MEPA - Esempio pratico procedura RdO con

ESEMPIO DI CREAZIONE RDO CON IL CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE AL PREZZO PIÙ BASSO
PREMESSA
Prima di creare un a RdO è necessario che sia stato sottoscritto, dal Direttore per le Strutture o
dal Dirigente Centrale Affari Giuridici per l’A.C., apposita determina o decreto di indizione gara
tramite RdO (V. Modulistica All.6.1).
La procedura da seguire, a partire dalla Registrazione Utente fino alla creazione di una RdO, è
riportata nel documento Word “Esempio di Ordine Diretto sul MEPA”.
Il manuale Consip, presente sul sito degli Acquisti in rete per le PA e consultabile tramite il link
https://www.acquistinretepa.it/opencms/export/sites/acquistinrete/documenti/
Guide_e_manuali/Mercato_elettronicoProcedura_di_RDO_al_Prezzo_piu_basso.pdf,
fornisce
chiare
e
approfondite
indicazioni sull’iter da seguire per la creazione di una RdO.
Al fine di illustrare con un esempio pratico la procedura riportata nel citato manuale, si
procederà, nelle prossime pagine, ad affrontare, nel dettaglio, la creazione di una RdO per
l’affidamento del Servizio di Pulizia presso il CRA-RPS.
MODALITÀ DI CREAZIONE DI UNA RDO
Si ricorda che la creazione di una RdO è possibile attraverso le due modalità illustrate nella
Figura 1.
Fig.1)
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Indifferentemente dal sistema usato per avviare la creazione di una RdO, i passaggi successivi
sono gli stessi per entrambi i casi:
1. Denominazione e parametri
2. Dati del Lotto
3. Articoli del Lotto
4. Invito dei Fornitori
5. Date della RdO
1) DENOMINAZIONE E PARAMETRI.
In questa fase avverrà la scelta dei parametri principali della gara (numero lotti, modalità di
inserimento dell’offerta da parte delle imprese, criterio di aggiudicazione) e gestione dei
documenti da allegare e delle richieste da presentare ai partecipanti in sede di offerta.
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Fig. 2)
Una volta compilati tutti i campi premere su “Salva e Procedi”, comparirà la seguente
schermata:
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Fig. 3)
Arrivati a questo punto, nella riga 1, all’altezza della colonna “Allega documenti”, si potranno
inserire, se previsti dalla Stazione Appaltante, dei documenti afferenti
complesso come ad esempio:
alla gara nel suo
Capitolato Tecnico, Condizioni particolari di fornitura,
Disciplinare di Gara, ecc…
Qualora, invece, la Stazione Appaltante ha previsto dei documenti afferenti al singolo Lotto,
questi devo essere inseriti quando, nella seconda riga, si inseriranno i dati del Lotto in
questione e precisamente al Punto 2.1 “Lotto 1- Dati”.
La stessa regola vale per il campo “Richiedi documenti” relativo a richieste di documentazione
di carattere amministrativo. E’ la Stazione Appaltante che valuta se la richiesta di documenti
amministrativi riguarda la gara nel suo complesso o uno specifico Lotto. Nel primo caso, si
allegheranno i documenti premendo il tasto sotto la colonna “Richiedi documenti” nella prima
riga, mentre, nel secondo caso, ci si posizionerà sulla medesima colonna, ma nella seconda
riga.
Una volta selezionato il campo per l’inserimento degli allegati, comparirà la schermata
riportata nella Fig.4).
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Fig.4)
Una volta inseriti i documenti creati in precedenza dalla Stazione Appaltante, si deve premere
il pulsante “Salva e Procedi”. In questo modo, il sistema tornerà alla schermata precedente ma
ora,
sotto la colonna “Documenti Allegati” o sotto la colonna “Richiedi Documenti”, sarà
riportato il numero dei documenti inseriti (Fig. 5)
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Fig. 5)
2) DATI DEL LOTTO
In questa fase avviene l’inserimento dei dati di lotto e di eventuali documenti e richieste
relative agli oggetti di fornitura previsti nello specifico lotto.
Dopo aver completato i campi riferiti al primo punto “Denominazione e parametri”, si passa al
successivo “Lotto 1 – Dati”dove verrà visualizzata la seguente schermata.
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Fig. 6)
Una volta compilati i campi con i dati richiesti, si dovrà selezionare il tasto “Salva e Procedi”.
Si ritornerà quindi alla schermata precedente (vedi Fig. 5). A questo punto, come anticipato in
precedenza, sotto la colonna “Documenti Allegati” della riga “Lotto 1” dovranno essere inseriti
gli eventuali documenti attinenti gli oggetti di fornitura previsti nello specifico lotto, predisposti
in precedenza dalla stazione appaltante al fine di supportare i fornitori nella predisposizione
dell’offerta (ad esempio: capitolato tecnico, disciplinare di gara, bozza DUVRI, ecc.).
Normalmente, i documenti che si inseriscono nel campo “Documenti Allegati”, sono censiti dal
sistema come richieste di carattere amministrativo.
Nella colonna “Richiedi documenti”, come già detto,
si potranno inserire tutti i documenti
predisposti precedentemente dalla stazione appaltante di carattere Tecnico-Economico, quali
ad esempio :Attestato di sopraluogo, Modello di Offerta Economica, ecc.
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Fig. 7)
Selezionato il campo “Richiedi documenti” comparirà la seguente schermata:
Fig. 8)
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Nel campo “Modalità d’invio”, si potrò scegliere tra diverse opzioni:
-
Invio tradizionale (cioè tramite qualsiasi mezzo di invio che NON sia il sistema, ad es. un
campione di valutazione della merce richiesta);
-
Invio telematico (cioè tramite sistema, ma non necessariamente firmato digitalmente);
-
Invio telematico con firma digitale (tramite sistema esclusivamente firmato digitalmente);
-
Invio tradizionale o telematico;
-
Invio tradizionale o telematico con firma digitale.
Si consiglia di scegliere sempre l’opzione “Invio Telematico con Firma Digitale” .
Nel campo “Obbligatorietà”, la Stazione Appaltante deve stabilire se il documento richiesto al
fornitore è facoltativo o obbligatorio e quindi rendere la richiesta suscettibile di esclusione dalla
procedura.
Nel campo
“Tipo Richiesta”, inoltre, si deve specificare se la richiesta è di carattere
Amministrativa, Tecnica o Economica.
Dopo aver provveduto all’inserimento degli eventuali documenti richiesti
Procedi”
premere
“Salva e
Fig.9)
93
3) ARTICOLI DEL LOTTO
Nella fase tre della procedura in analisi, occorrerà procedere alla definizione degli articoli e
delle relative caratteristiche tecniche dei beni/servizi oggetto del lotto.
Selezionando il campo “Lotto 1- Articoli” comparirà la seguente schermata:
Fig. 10)
In questa maschera bisogna definire la quantità del bene richiesto (si deve sempre mettere un
valore maggiore di zero), l’IVA prevista ed, eventualmente, modificarne la descrizione e il lotto
di destinazione.
Inoltre, bisogna definire il valore a base d’asta (si consiglia di non usare mai il campo “Totale
Presunto”), scegliere i termini di pagamento e confermare o modificare i campi “Indirizzo di
Consegna” e “Indirizzo di Fatturazione”.
Una volta compilato tutti i campi premere “Salva e Procedi”.
4) INVITO DEI FORNITORI
In questa sezione bisognerà stabilire i Fornitori da invitare alla partecipazione della RdO in
oggetto.
Se la Stazione Appaltante, come si consiglia nel passo 1 (Ved.Fig.3), ha scelto di non invitare
tutti i fornitori abilitati al MEPA, il sistema consentirà di scegliere quanti e quali Fornitori da
invitare.
Per aggiungere i Fornitori da invitare si hanno a disposizione tre criteri di ricerca:
-
Bandi / Categorie / Aree geografiche: si può impostare la ricerca scegliendo uno o più
Bandi di Abilitazione a cui fanno riferimento gli oggetti di fornitura (almeno un Bando è
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obbligatorio), una o più categorie in cui si articola ciascun Bando e le aree geografiche
(sede legale e/o area di consegna a catalogo);
-
Ragione sociale / Partita IVA: è possibile impostare la ricerca inserendo uno dei due dati
per un’impresa specifica;
-
Elenco Fornitori preferiti: si può impostare la ricerca selezionando uno degli elenchi di
Fornitori preferiti già configurati in precedenza dalla propria area personale. Si può infatti
selezionare tra i Fornitori presenti nell’elenco dei preferiti indicato, quelli da invitare alla
RdO.
Fig.11)
Si ricorda che è necessario, per la procedura di Cottimo Fiduciario,
consultare
almeno cinque operatori economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei.
Una volta stabiliti i fornitori da invitare premere il tasto “Salva e Procedi”.
5) DATE DELLA RDO
Premendo
il campo “Date della RdO”
comparirà la seguente schermata che dovrà essere
completata inserendo tutte le date relative alla RdO in questione, in particolare i campi:
-
Termine richiesta chiarimenti: data limite entro la quale i Fornitori potranno chiedere
chiarimenti alla Stazione Appaltante;
-
Data Limite per la presentazione delle Offerte: data limite entro la quale le imprese
invitate potranno inserire la propria offerta a sistema
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(si ricorda che i termini minimi
previsti per la ricezione delle offerte sono 10 giorni a partire dalla data di invio della
RdO);
-
Data Limite di stipula contratto: data entro la quale la stazione appaltante procederà ad
aggiudicare definitivamente una delle offerte ricevute nella RdO . Questa data
rappresenta anche la data fino alla quale sono irrevocabili le Offerte dei Fornitori;
-
Data Limite per Consegna Beni / Decorrenza Servizi: data entro la quale il Fornitore
aggiudicatario deve consegnare la merce oppure avviare l’esecuzione del servizio. In
alternativa è possibile specificare un numero dei giorni solari successivi all'aggiudicazione
entro i quali il Fornitore aggiudicatario dovrà espletare le predette attività (consegna
merce/inizio svolgimento servizio).
Fig.12)
Una volta compilati tutti i campi premere il tasto “Salva e Procedi”.
6) RIEPILOGO E INVIO
In quest’ultima fase, si procederà alla verifica di tutti i dati e delle impostazioni definite e
all’invio della gara alle imprese invitate.
Selezionando il campo “Riepilogo e Invio” , verrà visualizzata la schermata riportata nella
Figura 13, contenente tutti i dati e le informazioni inserite durante la predisposizione della
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RdO.
Inoltre, in basso a destra, è possibile compilare il facsimile di lettera d’invito che può
essere allegata alla documentazione di gara oppure essere utilizzata per un’eventuale
comunicazione ai fornitori.
Fig.13)
Per apportare eventuali modifiche, è sufficiente premere il tasto “INDIETRO”, mentre se si
vuole rendere la gara definitivamente visibile ai fornitori , occorre premere il tasto “PUBBLICA”.
Il sistema chiederà conferma della pubblicazione nella schermata successiva.
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Fig.14)
Una volta pubblicato, il sistema informerà che la RdO è stata inviata a tutti i fornitori
partecipanti correttamente.
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Fig.15)
Una volta pubblicata la Richiesta di offerta si otterrà un documento in formato pdf contenente
tutti gli elementi di riepilogo della gara e potrà essere stampato. Tale documento è visibile
anche ai fornitori invitati, per i quali, ovviamente, sarà omessa l’informazione sul numero e
nome delle imprese invitate.
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Fig.16)
100
101
Sarà possibile reperire l’RdO inviata, posizionandosi
nell’Area Personale “Cruscotto” sotto la
voce Negoziazioni > MEPA
Fig.17)
Una volta proceduto all’accesso, il sistema si posizionerà in automatico sulla voce “Gare
Pubblicate”.
Fig.18)
Le altri fasi successive, riferite alla RdO, elencate qui di seguito, sono e possono essere
verificate tramite la “Guida”:
-
Aperture e Valutazione Offerte ricevute;
-
Classifica dei Partecipanti;
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-
Aggiudicazione Provvisoria;
-
Aggiudicazione Definitiva;
-
Stipula Contratto.
Si ricorda, infine, che il sistema prevede la possibilità dopo la pubblicazione di una RdO delle
funzioni di “Revoca” e “Sospensione”.
La sospensione è una azione temporanea e, se l’RdO è organizzata in Lotti, si ha anche la
possibilità di sospendere solo i singoli Lotti. Si consiglia, in caso di utilizzo della funzione
“sospensione”, di comunicare alle imprese invitate i motivi e i termini della sospensione.
L’RdO sospesa può essere successivamente revocata in modo definitivo oppure riattivata.
La funzione “Revoca” è una azione definitiva, e non sarà possibile annullarne il procedimento.
La revoca , infatti, equivale all’annullamento della gara per questo, si consiglia, anche in
questo caso, di dare comunicazione alle imprese invitate.
Approfondimenti: vedi allegati
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