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La contabilità ordinaria La contabilità ordinaria deve essere tenuta obbligatoriamente dalle farmacie che hanno un giro d'affari ovvero un ammontare di ricavi annuo superiore ad € 700.000,00, ma può essere anche tenuta da chi ha un volume di affari inferiore a seguito di opzione effettuata dall'interessato nella dichiarazione di inizio attività o nella dichiarazione annuale IVA o nella dichiarazione unificata. Dal 1° gennaio 1998 le opzioni e le revoche manifestate dai contribuenti per l'applicazione di regimi contabili si desumono dai comportamenti concludenti tenuti dai contribuenti stessi ovvero dalle modalità di tenuta delle scritture contabili (art. 1, comma 1/I, D.P.R. 442/97). L'opzione ha la validità minima di un anno edè valida fino a revoca. Le dichiarazioni di opzione o di revoca inserite nella dichiarazione IVA sono pertanto divenute mere "dichiarazioni obbligatorie" da cui derivano, in caso di loro omissione, solo riflessi sanzionatori, ma non conseguenze sulla validità della scelta concretamente operata (C.M. 328/E del 24/12/97). Per la contabilità ordinaria, sia obbligatoria che per opzione, devono essere tenuti i seguenti registri: •
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il libro giornale (art. 2214 c.c.); il libro degli inventari (art. 2214 c.c.); le scritture ausiliarie (es.: i conti mastro); registro dei beni ammortizzabili, che può essere sostituito con annotazioni da effettuarsi sul libro IVA degli acquisti; le scritture obbligatorie ai fini della legislazione del lavoro (libro matricola, libro paga, ecc..); le eventuali scritture ausiliarie di magazzino; i registri obbligatori ai fini IVA. Il libro giornale Il libro giornale prevede l’applicazione di una marca da bollo del valore di 32,00 € ogni 100 pagine, con la numerazione delle pagine che riporti il numero e l’anno solare. In esso vanno cronologicamente annotate tutte le operazioni effettuate. Studio DCA S.r.l.
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Esse si sostanziano principalmente in componenti positivi di reddito (i ricavi, le plusvalenze ecc.) e componenti negativi di reddito (le spese, le minusvalenze ecc.), ma poiché devono essere registrati tutti i fatti amministrativi, vanno registrati sul libro giornale anche quei fatti che non si sostanziano in costi o ricavi come quelli che hanno solo natura finanziaria (pagamento di un debito o riscossione di un credito). Il criterio per la determinazione del reddito ai fini fiscali è quello della competenza per cui se ne deve tenere conto anche nella tenuta delle scritture contabili. Tutte le scritture devono avvenire in ordine cronologico ed essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non si possono fare abrasioni e, se necessaria qualche cancellazione, questa deve essere fatta in modo che le parole cancellate siano leggibili. Le registrazioni nel libro giornale devono essere eseguite nel termine di 60 giorni dalla loro manifestazione, salvo che tali scritture non siano tenute con sistemi meccanografici. In questo caso il termine di 60 giorni vale per la imputazione sul supporto magnetico, mentre la relativa trascrizione su carta potrà effettuarsi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale (31 dicembre) La stampa sul libro bollato deve comunque avvenire immediatamente quando richiesta dalla Guardia di Finanza o dall'Agenzia delle Entrate. Il libro giornale, come pure le altre scritture contabili obbligatorie, devono essere conservati per un periodo minimo di 10 anni come previsto dal codice civile e comunque per il più lungo periodo se non siano stati definiti gli eventuali accertamenti e contenziosi del periodo d'imposta considerato. Il libro degli inventari L'inventario, oltre agli elementi prescritti dal codice civile (art. 2214) o da leggi speciali, deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore, e il valore attribuito a ciascun raggruppamento. Qualora dall'inventario non siano rilevabili gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e il loro valore, è necessario tenere a disposizione dell'Amministrazione Finanziaria le distinte utilizzate per la compilazione dell'inventario stesso. Studio DCA S.r.l.
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Nell'inventario devono, inoltre, essere trascritte dettagliatamente e separatamente tutte le attività e le passività relative all'impresa e deve essere trascritto il bilancio d'esercizio. Le scritture ausiliarie sono quelle scritture indispensabili per una corretta tenuta della contabilità. Esse devono corrispondere al criterio di chiarezza e di analiticità di tutti gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, che concorrono alla determinazione del reddito. Tali scritture sono quelle chiamate comunemente "conti di mastro o mastrini" Il registro dei beni ammortizzabili Il registro dei beni ammortizzabili serve per annotarvi, con riferimento a ciascuno dei beni mobili iscritti in pubblici registri e, per gli altri beni, raggruppandoli per categorie omogenee per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento, i seguenti dati: •
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anno di acquisizione; costo originario del bene; fondo di ammortamento nella misura raggiunta nel periodo d'imposta precedente; coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d'imposta; quota annuale di ammortamento (art. 16, D.P.R. 600/73). Il registro dei beni ammortizzabili può anche non essere tenuto se il contribuente esegue le annotazioni suddette nel registro degli acquisti tenuto ai fini IVA (art. 3, comma 2/111, lett.a-­‐c), D.P.R. 695/96). Libri obbligatori per la disciplina del lavoro Il datore di lavoro deve tenere, aggiornare e conservare il Libro unico del lavoro (Lul) costruito sulla base di due elementi: o il dettaglio delle presenze del lavoratore; o lo sviluppo del trattamento retributivo. Studio DCA S.r.l.
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La circolare del ministero del lavoro n. 20/2008 specifica i soggetti obbligati, le modalità ed il luogo di tenuta, il contenuto delle registrazioni, i profili sanzionatori e gli obblighi inerenti all'esibizione e la conservazione del Libro unico. L'obbligo scatta dall'assunzione del primo dipendente, collaboratore coordinato e continuativo a progetto o associato in partecipazione; Inoltre il datore di lavoro dovrà, prima di essere messi in uso, fare vidimare dagli enti il libro infortuni che dovrà essere conservato presso la farmacia. Le scritture ausiliarie di magazzino Queste scritture sono obbligatorie solo per le imprese che per due esercizi consecutivi presentano ricavi superiori a € 5.164.568,99 e rimanenze totali superiori a € 1.032.913,80. Nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere indicate: •
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le giacenze iniziali esistenti all'inizio dell'esercizio ovvero del periodo d'imposta; i movimenti che si verificano giornalmente oppure in forma riepilogativa con periodicità non superiore al mese; le giacenze a fine esercizio. Studio DCA S.r.l.
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