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Progetto di rafforzamento delle capacità
d’azione delle Autorità per
l’Amministrazione della Giustizia della
Regione Siciliana
Lo Sportello Unico della
Procura della Repubblica di Catania
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Sommario
INTRODUZIONE ................................................................................................................................ 3
1.
LO STATO DELL’ARTE PRIMA DELL’INTERVENTO......................................................... 4
2.
SVILUPPO DEL PROGETTO: LO SPORTELLO UNICO ........................................................ 6
2.1
FRONT OFFICE WEB ......................................................................................................... 8
2.1.1. La fase di registrazione ....................................................................................................... 9
2.1.2. La fase di gestione delle richieste ..................................................................................... 10
3.
2.2
FRONT OFFICE ................................................................................................................. 13
2.3
BACK OFFICE E WORK FLOW ...................................................................................... 14
L’ITER PROCEDIMENTALE DALLA RICHIESTA ALLA CONSEGNA............................ 17
3.1
COMUNICAZIONI EX ART. 335 C.P.P. .......................................................................... 17
3.1.1. La gestione delle autorizzazioni e degli allarmi ............................................................... 18
3.2
NULLA OSTA RILASCIO COPIA RAPPORTI INCIDENTI STRADALI ..................... 20
3.3.
CHIUSA INCHIESTA AI FINI ASSICURATIVI ............................................................. 21
3.4.
CERTIFICATO DEL CASELLARIO GIUDIZIARIO ...................................................... 21
3.5.
CERTIFICATO DEI CARICHI PENDENTI ..................................................................... 21
4.
LO SPORTELLO ONLINE PER LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI ............................ 22
5.
LA DELOCALIZZAZIONE DELLO SPORTELLO UNICO PRESSO GLI UFFICI
COMUNALI ...................................................................................................................................... 23
CONCLUSIONE ............................................................................................................................... 25
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Controllo Versione
Versione
Data
Sommario modifiche
1.0
14/03/2014
Prima stesura
1.1
21/03/2014
Rilascio Bozza
1.2
28/03/2014
Versione aggiornata
Analisi a cura di:
Ing. Giorgio A. Benvegna
Implementazione a cura di:
Ing. Giovanni Arcifa
Redazione del documento a cura di:
Dott.ssa Silvia Di Gennaro
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INTRODUZIONE
Il presente documento ha lo scopo di fornire un’analisi dettagliata dei software implementati
presso la Procura della Repubblica di Catania nell’ambito del progetto “Rafforzamento delle
capacità d’azione delle Autorità per l’Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana”, più
brevemente denominato “Best Practice”.
Le funzionalità dei software prodotti sono legate al processo di richiesta, produzione ed
evasione delle pratiche concernenti il rilascio delle certificazioni ex art. 335 c.p.p., nulla osta
rilascio copia rapporti incidenti stradali, chiusa inchiesta ai fini assicurativi, casellario giudiziario e
carichi pendenti. Si tratta di servizi resi all’utente con grande frequenza e che costituiscono il fulcro
del lavoro degli uffici preposti.
Attraverso la rilevazione del sistema di azione dei servizi degli uffici e la ricostruzione dei
processi di lavoro sono state riscontrate una serie di criticità nel fronteggiare la richiesta degli
utenti. Il Progetto organizzativo 2012/2014, che si è occupato della fase preparatoria delle attività
svolte, ha rilevato alcune problematiche, quali una pianta organica inadeguata e ridotta a fronte
delle istanze presentate, una situazione logistica non funzionale e l’inadeguatezza dei sistemi atti a
processare i carichi pendenti e per l’iscrizione delle notizie di reato. Inoltre, a fronte dell’emergere
di maggiori fenomeni di illegalità diffusa, è stato riscontrato un forte ritardo nel rilascio delle
attestazioni ex art. 335 c.p.p.
L’analisi effettuata dalla squadra di rilevamento della Linea 1 nella fase preparatoria ha
permesso di ricostruire, dal momento zero fino all’evasione, il flusso di lavoro per la produzione
specificatamente del certificato ex art 335 c.p.p., estendendo le criticità rilevate anche ad altre
casistiche ed uffici e rilevando una situazione di evidente inefficacia delle prestazioni.
L’analisi condotta, seguendo un approccio di tipo Top-Down, ha fornito dapprima una
visione generale del sistema, specificando e identificando in seguito i particolari. Ogni parte è stata
quindi migliorata, aggiungendo maggiori dettagli alla progettazione.
Analizzando e studiando i punti critici del sistema è stata elaborata una struttura
organizzativa che facilita l’accesso agli atti e allo stesso tempo contribuisce alla trasparenza
dell’azione della Procura, soddisfando i requisiti di disponibilità, integrità, autenticità e controllo
degli accessi fisici e logici previsti dall’art. 2 del DM 27/04/2009. La riorganizzazione dei servizi di
segreteria ha lo scopo di ottimizzare i processi di lavoro degli uffici della Procura, ridurre i tempi di
lavoro ed i costi sostenuti, elevare stabilmente la qualità delle prestazioni dei servizi offerti e
assicurare ai cittadini una giustizia efficiente e tempestiva.
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Sperimentazione, innovazione e modernità sono le tre parole chiave di questo progetto,
ottimo esempio di riorganizzazione funzionale del lavoro d’ufficio.
Rendere l’Ufficio Giudiziario una struttura organizzativa moderna ha permesso di
implementare a pieno i principi sui quali è retta l’azione amministrativa: economicità, efficacia,
efficienza, pubblicità, trasparenza e semplificazione. In tal modo, non solo sono migliorati i
processi organizzativi interni, ma è stato possibile anche avvicinare gli Uffici giudiziari agli utenti.
La trattazione che segue ha lo scopo di fornire un quadro sul raggiungimento degli obiettivi
prefissati, puntando l’attenzione sui soggetti coinvolti e sull’iter procedimentale alla base di ogni
servizio offerto.
1. LO STATO DELL’ARTE PRIMA DELL’INTERVENTO
Fornire un servizio di ottima qualità e in tempi certi è un dovere dell’Amministrazione,
ottenere un’informazione completa è un diritto del cittadino.
Su questo principio cardine si è focalizzata l’attenzione del progetto nell’individuazione dei
cinque settori in cui implementare i software richiesti.
Sono cinque servizi di alto profilo, sia per quanto riguarda la richiesta dall’esterno sia per
quanto riguarda il lavoro interno degli uffici. Si tratta, infatti, di certificati che vengono richiesti con
frequenza dagli utenti e che comportano un lavoro quotidiano da parte del personale preposto.
Nello specifico, i certificati ex art. 335 c.p.p. rappresentano il dato più significativo del
sistema, costituendo il punto di partenza dei software implementati. Il Progetto organizzativo
2012/2014 ha rilevato che nel 2011 sono state effettuate 4.774 richieste.
Tale certificato, attestante l’esistenza o meno di iscrizioni nel registro delle notizie di reato,
in passato era gestito attraverso un iter lungo e complesso, che produceva un feedback poco
trasparente in un lasso indefinito.
L’utente doveva recarsi necessariamente presso lo sportello sito in via Crispi, dove
attraverso una postazione poteva produrre l’istanza inserendo i propri dati per conoscere le
eventuali iscrizioni sul Registro Generale delle Notizie di Reato della Procura di Catania
Successivamente, il funzionario accettando l’istanza, attraverso un programma access,
produceva un documento con un relativo numero di protocollo, rilasciato all’utente per il successivo
ritiro del certificato.
A questo punto, ogni mattina un commesso procedeva a smistare le istanze dallo sportello di
via Crispi all’ufficio sito in piazza Verga, dove tramite l’inserimento del nominativo sul RE.GE., si
controllava l’eventuale iscrizione delle notizie di reato. La richiesta veniva, quindi, indirizzata al
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Pubblico Ministero per la necessaria autorizzazione. A questo punto il supporto cartaceo con la
richiesta così evasa seguiva il medesimo iter per essere consegnato al richiedente.
Tale meccanismo rilevava evidenti criticità. In primo luogo, la gestione manuale dell’esito
del certificato e del tipo di stampa rischiava di essere poco trasparente e di generare intoppi nel
sistema. Inoltre, si produceva un’elevata affluenza allo sportello per verificare lo stato di evasione
delle istanze producendo un eccessivo ingolfamento degli uffici e un’inutile perdita di tempo per i
richiedenti. Infine, i tempi di produzione dei certificati non potevano essere definiti in modo certo e
standardizzato. È stato, infatti, stimato che le attestazioni ex art.335 c.p.p. venivano rilasciate con
tempi di poco superiori a 20 giorni e che l’ufficio presentava un arretrato di 886 istanze da elaborare
con tempi di evasione di oltre 60 giorni.
Altro certificato oggetto del progetto “Best Practice” è il nulla osta rilascio copia rapporti
incidenti stradali, utile per ottenere, normalmente ai fini assicurativi, le copie dei verbali redatti
dalla Polizia o da altre Forze dell'ordine in caso di incidenti stradali con feriti. La richiesta può
essere presentata trascorsi 90 giorni della data in cui è avvenuto l’incidente nel territorio di
competenza della Procura di Catania e l’attestazione viene in genere rilasciata solo in assenza di
procedimento penale in corso.
Per la maggior parte dei casi si trattava di richieste espresse dai privati tramite sportello
(60% privati, 20% avvocati e 20% agenzie), anche se non mancavano richieste effettuate tramite
posta o fax.
L’iter del processo iniziava con la richiesta su carta libera da parte dell’utente e il pagamento
dei diritti di cancelleria. In questa fase il funzionario comunicava la data per ritirare il nulla osta.
Dopo aver raccolto le richieste e prima di passare a rassegna quanto compilato (o pervenuto)
sul RE.GE., in un apposito registro cartaceo si indicavano i dati di chi presentava l’istanza e delle
parti coinvolte, seguendo una numerazione progressiva per data.
Il certificato evaso veniva compilato manualmente e al momento del ritiro il funzionario
cercava il certificato per nominativo del richiedente.
Dall’analisi dei flussi delle richieste agli sportelli si evince un aumento del 50% dal 2012 al
2013 delle istanze riguardanti il nulla osta in questione.
Il certificato di chiusa inchiesta ai fini assicurativi, relativo ai procedimenti penali per
alcuni reati, nei quali sia rimasto ignoto l’autore, può essere richiesto dalla parte offesa o da persona
da questa delegata, quando siano decorsi 60 giorni dalla denuncia del furto. Esso veniva rilasciato
decorsi almeno tre giorni lavorativi dalla richiesta, qualora la notizia di reato fosse già pervenuta in
Procura. In caso contrario, si doveva attendere che la stessa pervenisse dagli Organi di Polizia
Giudiziaria.
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L’ufficio monitorava il numero di evasioni dei certificati tramite un registro, che ogni anno
si azzerava, dove erano riportati i seguenti dati: numero, data presentazione, nome e cognome, data
rilascio, delegato. All’utente, inoltre, veniva anche rilasciata una ricevuta cartacea con apposto
timbro e numero di protocollo.
Altri due certificati oggetto del progetto sono il certificato del casellario e il certificato dei
carichi pendenti. Il primo riporta le sentenze passate in giudicato a carico del richiedente. Può
servire per le assunzioni da parte di Pubbliche Amministrazioni, per la richiesta di permesso di
soggiorno, per le pratiche di adozione, ecc.; il secondo attesta l’esistenza o meno di processi penali
pendenti (in primo grado, in appello ovvero con ricorso in Cassazione) a carico di una persona,
limitatamente al periodo di residenza nel circondario di Catania. Il certificato può servire per
l’assunzione nel settore privato, per la richiesta di permesso di soggiorno, per la richiesta di
passaporto, per le pratiche di adozione, per la partecipazione a gare d’appalto, ecc.
In questi ultimi due casi, il personale preposto al rilascio dei suddetti certificati doveva
utilizzare e consultare contestualmente due differenti registri (RE.CA e RE.GE), effettuando le
operazioni di login ad ogni accesso al programma, con evidenti perdite di tempo. Qualora dalle
maschere controllate (RE.GE. e RE .CA.) risultassero delle pendenze, si iniziava con la trascrizione
manuale dei capi d’imputazione nel certificato da emettere, comportando un inefficiente impiego di
tempo e risorse, nonché la possibilità di incorrere in errore.
In base alle rilevazioni effettuate, la preparazione di un certificato medio, con circa 2-4
pagine di annotazioni nel report del “multiarchivio”, richiedeva un tempo di circa 40 – 45 minuti.
Questi problemi erano amplificati nei casi di emissioni di certificati di competenza delle
sezioni distaccate (il 60% dei casi). Per molti anni è stato utilizzato il registro SEZIONI GIUDIZIO
e le informazioni che dovevano essere desumibili dal RE.GE. si riscontrano in modo non ufficiale
in questo ulteriore registro (soltanto dal 2012 nelle sezioni distaccate si aggiornano i dati sul RE.GE
2.2).
Si noti che, sebbene il numero delle richieste di tali certificati provenienti dai privati sia
diminuito dal 2012 al 2013, diminuzione dovuta all’aumento delle autocertificazioni (per privati
cittadini), di converso le richieste da parte delle pubbliche amministrazioni che chiedono
l’accertamento dell’autocertificazione sono aumentate.
2. SVILUPPO DEL PROGETTO: LO SPORTELLO UNICO
Analizziamo ora le componenti, i risultati e le specifiche implementazioni del progetto.
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Esso è stato sviluppato secondo un’architettura three-tier (a tre livelli), una particolare
architettura software che prevede la suddivisione del sistema in tre diversi moduli dedicati
rispettivamente all’interfaccia utente, alla logica funzionale (business logic) e alla gestione dei dati
persistenti. Tali moduli sono intesi a interagire fra loro secondo le linee generali del paradigma
Client-Server (l'interfaccia è cliente della business logic, e questa è cliente del modulo di gestione
dei dati persistenti) e utilizzando interfacce ben definite. In questo modo, ciascuno dei tre moduli
può essere modificato o sostituito indipendentemente dagli altri. Questo tipo di architettura è
piuttosto diffuso e costituisce un’architettura di riferimento per molte tecnologie moderne.
Seppure inevitabilmente legati tra di loro, questi tre strati lavorano su ambiti completamente
differenti.
Su questa logica è, quindi, nato lo Sportello Unico per il pubblico, entrato in funzione nel
dicembre 2013 e inaugurato a gennaio, una volta verificato il funzionamento. Con la denominazione
“Sportello Unico” intendiamo sia la struttura, nata dalla riorganizzazione dei locali, sia il processo
per il rilascio delle certificazioni (dalla richiesta all’evasione).
Da un punto di vista meramente logistico, lo Sportello si trova presso la Stanza n. 35 al
piano terra del Palazzo di Giustizia sito in Piazza Verga. I privati possono presentare le loro istanze
(certificati del casellario giudiziario, carichi pendenti, nulla osta incidenti stradali, chiusa inchiesta
fini assicurativi e deposito atti e denunce) agli sportelli 1, 2 e 3, mentre per particolari tipi di utenza
(Avvocati e Forze dell’ordine) esistono due appositi sportelli a loro dedicati (Fig. 1).
Privati
• Casellario giudiziario;
• Carichi pendenti;
• Nulla osta incidenti stradali;
• Chiusa inchiesta fini assicurativi;
• Deposito atti, denunce;
Avvocati
• Depositi atti attinenti procedimenti penali,
• Deposito nomine, memorie, esposti;
Forze dell’ordine
• Deposito notizie di reato;
• Richieste informazioni stato procedimento.
Figura 1: La struttura dello Sportello Unico.
Dal punto di vista del processo, lo Sportello Unico è composto da una serie di servizi
telematici, quali il portale web e la postazione self-service che mettono in contatto l’utente con
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l’amministrazione, il certificato informatizzato, le tecnologie come la Posta elettronica certificata, la
firma digitale, i barcode e i QR code.
Grazie all’implementazione di questi nuovi servizi, l’Ufficio Giudiziario è oggi diventato
una struttura organizzativa moderna, che permette il rilascio delle certificazioni in tempi certi, con
risparmio di risorse umane e materiali e attraverso un modulo informatico, garanzia di maggiore
trasparenza e correttezza.
La riorganizzazione dei servizi di segreteria ha un riscontro pratico anche nella disposizione
del lavoro all’interno dell’ufficio e nei rapporti con le PP.AA. che interagiscono con la Procura. In
particolare, è stata prevista l’implementazione della PEC, come strumento preferenziale il rilascio
delle certificazioni proveniente dal settore pubblico.
Rientrante nei sistemi di semplificazione del progetto vi è infine l’istituzione di uffici
delocalizzati presso i Comuni, che consente a tutti i privati, che non dispongono di accesso ad
internet o che non sono in grado di utilizzare questo mezzo di comunicazione, di prenotare i loro
certificati e recarsi in Procura solo per il ritiro.
I paragrafi che seguono hanno lo scopo di analizzare le singole componenti del sistema
“Sportello Unico”, composto da tre interfacce distinte, ognuna dedicata ad un determinato bacino di
utenza. Queste sono:
2.1
•
Front Office Web
•
Front Office
•
Back Office e Work Flow
FRONT OFFICE WEB
Il Front Office Web è un’applicazione che, installata su un web server pubblico esterno alla
rete Giustizia con un database dedicato, permette agli utenti registrati (Avvocati, Privati e P.A.) di
inoltrare alla Procura le richieste di certificati, tenerne traccia e avere informazioni circa lo stato di
evasione.
Collegandosi al sito istituzionale della Procura di Catania si può raggiungere facilmente il
portale dei servizi online ed effettuare l’accesso o la registrazione. Il suo funzionamento è
totalmente indipendente dal collegamento con la Rete Giustizia, poiché serve solo ed
esclusivamente a fare da collettore per le varie richieste inserite dagli utenti. Tali richieste
rimangono inserite su questo sistema finché un operatore non ne richieda l’import sul database del
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modulo di “Back Office e Work flow” tramite la connessione a internet del proprio PC e l’utilizzo
del proprio account per l’accesso a tale connessione.
Un aspetto molto interessante del nuovo sistema è che l’utente può in qualsiasi momento
accedere alla propria area riservata e conoscere lo stato di evasione della propria istanza. Nel caso
della richiesta del certificato ex art. 335 c.p.p. da parte di un soggetto di cui sia certa l’identità,
come per esempio nel caso degli avvocati iscritti all’ordine, il certificato potrà essere ricevuto
direttamente tramite il sistema della posta elettronica certificata.
Sulla base della differenziazione delle funzioni cui ogni utente è abilitato, il sistema
distingue quattro classi di utenti:
•
Utenti con privilegi di Amministratore (Admin)
•
Utenti con privilegi di Creazione Utenti (Procura, Ordini, Altri Enti)
•
Utenti con privilegi di Inserimento richiesta (Avvocati, Privati cittadini, P.A.)
•
Utenti con privilegi di Gestore di Richieste (Account utilizzato per l’accesso
al webservices da parte della postazione client.)
2.1.1. La fase di registrazione
Alla fase di registrazione si accede mediante l’area dei servizi online sul sito istituzionale
della procura. L’utente al primo accesso dovrà compilare un modulo nel quale è obbligatorio
inserire tutti i dati anagrafici richiesti, accettare i “desclaimer” e scegliere delle credenziali di
accesso. La procedura di registrazione provvederà a inviare una mail contenente un link mediante il
quale sarà possibile attivare l’account; in tal modo si ha l’assoluta certezza che l’utente che effettua
la registrazione sia effettivamente in possesso delle credenziali per l’accesso alla casella di posta
della quale è stato fornito l’indirizzo in fase di registrazione ed eviterà falsi tentativi di
registrazione. È stata, inoltre, prevista una procedura per il recupero delle credenziali partendo dal
proprio indirizzo mail nel caso l’utente le abbia dimenticate. Gli utenti registrati autonomamente
potranno effettuare solo prenotazione di certificati e la loro identificazione sarà effettuata solo in
fase di ritiro presso lo sportello.
La fase della registrazione è stata superata nel caso di accesso da parte degli Avvocati, i
quali effettueranno l’accesso direttamente dal sito dell’Ordine degli Avvocati di Catania, come
definito da un protocollo d’intesa con il Consiglio dell’Ordine.
Gli avvocati, iscritti all’Ordine di Catania e dotati di dispositivo di firma digitale,
accederanno al PdA del sistema giustizia e da lì potranno essere reindirizzati al portale dei servizi
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telematici della Procura di Catania e attraverso un processo di autenticazione automatico basato
sullo scambio di chiavi criptate, potranno accedere ai servizi.
Dopo aver effettuato l’accesso, l’utente viene indirizzato in una pagina di benvenuto nella
quale saranno visualizzate eventuali news relative al servizio, precedentemente inserite dal
personale della Procura mediante un’apposita interfaccia. In questa pagina saranno indirizzati anche
gli utenti che abbiano effettuato il login automatico mediante altri sistemi, come per esempio il
sistema dell’Ordine degli avvocati di Catania. Utilizzando la sidebar presente a sinistra è possibile
accedere al modulo di inserimento delle singole richieste o effettuare il logout dal sistema. Sono
state, inoltre, inserite, a beneficio dell’utente registrato, tutte le guide necessarie per l’utilizzo di
ogni servizio.
2.1.2. La fase di gestione delle richieste
Effettuato l’accesso attraverso le proprie credenziali (nome utente e password), fornite in
fase di registrazione, è possibile inoltrare la richiesta desiderata, cliccando su una dei certificati
presenti nella schermata principale.
L’inserimento di una nuova istanza può essere effettuato semplicemente eseguendo un click
sulla richiesta che si desidera inserire (certificati del casellario giudiziario, carichi pendenti, nulla
osta incidenti stradali, chiusa inchiesta fini assicurativi e certificati ex art. 335 c.p.p.).
A questo punto viene eseguita una procedura guidata per la compilazione dell’istanza, come
visualizzato nella Fig. 2.
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Figura 2: Modulo online di presentazione dell'istanza.
L’utente dovrà indicare i propri dati anagrafici, stampare la delega/nomina del proprio
cliente se si tratta di un Avvocato, compilarla in tutte le sue parti, inserendo la data e la firma,
digitalizzarla e allegarla alla richiesta e infine, una volta allegati tutti i documenti necessari, potrà
confermare l’inserimento dell’istanza. L’utente potrà salvare la richiesta, anche se non completa,
modificarla in un secondo momento e infine confermarla quando è sicuro di aver inserito tutti i dati
necessari.
All’utente sarà specificato se è necessaria una marca da bollo e di che importo e con quale
documento dovrà presentarsi allo sportello per ritirare l’atto richiesto.
Dopo essere stata confermata, la richiesta potrà anche essere stampata, ma non avrà ancora
un numero di protocollo finché non sarà presa in carico dagli uffici della Procura. Sul modulo
stampato sarà presente un QR code, attraverso il quale è possibile ottenere informazioni sullo stato
di avanzamento della richiesta, attraverso l’utilizzo di tablet o smartphone. Questo particolare segno
grafico stampato sul documento cartaceo permette, attraverso tali dispositivi, di conoscere lo stato
di avanzamento dell’istanza, semplicemente puntandovi la telecamerina. Smartphone e tablet
devono avere installato un software apposito di interpretazione dei ‘QR code’, disponibili
gratuitamente.
Nel momento in cui viene inserita almeno un’istanza nel sistema, la pagina “Gestione
Richieste” presenta all’utente una tabella riassuntiva delle richieste inserite, come mostrato dalla
Fig. 3.
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Figura 3: L'interfaccia di gestione delle richieste.
All’interno della schermata si può visualizzare il numero di protocollo, se la richiesta è stata
già presa in carico dagli uffici della Procura, il tipo di richiesta, il nominativo della persona
interessata e lo stato di lavorazione.
Gli stati sono i seguenti:
•
INSERITA: la richiesta è stata compilata, anche se parzialmente e le è stato attribuito
il “QR code”. In questo caso, essa non è stata ancora trasmessa e può essere
modificata;
•
TRASMESSA: la richiesta è stata compilata correttamente ed è stata inoltrata agli
uffici della Procura. In questo caso non può più essere modificata;
•
PRESA IN CARICO: l’istanza è stata presa in carico dagli uffici della Procura e le è
stato attribuito un numero di protocollo;
•
IN LAVORAZIONE: l’istanza è in lavorazione presso gli uffici della Procura;
•
EVASA: l’istanza è stata evasa dagli uffici della Procura;
•
RIGETTATA: l’istanza è stata rigettata dagli uffici della Procura. In questo caso è
indicata la motivazione del rigetto nel campo “Info”.
Tali stati vengono aggiornati automaticamente dal software di Back Office e Work flow
durante la fase di acquisizione delle nuove richieste.
Nella parte destra della griglia è presente per ogni istanza una toolbar dalla quale è possibile
accedere alle funzioni di visualizzazione della richiesta, stampa della stessa e visualizzazione degli
allegati. Inoltre, cliccando sul pulsante “Modifica Richiesta” possono essere modificati i dati
precedentemente inseriti e possono essere gestiti gli allegati. Per inserire allegati alla richiesta
occorre spostarsi nella scheda “Gestione allegati” e selezionare il file da allegare all’interno del
computer dal quale si sta operando.
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Dunque, come si evince da quanto fin qui esposto, il Front Office Web è uno strumento
funzionale ed efficace per una duplice ragione. In primo luogo, permette all’utente di presentare le
proprie istanze senza recarsi fisicamente allo sportello, evitando perdite di tempo e un inutile
ingolfamento degli uffici. Il privato cittadino o il legale rappresentante potranno, infatti, inoltrare le
proprie richieste direttamente dal proprio computer.
In secondo luogo, lo stesso utente potrà verificare lo stato di avanzamento della propria
richiesta con le stesse modalità, ossia dal portale in cui l’istanza è stata inserita, tramite smartphone
o tablet abilitati alla lettura del QR code, oppure potrà recarsi presso i locali dello sportello e da
un’apposita postazione potrà verificare lo stato di evasione della propria richiesta attraverso il
barcode stampato sul modulo.
Questo meccanismo permette, dunque, un accesso all’informazione trasparente ed
immediato.
2.2
FRONT OFFICE
L’interfaccia del Front Office è composta da una serie di pagine visualizzate sui browser, in
modalità chiosco, delle postazioni adibite al servizio, dislocate presso lo Sportello.
Per accedere al servizio non è necessaria alcuna fase di autenticazione. L’utente, che si reca
presso la postazione self-service, può selezionare in un apposito menu presente nella pagina
principale il pulsante “Richiedi Istanza” o “Cerca Istanza”. Nel primo caso, l’utente inserisce una
nuova istanza compilando tutti campi obbligatori che il sistema richiede; dopo la conferma della
richiesta da parte dell’utente, essa sarà presa in carico dall’operatore che si occuperà di verificare
l’identità del richiedente, inserendo nel sistema gli estremi del documento di identità. Se la richiesta
soddisferà i requisiti, ne sarà cambiato lo stato in “Presa in Carico” e le sarà assegnato un numero di
protocollo che verrà comunicato all’utente per conoscere lo stato di lavorazione. Tutti i documenti
cartacei prodotti dal sistema conterranno un codice a barre con riferimento al numero di protocollo,
che potrà essere utilizzato dagli operatori per individuare velocemente a quale pratica appartiene il
documento stesso o dagli utenti per effettuare verifiche sullo stato di evasione della richiesta dalla
stessa postazione di Front Office. Questi ultimi potranno cliccare sul pulsante “Cerca Istanza” e
inserire il numero di protocollo o potranno leggere il barcode stampato sulla richiesta per mezzo di
apposita apparecchiatura presente nella postazione self-service.
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2.3
BACK OFFICE E WORK FLOW
Esaurita la fase di inserimento delle richieste da parte dell’utenza, l’attenzione va focalizzata
sul
lavoro
d’ufficio,
anche
questo
altamente
innovato
e
modernizzato
a
seguito
dell’implementazione del progetto “Best Practice”.
Non bisogna intendere questo terzo elemento dello Sportello Unico come separato e distinto
dal Front Office. Al contrario, il modulo per la gestione delle operazioni di Back Office interagisce
con il software di Front Office appena descritto.
Tale sistema prevede la gestione della produzione del certificato dalla richiesta all’evasione,
introducendo dei meccanismi di controllo e comunicazione che permettono di raggiungere elevati
livelli di efficienza e uniformazione dei tempi.
Tra gli obiettivi che sono stati prefissati, vi è la standardizzazione dei tempi di emissione dei
certificati, indipendentemente dall’esito del certificato stesso, la diminuzione dei flussi documentali
cartacei e il miglioramento della comunicazione interna tra segreteria e magistrati mediante l’uso di
strumenti elettronici.
L’operatore dello Sportello, dopo aver avviato l’applicazione e inserito le credenziali di
accesso, visualizza la pagina principale della sua interfaccia con le specifiche funzioni alle quali il
singolo utente è abilitato. Per ogni servizio di cui l’operatore si occupa, esistono delle funzioni cui
lo stesso può accedere.
Come mostra la Fig. 4, l’utente sarà abilitato ad una serie di funzioni, quali:
•
accedere alla lista delle istanze da convalidare;
•
accedere alla lista delle istanze da evadere;
•
accedere all’interfaccia di ricerca generica;
•
accedere all’interfaccia delle istanze in consegna.
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Figura 4: L'interfaccia del Back Office.
L’interfaccia delle istanze da convalidare presenta un elenco di tutte le richieste presentate
dagli utenti fisicamente allo Sportello, tramite la postazione di Front Office oppure tramite Web. È
presente un apposito pulsante denominato “Importa dal Web” che consente di effettuare, qualora la
postazione permetta l’accesso alla rete internet, l’acquisizione delle eventuali richieste presenti sul
sistema “Front Office Web” e di aggiornarne lo stato di evasione.
Le richieste sono distinte per colore: azzurro nel caso di istanze provenienti dal Front Office
Web, arancio per quelle provenienti dal Front Office locale (postazione self-service).
La procedura di convalida delle istanze richiede verifiche differenti in base alla provenienza
della richiesta stessa: se si tratta di una richiesta proveniente dallo sportello, sarà necessario
verificare i dati anagrafici del richiedente e inserire gli estremi del documento di identità; se invece
si tratta di una richiesta proveniente dal web, sarà necessario verificare che i dati in essa contenuti
siano coerenti e che siano state allegate le scansioni dei documenti necessari, come la delega o la
nomina nel caso della certificazione ex art. 335 c.p.p. In entrambi i casi, contestualmente
all’effettuazione della convalida da parte dell’operatore, saranno assegnati un numero di protocollo
alla richiesta con il quale sarà possibile identificarla in tutte le fasi successive.
L’interfaccia delle istanze da evadere permette di filtrare mediante un gruppo di radio button
le istanze non ancora concluse scegliendo tra i seguenti gruppi:
•
da lavorare, ovvero pratiche già convalidate ma per le quali non sono ancora state
effettuate operazioni;
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•
evadibili, ovvero pratiche che hanno ottenuto l’autorizzazione del P.M., nel caso
delle certificazioni ex art. 335 c.p.p.;
•
non evadibili, pratiche che si trovano in uno stato di sospensione, poiché non sono
state ancora visionate dal P.M. o non sono trascorsi 7 giorni dal loro inserimento.
Effettuando un click sul pulsante “Vedi” della singola riga della lista viene visualizzata una
finestra che mostra i dettagli dell’istanza. Da questo punto in poi viene attivato il Work Flow di
gestione delle istanze che varia in base alla tipologia della certificazione da produrre. Nel caso delle
comunicazioni ex art. 335 c.p.p., ad esempio, dovranno essere inserite dall’operatore tutte le
informazioni necessarie all’attivazione del Work Flow e all’ottenimento del certificato. In
particolare, saranno aggiunti tutti i procedimenti pertinenti all’istante e per ognuno di essi verranno
richieste una serie di informazioni che serviranno all’algoritmo per prendere le decisioni in base ai
parametri stabiliti dalla Procura.
Dopo aver completato l’inserimento di tutti i dati, sarà possibile completare il certificato, e
quando questo soddisferà i requisiti, cambierà il suo stato in “evadibile” e da quel momento potrà
essere evaso. Il sistema deciderà autonomamente, in base alla tipologia di certificato, alla tipologia
di richiedente e al tipo di ricezione dell’istanza, se esso dovrà essere inoltrato tramite PEC o
stampato per la consegna allo sportello. Ad esempio, qualora la richiesta dello specifico certificato
ex art. 335 c.p.p. fosse pervenuta via web, da un utente autorizzato (es. Avvocato iscritto all’Ordine
di cui è certa l’identità), mediante la procedura di import, potrà essere effettuato l’invio automatico
del documento in formato PDF, firmato digitalmente dal funzionario preposto, direttamente
all’indirizzo di Posta elettronica Certificata del richiedente. L’invio sarà possibile solo dopo aver
effettuato la verifica dell’indirizzo di PEC del richiedente sul Registro Generale degli indirizzi
elettronici (ReGIndE). In caso di esito positivo di tale verifica, il sistema chiederà all’utente di
inserire una Smart Card nell’apposito lettore per permettere l’apposizione della firma digitale. Se
invece la richiesta è pervenuta da un utente autorizzato alla sola prenotazione, sarà inviata una mail
nella quale l’utente viene informato dell’avvenuta evasione della pratica e delle informazioni utili
per semplificare il ritiro, quali l’Ufficio e i relativi orari e l’importo delle marce da bollo necessarie.
Infine, l’interfaccia di ricerca permette di rintracciare l’istanza presentata dall’utente tramite
numero di protocollo, qualora lo stesso si rechi allo sportello per chiedere informazioni circa
l’avanzamento della sua richiesta, mentre l’interfaccia delle istanze da consegnare permette di
individuare tramite numero di protocollo le istanze pronte per essere consegnate e quelle già
consegnate.
16
3. L’ITER PROCEDIMENTALE DALLA RICHIESTA ALLA CONSEGNA
Per ogni servizio offerto dallo Sportello Unico esiste un diverso iter procedimentale che
partendo dalla presentazione dell’istanza da parte del richiedente si esaurisce con l’evasione e la
successiva consegna del documento.
Il soggetto richiedente e il tipo di certificato richiesto sono elementi che differenziano
l’intero procedimento. Per tale ragione, appare utile descrivere il processo di rilascio di ogni singolo
certificato focalizzando l’attenzione in primo luogo sul soggetto istante e in secondo luogo sul Back
Office necessario per la produzione del certificato.
3.1
COMUNICAZIONI EX ART. 335 C.P.P.
Sebbene questo servizio, per motivi organizzativi, non sia erogato presso lo Sportello Unico,
ma presso l’Ufficio Tiap, attraverso l’opportuna postazione Self Service, viene riportato comunque
nel presente documento, in quanto appartenente alla rosa dei servizi erogati attraverso il Portale dei
servizi telematici della Procura di Catania.
Tutti gli utenti, collegandosi da una postazione internet, possono, previa registrazione al
portale, effettuare la prenotazione di questo documento, che sarà poi rilasciato dal personale dello
Sportello, a seguito di identificazione personale e di accertamento dei titoli di legittimazione.
Il richiedente avrà contezza dello stato della propria pratica tramite gli strumenti già descritti
(Portale Web, barcode, QR code) e sarà avvisato tramite posta elettronica quando il proprio
certificato sarà pronto per il ritiro presso lo Sportello.
Procedura ancora più agevole è prevista per gli Avvocati regolarmente iscritti all’Ordine
degli Avvocati di Catania, in possesso della smartcard per la firma digitale. Essi sono
automaticamente abilitati all’accesso e possono non solo effettuare le loro richieste direttamente
online, ma anche ottenere il certificato ex art. 335 c.p.p. direttamente mediante PEC e accedendo al
portale della Procura della Repubblica attraverso il filtro autenticante costituito dal Consiglio
dell’Ordine. L’utente riceverà un messaggio di posta elettronica certificata con allegato il certificato
richiesto firmato digitalmente dal funzionario dell’ufficio preposto. Tale file con estensione “.p7m”
potrà essere aperto mediante un apposito software, per la verifica della firma digitale, facilmente
reperibile in rete.
Nel caso che il legale non sia munito di PEC, potrà comunque accedere al servizio, ma non
potrà ricevere via Web il certificato. In tale ultimo caso, così come per ogni cittadino, l’accesso
17
attraverso il portale costituirà prenotazione del certificato, che sarà poi rilasciato a seguito di
identificazione personale presso lo sportello.
Per entrambe le due tipologie di utenza, è possibile effettuare la prenotazione e ottenere
l’evasione del certificato ex art. 335 c.p.p. mediante la postazione locale presso il Tiap.
Infine, resterà sempre possibile la richiesta mediante accesso allo sportello della Procura, ma
in questo caso la richiesta avverrà attraverso l’uso, guidato dal personale, della modulistica
informatica.
3.1.1. La gestione delle autorizzazioni e degli allarmi
A seguito dell’inserimento della richiesta, inizia la fase di Back Office e Work Flow, in cui
l’istanza viene presa in carico, lavorata e successivamente evasa. A questo punto, è importante
distinguere i casi in cui è necessario comunicare sempre l’informazione richiesta, i casi in cui non è
mai consentito il rilascio dell’informazione (se il reato appartiene a quelli di cui all’art. 407, comma
2, lett. a) del c.p.p) e i casi in cui è necessaria l’autorizzazione del Pubblico Ministero.
In quest’ultima fattispecie sarà cura del P.M. procedente segnalare l’esistenza della necessità
di sottoporre alla sua valutazione la richiesta, nel momento in cui questa dovesse pervenire. Verrà
quindi azionato dal P.M. titolare del procedimento un apposito allarme ex ante, che non consentirà
il rilascio automatico del certificato. La presentazione di una richiesta ex art. 335 c.p.p. sarà,
dunque, sottoposta alla valutazione del P.M. che potrà opporre il segreto (data dalla quale decorrerà
il termine massimo) o autorizzare il rilascio. Tale procedura dovrà essere utilizzata anche quando vi
sono richieste cautelari reali o personali. L’omissione dell’inserimento dell’allarme potrebbe
causare un disvelamento inopportuno dell’esistenza del procedimento.
Tale sistema di allarme opera automaticamente per le richieste avanzate nei primi 30 giorni
da quello di iscrizione e ciò al fine di consentire il tempo necessario per la valutazione del fascicolo
da parte del P.M. e quindi di valutare la sussistenza di ragioni che debbano portare ad azionare
l’allerta. Al fine di evitare che il ritardo nel rilascio della certificazione (che il sistema potrebbe
effettuare anche contestualmente alla richiesta nei casi in cui non vi sia un “allarme”) determini la
conoscenza dell’esistenza dell’iscrizione, si prevede che i certificati subiscano comunque un ritardo
di cinque giorni. Ciò implica che, nei pochi casi in cui la richiesta dovrà essere sottoposta al P.M.,
questi provveda immediatamente.
Come l’intera procedura, anche la gestione degli allarmi e dei procedimenti da parte dei
P.M. è stata informatizzata attraverso un’apposita interfaccia utente. Per accedere all’area riservata,
il Pubblico Ministero dovrà collegarsi alla rete della Procura di Catania. Dopo aver effettuato
18
l’autenticazione, sarà possibile visualizzare le due funzioni principali di gestione autorizzazione e di
gestione allarmi.
Nell’area gestione autorizzazioni è possibile visualizzare e valutare tutte le richieste di
certificazione che necessitano dell’autorizzazione del P.M. assegnatario, che si identifica nell’utente
che ha effettuato il login. Tutte le richieste presenti in quest’area, saranno anche inoltrate via mail
dal sistema ogni qual volta, l’ufficio che gestisce il Work Flow di gestione delle comunicazioni ex
art. 335 c.p.p., effettui l’inserimento di un procedimento che necessita di autorizzazione in base al
protocollo concordato. Tale mail, oltre a informare il P.M. della presenza di una richiesta di
autorizzazione da valutare, conterrà un collegamento ipertestuale che consentirà di accedere ad una
procedura semplificata per valutare la richiesta senza effettuare il login al sistema.
Nell’area gestione allarmi l’utente potrà visualizzare gli allarmi inseriti precedentemente e il
relativo stato.
Per inserire un allarme su un procedimento, è necessario semplicemente indicare il tipo di
registro (NCR, NR, Ignoti), il numero e l’anno del procedimento. È anche presente un campo
“Note”, nel quale il P.M. può aggiungere delle informazioni personali relative all’allarme. Per
completare l’inserimento dell’allarme, sarà necessario effettuare un click sul pulsante “Salva”.
Se un P.M. decide di rimuovere un allarme su un procedimento, dovrà individuare il
procedimento dall’elenco di quelli presenti su “Gestione Allarmi”, scegliere il pulsante “Dettagli”
ed effettuare un click sul pulsante “Cancella”. Tale procedura, sarà possibile solo su procedimenti
sottoposti ad allarme ma per i quali non è ancora stato emesso un provvedimento di secretazione. In
caso contrario, invece sarà necessario effettuare la revoca del provvedimento che non potrà più
essere secretato.
Tutti gli allarmi hanno una durata massima di 90 giorni. Alla scadenza di tale periodo, non
saranno più presi in considerazione dal sistema. Nel caso in cui per un procedimento sottoposto ad
allarme, venga effettuata una richiesta di autorizzazione nel periodo di validità dell’allarme e l’esito
di tale autorizzazione fosse negativo, il sistema guiderà l’utente nell’emissione del provvedimento
di secretazione. A questo punto il sistema negherà la comunicazione del procedimento fino alla
scadenza del provvedimento fissata in 90 giorni. Alla scadenza di tale termine l’allarme non sarà
più preso in considerazione.
Poiché il funzionamento del sistema si fonda sul responsabile uso dell’allerta (una sua
indiscriminata attivazione vanificherebbe infatti il meccanismo di rilascio automatico e
appesantirebbe il lavoro di tutti), esso è monitorato in via informatica, sotto la supervisione del
Procuratore.
19
Le categorie dei soggetti abilitati e la tipologia delle informazioni rese sono quelle già
previste in passato. Si rilascia anche il nome del magistrato titolare del procedimento, salvo che non
vi ostino specifiche ragioni, valutabili da parte del Procuratore aggiunto di riferimento.
Grazie all’efficace meccanismo di gestione degli allarmi sui procedimenti appena descritto e
grazie ad un Work Flow automatico è stato possibile raggiungere elevati livelli di ottimizzazione e
la standardizzazione dei tempi di consegna.
3.2
NULLA OSTA RILASCIO COPIA RAPPORTI INCIDENTI STRADALI
L’istanza potrà essere compilata allo Sportello Unico direttamente dall'interessato mediante
la postazione informatica posta a disposizione dell'utenza o tramite l’operatore addetto.
Gli interessati, altresì, potranno accedere ai servizi online della Procura, previa registrazione
al portale web, come avviene per gli altri certificati. I richiedenti saranno avvisati tramite mail
dell’avvenuta evasione del Nulla Osta e dell’importo della marca da bollo necessaria. Il documento
dovrà essere ritirato sempre e unicamente presso lo Sportello Unico previa identificazione del
richiedente.
Non esiste, dunque, l’evasione tramite PEC, come prevista per gli avvocati per la
certificazione ex art. 335 c.p.p., ma la consegna del Nulla Osta può avvenire solo ed esclusivamente
allo Sportello per qualsiasi tipologia di utente.
Circa la concessione del Nulla Osta è necessario specificare che, a seguito della
consultazione del Re.Ge da parte dell’operatore, possono venir fuori tre casistiche:
1. Il caso in cui non esiste il procedimento. In questa ipotesi si procede al rilascio di un
certificato in cui è indicata l’assenza di procedimenti di interesse per il richiedente;
2. Il caso in cui il procedimento è definito e quindi deve essere automaticamente
comunicato all’interessato;
3. Il caso in cui il procedimento non è definito.
Solo in quest’ultima circostanza è necessaria l’autorizzazione del P.M., il quale verrà a
conoscenza della richiesta tramite mail contenente un collegamento ipertestuale che consentirà di
valutare l’istanza senza effettuare il login all’area riservata. Per rendere più spedita ed omogenea la
procedura, si è ritenuto opportuno concentrare in due soli magistrati la competenza al rilascio del
Nulla Osta.
Nel momento in cui il P.M. concede l’autorizzazione, il certificato rientrerà tra quelli da
consegnare e automaticamente il sistema invierà una mail di avviso al richiedente, che potrà quindi
ritirare il documento.
20
Anche in questo caso la standardizzazione dei tempi di Back Office e di concessione delle
autorizzazioni permette la consegna del certificato secondo una logica funzionale e tempestiva.
3.3.
CHIUSA INCHIESTA AI FINI ASSICURATIVI
L’istanza potrà essere compilata allo Sportello Unico direttamente dall'interessato mediante
la postazione informatica posta a disposizione dell'utenza o tramite l’operatore addetto.
Gli interessati, altresì, potranno accedere ai servizi online della Procura, previa registrazione
al portale web e presentare l’istanza. I richiedenti saranno avvisati tramite mail dell’avvenuta
evasione del certificato e dell’importo della marca da bollo necessaria. Il documento dovrà essere
ritirato sempre e unicamente presso lo Sportello Unico previa identificazione del richiedente.
Il Back Office in questo caso è immediato, poiché la pratica non necessita di una particolare
lavorazione.
3.4.
CERTIFICATO DEL CASELLARIO GIUDIZIARIO
L’istanza potrà essere compilata allo Sportello Unico direttamente dall'interessato mediante
la postazione informatica posta a disposizione dell'utenza o tramite l’operatore addetto.
Gli interessati, altresì, potranno accedere ai servizi online della Procura, previa registrazione
al portale web e presentare l’istanza. I richiedenti saranno avvisati tramite mail dell'avvenuta
evasione del certificato e dell’importo della marca da bollo necessaria. Il documento dovrà essere
ritirato sempre e unicamente presso lo Sportello Unico previa identificazione del richiedente.
Nello specifico, le richieste di certificati che risultano nulle sono elaborate e consegnate in
tempo reale, mentre le richieste non urgenti vengono lavorate in Back Office durante le ore di poco
afflusso.
3.5.
CERTIFICATO DEI CARICHI PENDENTI
L’istanza potrà essere compilata allo Sportello Unico direttamente dall'interessato mediante
la postazione informatica posta a disposizione dell'utenza o tramite l’operatore addetto.
Gli interessati, altresì, potranno accedere ai servizi online della Procura, previa registrazione
al portale web e presentare l’istanza. I richiedenti saranno avvisati tramite mail dell'avvenuta
evasione del certificato e dell’importo della marca da bollo necessaria. Il documento dovrà essere
ritirato sempre e unicamente presso lo Sportello Unico previa identificazione del richiedente.
21
Mentre la produzione e il rilascio dei certificati di Casellario avvengono praticamente in
tempo reale, quelli relativi ai carichi pendenti richiedono, nel caso in cui siano presenti sul Re.Ge.
delle iscrizioni non irrevocabili, l’individuazione dello stato di ognuna di esse. Tale operazione,
oltre a richiedere una notevole esperienza da parte del personale addetto (difficile sostituibilità del
ruolo), comporta la ricerca su una pluralità di fonti dati ministeriali (Re.Ge., Re.Ca.) e non (Sezioni
Giudizio).
Nell’ottica di migliorare e valorizzare al massimo la qualità del lavoro del personale
dell’ufficio, è stato implementato il “Nuovo RichMulti” integrato nel software di Back Office, in
modo da semplificare al massimo e automatizzare alcuni passaggi che sono indispensabili per
l’ottenimento del certificato, fino alla stampa del certificato effettuata dal programma stesso.
La tabella di seguito riportata riassume le modalità di presentazione di ciascuna richiesta per
tipo di certificato (certificati del casellario giudiziario, carichi pendenti, nulla osta incidenti stradali,
chiusa inchiesta fini assicurativi e certificati ex art. 335 c.p.p.) e in base alla tipologia del
richiedente (Avvocato o Privato cittadino).
PRIVATI
AVVOCATI
ISCRITTI ORDINE
DI CATANIA
EX ART. 335
C.P.P.
UFFICI
PROCURA
PORTALE
WEB
POSTAZIO
NE SELF
SERVICE
UFFICI
PROCURA
PORTALE
WEB
POSTAZIO
NE SELF
SERVICE
NULLA OSTA
INCIDENTI
STRADALI
CHIUSA
INCHIESTA
FINI
ASSICURATIVI
CASELLARIO
CARICHI
PENDENTI
Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi
one
one
one
one
one
Richiesta/Evasi
one tramite
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
PEC
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi Richiesta/Evasi
one
one
one
one
one
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Richiesta
Figura 5: Soggetti e Modalità - Richiesta ed evasione dei certificati.
4. LO SPORTELLO ONLINE PER LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Al fine di ottimizzare i processi organizzativi interni, attraverso la diffusione di “buone
prassi”, è stata prevista l’interazione dello Sportello Unico informatizzato con gli altri uffici della
22
Pubblica Amministrazione, che, per necessità interne al lavoro d’ufficio, richiedono alla Procura
certificati del casellario giudiziario e dei carichi pendenti.
In precedenza, le richieste da parte delle PP.AA. avvenivano a mezzo fax, per posta
elettronica o per posta ordinaria in formato cartaceo; modalità utilizzate anche per l’evasione, con
un evidente dispendio di risorse e di tempo.
Per ottimizzare questo servizio, attraverso un protocollo d’intesa, è stato adottato lo
Sportello online anche per le Pubbliche Amministrazioni, utilizzando le stesse modalità che sono
state rese disponibili all’Ordine di Catania per la certificazione ex art. 335 c.p.p.
La gestione delle credenziali di accesso per le Pubbliche Amministrazioni è stata
organizzata secondo una struttura a due livelli.
In particolare, si è pensato di fare in modo che ogni ente nomini un referente (primo livello)
in grado poi di gestire tutte le utenze (secondo livello) che avranno titolo ad accedere ai differenti
servizi in base al tipo di lavoro svolto all’interno della propria organizzazione.
Il Dirigente Generale del Dipartimento di ciascuna Amministrazione (Prefettura, Questura,
ecc.), attraverso apposito modulo, comunica alla Procura della Repubblica di Catania la nomina del
referente autorizzato, al quale è concessa la delega per l’utilizzo del sistema di gestione delle
credenziali per l’accesso da parte del personale dell’ufficio ai servizi telematici della Procura.
Il personale autorizzato potrà, quindi, richiedere il certificato via Web, effettuando
l’autenticazione nell’area di accesso riservata presente sul portale del sito istituzionale della
Procura. Nel momento stesso in cui il certificato sarà evaso dagli Uffici Giudiziari, esso verrà
recapitato via PEC in formato PDF con la firma digitale dal referente dell’ufficio.
Questo sistema consente una trasparente gestione delle richieste d’ufficio presentate dalle
PP.AA. e uno snellimento dei tempi di tutto il lavoro della Pubblica Amministrazione.
5. LA DELOCALIZZAZIONE DELLO SPORTELLO UNICO PRESSO GLI UFFICI
COMUNALI
Altro esempio di semplificazione è stata la delocalizzazione dello Sportello Unico presso gli
Uffici comunali del circondario, applicando una duplice logica. Da un lato, è stato attivato il
servizio per le richieste d’ufficio dei certificati del casellario e dei carichi pendenti, dall’altro, è
stato implementato il servizio per la prenotazione di tutti e cinque i certificati oggetto del progetto
da parte del privato cittadino, che non disponendo di un accesso ad Internet o non essendo in grado
di utilizzare questo mezzo di comunicazione, potrà prenotare il certificato di cui necessita presso gli
uffici comunali e ritirarlo presso lo Sportello Unico della Procura.
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Nel primo caso, i Comuni possono inoltrare per via telematica le richieste interne di
certificati di casellario e carichi pendenti alla Procura della Repubblica, così come avviene per le
altre PP.AA. Le richieste evase vengono trasmesse tramite posta elettronica certificata alla quale è
allegato il certificato richiesto, in formato PDF, firmato digitalmente dal referente dell’ufficio
competente.
Nel secondo caso, il servizio, utile soprattutto per i cittadini residenti in zone di Catania o
del circondario lontane dal Palazzo di Giustizia, permette di utilizzare gli uffici comunali per
effettuare la prenotazione dei certificati.
A differenza delle altre Pubbliche Amministrazioni, il referente interno comunicato alla
Procura dal Sindaco del Comune, potrà fornire due account di accesso differenziati, uno per gli
utenti che accedono al sistema di richiesta ed evasione delle istanze d’ufficio relative ai certificati di
casellario e carichi pendenti, e uno per gli utenti che forniscono, ai cittadini che si recano presso gli
sportelli comunali, il servizio di prenotazione dei certificati e di monitoraggio dello stato
dell’istanza.
Una mail di avviso viene inviata al richiedente al momento dell’avvenuta evasione della
pratica, consentendo all’interessato di ritirare il proprio certificato presso lo Sportello Unico della
Procura, avendo certezza della sua evasione.
Caso particolare è quello della gestione delle richieste massive dei certificati del casellario
d’ufficio. Dopo aver effettuato l’accesso all’area riservata, l’utente dovrà selezionare la voce
“Casellari massivi d’ufficio” dall’elenco delle richieste inoltrate. A questo punto, sarà visualizzata
una pagina, in cui l’utente dovrà effettuare tre operazioni, come mostrato nella Fig. 6.
Figura 6: La richiesta dei certificati di Casellari massivi.
24
Egli potrà indicare il motivo della richiesta e l’uso dei certificati (elettorale o art. 39) e
quindi potrà allegare il file contenente le richieste massive, prodotto per mezzo dell’applicativo
“Certificazione Massiva-CERPA”, scaricabile ed installabile sul proprio pc tramite l’apposito
allegato inserito nella schermata e di cui è fornito anche un opportuno manuale per l’installazione.
A sua volta, l’operatore dello Sportello Unico della Procura, che riceverà la richiesta
massiva, utilizzerà il file per generare automaticamente i certificati ed inviarli tramite PEC al
referente che li ha richiesti.
CONCLUSIONE
I vantaggi derivati dall’implementazione dei nuovi software al sistema giudiziario della
Procura della Repubblica di Catania sono tangibili e di elevata rilevanza. La possibilità di
presentazione delle istanze via web, data agli utenti tramite il portale dedicato ai servizi telematici,
ha generato maggiore trasparenza ed efficienza nella produzione dei certificati, assicurando tempi
più brevi e certi e permettendo la consultazione online, tramite QR code e barcode dello stato di
lavorazione della pratica.
Per la Segreteria, il nuovo sistema ha ridotto l’affluenza degli utenti agli sportelli, ha reso
pressoché nulla la possibilità di errore, ha migliorato l’efficienza nella ricerca dei documenti e delle
pratiche, ha velocizzato la comunicazione con gli utenti e con i Pubblici Ministeri e ha prodotto un
notevole risparmio di carta.
Infine, per i P.M. l’implementazione dei software descritti ha permesso la comunicazione in
tempo reale delle missive e dei relativi allarmi, maggiore sicurezza nella comunicazione dei
procedimenti e la possibilità di secretare a priori alcuni fascicoli contenti informazioni ritenute non
comunicabili.
La semplificazione del lavoro delle segreterie e dei magistrati è evidente anche nei rapporti
con le altre PP.AA., avendo creato un sistema efficiente, integrato e moderno e avendo semplificato
le procedure burocratiche sottese alla produzione dei certificati più richiesti dagli utenti e più utili
nella fase istruttoria di altri procedimenti amministrativi.
Il sistema creato nell’ambito del progetto “Best Practice” trova un suo riscontro pratico
anche nella verifica dei risultati prodotti. Dall’interfaccia del Back Office è, infatti, possibile avere
in tempo reale tutti i dati statistici desumibili dai software di Front Office e Back Office
implementati nell’ambito del progetto. I dati forniti permettono di conoscere informazioni
quantitative circa i servizi erogati, come il numero di richieste per tipologia di certificato e per
tipologia di utente, nonché i tempi medi di evasione delle varie certificazioni.
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Il Gruppo di Coesione Tecnologia del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria del
personale e dei servizi – Direzione Generale per i sistemi informativi automatizzati – del Ministero
della Giustizia ha dato nel gennaio 2013 esito favorevole all’installazione e all’utilizzo del software,
considerato che non era disponibile un software ministeriale che sottintendesse alle medesime
funzioni e che il medesimo non era in conflitto con le scelte tecnologiche ed architetturali
dell’amministrazione.
La priorità dell’azione svolta e i buoni risultati raggiunti fanno ben sperare ad
un’implementazione del progetto su più larga scala, in un’ottica di semplificazione, certezza e
tempestività dell’informazione, risparmio di risorse umane e materiali.
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LO SPORTELLO UNICO IN FUNZIONE
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