La digitalizzazione dei documenti : il ruolo del commercialista e l

La digitalizzazione dei documenti : il ruolo del
commercialista e l’offerta di servizi
innovativi per i clienti dello studio
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Contabile
Riproduzione vietata
Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi1
Copyright © 2011 Umberto Zanini
Agenda
1-Perché adottare un sistema di archiviazione documentale e di conservazione sostitutiva?
2-Quali documenti e scritture contabili si possono conservare in solo formato digitale ?
3-Aspetti tecnico-normativi della conservazione sostitutiva
4-La conservazione sostitutiva delle scritture contabili
5-La conservazione sostitutiva dei dichiarativi dell’intermediario
6-La conservazione sostitutiva dei libri sociali obbligatori
7-La conservazione sostitutiva del bilancio
8-La conservazione sostitutiva degli elenchi Intrastat
9-La conservazione sostitutiva della corrispondenza in entrata ed in uscita (e-mail e PEC)
10-La conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto e vendita dei clienti dello studio
11-La comunicazione dell’impronta e della marca temporale all’Agenzia delle Entrate
12-Il responsabile della conservazione ed il manuale della conservazione sostitutiva
13-Valore probatorio dei documenti informatici
14-La firma elettronica avanzata e la certificazione dei processi di conservazione sostitutiva
15- FAQ e criticità da evitare
16- Lo schema di regolamento concernente la fatturazione elettronica alla PA
2
Perché adottare un sistema di archiviazione
documentale e di conservazione sostitutiva?
Risparmi economici e vantaggi derivanti da una maggiore velocità nella ricerca e
consultazione dei documenti archiviati o conservati
Risparmi economici e vantaggi derivanti da una condivisione con i clienti dello
studio dei documenti archiviati o conservati
Risparmi e vantaggi derivanti da una standardizzazione delle regole e delle logiche
di archiviazione dello studio, oltre che dei comportamenti dei singoli utenti
Maggiore riservatezza in quanto è possibile amministrare la consultazione da parte
delle singole postazioni di lavoro all’interno dello studio (chi può consultare cosa)
Maggiore trasparenza in quanto ogni lavorazione, consultazione, etc viene tracciata
Maggiore sicurezza nella conservazione dei dati e delle informazioni
Se si adotta la conservazione sostitutiva, risparmi derivanti dal non dover
più stampare la carta e dal minor spazio occupato dagli archivi fisici
In alcuni casi la conservazione sostitutiva consente di creare documenti digitali
aventi un valore probatorio più forte rispetto al documento cartaceo
…etc…
3
Le recenti modifiche al quadro normativo
Modifiche normative che hanno reso estremamente semplice la
conservazione sostitutiva dei documenti negli studi professionali:
Art.2215/bis c.c., marche temporali conservate per 20 anni, etc
Modifiche normative che hanno introdotto nuovi strumenti che
consentiranno la totale digitalizzazione dei documenti all’interno
degli studi professionali : firma elettronica avanzata
Modifiche normative che hanno creato nuove opportunità
professionali per la categoria: la certificazione dei processi di
conservazione sostitutiva
4
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
01 FattureEmesse
22 RegistroEmergenzaIva
02 FattureRicevute
23 Bollettario
03 NotaVariazioneAumento
24 RegistroPrimaNota
04 NotaVariazioneDiminuzione
25 RegistroUnicoIva
05 DocumTrasporto
26 RegistroRiepilogativoIva
06 Scontrino
27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe
07 Ricevuta
28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm
08 Bolla
29 RegistroTrasferimentiIntraUe
09 LibroGiornale
30 RegistroDichIntentiEmesse
10 LibroInventari
31 RegistroDichIntentiRicevute
11 LibroMastro
32 RegistroOmaggi
12 RegistroCronologico
33 RegistroMemoriaProdContrassegno
13 LibroCespiti
34 RegistroLavorazioneProdContrassegno
14 RegistroIrpef
35 RegistroCaricoProdContrassegno
15 RegistroFattureAcquisto
36 RegistroScaricoProdContrassegno
16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio
37 RegistroBeniInDeposito
17 RegistroFattureEmesse
38 RegistroBeniInContoLavorazione
18 RegistroFattureInSospeso
39 RegistroBeniComodato
19 RegistroCorrispettivi
40 RegistroBeniProva
20 GiornaleFondo
41 RegistroSezionaleIvaInterno
21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio
42 RegistroCaricoStampatiFiscali
5
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
64 IrapSocietaPersone
43 RegistroSocControllantiControllate
44 RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico
45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale
46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale
47 RegistroCaricoCentriElabDati
48 RegistroScaricoCentriElabDati
49 RegistroSommeRicevuteDeposito
50 RegistroEditori
51 LibroSoci
52 LibroObbligazioni
53 LibroAdunanzeDelibAssemblee
54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione
55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale
56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo
57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti
58 AltriRegistri
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
65 IrapSocietaCapitale
66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 ModelloIva
71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva
72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche
73 ModelloIva74Bis
74 ComunicazioneAnnualeDatiIva
75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
6
Aspetti tecnico-normativi della
conservazione sostitutiva
7
Quali strumenti servono per la
conservazione sostitutiva?
Firma digitale
Riferimento temporale
Marca temporale
8
Il riferimento temporale
WWW.INRIM.IT
9
La marca temporale
Funzione di
hash (SHA-1)
2 agosto 2008
16.15.59
D577ddcfe4afea
7888eb1fb3fd1e
b84a0dd2ec85
IN T
ER
NE
T
TSA
Time Stamping
Authority
2CBD 08E4 A85D 3FA4 C7DF 605E A411 1889 39D2
3D83 AA3E B56F E901 797E 0E76 165F C5E5 3E0F 4D2C
BC8F 1328 41B9 4EE9 506F B975 3395 98A0 6470 816E
3139 83A4 9AEE A43D 0BC5 F79D 0421 E102 D2BB
99C2 F4B9 3062 D2A3 3D78 1FEA B2A7 D403 50B5
39A5 5055 BECD 5D19 223C BB73 5FD2 5FC8 C46C
03D8 BEAA 112D F5DA 5B37 F4D4 E403 F015
Altre informazioni….
10
Il Decreto 23 gennaio 2004
Obblighi da osservare per i documenti informatici e la conservazione digitale
delle scritture contabili e dei documenti analogici
1-Formazione. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno la forma di documenti
statici non modificabili, ovvero non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile.
2-Emissione. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono emessi al fine di
garantirne l’attestazione della data , l’autenticità e l’integrità (con RT e firma digitale).
3-Esibizione. Debbono essere resi leggibili, a richiesta disponibile su supporto cartaceo e
informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, e potranno essere esibiti anche
per via telematica (secondo provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali).
4-Memorizzazione.Il supporto di memorizzazione deve garantire la leggibilità nel tempo,
assicurare l’ordine cronologico, non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo
d’imposta e consentite funzioni di ricerca e di estrazione per cognome,nome,denominazione,
C.F, P.Iva, data.
5-Conservazione. Il processo di conservazione sostitutiva termina con la firma digitale del
responsabile della conservazione e la marca temporale. (Quindicinale per le fatture)
6-Riversamento. Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto di
memorizzazione ad un altro , non modificando (riversamento diretto) oppure modificando
(riversamento sostitutivo) la loro rappresentazione informatica.
11
La conservazione sostitutiva delle
scritture contabili
12
Il nuovo art. 2215-bis del Codice Civile
Legge n.106 del 12 luglio 2011 (GU n.160 del 12 luglio 2011)
«Art. 2215-bis. - Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge
o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere
formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni
momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria
e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di
regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti
informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma
digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale
devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo
annuale di cui al terzo comma;
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente
articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile
Per i libri e per i registri la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di
natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione
digitale contenute nelle medesime disposizioni».
13
Le 5 diverse modalità per conservare le scritture contabili
Stampa annuale su libri
senza vidimazione
Conservazione
cartacea
Stampa annuale su libri
con vidimazione
secondo l’art.2215 c.c.
Conservazione sostitutiva
di documento informatico
FD e MT annuale
secondo l’art.2215/bis c.c.
+
conservazione annuale con
FD e MT del RCS
Regolarmente conservato
ai fini civili e fiscali
+
valore probatorio
artt.2709 e 2710 c.c.
Conservazione annuale con
apposizione di
FD e MT del RCS
Conservazione
sostitutiva
Conservazione sostitutiva
di documento analogico
di anni pregressi
Produzione annuale di
file del libro stampato +
FD e MT del RCS
(Risoluzione 158/E-2009)
14
Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15-6-2009
Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici non
aventi le caratteristiche dei documenti informatici
“Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione
dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.
Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e
dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine
rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.
Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della
conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del
d.P.R. n. 633 del 1972.”
“Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, se ne ricava che, ferma
restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti
dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della
relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di
stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il
contenuto rappresentativo del documento.
Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata
la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro,
fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione
15
secondo i menzionati indici”.
La conservazione sostitutiva delle scritture contabili
I° - Firma digitale e marca temporale su ciascun file
FD + MT
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
Libro giornale Alfa Srl.pdf
LibroFattura
giornale1321.pdf.p7m
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Mastri contabili Alfa Srl.pdf
1322.pdf.p7m
MastriFattura
contabili
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro cespiti Alfa Srl.pdf
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
1324.pdf.p7m
RegistroFattura
Iva vendite
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf
82bb9d971153129dbe3cc07c8145e34d860f76e3
Fattura
1323.pdf.p7m
Registro
cespiti
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf
db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e
7104fa56ebe216b6da7bafa9a6e807b4d84d08c0
1325.pdf.p7m
RegistroFattura
Iva acquisti
Alfa Srl.pdf.m7m
16
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
La conservazione sostitutiva delle scritture contabili
II° - Firma digitale e marca temporale sul lotto chiusura
Studio professionale Dott. Paolo Bianchi
Evidenza informatica scritture contabili anno 2010 della società Alfa Srl
Responsabile della conservazione Dott.Paolo Bianchi
Scrittura contabile
Impronta
Libro giornale
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
Mastri contabili
db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e
Registro cespiti
82bb9d971153129dbe3cc07c8145e34d860f76e3
Registro Iva vendite
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
Registro Iva acquisti
7104fa56ebe216b6da7bafa9a6e807b4d84d08c0
FD + MT
del RCS
Trasmissione dell’impronta e della marca
temporale all’Agenzia delle Entrate
17
Assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti
informatici (Art.7 DMEF 23 gennaio 2004)
-libro giornale e libro degli inventari
-ogni altro registro , se bollato e vidimato secondo le
norme dell’art 2215 e 2216 del c.c.
-registro generale delle conservatorie dei registri
immobiliari previsto dall’art 2678 del c.c.
Versare € 14,62 ogni 2.500
registrazioni o frazioni di esse
1)Comunicazione preventiva da presentare all’Ufficio delle Entrate competente , contenente il
numero presunto degli atti ,dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati
durante l’anno e l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta
2)Comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell’ anno successivo all’Ufficio
delle Entrate competente, contenente il numero dei documenti informatici ,distinti per tipologia
,formati nell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta ,
ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione
3)L’importo corrisposto, risultante dalla comunicazione consuntiva , viene assunto come base
provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso.
18
La conservazione sostitutiva
dei dichiarativi dell’intermediario
19
La conservazione sostitutiva delle
dichiarazioni dei redditi
“I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti
di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica
29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato
con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1, nonche' i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre
la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria puo' chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti”.
(Art.3 comma 9 DPR 322/1998)
”I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano ,anche su supporti informatici ,per il periodo
previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600 , copia delle dichiarazioni trasmesse , delle quali
l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato
con il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998)
“I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello
cartaceo e sottoscritta, nonche' la comunicazione dell'Agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di
presentazione tramite un soggetto incaricato, anche l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo
ai sensi dell'articolo 3, comma 6.
I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del
1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse.
Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa
alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti
informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora
l'Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta”. ( Circolare n.6/E del 25 gennaio 2002)20
Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E
Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni-Conservazione delle copie delle
dichiarazioni-Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate
dall’incaricato su supporti informatici: non sussiste
“Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento
essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo
requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su
supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano
riproducibili su modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le
copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono
“anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento
informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di
conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23
gennaio 2004.
Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall’istante, in applicazione del citato articolo
3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui “Ai soli fini della presentazione delle
dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti
incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei
ragionieri e dei periti commerciali (…);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i
lavoratori dipendenti e pensionati; (…)”.
21
La conservazione sostitutiva delle
dichiarazioni dei redditi
Sottoscrizione del
contribuente
Originale
Stampa cartacea
Conservazione a cura del contribuente
Sottoscrizione
dell’intermediario
Copia
Formato digitale
Conservazione sostitutiva a cura dei
soggetti incaricati della trasmissione
telematica delle dichiarazioni
22
La conservazione sostitutiva della copia dell’intermediario
I° - Firma digitale e riferimento temporale su ciascun file
FD + RT
3cd753043d5a3424eeca27e26f14edeca5e77b2b
Unico Paolo Rossi
Fattura
1321.pdf.p7m
Unico
Paolo
Rossi.pdf.p7m
FD + RT
Unico Giorgio Verdi
b69d01f6989199efc0572fac0b97954500b09408
Fattura
1322.pdf.p7m
Unico
Giorgio
Verdi.pdf.p7m
FD + RT
16b06bd9b738835e2d134fe8d596e9ab0086a98
Fattura
1323.pdf.p7m
Unico
Paolo
Neri.pdf.p7m
Unico Paolo Neri
FD + RT
Unico Marco Bianchi
2c65c23f7984003ab5a24895150355c2685d1bfe
Fattura
1324.pdf.p7m
Unico
Marco
Bianchi.pdf.p7m
FD + RT
Unico Walter Rossi
0343bb07c98f8a943e8eb80c0ba3d9758d372d22
Fattura
1325.pdf.p7m
Unico
Walter
Rossi.pdf.p7m
23
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
La conservazione sostitutiva della copia dell’intermediario
II° - Firma digitale e marca temporale sul lotto chiusura
Studio professionale Dott. Paolo Bianchi
Evidenza informatica copia intermediario dichiarazione dei redditi anno
2010 -Responsabile della conservazione Dott.Paolo Bianchi
Unico
Impronta
Unico Paolo Rossi
3cd753043d5a3424eeca27e26f14edeca5e77b2b
Unico Giorgio Verdi
b69d01f6989199efc0572fac0b97954500b09408
Unico Paolo Neri
16b06bd9b738835e2d134fe8d596e9ab0086a98
Unico Marco Bianchi
2c65c23f7984003ab5a24895150355c2685d1bfe
Unico Walter Rossi
0343bb07c98f8a943e8eb80c0ba3d9758d372d22
FD + MT
del RCS
Trasmissione dell’impronta e della marca
temporale all’Agenzia delle Entrate
24
La conservazione sostitutiva delle
dichiarazioni dei redditi
Documento informatico statico e non modificabile, riportante il set di dati ed
informazioni strutturate secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, ed
elaborato dal software gestionale (dati che verranno acquisiti da Entratel)
Documento informatico statico e non modificabile, riportante la comunicazione di
avvenuta ricezione delle dichiarazioni trasmesse, da parte dell’Agenzia delle Entrate
Conservazione sostitutiva di
documento informatico
Documento informatico statico e non modificabile, della dichiarazione dei redditi su
modello conforme a quello ministeriale approvato
Documento informatico statico e non modificabile, riportante il numero di protocollo
emesso dell’Agenzia delle Entrate (conservazione facoltativa )
Documento informatico statico e non modificabile, riportante le informazioni generate
da Entratel a seguito dell’attività di controllo (conservazione facoltativa )
Impegno scritto, datato e firmato dall’intermediario, a trasmettere la dichiarazione
in via telematica
Conservazione sostitutiva di
documento analogico
Documentazione dei redditi, proventi, oneri deducibili, certificazione ritenute, etc…
Dichiarazione di consenso D.Lgs n.196 del 30giugno 2003 (Privacy)
25
La conservazione sostitutiva dei
libri sociali obbligatori
26
Verbale di assemblea
del 10/3/2011
……….
FD Presidente
FD Segretario
Verbale di assemblea
del 30/4/2011
……….
FD Presidente
FD Segretario
Verbale di assemblea
del 20/112011
……….
FD Presidente
FD Segretario
Impronta
Impronta
Impronta
c14425b7bbf457eed31f
bf7cb7367788e41aa1c8
6ca7f7f6bcc4c46a5bb5
9a9d9f64c38dd17c896b
6f5080a45a4e4c6e4f9a8
4247a9ac135759d6fd6
Libro verbali assemblee anno 2011
Verbale 10/3/2011
c14425b7bbf457eed31fbf7cb7367788e41aa1c8
Verbale 30/4/2011
6ca7f7f6bcc4c46a5bb59a9d9f64c38dd17c896b
Verbale 20/11/2011
6f5080a45a4e4c6e4f9a84247a9ac135759d6fd6
FD + MT
(Art.2215/bis c.c.)
Impronta
Studio professionale Dott. Paolo Bianchi
Evidenza informatica libri sociali obbligatori anno 2011 della società Alfa Srl
Responsabile della conservazione Dott.Paolo Bianchi
Libro delle assemblee
Libro delle adunanze CdA
Libro….eccetera…
e98367ef63dad6f3bc02e6f70049c042ccad1069
879ffb3fd22943e21fef98e81d777c23bdfe4ffb29
eccetera………….…eccetera…………..….
Trasmissione dell’impronta e della Marca Temporale all’Agenzia Entrate
e98367ef63dad6f3bc02
e6f70049c042ccad1069
FD + MT
(del RCS)
27
La conservazione sostitutiva del
Bilancio
28
Presentazione del bilancio con Telemaco
FD avente lo scopo di dichiarare la corrispondenza
dei documenti digitali ai documenti originali
trascritti e sottoscritti sui libri sociali
Bilancio (XBRL)
+ FD Legale Rappresentante
Nota Integrativa (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
Verbale di assemblea (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
Relazione del bilancio (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
Relazione dei sindaci (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
4-Protocollazione
(entro il giorno del
ricevimento)
5-Ricevuta con
n.protocollo (PEC)
2- FD Legale
Rappresentante + FD
Intermediario all’invio
(Commercialista)
7-Trasmissione visura
(PEC)
8-Visura aggiornata
con data di deposito
29
3-Trasmissione
6-Evasione della pratica
(verrà trasmessa una visura
aggiornata )
1-Distinta
Conservazione sostitutiva del bilancio
Bilancio (XBRL)
+ FD Legale Rappresentante
8ac543fc7ac4f0kghkkgu7c3f29
Nota Integrativa (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
68044a5d34ddd35u86ga4tew5
Verbale di assemblea (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
26f769205fgk6a2faapo85m1521
Relazione del bilancio (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
D5d628ecf51210aebopouikeb0
Relazione dei sindaci (PDF/A)
+ FD Legale Rappresentante
0ae95f4826df507d0aefa5b011
Distinta
+ FD Legale Rappresentante + FD
Intermediario all’invio
2a741e3c4f5121e9c042tew584c
Ricevuta con
n.protocollo (PEC)
ed23f5121f6d0467bc65c7+hk8
Visura aggiornata con
data di deposito(PEC)
31ff5121236feaa0fdf30c5l8489
FD e MT del
Responsabile della
conservazione sostitutiva
+
Trasmissione dell’impronta
all’Agenzia delle Entrate
30
La conservazione sostitutiva degli
elenchi Intrastat
31
Intrastat 2011.xml
Hash cessione gennaio 2011
Hash acquisti gennaio 2011
Hash ricevuta gennaio 2011
Hash cessione febbraio 2011
Hash …eccetera…
7
Hash
INTRASTAT
GENNAIO 2011
1
Elenco riepilogativo delle
cessioni Intracomunitarie
di beni e dei servizi resi
+
FD e RT
dell’intermediario
2
5
1
+
FD e MT del
RCS
8
Elenco riepilogativo degli
acquisti Intracomunitari
di beni e dei servizi ricevuti
6
Hash
Hash
2
FD e RT
dell’intermediario
5
Ricevuta di trasmissione e di
protocollazione dell’elenco inviato
Trasmissione
dell’impronta
Agenzia Entrate
+
Agenzia
delle Dogane
3
+
FD e RT
4
dell’intermediario
5
32
La conservazione sostitutiva della
corrispondenza in entrata ed
in uscita (e-mail e PEC)
33
PEC-Ricevuta di accettazione
PEC-Ricevuta di avvenuta consegna
34
La conservazione sostitutiva delle
fatture di acquisto e vendita dei
clienti dello studio
35
Modalità con protocollazione manuale
ed immediata scansione del documento
Gestione fase di acquisizione
dell’immagine digitale e
protocollazione delle fatture
di acquisto cartacee
dei clienti dello studio
Modalità con barcode post-registrazione
riportante in chiaro il protocollo IVA
Modalità con barcode pre-numerato
apposto in fase ante-registrazione
36
Modalità con protocollazione manuale
ed immediata scansione del documento
Inserimento dati
contenuti in fattura
con lettura da
cartaceo
Riportato manuale
sulla fattura cartacea
del n.reg. iva che
propone il software
Ricezione delle
fatture cartacee
Registrazione delle
fatture in contabilità
Scansione della
fattura e produzione
di immagine digitale
Viene richiesto il n.
di pagine di cui è
composta la fattura
Ultimata la
registrazione, il
software propone la
scansione documento
A fianco
dell’operatrice vi è
uno scanner connesso
con il software
Il software verifica
che siano presenti
tutte le pagine della
fattura
Il software indicizza
l’immagine digitale
ai dati appena inseriti
L’immagine digitale
(TIFF, PDF,etc) è
già indicizzata e
consultabile
Utilizzo del
documento digitale
per l’archiviazione e
la conservazione
37
Il barcode post-registrazione
38
Modalità con barcode post-registrazione riportante in
chiaro il protocollo iva ed altre informazioni
Inserimento dati
contenuti in fattura
con lettura da
cartaceo
Contestuale stampa
del barcode con
memorizzazione dei
campi di ricerca
Ricezione delle
fatture cartacee
Registrazione delle
fatture in contabilità
Tramite software
lettura dalle
immagini del barcode
(campi ricerca)
Formazione delle
fatture in formato
PDF, TIFF, etc
Scansione delle
fatture tramite
qualsiasi tipo di
scanner
Apposizione sulla
fattura del barcode
con in chiaro il
Prot.Iva
Produzione del file
con i campi di
ricerca, per esempio
in XML
Aggancio del file dei
campi di
ricerca(XML) al file
immagine PDF,TIFF
Produzione del
documento digitale
indicizzato ai campi
di ricerca
Utilizzo del
documento digitale
per l’archiviazione e
la conservazione
39
Il barcode prenumerato
40
Modalità con barcode ante-registrazione con aggiunta a
mano del protocollo iva sulla fattura
Ricezione delle
fatture cartacee
Produzione
dell’immagine
digitale riportante il
barcode e prot.iva
Il software riconosce
il barcode ed estrae
dal documentale i
campi di ricerca
Apposizione sulla prima
pagina di barcode con
numerazione anche non
progressiva
Registrazione delle
fatture in contabilità
con lettura da
cartaceo
Tramite pop-up
richiesta di lettura
dell’etichetta barcode
con pistola-lettore
Scansione delle
fatture tramite
qualsiasi tipo di
scanner
Viene riportato a
mano sulla fattura
cartacea il n.reg. iva
(il protocollo iva)
Lettura del barcode e
creazione sul
documentale di link
tra il barcode e i dati
Associazione alla
singola immagine
digitale dei campi di
ricerca
Produzione del
documento digitale
indicizzato ai campi
di ricerca
Utilizzo del
documento digitale
per l’archiviazione e
la conservazione
41
La comunicazione dell’impronta
e della marca temporale
all’Agenzia delle Entrate
42
Provvedimento del Direttore Ag.Entrate 25/10/2010
Conoscere quanti sono e chi sono i contribuenti
Scopi ed effetti della
comunicazione
Conoscere i responsabili della conservazione
Raccogliere altre informazioni
Estende la validità dei documenti conservati
Impiego dell’impronta in fase di verifica
Il soggetto passivo d’imposta
Chi deve trasmettere
la comunicazione
Il responsabile della conservazione
Il delegato alla conservazione
Modalità di
trasmissione
Direttamente (tramite Entratel o Internet)
Tramite gli intermediari abilitati
Comunicazione ordinaria
Tipologia di
comunicazione
Comunicazione correttiva
Comunicazione per riversamento sostitutivo
Termine di
comunicazione
Entro il 4° mese successivo alla scadenza del
termine di presentazione della dichiarazione
43 dei
redditi
44
Il responsabile della
conservazione ed il manuale della
conservazione sostitutiva
45
Il responsabile della conservazione sostitutiva
L’attività che dovrà svolgere
Attività previste dall’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 :
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti
(analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei
supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione,
anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di
memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione
dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione
sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti
conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
46
La conservazione sostitutiva
negli studi professionali (Esempio 1)
Paolo Bianchi
Dottore Commercialista
1-Mandato a conservare le
scritture contabili in digitale
+
nomina di Paolo Bianchi a Responsabile
della Conservazione Sostitutiva
Cliente Alfa
2-Consegna al cliente dei DVD
“autoconsultanti” contenenti i files
conservati ed il manuale della
conservazione sostitutiva
47
La conservazione sostitutiva
negli studi professionali (Esempio 2)
Paolo Bianchi
Dottore Commercialista
1-Mandato a conservare le
scritture contabili in digitale
+
nomina di Paolo Bianchi a Responsabile
della Conservazione Sostitutiva
2-“Delega” a Rita Neri a svolgere
in tutto o in parte le attività
del Responsabile della Conservazione.
Il nome del delegato dovrà essere riportato
nella comunicazione dell’impronta all’AdE
Rita Neri
Impiegata di studio
Cliente Alfa
3-Consegna al cliente dei DVD
“autoconsultanti” contenenti i files
conservati ed il manuale della
conservazione sostitutiva
48
Indice del manuale della conservazione sostitutiva
1
2
3
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6
7
8
8.1
8.2
8.3
8.4
9
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
10
10.1
10.1.1
10.1.2
10.1.3
10.1.4
11
11.1
11.2
11.3
12
INDICE
STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE AL MANUALE
STORIA DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
GENERALITA’
SCOPO DEL DOCUMENTO
DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA
DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA’ E DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA’
DATI IDENTIFICATIVI DEI SOGGETTI CHE FIRMANO I DOCUMENTI ALL’EMISSIONE
DATI IDENTIFICATIVI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
DATI IDENTIFICATIVI DEL SOSTITUTO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
DATI IDENTIFICATIVI DEI DELEGATI DELLA CONSERVAZIONE
DATI IDENTIFICATIVI DEL PUBBLICO UFFICIALE
LA CERTIFICATION AUTHORITY UTILIZZA
IL SOFTWARE UTILIZZATO
PROSPETTO RIPORTANTE TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, MODALITA’ E TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE
COMPITI E DOVERI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
ASPETTI ORGANIZZATIVI ED OPERATIVI
ORGANIZZAZIONE DEI SOSTITUTI E DELEGATI
L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
L’ORGANIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE
LOCALIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE
ASPETTI TECNICI E TECNOLOGICI
LE PROCEDURE DI SICUREZZA DEL RIFERIMENTO TEMPORALE
IL FORMATO E LA STRUTTURA DELL’EVIDENZA INFORMATICA
RIVERSAMENTI DEI DOCUMENTI CONSERVATI
MANUTENZIONE DELL’ HARDWARE E DEL SOFTWARE
GUASTI AL DISPOSITIVO SICURO DI FIRMA
COMPROMISSIONE DEL SITO DELLA CERTIFICATION AUTHORITY
COMPROMISSIONE DEL SERVER NETWORK TIME PROTOCOL (NTP)
LA PROCEDURA DI LAVORAZIONE
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI VENDITA DEI CLIENTI
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI ACQUISTO DEI CLIENTI
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO
L’ESIBISIONE ALL’AMMNINISTRAZIONE FINANZIARIA IN CASO DI VERIFICHE
VERIFICA DEL SINGOLO DOCUMENTO CONSERVATO
VERIFICA DELLA CORRISPONDENZA DELL’HASH
VERIFICA DELL ‘ EVIDENZA INFORMATICA
ALLEGATI
49
Valore probatorio dei documenti infomatici
La firma elettronica avanzata
La certificazione dei processi di conservazione
sostitutiva
50
I diversi tipi di firma elettronica pevisti in Italia
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 – CAD
Firma
Digitale
(FD)
Firma
Elettronica
Qualificata
(FEQ)
Firma
Elettronica
Firma
Avanzata Elettronica
(FEA)
51
Valore giuridico dei documenti
informatici
Documento
informatico senza
alcuna firma
“1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della
forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza,
integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo
21”. (Art.20 comma 1-bis del CAD)
Documento
informatico con
firma elettronica
“Il documento informatico, cui e' apposta una firma elettronica, sul piano
probatorio e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità”
(Art. 21 primo comma del CAD)
Documento
informatico con
FEA, FEQ, FD
“ Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata,
qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui
all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore,
l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista
dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si
presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”.
(Art. 21 secondo comma del CAD)
52
53
54
...oppure...
$$
55
BIOMETRIC DATA
Acceleration
Pressure
Speeed
56
Alcuni esempi in cui sarà possibile impiegare la
firma autografa acquisita in modalità elettronica
Firma autografa apposta sulla copia della dichiarazione che sarà
conservata dall’intermediario
Firma autografa apposta sui libri sociali obbligatori:libro verbale
delle assemblee, libro verbale del consiglio di amministrazione, etc
Firma autografa apposta su scritture private, contratti, lettere di
assunzione e di licenziamento, etc.
Firma autografa del cliente apposta sui DDT
Firma autografa apposta sulla dichiarazione di consenso privacy
Firma autografa apposta su …etc…etc…
57
Certificazione del processo e conservatori acceditati
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 - CAD
“1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei
documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di
conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi
previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche”. (Art.44 comma 1/ter del CAD)
“1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento
del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono
l'accreditamento presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non
inferiore a euro 200.000”. (Art.44/bis del CAD)
58
FAQ e criticità da evitare
Quale è il termine ultimo entro cui ultimare la conservazione sostitutiva delle scritture contabili?
Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto dopo qualche
giorno che ho sbagliato. Posso rifare il processo ?
….. è vero che i registri iva vendite ed iva acquisti devono essere stampati su carta prima della
liquidazione periodica? Avendo una liquidazione iva mensile e volendo adottare la conservazione
sostitutiva, dobbiamo chiudere il processo di conservazione sostitutiva con firma digitale e marca
temporale prima della liquidazione periodica iva ?……
La macerazione della carta, la posso fare quando ho ultimato la conservazione sostitutiva, oppure
quando ho inviato l’impronta e la marca temporale all’Agenzia delle Entrate?
59
FAQ e criticità da evitare
Buongiorno, …….sono il responsabile della conservazione della società ……. Le chiedevo se
secondo Lei è possibile inviare direttamente in conservazione sostitutiva le fatture di vendita di
anni pregressi senza doverle necessariamente scansionare….
Cordialità
....volendo conservare le copie delle dichiarazioni dei redditi trasmesse quale intermediario, posso
craere un unico file di tutte le dichiarazioni dei redditi ed appore una sola firma digitale ed una
sola marca temporale?
in caso di conservazione sostitutiva di un libro inventari molto grande, è vero che non può essere
spezzato, in quanto il libro inventari deve essere un unico file ?
….
….le scritture contabili dei miei clienti sono tenute e conservate da loro, noi svolgiamo solo
consulenza. Mi chiedevo quindi: 1) posso offrire un servizio di sola conservazione sostitutiva e
risultare responsabile della conservazione sostitutiva? 2) in questo caso utilizzerei la mia smart60
card oppure quella dei clienti? ……
FAQ e criticità da evitare
Il manuale della conservazione sostitutiva è previsto dalla normativa? E’ obbligatorio tenerlo?
Uno studio professionale può avere un unico manuale della conservazione sostitutiva per tutti i
clienti?
….è possibile avere più Responsabili della conservazione sostitutiva? Possiamo nominare
responsabile della conservazione sostitutiva la società di servizi dello studio? In questo caso chi
firma?
E’ possibile risalire ai dati delle mie fatture, partendo dall’impronta relativa all’archivio digitale
che obbligatoriamente dovrò inviare all’Agenzia fiscale entro il quarto mese successivo alla
scadenza della presentazione delle dichiarazioni dei redditi? Possono ricostruire il mio archivio?
Gentile collega,
per uno studio professionale, ritieni sia meglio adottare una soluzione di conservazione sostitutiva
in house oppure affidare tutta il servizio ad un operatore specializzato?
61
FAQ e criticità da evitare
Il collegio sindacale , con riferimento alla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva ,
cosa potrà verificare ed eventualmente riportare nei verbali delle riunioni trimestrali tenute a
norme dell’art.2404 del c.c. ?
In caso di richiesta al notaio di un estratto delle scritture contabili conservate in formato digitale ai
fini di una prova idonea per una ingiunzione di pagamento, il notaio potrà richiedere l’esibizione
della ricevuta della comunicazione dell’effettuata ai sensi dell’art.5 del DM 23 gennaio 2004 ed il
relativo numero di protocollo?
Caro collega,
un mio cliente ha iniziato da quest’anno a conservare in formato digitale le fatture di vendita, il
libro giornale ed i mastri contabili. Nell’eventualità che fallisca un suo cliente e quindi debba
eventualmente provvedere ad inoltrare la domanda di ammissione al passivo fallimentare che
deve contenere anche i “documenti giustificativi”, ritieni possano sorgere dei problemi ?
Grazie
….posso adottare una conservazione sostitutiva impiegando un operatore straniero che conserverà
i files su un server localizzato fuori dal territorio Italiano?
….
62
FAQ e criticità da evitare
….se vogliamo conservare i registri dei nostri clienti, dobbiamo utilizzare la firma digitale del
cliente o dello studio? Li dobbiamo poi firmare singolarmente inserendo ogni volta il PIN? ….
Gentile Dott…..i 20 anni di validità della marca temporale decorre dall’acquisto o da quando la
utilizzo?
Grazie
….è vero che uno stesso documento firmato digitalmente con la stessa smart-card , ma utilizzando
due diversi PC genera due diverse firme digitali?
….
….siamo uno studio commerciale, e Le chiedevo se possiamo fare una sola evidenza informatica
che contiene tutti gli hash delle scritture contabili di tutti i nostri clienti. In questo modo
utilizzerei una sola marca temporale. Ritiene sia corretto adottare una tale metodologia? In questo
caso potrei anche inviare una sola impronta all’Agenzia delle Entrate.
Ritiene poi sia corretto inviare una sola comunicazione preventiva e consultiva per l’imposta di
bollo per tutti i clienti dello studio?
63
FAQ e criticità da evitare
……può un’azienda delegare l’utilizzo della propria smart-card ad un commercialista?
….mi conferma che la PEC garantisce che proprio quel documento è stato messo a disposizione al
destinatario? Cosa che non avviene con la raccomandata A.R., dato che la busta potrebbe
contenere un foglio bianco.Ma se il documento trasmesso contiene macroistruzioni?
I gestori di PEC conservano le informazioni per 30 mesi, e poi? Cosa succede se poi ci sono
contestazioni? Come posso assicurarmi che i messaggi siano conservati per almeno 10 anni?
…è vero che il processo di conservazione sostituiva può essere chiuso anziché con la marca
temporale, mediante un auto-invio tramite PEC dei files firmati digitalmente?
Questo consentirebbe di conservare in digitale a costo zero. Ritieni che la procedura sia corretta?
…se mi dimentico di trasmettere l’impronta e la marca temporale dell’archivio di conservazione
all’Agenzia delle Entrate, i documenti conservati sono ancora validi?
64
Lo schema di regolamento concernente la
fatturazione elettronica alla PA
65
Amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del
decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165
Schema di regolamento concernente la
fatturazione elettronica alla PA
Enti pubblici economici nazionali
Ambito di
applicazione
Società partecipate totalitariamente ovvero
maggioritariamente da amministrazioni e da enti
pubblici nazionali
Amministrazioni inserite nel conto economico
consolidato pubblicato dall’ISTAT
I° step-Adesione volontaria per i primi 6 mesi
II° step-Obbligatorio per i Ministeri, le Agenzie
fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza
Tempistica di
attuazione
III° step-Obbligatorio nei confronti delle restanti
Pubbliche Amministrazioni
IV° step-Obbligatorio per le amministrazioni locali
da stabilirsi con decreto del MEF
Formato
XML (eXtensible Markup Language)
Struttura sintattica
Pubblicazione on-line delle specifiche tecniche
66
Schema di regolamento concernente la
fatturazione elettronica alla PA
PEC o analogo sistema di posta elettronica
Modalità di
trasmissione al
Sistema di
Interscambio
Sistema su rete internet con protocollo HTTPS
Rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività)
Sistema tra terminali remoti con protocollo FTP
La fattura elettronica riporterà i codici IPA degli
uffici (Indice delle Pubbliche Amministrazioni)
Codifica di
identificazione degli
uffici destinatari
I codici IPA saranno composti dal CF + codice
particolare assegnato allo spescifico ufficio
I codici IPA saranno consultabili on-line all’URL
www.indicepa.gov.it e dal sito del SdI
Solo per le PMI abilitate al Mercato Elettronica
della PA (MEPA) e che abbiano almeno un
catalogo pubblicato on line nel relativo sistema
Servizi di supporto
di natura
informatica
Aderendo al servizio sarà possibile:
1-generare le fatture elettroniche on-line
2-firmarle digitalmente on-line
3-trasmetterle al SDI
67
4-conservarle in sostitutiva per il periodo previsto
Schema dell’architettura
Agenzia delle Entrate
Sogei spa
Fornitore
Alfa Spa
Fatture
Fatture
Ricevute-Notifiche
Ricevute-Notifiche
Fatture
Fornitore
Beta Spa
Intermediario
abilitato
RicevuteNotifiche
SISTEMA
UNIFICATO DI
INTERSCAMBIO
P.A.
Fatture
RicevuteNotifiche
Ragioneria Generale dello Stato.
Intermediario
abilitato
68
In conclusione
Le recenti modifiche normative hanno reso estremamente
semplice la conservazione sostitutiva dei documenti negli studi
professionali
Sono stati introdotti nuovi strumenti che consentiranno la totale
digitalizzazione dei documenti all’interno degli studi professionali
I processi di digitalizzazione nelle aziende, nella PA, etc possono
essere un’opportunità professionale per la categoria
I processi di digitalizzazione, dato che consentono di apportare
notevoli risparmi economici e benefici, sono processi inevitabili
69
Grazie per l’attenzione
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Contabile
Riproduzione vietata
Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi
70
Copyright © 2011 Umberto Zanini