Risposte ai quesiti posti dai Beneficiari - Fondi Europei 2007-2013

PROGRAMMA IPA ADRIATICO CBC 2007-2013
GIORNATA INFORMATIVA SULLE TECNICHE DI
RENDICONTAZIONE DI SUPPORTO AI BENEFICIARI REGIONALI
Regione Emilia Romagna-via A.Moro, 50-Sala A del Consiglio
Bologna, 04 dicembre 2012
RISPOSTE AI QUESITI POSTI DAI BENEFICIARI
STAFF COSTS
1. Qual è la modalità di rendicontazione della 13esima mensilità poiché è un costo
ammissibile dal programma?
Il metodo più chiaro è quello di prevedere delle dichiarazioni del costo orario su base
trimestrale/ e/o ad hoc per il mese di dicembre, questo al fine di rendicontare la 13esima
mensilità solo quando è stata effettivamente pagata e non imputata proporzionalmente nel corso
dell’anno.
TRAVEL AND ACCOMMODATION
2. In quale categoria di spesa si devono includere le spese di viaggio se il dipendente
utilizza il proprio mezzo?
In travel and accommodation se si tratta di personale già impiegato per l’Ente e imputato in quota
parte sul progetto. In external expertise se si tratta di cocopro o cococo o consulenti a valere in toto
sul progetto. Il documento di spesa sarà quello con cui l’ente gli riconoscerà il rimborso (ex. Busta
paga). (Rif. 5.3.3 PMCM). Inoltre alla rendicontazione dovranno essere allegati i documenti indicati
nel PMCM (Es. foglio di calcolo dei chilometri percorsi, tutti i documenti necessari per dimostrare i
costi realmente sostenuti – ticket autostrada…-)
3. Ogni volta per la rendicontazione delle spese di viaggio si devono esibire i 3 preventivi
per la scelta dell’agenzia di viaggio? In caso in cui un ente utilizza l’albo fornitori come
si deve procedere?
Tutte le volte che si ricorre ad un servizio esterno occorre dare prova del metodo di
selezione/indagine effettuata. Per importi superiori a € 516,46 ed inferiori o uguali a € 10.000,00
non è necessario esibire i tre preventivi, è sufficiente un solo preventivo purché la stazione
appaltante dimostri di aver osservato le regole sulla trasparenza ed economicità nella scelta del
fornitore (ricerca di mercato, albo fornitori a rotazione …) e compilare la contract awarded
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declaration che attesta la procedura di selezione svolta (indagine di mercato, richiesta 3/5
preventivi).
Nel caso in cui il beneficiario disponga di un albo fornitori e disponga di tutte le specifiche dei
servizi da richiedere all’interno del progetto, può procedere a richiedere il preventivo tra i suoi
fornitori e a seguito di valutazione complessiva su tutti i costi fissi di agenzia per ogni tipologia
di servizio procedere ad un unico affidamento.(Rif. 5.3.3 PMCM)
4. Se un dipendente acquista direttamente online il suo biglietto di viaggio per cui poi
chiederà rimborso all’ente di appartenenza è necessario esibire 3 preventivi o fare un’
indagine di mercato?
Se si tratta di biglietti di linea che non prevedono costi di soggetti terzi per l’erogazione del
servizio, è possibile evitare l’ indagine di mercato, negli altri casi sarà necessario procedere ad
indagine di mercato (anche on line) e comparare le diverse offerte, scegliendo quella
economicamente più conveniente.Valgono le soglie di cui al Reg. 2342/02 per la procedura di
affidamento (inferiore a 10.000,00 o superiore…)
5. Nel caso di rimborso Km dove è previsto uso dell’auto dell’ente, qual è il documento di
spesa?
In questo caso il documento di spesa da vidimare è la dichiarazione resa dal dirigente servizio
ragioneria in cui attesta (secondo cedolino km percorsi) il rimborso chilometrico del carburante e il
costo della missione in questione sostenuta dall’ente (in alternativa vidimazione del foglio di viaggio
attestante Km percorsi). Ciò negli enti che utilizzano tale procedimento interno, in altri casi il
documento di spesa potrà essere anche la busta paga con il rimborso della missione, naturalmente
alla rendicontazione andranno allegati i documenti di cui al precedente punto 2. (Rif. 5.3.3 PMCM)
6. Tra le spese di travel and accomodation può essere inclusa anche l’indennità di
missione accordata al soggetto dall’ente di appartenenza?
Si nel caso di regolamento interno del beneficiario che disciplini precisamente il calcolo delle
indennità secondo specifico metodo di calcolo. Non sono previsti rimborsi per indennità di
missione forfettari e non disciplinati da regolamento (interno/rapporto contrattuale….) (Rif. 5.3.3
nota 50 pag 55 PMCM).
7. Sono ammesse le spese di taxi al rientro della missione in presenza mezzi pubblici
serali ma che non permettono un rientro in tempi/percorsi vantaggiosi? Inoltre, nel
caso di più persone è possibile dimostrarne la convenienza economica rispetto all’uso
del mezzo pubblico?
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Il metodo più trasparente dovrebbe prevedere che il dipendente dimostri quale siano i termini del
vantaggio nell’uso del taxi anziché del mezzo pubblico. L’uso del taxi è ammesso nel caso di rientro
in orario in cui l’uso del mezzo pubblico si dimostri economicamente meno conveniente (es.
protrarrebbe fuori dall’orario di lavoro la missione facendo aumentare i costi per lavoro
straordinario, ove previsto). In ogni caso è sufficiente dimostrare la maggiore economicità del
mezzo privato.
EXTERNAL EXPERTISE (Rif. 5.3.4 PMCM)
8. Come possono essere rendicontati i costi delle attività rese dalle partecipate o società in
house?
Se vi è apposita convenzione/contratto di servizi con società in house o partecipate in genere a
valere sul progetto che ne disciplini pagamenti/attività da svolgere/tempistiche/rilascio prodotti, e
tale società emette fattura tutti i costi saranno rendicontati come un unico servizio esterno, da
imputare nella voce di costo external expertise; in ogni caso andrà allegata alla rendicontazione la
documentazione giustificativa delle spese. Nel caso in cui la società in house non emetta fattura,
occorrerà rendicontare i relativi costi nelle rispettive budget line (Es. il costo del personale interno
andrà imputato in staff cost).
9. Qual’è la documentazione da produrre ai fini della rendicontazione dei costi di external
expertise (cocopro) unitamente alla busta paga?
La documentazione per i costi di external expertise nel caso in cui si tratti di cocopro totalmente a
valere sul progetto è la seguente:
Documenti inerenti la selezione (bando-CV-verbali)
Contratto (con evidenza del costo lordo azienda)
Busta paga e mandato di pagamento quietanzato
Relazione di attività.
F24 e mandato di pagamento quietanzato.
10. Nel caso di Convenzione con le Università, la fattura deve essere accompagnata da
prodotti/relazioni attività?
Si, la convenzione disciplina il tipo di attività che deve essere resa in regime di convenzione a valere
sul progetto per cui sarà corrisposto un compenso. Qualora non si tratti del rilascio di prodotti
specifici (studi-ricerche) ma anche un accompagnamento nello svolgimento delle attività progettuali
deve essere resa una relazione di attività che renda chiaro il tipo di effort messo in campo dal
Dipartimento-Ente di ricerca, i risultati raggiunti e le attività svolte nell’arco temporale di
riferimento.
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11. I costi per la consulenza legale riferiti per loro natura in modo trasversale a più WP,
come possono essere imputati all’interno della list of expenditure in fase di
rendicontazione? Inoltre, occorre l’esibizione di una relazione dell’attività svolta?
I costi devono essere imputati come da piano finanziario. Le attività di carattere trasversale sono
ricompresi nel WP1; altrimenti vanno imputati nelle singole fasi di riferimento. E’ necessaria una
relazione delle attività svolte, oltre output fornito.
12. I costi per i cocopro, devono essere imputati a staff cost o ad external expertise?
Se il cocopro è già assunto all’interno dell’organizzazione e verrà impiegato in quota parte sul
progetto/i i suoi costi vanno imputati come staff costs e le sue missioni in travel and
accommodation. Se il cocopro sarà impiegato full time e viene selezionato ad hoc per il progetto i
suoi costi devono essere imputati come external expertise così come i suoi costi di missione.
13.E’ possibile fare ricorso ad affidamenti ad associazioni del terzo settore per prestazioni
artistiche?
Si riconoscono come associazione del terzo settore come di seguito:
A. Soggetti disciplinati dal codice civile:
- le associazioni riconosciute disciplinate dagli artt. 14 e ss. del codice civile;
- le fondazioni riconosciute disciplinate dagli artt. 14 e ss. del codice civile;
- le associazioni non riconosciute disciplinate dagli artt. 36 e ss. del codice civile;
- le cooperative di cui al libro V, titolo VI, limitatamente alle cooperative sociali e alle cooperative
ONLUS;
- le società di cui al libro V, limitatamente alle imprese sociali di cui al d.lgs. 155/06
“Disciplina dell'impresa sociale, a norma della legge 13 giugno 2005, n. 118”.
B) soggetti disciplinati da normativa di specie, che costituisce un sottogruppo degli enti già
disciplinati dal codice civile:
- le organizzazioni di volontariato disciplinate dalla legge 11.08.1991, n. 266;
- le associazioni, iscritte nei registri provinciali e regionali, non disciplinate dell’articolo 2, primo
comma, della legge 7 dicembre 2000, n. 383;
- le associazioni di promozione sociale disciplinate dall’art. 2, primo comma, della legge 7 dicembre
2000, n.383;
- le cooperative sociali disciplinate dalla legge 8.11.1991, n. 381;
- gli enti ecclesiastici cattolici disciplinati dalla legge 20.5.1985, n.222;
- gli enti religiosi di altre confessioni;
- gli istituti di patronato disciplinati dalla legge 152/2001.
- le associazioni, fondazioni e cooperative iscritte all’anagrafe delle ONLUS.
In particolare le forme di collaborazione con soggetti del Terzo settore sono così identificate:
a) procedure di selezione pubblica;
b) accreditamento;
c) convenzioni o accordi procedimentali;
d) attività di collaborazione all’interno dei piani di zona.
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E’ possibile fare riscorso a tali soggetti sempre che si rispettino le regole di evidenza pubbliche
previste e che le associazioni non si trovino nelle condizioni previste dall’art. 38 del DLgs
163/2006.
Nel caso in cui si tratti di partecipazione di tali categorie di soggetti ad eventi e meeting, la spesa
andrà rendicontata come “meeting and events” in quanto questa tipologia di spesa rientrano i costi
per speakers esterni (Rif. 5.3.5 PMCM)
OVERHEADS
14.Nel caso in cui un ente abbia un contratto di noleggio a lungo termine per il quale paghi
alla ditta fornitrice un importo mensile, come si possono rendicontare le spese di
viaggio dedicate al progetto e in quale categoria di spesa si possono includere in
considerazione del fatto che l’utilizzo del metodo di calcolo ACI porta ad un importo
non consono con le spese sostenute per il progetto?
Le spese di viaggio sono rendicontabili esclusivamente nelle seguenti categorie di spesa: travel an
accommodation (se riferite a viaggi di personale interno); external expertise (se riferite a viaggi di
personale interno); meeting and events (se riferite a spese di viaggio sostenute per l’effettuazione di
uno specifico incontro o evento di progetto), secondo le modalità indicate dal PMCM; per il
rimborso chilometrico vedi pag. 56 par. 5.3.3. PMCM)
15. Per la rendicontazione degli “overheads indiretti” quale è il metodo che deve essere
seguito?
Due sono i metodi di calcolo riportati dal manuale:
1. Numero ore lavorate imputabili al progetto/ore lavorate dall’organizzazione*100.
2. Percentuale di spazio usato*% di tempo in cui lo spazio è usato.
Il metodo di calcolo deve essere oggetto come previsto dal manuale di apposita dichiarazione in
merito. Occorre rendere evidenza in dichiarazione della natura e il metodo di calcolo usati per
individuare i parametri di cui sopra.(Rif. 5.3.2 B)
PROMOTION COSTS
16. E’ consigliabile fare dei contratti per lo svolgimento delle attività promozionali per
l’intera durata del progetto o è meglio farli di volta in volta?
E’ consigliabile effettuare un unico affidamento per gli stessi servizi - in virtù della considerazione
che svolgere una sola procedura di affidamento risulta essere, in genere, meno dispendioso pe la
stazione appaltante (meno spese amministrative, offerta più bassa …) - purché vengano richieste
tutte le specifiche per i servizi da affidare anche se in un arco temporale più lungo.
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EQUIPMENT
17. In merito al piano di ammortamento per quali equipment è previsto un piano di
ammortamento accelerato o decelerato?
Ai fini dell'ammissibilità della spesa, l'ammortamento imputabile al progetto è quello fiscale,
calcolato quindi in base all'aliquota stabilita nella tabella ministeriale riportata del D.M. 31/12/1988.
Non viene cioè preso in considerazione l'ammortamento civilistico.
18. Come fare a dimostrare che un “equipment” non debba seguire il piano di
ammortamento?
Il costo degli equipment può essere imputato per intero al progetto solo nei seguenti casi:
1. beni strumentali per i quali sia consentita la deduzione integrale nell'esercizio in cui la spesa è
stata sostenuta (per l'Italia per importi fino a 516,40 EUR);
2. beni strumentali che sono acquistati ed esauriscono la vita utile entro la durata del progetto;
3. beni strumentali per i quali sia presentata una dichiarazione di destinazione d'uso, ovvero una
dichiarazione con cui il beneficiario si impegna a non cedere e ad utilizzare il bene per le
stesse finalità per cui è stato finanziato nei 5 anni successivi alla chiusura del progetto (o
almeno fino al completamento della vita utile del bene se inferiore);
4. beni strumentali senza i quali il progetto non avrebbe motivo di esistere (necessari per le
finalità del progetto) e per i quali sia comunque presentata la dichiarazione di cui al punto 3
sopra.
19.E’ possibile contrarre contratti di beni e servizi al di fuori del mercato elettronico, Consip
per l’acquisto di equipment e consumabili?
A seguito dell’entrata i vigore della Legge 6 luglio 2012, n. 94, Conversione in legge, con
modificazioni, del decreto-legge 7 maggio 2012, n. 52 per gli enti pubblici e le loro in
house/partecipate non è possibile. Solo in casi debitamente motivati, ovvero assenza del
bene/equipment; difficoltà a coprire le quantità di acquisto previste, è possibile acquistare fuori da
Consip, esibendo dettagliata relazione del bene da acquisire e delle motivazioni per cui non risulta
conveniente acquistare su Consip (occorre allegare offerte Consip in modo da dare prova delle
dichiarazioni fornite).
20.Il personal computer (netbook o notebook sotto la soglia del 512Euro) è soggetto al piano
di ammortamento o è possibile rendicontarlo in totale?
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I netbook sotto i 516,46 possono essere rendicontati al 100%, in
quanto il basso valore motiva la non sussistenza del piano di
ammortamento (Rif. 5.3.7 A PMCM)
21. Come posso rendicontare le spese relative all’assegnazione di un premio nell’ambito di un
concorso a premi per i giovani?
La voce di spesa su cui rendicontare gli oggetti destinati come premio è equipment. La spesa è
ammissibile se prevista nell’application form e nel piano finanziario specificatamente per l’attività
prevista. (Rif. 5.3.7 PMCM)
22.Nel caso di equipment specifici (ex. Macchinari per il monitoraggio inquinamento
marino..) come è possibile esperire le regole di identità visiva del programma data la
specificità del bene?
Nel caso in cui non sia possibile rispettare le regole di identità visive come il caso in esempio e altri
strettamente legati a questa tipologia, in questi casi il manuale invita, nella sezione investment, ad
individuare modalità appropriate per dare pubblicità al contributo comunitario concesso per
l’acquisto/leasing del bene in questione . ()
FINANCIAL GUARANTEE AND CHARGE
23.Gli interessi delle fideiussioni sono ammissibili?
Fermo restando che l’art. 89, co. 2, lett. a) gli interessi passivi costituiscono un costo non ammissibile;
per ciò che concerne il costo della fidejussione (esclusi gli interessi passivi), l’art. 89, co. 3, lett. e), in
deroga all'articolo 34, paragrafo 3, considera ammissibili il costo delle garanzie fornite da una banca o
da un altro istituto finanziario, nella misura in cui tali garanzie sono richieste dalla legislazione
nazionale o comunitaria.
GENERALI
24.Quando va inviata all’Ufficio di Controllo la pista di controllo?
La pista di controllo deve essere redatta ad inizio progetto e deve essere disponibile nel caso di
controllo in loco.
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