipo Alloggiato: membro di gruppo.
Sesso: sesso del componente
Data di nascita: data di nascita del componente
Cognome: cognome del componente
Nome: nome del componente
Stato di nascita: viene precompilato con i dati del capogruppo ed è da modificare nel
caso in cui non coincida l’informazione con quella del componente, digitando le prime
lettere dello Stato di nascita; sulla destra appariranno tutti gli stati che soddisfano quel
criterio. Se lo stato di nascita è diverso da Italia bisogna successivamente digitare il luogo
di nascita; in caso contrario andrà specificato il comune italiano di nascita.
Cittadinanza: se diverso dal capogruppo, digitare le prime lettere dello Stato di
cittadinanza del componente.
Stato Residenza: propone lo stato del capogruppo. Se diverso utilizzare il filtro. Se è
diverso da Italia si passa all’indirizzo (facoltativo ma si consiglia di indicare anche la città
estera) altrimenti va scelto il comune italiano di residenza (propone quello del capogruppo
altrimenti specificare)
Indirizzo di residenza: indicare l’indirizzo del capogruppo (facoltativo).
Tipo di turismo: propone quello del capogruppo: se diverso specificarlo.
Tipo di trasporto: propone quello del capogruppo: se diverso specificarlo.
Data di arrivo: propone quella del capogruppo: se diversa specificarla.
Presunta partenza: propone quella del capogruppo: se diversa specificarla.
Cliccare su ‘Check-in’ per inserire i dati del componente del gruppo.
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I pulsanti <Modifica> ed <Elimina> permettono di modificare o eliminare un componente
precedentemente selezionato cliccando sulla prima colonna in corrispondenza dell’ospite
da modificare/eliminare.
I pulsanti <Modifica gruppo> ed <Elimina gruppo> della schermata seguente invece
permettono di modificare il capogruppo o eliminare un gruppo.
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A questo punto, per generare il file da spedire alla struttura ricettiva, scegliere la voce di
menu ‘Strumenti\ Esporta gruppi’
Con ‘Sfoglia’ scelgo dove salvare il file, poi è necessario definire cosa si intende esportare.
Il programma, infatti, mette a disposizione diversi filtri di visualizzazione per la selezione
dei dati:
- ‘Solo gruppi mai esportati’
- ‘Solo gruppi già esportati’
- ‘Tutti i gruppi’
Inoltre, posso filtrare ulteriormente i dati per data di arrivo e dopo aver definito l’intervallo
clicco su ‘Aggiorna risultati’.
Una volta che è stato definito cosa esportare ed eventualmente selezionato si esportano i
dati cliccando su ‘Esporta selezionati’, nel caso abbia selezionato solo un gruppo di quelli
visualizzati o ‘Esporta tutti’, nel caso voglia estrarre tutti i dati che vengono estratti con i
filtri che si sono opportunamente scelti.
A termine procedura il sistema mi avviserà con questo messaggio:
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Una volta generato il file può essere spedito alla struttura ricettiva per e-mail.
C’è anche la possibilità di generare un elenco che può essere stampato o salvato in pdf,
suddiviso per capo gruppo; tale stampa può essere inviata unitamente al file .txt.
Si ottiene dalla voce di menu ‘Strumenti\ Stampa elenco’
Si apre una finestra nella quale selezionare il capogruppo, poi cliccare su ‘Stampa’.
Seconda fase: la struttura ricettiva.
Una volta ricevuto il file dall’agenzia oppure una volta compilato, sarà sufficiente collegarsi
all’indirizzo: https://servizi.turismo.fc.it/statistica.turismo/Default.aspx con user e password
ricevute, cliccare sul pulsante Entra e scegliere la voce di menu ‘Ospiti’ - ‘Importa File da
Software Gestionale’.
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Con ‘Sfoglia’ seleziono il file ricevuto/predisposto e con ‘Conferma’ lo importo.
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A questo punto il gruppo è stato interamente caricato e sarà visibile dal menu ‘Ospiti’ –
‘Elenco Ospiti’, da dove sarà possibile anche apportare eventuali modifiche si rendano
necessarie.
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