Linee guida per la revisione dei documenti

Linee guida per la revisione dei documenti
Premessa
La biblioteca del Dipartimento di Scienze Statistiche, a seguito della riorganizzazione dei propri spazi e
servizi, ha recentemente concluso un'importante revisione delle sezioni riviste e fonti italiane, estere ed
internazionali per le quali sono garantite adeguate serie storiche.
Il processo gestionale descritto in queste linee guida si riferisce pertanto ad una biblioteca sufficientemente
“a regime”, ed ad volume di libri da revisionare [con periodicità possibilmente annuale] non superiore ad
alcune centinaia.
In senso generale, se la revisione rientra nella normale prassi gestionale della biblioteca e non viene attivata
soltanto quando bisogna risolvere drammatici problemi di spazio, essa diventa uno strumento per decidere
cosa mantenere sugli scaffali, cosa sostituire con edizioni più recenti, cosa relegare in deposito e cosa
scartare. In questo senso, il processo della revisione è speculare a quello dello sviluppo delle raccolte,
perché contribuisce a mantenere alto il livello qualitativo del patrimonio della biblioteca.
Il processo di revisione si concretizza nell'esame periodico della collezione in base a tre parametri: a) stato
di conservazione, b) livello di obsolescenza, c) tasso d'uso da parte del pubblico.
Pratiche lavorative che agiscono da stimolo alla revisione
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Trasloco o riorganizzazione della biblioteca
Conversione retrospettiva del catalogo [recupero del pregresso]
Creazione e/o forte espansione di una sezione della biblioteca
Controllo dello stato di conservazione
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A colpo d'occhio nello scaffale aperto
Attraverso la procedura automatizzata del prestito
Quando è in atto un recupero del pregresso “libro in mano”
Controllo del livello di obsolescenza
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Tarando il limite di scadenza, sezione per sezione, oltre il quale è possibile eliminare un documento
dalla collezione [vedi tabella]
Verificando nei cataloghi in linea, nei repertori e nelle banche dati il valore bibliografico e il grado di
citazione dell'opera
Controllo del tasso d'uso
•
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Attraverso le statistiche del prestito automatizzato per le sezioni ammesse al prestito
Effettuando controlli a campione sulle sezioni non ammesse al prestito [vedi progetto qualità della
biblioteca]
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Il processo di revisione dei documenti
Livello preliminare: La potatura
Per potatura si intende far pulizia nella collezione "estirpando le erbacce", ossia eliminando dallo scaffale
dei libri in consultazione le pubblicazioni occasionali e spurie, se ritenute obsolete, come:
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Pre-print, edizioni provvisorie, bozze
Appunti di lezioni in forma dattiloscritta
Ricerche in forma dattiloscritta
Quaderni e pubblicazioni scientifiche di Università e Istituti Scientifici
Ma anche:
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Dizionari in edizione obsoleta
Manuali di informatica in edizione obsoleta
Opere del tutto incoerenti con il resto della collezione
Opere deteriorate, lacunose, non rilegabili
Tali pubblicazioni, contrassegnate all’interno dalla lettera “S”, vengono messe da parte e scaricate
dall’inventario [livello 3 e successivi] preferibilmente una volta all’anno, se in quantità sufficiente [almeno 100
unità].
Livello 1: Cambio di Sezione
Una monografia di statistica con edizione precedente agli anni ‘60, della quale si possiedono edizioni più
recenti, può essere rivitalizzata se inserita in un fondo di taglio storico.
Livello 2: Trasferimento in Deposito
Trasferimento di documenti dallo scaffale aperto alla Sezione Deposito della biblioteca. I documenti,
contrassegnati all’interno dalla lettera “D” e all’esterno con un bollino colorato sono consultabili ed
eventualmente prestabili, solo se la prima copia non risulta disponibile e nel prestito interbibliotecario. In
entrambi i casi, il materiale sarà disponibile il giorno successivo alla richiesta.
Si trasferiscono a deposito le seguenti pubblicazioni:
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•
•
Seconde copie [esclusi i "classici"e i i libri di testo ]
Libri nell'edizione più vecchia posseduta
Seconde copie di volumi dei censimenti Istat
Livello 3: Revisione scientifica
La Commissione biblioteca deve prendere visione dell’elenco dei libri da scaricare preparato dalla biblioteca.
Nei casi dubbi, si richiede la consulenza di altri esperti della materia nell’ambito della Facoltà o del
Dipartimento di Scienze Statistiche.
Livello 4: Passaggio Inventariale
E' il trasferimento di un gruppo omogeneo di libri o riviste ad un'altra biblioteca con patrimonio affine, la
quale, per coerenza dell'offerta al pubblico, possa meglio valorizzarlo.
La biblioteca ha il compito di diffondere l’elenco dei libri che intende alienare dal proprio patrimonio
nell’ambito delle strutture bibliotecarie e archivistiche del nostro Ateneo, e di comunicare all’Ufficio Inventario
gli estremi delle strutture interessate al passaggio inventariale.
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La biblioteca ha facoltà di diffondere l’elenco dei libri da alienare anche al di fuori dell’Ateneo, servendosi di
canali informativi come le liste di discussione professionali SBN-UBO, AIB-Cur , e la lista ESSPER .
Il passaggio inventariale a biblioteche al di fuori dell’Ateneo è da intendersi comunque di secondaria priorità
anche alla luce della complessità dell’iter burocratico.
Livello 5: Scarico inventariale
Lo scarico inventariale è la soluzione estrema e più drastica del processo della revisione, rispetto al quale i
livelli precedenti della revisione rappresentano scelte preferibili. Esso consiste nel decremento definitivo dal
patrimonio di beni librari della biblioteca di una porzione di materiali .
1. Redazione dell’elenco dei beni librari da scaricare
2. Richiesta di scarico all’Ufficio dell’Ateneo sottoscritta dal Direttore del Dipartimento
3. L’Ufficio Inventario controlla nei propri registri la corrispondenza dei numeri di inventario con i beni da
scaricare; se è tutto in regola, concede alla biblioteca l’autorizzazione allo scarico o al passaggio
inventariale ad altre strutture
4. I beni librari scaricati che non interessano a nessuna altra struttura, vengono ritirati dalla Croce Rossa
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PIANO GENERALE DI REVISIONE DELLA BIBLIOTECA DI SCIENZE STATISTICHE
Sezioni della collezione
Monografie
obsolescenza
10 anni
Fonti
Fonti statistiche italiane
Valore storico
Fonti statistiche estere
50 anni
Fonti
statistiche 50 anni
internazionali
Anni ultimo
prestito
4 anni
Deposito Scarico
Si
Si
Non in prestito No
Non in prestito No
Non in prestito No
No
Si
Si
Opere di consultazione
Enciclopedie
Dizionari
Tesi di dottorato
Quaderni del Dipartimento
40 anni
10 anni
50 anni
50 anni
Non in prestito
Non in prestito
Non in prestito
Non in prestito
No
No
Si
Si
No
Si
No
No
Fondi librari
Antiquariato
Fondo "Paolo Fortunati"
Estratti
Valore storico
50 anni
50 anni
Non in prestito No
Non in prestito No
Non in prestito No
No
No
Si
Opere in continuazione
Atti di convegni
Pubblicazioni stat. Regione
Pubblicazioni stat. Com. Bo
Rapporti di società
Pubblicazioni Ateneo
30 anni
20 anni
10 anni
20 anni
20 anni
Non in prestito
Non in prestito
Non in prestito
Non in prestito
Non in prestito
Si
Si
Si
Si
Si
No
No
No
No
No
Queste linee guida sono state elaborate dalla Commissione biblioteca e dal personale della biblioteca nel
Settembre 2002.
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IL PROCESSO DELLA REVISIONE DEI DOCUMENTI
Collezione a scaffale aperto
piano 1
Livello 01
Cambio di Sezione
Responsabile tecnico
Livello 02
Deposito
Responsabile acquisti (r. esecutiva)
responsabile tecnico (r. coordinamento)
LIvello preliminare
Potatura
Responsabile acquisti
Livello 03
Revisione scientifica
Commissione biblioteca
Esperti della materia
Livello 04
Passaggio inventariale
Responsabile acquisti (r. esecutiva)
Responsabile tecnico (r. comunicazione)
Livello 05
Scarico inventariale
Responsabile acquisti (resp.tà esecutiva)
Direttore Dipartimento (resp.tà istituzionale)
Livello 5
Scarico inventariale Potatura
Responsabile acquisti
Direttore Dipartimento (resp.tà istituzionale)
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