Non chiamateci più segretarie! Siamo diventate delle vere
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Non chiamateci più segretarie! Siamo diventate delle vere
real life LE ASSISTENTI DI DIREZIONE Non chiamateci più segretarie! Siamo diventate delle vere manager Dalla gestione dell’agenda ai report da portare in consiglio di amministrazione, sono tanti i compiti che le assistenti di direzione svolgono ogni giorno. Altro che fotocopie e caffè: le sei donne che abbiamo intervistato hanno un ruolo di primo piano nelle imprese. Vediamo da vicino in che cosa consiste la loro professione Daniela Lista, 42 anni, assistente di direzione presso l’Agenzia per il lavoro Spa (alispa.it). Vive a Milano, è sposata e ha due figlie. di Francesca galeazzi - foto di stephanie Gengotti per S ono lontani i tempi dello «scriva, signorina, scriva», delle fotocopie e del caffè per il capo: le moderne segretarie, pardon, assistenti di direzione, oggi hanno un ruolo sempre più specializzato e qualificato. «Non si parla più di segretarie ma di assistant, (personal, executive o manager)», spiega Vania Alessi, fondatrice nel 2001 insieme alla sorella Jessica di secretary.it, community di riferimento del settore in Italia, con quasi 9.000 iscritte e un nuovo blog #SecretaryPower. «Oggi le assistenti di direzione sono figure manageriali a tutti gli effetti: devono essere in grado di coordinare e risolvere situazioni critiche, ricoprendo un ruolo autonomo e decisionale». E se la professione è in evoluzione, le competenze devono essere al passo con i tempi: «Le personal assistant partecipano a corsi di formazione in marketing management e comunicazione», prosegue la Alessi. La sfida, oggi, è essere in grado di seguire le funzioni dei capi non più come semplice filtro, ma interfacciandosi direttamente con colleghi, clienti, fornitori, azionisti, sponsor, con un ruolo di leadership in alcuni processi di negoziazione e comunicazione. Abbiamo incontrato sei assistenti di direzione per farci raccontare in presa diretta come è cambiato il loro lavoro. 64 È importante essere curiose e mettere PASSIONe in ogni compito che devi svolgere In cosa consiste la tua attività? «Supporto i vertici dell’azienda con compiti esecutivi e organizzativi, come la gestione dell’agenda. Seguo i progetti del mio diretto superiore che è consigliere di amministrazione con delega allo sviluppo delle nuove business unit». Come ti sei formata? «Ho frequentato l’Accademia d’arte drammatica Paolo Grassi e per circa 15 anni ho lavorato nel mondo dello spettacolo. Poi ho deciso di seguire un’altra strada: ho superato le selezioni in Ali, Società italiana per il lavoro, per il ruolo di assistente del direttore marketing. Ho fatto carriera e in breve sono diventata assistente di direzione per tutto il management. Ho anche seguito diversi corsi di formazione, in particolare in informatica e grafica». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «Prima era un’attività di pura segreteria, ora invece l’assistente di direzione è una figura che propone e deve essere in grado di supportare in autonomia il manager». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «Curiosità, voglia di imparare e capacità di appassionarsi a ogni compito assegnato». Quali sono i tuoi orari di lavoro? «Salvo eccezioni, ho normali orari di ufficio e posso conciliare lavoro e famiglia. Però sono sempre reperibile, anche durante le ferie». Progetti per il futuro? «Vorrei continuare ad aggiornarmi. In particolare mi piacerebbe seguire nuovi progetti per il marketing in grado di far crescere sia l’azienda sia me stessa». Stefania Secli, 27 anni, assistente di direzione in PricewaterhouseCoopers Advisory Spa (pwc.com). Vive a Milano, è fidanzata. la conoscenza delle lingue e il sorriso sono ottimi biglietti da visita In cosa consiste la tua attività? «Oltre alla gestione dell’agenda e di alcune attività amministrative, coordino un team di circa 150 persone supportandole nella redazione di documenti, pratiche e proposte. Curo l’archivio cartaceo e digitale, così come la registrazione a bandi di gara». Come ti sei formata? «Dopo il diploma al liceo linguistico, dove ho studiato inglese, tedesco e spagnolo, mi sono laureata in Comunicazione, media e pubblicità allo Iulm di Milano. Ho cominciato a lavorare il giorno dopo l’esame di maturità e da allora non mi sono più fermata!». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «Oggi l’assistente di direzione è un prezioso jolly: è necessario assumere responsabilità più importanti, avere competenze diversificate e qualitativamente più alte». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «Il sorriso è il mio biglietto da visita. E poi riservatezza, precisione e velocità». Quali sono i tuoi orari di lavoro? «Non mi capita spesso di fare straordinari. Inoltre, la mia azienda, PwC, ha istituito lo Smart Job: si può lavorare da casa per il 75 percento del tempo. Personalmente ne usufruisco solo il venerdì poiché nel mio ruolo è importante la presenza fisica in ufficio». Progetti per il futuro? «Amo il mio lavoro e sono orgogliosa dei risultati raggiunti, ma in futuro non mi dispiacerebbe occuparmi della selezione del personale». real life la tecnologia ci aiuta a essere più efficienti. ma non bisogna trascurare i rapporti umani In cosa consiste la tua attività? «Mi occupo della gestione dell’agenda e di tutte le attività di segreteria come assistente del direttore delle risorse umane e del direttore sanitario del gruppo Humanitas, al quale fanno capo diversi ospedali». Come ti sei formata? «Dopo la maturità alberghiera (ho scelto l’indirizzo che permette di lavorare alla reception e nell’amministrazione di un hotel), dal 1996 ho lavorato in diverse aziende, finché l’anno scorso sono entrata in Humanitas». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «È cambiato molto grazie alla tecnologia che ci consente di essere più efficienti e veloci nelle attività più operative, per dare un supporto qualitativamente migliore ai nostri capi». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «L’equilibrio nel rapporto con il capo e i colleghi. Sono importanti anche l’autocritica e un’ottima organizzazione dei tempi di lavoro». Quali sono i tuoi orari? «Per ora non è mai accaduto che gli impegni d’ufficio mi impedissero di accompagnare mio figlio a scuola o di cenare in famiglia: dipende anche da noi far sì che lavoro e vita personale siano due emisferi complementari». Progetti per il futuro? «Essere parte di una grande eccellenza della sanità italiana è una bella soddisfazione: ho concretizzato i progetti che avevo da ragazza. Ora non voglio fermarmi: studio lingue e informatica per continuare a crescere». Simonetta Rotolo, 44 anni, è assistente di direzione in The European House – Ambrosetti (ambrosetti.eu). Vive a Milano, è sposata e ha due figli. adattamento, flessibilità ed empatia: sono i tre ingredienti fondamentali di questo lavoro Ombretta Borghesi, 39 anni, assistente di direzione in Humanitas Spa (humanitas.it). Vive a Milano, convive e ha un figlio. 66 In cosa consiste la tua attività? «Assisto i capiprogetto che si occupano di consulenza in direzione aziendale: organizzo riunioni, fisso interviste con gli esperti del settore, tengo l’agenda del mio responsabile, seguo l’iter complessivo del progetto assegnato». Come ti sei formata? «Mi sono diplomata all’Istituto tecnico commerciale, dove ho studiato anche tedesco e inglese. Negli anni ho frequentato diversi corsi di lingue, informatica e aggiornamento, ma fondamentale e è stata l’esperienza sul campo: complessivamente lavoro da 25 anni come assistente di direzione». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «Oggi la velocità è determinante: è necessario essere sempre informati, al passo con notizie e tecnologie, molto rapidi nel trovare soluzioni, sapendo gestire le più diverse situazioni in contesti internazionali». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «Tre ingredienti: adattamento, flessibilità ed empatia. La chiave di tutto, però, è la capacità di collaborazione, sia nel team aziendale sia con gli esperti e le aziende del settore». Quali sono i tuoi orari di lavoro? «Oggi si è sempre connessi, perciò non si stacca mai! L’importante è saper valutare il grado di urgenza delle richieste per riuscire a bilanciare con soddisfazione vita familiare e professionale». Progetti per il futuro? «Spero di partecipare sempre a progetti innovativi per crescere professionalmente: le nuove sfide sono la mia passione». real life Oggi servono maggiori competenze rispetto al passato e un curriculum più qualificato In cosa consiste la tua attività? «I miei principali impegni sono legati ai consigli di amministrazione per i quali devo preparare report e documenti. Inoltre, mi occupo dell’organizzazione logistica per le riunioni degli organi societari e della gestione dell’attività di segreteria». Come ti sei formata? «Oltre alla laurea in Sociologia, ho studiato inglese e francese e ho frequentato vari corsi di specializzazione, in particolare nel settore eventi. Sono entrata nel 2009 in Gse dopo aver lavorato in aziende private. Ho quasi 10 anni di esperienza nel ruolo». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «Sono necessarie maggiori competenze e un curriculum più qualificato, oltre a spirito di iniziativa e flessibilità». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «Estrema riservatezza, buone doti relazionali, continuo aggiornamento. E poi, la capacità di risolvere i problemi con il sorriso». Quali sono i tuoi orari di lavoro? «Sono reperibile sul cellulare e leggo la posta aziendale anche fuori ufficio, ma riesco a conciliare lavoro e vita privata». Progetti per il futuro? «Mi piacerebbe crescere all’interno dell’azienda con un ruolo di maggiore responsabilità e coordinamento». Patrizia Pagani, 47 anni, assistente di direzione generale in Ibm Italia Spa (ibm.it). Vive a Milano, è sposata, ha una figlia. BISOGNA AGGIORNARSI ANCHE SU COME CAMBIAno le questioni aziendali ed ECONOMIche DEL PAESE Beatrice Salvatori, 42 anni, assistente di direzione in Gestore dei servizi energetici – Gse Spa (www.gse.it) e regional business ambassador Lazio per il network secretary.it . Vive a Roma, è single. 68 In cosa consiste la tua attività? «Mi occupo dell’organizzazione dei meeting, delle trasferte (con relative note spese) e del supporto operativo nelle attività di business. Inoltre, sono un “filtro” per telefonate e richieste di incontro con i vertici dell’azienda». Come ti sei formata? «Mi sono diplomata come segretaria di amministrazione, poi sono entrata in Ibm dove ho iniziato come junior secretary, supportando negli anni diverse figure manageriali. La buona conoscenza dell’inglese e del francese mi sono state di aiuto. Oggi sono assistente di direzione». Come è cambiato questo lavoro rispetto al passato? «La nuova generazione manageriale ha un approccio più fresco e dinamico al lavoro, e ci viene richiesto un ruolo più propositivo anziché di mero supporto». Qual è il segreto per svolgere al meglio questa professione? «Più di uno! Essere in completa sintonia con il capo e poi professionalità, positività, gentilezza, riservatezza, autonomia e flessibilità. Infine, essere aggiornata su temi aziendali ed economici del Paese». Quali sono i tuoi orari di lavoro? «È difficile rispettare orari standard di ufficio, mi capita spesso di lavorare nel fine settimana anche se non è espressamente richiesto, ma tutto sommato, credo di aver trovato il giusto equilibrio tra lavoro e famiglia». Progetti per il futuro? «Migliorare costantemente e un giorno, perché no, diventare io il capo!».