progetto genesi compl - Biblioteca di Agraria

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Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 12/07/16
Genesi
PROGETTO PER LA NUOVA
BIBLIOTECA CENTRALE DELLA
FACOLTÀ DI AGRARIA
ANALISI STRUTTURALE
E LOGISTICA PRE-UNIFICAZIONE
ANALISI POST-UNIFICAZIONE
FOLLOW-UP SERVIZI EROGATI
Biblioteca della Facoltà di Agraria
1
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
INDICE
1
IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
1.1
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
LE SPECIFICHE PROGETTUALI
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
UTENTI COINVOLTI
SERVIZI
Orario di apertura: situazione e prospettive
Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
DD e ILL : situazione attuale e proiezioni future
2
ANALISI STRATEGICA E FUNZIONALE
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.7.1
2.7.2
RUOLO DELLA BIBLIOTECA IN AMBITO UNIVERSITARIO
STATUS SOCIO-POLITICO E SEGMENTAZIONE DELL'UTENZA
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
PROBLEMI LOGISTICI E STRUTTURALI
LIMITI STRUTTURALI DELL’EDIFICIO E LORO UTILIZZO
RAPPORTO TRA BANCONE E REFERENCE
DEFINIZIONE DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Il layout finale
3
ORGANIZZAZIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.2.1
3.2.2
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale
Situazione degli spazi disponibili a scaffale
Situazione degli spazi disponibili a magazzino
Situazione del materiale
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
Dati strutturali e numerici di base
Dinamiche e selezione materiale
PLANIMETRIE SALE A SCAFFALE APERTO E UFFICI
Suddivisione per sale
Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale
DISTRIBUZIONE VOLUMI PER CLASSI A SCAFFALE APERTO
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
MATERIALE A MAGAZZINO
Distribuzione delle monografie a compactus
Distribuzione delle riviste a compactus
4
GESTIONE DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO
4.1
4.1.1
4.1.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.2
GESTIONE A SCAFFALE DELLE MONOGRAFIE
Gestione biblioteconomica del materiale
Spazi di accrescimento e gestione fisica
GESTIONE A SCAFFALE DELLE RIVISTE
GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Gestione monografie
Gestione riviste
5
SERVIZI AL PUBBLICO
5.1
APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE
3.2.3
3.2.4
2
Pag.
5
6
7
8
8
8
9
9
10
11
12
14
15
16
17
17
18
19
19
21
22
23
24
24
25
26-7
28
29
30-31
32
33
33
34
34
37
37
38
39
40
40
40
41
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.2
5.2.1
5.2.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.4
5.4.1
5.5.2
5.5.3
5.5.6
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
5.6.4
5.7
5.7.1
5.7.2
5.7.3
Gestione bancone e apertura serale
Apertura fino alle 18,00 : situazione attuale
Presenze in sala e loro gestione
GESTIONE MOVIMENTI MONOGRAFIE A SCAFFALE
Gestione dei fuori posto e dei controlli
Controlli a scaffale
CONSULTAZIONI
Consultazione o prestito giornaliero ?
Gestione consultazioni
PRESTITO
I dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e le proiezioni future
Le dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca
Indici di circolazione
Carichi di lavoro
DOCUMENT DELIVERY, ILL E REFERENCE
Tendenze strategiche ed evoluzione del DD/ILL
Reference: standard di Ateneo e tendenze di fondo
Reference: situazione attuale ed evoluzione
Ricerche in Opac e internet
CORSI, RAPPORTI ISTITUZIONALI E NUOVI SERVIZI
Premesse metodologiche
Analisi attività Divisione
Situazione attuale ed evoluzione
6
PROCEDURE DI CAMBIO DELLE
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.5.1
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.6
LE IPOTESI PROGETTUALI
L'IMPOSTAZIONE FINALE DEL PROGETTO
LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI
TRATTAMENTO VOLUMI E RICOLLOCAZIONE
ATTIVITA' DI RIORDINO BIBLIOGRAFICO
7
ANALISI
7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
7.1.6
7.1.7
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.3.1
VALUTAZIONI GOOD PRACTICE
Analisi concettuale sulla griglia di valutazione good practice
I dati good practice della biblioteca di Agraria
Confronti fra i nostri indici good practice e gli indici nazionali
Good practice: analisi, perfomance e prospettive
Good practice 2013
Good practice 2016
Good practice 2016
VALUTAZIONI QUANTITATIVE
Analisi statistiche "indirette": il modello distributivo CAB
Analisi dati inhouse
Analisi comparativa dati strutturali e contabili inhouse
VALUTAZIONI DEI SERVIZI : IL QUESTIONARIO 2004
Questioni metodologiche
COLLOCAZIONI
Classificazione dei record
Riordino evisione delle classi preesistenti (per volumi a scaffale aperto)
Attività di riordino bibliografico
Attività di riordino delle registrazioni in SOL
ATTIVITA' SUI VOLUMI
E
VALUTAZIONE
3
41
43
42
44
44
45
46
46
47
48
48
50
51
53
54
54
55
56
58
59
59
60
62
63
64
65
67
68
68
69
70
71
72
SERVIZI
73
73
75
76
78
80
82
83
84
84
85
86
88
88
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
7.2.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.4
7.4.1
7.4.2
7.5
7.5.1
7.5.2
7.6
7.6.1
7.6.2
Il questionario
Analisi delle non-risposte
Analisi della valutazione frequenza/facilità d'uso
Orario apertura e analisi finale
Conclusioni
QUESTIONARIO DELLA DIVISIONE
Indicazioni metodologiche
Analisi dei nostri risultati
QUESTIONARIO DELLA DIVISIONE (2013)
QUESTIONARIO DELLA DIVISIONE (2016 ??)
89
90
91
92
93
94
94
95
97
97
98
101
101
102
8
POLITICHE DI ACQUISTO E SERVIZI AL PUBBLICO
8.1
8.2
8.3
8.4
EFFICACIA DEGLI ACQUISTI E LIVELLO DEI SERVIZI
DIMINUZIONE RISORSE, POLITICHE D'ACQUISTO E SERVIZI
DINAMICHE DEI FINANZIAMENTI
DINAMICHE FUTURE FINANZIAMENTI E SPESE
103
105
106
107
ALLEGATO: A (Analisi preliminare fattibilità 2004)
ALLEGATO B (Layout, planimetrie)
Nota: sfondo giallo per paragrafi nuovi o sostanzialmente modificati
Ver. 1.0
Ver. 1.2
Vers. 2.2
Vers. 2.4
Vers. 2.6
Vers. 2.8
2011
Maggio 2012
Marzo 2013
Giugno 2014
Giugno 2015
23 Dic. 2015
Ver. 1.1
Ver. 2.1
Vers. 2.3
Vers. 2.5
Vers. 2.7
Vers. 2.9
4
Marzo 2012
15/10/2012
Marzo 2014
Agosto 2014
Sett. 2015
15 giugno 2016
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
1
1.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
IL PROGETTO DELLA
LE
SPECIFICHE
NUOVA BIBLIOTECA
PROGETTUALI
La Facoltà di Agraria fino al 2011 possedeva 11 biblioteche: quella centrale e 10 fondi librari (le
biblioteche dipartimentali e di Istituto). Gli accorpamenti degli Istituti nei nuovi Dipartimenti non
avevano intaccato questa frammentazione del sistema bibliotecario di Facoltà, in quanto i singoli
fondi erano rimasti fisicamente separati.
Per ovviare a questo problema e per razionalizzare le risorse, è stato definito un progetto per creare
la biblioteca centralizzata di Facoltà. Il progetto prevede la confluenza di tutti i fondi librari di
Facoltà all'interno della palazzina A9, precedentemente occupata dalla sezione Tecnologie
alimentari del DISTAM. La nuova biblioteca occupa 1000 mq. di spazio, distribuiti su due piani: il
seminterrato, riservato al magazzino a compactus, con 2800 metri lineari di scaffalature destinate ad
ospitare circa 90.000 volumi; il piano superiore, organizzato a scaffale aperto, con circa 500 metri
lineari di scaffalature per ospitare 23.000 volumi, 124 posti lettura attrezzate con prese elettriche e
connessione wifi e 12 postazioni PC.
Sfruttando la struttura architettonica preesistente, il piano superiore è diviso fra 6 sale con posti
lettura e scaffalature alle pareti, una sala computer, uffici per i bibliotecari, un bancone e un atrio
con postazioni di ricerca ad accesso libero. L'ingresso porta ad un ampio corridoio centrale che
costituisce un punto di snodo, collegando tra loro i locali, e nello stesso tempo serve da estensione
delle sale a scaffale aperto (per esporre riviste, testi e opere di consultazione).
Il progetto ha avuto una storia lunga e travagliata. La prima analisi di fattibilità è del 2004, ma i
locali destinati ad ospitare la nuova biblioteca si sono liberati solo nel 2008, ed è da allora che si è
iniziato a definire concretamente il progetto, predisponendo un primo layout della struttura (all. B,
fig.4). I lavori sono iniziati nel 2010, con la ristrutturazione del magazzino seminterrato e di una
una parte del piano superiore (3 sale e un ufficio), già libera da interferenze.
La prima parte della nuova biblioteca è stata aperta al pubblico nel marzo 2012, con varie
limitazioni dovute all'incompletezza degli interventi e al fatto di non poterla presidiare
adeguatamente. Per un lungo periodo è stato quindi necessario tenere in piedi contemporaneamente
due strutture separate, con tutte le complessità del caso. Una simile situazione ha permesso però di
testare in spazi ridotti le soluzioni logistiche ipotizzate per la biblioteca nel suo insieme, di cui il
presente progetto si occupa. Sempre all'inizio del 2012 è stato definito un primo crono-programma
per gli accorpamenti funzionali e la redislocazione dei volumi, partendo dall'ipotesi che la
ristrutturazione dei locali si sarebbe completata nel 2013. [2012]
[Nota agg. 1/3/13: ritardi nella realizzazione di opere preliminari all'intervento vero e proprio
hanno allungato i tempi per il completamento della biblioteca, che si ipotizza ora per l’estate 2014.
A oggi sono stati spostati nella nuova biblioteca i volumi di 3 dipartimenti (DISTAM, DIPSA,
DISMA); i successivi (DEPAA, Patologia, forse Ingegneria) lo saranno se possibile all'inizio del
2014 ; e infine DIPROVE, Zootecnica e Idraulica tra la primavera e l’estate 2014].
[Nota 1/7/14: il protrarsi dei lavori di ristrutturazione oltre i termini stabiliti hanno allungato i tempi
di altri 4/5 mesi, per cui l'apertura della nuova biblioteca si ipotizza ora per novembre/dicembre
2014. Per compensare i ritardi e mantenere gli equilibri progettuali già definiti è stato quindi
anticipato lo spostamento nella nuova biblioteca di parte dei materiali bibliografici da accorpare]
[Nota finale marzo 2015: la nuova biblioteca ha aperto il 15 gennaio 2015, anche se alcuni
interventi di adeguamento delle attrezzature sono tuttora in corso. Così come sono ancora in corso
le operazioni di risistemazione e ricatalogazione del patrimonio bibliografico accorpato]
5
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
1.2
Genesi
Agg.: 12/07/16
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
L'analisi di fattibilità del 2004 aveva rivelato che le statistiche relative ai fondi librari della Facoltà
erano inaffidabili a causa di errori statistici accumulati nel tempo, per i volumi ormai irreperibili e
per la mancata registrazione di prese in carico o di scarichi inventariali. Nel caso delle monografie,
precedenti operazioni di riordino del patrimonio hanno dimostrato che questi fattori dovrebbero
diminuire il numero reale di volumi. Per queste opere il dato più attendibile è rappresentato quindi
dai volumi catalogati, aumentati del 5% circa (in quanto alcune opere non sono catalogate). Molto
più complessa la valutazione sul numero di annate di periodici: in effetti la prima attività
nell’ambito del riordino del materiale bibliografico è consistita nella ricognizione del posseduto, per
definire con precisione volumi e metrature. In ogni caso, una valutazione realistica porta a ritenere
che le monografie presenti in Facoltà siano 64.000, le annate (=volumi) di riviste circa 44.000, per
un totale di ca. 108.000. Le nuove acquisizioni oscillano attorno ai 600 volumi l'anno, mentre sono
150 le riviste attive (in entrambi i casi con un trend in costante diminuzione, a causa delle difficoltà
finanziarie e del passaggio di molte riviste all'e-only), il che porta a stimare l’aumento medio a
meno di 700 volumi l’anno, che proiettati sull’arco di dieci anni danno circa 7.000 volumi. Totale
dei volumi coinvolti nel progetto (nell'arco di 10 anni) : circa 115.000 volumi.
E’ evidente che il modo più rapido ed efficiente di soddisfare le richieste dell’utenza è lo scaffale
aperto: quanti più volumi verranno messi a magazzino, quanto più si alzerà la percentuale di
richieste gestite dai bibliotecari, con spreco di risorse e aumento dei tempi di attesa per gli utenti. È
ipotizzabile che una percentuale del 5% di richieste da evadere accedendo al magazzino sia
accettabile. Tra il 5 e il 10% entriamo in un’area grigia. Oltre il 15% il progetto diventerebbe
critico. Ma è altrettanto evidente che, se per soddisfare il 90% delle richieste occorresse mettere
10.000 volumi a scaffale aperto, per passare dal 90 al 95% ne servirebbero altrettanti (legge di
Bourne). Il tentativo di ridurre il livello di accesso al magazzino chiuso al di sotto di una certa
percentuale produrrebbe un'espansione esponenziale degli spazi occupati da scaffali aperti: è quindi
importante trovare un equilibrio basato sul tipo di utilizzo che si prevede/desidera per la biblioteca.
La dimensione dei locali pone in ogni caso precisi limiti strutturali: a scaffale aperto si possono
sistemare non più di 22/23.000 volumi. Per questo sarà indispensabile individuare i volumi più
utilizzati, che dovrebbero coincidere con i più recenti. Ovviamente la situazione potrà essere diversa
da area disciplinare ad area disciplinare e richiederà una accurata analisi e una continua opera di
affinamento ed aggiornamento anche dopo le scelte preliminari.
Tenendo conto che le riviste attive – come detto sopra - sono 150 (in costante diminuzione)1 e che
sono per lo più disponibili in formato elettronico, si può ritenere accettabile mettere a scaffale non
più gli ultimi 10/15 anni di tutte le riviste attive, ma solo le poche riviste cartacee di una certa
importanza, per circa 1.000 volumi. Per le monografie, mettendo a scaffale aperto quelle posteriori
al 1990 e tenendo conto del fatto che un numero considerevole di volumi (almeno 3000) vengono
dislocati per lunghi periodi di tempo negli studi dei docenti con una prestito vincolato, si arriva a
circa 16.000 monografie, il 25% del totale. Dato che le scaffalature aperte possono contenerne
22.000/23.000, restano margini per l'accrescimento delle collezioni per i prossimi 10 anni senza
dover spostare volumi a magazzino.
Più problematica è invece la situazione del magazzino: confrontando i metri di scaffalature
disponibili con quelli necessari per ospitare tutti i volumi della facoltà manca spazio per circa
10/15.000 volumi. Questa valutazione andrà però rivista dopo che saranno definiti gli esemplari di
rivista multipli e i materiali obsoleti da scartare. [2011 – rivisto a marzo 2013]
1
rispetto alle 800 del 2005 e alle 400 ancora attive nel 2010
6
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
1.3
Genesi
Agg.: 12/07/16
UTENTI COINVOLTI
Nel definire il bacino di utenti va fatta una distinzione tra utenti reali e potenziali: quelli reali sono
gli utenti che interagiscono con la biblioteca usufruendo almeno di uno dei servizi offerti 2; quelli
potenziali sono tutte le persone che potrebbero prima o poi usufruirne, anche se a volte non sono
neppure consapevoli del fatto che la biblioteca può offrire loro dei servizi. Alcuni di queste persone
probabilmente non sono neppure interessate ad utilizzare una biblioteca e in molti casi più che di
utenti potenziali potremmo parlare di utenti ipotetici. La possibilità che utenti potenziali decidano
realmente di accedere ai servizi della biblioteca è influenzata da fattori complessi. In prima battuta
dovrebbe dipendere – quasi in modo lineare - dalla probabilità di trovare in biblioteca ciò che serve:
quindi dall’”adeguatezza” del materiale bibliografico posseduto rispetto alle esigenze di studio e di
ricerca degli utenti stessi. In seconda battuta la probabilità che un utente potenziale diventi reale può
essere aumentata da quel che potremmo definire "attrattività" della biblioteca, vale a dire dalla
qualità dei servizi offerti: facilità delle procedure, mancanza di code, ambienti accoglienti, durata
dei prestiti, disponibilità dei bibliotecari etc. Come si può intuire sono fattori in cui i dati oggettivi
si mischiano con aspetti psicologici e percettivi, per loro natura elusivi e sfuggenti.
La biblioteca di Agraria si inserisce all'interno di un tipico contesto universitario, che può essere
visto come dei cerchi concentrici, formati da bacini utenti (reali e potenziali) progressivamente più
ampi, con un coinvolgimento nell'erogazione dei servizi progressivamente minore3.
Il primo bacino comprende gli utenti che vedono nella biblioteca il proprio riferimento diretto, vale
a dire gli studenti e i docenti della Facoltà. Per gli studenti, il bacino potenziale coincide con gli
iscritti alla Facoltà (4000); il numero degli utenti reali è presumibilmente di 1000/1500. I docenti
sono 160, anche se pochi di loro utilizzano la biblioteca fisicamente. Il secondo, più ampio, è
formato da studenti e docenti di tutto l'Ateneo, a cui è consentito l’accesso ai servizi della biblioteca
alle stesse condizioni degli studenti e docenti della Facoltà. Gli utenti potenziali sono tutti gli
studenti e i docenti dell'Ateneo (80.000 e 3500 rispettivamente); quelli reali erano stimabili qualche
anno fa nel 5/6 % degli utenti primari, quindi all’incirca 2/300 utenti ogni anno. Per questi utenti il
reale utilizzo dei servizi della biblioteca di Agraria dipende da quanto i materiali bibliografici da noi
posseduti siano utili per le loro esigenze di studio e di ricerca: al momento la maggiore
sovrapposizione c’è con le discipline biologiche e biomediche, oltre che con chimica ed economia
per quanto attiene l’economia agraria.
Il terzo bacino è formato da studenti e docenti di Bicocca/Insubria, parificati ai nostri utenti in base
a convenzioni di reciprocità (stimabili in 100 utenti l’anno). Il quarto è formato dagli esterni
(studenti e docenti di Università non convenzionate, utenti non universitari, in tutto poche decine
l'anno), utenti marginali in quanto ricorrono solo a servizi “superficiali” (consultazione e fotocopie)
e non al prestito. Il terzo e il quarto bacino non sono quindi strategici rispetto alle nostre scelte.
[2011]
2
si potrebbe modificare la definizione in “utenti che interagiscono in maniera significativa con la biblioteca”, nel senso che ricorrono
almeno al prestito, perché altre interazioni (l’uso della sala di lettura e delle fotocopie) sono poco significative e difficili da registrare.
3
in cui quindi diminuisce progressivamente la probabilità di essere realmente coinvolti nell'erogazione dei servizi abbassando la
percentuale di utenti reali sul totale degli utenti potenziali
7
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Genesi
1.4
1.4.1
Agg.: 12/07/16
SERVIZI
Orario di apertura: situazione e prospettive
Nella vecchia biblioteca al bancone dovevano essere presenti quasi sempre due bibliotecari: una
sola persona poteva sostenere l'apertura esclusivamente nei periodi di bassa affluenza. L'apertura al
pubblico richiedeva quindi 1,5 FTE (2 / 2,5 FTE ma nei momenti di punta). Nella nuova biblioteca
i carichi di lavoro per l'apertura sono aumenteranno sensibilmente a causa dei seguenti fattori:
- gli spazi da controllare aumenteranno e le sale lettura faranno parte integrante della biblioteca
(quindi dovranno essere controllate con maggiore intensità)
- per prelevare i volumi a magazzino i bibliotecari dovranno abbandonare i locali della biblioteca,
mentre oggi il magazzino è parte integrante della biblioteca e il prelievo più semplice
- la nuova biblioteca avrà 120.000 volumi al posto di 40.000, moltiplicando i servizi erogati
Per contro esistono dei fattori in grado di limitare l'aumento dei carichi di lavoro:
- il numero di utenti che graveranno sul bancone sarà simile a quelli attuali: la biblioteca esistente
serve già il 90% degli studenti
- lo stesso vale per il numero di prestiti gestiti dal bancone
Altri fattori, come il fatto che i bibliotecari dovranno ricollocare i volumi consultati dagli utenti,
avranno effetti difficili da valutare. I maggiori carichi di lavoro deriveranno quindi per lo più dalla
maggiore complessità strutturale della biblioteca e dall’aumento dei servizi a causa delle maggiori
risorse disponibili. L'apertura al pubblico della nuova biblioteca dovrebbe richiedere come minimo
2 FTE (3 nei momenti di punta, in base al livello dell'accoglienza garantita). [2011 – marzo 2013]
1.4.2
Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Al momento le consultazioni registrate sono poche centinaia l'anno. Coprono essenzialmente tre
tipologie di materiale:
- opere di consultazione (dizionari, enciclopedie, atlanti, manuali)
- fascicoli o annate di riviste
- le prime copie dei libri di testo (non prestabili per un mese ma solo per il fine settimana)
Nel corso degli anni le consultazioni hanno subito una fortissima diminuzione: da 10.000 nel 1998 a
5000 nel 2005, a 900 nel 2010. Negli ultimi anni la diminuzione si è ridotta, sintomo che si sta
arrivando a uno "zoccolo duro" al di sotto del quale sarà difficile scendere. Questa diminuzione
nasce dal forte incremento del prestito mensile di libri di testo. La maggior parte delle richieste
riguardano infatti i libri testo, che, se non prestabili, saranno presi in consultazione e fotocopiati. Le
consultazioni nascono quindi dalla necessità di fotocopiare libri di testo e viceversa: aumentando i
volumi prestabili si riduce la necessità prenderli in consultazione per fotocopiarli. Il confronto delle
curve relative ai prestiti e alle consultazioni rende evidente questo principio, confermato dal crollo
delle fotocopie, passate da 100.000 l’anno a meno di 5.000. D'altra parte, non a caso, le biblioteche
in cui l'incidenza delle fotocopie è elevata sono le stesse in cui è minore l'incidenza dei prestiti: la
biblioteca di Lettere, pur avendo un numero di utenti 6 o 7 volte superiore alla nostra, eroga un
milione di fotocopie l'anno (rispetto alle nostre 5000) contro 4000 prestiti (rispetto ai nostri 8000 ! ).
[2011 – rivisto a marzo 2013]
8
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
1.4.3
Genesi
Agg.: 12/07/16
Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
Al momento è difficile prevedere l'evoluzione dei prestiti della futura biblioteca. Da un punto di
vista quantitativo è evidente che saranno ben maggiori della somma dei prestiti delle biblioteche
accorpate, se non altro perché molte non prestano (o lo fanno senza registrare i prestiti). Per quanto
riguarda l'equilibrio produttivo, l'attuale biblioteca centrale è sbilanciata a favore della didattica
(con prevalenza dei prestiti dei volumi di testo), mentre nei fondi librari il 90% dei prestiti
riguardano volumi per la ricerca. Dopo l’accorpamento il profilo produttivo della nuova biblioteca
dovrebbe essere più equilibrato.
I prestiti della biblioteca centrale nel 2011 sono stati 4900, di cui 3500 mensili, 700 a docenti e 700
giornalieri; nel 2012 5660, di cui 4000 mensili, 380 proroghe, 460 a docenti e 830 giornalieri; nel
2013 6300, di cui 4600 mensili, 670 proroghe, 380 ai docenti e 650 giornalieri. È presumibile che i
prestiti di volumi di testo dell'attuale biblioteca centrale siano il 90% dell'intera movimentazione
potenziale relativa ai libri testo (i fondi librari ne possiedono poche copie): con le attuali strategie i
prestiti di testi arriveranno al massimo a 6000/7000 l'anno. I prestiti di normali volumi generano
5/600 movimenti su 18.000 monografie; si può ipotizzare che un patrimonio di 60.000 monografie
potrebbe generare 1500 prestiti (ipotizzando un aumento più che lineare).
Gli unici dubbi riguardano i prestiti relativi ai volumi per la ricerca: quelli registrati dalla biblioteca
centrale sono infatti una parte trascurabile dei movimenti potenziali di facoltà. Si deve quindi
partire da un'analisi basata sulle movimentazioni a livello dipartimentale. Quelle del DISTAM sono
ca. 900 su 8500 volumi posseduti, al DIPSA 250 su 2600 volumi: si deve presumere quindi che in
una biblioteca dipartimentale il 10% dei volumi siano in prestito presso i docenti. Se il dato fosse
proiettato sui volumi provenienti dai dipartimenti (35.000), si otterrebbero circa 3500 prestiti annui
ai docenti4. L’esatta quantità dipenderà comunque dal tipo di accordi presi con i docenti coinvolti.
In totale potremmo quindi avere più di 11.000 prestiti annui (3500 dalla ricerca, 7000 per i testi, e
1000 altri prestiti): comunque un ottimo risultato, paragonabile alle biblioteche umanistiche o ai
prestiti previsti dalla futura biblioteca unificata di scienze (8500). L’unica biblioteca ad avere flussi
nettamente maggiori sarebbe Scienze politiche con 25.000 prestiti annui (ma con 100.000
monografie5 contro le nostre 65.000 e 8000 utenti contro i nostri 3500). [2011 – marzo 2013]
1.4.4
Servizi di 2. livello : DD/ILL e reference
La biblioteca centrale erogava ca. 400 DD/ILL, il Distam 700. Le due biblioteche coprivano metà
del bacino utenti e delle risorse totali, quindi la loro somma dovrebbe coincidere sostanzialmente
con il profilo produttivo finale della nuova biblioteca unificata e questo potrebbe far ipotizzare che
questa possa erogare circa 1500/2000 DD/ILL. I DD erano spesso resi inefficaci dalla dispersione
dei materiali bibliografici in Facoltà: spesso si rinunciava ad un DD perché il fascicolo era
irrecuperabile. L'accorpamento dei fondi librari, oltre a mettere a disposizione un bacino di risorse
supplementari, le renderà accessibili, migliorando l'efficacia e l'efficienza del servizio.
Un punto cruciale nell’analisi è data da come il nostro patrimonio di periodici è segnalato
all'esterno: più i nostri dati sono aggiornati e più DD generano: sarà quindi fondamentale riuscire ad
aggiornare il più velocemente possibile ACNP.
Per il reference, la futura evoluzione dei servizi verrà affronta a parte [2011 – marzo 2013]
4
5
calcolando un prestito l'anno; se i prestiti ai docenti durassero 2 mesi, rinnovati sei volte, le cifre si gonfierebbero in modo anomalo
oltretutto meno obsoleti e usati pervasivamente da utenti che in biblioteca fanno ricerca (come in tutte le umanistiche)
9
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2
ANALISI
2.1
IL
Agg.: 12/07/16
Genesi
RUOLO
STRATEGICA E
DI
FUNZIONALE
UNA BIBLIOTECA
UNIVERSITARIO
IN
AMBITO
Una biblioteca è una delle poche strutture universitarie in grado di perseguire autonomamente
progetti e attività strategiche, al cui interno sono rappresentate tutte le strutture della Facoltà comunque venga ridefinita - e tutti i componenti dell'Università (docenti, ricercatori, studenti,
personale non docente). Da un certo punto di vista la biblioteca potrebbe quindi essere vista come
una "zona neutra" all'interno della Facoltà, in grado di assumere un ruolo di centro servizi per i vari
Dipartimenti e una vetrina con cui la Facoltà si può presentare all'esterno.
La nuova organizzazione dell’Università finisce per sottoporla a una parziale destrutturazione, in
quanto da una parte appiattisce e semplifica la gerarchia organizzativa (eliminando le Facoltà), ma
dall'altra, così facendo, obbliga a moltiplicare le sovrapposizioni tra Dipartimenti per attivare i corsi
di laurea: quindi aumenta le aggregazioni e le collaborazioni tra docenti di diverse strutture. Inoltre,
la sempre maggiore integrazione dei servizi, la crescente sovrapposizione disciplinare e il nuovo
modo con cui studenti e docenti interagiscono, rende molto meno definiti i legami di
“appartenenza” strutturale (cioè definire a quale struttura facciano riferimento gli utenti).
Per questo occorrerebbe passare progressivamente da un paradigma strutturale (chi “appartiene” - o
fa riferimento - a cosa) ad uno funzionale-sociale: gli utenti vanno analizzati e gestiti più per la
funzione svolta che per l’appartenenza a una struttura. Anche il rapporto tra utenti propri ed utenti
“esterni”6, fino a poco tempo fa essenziale in quanto definiva chi aveva diritto a certi servizi,
andrebbe ripensato in ottica funzionale. In altre parole è possibile che gli utenti si rivolgano ad una
biblioteca non perché “propria”, ma semplicemente perché offre risorse più adeguate alle proprie
esigenze.
Questo potrebbe, in teoria, aprire la strada ad una limitata forma di “concorrenza” fra biblioteche
(almeno in aree disciplinari contigue e in un ambito territoriale omogeneo: biblioteche troppo
distanti fisicamente o disciplinarmente, difficilmente possono entrare in concorrenza).
Ovviamente, le biblioteche dipartimentali godranno ancora a lungo di legami basati
sull’appartenenza: i Dipartimenti, sia pur rimodulati 7, resteranno la struttura base dell’Università, e
le loro biblioteche continueranno ad essere viste da docenti e studenti come le “proprie”
biblioteche. Più complessa la situazione delle biblioteche di Facoltà, in cui i fattori in gioco sono
contraddittori: da una parte il rapporto con i docenti è meno istituzionale e diretto, ma dall’altra
servire più Dipartimenti rende indispensabile proprio saper gestire i rapporti istituzionali con tali
strutture. Il fatto che la biblioteca non faccia parte fisicamente e funzionalmente di un Dipartimento
rende più labile il rapporto con i docenti, ma può darle maggiore libertà d’azione.
Certo, i bibliotecari non potranno più a lungo rinserrarsi nella biblioteca come in una fortezza
assediata: in un certo senso la biblioteca dovrà espandersi dentro l'università e oltre, e se gli utenti
non vengono da lei, dovrà essere la biblioteca ad andare a cercarseli.
[marzo. 2012]
6
7
Intendendo con ciò esterni alla struttura di riferimento della biblioteca (Dipartimento o Facoltà che siano)
Certo, se più dipartimenti, ognuno con la sua biblioteca, si unissero, qualche problema legato ai nuovi equilibri potrebbe crearsi
10
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.2
STATUS
Genesi
Agg.: 12/07/16
SOCIO-POLITICO E SEGMENTAZIONE
DELL'UTENZA
In una biblioteca universitaria i rapporti con le diverse tipologie di utenti (studenti, dottorandi,
docenti) vanno necessariamente diversificati, sia da un punto di vista regolamentare che funzionale.
I diversi utenti non solo hanno diverse esigenze, ma soprattutto un modo diverso di rapportarsi con
una biblioteca; e la maggior parte delle differenze nascono dal diverso modo che i vari gruppi di
utenti hanno di interagire a livello sociale e "politico" - in senso lato - con l'Università. In Italia
l'università è essenzialmente strutturata attorno ai docenti, che di fatto ne costituiscono una sorta di
"azionisti di riferimento", dotati di diritti prevalenti; gli studenti vengono invece visti come semplici
fruitori temporanei dei servizi, portatori quindi solo di più generici interessi legittimi 8; lo stesso vale
per le altre categorie (tipo il personale non docente) che godono di minori "diritti", come gli
azionisti non privilegiati di una SpA, che pur possedendo una quota societaria non votano.
Il rapporto che le varie tipologie di utenti hanno con la biblioteca è poi modellato dalle diverse
finalità perseguite: per gli studenti l'obiettivo primario (la laurea) è specifico, circoscritto nel tempo
e nell'impegno richiesto; per il docente il miglioramento del proprio status scientifico è perseguito
per tutta la durata del rapporto con l'università; per un dottorando la situazione è intermedia:
l'obiettivo è specifico, ma è anche il primo passo per l'inserimento all'interno del corpo docente.
Queste diverse finalità incidono sulle esigenze, facendo emergere importanti differenze negli
atteggiamenti e nel modo di rapportarsi con le biblioteche.
Gli studenti spesso hanno con la biblioteca un rapporto impersonale, di limitato coinvolgimento,
focalizzato su esigenze circoscritte: molti di loro vengono in biblioteca solo per ottenere quel che
gli serve al momento (di solito testi per gli esami), senza con ciò attivare un vero e proprio rapporto
individuale e personalizzato con la biblioteca. Nello stesso tempo, di solito il rapporto tra utente e
biblioteca è essenzialmente individualistico: salvo che in rari casi-limite (tipo il "passaggio" di
volumi tra amici), l'utente viene da solo in biblioteca e da solo vi si rapporta. Questo porta, specie
nei primi anni, ad usufruire dei servizi della biblioteca in modo altalenante ed erratico, privilegiando
i servizi più semplici. Potremmo definire questo rapporto "a bassa intensità", nel senso che molti
studenti possono restare per mesi senza frequentare la biblioteca, o frequentarla usando
sostanzialmente sempre gli stessi semplici servizi di base (consultazione, prestito, fotocopie e poco
altro). In mezzo a questa massa di studenti poco coinvolti, una piccola percentuale (specie gli iscritti
alle specialistiche) può sviluppare un rapporto più continuo e sofisticato con i servizi bibliotecari.
Dato che alcuni di loro potrebbero fare carriera come dottorandi o ricercatori, il laureando ben
servito può in futuro diventare un docente con un buon rapporto con la biblioteca. Per quanto
riguarda gli studenti il problema principale quindi è di valutare quanto investire sui pochi utenti
motivati, ma più impegnativi, e quanto sui molti poco coinvolti, privilegiando una biblioteca di
massa con servizi limitati e semplificati.
Al contrario con i docenti il rapporto spesso più che con singolo docente è con una un intero gruppo
di ricerca (ad es. per l'acquisto di un volume), ma per sua natura è più specifico e complesso:
richiede un approccio più personale (se non un "rispetto" del loro status socio-politico) e servizi più
sofisticati, che richiedono di solito ripetuti contatti, come DD e acquisti. Con i docenti il problema
quindi consiste nel creare una prassi accettabile, che riesca a mediare tra la necessità di evitare
rapporti eccessivamente "burocratici" e quella di seguire regole precise per evitare di farsene
sopraffare. [marzo. 2012]
8
spesso neppure come "clienti", dotati quindi di precisi diritti "contrattuali"
11
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2.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
Per quanto riguarda la posizione delle biblioteche all’interno del sistema bibliotecario d’Ateneo,
esiste di fatto un irrisolto contrasto fra le linee-guida perseguite da anni da parte della Divisione
Biblioteche, volte a creare un sistema bibliografico integrato di cui le biblioteche sono semplici
articolazioni territoriali, e la situazione reale delle singole biblioteche: di fatto c'è un sotterraneo ma evidente - contrasto fra gli interessi della Divisione stessa e quelli delle singole biblioteche).
Il portale, ad esempio, parte dall'idea implicita che le biblioteche - dal punto di vista degli utenti –
siano sezioni di un'unica entità. Nella stessa direzione opera il progressivo aumento delle risorse online "indifferenziate". Anche molti strumenti di ricerca sembrano dare a volte agli utenti
l'impressione ingannevole di poter prescindere dalle particolarità e dai limiti strutturali delle singole
biblioteche.
Nonostante tutto, però, nel bene e nel male le biblioteche mantengono differenze strutturali per
quanto riguarda gli spazi, le attrezzature e il patrimonio posseduto; senza parlare delle differenze
"culturali" e gestionali, dovute a prassi consolidate, alle diverse esigenze degli utenti o alla diversa
organizzazione interna. Queste differenze portano a erogare servizi in maniera assai differenziata,
sia da un punto di vista quantitativo che per quanto riguarda la qualità e il tipo di approccio, creando
precisi limiti intrinseci alla completa integrazione in un sistema “virtuale”9.
Il secondo punto critico è che fingere che le biblioteche siano solo sezioni di un sistema virtuale fa
trascurare gli aspetti pratici, “fisici” dell'erogazione dei servizi: nonostante tutto le biblioteche sono
– e resteranno a lungo - posti in cui studiare potendo disporre di risorse bibliografiche, ambienti
accoglienti, bibliotecari professionali e amichevoli. Focalizzare oltre misura l'attenzione sulla
"biblioteca digitale" rischia di distogliere l'attenzione da questi aspetti sociali e “fisici” che non
possono essere facilmente trascurati, e che rimarranno cruciali ancora per molto tempo.
Certo la situazione sta cambiando e occorre tenerne conto: per le biblioteche le prospettive sono
infatti segnate da tendenze di fondo difficilmente eludibili:
- crescente disintermediazione, con utenti sempre più autonomi (o che si credono tali)
- diminuzione dei fondi, e quindi degli abbonamenti e delle monografie acquisite
- centralizzazione delle politiche bibliotecarie e dell’offerta servizi (portale, Metalib, SFX etc.)
Gli effetti di queste tendenze sono già evidenti: ormai l'80% delle riviste è in formato digitale, e il
numero delle riviste cartacee è in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le nuove
acquisizioni di monografie, destinate a ridursi sempre più.
Nell’insieme questi trend sono destinati a produrre un costante, lento “svuotamento” delle
biblioteche, modificando profondamente il profilo dell’offerta al pubblico: con meno volumi a
disposizione e utenti che possono sempre più accedere direttamente, senza intermediazioni, alle
risorse dal proprio PC, la biblioteca finirà per trovarsi al bivio tra un progressivo rattrappimento o il
passaggio ad un approccio più complesso nei confronti degli utenti, trasformandosi in un centro
servizi per "facilitare" l'accesso alle risorse non ottenibili direttamente dall'utente (con DD/ILL) o a
servizi sofisticati e personalizzati (come il reference).
È probabile quindi che in futuro le biblioteche dovranno cercare un difficile equilibrio tra riduzione
delle risorse e necessità di mantenere un’offerta adeguata, tra convivenza con la crescente
virtualizzazione e necessità di mantenere un approccio “fisico” con gli utenti, tra centralizzazione e
mantenimento di un’identità legata al proprio “territorio” [universitario].
9
rendendo oltretutto complessa l'analisi dei dati, visto che le statistiche confrontano attività fra loro oggettivamente diverse.
12
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Genesi
Agg.: 12/07/16
Il cambiamento in atto è evidente anche ad Agraria, e ha già inciso profondamente sui parametri di
questo progetto: anche da noi l'80% delle riviste è ormai in formato digitale, e quelle cartacee sono
in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le monografie, il cui numero e la cui
importanza - specie per quanto riguarda la ricerca – sono destinate a ridursi sempre più. L'analisi di
fattibilità del 2004 calcolava di dover ospitare a scaffale aperto gli ultimi anni di 1000 riviste (quelle
attive all'epoca in Facoltà), per una occupazione di circa 400 metri lineari di scaffali; oggi le riviste
attive sono 150 e per contenerne gli ultimi anni basterebbero 60 metri (al punto che si è deciso di
esporne ben poche a scaffale aperto - per le valutazioni in merito vedi il par. 3.1.1). Anche le nuove
accessioni di monografie sono passate da 1000 l'anno a 600.
La minore necessità di spazi di accrescimento ha quindi permesso di diminuire il numero
complessivo degli scaffali, senza incidere più di tanto sugli equilibri strutturali del progetto, e
contemporaneamente aumentare i posti lettura e migliorare la vivibilità degli ambienti. Nello stesso
tempo è stato possibile aumentare le monografie esposte, passate da 12.000 a 15.000,
incrementando così la loro scansione temporale (dal 1995 al 1990).
Gli stessi trend hanno inciso anche sulle infrastrutture. Ad esempio, come detto prima, le fotocopie
sono ormai diventate marginali e di ciò va tenuto conto per strutturare il servizio fotocopie. Quanto
ai computer al pubblico, l’ipotesi di avere molti posti lettura tradizionali e una sala PC separata è
stata scartata a favore di postazioni "ibride", con prese elettriche e connessioni Wi-fi. Oggi come
oggi potrebbe perfino essere rimessa in discussione l'idea di avere una sala PC "tradizionale" inhouse (ad esempio sostituendola con una sala di accoglienza o comunque con uno spazio ibrido).
Esistono comunque una serie di problemi a cui dovrà essere trovata una soluzione per assicurare un
equilibrio tra esigenze contrastanti, in particolare tra un approccio più tradizionale e “fisico” (legato
all'uso degli spazi di lettura e dei volumi e al contatto diretto tra utente e bibliotecario), e un
approccio più "virtuale", volto a garantire l’accesso alle risorse digitali.
[marzo 2012]
13
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
PROBLEMI LOGISTICI
E
STRUTTURALI
È evidente che, dal punto di vista dell'utente, l'organizzazione logistica migliore è quella che
minimizza gli spostamenti (e quindi le perdite di tempo) per poter usufruire delle varie risorse e dei
servizi. Ad esempio, se i volumi attinenti alle singole discipline fossero posizionati in salette
dedicate, è più probabile che gli utenti in cerca di materiali bibliografici possano espletare la loro
ricerca senza doversi spostare in altre sale. Allo stesso modo, sarebbe auspicabile che postazioni di
accesso al catalogo e fotocopiatrici fossero vicini ai volumi, o - in alternativa - presenti ovunque (se
fossero lontani, per cercare un volume e fotocopiarlo l'utente sarebbe costretto a percorrere
inutilmente diecine di metri). Spesso però i limiti creati dalle strutture architettoniche e dalle rigidità
organizzative rendono inapplicabili simili soluzioni. Inoltre queste soluzioni potrebbe entrare in
conflitto con la necessità di evitare sovrapposizioni tra i diversi flussi di utenti, creati da differenti
esigenze: se volumi molto richiesti e fotocopiatrici fossero vicini, la coda che si potrebbe creare per
le fotocopie finirebbe per interferire con gli utenti che consultano gli scaffali.
Tenendo conto della necessità di trovare un equilibrio fra opposte esigenze, la biblioteca ideale
probabilmente dovrebbe essere strutturata in modo che, partendo da un accesso centrale, gli utenti
possano arrivare con il minimo percorso a uno qualunque dei servizi o delle risorse di cui abbiano
bisogno; oppure avere sale e postazioni di accesso ai servizi che si affaccino su una zona centrale
"neutra", che operi come spazio di transito e interscambio.
In secondo luogo, la struttura della biblioteca e l'organizzazione dei servizi dovrebbero minimizzare
la possibilità che si creino code o anomali addensamenti di utenti: le postazioni per l'erogazione dei
servizi devono essere in grado di assorbire flussi di utenti in maniera flessibile. Non ci dovrebbero
essere "colli di bottiglia", né a livello fisico (ad esempio spazi limitati davanti a postazioni
potenzialmente molto utilizzate) né a livello organizzativo (ad esempio un solo terminale per il
prestito che, una volta saturato da accessi anormalmente elevati, non potrà che produrre code).
Un ragionamento simile vale dal punto di vista del bibliotecario. Anch'egli - per vari motivi - può
doversi spostare da un punto di erogazione servizi all'altro: se questi fossero mal strutturati o
distribuiti, la sua attività si complicherebbe. I bibliotecari devono poi "controllare il territorio": il
che da una parte implica che siano il più possibile presenti in ogni punto dalla biblioteca per offrire
assistenza agli utenti, dall'altra che siano in grado di controllare il comportamento degli utenti.
Anche da questo punto di vista è quindi essenziale che la biblioteca sia strutturata per ottimizzare le
distanze, trovando un equilibrio tra diverse esigenze: i punti di erogazione dei servizi vanno
concentrati, ma non al punto da creare code; dividere l'accesso ai servizi in più punti è utile per
controllare meglio il territorio, ma rischierebbe di complicare la vita a utenti e bibliotecari se la
disseminazione fosse eccessiva. Punti di erogazione multipli sarebbero sostenibili solo se i servizi
offerti fossero ben differenziati per tipologia, per impedire che gli utenti siano confusi da un'offerta
troppo frammentata e che i flussi di accesso si sovrappongano in maniera caotica.
Anche dal punto di vista dei bibliotecari, quindi, la biblioteca ideale dovrebbe avere un punto di
accesso centrale, in modo da controllare gli spostamenti degli utenti tra una sala e l'altra, mentre i
servizi di massa (più semplici e ad alto afflusso, come prestito e fotocopie) dovrebbero essere
separati da quelli più specializzati, ma con ridotti flussi di utenti (tipo DD e ILL). [marzo 2011]
14
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.5
I
Agg.: 12/07/16
Genesi
LIMITI STRUTTURALI DELL'EDIFICIO
LORO UTILIZZO
E
IL
I locali destinati alla futura biblioteca sono delimitati da murature portanti che non possono essere
eliminate. L’idea di fondo è quindi stata di trasformare questi limiti in opportunità, usando le stanze
per creare ambienti relativamente piccoli ma più vivibili dei soliti enormi saloni open space.
Questa ipotesi presentava però alcune incognite, che è stato necessario sciogliere preventivamente:
 la prima era se creare ambienti “ibridi” (che comprendessero sia tavoli di lettura che
scaffali), o se dividere posti lettura e scaffalature usando sale diverse. La seconda soluzione
non era priva di vantaggi: il traffico di chi cerca dei volumi sarebbe stato segregato dallo
spazio occupato da chi ha bisogno di tranquillità per studiare; in teoria, inoltre, avrebbe
potuto ottimizzare l’utilizzo degli spazi creando economie di scala. Ma le dimensioni delle
sale, indipendentemente dalla presenza o meno di scaffalature, non consentivano più di un
certo numero di scaffalature o di tavoli (pena l’invivibilità); al contrario, l’uso “ibrido” calcolando bene il numero di scaffalature - avrebbe consentito un migliore uso degli spazi,
consentendo di creare inoltre (suddividendo i volumi per materia ) sale “tematiche”, in cui
gli studenti avrebbero potuto trovare i volumi di loro interesse e i tavoli a cui leggerli senza
muoversi, annullando gli svantaggi legati alla compresenza negli stessi spazi di persone in
cerca di volumi e altre intente a leggere. La prima soluzione ha quindi prevalso naturaliter
 la seconda era se mantenere l’ingresso posizionato nella parte laterale dell’edificio o se
crearne uno ad hoc in posizione centrale. Anche qui la scelta è stata ovvia, in quanto
l’ingresso laterale era troppo sacrificato e con notevoli problemi di sicurezza. L’ingresso
centrale, con un ampio atrio affiancato dal bancone per accogliere gli utenti, superva tali
limiti, creando nel contempo una situazione ben più attraente e gradevole per il primo
approccio di un utente alla biblioteca.
 la terza riguardava il corridoio centrale, largo più di 3 metri: se usato solo come passaggio si
sarebbe sprecato uno spazio notevole. Si è quindi pensato di trasformarlo in una ulteriore
sala per esporvi i volumi più utilizzati (riviste, volumi di testo etc.), in modo da assorbire la
maggior parte del traffico degli utenti, togliendo pressione alle sale. [marzo 2011]
Restano da definire comunque altre questioni, in particolare occorrerà:
a) trovare il giusto equilibrio tra numero di volumi ed utenti (cioè tra lo spazio dedicato alla
lettura, che dovrebbe assicurare un certo comfort e quello occupato dagli scaffali)
b) assicurare flessibilità strutturale e organizzativa per poter per affrontare nuove esigenze che
sorgessero in seguito al cambiamento nei bisogni degli utenti o all’evoluzione a lungo
termine delle biblioteche
15
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.6
Agg.: 12/07/16
Genesi
RAPPORTO TRA BANCONE
E REFERENCE
Diventa quindi cruciale l'organizzazione logistica e la strutturazione fisica dei locali di accoglienza
per il pubblico, tra cui il bancone e i locali adibiti al reference (ricerche assistite) .
Il bancone è dedicato ai servizi di base (prestiti, consultazioni, informazione bibliografica) e alle
altre attività di supporto per l’utenza (assistenza nelle ricerche internet, fotocopie etc.); i suoi addetti
dovrebbero interagire sia con gli utenti appena entrati in biblioteca (non ancora passati attraverso
l'antitaccheggio), sia con gli utenti all'interno. Perciò il bancone deve essere rivolto sia verso l'atrio
che verso l'interno della biblioteca, come un recettore cellulare in grado di comunicare sia con
l'ambiente extracellulare che con il citoplasma. Una simile struttura consente a pochi bibliotecari di
controllare a vista l'entrata e l'uscita degli utenti e di occuparsi - da postazioni diverse - di diverse
tipologie di richieste, ottimizzando l'utilizzo del personale.
Va tuttavia tenuto presente che rendere troppo "centrale" il bancone potrebbe far gravitare
eccessivamente gli utenti su quest'area, rischiando di creare code: le postazioni devono quindi
essere in numero sufficiente e posizionate in modo da poter assorbire in maniera equilibrata flussi
assai variabili di utenti sia esterni che interni.
Un bancone rivolto sia all'interno che all'esterno sarà sottoposto a richieste diversificate, che
richiederanno competenze professionali estese: l'esperienza dimostra infatti che quando l'utente
chiede un'informazione non è facilmente prevedibile se sia banale o se invece si riveli complessa al
punto da richiedere una sessione di reference. In alcuni casi, quando il personale al bancone non
possiede le competenze necessarie, o se richieste troppo complesse rischiano di creare code, occorre
re-indirizzare gli utenti verso altre postazioni. La migliore soluzione consiste nel posizionare il
locale per il reference vicino al bancone, in modo che possano comunicare tra di loro. Questa scelta
permetterebbe di passare facilmente l'utente da un servizio all'altro; in alternativa, di richiamare
temporaneamente un bibliotecario esperto al bancone, per risolvere un problema troppo complesso
per il personale di prima accoglienza. L'area dedicata al reference garantirebbe inoltre personale
supplementare per sostenere eventuali afflussi anomali di utenti (o momentanee carenze di
personale al bancone).
Un'altra soluzione logistica è di concentrare in un punto relativamente vicino al bancone l'accesso ai
volumi di testo per ottimizzare il processo di erogazione dei prestiti: infatti il punto di prestito
potrebbe semplicemente essere un'area del bancone, segregata ma comunque facente parte dei locali
di accoglienza, in modo da consentire ai bibliotecari di sovrapporsi sui turni e darsi supporto
reciproco. L'ideale sarebbe di esporli in corridoio, attorno al punto di servizio interno del bancone.
In tal modo, il corridoio finirebbe per diventare un’estensione delle sale a scaffale aperto, ma
adibito ad esporre materiale differente, trasformandosi in sorta di ulteriore sala tematica.
Nei locali reference potrebbero poi essere sistemati alcuni metri di scaffalatura adibiti a materiale
di consultazione o fondi speciali (biblioteconomia, informatica) [marzo 2011]
16
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.7
2.7.1
DEFINIZIONE
Genesi
Agg.: 12/07/16
DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Come detto nel primo capitolo, la storia del progetto è stata lunga e complessa; lo stesso si può dire
per quanto riguarda la definizione del layout (la planimetria) dell'edificio da ristrutturare.
Le prime versioni risalgono addirittura al 2003 (cfr. allegato B, immagine numero 1 e 2) ed erano
state realizzate dalla biblioteca con una elaborazione in-house, utilizzando per la realizzazione delle
planimetrie in AutoCAD uno studente di architettura allora in servizio come obiettore di coscienza.
Sulla base di questi primi layout stata quindi elaborata l'analisi preliminare di fattibilità (cfr.
allegato A), successivamente allegata alla proposta di creazione della nuova biblioteca centralizzata
di Agraria, inviata agli organi centrali di Ateneo a firma dell'allora preside della Facoltà, prof.
Cocucci, dell'allora responsabile scientifico della Biblioteca di Agraria, prof. Schiraldi, e del
direttore della Biblioteca (ed estensore di questo progetto). L'analisi di fattibilità conteneva infatti
delle rudimentali planimetrie in Word, che ricalcavano - sia pure in versione "degradata" – quelle
realizzate in AutoCAD.
Le ipotesi progettuali iniziali contenute nell'analisi di fattibilità (cfr allegato A – varie immagini),
erano molto simili alla prima ipotesi in AutoCad e si basavano su queste premesse:
 - ingresso posizionato al centro della palazzina
 - bancone "a recettore", rivolto cioè sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca
 - sale contenenti sia tavoli lettura che scaffalature
Il primo layout fornito dalla Divisione edilizia (cfr. allegato B, immagine n. 5) le seguiva con una
certa fedeltà. In ognuna delle 5 sale più grandi erano previsti 16 posti lettura tradizionali, con tavoli
non cablati a 4 posti, e nelle due piccole 8 posti, per un totale di 96 posti lettura. L'entrata, protetta
con tornelli, era distinta dall'uscita, protetta con antitaccheggi e il bancone a L era di dimensioni
relativamente ridotte. Non era prevista una sala per PC e gli uffici erano tre, tutti relativamente
piccoli e situati in tre punti diversi dell'edificio, in grado di ospitare non più di 7 persone (2 nel
locale reference dietro il bancone, 5 nei due uffici a destra, separati dal corridoio).
Le richieste di avere posti lettura cablati elettricamente per garantire l'accesso alla rete tramite wi-fi,
di mettere a disposizione degli utenti un locale PC hard-wired, di eliminare i tornelli per creare
un'unica entrata/uscita e di aumentare lo spazio per uffici hanno poi portato, attraverso ipotesi
intermedie, a una seconda versione (cfr. all. B, imm. n. 6).
I posti lettura, non più organizzati ad “isole” a 4 posti ma in file contrapposte da 5+5, salivano a 20
per sala. Per far spazio alla sala PC le sale scendevano a 5, ma, nonostante ciò, grazie
all'ottimizzazione degli spazi, i posti lettura salivano a 110 (20 nelle 5 sale grandi e 10 nell'unica
piccola rimasta), più 12 posti PC. Due degli uffici venivano affiancati, mantenendo una capienza
totale negli uffici di 7 postazioni. L'entrata con tornelli spariva 10, permettendo di allungare il
bancone per tutta la larghezza dell'atrio, creando un secondo bancone "interno", rivolto verso il
corridoio, per gli utenti ammessi in biblioteca (tornando con ciò quasi totalmente all'idea originaria
del 2004).
10
in base a una analisi logistica e funzionale: i tornelli sono infatti utili solo se servono effettivamente a filtrare gli accessi, ad
esempio escludendo gli utenti esterni (ipotesi esclusa a priori da questo progetto) ; peraltro, l'effettività del filtro dipende dall'utilizzo
integrato di badge e apparati di identificazione in rete, il che implica un notevole sforzo, con costi di implementazione e gestionali
non indifferenti. I rapporti costi-ricavi non sostenevano quindi in nessun caso l'ipotesi dei tornelli.
17
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
2.7.2
Genesi
Agg.: 12/07/16
Il layout finale
Tra il 2010 e il 2011, la necessità di prevedere postazioni lavoro fisse per almeno 10 persone, e
un'analisi più puntuale della necessità di spazi per il back-office, ha suggerito di ampliare
ulteriormente gli uffici. Per contro, l'aggiornamento dell'analisi sul numero di volumi coinvolti nel
progetto e sui trend ipotizzabili, ha evidenziato una sensibile diminuzione nel numero di scaffali
necessari. Infine sono state ridefinite le dimensioni dei tavoli lettura e ottimizzato il bancone,
creando uno spazio interno, separato dall'atrio con una parete, adibito a postazioni di lavoro fisse.
Questo ha portato alla versione definitivo (cfr. allegato B, immagine numero 7). I posti lettura in
alcune sale sono saliti a 24, e quindi i posti lettura totali sono ulteriormente saliti a 124 (20 in due
sale, 24 in tre e 12 nell'unica sala piccola rimasta), più i 12 posti PC. Veniva eliminata una saletta
interna adibita inizialmente ad esposizione volumi, per farla diventare un terzo ufficio per 2 posti,
mentre i due uffici affiancati (formalmente adibiti ad ospitare 4 postazioni, ma con spazi
insufficienti per uffici back-office) sono stati unificati, creando un ampio spazio back-office con 3
postazioni; infine, lo spazio interno creato al bancone è stato organizzato per ospitare altre 2
postazioni fisse. In tal modo la capienza totale negli uffici è salita a 10 postazioni fisse (3 per il
back-office, 3 al reference, 2 nel nuovo ufficio e 2 nel retro-bancone), mantenendo 4 postazioni al
pubblico.
Va notato, per quanto riguarda i dati macro-analitici, che i posti lettura, a causa dell'ottimizzazione
degli spazi e della ridefinizione nella dimensione dei tavoli, salgono da 96 a 124, con in più i 12
posti PC; le scaffalature scendono da 120 a 90 metri (da 600 a 450 metri lineari di ripiani), ma
contestualmente al netto ridimensionamento nella quantità di volumi da esporre a scaffale aperto:
infatti, mentre nel 2004 si prevedevano tra le 1000 e le 1200 nuove acquisizioni l'anno, più 800
riviste attive, per un aumento medio di 2000 volumi l’anno, oggi realisticamente le nuove
acquisizioni si fermano a 600 volumi l'anno e le riviste a 150, per un totale di 700 volumi l’anno.
Il bancone definito nell'ultima versione del progetto dovrebbe inoltre superare molte delle criticità
emerse nelle precedenti versioni. In particolare si sottolineano i seguenti punti:
 il passaggio previsto tra l'interno del bancone e l'atrio, per consentire gli interventi del
personale verso gli utenti è stato eliminato per assicurare maggior spazio alle postazioni ed
assicurare una maggiore sicurezza per gli operatori
 il passaggio con il retrostante ufficio reference non è più posizionato in basso (nel layout
vicino alla parete esterna) e quindi lontano dalle postazioni al pubblico, ma in alto, accanto ad
esse, consentendo una comunicazione più semplice e rapida tra i due locali
 il nuovo bancone "esterno" è semicircolare, ad angolo, e più spostato verso il centro della
sala rispetto alle precedenti versioni11; garantisce i necessari spazi di movimento per le due
persone che vi lavoreranno, e contemporaneamente le allontana dalla postazione di lavoro al
bancone bancone "interno" (rivolto verso il corridoio), evitando possibili interferenze
 è stata creata una paretina che separa l'atrio dalla parte a sud del bancone, consentendo di
ricavarvi uno spazio più chiuso, in cui possono essere ospitate due postazioni fisse per i
bibliotecari che lavoreranno al bancone: su questi PC gli addetti potranno fare ricerche ed
operazioni gestionali senza essere disturbati dal flusso degli utenti, ma restando a disposizione
per offrire supporto a chiu si sta occupando delle vere e proprie postazioni al pubblico.
 le postazioni per ricerche ad accesso libero sono state spostate dalla parete dell'atrio a destra
dell'ingresso alla parte in basso del layout, più vicine alle postazioni al pubblico, facilitando
l'assistenza degli utenti da parte dei bibliotecari
11
nella precedente versione il bancone era diritto ed allineato con l'intervallo tra le finestre, ad angolo con il banco "interno": le
postazioni verso l'atrio confliggevano con quella verso il corridoio, con operatori costretti ad operare in spazi ristretti
18
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3
ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE
BIBLIOGRAFICO
3.1
3.1.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale bibliografico
Il progetto della nuova biblioteca prevede la confluenza di fondi librari assai diversi tra di loro per
tipologia e organizzazione del materiale posseduto (per lo più collocato a magazzino, mentre la
nuova biblioteca è a scaffale aperto): limitarsi ad assemblare i fondi stessi senza riorganizzarli
creerebbe quindi una situazione ingovernabile.
Di conseguenza si è stabilito che alle monografie posteriori al 1990, destinate a scaffale aperto,
saranno attribuite nuove collocazioni basate sulla CDD; i volumi saranno distribuiti tra le sale, in
modo da ottenere una distribuzione disciplinare il più possibile omogenea. I volumi anteriori al
1990 manterranno invece le vecchie collocazioni e saranno depositati a magazzino. Dato che le
monografie destinate a magazzino non cambieranno collocazione, sarà proprio questo elemento
invariante a poterle identificare rapidamente come tali sia dai bibliotecari che dagli utenti12.
Alcuni tipi di volumi, il cui utilizzo e le condizioni di prestabilità sono diverse rispetto alle altre,
come volumi di testo e opere di consultazione, saranno esposte in corridoio come collezioni,
identificate da sigle nella sezione di collocazione, precedute sempre dal prefisso "AGR." (pur
usando la stessa struttura di collocazione). Per le collane occorrerà individuare le poche che
finiranno a scaffale aperto e che, a volte, dovranno essere riorganizzate, dato che i volumi che le
compongono possono essere dispersi in mezzo alle altre monografie. L'ideale è che assumano una
numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore. Le collane che restano a magazzino
manterranno le vecchie collocazioni, per ottenere la stessa, evidente, differenziazione fra materiale
a scaffale aperto e a magazzino delle monografie. [marzo 2011]
Per quanto riguarda le riviste, vanno fatte delle considerazioni molto più complesse. Come detto
nel par. 2.1, quando questo progetto è stato inizialmente definito, si prevedeva di mettere a scaffale
aperto le ultime 10 annate delle riviste attive (all'epoca ca. 1000, per un'occupazione di 400 metri
lineari di scaffali), ordinate alfabeticamente; le annate precedenti sarebbero andate a magazzino,
assieme alle riviste chiuse. Già allora però era evidente che il magazzino non sarebbe stato
sufficiente per ospitare tutto il materiale storico: le riviste marginali od obsolete (con basso livello
di consultazione) sarebbero quindi state posizionate in spazi diversi, se non dislocate in un
magazzino separato, o sarebbero rimaste nei Dipartimenti di afferenza. Sarebbe stato quindi
fondamentale differenziare in maniera evidente attraverso la collocazione quelle marginali
localizzate altrove da quelle posizionate nella nuova biblioteca, come in effetti è stato fatto 13 per i
primi due fondi bibliografici traslocati (Entomologia e DISMA): per le loro riviste sistemate nella
nuova biblioteca sono state create nuove collocazioni, mentre quelle dislocate altrove mantengono
le vecchie collocazioni.
Su tutto aleggiava poi la questione – assai intricata - di come gestire la protezione con tag RFID .
12
i volumi a scaffale aperto vengono prelevati dall'utente senza intermediazione, quelli a magazzino vanno chiesti al bancone (e non
è detto che vengono forniti immediatamente)
13
attività complessa, dato che per ricollocare gli esemplari occorre prima controllare e correggere le notizie bibliografiche
19
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Genesi
Agg.: 12/07/16
Nel frattempo la situazione è talmente cambiata da obbligare a rivedere interamente l'analisi:
- il numero di riviste attive si è ridotto enormemente: se nel 2011 erano 250 (= 100 metri di
ripiani), oggi sono 150 (=60 metri), e continuano a diminuire di 10/15 l'anno, non solo a causa
delle chiusure per ragioni contabili, ma anche a causa dei passaggi all'e-only e delle continue
cessazioni di pubblicazioni. Non è quindi facile valutare quanto convenga esporre a scaffale
riviste destinate in breve a interrompersi, per una ragione o per l'altra
- il trasferimento delle riviste dei primi 3 Dipartimenti, in parte a scaffale aperto, in parte nel
nuovo magazzino centralizzato e in parte depositate nel vecchio compactus (senza dimenticare
che alcune sono rimaste in Dipartimento o continuano ad esservi inviate) ha reso evidente
l'estrema difficoltà nell'individuare a colpo d'occhio dove recuperare un certo fascicolo: se la
rivista non è ben conosciuta dal bibliotecario e non ci sono precise indicazioni su dove sono gli
ultimi fascicoli (e quali siano questi ultimi) come si può capire se sono in Dipartimento, a
scaffale, a magazzino nella nuova biblioteca o a magazzino nella vecchia ? Senza contare poi il
caso – ulteriormente deviante rispetto alla norma - dei fascicoli mancanti e di quelli a rilegare …
- il fatto che la stragrande maggioranza delle riviste cartacee abbia la versione on-line rende assai
dubbi i vantaggi di esporle al pubblico: se è la versione elettronica ad assicurare consultazione e
DD, perché mettere a scaffale la versione cartacea, con tutte le complessità del caso ? Il fatto
poi che si sia scelto di attivare per quanto possibile l'accesso elettronico per tutti gli
abbonamenti ha ulteriormente ridotto l'entità del problema
- negli ultimi anni anche la necessità di dislocare in Dipartimento alcune riviste o le ultime
annate di alcune riviste per le esigenze della ricerca si è considerevolmente ridotta: di nuovo,
se è la versione elettronica ad assicurare la consultabilità, perché inviarle in Dipartimento ?
- infine, last but not least, sarà difficile trovare localizzazioni alternative per le riviste marginali,
che andranno comunque sistemate nella nuova biblioteca o scartate, obbligando a rivedere tutta
la logica del vecchio progetto
Tenendo conto delle complicazioni relative alla gestione dei fascicoli (vedi par. 4.1.2), si potrebbe
pensare che la soluzione migliore sia di mettere tutte le riviste a magazzino fino all'ultimo fascicolo.
Ma una scelta simile appare troppo radicale: una biblioteca senza riviste esposte sembrerebbe
incompleta e anomala; non sarebbe poi semplice trovare altro materiale da mettere in corridoio al
loro posto, mentre – al contrario – la scelta aumenterebbe l'occupazione a magazzino (la più critica
per la scarsità di spazi). Inoltre, mettere a magazzino le riviste cartacee sarebbe controproducente,
dato che costringerebbe a scendere in magazzino ad ogni richiesta di consultazione o DD.
La soluzione migliore è quindi quella di ridurre al minimo le riviste a scaffale aperto, limitandole a
quelle cartacee. Tra tutte gli standing-order sono i migliori candidati per evidenti ragioni:
- sono solo cartacee e destinate a restare tali per molto, quindi tipico materiale da scaffale aperto
- sono già rilegati e hanno un inventario per volume
- si può mettere senza problemi a scaffale aperto l'intera consistenza
A questi vanno aggiunti gli ultimi anni delle riviste di consultazione pura (National geography,
Informatore agrario) e delle riviste di pregio (Nature, Science etc.), gestendo al meglio i fascicoli
con tag multipli. Si possono ipotizzare 10 o 11 standing-order, una diecina di riviste di
consultazione generale e 5 o 6 riviste come Nature: totale ca. 20 riviste per altrettanti metri
(compresa l'esposizione dei fascicoli). Tutto il resto andrà a magazzino.
Quanto alle riviste marginali già dislocate nel compactus della vecchia biblioteca o inizialmente ivi
destinate, occorrerà necessariamente eliminarle, redislocarle o aggiungerle alle altre destinate al
magazzino della nuova biblioteca. [marzo 2014]
20
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.1.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
La situazione degli spazi disponibili a scaffale aperto
La sistemazione definitiva del materiale bibliografico, ovviamente, non potrà che avvenire alla fine
dei lavori di ristrutturazione dei locali adibiti all’esposizione dei volumi a scaffale aperto. Nel
frattempo vari fattori potranno modificare - a volte in maniera rilevante – i parametri su cui sui
basa l’organizzazione del materiale a scaffale e la sua distribuzione tra le varie sale. In particolare :
-
numero scaffali: nei layouts le scaffalature esistenti e quelle da acquisire/traslocare sono
indicate con precisione, sia nel numero che nelle dimensioni (100 nelle sale, 24 in corridoio) 14.
Di conseguenza, si dovrebbero poter derivare con esattezza i metri totali disponibili. Quando le
scaffalature verranno posizionate, potrebbero però rivelarsi impedimenti non evidenti nelle
planimetrie (prese sporgenti dalle pareti, punti critici vicino ai passaggi e all'antitaccheggio
etc.) che potrebbero ridurne il numero. Allo stesso risultato potranno condurre piccoli errori di
calcolo sul dimensionamento delle pareti (le planimetrie non incorporano gli effetti degli
interventi edili, come l'allargamento o il restringimento dei passaggi, il riposizionamento delle
porte etc.). Il dato potrà quindi variare in meno. Fatto ben più rilevante, esistono dubbi sulla
distribuzione delle scaffalature tra le varie collezioni. In particolare, sarà complesso suddividere
esattamente il numero di scaffalature posizionate in corridoio tra le riviste, i testi e le opere di
consultazione, dato che non sappiamo con precisione quante riviste attive resteranno, quanti
metri occuperanno e quante opere di consultazione saranno recuperate da altri fondi librari o
destinate all'ufficio reference. Le incertezze sull'esatto numero di scaffali dedicati alle singole
collezioni sugli scaffali posizionati in corridoio sono quindi notevoli.
-
n.. ripiani a scaffale: è stato valutato in media a 5 ma è probabile che nella realtà possa variare
del 5 % in più a seconda del tipo di collezione presa in esame. Ad esempio, è probabile che per
monografie in cui prevalgano paperbacks si potrebbe avere una media del 5,5 o più. Il dato
potrà quindi variare leggermente in più, sovrapponendosi al punto precedente.
-
n. volumi per metro: è stato valutato a 35 per le monografie e 25 per le riviste, ma è probabile
che possano esserci variazioni a seconda del tipo di collezione. Ad esempio, per le riviste si
potrebbe scendere a 20, ma dipende da quali riviste sopravvivranno 15; lo stesso vale per le
consultazioni (quelle che occupano più spazio sono le tradizionali enciclopedie, in via di
sparizione). Il dato potrà quindi variare sensibilmente, sovrapponendosi alle incertezze
statistiche e rendere difficile definire con esattezza per ogni collezione (testi, consultazioni etc.)
il numero di volumi ospitati dalle scaffalature assegnate.
-
n. volumi coinvolti: qui l’incertezza dipende sia dalle statistiche (poco attendibili e che
dovranno essere ricontrollate), sia dalla quantità di volumi in “prestito” presso i docenti che
potrà diminuire o aumentare notevolmente la quantità di volumi realmente collocati a scaffale
-
trend di acquisti: generalmente in calo ma è difficile valutare di quanto, perché dipende dalle
disponibilità residue che resteranno alla biblioteca per comperare monografie. Inoltre la
complessa struttura della CDD rende impossibile predire eventuali concentrazioni degli acquisti
in una particolare sotto-classe
[marzo 2011]
14
quelle metalliche (usate nelle sale e in parte del corridoio) sono da 100 o da 80 cm. Quelle in legno, usate in corridoio da 92/72 cm.
la variabilità nelle riviste è alta: ci sono riviste in cui un anno occupa 1 metro, altre in cui occupa 10 cm. Su piccoli numeri (100 o
200 riviste), basta che poche riviste molto "estese" in termini di centimetri occupati cessino, per abbassare enormemente la media
15
21
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.1.3
Genesi
Agg.: 12/07/16
La situazione degli spazi disponibili a magazzino
I compactus della nuova biblioteca sono due, più o meno con la stessa capienza (1100 metri lineari
di scaffali), mentre i metri occupati dalle riviste (nonostante le riviste immagazzinate nel compactus
della vecchia biblioteca), sono di gran lunga superiori ai metri lineari occupati dalle monografie
destinate a magazzino: per le monografie si arriva a 900/1000 metri, per le riviste a oltre 1300
metri. Si è scelto di dedicare il vecchio compactus alle monografie e il nuovo alle riviste, in parte
perché il nuovo compactus è più largo e permette facili spostamenti delle riviste (il vecchio più
stretto va bene per le monografie che non richiedono grosse operazioni di ricollocazione), in parte
perché nel vicino corridoio sarà possibile collocare altri 3/400 metri lineari di riviste.
Gli spazi a compactus sono i più critici anche per ragioni storiche: rispetto ai metri lineari
inizialmente definiti dal progetto del 2008, la capienza del nuovo compactus è stata sensibilmente
ridotta dai limiti strutturali imposti dal seminterrato (le volte bombate, la necessità di lasciar libere
zone del seminterrato dedicate a passaggi tecnici etc.) e dal dimensionamento del meccanismo di
movimento dei carrelli. Inoltre, una parte dei locali del seminterrato inizialmente attribuiti alla
biblioteca sono stati assegnati all'Analisi sensoriale, riducendo di qualche centinaia di metri lineari
la capienza totale.
Per contro, è stato possibile attrezzare il corridoio e le pareti accanto al nuovo compactus con
scaffali ed armadi, aumentando di alcune centinaia di metri la capienza totale del magazzino; e lo
stesso potrà essere fatto con due altri locali, di cui uno inizialmente destinato ad ospitare un ufficio,
aumentando la metratura totale di altre svariate centinaia di metri.
Infine, le possibilità che uno di tali locali dovesse ospitare l'impianto antincendio (diminuendo la
metratura di alcune centinaia di metri) è stata recentemente esclusa.
Nel seminterrato attualmente sono posizionati:
- 13 armadi da 1,80 metri: 4 nella saletta A, 5 nel corridoio e altri 4 accanto al compactus.
- 10 scaffalature alte da 7/8 ripiani
- sarà inoltre possibile posizionare qua e là almeno altri 10/12 metri di scaffali normali a 5/6
ripiani : ma si potrebbe, usando la saletta B e ottimizzando gli spazi, arrivare a 25
Se ognuno degli armadi fosse attrezzato con 5 ripiani e la maggior parte potesse essere occupata in
doppia fila, ogni armadio potrebbe ospitare fino a 18 metri di riviste; se attrezzata con 4 ripiani
singoli arriverebbe al massimo a 7 metri: la variabilità è dunque altissima, in quanto nella ipotesi
massima si arriverebbe a 250 metri lineari, in quella minima 100.
Gli scaffali alti ottimizzati potrebbero contenere 75 metri lineari e se ne fossero piazzati altri 25
normali ottimizzati se ne aggiungerebbero altri 130 (60 per 12 scaffali non ottimizzati).
Nell'insieme, la variabilità fra l'ipotesi massima (250 metri lineari + 75 + 130 = 455) e la minima
(100 + 75 + 60 = 235) resta elevatissima, portando al raddoppio – o al dimezzamento, se si guarda
all'inverso - dei metri lineari ottenibili. Tutto dipende dal livello di ottimizzazione degli spazi, che
dipende strettamente dalla scelta dei volumi da posizionare, dall'uso definito e da piccole microdecisioni strutturali, in grado di sommare i loro effetti.
Infine, nella saletta antichi al momento sono presenti 10 scaffali normali, per un totale di ca. 55
metri lineari (gli spazi a scaffale sono ottimizzati perché gli antichi sono sistemati a formato) che
garantiscono spazio per ca. 2800 volumi. Ma potrebbero essere sistemate almeno altre 4 scaffalature
in mezzo (al limite anche 6), creando spazi per almeno altri 1500 volumi, quindi anche per alcune
riviste antiche.
[apr. 2014 ]
22
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.1.4
Genesi
Agg.: 12/07/16
La situazione del materiale bibliografico
Anche la quantità di materiale da traslocare e da sistemare a scaffale nella nuova biblioteca,
nonostante sia stata stimata al meglio, potrà subire delle variazioni, a volte anche sensibili.
Per quanto riguarda le monografie, il numero dei volumi coinvolti nell'accorpamento (dato che le
statistiche e le registrazioni inventariali sono estremamente imprecise) deriva essenzialmente dal
numero di inventari utilizzati per le catalogazioni. Occorre però ricordare che la maggior parte delle
catalogazioni sono state fatte senza avere in mano i volumi, assegnando quindi in SOL inventari
fittizi. Una certa quantità di errori è quindi inevitabile.
Esistono alcuni fattori in grado di sottostimare il reale numero di volumi coinvolti :
 il fatto che alcuni volumi possono non essere stati catalogati
 il fatto che alcune opere in più volumi siano state catalogate in maniera semplificata,
attribuendo all'opera un solo inventario, quando i volumi sono magari 8 o 9 (va tuttavia
tenuto conto che ad Agraria le opere in più volumi sono relativamente scarse.)
Altri fattori possono invece sovrastimare il numero di volumi. Alcune opere, infatti, sembrano
apparentemente possedute in più copie, con diversi inventari, ma uguale collocazione: l'anomalia
potrebbe essere dovuta a errori di collocazione – e in alcuni casi sicuramente è così - ma se i volumi
sono diecine e si concentrano in alcuni settori, gli inventari sono fittizi e si concentrano attorno a
una sequenza, si può ragionevolmente concludere che siano stati erroneamente catalogati due volte
da diversi operatori. Naturalmente, finché non sarà stato completato il controllo negli studi dei
docenti, la possibilità che le altre copie esistano, per quanto scarsa, non può essere del tutto esclusa.
Esistono infine dei fattori attivi in grado di diminuire sensibilmente il numero di volumi coinvolti:
 molti volumi sono doppi o tripli e potrebbero quindi essere disinventariati. Naturalmente
disinventariarli ha un costo, quindi l'eliminazione delle copie multiple va valutata in
termini di costi/ricavi: può avere senso per opere in più volumi perché consente di
risparmiare molti centimetri; appare controproducente se riguarda fascicoli od opuscoli.
 anche molte opere obsolete possono essere disinventariate, sempre valutando il rapporto
costi/ricavi. Va notato che opere di inizio secolo potrebbero essere considerate storiche e
quindi da salvaguardare, mentre appaiono più sacrificabili opere degli anni 60 e 70/80.
 per le vecchie edizioni dei volumi di testo (cioè un'edizione indietro di 3 o 4 rispetto a quella
corrente) il vantaggio nel disinventariarle non dipende solo dal risparmio di spazio, ma
anche dall'eliminare opere che potrebbero confondere l'utente che ricorre a vecchie edizioni
solo perché disponibili (senza considerare la loro obsolescenza)
Tra tutte le opere su cui si può fare lo scarto le migliori sono le vecchie enciclopedie doppie o
obsolete, i dizionari, i vecchi volumi di testo e in generale le opere di consultazione.
Per quanto riguarda le riviste, non è stata fatta una valutazione del numero dei volumi coinvolti (in
mancanza di registrazioni corrette i parametri da prendere in considerazione presentano troppo
variabili), ma registrati i centimetri occupati da ogni rivista. Anche qui, benchè il lavoro sia stato
accurato, esistono vari fattori in grado di modificare i dati di partenza. Qui però il problema
maggiore nasce dal fatto che – a prescindere da qualunque errore sistematico – le metrature di
riviste da collocare a magazzini eccedono di parecchie centinaia di metri gli spazi disponibili:
quindi quelle in eccesso (tendenzialmente le più obsolete e marginali) o le si tengono nel vecchio
compactus (se resterà disponibile) o si trovano altri spazi in Facoltà o si disinventariano. Per
prudenza occorre anticipare la disinventariazione, privilegiando sempre un'analisi costi/ricavi:
meglio eliminare poche grandi riviste e alcune recenti e marginali. [sett. 2013]
23
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.2
3.2.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
La struttura delle collocazioni generiche a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : dato che lo scaffale generico sarà la collezione "di base" [nel senso che sono
le altre collezioni ad essere definite per differenza] la sezione sarà solo "AGR.
" e basta
- collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD
- specificazione (12 cars.) : conterrà il codice identificativo dell'opera composto dal codice autorititoli [i primi 3 car. del cognome + il primo del nome o i primi 3 car. della prima parola
significativa del titolo + il primo della seconda], anno preceduto da parentesi tonda [per gestire
edizioni e diverse opere stesso autore all’interno dello stesso settore Dewey] ed eventualmente
BS,TR etc. per indicare copie multiple ;
- sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi di un’opera, preceduto da slash per separare i
caratteri in orizzontale
Qui sotto le statistiche sulla quantità di metri lineari disponibili sala per sala e la distribuzione
tendenziale dei volumi in base alla CDD (a sinistra scaffali e metrature, a destra i volumi a scaffale
divisi per CDD – sia quelli finora classificati che le proiezioni – e le altre collezioni. Le celle con
sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
24
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.2.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Dinamiche di espansione delle collezioni e selezione del materiale
Come si può vedere dalla tabella precedente, si ipotizzava che sulle scaffalature posizionate nelle
sale ci fosse posto per 16.400 volumi a 35 vol. al metro o 17.400 per 37 vol. al metro 16: quindi
12.000/13.000 vol. con spazi di accrescimento per 8/10 anni. Va detto che il maggiore
accrescimento sarebbe avvenuto tra i volumi di testo, posizionati in corridoio, dove gli spazi di
accrescimento sono maggiori (per i testi 14 metri di scaffalature contro le attuali 9)17.
Inizialmente i volumi destinati a scaffale aperto partivano dal 1991 e venivano stimati in 13.200 (di
cui 4.200 BC, 2.000 Distam e 400 Entomologia); considerando che i volumi in prestito vincolato ai
docenti dovrebbero essere tra il 10% e il 15%, i volumi realmente destinati a scaffale scendono a
11.000. Si è quindi deciso di aggiungervi i volumi del 199018 (circa 1000), arrivando a 14.200
volumi teorici e 12.000 reali. Dato che 200 dei volumi del 1990 non erano classificati, recuperarli
ha creato un sensibile aggravio di lavoro per la loro riclassificazione. Naturalmente, più si va
indietro con gli anni, più aumentano i volumi da classificare, minore è l'utilità dei volumi e quindi il
rapporto costi-ricavi degrada rapidamente. Perciò – e per garantire che gli anni a scaffale siano
definiti da un decennio – ci si è fermati al 1990. Nulla toglie che in seguito si possano spostare a
scaffale anche volumi degli anni 80' per materie in cui l'obsolescenza è più lenta [marzo 2014]
A luglio 2014 i volumi teoricamente assegnati a scaffale aperto erano nominalmente 9500 (4600
per B1, 2100 per B5 , 420 per B8, 415 per C1 e 1950 per B0); i volumi effettivamente ricollocati
erano 7500 (3990 per B1, 1180 per B5, 220 per B8, 260 per C1 e 1850 per B2) a causa dei volumi
prestati ai docenti (280 volumi di B1, 530 di B5, 120 di B8, 30 di C1 e 10 di B2) e di quelli
“dispersi” (20 volumi B1, 330 B5, 50 B8, 50 C1 e 330 B2), per 1900/2000 volumi fuori posto (il
20% dei “nominali”). Restavano da recuperare 2300 volumi per B0, 2100 per Q1 e 300 per C2, per
4.700 volumi teorici (su cui bisognava supporre la stessa percentuale di volumi assenti), il 35%
circa dei 14.200 volumi teorici complessivi e degli 11.200 volumi reali, contro una capienza degli
scaffali aperti stimata in 17.000 volumi (94 m. di scaffali per 5 ripiani, per 36 vol. al metro). Il
rapporto tra capienza e volumi teorici da assegnare a scaffale era quindi di circa l'80%, di
conseguenza per ogni metro si sarebbero dovuti lasciare 20 cm. liberi come spazio di fuga; degli 80
cm. teoricamente occupati se fossero stati recuperati tutti i volumi, quelli effettivamente occupati
sarebbero stati 45 cm., mentre 20 dovevano restare a disposizione per gli ultimi fondi da recuperare
e circa 15 cm. (il 20%) restare liberi per i volumi “dispersi”, .
Si è poi ipotizzato che nelle sale A e B andassero le classi CDD 1 e 3, nella sala C la 5 e la 610,
nella D le classi da 620 a 635, nella E le classi 636-7 e nella F le seguenti: i metri lineari nelle sale
A e B erano appena sufficienti per la classe 3, leggermente sovradimensionati per la classe 5 / sala
C (ca. 2 scaffali in eccesso) e leggermente maggiori per la 6 / sala D (uno scaffale in più).
La percentuale di volumi classificati rispetto al totale contiene però una dissimmetria di fondo: il
90% è la media fra il 96% di B1/B5/B8 etc., il 90% del Diprove e il 70% di Ingegneria: dato che
questi ultimi fondi contengono soprattutto opere di biologia vegetale, scienze agrarie e ingegneria, il
fatto che la loro classificazione sia scarsa implica una sistematica sottovalutazione statistica delle
classi 5 e 6 (in cui però esistono maggiori margini di espansione a scaffale).
[sett. 2014]
16
dato che non sono compresi i volumi più spessi, come enciclopedie, annate di riviste e manuali, collocati in corridoio
Le nuove accessioni sono ca. 6/700 l'anno, ma se si escludono i volumi di testo, a scaffale saranno al più 200/300 vol.
18
ottenendo anche di togliere pressione al magazzino, in cui gli spazi erano più estremamente limitati (par. 3.4.3)
17
25
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
PIANO RIALZATO
UFFIC
I
SALA B
(7)
1500 vols
SALA C (6)
3200 vols
(20 posti)
(20 posti)
( <testi + cons. + coll.)
SCAL
E
E
SALA A
(1)
2000 vols
(24 posti)
BAGNI
Verde = uffici biblioteca
Agg.: 12/07/16
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
FR
ON
T
OF
FI
Azzurro = corridoio
(scaffale aperto/sale lettura + uffici )
UF
F.
SALA D (5)
UFFICI
3600 vols
RI
V.
USC
ITA
SIC
UR
EZZ
A
(24 posti)
CORRIDOIO PIANO RIALZATO
( riviste)
BAGNI
ATRIO ED
INGRESSO
SALA F
(2)
SALA E
(3)
3000 vols
600 vols
(12 posti)
(24 posti)
Giallo = locali per il pubblico
Pagina 26 di 112
Grigio = atrio
SAL
A
PC
Rosa = sala PC
Agg.: 12/07/16
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
PIANO SEMINTERRATO (compactus + locali vari )
UFFIC
I
ANALISI SENSORIALE
COMPACTUS (esistente)
SCALE
E
BAGNI
CORRIDOIO PIANO SEMINTERRATO
SCAL
E
COMPACTUS (da creare)
E
SCAF
FALI
ANALISI
SENSORI
ALE
BAGNI
CAVEDI
Verde = uffici della biblioteca
Grigio = compactus
Azzurro = corridoio
Giallo = sale a scaffali
Rosa = locali dell’attuale Analisi sensoriale (non utilizzate dalla biblioteca)
Pagina 27 di 112
3.2.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Suddivisione per sale
N.B.: sulla planimetria le sale sono individuate da numeri, in ordine antiorario da sinistra sull'asse
orizzontale (vale a dire dall'ingresso laterale) e la n. 4 non esiste, in quanto successivamente dedicata ad
uffici. Qui le sale sono distinte da lettere, in ordine orario, sempre partendo da sinistra sull'asse orizzontale.
Per ogni scaffale si calcolano 5 ripiani da un metro, e per ogni metro mediamente 35 volumi.
SALA
A (1)
La sala avrà da 15 a 16 metri di scaffalature, per 75/80 metri di ripiani e un numero di volumi tra i
2650 e i 2800. I posti lettura saranno 24. Nella sala vanno le prime 2 classi CDD (300 volumi) e
parte dei volumi della classe 3 (economia e diritto - in totale 3400 volumi) per circa 2100 volumi
SALA B (7)
La sala avrà 10/12 metri di scaffalature, per 50/60 metri lineari, per ospitare tra i 1500 e i 1800
volumi. I posti lettura sono 20. Nella sala andrà il resto della classe 3, circa 1300 volumi
SALA
C (6)
Nella sala saranno sistemati 22 metri di scaffalature, per 110 metri lineari di ripiani e un numero di
volumi che arriverebbe a circa 3900. I posti lettura saranno 20. Nella sala vanno la classe 5
(scienze, circa 2600) e le classi 600-610 (ca. 800 volumi), per un totale di ca. 3400
SALA
D (5)
La sala avrà circa 22 metri di scaffalature per 110 metri di ripiani e circa 3900 volumi. I posti
lettura sono 24. Nella sala andrebbero le classi 620-635 (ca. 3600 volumi in totale).
SALA E (3)
La sala avrà 4 metri di scaffalature per 20 metri di ripiani e 650 volumi. I posti lettura sono 24.
Nella sala andrebbero le classi 636-637 (ca. 550 volumi in totale).
SALA
F (2)
La sala avrà circa 18 metri di scaffalature, per 90 metri di ripiani e un numero di volumi attorno ai
3100. I posti lettura saranno 12. Nella sala vanno le classi 640-690 (alimentazione e tecnologia
alimentare), circa 2200 volumi, più i volumi delle classi 7-9 (circa 500), per un totale di ca. 2700.
Dato che i volumi saranno ricollocati in vari passaggi, le porzioni di volumi man mano riclassificati
– per evitare di spostarli e ri-spostarli in continuazione - vanno posizionati nella posizione a scaffale
più vicina a quella definitiva: per questo si è partiti dalla distribuzione statistica per classi dei
volumi attualmente classificati, la si è moltiplicata per 1.1 (visto che i volumi classificati erano al
momento il 90% del totale) per simularne la distribuzione finale; poi è stato applicato un fattore
moltiplicativo (1.2) per farla corrispondere con il numero reale di metri lineari disponibili: così si
visualizza approssimativamente scaffale per scaffale quali classi li occuperanno, incorporando in
ogni classe il 20% di spazi di fuga.
Questa strategia permetterà di definire la posizione delle classi più simile a quella definitiva, salvo
la necessità di piccoli aggiustamenti on the fly. [gen. 2014]
28
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.2.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale
Una prima simulazione sulla distribuzione delle classi a scaffale fatta a gennaio 2014 si basava sulle
stime allora disponibili per i volumi classificati e gli scaffali disponibili (che in base alle planimetrie
avrebbe dovuto sfiorare i 100 metri).
A giugno, dopo l'arrivo degli scaffali (e la scelta di eliminarne alcuni per assicurare una migliore
vivibilità agli ambienti), la quantità di metri è stata rivista al ribasso; per contro si è deciso di
mantenere 6 metri di scaffalature nella sala A, aumentando sensibilmente lo spazio per le prime
classi. Alla fine i metri di scaffali nelle sale tematiche si è stabilizzato a 94. Viste le altezze medie
dei volumi si è poi confermata l'ipotesi di scaffali a 5 ripiani. Si è così arrivati alla prima
simulazione realistica sulla distribuzione dei volumi a scaffale, usata come griglia di collimazione
per posizionare i volumi di B5, B8, C1 e quelli del Depaa (recuperati a giugno). Si è capito inoltre
di poter ottenere una forte coincidenza tra sale e classi: le sale A e B avrebbe infatti potuto ospitare
le classi 1-3, la C la classe 5 e la 610 (medicina), la D le classi 620-635 (ingegneria e scienze
agrarie), la E le 636-7 (zootecnia) e la F le altre (nutrizione e tecnologie alimentari).
A luglio, durante il posizionamento dei volumi recuperati dalla Biblioteca centrale, la distribuzione
delle classi è stata confermata, salvo minime modifiche alle sotto-classi (ad es. riducendo
leggermente la 333 e aumentando la 338). Nel frattempo la percentuale di volumi classificati ha
raggiunto il 95%, permettendo di confermare le precedenti proiezioni sui volumi assegnati alle varie
classi e sotto-classi, persino nel leggero drive supplementare a suo tempo ipotizzato per le classi più
presenti nei fondi librari non ancora trasferiti (333, 620, 631 e 700). Inoltre, le classi che in ipotesi
apparivano più “sacrificate” (333 e 338), hanno rivelato un'occupazione di spazi inferiore al
previsto, probabilmente a causa del numero medio di volumi per metro per quelle classi (ben
maggiore dei 35 vol. a metro preso come standard).
Si può quindi ritenere che la distribuzione delle classi a scaffale sia ormai molto vicina all'optimum,
e con un tasso di errore massimo di meno dell'1%, del tutto accettabile.
[agosto 2014]
Durante successivi recuperi di materiali dai fondi da accorpare (a giugno 2015 i volumi di
Ingegneria, Difca e Zootecnia) in teoria si sarebbero dovuti recuperare a scaffale 2300 volumi per
B0, 200 per Q3 e 300 per C2, per un totale di 2.800 volumi nominali. In realtà, tra scarti, volumi
marginali o non classificati, per B0 sono stati messi a scaffale 1400 volumi e per Q3/C2 300, per
1.700 volumi effettivi (a cui bisogna aggiungerne altri 200 non catalogati). Quindi i volumi
realmente presenti a scaffale erano a quel punto saliti a ca. 9.230, a fronte di 10.250 volumi
nominalmente ricollocati a scaffale aperto (i mancanti erano 237 in prestito vincolato ai docenti e
783 fuori posto o smarriti). Ci sono poi i volumi ancora da ricollocare a scaffale aperto, perchè in
prestito vincolato o smarriti prima di essere ricollocati per un totale di 2115 vol. da recuperare a
scaffale aperto (414 per B1, 814 per B5, 131 per B8, 112 per C1, 37 per B2, 349 per B0, 199 per Q1
e 35 per C2).
Restavano da recuperare nominalmente 900 volumi per Agronom., 900 per Colt. e 460 per Idr.Agr.,
per altri 2260 volumi teorici, il cui trattamento è in corso, e su cui si deve ipotizzare la stessa
percentuale di volumi smarriti o – più presumibilmente – dispersi senza registrazione negli studi dei
docenti, facendo presumere che i volumi effettivamente recuperati a scaffale siano circa 1.300) ; in
più abbiamo ancora 200/300 volumi da catalogare ex-novo. Si può quindi ipotizzare che alla fine i
volumi realmente recuperati a scaffale saranno circa 10.800, mentre i volumi teorici da assegnare a
scaffale (compresi volumi regolarmente registrati in prestito ai docenti, volumi smarriti e quelli
dispersi negli studi dei docenti senza registrazione) complessivamente dovrebbero poter essere
stimati a 14.800, confermando sostanzialmente le precedenti proiezioni. [nov. 2015]
29
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
DISTRIBUZIONE PROBABILISTICA CLASSI A SCAFFALE SU PROIEZIONI STATISTICHE (agg. 15 agosto 2014)
30
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
31
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
Il corridoio diverrà l’estensione delle sale a scaffali aperti, e vi saranno sistemati i volumi di testo,
gli ultimi 10 anni delle riviste cartacee attive, le collane e gli standing order e una parte dei volumi
di consultazione. In base al progetto iniziale doveva ospitare 32 metri di scaffali, una dozzina di
metallo da 1 m. e 25 misti da 0.90. In realtà gli spazi rimasti liberi dopo la ristrutturazione, tenendo
conto dei margini di rispetto per l'antitaccheggio, ne potranno ospitare 25 misti da 0,90, due misti da
0,70 per un totale di ca. 24 metri lineari, più 5 metri al massimo di scaffalature metalliche, per un
totale complessivo di ca. 29 metri lineari.
I volumi di testo occupano al momento 9 metri di scaffalature per 1500 volumi, ma dato che sono i
materiali a maggiore incremento occorre riservare loro almeno 13 metri. I volumi di consultazione
occupano 7 metri per 1000 volumi, più un metro per quelli provenienti da altri fondi librari ; ma
almeno 3/4 metri, quelli relativi ad opere di biblioteconomia e reference potrebbero andare
nell'ufficio reference o in Direzione, quindi in corridoio ne andranno non più di 5 metri. Le collane
occuperanno 3 metri e gli standing order 6. Totale 26/7 metri. Le riviste cartacee (non standing
order) potranno occupare i restanti 2/3 metri: in pratica potremmo tenere a scaffale gli ultimi 10
anni di 12/15 riviste. Dato che per riempire ognuno dei lati servono 13/14 metri di scaffali, quelli
metallici non possono occupare da soli un lato: quindi vanno sistemati ad un'estremità del corridoio,
riservandoli per particolari tipologie di materiali. I volumi di testo andrebbero esposti al meglio,
quindi davanti all'ingresso, e accanto alla postazione prestito, non ad una estremità poco visibile;
inoltre, visto il numero ridotto, non possono essere ospitati dalle poche scaffalature metalliche. I
volumi di consultazione invece dovrebbero trovarsi accanto all'ufficio reference. Quindi i 5 o 6
scaffali metallici vanno all'estremità di sinistra del corridoio, accanto al reference, per ospitare le
opere di consultazione e le collane. Gli scaffali di legno di fronte all'ingresso e attorno al banco
prestito potrebbero contenere i testi, e quelle in fondo a destra riviste e standing order.
La struttura delle collocazioni per opere di consultazione a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.CONS. "
- specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
- sequenza (20) : numero dei volumi all’interno di un’opera, preceduto da slash
La struttura delle collocazioni per i volumi di testo è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.TES. "
- specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
La struttura delle collane e degli standing order a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.COLL. "
- collocazione (20 cars.) : conterrà il numero progressivo della collana (su un unico schedone !)
- specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno della collana
La struttura delle collocazioni di pregio è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.ANT. "
- collocazione (20 cars.) : settore [1 per libri pre-800, 2 per l’Ottocento, 3 varie] e formato
- specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno del settore
- sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi dell’opera, preceduto da slash
[maggio 2014]
32
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.4
3.4.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
MATERIALE A MAGAZZINO
Qui sotto le statistiche sui metri lineari disponibili a magazzino e i volumi per tipologia e
collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
Ogni filotto da 3,60 metri del nuovo compactus può ospitare ca. 24 metri lineari (25 con 7 ripiani,
22 con 6 ripiani), nel vecchio compactus da 4 metri ca. 25/26 metri lineari (28 con 7 ripiani, 24 con
6 ripiani). Nel vecchio compactus (riservato alle monografie), possono essere ospitati tra i 52.000 e
i 47.000 volumi (a 40/45 vol. a metro, dato che nel magazzino monografie mancano le opere di
consultazione e i manuali, vale a dire i volumi più ingombranti, mentre sono frequenti fascicoli e
miscellanee). In ogni caso, ipotizzando che il compactus possa contenere ca. 50.000 volumi, si può
vedere (nella parte destra) che la migliore ipotesi sui volumi coinvolti, una volta detratti i volumi
antichi (“a” - ca. 3000) e quelli a scaffale post-1989, è di ca. 50.000 volumi [la somma di “collane a
magazzino” e della riga “Mon -s/a” alla colonna con sfondo giallo].
Questo significa che dovrebbe poter ospitare tutte le monografie, compattate senza spazi di fuga
(ma per l'analisi vedi il paragrafo seguente). In realtà le incertezze statistiche portano a ritenere che
lo spazio necessario possa variare sensibilmente. D'altra parte le disinventariazioni stanno
recuperando sempre più spazio e ancor più ne potranno recuperare in seguito; inoltre l'analisi su
alcuni fondi librari porta a ritenere che per tali materiali la “densità” per metro lineare possa arrivare
fino a 50/55 volumi, elevando notevolmente la capienza del compactus.
Quindi le monografie potranno essere interamente contenute nel vecchio compactus, anzi lasciando
margini.Più problematico lo spazio per le riviste: di fronte a 1500 metri lineari disponibili, tra
compactus e scaffali sparsi, i metri di riviste – tra principali e marginali sono almeno 1800. Ma
sono in corso operazioni di scarto, che potrebbero recuperare centinaia di metri.
[maggio 2014]
33
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
3.4.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Distribuzione delle monografie a compactus
Le monografie a magazzino mantengono le vecchie collocazioni (che si considerano chiuse, tranne
che per disiventariazioni e rientri di volumi in prestito o declassificati da scaffale aperto) e vanno in
un compactus a 2 blocchi, il primo con 17 e il secondo con 25 elementi monofilari (“filotti”). Le
monografie B8, B4 e C1 hanno occupato 6 filotti nel primo blocco, per 170 metri lineari. Il resto del
primo blocco ospitava le monografie ex-DISTAM, che sono state compattate, disinventariando
materiali doppi od obsoleti, in modo da lasciare liberi circa 5 filotti nel primo blocco.
A giugno 2014 sono stati trasferite le monografie del DEPAA (circa 7300). L'ipotesi iniziale era che
dovessero occupare circa 200 metri lineari, pari a 7 filotti (a 35 vol. al metro); dopo il trasloco sono
risultati occupati poco meno di 6 filotti per 155 metri lineari. La minore occupazione dovrebbe
dipendere dal numero di volumi al metro (45/50), ben superiore all'ipotesi iniziale (35 vol. al
metro). B1, con 13.000 monografie da magazzino, avrebbe dovuto occupare tra i 15 filotti (370
metri lineari) e 12 filotti (280 metri) a seconda dei ripiani e dei volumi al metro; in realtà hanno
occupato 240 metri per circa 9,5 filotti. Per Ingegneria (6000 volumi) si ipotizzavano da 4
filotti/130 metri lineari a 3 filotti/150 metri; per Zootecnia da 1,5 a 1. In realtà Ingegneria ha
occupato 4 filotti e Zootecnia uno, lasciando liberi 9 filotti. Restavano da sistemare solo le
monografie di COLT, Agronomia e Idraulica (ca. 9000 volumi da magazzino), per cui sarebbero
serviti circa 7 filotti, quindi lo spazio c'era, anzi restavano liberi 2 filotti per le riviste.
A marzo 2015 altri compattamenti tra le monografie del DEPAA e di B1 (ottimizzando gli spazi,
scartando vecchie consultazioni e spostando opere marginali negli armadi posizionati nelle salette)
hanno portato a liberare due filotti supplementari, in grado di ospitare le monografie di Colt. (55
metri, da 2,2 a 2,4 filotti). Sistemando meglio Zootecnia e Ingegneria si sono recuperati altri 10/15
metri lineari, quindi alla fine i filotti liberi sono saliti a 9,4, che avrebbero dovuto ormai ospitare
solo le monografie di AGRON e IDR (per un'occupazione da 3,5 a 4 filotti). Per le riviste degli
ultimi fondi librari sarebbero quindi restati liberi da 6 a 5,5 filotti (mentre ne sarebbero serviti da 6
a 6,5), quindi sarebbero mancate poche diecine di metri al massimo per tutti i volumi da trasferire.
Alla fine le monografie di COLT (estremamente disordinate) sono state tutte inserite nei due
filotti liberati dopo B1, e quelle AGRON + IDR, hanno occupato solo 3,8 filotti. [ott. 2015]
3.4.3
Distribuzione delle riviste a compactus
Le riviste della facoltà spesso sono possedute in più copie. Nella nuova biblioteca confluirà solo una
copia, quella con più annate o meno lacunosa; a parità di annate vale questo ordine di preferenza :
1) Biblioteca di Agraria
2) DISTAM
3) DEPAA / Entomologia / Ingegneria / Idraulica
4) DIPROVE / DISMA / Zootecnia / Patologia )
Le operazioni da fare sui periodici sono :
 controllare gli esemplari: annate, lacune, centimetri occupati e di aumento annuo
 valutare le riviste da spostare nella nuova biblioteca e le copie da scegliere ed eliminare
 ricontrollare le riviste e individuarne la posizione a scaffale dopo il trasloco per creare le
nuove collocazioni
 verificare la catalogazione delle riviste: se l'esemplare non è catalogato, va catalogato, se la
catalogazione è errata va corretta
34
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Dato che molti fondi sono disorganizzati le riviste saranno riorganizzate attribuendo loro nuove
collocazioni (“AGR.”+settore+”PER.”+numero di catena) in base alla posizione creatasi durante il
trasloco. La ricollocazione garantisce una maggiore razionalizzazione delle collezioni; inoltre le
nuove collocazioni permettono di identificare rapidamente le riviste già traslocate rispetto alle altre.
In se e per sé cambiare la collocazione in SOL è il minore dei problemi, dato che in ogni caso si
dovrà intervenire sui record per aggiornare consistenze e descrizioni; un elemento da valutare è
invece se le riviste hanno le vecchie collocazione segnate sui fascicoli o sulle fascette: cambiando le
collocazioni occorre cambiare anche fascette e collocazioni scritte sui fascicoli. In casi come il
DISTAM, in cui le riviste da scartare sono poche, si potrebbe mantenere la vecchia collocazione.
Le collocazioni delle riviste selezionate vanno cambiate in SOL prima possibile, per poterle
rintracciare non appena traslocate. Il riordino catalografico (in particolare dei legami) ha priorità
minore, in quanto può essere completata in seguito; certo, l’ideale sarebbe comunque di approfittare
del progetto per farlo subito, ma intervenire sulle catalogazioni ha un impatto enormemente
maggiore sui carichi di lavoro: è indispensabile solo se serve per la risistemazione degli esemplari.
In ACNP i dati presenti sono quasi tutti errati o obsoleti, quindi piuttosto che accorpare tutti gli
esemplari nella biblioteca centrale (MI101) per poi correggerli o cancellarli, è meglio mantenere in
ACNP solo gli esemplari più controllati (quelli della biblioteca centrale, del Distam e di
Entomologia), e cancellare tutti quelli delle altre biblioteche per ricaricare ex-novo solo i titoli
realmente recuperati, inserendo i dati già aggiornati.
Un problema è quale collocazione attribuire alle riviste marginali e dove sistemarle: l'ipotesi è di
lasciare le vecchie collocazioni e sistemarle nelle scaffalature in corridoio e nelle salette interne.
Nel caso si vogliano inserire a compactus delle riviste inizialmente scartate si potrebbero
individuare gli spazi disponibili e selezionare le riviste da inserire in base alla compatibilità tra
metri liberi e metri occupati dalle singole riviste da aggiungere. Alcune annotazioni :
1) se si cambiano le collocazioni di tutte le riviste a compactus, le riviste marginali messe negli
armadi in corridoio sarebbero facilmente distinguibili perché manterrebbero la vecchia
collocazione. Se si tenessero le vecchie collocazioni va trovata un'altra soluzione.
2) per Entomologia, Patologia e DISMA, le riviste a compactus hanno preso nuove
collocazioni con numerazione continua: per inserirvi all'interno altre riviste occorre
riutilizzare dei numeri di catena sostituendovi riviste che abbiano pari capienza; oppure si
inseriranno riviste in fondo, aggiungendo numeri di catena. Le possibili riviste da eliminare
sono gli standing orders (da spostare al piano terra) e gli abstracts (da disinventariare).
3) Per il DISTAM, oltre ad eliminare standing orders e abstracts, si possono selezionare alcune
riviste marginali da mettere negli armadi. Idem per gli altri fondi
[marzo 2014]
Sono scartate riviste obsolete o con livello di consultazione estremamente ridotto (se non nullo):
- bollettini tecnici o di associazioni e simili (specie se obsoleti, ad es. riviste agricole locali)
- pubblicazioni di università o enti di ricerca stranieri di marginale interesse (specie se irregolari
- bollettini legislativi e repertori legislativi obsoleti (comprese la Gazzetta Ufficiale)
Tendenzialmente verranno eliminate anche riviste di cui si possiedono solo due/tre annate
Gli esemplari da scartare vanno disinventariati ed eliminati dall'OPAC; in alcuni casi occorrerà
recuperare da questi esemplari annate o fascicoli in grado di completare l'unico esemplare scelto.
Come detto, la situazione delle riviste a magazzino fin dall'inizio era problematica: per ospitare tutte
le riviste inizialmente selezionate mancavano 400/500 metri lineari (20 filotti di compactus su 80!).
Per diminuire i metri di riviste da magazzino ed aumentare le scaffalature le ipotesi possibili erano:
- aumentare gli scarti, riducendo le marginali al minimo, e disinventariare gli abstracts.
- spostare le riviste più antiche nella saletta antichi e gli standing orders a scaffale aperto
- aggiungere quante più scaffalature è possibile (ad es. una o due nella saletta A e B, negli
interstizi del nuovo compactus, altre in corridoio)
- razionalizzare l'uso degli armadi, posizionandovi riviste marginali od obsolete in doppia fila
35
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Nessuna soluzione da sola era risolutiva, ma tutte insieme potevano ridurre il problema a livelli
trattabili. Il maggiore guadagno era possibile solo negli scarti: una più rigorosa definizione delle
riviste da salvare e l'eliminazione di riviste possedute da altre biblioteche dell'Ateneo o di Milano,
ha permesso di recuperare 200 metri lineari. Lo stesso scarto è stato fatto retroattivamente sui fondi
già trasferiti: non essendo pensabile far slittare centinaia di metri di riviste, i buchi creati dagli scarti
sono stati riempiti con riviste con le stesse metrature delle riviste eliminate.
[maggio 2014]
Le riviste di B8, B4 e C1, trasferite nel 2013, hanno finito per occupare 17 su 19 filotti del primo
blocco di compactus per 440 metri lineari, contro previsioni per 430 metri totali (400 metri + 30 di
accrescimento). La minima difformità è spiegabile con il trasferimento di riviste non censite o
recuperati tra quelle inizialmente classificate come marginali o da scartare. Le riviste di B5
(Distam), redislocate nel 2014, hanno occupato due filotti nel primo blocco e 13 nel secondo, per
380 metri lineari, contro previsioni di circa 330 metri, quindi ben minori, perché molte riviste
marginali sono state alla fine inserite tra le principali per mantenere una migliore coerenza interna
(evitando di ricollocare i titoli): in ogni caso togliere le marginali non avrebbe fatto recuperare molti
metri. A giugno 2014, per le riviste di B1 (inizialmente stimate a 240 metri di principali e 270 di
marginali, per un totale di 510) si è arrivati alla stessa soluzione, con una scelta netta tra riviste da
scartare e da salvare, riducendo il più possibile il totale: si è così scesi a 340 metri lineari circa,
occupando tutti i filotti restanti, e lasciando ben poche riviste “marginali” da piazzare (50 metri)].
A inizio 2015 accanto al compactus sono stati piazzati 16 metri di scaffali per 95 metri lineari, che
unite alle 14 già presenti in corridoio (per 105 metri lineari), hanno permesso a giugno di ospitare le
riviste recuperate da DIPROVE (Q3), Ingegneria (B0) e da Zootecnia (C2). Inoltre, posizionando
nelle salette alcuni armadioni, è stato fatto spazio per ospitare altre scaffalature in corridoio.
Restavano ormai solo le riviste di Coltivazione (Q2, 85 metri), di Agronomia (Q1, 40 metri) e di
Idraulica (B9, 35 metri), per cui servivano 160 metri lineari, pari a 5,7 / 6,6 filotti, a seconda del
numero di ripiani posizionabili, mentre all'epoca erano disponibili [par. 3.4.2] da 5,5 a 6 filotti. La
situazione era quindi in bilico, dato che mancavano poche diecine di metri. Per questo negli spazi in
corridoio svuotati dagli armadioni sono stati posizionati altri scaffali per ca. 60 metri lineari e sono
state effettuate altre risistemazioni delle monografie, rendendo disponibili a compactus 9,4 filotti,
mentre le ultime proiezioni davano le monografie AGRON + IDR a 3,8/4 filotti, le riviste COLT a
80 metri (2,8/3 filotti), quelle IDR a 35 metri (1,2/1,3) e quelle AGRON a 40 metri (1,4/1,6): in
totale da 9,2 a 9,9 filotti, in media 9,4. Anche la situazione delle riviste marginali è stata
ottimizzata. Quelle di Q3 sono nella saletta A, in armadi da 5 ripiani e volumi in doppia file. Gli
stessi armadi ospitano le marginali di B5, e sopra quelle di C1 e le non catalogate di B4. Nella
saletta server i 4 armadi da 1,80 in doppia fila ospitano le marginali di B4. Due armadi sono stati
spostati nell'ante-corridoio e un terzo tra i compactus. Nell'ante-corridoio sono collocati gli abstracts
B8 e C1 ; in quello tra i compactus le marginali B5 (liberando uno dei 4 armadi in sala A, in cui
posizionare le restanti marginali di B1 dal vecchio compactus). In uno dei due nell'ante-corridoio
sono collocate le consultazioni marginali, razionalizzando gli spazi.
Ad ottobre le monografie AGRON/IDR hanno occupato 3,8 filotti, le riviste di COLT, IDR e
AGRON 5,6 filotti. Quindi a compactus c'è stato tutto. Sono state poi trasferite nei nuovi scaffali
anche le marginali B8 e (dalla vecchia biblioteca) quelle B4 e B1. [ott. 2015]
A giugno 2016 restano ormai da sistemare solo le riviste del Depaa (B2). In corridoio sono liberi 5
scaffali (30 metri lineari compreso il ripiano superiore), e un altro può essere liberato sistemando
meglio le riviste marginali di Entomologia (B8). Una più rigorosa selezione delle riviste DEPAA
(con eliminazione di riviste possedute da altre biblioteche) ha ridotto i metri lineari da spostare a
30, pari a 5 scaffali, e a 30 metri le riviste da lasciare in Dipartimento, quindi lo spazio c'è.
La situazione delle riviste marginali è stata ulteriormente ottimizzata, riorganizzando Q3 e B5, in
modo che gli armadioni possano ospitare altre riviste storiche o marginali di B8/B1. Qua e là nel
compactus nuovo esistono poi spazi per aggiungervi altre riviste marginali. [giugno. 2016]
36
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
4
4.1
4.1.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
GESTIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
GESTIONE A SCAFFALE
DELLE MONOGRAFIE
Gestione monografie a scaffale aperto
Il progetto, come detto in precedenza, prevede che le monografie posteriori al 1990 vadano a
scaffale aperto: saranno suddivise in collezioni (scaffale generico, volumi di testo, opere di
consultazione), con collocazione basata sulla CDD e protette da tag RFID; quelle anteriori al 1990
manterranno le vecchie collocazioni e saranno depositate nel compactus senza tag (in quanto il
magazzino non sarà accessibile agli utenti e quindi i volumi saranno di per sé protetti).
Con questa impostazione strutturale il passaggio di un volume da una sezione all’altra implica la
sua ricollocazione e - se servisse - il passaggio a un diverso tipo di circolazione. Ad esempio un
volume di testo sostituito da edizioni più recenti potrà passare prima dal settore "TESTI" allo
scaffale generico, e poi - una volta diventato obsoleto - a magazzino: la prestabilità non cambierà
nel passaggio da un settore all'altro19. Al contrario, un volume di consultazione sostituito da edizioni
più recenti, "declassificato" a scaffale generico, da non prestabile diverrà prestabile.
Il fatto che i volumi saranno organizzati in base alla CDD da una parte faciliterà lo "scorrimento"
delle scaffalature da parte degli utenti, in quanto saranno distribuiti in base a logiche disciplinari
scientifiche, dalla materia più generica alle più specifiche; dall'altra, il fatto che le collocazioni
basate sulla CDD possono essere molto lunghe e complesse (basate su numeri privi di un'immediata
evidenza semantica) aumenterà significativamente la complessità nella ricollocazione dei volumi e
la possibilità di errori. Sarà quindi inevitabile impedire agli utenti di ricollocare a scaffale i volumi
presi in consultazione, riservando il compito ai bibliotecari.
Nella gestione del materiale bibliografico della futura biblioteca sarà cruciale l'incidenza del
prelievo di volumi dal magazzino sul totale delle transazioni: più si dovrà abbandonare il bancone
per effettuarlo, più aumenteranno i carichi di lavoro. Sarà quindi necessario prevedere ogni tanto
un’analisi delle richieste, per individuare volumi a magazzino particolarmente consultati, da
riposizionare a scaffale aperto. Non ha invece senso l'apposizione di "fantasmi" al posto dei volumi
prestati, in quanto aumenta i carichi di lavoro senza vantaggi: se l'utente non trova un volume a
scaffale non se ne accorge neppure, se lo cerca in Opac, vedrà subito se è prestato o è disponibile.
Si ipotizza che il 15% dei volumi (circa 2000) saranno costantemente in prestito presso i docenti,
come prestiti "notturni" (per differenziarne il trattamento e - soprattutto - permettere di
distinguerli dai normali prestiti) e saranno segnalati in "precisazione di inventario" come
"DISLOCATI PRESSO DIPARTIMENTO xxxx": un messaggio in grado di dare all'utente e al
bibliotecario l'immediata consapevolezza che il volume non si trova fisicamente in biblioteca e che
quindi la sua disponibilità va gestita in maniera particolare.
19
tranne che per le prime copie dei volumi di testo (di solito non prestabili se fanno parte integrante della sezione "TESTI",
ma che diverrebbero prestabili passando agli scaffali generici)
37
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Neanche per i volumi prestati ai docenti ha senso l'apposizione di "fantasmi", dato che questi
prestiti non hanno scadenze: i volumi sono esclusi dalla normale disponibilità mentre mettere
"fantasmi" fa presupporre invece che vi rientrino.
Al momento è prematuro affrontare la questione dei controlli a scaffale basati sui tag RFID e
pistole. Già adesso possiamo però evidenziare alcune questioni:
- l'elevata percentuale di volumi in prestito e presso i docenti fa sì che controlli a scaffale basati
su pistole e RFID abbiano senso solo se il software è in grado di individuare i volumi prestati,
differenziandoli da quelli mancanti o fuori posto. In altre parole, il software deve poter
integrare il dato dei prestiti nel database bibliografico: il che è tutto da verificare.
- il controllo basato su pistole e RFID non funziona in assenza di tag RFID, il che – dato che
questo progetto prevede la non apposizione di tag per i volumi a magazzino - taglia fuori tutto
il magazzino (con un numero di volumi che arriva a ben l'80% del totale)
- il controllo a scaffale basato su pistole e RFID si limita a segnalare acusticamente il fatto che
un volume sia fuori sequenza (si trova dove non dovrebbe o non si trova dove deve essere).
L'analisi del perché e la risoluzione del problema spetta comunque all'intervento manuale
dell'operatore (con tutte le complessità del caso). Quindi il controllo basato su pistole e RFID
riduce, non annulla i carichi di lavoro degli operatori
- i costi dell'apparato non sono trascurabili (7/8.000 euro) e quindi vanno accuratamente valutati
in base ai vantaggi che potrebbe realisticamente garantire, con tutta evidenza alquanto limitati
dalle questioni poste dai punti precedenti
[marzo 2011]
4.1.2
Spazi di accrescimento e gestione fisica
La dinamica di accrescimento dei vari settori e di gestione degli spazi di accrescimento non è
facilmente prevedibile, in quanto dipende da fattori casuali (il ritmo con cui escono le nuove
edizioni, l'interesse per una certa materia etc.). Altri fattori sono meno casuali, in quanto la
biblioteca può intervenire sulle politiche di acquisto e indirizzare l'accrescimento/aggiornamento
delle collezioni per migliorare la qualità dei servizi o per massimizzare la quantità dei servizi
erogati. A causa della limitatezza delle risorse, queste esigenze sono spesso in contrapposizione: i
libri di alto profilo scientifico sono costosi e non sempre "generano" molti prestiti, finendo per
avere un basso indice di efficacia della spesa; d'altra parte, volumi di interesse generico (come
manuali od opere di divulgazione), ben più economici, possono sì produrre più prestiti, ma centrare
gli acquisti su opere simili finirebbe per ridurre il profilo qualitativo dell'offerta. Va quindi trovato
un equilibrio complessivo tra queste esigenze contrastanti.
Occorre poi considerare che la CDD non coincide esattamente con le suddivisioni disciplinari della
Facoltà, su cui si basano le politiche di acquisto: opere di "zootecnia" potrebbero andare nella classe
3 (economia e diritto [applicato all'allevamento]), nella 636 (zootecnia vera e propria) o nella 660
(tecnologie alimentari). Quindi l’accrescimento dei singoli settori di collocazione avverrà in modo
intrinsecamente casuale: l’unico vantaggio è che – essendo la CDD molto analitica – le suddivisioni
a scaffale saranno molte e quindi la distribuzione dell’accrescimento finemente ridistribuito.
Inoltre, gli scaffali sono settati sul totale delle monografie post-1990, ma il 10/15% dei volumi
saranno costantemente in prestito ai docenti, il che aumenta del 10% gli spazi di accrescimento.
Questi andranno comunque distribuiti in maniera diffusa tra gli scaffali, in modo da poter aggiustare
la distribuzione dei volumi e rendere stabile la situazione a medio-lungo termine.
[marzo 2012]
38
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
4.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
GESTIONE A SCAFFALE
DELLE RIVISTE
Le ultime annate delle riviste aperte destinate a scaffale aperto saranno esposte protette da tag. Il
fatto che siano (in parte) a scaffale aperto potrebbe essere segnalato in OPAC (“A scaffale dal … ”).
I volumi delle collane a scaffale aperto e degli standing order saranno anch'esse taggate,
eventualmente riorganizzate con una numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore.
Una questione critica per le riviste a scaffale aperto sarà la gestione delle rilegature. Ovviamente
tutti i materiali esposti al pubblico (siano essi riviste rilegate o fascicoli sciolti) vanno protetti da
tag RFID. Rilegare un'annata costa ca. 13 euro, mentre un tag costa ca. 0,30 euro; per contro, la
gestione di un'annata rilegata è di gran lunga più semplice rispetto ai fascicoli sciolti: occupa meno
spazio ed è univocamente individuata da un inventario (mentre 12 fascicoli sciolti andrebbero
sistemati in appositi espositori e dovrebbero avere 12 tag con lo stesso inventario).
Nel valutare il rapporto costi/benefici tra rilegatura e tag, occorre considerare la grandezza dei
fascicoli: più sono spessi, più riescono a reggersi da soli senza danneggiarsi, ed è probabile che
l'annata richieda una rilegatura a volumi multipli (rendendo necessario apporre più tag RFID con lo
stesso inventario); inoltre, più sono spessi - e quindi con più articoli - più è probabile che all'utente
serva un solo fascicolo per volta, quindi tenerli sciolti può dare un vantaggio in fase di gestione.
Se una rivista fosse composta da 12 grossi fascicoli, il costo per rilegarli (30/40 euro) non sarebbe
giustificabile di fronte agli scarsi vantaggi, mentre il costo per gestirli “sciolti" con tag sarebbe
minimo (3/4 euro). In una rivista con 52 fascicoli, in cui due o tre annate potrebbero essere rilegate
in un solo volume, il rapporto costi/ricavi è invertito: a fronte di un costo per rilegare l'annata di 4/5
euro (con grandi vantaggi per la salvaguardia dei fascicoli), c'è un costo di 15 euro per taggare i
fascicoli (col rischio di danneggiarli e non gestirne correttamente la movimentazione 20). Certo, i 52
fascicoli vanno gestiti in un modo o nell'altro fino alla rilegatura, che può tardare due o tre anni.
Vanno poi considerate le lacune, che rendono complessa la gestione delle rilegature.
Per le riviste, nella futura biblioteca la registrazione delle transazioni in SOL - siano consultazioni o
prestiti giornalieri - avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca dell'annata, anche se il
problema è reso marginale dall'aumento delle riviste elettroniche. Parlare astrattamente di riviste è
infatti fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie di oggetti:
- la gestione delle riviste con equivalente elettronico non è problematica: la biblioteca diventerà il
deposito storico della copia cartacea e una vetrina in cui gli utenti potranno ancora sfogliare
fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere posizionate in magazzino senza creare
problemi agli utenti e – ovviamente – non sarà necessario dislocarle presso un Dipartimento
- le riviste prive di equivalente elettronico ma di prestigio dovrebbero andare a scaffale aperto. Si
tratta per lo più di standing orders. Se i docenti fossero disincentivati alla loro consultazione in
biblioteca, senza arrivare all'ipotesi di lasciare le riviste presso i dipartimenti (soluzione limite),
si potrebbero trovare soluzioni non penalizzanti per la biblioteca:
a) consentire la prestabilità delle singole annate, specie per gli standing order
b) per gli ultimi fascicoli: creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento/registrazione e la
rilegatura, in cui il fascicolo venga messo a disposizione del docenti (ipotesi pericolosa
perché i fascicoli potrebbero perdersi e rendedere difficoltosa la rilegatura)
c) per tutti i fascicoli: effettuare un DD interno, sotto forma di fotocopia tramite posta interna
- per le riviste di pura consultazione a scaffale aperto, non esistono problemi con i docenti e
l'unico problema gestionale riguarda l'apposizione dei tag RFID
[marzo 2012]
20
la consultazione di 2 fascicoli della stessa rivista (su 52 non è da escludere) non è gestibile in SOL. Dato che l'inventario è legato
all'anno, se si presta un solo fascicolo, in SOL appare prestata l'intera annata (il fatto che riguardi un solo "pezzo" va messo in nota).
39
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
4.3
4.3.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Gestione riviste a magazzino
Parlare astrattamente di riviste è fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano riviste e-only,
riviste cartacee con versione elettronica, quelle cartacee senza formato elettronico ma di prestigio
(categoria ormai ridottissima) e quelle solo cartacee di minore interesse (tipo National geography).
- la gestione delle riviste cartacee con accesso elettronico non è un problema: la biblioteca
diventerà il deposito della copia cartacea su cui si basa l'abbonamento elettronico e una vetrina
in cui gli utenti potranno sfogliare fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere
spostate in biblioteca centrale (e finire in magazzino) senza creare problemi.
- trasferire in biblioteca riviste specialistiche prive di accesso elettronico può creare dei problemi
in quanto i docenti potrebbero essere disincentivati alla loro consultazione se per farlo dovessero
raggiungere la biblioteca. Lasciare queste riviste presso i dipartimenti è una soluzione limite;
altre soluzioni non penalizzanti per la biblioteca e per i docenti:
 consentire la prestabilità - per periodi limitati – degli ultimi fascicoli o annate
 creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento e l'inventariazione, in cui il fascicolo
venga messo a disposizione del docente (ipotesi possibile solo per rivista specialistiche)
 fare una sorta di DD interno, trasmettendo copia dell'articolo desiderato per posta interna
- per le riviste meno significative non esistono - ovviamente - problemi [marzo 2012]
4.3.2
Gestione monografie e altri materiali a magazzino
Le monografie a magazzino non saranno ricollocate, per poterle identificarle rapidamente come tali
dalla collocazione, e saranno sistemate senza spazi di fuga, considerando le collezioni chiuse.
Dato che spesso i volumi provenienti dai vecchi fondi librari non hanno l'inventario registrato sul
volume (o non corrisponde con quello inserito in SOL, che detta legge in fase di prestito), per
consentire di identificare subito e in maniera univoca l'inventario se il volume deve essere
prestato21, tenteremo di apporre all'interno dei volumi una fascetta con serie e inventario. Per i
volumi a magazzino non sono possibili controlli automatizzati, non avendo tag [marzo 2012]
21
Invece di dover cercare il volume in OPAC, identificare l'inventario e inserirlo a mano nel modulo gestione prestiti di SOL.
40
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5
5.1
5.1.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
SERVIZI AL PUBBLICO
APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE
Gestione bancone e apertura
Da febbraio 2014 a ottobre 2014 due biblioteche UNIMI, BGLF e Veterinaria, sono state scelte per
sperimentare l'apertura serale fino alle 23,30 (alle 18,00 sabato e domenica). L'apertura è stata
garantita da studenti 150 ore, personale di una cooperativa e vigilantes. È stata evidenziata una certa
frequentazione delle due biblioteche il sabato e la domenica (fino al 30/40% dei posti), specie nelle
prime settimane, con un successivo calo. La sera la frequentazione è stata minore, specie dopo le
19,00 e particolarmente a Veterinaria; anche in questo caso la frequenza si è ridotta dopo le prime
settimane, arrivando a percentuali marginali (30 utenti a Città studi su 140 posti, il 15%).
In sé e per sé il progetto non è stato un fallimento, ma neanche un successo. Entrambe le strutture
hanno poi evidenziato un bassissimo livello di accesso ai servizi (prestito) e di uso dei volumi: le
biblioteche sono state usate di fatto solo come sale studio. Il declino dei numeri dopo il primo
momento di curiosità indica poi che le reali esigenze di apertura serale sono state sopravvalutate:
d'altra parte, dopo le 17,00 la fine delle lezioni e il progressivo svuotamento delle strutture
didattiche fa sì che le biblioteche aperte finiscono per essere cattedrali nel deserto. È interessante
notare che precedenti esperienze relative alla nostra sala lettura quando chiudeva alle 19,00 avevano
dimostrato che dopo le 18,00 gli utenti si contavano sulle dita di una mano.
Che effetto possa avere tale sperimentazione su come verrà posto il problema del prolungamento
dell'orario di apertura per tutte le biblioteche non è chiaro; ma la richiesta per un'apertura oltre le
18,00 rende molto più complesse – se non impossibili - turnazioni e cambiamenti volontari di orario
incentivati, e rende quasi indispensabile assumere turnisti o ricorrere a cooperative.
Nella nuova biblioteca il bancone (essendo rivolto sia verso l'atrio che verso l'interno della
biblioteca) finisce per far convergere su di sé tutte le richieste degli utenti, generiche o specializzate
che siano. Per questo diventa cruciale l'organizzazione dei turni di servizio.
È ormai chiaro che al bancone bastano due persone (dato che nel 95% dei casi il volume viene
recuperato direttamente dagli utenti e il ricorso al magazzino è minimo), e una terza crea solo
confusione: a causa della complessità delle operazioni da fare (controllo ritardi, prenotazioni,
gestione dei tag e dei pad), risulta infatti difficile trovare attività da svolgere al bancone per coprire
i tempi morti senza creare problemi. Quindi chi resta a disposizione per sanare momentanee carenze
di personale al bancone, o per scendere a magazzino, deve restare nell'ufficio reference. È invece
più critico – come prevedibile – il “controllo” del territorio: oltre ai casi di volumi presi e rimessi
fuori posto dagli utenti, l'uso delle sale inizia a mostrare una eccessiva “confidenza” (uso di
cellulari, oggetti abbandonati etc.) che va controllata.
Per mantenere il presidio al bancone servono 2 bibliotecari la mattina e il pomeriggio, più i turni di
mezzogiorno, il che significa che ogni giorno vengono coinvolte 6/7 persone; tenendo conto delle
sostituzioni in caso di assenza, per coprire i normali turni in pratica sono coinvolti tutti. Nella
definizione dei turni occorre poi tener conto della necessità di distribuire in maniera equilibrata i
prestiti, che sono la principale attività legata al bancone, tenendo conto che alcune persone sono già
“coperte” - in percentuali diverse - dallo svolgimento di attività di back-office. [marzo 2015]
41
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.1.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Apertura fino alle 18,00 : situazione attuale
Le precedenti discussioni ed analisi sono state spazzate via ad inizio 2016 dal fatto che uno dei
nostri bibliotecari ha deciso di cambiare orario, rendendo possibile l'apertura 9,00-18,00.
Va detto che nel corso del 2015 si era assistito ad un intensificarsi della pressione a volte
estemporanea, degli studenti (in particolare dei gruppi rappresentati in Facoltà) per ottenere un
allungamento dell'orario di apertura della biblioteca, prima con interventi presso i consigli di
Dipartimento, poi con una lettera indirizzata al Direttore generale e alla responsabile della
Divisione. Ad essa a inizio dicembre è stato risposto che l'estensione dell'orario proposta avrebbe
richiesto una turnazione, con la contestuale adesione volontaria da parte di alcuni bibliotecari ad un
cambiamento nel loro orario lavorativo, adesione che al momento non c'era; lo sblocco della
situazione veniva quindi rimandato a futuri interventi dell'Amministrazione.
Neanche tre mesi dopo l'adesione volontaria c'era; tenendo conto che un altro bibliotecario aveva
già un orario fino alle 17,30 il posticipo dell'orario di chiusura era inevitabile, anche se con
l'avvertenza: “L'allargamento dell'orario è legato al momento a scelte individuali, ma l'esperienza
potrebbe in seguito essere consolidata nell'ambito di una più complessiva rivisitazione
dell'apertura di servizi di Ateneo”. Il tutto ha comunque richiesto l'attivazione di un contratto 150
ore e una riorganizzazione dei turni non priva di conseguenze su vari aspetti dei servizi tra cui il
reference (cfr infra par. 5.6.3)
Già dopo 2 mesi di sperimentazione si possono trarre alcune conclusioni, sia pur provvisorie.
Le presenze alle 17,30 oscillano tra il 20% e il 30%, vale a dire tra 25 e 40 posti occupati su 124,
leggermente inferiori rispetto a quelle (delle 16,30) dei mesi precedenti, che oscillavano tra il 30 e il
35%, ma non così ridotte come ci si poteva aspettare, indizio che l'apertura prolungata ha un
richiamo non trascurabile. Un ulteriore indizio in tal senso è che in alcuni giorni le presenze alle
17,30 sono uguali, se non perfino superiori, rispetto a quelle alle 13,30. Anche se sono dati
difficilmente confrontabili, durante i primi due mesi della sperimentazione dell'apertura serale a
Veterinaria (dopo di che, come detto sopra, c'è stato un declino dei numeri) alle 17,30 la percentuale
di presenza era il 33,5%, alle 19,30 il 23%, con un successivo calo fino al 9% alle 23,30.
I prestiti attivati tra le 17,00 e le 18,00 sono 61 su 760 totali (8%) ad aprile, e 67 su 886 (7,5%) a
maggio22 : dato che le ore di apertura sono 9, se i prestiti fossero distribuiti omogeneamente nel
corso della giornata ne avremmo in media l'11% l'ora, quindi il 7% non è trascurabile: è probabile
che a quell'ora la biblioteca sia usata anche per le sue risorse e non solo come sala studio. Anche se
i dati sono ancor meno confrontabili, durante tutti i 6 mesi di sperimentazione dell'apertura a
Veterinaria (presumibilmente dalle 18,00 alle 23,00) i prestiti erano stati solo 62.
Per una completa valutazione della questione occorre poi aggiungere che l'Amministrazione al
momento non sembra voler affrontare la questione dell'allargamento degli orari dei servizi mediante
incentivazioni; peraltro, dato che al momento noi copriamo questa esigenza con scelte volontarie,
non saremmo coinvolti da tale incentivazione. Va poi rimarcato che in Facoltà si sta assistendo ad
una progressiva chiusura degli spazi di studio precedentemente offerti agli studenti, per cui la
biblioteca può essere diventata una valvola di sfogo per richieste improprie.
Inoltre, la Biblioteca di Agraria sembra andare in controtendenza rispetto al resto delle biblioteche:
mentre noi aumentiamo l'orario di apertura fino alle 18,00, quelle che prima facevano lo stesso, a
causa di rinunce o trasferimenti del personale che prima assicurava i turni serali, una dopo l'altra
stanno tornando a chiudere alle 17,00/17,30, sintomo della sostanziale fragilità di soluzioni basate
sulla disponibilità individuale. Ma tant'è .…
22
Meno rilevante il fatto che le consultazioni siano 63 su 249, il 25%, perché le consultazioni prodotte da volumi
trovati fuori posto o sui tavoli vengono registrare a fine giornata
42
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.1.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Presenze in sala
La nuova biblioteca è talmente diversa dalla vecchia che la dinamiche di utilizzo vanno rianalizzate
da zero: ciò che cambia non è solo come sono utilizzati i materiali bibliografici, ma anche il modo
con cui gli utenti interagiscono con gli spazi fisici ed – entro certi limiti – il modo stesso in cui la
biblioteca viene vissuta a livello sociale. Probabilmente è cambiato lo stesso rapporto degli utenti
con i bibliotecari. Va aggiunto che la segnaletica è ancora in via di definizione: dato che non è stata
completata la ricollocazione dei volumi, la segnaletica a scaffale è inevitabilmente provvisoria e
anche l'iconografia dei cartelloni andrebbe rivista per migliorarne l'impatto visivo. Il fatto poi che le
collocazioni si basino sulla CDD rende indispensabile riflettere su quali informazioni vadano
comunicate agli utenti. Fatta salva la necessità di abituarli a scorrere gli scaffali usando un codice
numerico particolare come la CDD, la precisione biblioteconomica nelle definizioni potrebbe essere
sacrificata a favore di un'informazione più vicina all'esperienza empirica.
Come prima passo per analizzare le dinamiche di uso della nuova biblioteca, da marzo abbiamo
iniziato a registrare le presenze nelle sale 4 volte al giorno (alle 9,30; alle 11,30 ; alle 13,30 ; e alle
16,30.) I dati hanno mostrato un elevato livello di utilizzo della biblioteca:
- a marzo, ad esempio, le presenze medie alle 9,30 erano il 36% (circa 45 presenti su 124 posti), alle
11,30 il 69% (85 presenti), alle 13,30 il 44% (55 presenti), e alle 16,30 il 36% (45 presenti) ;
- a maggio, alle 9,30 erano al 40%, alle 11,30 al 69%, alle 13,30 al 39% e alle 16,30 al 30% ;
- a ottobre le presenze alle 9,30 erano il 36%, alle 11,30 il 68%, alle 13,30 il 38%, alle 16,30 il 37%.
Simili dati possono portare ad alcune conclusioni (sia pur preliminari) :
1) la percentuale di occupazione massima – prevedibilmente in corrispondenza delle 11,30 - non
supera il 70%, indicando una frequentazione elevata ma lontana dalla saturazione, indizio che la
biblioteca sembra ben dimensionata. Va notato che nel 2014/15 gli iscritti alla Facoltà erano
4227; quest'anno, con l'accesso programmato sono scesi a 3800. È probabile che, raggiunto il
picco massimo di iscritti, gli iscritti scenderanno progressivamente a poco più di 3000. Quindi la
biblioteca sperimenta adesso il massimo livello ipotizzabile di affollamento
2) occorre notare che alle 11,30 in alcuni giorni l'occupazione ha superato l'80% (cioè tra 100 e
110 posti occupati su 124), arrivando in 2 giorni a 121 e 123 posti occupati, equivalenti alla
saturazione. Questi picchi non sembrano avere ragioni particolari, dato che sono distribuiti
stocasticamente. Si nota invece che – prevedibilmente - il venerdì l'afflusso è minore.
3) i livelli minimi di occupazione (alle 9,30 e alle 16,30) superano comunque il 35%, con una
escursione tutto sommato limitata tra massimo e minimo, indizio di una certa stabilità
nell'utilizzo della biblioteca nel corso della giornata. Constatazione prevedibile, in base a
precedenti osservazioni nella vecchia biblioteca, ma comunque significativa.
4) non appaiono difformità nell'uso delle sale, indipendentemente dai materiali bibliografici
esposti, indizio che sono usate soprattutto per lo studio (di materiali propri o della biblioteca) più
che per ricerche tematiche. La sala A, senza prese elettriche ai tavoli è meno usata,
presumibilmente perché evitata da chi usa i PC, altro indizio significativo.
Una recente analisi comparativa sul livello di occupazione dei posti lettura nelle biblioteche di
Ateneo, registrato però 2 volte al giorno, mostra che il nostro livello di occupazione (44%) è vicino
alla media (40%): escluse le poche eccezioni fuori scala [Informatica, Scienze Terra, Lingue], il
livello più alto - come prevedibile - è nelle umanistiche, più frequentate in quanto usate dagli utenti
come laboratori didattici e di ricerca (tra il 69% [BGLF] e il 40% [Filosofia]); poco inferiore per le
scientifiche (dal 59% [Biologica] al 36% [Chimica]); inferiore per le biomediche (tra il 20% e il
34% ). Il nostro livello si pone al secondo posto tra le scientifiche.
[nov. 2015]
43
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.2
5.2.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
CONTROLLO
SALE
E COLLEZIONI
Gestione volumi fuori posto e controlli a scaffale
Astrattamente parlando, il tasso di errore accettabile in una attività al pubblico, per evitare
significative riduzioni dell'efficienza, dovrebbe essere inferiore al 2/3% (anche se l'ideale sarebbe
che scendesse sotto l' 1%).
In una biblioteca a scaffale aperto è inevitabile che una parte dei volumi finiscano fuori posto per
distrazione o per errore. Dato che la nuova biblioteca di Agraria è aperta da pochi mesi, e i nostri
utenti non sono ancora abituati a restituire al bancone o lasciare sui carrelli i volumi presi in
consultazione, i loro tentativi di rimetterli a posto, oltre che impedire la corretta la registrazione dei
movimenti, non possono che aumentare sensibilmente la percentuale di volumi fuori posto.
A maggio, tre mesi dopo l'apertura, un primo controllo degli scaffali ha individuato 650 volumi
fuori posto su 9230, il 7% circa. In teoria questa percentuale avrebbe dovuto indicare quanti volumi
sono stati messi fuori posto dagli utenti in 3 mesi (e in tal caso si tratterebbe di una percentuale da
bollino rosso); in realtà, dato che era la prima ricognizione dopo la ristrutturazione, segnala
semplicemente l'insieme degli errori commessi in fase di ricollocazione dei volumi sia dai
bibliotecari che dagli utenti. E non c'è dubbio che la maggior parte degli errori siano stati prodotti
da noi bibliotecari.
Va notato infatti che nei tre mesi di apertura i volumi a scaffale consultati dagli utenti possono al
massimo essere stati poche centinaia, dato che gli utenti non potevano aver avuto il tempo per
apprezzare ed utilizzare appieno l'offerta bibliografica a scaffale. Per contro, tutti i 9200 volumi
sono stati ricollocati, e quindi sono stati riposizionati a scaffale uno per uno dai bibliotecari o dagli
studenti 150 ore partendo da zero: visto la scarsa conoscenza della CDD da parte degli operatori è
inevitabile ipotizzare che il tasso di errore possa essersi collocato nella fascia alta dei margini di
oscillazione (quindi verso il 5%). Inoltre, per una serie di ragioni (tra cui quella di semplificare la
gestione biblioteconomica dei volumi mantenendo allineata l'attribuzione delle classi e delle
collocazioni), noi abbiamo scelto di utilizzare la CDD "full monty" e non la Dewey ridotta (o,
peggio, la "full" personalizzata o adattata ad hoc, come a volte si fa …), il che però ha complicato
non poco la gestione a scaffale: basta pensare che con CDD analitiche la collocazione non sarà
praticamente mai visibile nella sua interezza sulla costa dei libri. Infine, last but not least, la
ricollocazione dei volumi è stata fatta in fretta, con la biblioteca già parzialmente aperta e questo
non può non aver ulteriormente aumentato il livello medio di errore. A queste condizioni un tasso di
errore del 6/7% deve essere considerato realisticamente inevitabile.
Incrociando gli indizi possiamo quindi dedurne che la stragrande maggioranza dei volumi fuori
posto sia stato in realtà prodotto da attività endogene di risistemazione a scaffale da parte dei
bibliotecari e non dall'attività esogena di consultazione dei volumi da parte di utenti poco educati
all'uso di materiali bibliografici a scaffale aperto.
La mia valutazione è che non più del 5 % dei volumi trovati fuori posto a maggio siano da attribuire
ad attività di consultazione avvenute durante i primi tre mesi, vale a dire circa 10/15 al mese 23.
[nov. 2015]
23
Per questo si è inizialmente deciso di inserire in SOL come consultazioni - oltre ai volumi riportati al bancone dagli
utenti dopo la consultazione – solo il 5% dei volumi trovati fuori posto a maggio (cfr par. 4.2.3)
44
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.2.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ricognizioni a scaffale
A luglio la situazione era la seguente: ai 10.250 volumi destinati a scaffale aperto che dovevano
essere recuperati dai fondi librari fino ad allora interessati dai traslochi (esclusi quindi solo
Agronomia, Coltivazioni e Idraulica), andavano sottratti 783 volumi già dichiarati smarriti in fase di
ricollocazione perché mai rintracciati nei controlli post-trasloco (il 7,6% del totale) e 237 in prestito
vincolato presso i docenti: quindi a scaffale erano stati effettivamente piazzati 9230 volumi.
Ad agosto, approfittando dello scarso utilizzo della biblioteca, è stata effettuata una ricognizione dei
volumi a scaffale usando listati in cui erano segnalati sia i volumi in prestito vincolato ai docenti,
sia quelli precedentemente dichiarati “dispersi” (di fatto volumi mai ricollocati perché non trovati
tra quelli recuperati presso i Dipartimenti durante i traslochi, senza mai essere stati registrati come
prestiti). Quindi i listati fornivano una situazione precisa di quali volumi dovevano essere presenti a
scaffale; se poi un volume non veniva trovato a scaffale, senza che dal listato apparissero delle
“giustificazioni”, si controllava se non fossero in prestito (mensile) ad un utente. Viste le modalità
del controllo, i volumi non trovati in un settore perché fuori posto sarebbero stati inevitabilmente
ritrovati in seguito in un altro settore e viceversa; quindi il controllo doveva necessariamente
segnalare solo i volumi ulteriormente non trovati a scaffale (“spariti” dagli scaffali dopo l'apertura
della biblioteca ?), o quelli ritrovati, benché precedentemente indicati come smarriti.
La realtà si è rivelata tuttavia molto più complessa da analizzare. I controlli di agosto hanno infatti
individuato la “sparizione” a scaffale di altri 118 volumi (l' 1,27% sui volumi presenti) ma anche
l'inopinata “riapparizione” di 24 volumi precedentemente dichiarati smarriti. In entrambi i casi il
dato appariva di difficile spiegazione: anche se l'antitaccheggio può avere delle falle, tenuto conto
del poco tempo passato dall'apertura della biblioteca e del fatto che molti dei volumi “spariti” erano
poco appetibili, era difficile pensare che i volumi fossero stati asportati (né potevano essere fuori
posto, dato che il controllo era stato pervasivo); quanto a quelli riapparsi, o erano stati erroneamente
dati per dispersi e quindi la loro “riapparizione” era solo la correzione di un errore, o erano
effettivamente rientrati in biblioteca dopo la sua apertura, senza però che il rientro fosse stato poi
correttamente gestito a livello amministrativo.
Si è quindi deciso di ricontrollare questi volumi, scoprendo che queste sparizioni/riapparizioni
spesso non erano altro che errori fatti proprio durante il controllo di agosto. Mentre i 24 riapparsi
effettivamente erano a scaffale (dimostrando che in qualche momento delle precedenti attività
progettuali c'era stato un errore), dei 118 volumi “spariti”, 50 sono stati trovati dove erano sempre
stati, al loro posto – o leggermente fuori posto - a scaffale; altri 40 sono stati rintracciati a
magazzino, dove erano tornati a seguito di revisione degli scaffali (ma senza che l'operazione
venisse correttamente gestita, dato che la loro collocazione on-line non coincideva con le fascette,
ancora con collocazioni da magazzino), oppure non s'erano mai mossi da lì (e anche in questo caso
erano erroneamente segnalati a scaffale aperto). Esistono dubbi anche anche sugli ultimi volumi
spariti (fuori posto o mal registrati), in altre parole le cosiddette “sparizioni” sono in realtà per lo
più semplici errori gestionali in fase di ricollocazione, oppure errori durante i controlli.
Come già detto, gli errori non possono essere azzerati, ma solo ridotti: e 114 errori (24 + 90) sono in
effetti l' 1,2% su 9230, una percentuale trascurabile. Il problema è che questi errori sono solo i falsi
positivi/negativi individuati dopo aver “controllato i controlli”, e solo grazie a strumenti informatici
sofisticati in grado di confrontare nel tempo la situazione a scaffale dei volumi, permettendo di
individuare quelli il cui status ad agosto contrastava con il precedente, in assenza di spiegazioni
attendibili. Il che garantisce un metodo (e uno strumento) di controllo efficace, ma assai complesso
da gestire: di fatto i controlli a scaffale non possono che essere fatti a partire da listati, quindi con
una vera e propria ricognizione patrimoniale, con tutte le complessità del caso
[nov. 2015]
45
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.3
5.3.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
CONSULTAZIONI
Consultazione o prestito giornaliero ?
In una biblioteca a scaffale aperto le consultazioni in loco dovrebbero essere gestite direttamente
dagli utenti, prelevando i volumi dagli scaffali e portandoseli al posto di lettura. Per prassi, l'utente è
invitato a non rimettere a posto i volumi (per evitare errori) e a lasciarli sui carrelli o consegnarli ai
bibliotecari, che lo ricollocheranno. Registrare le consultazioni a scaffale aperto è un lavoro in più,
dato che il personale dovrebbe intercettare i volumi in maniera estemporanea prima di rimetterli a
posto, e non produce servizi aggiuntivi, né miglioramenti qualitativi di quelli esistenti. L'unica
ragione per registrare in SOL le consultazioni in loco è legata alla gestione di monografie e riviste
provenienti dal magazzino, quindi non taggate: anche se devono essere solo fotocopiate, per
proteggerle dall'asportazione o si trattiene la carta di identità agli utenti (con tutti i problemi
connessi) o si registrano in SOL le consultazioni. Diversa è la questione se ammettere che alcune
opere non prestabili (le prime copie dei volumi di testo e le riviste) possano uscire dalla biblioteca
come prestiti giornalieri: il trattamento sarebbe comunque conforme alla prassi (se il libro esce è un
prestito), e usare la tipologia “consultazione” per registrarli differenzia a livello statistico questi
movimenti dai normali prestiti.
Certo, nel caso delle prime copie dei libri di testo (prestabili solo in giornata o per il fine settimana)
potrebbe essere valutata l’ipotesi di renderle prestabili per un mese. Al momento su 1900 volumi di
testo, i volumi prestabili in giornata/fine settimana sono 420 (il 22%). I prestiti fine settimana sono
talmente pochi che non si nota nessuna variazione statistica tra la media dei volumi prestati il
venerdì rispetto agli altri giorni (anzi, il venerdì la media scende perché in generale scende
l'affluenza in biblioteca). Sui prestiti giornalieri, analisi svolte in passato mostrano che quelli
generati dai volumi di testo sono il 70%, la metà circa prodotte da 30/40 volumi “best-borrowed”
(=> 3 consultazioni annue - le opere più richieste arrivano a circa 15 prestiti giornalieri annui) e le
rimanenti da qualche decina di volumi consultati una o due volte l’anno. Comunque le si consideri,
queste statistiche fanno nascere parecchie perplessità, dato che i prestiti giornalieri richiedono
controlli più stringenti rispetto ad un prestito mensile, in cui esistono giorni di elasticità per
organizzare i controlli: il rapporto costo/ricavi è quindi molto meno positivo di un normale prestito.
Se poi un testo viene preso una o due volte l’anno, il suo apporto appare talmente marginale che
farlo diventare prestabile non toglierebbe nulla al servizio di consultazione. Certo, rendere prestabili
per un mese le prime copie dei libri di testo rischia di impedire consultazioni “fisiologiche” (quelle
per controllare velocemente dei dati, che non sostituiscono un prestito mancato). Inoltre, un tale
passaggio non può che far diminuire il numero delle transazioni: un volume prestabile in giornata/
fine settimana può generare molti prestiti giornalieri e un massimo di 50 di fine-settimana ogni
anno; trasformato in volume prestabile per un mese ne può generare 12. Proiettato su centinaia di
volumi un tale passaggio può produrre una certa riduzione nel numero dei prestiti. In effetti, mentre
tra il 2001 e il 2003 c'è stato un incremento dei prestiti, tra il 2004 e il 2007, pur in presenza di un
aumento degli iscritti alla Facoltà (come detto, c'è una correlazione tra utenti e prestiti erogati), i
prestiti sono rimasti stabili, perché proprio in quegli anni la biblioteca aveva reso prestabili per un
mese le seconde copie dei volumi di testo, fino ad allora prestabili solo per il fine settimana; anche
se contestualmente la biblioteca aveva iniziato ad acquisire ulteriori copie dei volumi di testo,
cambiare la prestabilità a 200 volumi ha bloccato per 4 anni l'incremento quantitativo dei prestiti24.
Per le riviste il problema della scelta tra consultazione in loco e uscita dalla biblioteca invece è reso
ormai marginale dalla crescente percentuale di riviste e-only. [set. 2011]
24
oltre a produrre una forte diminuzione delle consultazioni (tra il 2004 e il 2006 c'è stato un tracollo da 4160 a 2300)
46
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.3.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Gestione consultazioni
Da maggio 2015 la Div. biblioteche fa registrare le consultazioni in loco (una settimana al mese), in
modo da poterne valutare il numero annuo. La difficoltà di intercettare simili movimenti in una
biblioteca a scaffale aperto sono evidenti: fin dall'inizio è stato chiaro che lo sforzo di registrarli ha
senso solo se è un'occasione per instaurare prassi di consultazione corrette da parte degli utenti.
Inizialmente si è quindi deciso di registrare le consultazioni in loco tutti i giorni, non solo durante le
settimane canoniche, e in SOL. Inoltre, sempre inizialmente, avevamo considerato consultazioni il
5% dei volumi trovati fuori posto (valutandoli come potenzialmente prodotti da prelevamenti di
volumi da scaffale non conclusi correttamente) al pari dei volumi riportati al bancone dagli utenti:
pur con tutti i limiti metodologici, questo mix rappresentava realisticamente la dinamica delle
consultazioni in base dei dati allora disponibili.
Va ricordato che noi usiamo le consultazioni SOL per registrare i prestiti giornalieri (con uscita
dalla biblioteca) di opere non prestabili: per gestire le consultazioni in loco usiamo un utente fittizio
("CONSULTAZIONE AGRARIA"). I volumi prelevati a magazzino – non essendo protetti dai tag
antitaccheggio - continueranno ad essere registrati come prestito giornaliero attribuito ad uno
specifico utente o su moduli cartacei (trattenendo la carta di identità) per gli esterni.
Se le settimane di statistiche passate alla Divisione fossero state un campione statisticamente
significativo avrebbero portato a una stima di 2200 consultazioni annue SOL, a cui aggiungere
quelle manuali (circa 200), arrivando a 2600 consultazioni in loco l'anno. Resta il fatto che, inserire
in SOL i volumi trovati fuori posto solo durante le settimane di test ha parzialmente falsato i dati,
creando una ulteriore dissimmetria tra quelli forniti alla Divisione e quelli registrati in SOL. La
complessità dei controlli a scaffale rende poi difficile ipotizzare di poterli fare con continuità: nella
migliore delle ipotesi potranno essere fatti una o due volte l'anno, il che, però, rende
irrimediabilmente incoerenti tutte le statistiche basate su di esse. [agosto 2015]
Per questo a partire da settembre si è deciso di standardizzare la gestione delle consultazioni in
loco: tutte, anche quelle degli esterni, sono registrate in SOL e la registrazione dei volumi non
correttamente restituiti dagli utenti avviene solo per quelli trovati palesemente fuori posto in
giornata.
Con questa nuova gestione le consultazioni registrate in SOL arrivano a 1.51125, di cui 1337
consultazioni in loco (registrate all'utente “CONSULTAZIONE AGRARIA”) e 174 prestiti
giornalieri (registrati al singolo utente e con uscita dei volumi dalla biblioteca). Per questi ultimi i
risultati sono alquanto inferiori rispetto alle previsioni (erano stimati a 300), mentre le consultazioni
in loco, essendo registrate per la prima volta, non erano state oggetto di previsioni. Il calo anomalo
dei prestiti giornalieri può tuttavia far presumere che le consultazioni in loco ne stiano assorbendo
almeno un 40/50% (pur tenendo conto che operano su materiali diversi, dato che le consultazioni in
loco riguardano anche volumi prestabili, i prestiti giornalieri solo volumi non prestabili).
Le consultazioni in loco l'anno prossimo – il primo completo e con dati relativi a tutti i giorni potrebbero arrivare a 3000: non poche, ma pur sempre marginali rispetto ai prestiti mensili, ormai in
ascesa verso quota 10.000. In ogni caso, dato che stiamo ancora ricollocando i fondi librari
recuperati, le dinamiche di consultazione di tali materiali sono poco prevedibili. [nov. 2015]
25
di cui 154 (10,2%) derivano da materiali dislocati a magazzino
47
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.5
Agg.: 12/07/16
Genesi
PRESTITO VOLUMI
Per i prestiti, la quantità delle transazioni dovrebbe dipendere essenzialmente da due parametri:
numero utenti e volumi a disposizione. In passato è infatti risultato chiaro che la curva dei prestiti
era sovrapponibile a quella degli iscritti alla Facoltà, segnalando una correlazione lineare tra i due
fattori; quanto al patrimonio, c’è ovviamente una correlazione tra numero dei volumi e prestiti.
Una biblioteca non può intervenire sulla dimensione del proprio bacino di utenti, dato che questo
dipende da fattori fuori dal suo controllo: dinamiche demografiche, politiche in materia di
istruzione, la specificità della Facoltà di cui fa parte etc.). In definitiva, gli utenti sono quelli che
sono e vanno considerati come una variabile indipendente. Quanto al numero di volumi, dipende
per lo più da fattori storici pregressi, ed è quindi anch'esso una variabile indipendente, in lento
aumento (se non sostanzialmente stabile) a causa della ridotta dinamica delle nuove acquisizioni.
La dinamica dei prestiti può poi essere influenzata - aumentando o diminuendo questa probabilità
media - da come gli utenti usano i servizi della biblioteca: l'assiduità con cui la frequentano, il
livello di informazione sulle risorse e sui servizi, i diversi approcci didattici, sono tutti fattori che
possono incrementare il tasso di utilizzo della biblioteca, e quindi avere un effetto moltiplicatore
sulle transazioni. Si tratta però di fattori difficili da valutare, in cui dati oggettivi si mischiano ad
aspetti psicologici e percettivi per loro natura elusivi. Ben più importante è il diverso modo in cui le
biblioteche delle varie aree disciplinari sono utilizzate dagli utenti: è probabile che gli studenti delle
umanistiche usino maggiormente la biblioteca come laboratorio didattico e di ricerca, quindi
utilizzino in maniera maggiore i volumi rispetto alle biblioteche scientifiche o biomediche (in cui
parte dell'attività didattica viene svolta nei laboratori o negli stage). [marzo 2015]
A parte ciò, quel che può far aumentare la probabilità che un volume venga chiesto in prestito, è il
fatto che una biblioteca riesca a centrare la propria politica di acquisti sulle esigenze dei propri
utenti. Da due o tre anni, da quando cioè sono stati collocati in un fondo a parte), grazie alle
statistiche sappiamo che i volumi di testo contribuiscono all'incirca al 65% dei prestiti mensili : ad
esempio nel 2014 su 5100 prestiti mensili 3530 sono riferibili ai soli volumi di testo (69%), nel
2015 su circa 8150 prestiti mensili 5280 sono riferibili ai testi (64%). Si tratta di una percentuale
elevata, ma minore di quella attesa (in assenza di precise statistiche si ipotizzava che fosse del
75%/80%, se non superiore).
Va detto tuttavia che noi, senza averli potuto definire formalmente “di testo” perché non adottati
come tali nei nostri corsi, possediamo volumi che sono considerati di testo in altre Facoltà: quindi
nelle statistiche le movimentazioni relative a tali volumi non appaiono formalmente tra quelle
assegnate ai prestiti dei volumi di testo, perché non riferibili esplicitamente al nostro fondo di
volumi di testo; ma di fatto – in un modo o nell'altro - sarebbero prestiti relativi alla didattica, e
quindi andrebbero probabilmente aggiunti ai prestiti ufficialmente attribuibili ai volumi di testo. Il
problema è che non possiamo quantificarli. È probabile quindi che in una biblioteca universitaria il
grosso delle richieste si concentri sui volumi di testo, ma abbiano un ruolo notevole anche le
monografie tematiche: quindi l'adeguatezza del patrimonio alle esigenze dei propri utenti coincide
in buona parte con la quantità dei volumi di testo acquisiti, ma in parte consistente con il costante
aggiornamento.
Completamente diversa è l’analisi sui prestiti per la ricerca: qui la dinamica dipende da come è
impostata la policy sui rapporti con la docenza. I prestiti vincolati generano per definizione un
prestito l’anno, assicurando uno zoccolo duro sul totale dei prestiti, una sorta di massa inerziale da
non sottovalutare.
[dic. 2015]
48
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.3.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
Dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e proiezioni future
I prestiti della sola biblioteca centrale nel 2010 sono stati 3474, di cui 3075 mensili e 399 di volumi
prestati in modo vincolato ai docenti; nel 2011 4919, di cui 3435 mensili + 198 proroghe, 688 ai
docenti, più 598 prestiti giornalieri (registrati come consultazioni per differenziarli dagli altri
prestiti, ma con uscita del libro dalla biblioteca); nel 2012 5666, di cui 3990 prestiti mensili + 386
proroghe, 461 a docenti e 829 giornalieri; nel 2013 6297, di cui 4604 mensili + 666 proroghe, 380
ai docenti e 684 giornalieri.
I prestiti dell'intera Facoltà nel 2010 sono stati 4692, di cui 3257 mensili e circa 1400 ai docenti;
nel 2011 6095, di cui 4625 mensili + 198 proroghe, 688 ai docenti, più 598 prestiti giornalieri (con
uscita del libro dalla biblioteca); nel 2012 7092, di cui 4229 prestiti mensili + 415 proroghe, 1577
prestiti ai docenti e 871 giornalieri; nel 2013 7678 prestiti, di cui 4754 mensili + 684 proroghe,
1543 ai docenti e 684 giornalieri. Va notato che nel 2012 le statistiche delle ex-biblioteche
decentrate apparivano incoerenti, quindi sono stati riviste: i prestiti del Distam sono stati stimati a
1096 (858 a docenti – depurati dai “falsi positivi” – 200 a studenti, 12 proroghe e 26 giornalieri),
quelli di Entomologia a 330 (258 a docenti, 39 a studenti, 17 proroghe e 16 giornalieri).
Nel 2014 le statistiche hanno incorporato i fondi librari assorbiti, arrivando a 8506 prestiti, di cui
5107 mensili + 1023 proroghe, 1647 ai docenti e 549 giornalieri; era tuttavia possibile – sia pur con
qualche approssimazione - individuare l' “apporto” dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca
centrale: 6812 prestiti, di cui 4992 mensili + 900 proroghe, 400 ai docenti e 520 giornalieri.
L’analisi sulle dinamiche interne è complessa, tuttavia alcuni elementi possono essere rimarcati:
1) i prestiti giornalieri (relativi alla sola biblioteca centrale) sono in costante diminuzione; le
proroghe hanno avuto invece un notevole aumento, anche rispetto agli altri movimenti
2) i prestiti mensili (per studenti o altri utenti) della sola biblioteca centrale fino al 2014 sono
aumentati tra il 15% e il 10% l'anno, sintomo di una dinamica ormai assestata. La curva di
incremento dei prestiti relativi all'intera Facoltà si sovrappone quasi perfettamente a quella
della biblioteca centrale: fatto non sorprendente, visto che il 95% di tali prestiti deriva dalle
vecchie collezioni della ex-biblioteca centrale.
3) la curva dei prestiti ai docenti è in leggera flessione, ma i dati contengono un certo grado di
incoerenza, dato che questo tipo di prestito è stato gestito dalle biblioteche di Dipartimento
con modalità alquanto discutibili (al punto è stato necessario normalizzare i dati ex-post).
4) i prestiti globali (mensili + ricerca + proroghe + giornalieri) hanno avuto una dinamica
simile a quella dei soli prestiti mensili. Ma a questo livello di aggregazione si nota una
costante diminuzione del trend di crescita, presumibilmente a causa dell'effetto anticiclico
della diminuzione dei prestiti giornalieri e della staticità dei prestiti per la ricerca
Se correliamo i prestiti con gli iscritti alla Facoltà, fino al 2006 le due curve si sovrappongono,
indicando che il numero di prestiti dipendeva linearmente dagli iscritti. Tra il 2007 e il 2010 le due
curve divaricano, e quella dei prestiti mostra una inclinazione sensibilmente maggiore, indice di
una dinamica accelerata rispetto al trend relativamente stabile degli iscritti. Dal 2011 la curva dei
prestiti si impenna, e aumenta enormemente il differenziale con la curva degli iscritti, indizio del
fatto che la dinamica dei prestiti non è più correlata linearmente a quella degli iscritti, ma vi
aggiunge un overdrive positivo.
Probabilmente le nostre politiche di acquisto, centrate sui volumi di testo, e le nuove modalità di
prestito (proroghe e richieste on-line), hanno innescato una dinamica autonoma rispetto a quella
degli iscritti. Aggiungere all'analisi i fondi librari accorpati non dovrebbe cambiare sostanzialmente
le conclusioni, dato che i loro volumi non incidono molto sui normali prestiti; ben maggiore
potrebbe essere l'incidenza dell'accorpamento dei fondi sui prestiti per la ricerca; ma per questi
movimenti la dinamica è per lo più basata sulla policy dei rapporti con la docenza. [nov. 2014]
49
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.5.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Le dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca
Tenendo conto dell'analisi fatta nel precedente paragrafo, a gennaio 2015, dopo aver elaborato le
statistiche 2014, erano state fatte anche le previsioni tendenziali per il 2015, ipotizzando un
aumento del 10% circa, in linea con il trend di aumento medio.
La nuova biblioteca è stata aperta a metà gennaio, e già a marzo i dati relativi ai primi tre mesi si
rivelavano migliori del previsto, con aumenti rispetto ai corrispondenti mesi del 2014 superiori al
50%, e poi assestati attorno al 60%, al punto da costringere ad elaborare un secondo grafico con i
tendenziali corretti. Un tale exploit assume un valore ancora maggiore se lo si correla con la curva
degli iscritti alla Facoltà (quasi piatta rispetto al 2013-4) e con il fatto che i volumi recuperati
durante l'accorpamento sono stati messi a disposizione degli utenti con molta lentezza a causa delle
complesse operazioni di riordino. L'ulteriore impennata della curva dei prestiti rispetto al normale
trend degli anni precedenti non può quindi che essere stata determinata dall'apertura della nuova
struttura in sé e per sé, grazie alla maggiore accessibilità acquisita dal materiale esposto a scaffale
aperto. Anche da questo punto di vista quindi, il progetto della nuova biblioteca sembra essersi
dimostrato azzeccato e sta dando i frutti sperati. [sett. 2015]
Le statistiche finali 2015 sono di 11.526 prestiti, di cui 8157 mensili + 1591 proroghe, 1604 prestiti
ai docenti e 174 giornalieri, più 1337 consultazioni in loco registrate in SOL. Non è più possibile
individuare in maniera affidabile l' “apporto” dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca,
mentre sappiamo che volumi di testo generano 5280 prestiti (il 64% del totale). I prestiti derivati da
materiale dislocato a magazzino sono stati 155 (1,8% del totale), mentre nell'analisi progettuale [cfr
par. 1.2] si era stabilito che idealmente tali movimenti (più complessi da gestire di quelli a scaffale
aperto) non dovevano essere più del 5% : quindi anche da questo punto di vista il progetto funziona.
La valutazione dell'aumento dei prestiti è complessa, dato che a dicembre 2014 e gennaio 2015 la
biblioteca è stata aperta due settimane in meno (per i lavori in vista dell'apertura). Inoltre, visto che
la dinamica della nuova biblioteca è sconosciuta, e serve un'analisi sul trend, si è preferito
monitorare gli aumenti dei prestiti mensili (esclusi i prestiti ai docenti, che – come si è detto –
hanno una dinamica a parte) mese per mese: tra febbraio 2014 e 2015 c'è stato un incremento del
62% (da 394 a 640), a marzo del 72% (da 488 a 839), ad aprile dell'80% (da 383 a 690), a maggio
del 38% (da 556 a 768), a giugno del 53% (da 463 a 710), a luglio del 55% (da 350 a 543), ad
agosto del 300% (da 27 a 82), a settembre del 78% (da 402 a 714), ad ottobre del 38% (da 791 a
1095), a novembre del 60% (da 510 a 814).
Aumento annuo (supponendo che le anomalie 2014/15 si compensino): 59% (da 5107 a 8157).
Come si vede, dopo una piccola “esplosione” post apertura tra febbraio e aprile (creata
probabilmente dalla novità della biblioteca) l'aumento in media si è ormai assestato al 60%.
Difficile capire se si possa incrementare: molti margini di miglioramento sono legati a come
verranno impostati i servizi a livello d'Ateneo. [dic. 2015]
Anche nel 2016 appare evidente un trend in aumento, sia pure con dinamiche minori rispetto al big
bang del 2015. Escluso gennaio 2016 (834 prestiti, ma inconfrontabile con gennaio 2015 - vedi la
nota sopra), tra febbraio 2015 e 2016 c'è stato un incremento del 17% (da 640 a 750), a marzo del
7,8% (da 839 a 905), ad aprile del 10% (da 690 a 759), a maggio del 15,4% (da 768 a 886)), a
giugno inalterato (da 768 a 768). Aumento annuo: 12% ca. (da 8157 a 9300). [maggio 2016]
50
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.5.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
Indici di circolazione
Una recente indagine effettuata dalla Divisione biblioteche sulla percentuale di volumi prestabili e
sull'indice di circolazione nelle biblioteche di Ateneo ha fornito interessanti elementi di valutazione.
Va detto però che i dati risalgono al 2013, quindi per quanto riguarda la biblioteca di Agraria
l'analisi non è solo datata (limitandosi a dare un fermo-immagine del passato), ma – soprattutto fuorviante: nel 2013 le biblioteche esistenti erano due, i fondi recuperati e messi a disposizione due
o tre su 11 e le dinamiche dei prestiti erano ancora quelle della sola vecchia biblioteca (e - molto
parzialmente - dell'ex-Distam e dell'ex-Entomologia), mentre adesso la biblioteca è una sola, i fondi
sono tutti recuperati e la percentuale dei volumi prestabili sta rapidamente salendo.
Va poi detto che usare come indice il rapporto prestiti/volumi prestabili non è del tutto conforme
agli standard, che si basano di solito sul rapporto tra prestiti e volumi totali o su quello tra prestiti e
volumi dopo una certa data. Di fatto introduce una variabile in più, dato che l'indice non verrebbe
variato solo dall'aumento o dalla diminuzione dei prestiti (al numeratore), ma anche se cambiassero
- per scelte politiche o ragioni biblioteconomiche - le percentuali di volumi prestabili (al
denominatore); mentre, se il denominatore fosse il numero totale dei volumi posseduti, sarebbe per
lo più in lentissimo aumento (a causa del numero spesso esiguo di nuove accessioni, contrastate
peraltro dalle disinventariazioni), se non quasi invariante. In ogni caso, quello per data viene di
solito usato per escludere gli effetti distorsivi creati in alcune biblioteche di conservazione da una
elevata percentuale di volumi obsoleti (quindi poco utilizzati), rispetto a biblioteche più recenti, che
dispongono mediamente di volumi più “appetibili”; e quello per volumi prestabili in parte potrebbe
servire proprio ad escludere i materiali di conservazione e a ridurre questi effetti distorsivi. Ridurre,
non eliminare, perché i volumi esclusi dal prestito non sono sempre e solo i più vecchi (anzi, a volte
potrebbe essere l'opposto).
L'indagine ha anche mostrato le solite differenze tra biblioteche, indizio evidente che all'interno del
nostro sistema bibliotecario convivono diverse tipologie di biblioteche (in prima approssimazione
coincidenti con le aree disciplinari), tra di loro strutturalmente e funzionalmente divaricanti:
- sulla percentuale di volumi non prestabili le umanistiche si dividono in due: c'è chi supera il
50% [BGLF, Arte – 82% ! - e SAFM], chi oscilla tra il 50% e il 15%. L'indice di circolazione
oscilla tra un minimo del 6% a BGLF e un massimo del 20% a Filosofia.
- le scientifiche hanno una percentuale di volumi non prestabili molto variabile: a volte di circa il
50% [Agraria, Biologica, Chimica], altre volte minore delle umanistiche (10%/25%) [Fisica,
Informatica, Matematica, Terra]. L'indice di circolazione è altrettanto variabile.
- le biomediche hanno una percentuale di volumi non prestabili variabile: dal 77% a Medicina al
30% al S. Paolo. L'indice varia anche di più (tra il 3% di Farmacologia e il 116 [!] di Vialba).
Il caso delle umanistiche e delle biomediche mostra con chiarezza che non c'è un rapporto diretto
tra elevato tasso di prestabilità e indice di circolazione: a BGLF l'indice di circolazione (6%) è
basso e si potrebbe pensare che lo sia proprio a causa dell'abnorme numero di volumi non prestabili
(62%), ma è basso anche a Lingue (7%) nonostante un basso livello di volumi non prestabili (30%),
mentre è – relativamente – alto a SAFM (18%) nonostante l'alta percentuale di volumi non
prestabili (56%). A Vialba l'indice è alto (116%) e a Veterinaria basso (14%) anche se la
percentuale di volumi non prestabili è simile (46% e 48%). A Farmacologia (3%) è bassissimo e la
è anche la percentuale di volumi non prestabili (36%), a Medicina i volumi non prestabili sono il
77% ma è alto anche l'indice di circolazione (77%). Se c'è una logica, va individuata biblioteca per
biblioteca, nella diversità delle collezioni, nel rapporto con gli utenti, nel modo con cui sono erogati
i servizi, probabilmente anche nella storia di ogni biblioteca.
51
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Il fatto che il livello medio dell'indice di circolazione sia tutto sommato basso anche se è alta la
percentuale di volumi prestabili ha una evidente – e banale – spiegazione matematica: dato che
l'indice si basa sul rapporto tra volumi prestabili e prestiti, se il denominatore aumenta perché
aumenta la percentuale di volumi prestabili, l'indice non può che diminuire a meno che il
denominatore non venga aumentato proporzionalmente. Ma questo dovrebbe avvenire operando su
fattori non presenti nell'equazione (il numero di utenti e la probabilità che un volume venga preso in
prestito). Il numero degli utenti – come detto prima - è una variabile indipendente; per aumentare la
prestabilità media va aumentata l'utilità dei volumi in rapporto alle esigenze degli utenti, il che, in
una biblioteca universitaria in cui il grosso dei prestiti nasce dai volumi di testo, non e' semplice.
Inoltre, nella probabilità media che un volume venga chiesto interviene il suo interesse scientifico,
che coincide con il fatto che sia di recente pubblicazione: quindi entra in gioco l'aggiornamento dei
materiali bibliografici, con tutti i problemi che comporta: costi, concorrenza creata dal maggior
aggiornamento delle ricerche pubblicate su riviste etc.
Tutti questi fattori sono all'opera nel caso di Agraria: l'indice di circolazione del 20% (nel 2013,
prima dell'unificazione) nasce dal rapporto tra 6.000 prestiti e 30.000 volumi prestabili esistenti
allora nell'insieme della Facoltà; dopo l'unificazione i volumi prestabili saliranno a 50.000, e per
mantenere lo stesso indice serviranno più di 10.000 prestiti. Vero è che i prestiti si stanno in effetti
avvicinando a quel limite, grazie soprattutto ai prestiti dei volumi di testo, dato che il nostro
patrimonio di volumi di testo negli ultimi anni ha avuto un fortissimo incremento.
L'analisi sul rapporto tra dinamica dei prestiti ad Agraria e livello di aggiornamento scientifico è più
complessa. Più i volumi sono obsoleti, meno probabile è che vengano chiesti in prestito; oltre gli
anni 80/90 l'interesse degli utenti dovrebbe quindi degradare rapidamente (salvo che per poche
discipline a minor tasso di obsolescenza come entomologia, patologia vegetale e biologia delle
piante) arrivando in breve ad un interesse marginale, per poi a ridursi ulteriormente - con una curva
asintotica – fino ad azzerarsi. La struttura patrimoniale della nostra biblioteca in base alla vetustà
dei volumi ha una forma a clessidra: per anni è stata sostanzialmente una biblioteca di
conservazione, quindi possiede molti volumi storici, se non obsoleti (che tendenzialmente non
producono prestiti); c’è però stato un notevole incremento di acquisti dal 2000 in poi, garantendo un
numero elevato di volumi recenti (in grado di produrre un numero significativo di prestiti). Al
momento poi non è facile valutare quanto possa incidere sull'attrattività media del materiale
bibliografico posseduto dalla nostra biblioteca l'aggiunta al patrimonio dei volumi recuperati dai
fondi librari accorpati: molti sono obsoleti, ma altri possono senza dubbio rivelarsi interessanti.
Tuttavia l'equilibrio finale non è facilmente prevedibile, se non si dispongono di serie storiche
sufficientemente estese nel passato, in grado di correlare i prestiti con la distribuzione per disciplina
e per anno di pubblicazione dei volumi. E le nostre statistiche di circolazione, che comunque
risalgono a pochi anni fa, sono inesorabilmente limitate e poco significative, perché quello dei fondi
accorpati è materiale per lo più mai prima messo a disposizione degli utenti e di cui quindi non
possiamo conoscere le dinamiche di uso.
Inoltre, noi stiamo agendo attivamente su entrambe le grandezze su cui si basa l'indice di
circolazione: da una parte stiamo disinventariando una tale quantità di volumi da ridurre
sensibilmente il denominatore; dall'altra, stiamo anche catalogando centinaia di volumi recenti mai
trattati prima, producendo sì un lieve aumento del denominatore, ma anche creando le condizioni
per un aumento dei prestiti, e quindi contribuendo ad incrementare ulteriormente il numeratore. Ma
il fattore più importante che sta agendo con forza sul numeratore, ovviamente, è l'aumento più che
lineare dei prestiti generato dall'apertura della nuova struttura.
Ad Agraria, quindi, non solo i parametri in gioco stanno continuamente e profondamente
cambiando (senza che sia facile capirne l'effetto cumulato), ma stiamo anche intervenendo
attivamente per modificarli, introducendo effetti di retroazione nel sistema, e quindi aumentandone
il livello di non-linearità e rendendolo sempre meno predicibile (anche se - occorre ricordarlo - i
sistemi non-lineari sono deterministici). [dic. 2015]
52
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.5.5
Agg.: 12/07/16
Genesi
Carichi di lavoro relativi ai prestiti
Il numero dei prestiti previsti nella futura biblioteca centralizzata (10.000) è al limite massimo dei
carichi di lavoro gestibili da un FTE, in base alle piante organiche 2009. È possibile che nella nuova
biblioteca si possa ottenere una maggiore efficienza legata all'uso di RFID, alla migliore struttura
dei locali e dell'organizzazione del lavoro, ma si tratterebbe comunque di un effetto marginale.
Per contro, la gestione delle prenotazioni, richieste e proroghe on-line è ben più complessa della
semplice gestione del prestito in loco: i nostri utenti non capiscono la differenza tra richieste e
prenotazioni e tendono a confondersi; alcuni di loro possono chiedere/prenotare più copie dello
stesso volume aumentando la confusione e rendendo complessa la gestione delle richieste; il
sovrapporsi di prenotazioni sullo stesso volume rende necessaria una notevole attenzione al
bancone. Tutto questo non può che aumentare notevolmente i carichi di lavoro: di fatto le recenti
discussioni sulle piante organiche parte dall'ipotesi che i nuovi carichi di lavoro siano di 6.000
prestiti per FTE. Di conseguenza la gestione dei prestiti produce un carico di lavoro di circa 1,5
FTE, il che significa che - a causa dei turni e delle assenze - per mantenere un'organizzazione del
lavoro razionale al bancone i carichi di lavoro saranno mediamente coperti da almeno 5/6 persone.
Un numero di prestiti vicino ai 10.000 potrebbe far ipotizzare l'utilizzo di self-check per
automatizzare completamente le procedure di prestito. Questa ipotesi deve però essere valutata
mediante con un’analisi costi/ricavi: l'apparecchiatura dovrebbe costare attorno ai 20.000 euro (più
la quota di manutenzione annuale), mentre appare incerto il reale vantaggio ottenibile facendo “a
meno” di una persona: è vero che un FTE costa circa 30.000 euro 26, ma questo è un costo che non
grava direttamente sulla struttura, quanto piuttosto sul bilancio generale dell'Ateneo (che quindi non
può essere inserito tout court in una valutazione costi/ricavi effettuata a livello della singola
struttura). Il personale recuperato poi non potrebbe essere facilmente riutilizzato, visto che un
presidio al bancone va comunque tenuto. Quindi l'ipotesi appare poco praticabile.
Va poi tenuto conto del fatto che non tutti i prestiti possono essere automatizzati: le migliaia di
prestiti ai docenti sono erogati in regime di back-office (quindi non saranno mai trattati dal selfcheck); anche i prestiti legati a prenotazioni e rinnovi difficilmente potranno essere automatizzati.
Quindi il rapporto costi/ricavi va fatto calcolando il "risparmio" della mano d'opera relativa a
poco più di un terzo dei prestiti totali, con un evidente decadimento del dato di base. [set. 2011]
[set. 2012]
È difficile che la nostra biblioteca possa attrarre utenti esterni anche stringendo accordi con
categorie professionali (agronomi, esperti di tecnologie alimentari etc.): per attrarle occorrerebbe
garantire loro l'utilizzo delle risorse ad accesso limitato come banche-dati e riviste e-only, il che è
impossibile a causa dei contratti in essere, vincolati ad uso non commerciale: per giustificare l'uso
di risorse vincolate ad utenti esterni occorre farsi pagare, ma questo impedirebbe nella maggior
parte dei casi di utilizzarle proprio per utenti esterni (una sorta di "comma 22") .
26
astrattamente l'investimento in un self-check verrebbe assorbito in due anni, consentendo guadagni dal terzo anno in poi
53
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.6
5.6.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
DD/ILL, REFERENCE E RICERCHE IN RETE
Tendenze strategiche ed evoluzione del DD
Come detto nella seconda parte di questo progetto, le prospettive sono segnate da tendenze di fondo
difficilmente eludibili: disintermediazione, diminuzione degli acquisti, crescente centralizzazione
delle politiche bibliotecarie e dell’offerta dei servizi. Sono tutti fattori destinati ad avere effetti
profondi sui DD/ILL. Ad esempio, il prevalere dell’e-only a livello nazionale (big deal, CARE) e la
contestuale diminuzione dei cartacei dovrebbe far diminuire i DD: le strutture di ricerca italiane
finiranno per avere tutte a disposizione più o meno le stesse risorse big deal, mentre quelle di
proprietà “riservata” delle biblioteche (cartacei e on-line) diventeranno sempre più marginali.
Gli effetti sono comunque complessi da analizzare perché intrinsecamente contraddittori: dato che
il DD è sia attivo che passivo, eliminare riviste cartacee diminuisce le richieste dall'esterno ma fa
aumentare quelle verso l'esterno (per sostituire gli articoli non più disponibili). Anzi, se le riviste da
chiudere fossero fra quelle meno soggette a richieste dall'esterno ma più scaricate internamente, tali
chiusure selettive potrebbero perfino far aumentare il numero di DD.
Ancora più complesso da valutare è l'impatto su DD/ILL dei nuovi strumenti di ricerca (ad esempio
SFX): da una parte la semplicità d'uso potrebbe incrementare i DD per il fatto di poter seguire
l'impulso del momento e di non dover venire fisicamente in biblioteca per effettuare la richiesta;
dall'altra, una volta che l'utente scoprisse di non poter scaricare l’articolo e basta, che ci vorranno
giorni per ottenerlo e dovrà comunque recarsi in biblioteca, potrebbe essere spinto a desistere e
ripiegare su risorse più facili da ottenere con un click (rinunciando a risorse più adeguate). Una
simile situazione è destinata a portare a richieste inutili o incoerenti (DD per documenti fisicamente
posseduti dall'Ateneo o per articoli in cinese da parte di chi il cinese non lo sa), ripensamenti (a
pagamento ? ah, no, allora no). SFX et similia in un certo senso "ingannano" gli utenti sulla facilità
nel poter recuperare un documento, obbligando i bibliotecari ad un lavoro di screening per
individuare le richieste valide in mezzo a quelle incoerenti.
Di fronte a queste tendenze contrastanti appare difficile prevedere se i DD ad Agraria diminuiranno
o aumentaranno: probabilmente potranno aumentare solo se si riuscirà a catalogare le nostre risorse
in ACNP e ad avere un rapporto più integrato con i nostri utenti [mag 2012]
Nel 2013 i DD delle 3 biblioteche allora attive erano 846, nel 2014 il dato è apparentemente salito a
1102 (+ 30%), nel 2015 sceso a 758 (- 31%), mentre il tendenziale 2016 è di 550 DD. Sembrerebbe
che prima ci sia stato un forte aumento e poi un'altrettanto rapida discesa. In realtà una parte di
questo andamento anomalo dipende da errori di rilevazione avvenuti nel 2014: buona parte dei DD
del Distam sono stati registrato 2 volte, una in NILDE e una nel nostro gestionale e poi sommate
nelle statistiche. Togliendo 250 DD dal 2014, la curva assume un andamento più regolare e più
corretto; ma la curva rettificata segnala comunque una diminuzione dei DD, ancor più accentuata
nel 2016.
Non disponendo dei dati relativi al trend durante gli ultimi anni relativamente alle altre biblioteche,
non è possibile capire se la nostra tendenza segue l'andamento generale o manifesta una dinamica
particolarmente negativa.
Di certo alcuni fattori evidenziati in precedenti analisi (il peso crescente dell'e-only, un livello in
generale più basso delle ricerche bibliografiche svolte dagli studenti) stanno continuando ad agire in
senso negativo. Non è chiaro quanto l'immissione in ACNP dei periodici recuperati
dall'accorpamento potrà aiutare ad invertire il trend. [mag 2016]
54
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.6.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Reference: standard di Ateneo e tendenze di fondo
Le nostre sessioni di ricerca possono essere definite reference solo se vi si applicano i parametri
tipici di una biblioteca scientifica, inferiori rispetto agli standard delle umanistiche (interazione per
ca. un'ora, con prenotazione, e il bibliotecario che effettua la ricerca con l'utente accanto). Nelle
scientifiche il fatto che la ricerca spesso coinvolga una sola banca-dati e l'utente abbia già un'idea su
cosa cercare rende l'interazione più semplice: il bibliotecario può impostare la ricerca e limitarsi ad
intervenire solo se richiesto, senza restare accanto all'utente. La differenza nel modo di erogare il
reference tra aree disciplinari era implicito perfino nella definizione delle PO: per le umanistiche il
rapporto transazioni/FTE era di 1000 reference pro-capite (1 ora per reference) e di 2000 per le
scientifiche (mezz'ora); in GP per le scientifiche 30 minuti per reference, 1 ora per le umanistiche.
Gli effetti sul reference delle tendenze di fondo di cui si è più volte parlato sono ancora più
impredicibili e sottili. In generale, strumenti complessi o di non immediata comprensione, vista la
scarsa preparazione dell'utente medio, rischiano di generare una sorta di iper-disintermediazione:
l'utente frustrato non solo non verrà più in biblioteca, ma potrebbe perfino evitare di utilizzare gli
strumenti bibliografici “professionali” per il più semplice Google (con tutti i pro e contro che ciò
comporta). D'altra parte, il fatto che per l'utente diventi sempre più complicato capire perché il
recupero diretto (=con un solo click) di una fonte non sia riuscito, potrebbe riaprire uno spazio per
la tipica funzione di supporto del bibliotecario: se i problemi sono legati a errate impostazioni nelle
strategie di ricerca o a problemi contrattuali, quel che serve è una conoscenza complessiva dei
problemi di ricerca/recupero di fonti, che è appunto la specializzazione di un bibliotecario.
Resta comunque il dubbio che il mancato ricorso al reference – assieme alla scarsa richiesta di corsi
- dipenda da fattori più profondi: i reference dovrebbero nascere in fase di stesura della tesi, e in
facoltà come la nostra spesso le tesi sono impostate dal docente all’interno del proprio percorso di
ricerca (il che potrebbe implicare che le bibliografie siano già in parte predeterminate). È anche
possibile che la nuova didattica abbia abbassato il livello di complessità delle tesi, rendendo meno
importante l'accuratezza dei riferimenti bibliografici. In tal caso non sarebbe semplice contrastare
queste tendenze di fondo. Un ultimo aspetto, più banale, potrebbe essere la scarsa consapevolezza
da parte dei nostri utenti dell'esistenza di servizi come il reference o il DD.
55
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Che si tratti di un effetto della disintermediazione, di un abbassamento del livello delle ricerche o di
mancanza di informazione, restano alcune questioni di non semplice soluzione:
 innanzitutto occorrere rendere consapevoli gli utenti che non trovare quel che si cerca spesso
non dipende dal fatto che non c'è nulla da trovare, ma da errori nella strategia di ricerca e/o
recupero. Spesso gli utenti non si rendono neppure conto di non aver trovato [tutto] quel che
cercavano: questo perché la stessa definizione "ottenere quel che si cerca" è di per sé ambigua:
per prima cosa presuppone una definizione univoca di "ottenere": cercare volumi su un
argomento e trovarne due significa aver "ottenuto [quel che si cercava]" (= "una risposta
soddisfacente") o no ? Sì, se i volumi disponibili erano due, no se erano 10. Quindi, il giudizio
dell'utente su quanto ha ottenuto è irrimediabilmente falsato dal livello delle sue conoscenze: ma
se un utente sta cercando qualcosa, di solito, è proprio perché non sa (e vuol sapere). Anche il
termine "ciò che si cerca" è tutt'altro che univoco: una delle domande che più facilmente
mandano in crisi un utente è "cosa vuoi realmente ? "; spesso è spiazzato e proseguendo con l'
"intervista" capisce che la sua domanda è mal posta o non specifica bene ciò che sta cercando.
Ad esempio, se si cerca un volume su un argomento, ma l'argomento per la sua specificità non
può che essere trattato in un articolo di rivista, la ricerca sarà falsata dall'inizio, perché confonde
lo scopo (trovare notizie sull'argomento) con l'oggetto (il medium in cui trovarle).
 in secondo luogo occorre far arrivare all'utente l'informazione che il bibliotecario ha le
competenze per migliorare l'efficienza nella ricerca/recupero delle informazioni: questa
consapevolezza non è affatto di per sé evidente, e quindi non è detto che emerga naturaliter.
Più la ricerca delle informazioni in rete diventa apparentemente semplice ed automatica, più
questa consapevolezza si può perdere: se gli strumenti "fanno tutto da soli" e sono gli stessi
per tutti, perché un bibliotecario dovrebbe possedere una marcia in più nell'utilizzarli ? La
risposta a una simile domanda non è affatto banale, perché presuppone una dimensione
nascosta nel mondo dell'IT ("ci sono altri strumenti" ; "l'uso di questi strumenti non è così
banale come si pensa" ; "qualunque ricerca, anche banale, dipende da sottili impostazioni
concettuali che ai più possono sfuggire"). Una delle ragioni per cui non è detto che si sappia che
i bibliotecari possono padroneggiare questa dimensione nascosta è che spesso loro stessi non la
padroneggiano; e fanno quindi a volte gli stessi errori del normale utente …
Un’analisi a parte richiedono i discovery tool. METALIB era uno strumento di ricerca così
complesso e con tali limiti da essere giudicato inadatto a fare da piattaforma base per le ricerche
bibliografiche (persino per le meta-ricerche, cioè le ricerche su più basi-dati). Con Explora la
situazione è destinata inevitabilmente a cambiare. Mentre METALIB lancia ricerche multiple e poi
assembla a forza i dati, Explora crea indici recuperando i dati off-line dalle varie banche dati e poi li
organizza creando un unico database su cui lanciare le ricerche: la logica è molto più simile a quella
di Google; di conseguenza l'efficacia del ranking – anche se non paragonabile a quella di Google appare per la prima volta potenzialmente utile per gli utenti. Potenzialmente, perché di fatto il suo
motore e il suo metodo di ranking continuano a presentare dei limiti ben evidenti.
Resta poi intatto il problema tipico delle meta-ricerche: anche le ricerche dei discovery tool sono
per loro natura meno raffinate e più rudimentali delle ricerche lanciate all'interno di una vera bancadati: dato che le banche-dati hanno qualità e strutture dei dati differenziate, per funzionare i
discovery tool devono necessariamente "appiattirsi" su standard elementari. A questo punto, perché
non usare Google, anch'esso abbastanza rozzo, ma che almeno può sfruttare una potenza di calcolo
ben maggiore e un ranking ben più raffinato rispetto a strumenti "proprietari" come Explora ?
Infine, lo stesso portale, con la sua grafica sempre uguale, rende difficile distinguere tra biblioteche
che non sono affatto omogenee, né lo saranno mai per ragioni strutturali (non hanno le stesse risorse
e non offrono gli stessi servizi) e rischia quindi di creare un “effetto marmellata”, con gli utenti che
confondono le biblioteche tra di loro.
[maggio 2012 – marzo 2015]
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.6.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Reference: situazione attuale ed evoluzione
Per anni i nostri reference sono stati definiti in base all'accesso ai PC interni (con identificazione
tramite registrazione): anche se tali accessi non producevano sempre sessioni di ricerca, si dava per
scontato che c'erano altrettanti reference non registrati perché nati come richieste di informazioni
bibliografiche al bancone: quindi alla fine i due fattori dovevano compensarsi. Questa scelta –
assieme al fatto che le biblioteche coordinate davano statistiche alquanto creative - ha portato però a
dati statistici gonfiati (ad es. 1500 reference nel 2011). Negli anni successivi si è cercato di stimare
il servizio in maniera più realistica, arrivando a registrare le sessioni di ricerca che impegnano il
bibliotecario in maniera significativa - almeno 30 minuti, con ricerche che coinvolgano banchedati. In ogni caso va detto che i nostri utenti hanno spesso un rapporto limitato ed utilitaristico con
le ricerche bibliografiche: cercano qualcosa di specifico e rapidamente. Complicargli la vita con
appuntamenti o complesse strategie più che altro li farebbe perdere come utenti.
I primi dati “veri”, sia pur basati su stime, sono quelli del 2014 (210 reference); i primi in parte
basati su registrazioni quelli 2015 (114 reference, di cui 40 stimati). Già il confronto tra i due anni
ha fatto squillare un campanello d'allarme, dato che – al di là della difformità metodologica segnala una notevole diminuzione. Le previsioni 2016 portano a non più di 80 [?], con una ulteriore
diminuzione, questa volta metodologicamente valida, del 30%. Nell'insieme si tratta di un vero e
proprio tracollo, che porta il reference a livelli talmente bassi da rendere difficile l'analisi, e da
mettere persino in dubbio se il reference oggi esista in Biblioteca come servizio funzionante.
I numeri sono talmente bassi da creare problemi perfino a livello puramente statistico. Dato che in
GP una attività viene registrata fino al 5% (75 ore-uomo a tempo pieno e 38 per part-time al 50%),
e dato che un reference vale un'ora, se i reference venissero attribuiti tutti a un full-time,
l'operatore finirebbe per effettuare reference di due ore, il che potrebbe far sorgere dei dubbi. Anche
se i reference fossero attribuiti a part-time 50%, nel caso scendessero sotto i 70, la produttività su
questo servizio finirebbe comunque per apparire anormalmente bassa. Una ulteriore difficoltà è
stata creata dal passaggio all'orario 12-18,00 di una delle 3 persone che si occupava di reference:
tale persona (part-time al 66%) deve a questo punto necessariamente coprire tutti i giorni il turno
pomeridiano al bancone, e al suo fianco deve stare un'altra delle persone dedicate al reference (parttime al 50%). Quindi ormai solo una delle persone prima dedicate al reference resta libera da turni
al bancone al pomeriggio (ed è a tempo pieno). I termini della questione sono i seguenti:
 chi copre i turni al bancone non dovrebbe occuparsi del reference: o lo passa ad altri o deve
essere sostituito per brevi periodi e senza preavviso (le sostituzioni più complesse)
 i reference nascono però perlopiù dal bancone: dato che i nostri utenti hanno un approccio
molto superficiale e opportunistico con il reference, le richieste vanno intercettate subito, senza
forzare l'utente ma “accompagnandolo” in maniera intelligente verso chi se ne può occupare
 dato che i nostri reference stanno scendendo sotto la soglia di significatività statistica, diventa
difficile inserirli nelle statistiche senza creare anomalie a livello produttivo (sia a livello
collettivo che individuale). E assegnare il reference al personale part-time, anche se
risolverebbe in parte i problemi di produttività, sarebbe la scelta più complessa da sostenere. In
generale, al di sotto dei 100 reference annui appare bizzarra l'idea di distribuirli tra più persone
 inoltre meno sono i reference più diventa difficile accumulare esperienza e mantenersi
aggiornati. Va poi notato che il reference dovrebbe essere strettamente legato ai corsi: chi fa i
corsi deve usare i reference per impostarli, e chi fa reference è logico che faccia corsi (e
partecipi ai gruppi di lavoro della Divisione).
 se volessimo aumentare il numero dei reference sarebbe necessario pubblicizzare a fondo una
tale proposta, usando al meglio i pochi contatti con i docenti: impensabile farlo senza avere una
solida struttura reference alle spalle [mag 2016]
57
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.6.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ricerche in Opac e in internet - gestione PC al pubblico
Per quanto riguarda l'accesso alla rete saranno messe a disposizione quattro possibilità:
 postazioni dedicate alle ricerche sul catalogo (nell'atrio), accessibili a chiunque, anche esterno
all’Università, da cui non sarà possibile inviare mail, scaricare file, usare USB, lanciare stampe
 ricerche sul proprio PC tramite WI-FI (direttamente ai tavoli) previo log-in su EDUROAM
 [in futuro] ricerche su PC messi a disposizione dalla biblioteca (nella sala computer), riservate a
utenti della Facoltà, consentendo stampe a pagamento
 ricerche assistite da bibliotecari (nell'ufficio reference), per ricerche lunghe e complesse con
l'assistenza del personale, con scarico di files, stampe, consultazione CD-Rom in rete interna
Anche per quanto riguarda la ricerca in rete è indispensabile - ma nient'affatto semplice - valutare
quale impatto avrà la disintermediazione. Questa problematica è rappresentata con grande evidenza
dall'evoluzione sussultoria e incerta che ha avuto negli ultimi 10 anni la ricerca in rete in biblioteca.
Inizialmente il servizio permetteva anche di inviare e ricevere e-mail, nonché di fare ricerche per
uso personale. Successivamente, a causa dei problemi creati dallo scaricamento di virus e files
potenzialmente nocivi e del fatto che e-mail e ricerche personali stavano sottraendo risorse alle vere
e proprie ricerche bibliografiche, sono stati messi dei limiti più rigorosi all'utilizzo di questi PC.
Il risultato è stato contraddittorio: da una parte è stato eliminato un traffico che assorbiva
inutilmente le risorse bibliotecarie; ma dall'altra la sala PC si è desertificata, e la biblioteca ha di
fatto rinunciato ad ospitare una categoria di utenti forse meno interessata alla biblioteca in sé e per
sè, ma che comunque potevano essere "agganciati" per allargare il bacino di utenti a cui offrire
servizi bibliotecari più tradizionali. Benché da un punto di vista biblioteconomico questa operazione
abbia avuto un sostanziale successo, resta la sensazione di fondo che la biblioteca non sia stata in
grado di venire incontro ai bisogni dei propri utenti, qualunque essi siano, invece di limitarsi ad
offrire ciò che si pensa aprioristicamente sia utile.
L'arrivo del WI-FI ha cambiato nuovamente le carte in tavola: la biblioteca è stata la prima struttura
in facoltà ad offrire il servizio, col risultato che una parte non trascurabile dei nostri utenti ha
iniziato a usare la sala lettura non per leggere libri, ma per usare i portatili. Tuttavia la sala era
separata dalla biblioteca vera e propria, quindi il WI-FI non ha realmente modificato l'uso che gli
utenti fanno della biblioteca in sé e per sé, né ha inciso più di tanto sull'organizzazione dei servizi al
pubblico. Se anche l'utilizzo dei portatili in sala lettura avesse ridotto le richieste di ricerche
bibliografiche mediate dai bibliotecari, si è trattato di un effetto assai sottile, sostanzialmente
indistinguibile dal più generale trend legato alla disintermediazione. Ben maggiori – e non
facilmente predicibili – sono gli effetti dell'estensione dell'accesso WI-FI a tutte le postazioni
all'interno della nuova biblioteca. In generale è evidente che agli spazi fisici della biblioteca,
organizzati e vissuti in un certo modo, finiranno per sovrapporsi le immagini fantasmatiche di spazi
virtuali ben più estesi di quelli della biblioteca, basati su logiche diverse e – forse – più appealing.
Per non parlare delle complessità create dalla scelta di avere una vera e propria sala PC cablata:
l'impegno richiesto non sarà trascurabile, ma - di nuovo - sarebbe controproducente escludere dalla
biblioteca queste esigenze, perché rischierebbe di allontanare una parte di utenti.
Questa analisi esemplifica il bivio davanti a cui si trova la biblioteca: offrire ai propri utenti servizi
tradizionali, definiti dai bibliotecari; o seguire l'onda, modificando se è il caso i propri servizi per
seguire le esigenze degli utenti così come sono, intercettandole sul campo. È chiaro che la seconda
ipotesi è più problematica, in quanto rischia di "spersonalizzare" la biblioteca, limitando quella che
è da sempre la sua specializzazione, il trattamento del libro; ma da un certo punto di vista è l'unica
che potrebbe mantenere la biblioteca al centro degli interessi degli studenti. [maggio 2012]
58
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.7
Agg.: 12/07/16
Genesi
CORSI E RAPPORTI
ISTITUZIONALI
La creazione di mega-dipartimenti ha parzialmente destrutturato i rapporti istituzionali e rese più
complesse le interazioni tra biblioteca e strutture di riferimento: in passato per comunicare
un'informazione con un Istituto la biblioteca doveva mettersi in contatto con una ventina di docenti,
afferenti alle stesse aree disciplinari; adesso effettuare la stessa operazione su un Dipartimento
significa dover contattare 60 o 70 docenti, affiliati a varie aree disciplinari e di ricerca, quindi assai
meno omogenei di prima. È evidente che in un simile contesto i normali canali comunicativi (e-mail
al direttore della struttura, in modo che venga girata a tutti i docenti) sono poco proponibili. C’è poi
da tener conto che – sia a causa della dipartimentalizzazione che per la naturale evoluzione della
ricerca – sta aumentando l’interdisciplinarietà: individuare precisi filoni di ricerca ed assegnarli
univocamente ad un gruppo ben individuato potrebbe quindi risultare difficile.
Di questo va tenuto conto qualora si volesse attuare una sorta di profilatura dell’utenza, per
segmentare e specializzare i canali informativi (ad esempio, per elenchi di nuove acquisizioni,
proposte di acquisto o altri servizi mirati). Contemporaneamente, l’accorpamento delle exbiblioteche di Dipartimento cambia sensibilmente l’approccio psicologico e relazionale del corpo
docente con la biblioteca. Se prima chi aveva bisogno di “servizi bibliotecari” (in senso lato, da un
DD all’acquisto di volumi) si limitava a fare pochi passi in Dipartimento, entrare nella stanza
dedicata alla biblioteca e rivolgersi a personale che faceva parte della loro stessa struttura, adesso
deve rivolgersi ad una struttura esterna, fisicamente lontana e per certi versi psicologicamente vista
come estranea. Anche se non emerge esplicitamente, i docenti che in passato non hanno mai avuto
contatti regolari con la biblioteca centrale (la maggioranza) potrebbero avere un certo impaccio nel
rivolgersi a una struttura di cui non fanno parte e con cui non hanno rapporti personali consolidati.
Va però detto che molti ricercatori e dottorandi, quando le biblioteche erano dipartimentali,
potevano accedere alle risorse (in particolare l'acquisto di volumi) solo in maniera subordinata,
dopo aver ricevuto l'assenso del responsabile del proprio gruppo di ricerca. Adesso, la possibilità di
rivolgersi direttamente, senza “intermediari”, ad una struttura neutra come la biblioteca (che non
decide seguendo logiche politiche o gerarchiche), potrebbe rendere loro più facile rapportarsi alla
biblioteca come struttura di servizio. [2012 – marzo 2013]
5.7.1
Corsi e didattica : premesse metodologiche
L'attivazione di corsi rivolti agli studenti è una priorità della biblioteca, ma l'esperienza ha mostrato
che non è così semplice farlo. Il problema principale è che per uno studente la partecipazione ad un
corso ha senso solo se distribuisce crediti e quindi normalmente i corsi vanno svolti all'interno delle
lezioni tenute dai docenti. Le soluzioni possibili sono quindi poche: si può cercare un rapporto più
stretto con la docenza, contattando il singolo docente; si può differenziare l'offerta di corsi, per
venire maggiormente incontro alle richieste delle varie tipologie di utenti; se non è possibile attivare
dei veri e propri corsi, provare a fornire assistenza agli utenti in altro modo (con opuscoli, assistenza
personalizzata, servizi interattivi).
Vanno poi analizzati il legame tra la difficoltà a proporre corsi e lo scarso accesso al reference e il
fatto che formazione utenti e information literacy – assieme al rapporto dei docenti con le
biblioteche – sono probabilmente i punti su cui opera con maggior forza la disintermediazione.
Formazione utenti, interazione coi docenti e reference sono fortemente interconnessi e formano i
vertici di una sorta di Triangolo delle Bermuda biblioteconomico.
59
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Più in generale va notato che i corsi possono essere non più di 5 tipologie:
 corsi di alfabetizzazione bibliografica (servizi della biblioteca, scelta degli strumenti, Opac,
accenni alle b.dati) organizzati da noi e centrati sull'erogazione dei servizi, ivi compreso l'Opac
 corsi on demand (scelta strumenti, Opac, strategie di ricerca, b.dati) organizzati dai docenti e
centrati sulla ricerca bibliografica nelle banche-dati, e solo marginalmente su Opac e servizi
 corsi della Divisione, con slide standard, strumenti per registrare utenti e somministrare
questionari, di alfabetizzazione (“Vieni in biblioteca !” basic), o sulla ricerca in Opac e b.dati
(“Vieni in biblioteca” enhanced), o su singole b.dati (WoS, Pubmed) o su strumenti citazionali
(WoS, Scopus, Mendeley etc.). Se i nostri corsi venissero istituzionalizzati vi rientrerebbero
 corsi strutturati concordati con la Facoltà, inseriti nella didattica. Se attuati ricadrebbero
probabilmente tra i corsi della Divisione e la Facoltà li vorrebbe presumibilmente centrati sulla
ricerca nelle banche-dati e sulla bibliografia ed erogati prevalentemente a dottorandi/laureandi
 corsi on-line (Ariel ? O Prezi ?) sviluppati da noi o dal gruppo di lavoro della Divisione, con o
senza l'intervento del CTU. Si tratta di una semplice ipotesi di lavoro
Si ipotizzano poi altri corsi: per dottorandi (da inserire a cura della Divisione tra le offerte formative
sussidiarie di Ateneo), con erogazioni crediti, possibili solo unendo parecchi corsi e di difficile
attuazione perfino per le aree più attive sul fronte dei corsi ; e l'idea di fare corsi personalizzati (una
sorta di reference collettivo) a tesisti usando la futura aula informatizzata. [marzo 2016]
5.7.2
Meta-Analisi delle attività della Divisione (relazioni Chiara Pagani)
Dal 24/2 all’8/6/2015 ci sono stati 30 corsi con 309 iscritti, di cui presentatisi in 217 (il 70%); 7
corsi sono andati deserti (Storia, Musica, Umanistiche, Georef, Geoscience, Cinahl, Inspec). Dal
26/10 al 18/12 31 corsi con 374 iscritti e 222 presentatisi (il 60%); 7 corsi sono stati annullati
(Storia, Arte, Lingue, Filosofia, Cab, Ricerca sociale,Inspec), Inspec e Storia per la 2. volta.
La partecipazione è raddoppiata rispetto ai due anni precedenti e i principali utenti sono gli
studenti, seguiti dai dottorandi e dal personale tecnico amministrativo/di biblioteca.
Presenti 2013-2015 divisi per area disciplinare
300
200
100
0
78
68
143
128
127
220
5
area biomedica
area scientifica
2013
2014
7
74
area umanistica
2015
Dall'11/2 al 14/7/2016 i corsi sono 35 con ca. 440 iscritti e 280 presentatisi (il 66%); 7 corsi
annullati (Storia, Arte, Filosofia, Musica, Inspec, Mathsinet, Georef), tutti per la 2. volta, Inspec e
Storia per la 3. volta (!). Nel 1. semestre 2015 nell'Area biomedica e scientifica il numero di corsi
non è aumentato, quindi la maggiore partecipazione si è re-distribuita su corsi già esistenti:
l’aumento dei partecipanti nasce probabilmente dalle nuove modalità comunicative. Nell'area
umanistica c'è un incremento maggiore (55 partecipanti – 34 studenti e 12 PTA o bibliotecari - 9 su
Mendely, 46 sui corsi specifici): esistono quindi utenti non raggiunti da “Vieni in biblioteca!” che
necessitano di questo tipo di corsi ?. La partecipazione di bibliotecari a Mendeley si esaurirà; invece
il coinvolgimento dei coordinatori delle Scuole di dottorato ha garantito 15 iscritti a “Ricerca
citazionale in WoS/Scopus”: l'esperienza va ripetuta.
60
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Nel secondo semestre le aree biomedica e scientifica hanno mantenuto il trend in aumento, l’Area
umanistica è scesa (forse per la compresenza di laboratori con crediti o di iniziative organizzate
coi docenti a Lingue e Storia ?). Probabilmente anche l’impostazione del calendario unico, nel quale
comparivano diciture quali Vieni in biblioteca: Filosofia e Banche dati per la ricerca filosofica, ha
reso poco chiara la comunicazione. Nel 2016 l’Area umanistica è salita e scesa la scientifica
Rispetto agli anni precedenti, i corsi sono stati allargati ai laureandi (anche se la mail inviata –
essendo una sola relativa a più corsi – impedisce avvisi mirati prima del singolo corso e crea
confusione), uniformate slide e linee guida, e modificato il form d’iscrizione (il campo note è
diventato “proponi un argomento sul quale fare delle ricerche durante il corso”, in modo da usare
questi suggerimenti per costruire gli esempi usati durante i corsi). Dai questionari 2. semestre (191
su 222 partecipanti), l’e-mail (129) e il docente (45) sono gli strumenti più efficaci per conoscere
l’esistenza dei corsi. Solo 4 persone hanno cercato le informazioni sul sito (il che crea dubbi, visto
l’impegno profuso nella gestione delle pagine web). Le spiegazioni sono chiare (135 Ottimo, 41
Discreto e 15 Sufficiente). Gli utenti sono soddisfatti dei corsi (119 Ottimo e 16 Discreto). Risultati
simili sono stati rilevati nel 2016. Il calendario è stato unificato, i corsi meglio definiti e ripartiti,
considerando “Vieni in biblioteca!” e i corsi sulle b.dati entrambi parte dell’offerta di biblioteca;
sono poi state fatte comunicazioni mirate tramite Unimia, Unimi e SBA [sintesi relazioni Pagani].
Meta-analisi: i 47 corsi del 2015 hanno avuto 440 partecipanti e, nonostante un aumento del 50%
rispetto al 2014, si tratta pur sempre di 9 iscritti in media; gli annullamenti (14 su 61) sono stati il
23%; i 25 del 2016 hanno 11 iscritti in media, e il 20% di annullamenti (con alto tasso di recidiva).
Dai corsi on demand qualche indicazione la si può già trarre: gli iscritti sono di solito 20 o più, ma
lì dentro c'è di tutto, da semplici presentazioni dei servizi della biblioteca (4, di un'ora), a corsi di 1
ora e mezza o 2 sulle risorse bibliografiche, a corsi di 3 o 4 ore con crediti, a laboratori di 10/15 ore.
L'analisi su “Vieni in biblioteca!” se venisse fatta sarebbe poco utile perché riguarda solo le
umanistiche; inoltre la differenziazione tra “Vieni in biblioteca!” 1 e 2 fa sì che nello stesso
calderone finiscano tipi di corsi diversi, quelli di alfabetizzazione (quasi unici, a meno che dei corsi
on demand lo siano), e specifici, sovrapposti ai corsi b.dati di Ateneo e a quelli on demand.
Tra le umanistiche l'offerta (tra corsi d'Ateneo, “Vieni in biblioteca!” e corsi on demand) è elevata,
ma ci sono indizi che le tre tipologie competano tra di loro e creino confusione tra gli utenti (cfr
infra). Le criticità si concentrano a Scienze: i corsi di Scienza della Terra, Matematica e Fisica sono
stati sempre annullati), e non sono stati fatti corsi a Chimica, Informatica e Biologia. Potrebbe
sembrare che i potenziali utenti siano stati “risucchiati” dall'offerta di corsi WoS e Scopus, ma non
è così perchè nello stesso periodo tali corsi non sono stati attivati. Né sembra che si siano
sovrapposti con i corsi on demand, perché Sc. Terra, Chimica e Informatica non ne hanno fatti,
Biologia uno e Matematica solo presentazioni dei servizi. Non sono partiti i corsi di
alfabetizzazione.
Va poi detto che il gruppo di lavoro sull'indirizzamento degli utenti (di cui fa parte l'estensore di
questo progetto), è arrivato a conclusioni contraddittorie: dopo aver escluso di occuparsi di
information literacy (su indicazione della Divisione), prima ha ipotizzato di creare “pillole”
informative interattive, poi – per chiarire i propri obbiettivi – ha fatto un test per individuare le
criticità della ricerca in Opac, finendo per evidenziare difficoltà soprattutto nella scelta dello
strumento bibliografico adatto ai propri bisogni e nell'individuazione delle strategie di ricerca: tutte
questioni che non riguardano help interattivi o il miglioramento degli strumenti di ricerca, ma
appunto quella information literacy esclusa a priori.
[marzo 2016]
61
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
5.7.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Situazione attuale e prospettive
Durante l'accorpamento delle biblioteche le difficoltà e l'impegno richiesto hanno reso difficile
erogare corsi. Nel 2014 non ci sono stati, nel 2015 ce n'è stato 1 (2 ore, per 60 utenti) tra un trasloco
e l'altro, nel 2016 3 (2 per triennali e 1 per magistrali), ognuno di circa 2 ore e 20 partecipanti,
erogati dall'estensore dell'analisi in situazioni ben poco controllate. Pur essendo state interessanti e
aver fornito parecchie informazioni, sono state esperienze alquanto problematiche. Le due svolte in
aule prive di PC sono state fatte sul PC del docente, costringendo ad operare su un terreno assai
insidioso; d'altra parte, usare i nostri PC avrebbe implicato dover risolvere noi tutti i problemi di
connessione e compatibilità (non tutte le prese sono attive, connettere il PC alla VGA non è
intuitivo etc.). Dove sono state erogate in aule con PC e schermo, sono sorti problemi tecnici e di
lentezza di connessione che hanno creato criticità (alcune, insidiose, in WoS). L'ambiente è in ogni
caso da “domare” (lo schermo può non essere visibile da chi lavora al PC, il sistema operativo può
non essere esattamente il nostro, possono esserci problemi di compatibilità di slide e PDF etc.).
In fase di analisi va preliminarmente notato che corsi e reference dovrebbero essere collegati. Poi :
 delle tre persone che si dovrebbero occupare del reference (e quindi dei corsi) uno ha
rinunciato e l'altra non conosce le banche-dati. Il terzo non è chiaro cosa possa fare. Va notato
che chi fa i corsi dovrà prima o poi partecipare ai gruppi di lavoro della Divisione, da cui non
possiamo estraniarci. Ma, anche se i gruppi hanno idee confuse, vi partecipa gente che fa corsi
da anni e sa di che parla, quindi chiunque ci vada deve essere preparato e in grado di interagire
 i corsi di alfabetizzazione, non distribuendo crediti, non sono appetibili ; e infatti, specie tra
le scientifiche, non hanno mai avuto successo (“Vieni in biblioteca !” è un caso a parte: gli
utenti usano la biblioteca come laboratorio e sono comunque in numero ben maggiore dei
nostri). Inoltre tali corsi non sono molto considerati dai nostri docenti, che se fosse per loro,
non li proporrebbero. Al momento sono un'esigenza esclusivamente interna
 i corsi basic vanno comunque organizzati da noi, trovando aule, pubblicizzandoli, gestendo
iscrizioni e problemi tecnici ed informatici. La prima volta possono essere fatti in house, ma –
come detto sopra - se venissero istituzionalizzati dovrebbero rientrare negli standard della
Divisione (rigidi). I nostri corsi istituzionalizzati si confronterebbero con un'offerta
consolidata, basata su anni di esperienza, e richiederebbe un salto qualitativo non indifferente.
 In base all'esperienza, i corsi on demand possono essere svolti in aule con PC e proiettori (e
non è detto che ci sia assistenza per i problemi tecnici) o senza (e allora occorre avere un
nostro PC ma non è detto che questo elimini tutti i problemi tecnici, anzi …). Chi fa i corsi
deve essere preparato ad affrontare questi problemi tecnici ed avere sempre un piano B,
oppure i corsi vanno fatti in due (che sembra essere la norma nelle altre aree disciplinari). Se si
consolidano serviranno due o tre persone in grado di occuparsene (le altre biblioteche si
muovono per lo più così) e, a seconda delle richieste, potrebbe essere necessario coprire vari
d.base bibliografici e strumenti (Mendeley, ricerca citazionale in WoS o Scopus): quindi senza
avere un mini-gruppo di lavoro i problemi da affrontare potrebbero non essere semplici
 i corsi on demand al 90% riguarderanno la ricerca in b.dati e solo marginalmente Opac e
servizi della biblioteca. I docenti poi non hanno le idee chiare su cosa sia una ricerca in b.dati
e come spiegarla a studenti con livelli diversificati di esperienza in merito. Di solito vengono
“offerti” slot di due ore, che sono la durata peggiore possibile per un corso: con un'ora occorre
limitarsi a servizi + scelta strumenti + Opac, oppure strategie + Wos. Tre ore permette di fare
un po' tutto passabilmente bene. Due ore sulle b.dati sono poche: o si parla bene solo di WoS,
o i tempi diventano stretti per infilarci scelta degli strumenti + Opac. Diventa quindi essenziale
decidere il “taglio” da dare, avere i tempi giusti (e qui un co-pilota serve !) ed essere flessibili.
[marzo 2016]
62
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6
6.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
PROCEDURE DI CAMBIO DELLE COLLOCAZIONI
LE
IPOTESI PROGETTUALI
La scelta di attribuire collocazioni basate sulla CDD alle monografie a scaffale aperto e il numero
elevato dei volumi coinvolti ha obbligato fin dall’inizio a cercare soluzioni innovative. Il problema
cruciale consisteva nel decidere se separare l'attribuzione di una classe dalla ricollocazione del
volume o mantenerle unificate. C’è infatti una notevole differenza qualitativa e temporale tra le due
operazioni. La classificazione è un’operazione - entro certi limiti – virtuale: non muta la realtà fisica
dei volumi e può essere quindi reversibile; inoltre è un'operazione complessa, e l'ideale è che inizi
prima possibile, in modo da distribuire nel tempo gli sforzi richiesti. Al contrario, dato che la
collocazione on-line deve coincidere con quella fisica, la modificazione delle collocazioni sul
gestionale deve essere contestuale alla ricollocazione (e viceversa): è il sigillo finale del processo e
quindi va eseguita nel più breve tempo possibile, appena prima dell'apertura della nuova biblioteca,
per evitare di creare una situazione disturbante mentre vecchie e nuove collocazioni coesistono.
Integrare in maniera vincolante le due operazioni, come prevede l'approccio tradizionale (in cui
volumi sono prelevati e classificati, la nuova collocazione registrata nel record bibliografico e
apposta sul volume che viene ricollocato a scaffale), avrebbe reso molto lento il processo, perché
avrebbero fatto prevalere i tempi lunghi richiesti dalla classificazione; quindi avrebbe allungato a
dismisura il periodo durante i quali il sistema bibliotecario di Facoltà sarebbe stato sconvolto dalle
operazioni di riorganizzazione. Inoltre, avrebbe obbligato ad adattare l’intero processo alle esigenze
professionali più elevate: se la classificazione è parte integrante del trattamento, gli operatori che se
ne occupano devono necessariamente essere catalogatori esperti; in alternativa, il trattamento può
essere svolto da due persone, una più professionalizzata per la classificazione e una meno esperta
per il trattamento fisico dei volumi: ma allora va creato uno stretto collegamento funzionale tra di
loro, con tutti i problemi organizzativi e logistici che ne derivano.
Ci si è quindi orientati verso l'ipotesi alternativa: separare funzionalmente le due operazioni. Le
classi sarebbero state attribuite ben prima che la nuova biblioteca fosse pronta, distribuendo nel
tempo l’attività e rendendola più sostenibile con le sole forze interne (senza dover ricorrere
all'outsourcing, come sarebbe stato necessario se il processo fosse stato concentrato nel tempo); in
seguito sarebbero state usate per derivare le nuove collocazioni, in modo da velocizzare il più
possibile il trattamento fisico dei volumi e minimizzare i tempi dell’operazione più perturbante.
Il passo successivo era capire quale fosse il metodo migliore. L'ipotesi di registrare le classi su
fogli Excel o tabulati è apparsa subito ingestibile in un progetto così complesso e che riguardava
migliaia di volumi. Inoltre non avrebbe permesso di velocizzare più di tanto la ricollocazione.
Anche l’ipotesi di registrare le classi in SBN aveva gravi controindicazioni: dato che SOL non
permette di attribuire automaticamente27 la collocazione partendo dalla classe, si sarebbe dovuto
modificare un record per volta, mentre contestualmente il volume andava ricollocato. Modificare
le collocazioni una per una è un'operazione che sconvolge l'organizzazione della biblioteca, creando
un'onda di perturbazione che si propaga lungo le collezioni, con volumi che cambiano collocazione
uno dopo l'altro in maniera caotica. Non erano poi da trascurare gli aspetti pratici: l’operatore
avrebbe dovuto, in sequenza, lavorare su un terminale per cambiare le collocazione, usare una
stampante per le fascette e un pad per programmare il tag antitaccheggio. Se più operatori avessero
dovuto lavorare in contemporanea, ognuno di essi avrebbe dovuto avere a disposizione questi
apparati, con costi elevati e notevoli complicazioni logistiche.
27
col termine "automatico" si intende qui una procedura in grado di agire su molti record contemporaneamente
63
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.2
L’IMPOSTAZIONE
Agg.: 12/07/16
Genesi
FINALE
DEL PROGETTO
Ci si è quindi concentrati su una terza ipotesi: usare un database ad hoc e modificare
automaticamente le collocazioni, usando procedure batch: le classi sarebbero state inserite nel
database, degli algoritmi avrebbero poi generato le nuove collocazioni, che sarebbero state
esportate in un file per essere importate automaticamente in SOL. Infine è stata valutata la
possibilità, usando lo stesso file, di stampare cumulativamente fascette e di pre-programmare i tag
RFID28 dell'antitaccheggio. Alla fine del processo, contestualmente alla modifica automatica delle
loro collocazioni in SOL, i volumi sarebbero stati prelevati sequenzialmente dagli scaffali, gli
sarebbero state applicate le fascette già pronte (invece di stamparle una per una) e i tag già
inizializzati. Rese semplici e standardizzate, queste attività finali avrebbero potuto essere eseguite
velocemente da personale avventizio, riducendo al minimo i costi. Inoltre, invece di passare
settimane, se non mesi, a modificare le collocazioni un record per volta, prolungando nel tempo la
situazione disturbante per i bibliotecari e per gli utenti, le modifiche on-line sarebbero avvenute da
una notte all’altra; anche la rifascettatura sarebbe stata velocizzata, e avrebbe potuto essere eseguita
nel giro di pochi giorni – o poche settimane al massimo - per migliaia di volumi.
Durante l'analisi sono stati evidenziati una serie di vincoli tecnico-strutturali di fondo:
 perché la scelta fosse efficiente i volumi non andavano "catalogati" due volte: quindi i dati
andavano estratti dal software usato per catalogarli (Sebina) e importati nel database. E l'unica
ipotesi stabile e professionale era di usare gli scaricamenti in formato unimarc
 il database doveva essere aggiornato; quindi occorreva sviluppare procedure ed applicativi di
uploading, utilizzando i record Sebina scaricati in formato unimarc.
 le procedure dovevano consentire a molte persone di lavorare contemporaneamente
sull’archivio; inoltre dovevano essere sufficientemente flessibili e modulari per potersi
adattare alle varie esigenze che il progetto avrebbe prevedibilmente generato
Di fatto questo significava creare un database in cui dovevano essere presenti sia i dati bibliografici
che quelli inventariali e sviluppare un vero e proprio motore di ricerca definendo l'intera "filiera"
produttiva (dal sistema operativo agli applicativi gestionali e all'interfaccia utente).
Gli elevati investimenti iniziali richiesti da un sistema IT così complesso sarebbero stati
giustificabili solo se avessero portato ad aumentare notevolmente l'efficacia e l'efficienza di tutte le
attività da svolgere. I vari processi produttivi sono stati quindi re-ingegnerizzati per sviluppare
delle economie di scala.
Dato che le classi sarebbero state recuperate separatamente, è diventato essenziale definire il
metodo più efficiente per attribuire la CDD tramite ricerche bibliografiche in rete, senza dover
recuperare fisicamente i volumi. Sono quindi stati effettuati una serie di test e di analisi preliminari
per individuare i database bibliografici in grado di garantire la maggior probabilità di poter
recuperare classificazioni di buona qualità, escludendo i database meno "produttivi". Non senza
problemi, perché è stato subito evidente che gli Opac che garantivano i migliori risultati (la LoC, la
BL e OCLC) coprivano quasi solo le opere in inglese, mentre per i volumi italiani avremmo dovuto
ricorrere a una serie di cataloghi molto più frammentati, con una bassa percentuale di opere
classificate con la CDD, e di qualità non sempre adeguata.
Ad ogni modo l'analisi ha dimostrato che comunque la quantità di opere che si sarebbero potute
classificare derivando le classi dai cataloghi non era trascurabile, garantendo anche per questa
attività una certa efficienza di base. La speranza, ovviamente, era che nei tempi medio-lunghi del
progetto la situazione potesse poi migliorare.
28
le etichette magnetiche con chip programmabile usate per gestire il prestito automatizzato e l'antitaccheggio
64
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI
Innanzitutto, per valutare la fattibilità del gestionale interno, sono stati testati alcuni moduli base
per il caricamento dati e il trattamento dei record. Lo sviluppo non è stato comunque semplice,
perché ha richiesto una complessa valutazione in termini di costi/ricavi strettamente legata
all'analisi delle procedure di up- e down-loading: da una parte infatti non era semplice capire quale
livello di complessità sarebbe servito per ottenere dei buoni risultati finali e far fronte ad eventuali
ulteriori esigenze che si fossero presentate in futuro; dall'altra, ogni aumento di complessità – visto
che si trattava di implementare un'intera filiera produttiva – avrebbe comportato un aumento più che
proporzionale dei costi di sviluppo.
Ad esempio, avendo scelto di recuperare i dati da Sebina, e dovendo assicurare un costante
aggiornamento, l'unico metodo sufficientemente preciso e sicuro era usare il formato MARC; per
caricare i dati in MATRIX avremmo però dovuto sviluppare un convertitore in-house, con tutti i
problemi del caso. Una ulteriore complicazione nasceva dal fatto che gli aggiornamenti non
dovevano essere solo additivi (cioè aggiungere nuovi record al dbase) ma sostitutivi, sia pur con
precisi vincoli per mantenere l'integrità referenziale del dbase e garantire l'invarianza dei dati
gestionali interni: occorreva quindi individuare con assoluta precisione quali dati aggiornare ogni
volta che cambiano in Sebina, e quali tutelare (come le classi aggiunte solo in MATRIX o i campi
per la gestione dei controlli a livello di inventario e la generazione delle nuove collocazioni).
Inoltre MARC mette a disposizione una notevole quantità di dati di elevata qualità e con una
“grana” molto fine; il che ha imposto da subito la necessità da scegliere se recuperare solo i pochi
dati bibliografici e gestionali che ci servivano, creando una struttura relazionale minimale, o se
recuperare tutti i dati in un ben più complesso formato MARC-like e con una struttura relazionale
completa. La seconda ipotesi era estremamente complessa da implementare, ma il rischio della
seconda era di rendersi conto solo in corso d'opera di aver bisogno di dati non recuperati, o non
recuperati con la finezza di definizione necessaria. Cosa che è puntualmente avvenuta pochi mesi
dopo l'inizio della sperimentazione, quando ci si è resi conto che per valutare il tipo di trattamento a
cui sottoporre i volumi ed evitare di dover tornare in continuazione a Sebina per effettuare una
analisi bibliografica record per record, servivano tutti i dati descrittivi e di legame; così l'intero
archivio è stato completamente ricaricato, usando quasi tutte le potenzialità offerte dal formato
MARC (peraltro di fatto molto sottoutilizzato per le normali catalogazione).
Questioni molto simili si sono poste per lo sviluppo delle procedure gestionali: dopo i primi mesi in
cui erano stati messi a punto solo delle limitate procedure di browsing, ci si è resi conto che
servivano programmi di interrogazione del database più elaborati. È stato quindi sviluppato un vero
e proprio OPAC, con possibilità di ricerche per parole chiave o attraverso canali di ricerca più
specializzati, e varie possibilità di filtro. Naturalmente, un simile sviluppo non sarebbe stato
possibile se non avessimo inizialmente scelto di mettere a punto un database sofisticato e con una
struttura relazionale completa. Quanto poi alle procedure di controllo dei record e di creazione, una
volta sviluppato un OPAC sufficientemente flessibile in grado di garantire un costante controllo dei
dati, è stato possibile semplificarle creando tanti piccoli programmi di parsing e algoritmi per la
generazione di codici, in grado di produrre risultati complessi mediante passaggi successivi
relativamente semplici.
Dopo un iniziale ripensamento per renderlo più consistente e "scalabile" (vale a dire adattabile ad
eventuali nuove esigenze che si fossero create in seguito), alla fine del 2005 il sistema ha dimostrato
di poter funzionare in maniera affidabile. Dal 2006 lo si è quindi usato per classificare i primi
volumi [poco dopo, visto il buon esito di questo primo progetto, è stato sviluppato un database
simile per gestire il riordino delle riviste].
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
In secondo luogo è stata fatta una analisi di fattibilità dell'ipotesi di modificare automaticamente le
collocazioni in SOL con apposite procedure batch, tramite l’up-loading di un file appositamente
creato.L'analisi ha dato rapidamente risultati positivi, in quanto la software-house che ha prodotto
SOL ha quasi subito confermato che le procedure di importazione erano fattibili. I vantaggi,
rispetto alla necessità di dover programmare i tag a mano, uno per uno sono evidenti: un notevole
risparmio di tempo e la notevole semplificazione delle procedure.
Si è poi passati ad effettuare dei test per valutare la fattibilità dell’ipotesi di comperare tag RFID
pre-programmati usando lo stesso file generato per l'importazione automatica delle collocazioni.
Anche in questo caso l'analisi di fattibilità è stata positiva, in quanto una delle ditte contattate ha
quasi subito confermato che poteva fornire i tag in base alle specifiche proposte. Infine, i test da noi
effettuati per le stampe cumulative di fascette su strisce a modulo continuo hanno dimostrato quanto
questo metodo fosse ben più efficiente rispetto alla stampa delle fascette una per una.
L’interfaccia di ricerca :
L’interfaccia di scorrimento (browsing) dei record in base alla classe attribuita (virtualmente) :
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
TRATTAMENTO VOLUMI E RICOLLOCAZIONE
Utilizzando il database (“MATRIX”) e i programmi interni (“Whirlwind”) sono state attribuite ed
inserite le classificazioni a quasi 14.000 monografie.
La ricollocazione dei volumi ha reso però evidenti una serie di problemi. La procedura di
ricollocazione automatica è infatti particolarmente complessa, perché richiede il mantenimento
dell'allineamento tra SOL e MATRIX tramite ripetuti passaggi di dati in formato MARC, nonché
una serie di elaborazioni algoritmiche assai complesse (parsing, creazioni di indici multipli,
estrazioni di codici multi-parametrici etc.). Ognuno di queste elaborazioni ha un ineliminabile grado
di criticità; il fatto poi che le transazioni debbano essere rigorosamente sequenziali, in un ambiente
in continua modificazione, con la possibilità che uno qualunque dei parametri di elaborazione cambi
tra un passaggio e l'altro, non può che aumentare la complessità del processo nel suo insieme.
Il trattamento dei volumi destinati a scaffale aperto richiede il controllo dei volumi mancanti,
l'apposizione di RFID, la generazione automatica delle nuove collocazioni a partire dai dati
bibliografici e il cambiamento delle collocazioni in SOL, la rifascettatura con stampe cumulative
delle etichette. Le prime due operazioni possono precedere le altre, sia pure di poco, e l'ideale è che
siano contestuali: una volta trovato e marcato come tale nel dbase, il volume è RFIDato. Viene
comunque segnalato se il volume è presso un docente (o si presume che lo sia) o se sono presenti
altre anomalie. La logica è ovviamente che solo volumi trovati possono essere RFIDati e trattati in
SOL cambiandogli le collocazioni, dato che sarebbe assurdo cambiargliele se poi volumi restassero
per mesi dispersi con le vecchie collocazioni sulle fascette, in attesa di essere recuperati dai docenti.
La generazione algoritmica delle collocazioni è effettuata solo per i volumi che possiedono tutti i
dati bibliografici per la creazione delle nuove collocazioni (in particolare la classe). Le procedure
sono additive, non sostitutive, quindi non rigenerano codici su record già trattati, per evitare di
cancellare le correzioni manuali. Questo implica che se cambiano radicalmente i dati bibliografici o
le classi o i dati di copia i record vanno corretti a mano. Quindi per evitare disallineamenti le
collocazioni vanno rigenerate appena prima del passaggio dei dati in SOL, e preventivamente
controllate in ogni loro elemento (sezione, collocazione, specificazione, sequenza), ordinandoli se è
il caso con l'indice più adeguato, ed individuando i problemi creati nei codici autore/titolo dalle
opere in più volumi e dai caratteri non plain vanilla ASCII. I dati controllati vengono esportati in un
file che viene poi passato a SOL per il cambiamento batch delle collocazioni e viene poi usato
anche per la stampa cumulativa delle fascette. [maggio 2014]
A complicare ulteriormente le cose c'è stato, nel 2012, il passaggio alla nuova versione di Sebina
On Line, in cui i dati bibliografici erano codificati in Unicode e non più in ISO8051, il che ha reso
necessario ricaricare ex-novo il nostro archivio. A partire da luglio 2014 i volumi trattati hanno poi
raggiunto una percentuale talmente elevata (il 65%) da rendere marginale – e quindi estremamente
critico - il trattamento algoritmico delle nuove accessioni: ogni mese, al momento
dell'aggiornamento di MATRIX, per caricarvi le nuove collocazioni occorrerebbe trattare poche
decine di nuovi acquisti o di volumi da ricollocare ad hoc (recuperati o classificati dopo il
ricollocamento “principale” del fondo di appartenenza): i rischi insiti in tale procedure, giustificabili
per migliaia di volumi, sono eccessivi per pochi record. Quindi si è deciso che i nuovi volumi
catalogati dopo giugno 2014 sarebbero stati ricollocati manualmente contestualmente con
l'attribuzione della CDD. Quanto ai volumi da ricollocare ad hoc perché “rimasti indietro” rispetto
al resto del loro fondo di appartenenza, quelli classificati dopo potranno essere aggiunti alle
successive ricollocazioni degli ultimi fondi librari (tenendoli da parte) oppure trattati manualmente;
quelli recuperati dai docenti possono essere fascettati, rfidati e trattandoli a mano uno per uno.
[agosto 2014]
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.5
6.5.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
ATTIVITÀ
DI RIORDINO BIBLIOGRAFICO
Classificazione dei volumi a scaffale aperto
Per la biblioteca di Agraria si è innanzitutto deciso di usare la classificazione CDD e non la LoC (o
altre) perché era la più diffusa e la sua adozione avrebbe aumentato la probabilità di recuperare le
classi da cataloghi on-line. Per velocizzare il progetto, infatti, era essenziale limitare al massimo la
necessità di classificare le opere con il volume in mano e usare quanto più possibile la possibilità di
derivare le classi da registrazioni bibliografiche presenti in rete.
La seconda questione è stato se usare la CDD "full monty", la Dewey ridotta o addirittura una
versione full ma ”personalizzata” (tagliandola o semplificandola per adattarla a presunte esigenze
locali, come a volte si fa). Alla fine, sia per semplificare la gestione biblioteconomica dei volumi
mantenendo allineata l'attribuzione delle classi e le collocazioni, sia perché tutte le possibili opzioni
per “semplificare” la CDD erano arzigogoli ben poco professionali, abbiamo scelto la CDD pura.
Decisione gravida di conseguenze, che ha complicato non poco la gestione delle classi e delle
collocazioni, e che complicherà in futuro la gestione a scaffale delle collezioni.
Infine abbiamo dovuto scegliere quale edizione usare. All'epoca era appena uscita la 22. edizione,
anche se non era ancora stata tradotta in italiano. Usare la 22. significava dover lavorare per mesi,
se non anni, prevalentemente sui pochi cataloghi anglosassoni; oppure “aggiornare” ogni volta le
classificazioni della 21. (col rischio di dover tornare all'analisi libro-in-mano); o rassegnarsi a far
convivere in archivio classi di diverse edizioni. Ma usare la 21. sapendo già che di lì a poco sarebbe
diventata obsoleta avrebbe significato partire col freno a mano innestato. Alla fine, tenendo conto
che già allora si poteva prevedere che la ricollocazione dei volumi – a causa delle complicazioni in
cui si era da subito imbattuto il progetto - non sarebbe avvenuta prima di 5 o 6 anni, si è scelta la
22., ma ammettendo comunque la possibilità di recuperare classi dell'edizione precedente
(aggiungendo a MATRIX campi per differenziare le classi per edizione e provenienza).
In ogni caso, più si va indietro negli anni, più aumentano i record a cui sono state attribuite classi in
base a versioni valide all’epoca della pubblicazione del volume, ma ormai obsolete. E neppure la
Library o OCLC hanno mai potuto – o voluto – aggiornare le vecchie classificazioni presenti in
archivio, quindi la convivenza di classi di edizioni diverse è quasi inevitabile. Resta il fatto che
registrando in MATRIX l'edizione, ci lasciamo aperta la possibilità in futuro di tornare sui record
con classi obsolete per riclassificarli (cfr par. seguente).
Una delle prime attività progettuali in ogni caso è stata individuare i cataloghi on-line in grado di
fornire una accettabile percentuale di record contenenti classificazioni CDD di buona qualità,
utilizzando i principali meta-opac (Karlsruhe e Azalai) per selezionarli. Ad usare la CDD con un
adeguato livello di accuratezza sono la Library of Congress e la British Library (oltre a OCLC), in
cui non sempre i volumi italiani sono classificati. Quanto agli Opac italiani, dato che la percentuale
di opere classificate con la CDD è relativamente bassa, e i nostri volumi sono così specializzati da
essere a volte posseduti solo da noi, la probabilità di recuperare classi CDD utili non sono elevate.
Inoltre, le biblioteche italiane sono spesso di dimensioni ridotte, con specializzazioni tali da far
sospettare che la CDD venga “interpretata” per adattarla al profilo asimmetrico che le biblioteche
hanno da un punto di vista disciplinare (mentre noi non ne abbiamo bisogno, dato che copriamo un
ampio spettro disciplinare); il fatto che raramente gli Opac italiani segnalino l'edizione CDD, rende
ancora più difficile valutarne la accettabilità.
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.5.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Revisione delle classi preesistenti (per volumi a scaffale aperto)
Con “revisione” si intende l'individuazione delle classi più obsolete presenti in archivio, il loro
controllo e l'eventuale correzione. Si tratta di un’attività utile per aumentare la qualità delle
registrazioni bibliografiche e la correttezza delle collocazioni a scaffale, ma a bassa priorità, dato
che la collocazione dei volumi è garantita comunque anche con classi di bassa qualità (o addirittura
errate). La sua fattibilità va quindi attentamente valutata in base alle forze disponibili.
La qualità delle classi dipende soprattutto dal loro aggiornamento rispetto all’ultima edizione e
dalla competenza professionale di chi la attribuisce. Da un’edizione all’altra – oltre a piccoli
aggiornamenti e aggiustamenti – interi gruppi di classi vengono totalmente ristrutturati: dopo due o
tre edizioni vecchie e nuove classi non hanno più alcuna attinenza, almeno in alcune aree
disciplinari; in particolare per le scienze della natura, i cambiamenti tra la 19. e la 21. edizione sono
stati tali che classi anteriori alla 21. sono fuorvianti.
Quanto al livello professionale della biblioteca che attribuisce la classe, la qualità migliore è
garantita dalla LoC, da OCLC e dalla BL, che vanno quindi considerati i database di riferimento,
anche perché segnalano sempre l’edizione di riferimento. Quelle attribuite da biblioteche italiane
spesso non sono aggiornate29 - pochissime usano la 22. - e non hanno quasi mai l’indicazione di
edizione; inoltre le classi attribuite da piccole biblioteche sono da valutare con prudenza; va però
detto che i primi controlli a campione fatti su volumi posteriori agli anni '90 hanno rivelato una
qualità mediamente accettabile.
Per quanto riguarda la revisione delle classificazioni, se la qualità della classe fosse alta e si
trattasse solo di controllare la sua coerenza (ad es. verificando che una certa classe attribuita in base
a precedenti edizioni della Dewey sia mantenuta con lo stesso significato nella 22. edizione) la
revisione sarebbe abbastanza semplice: basterebbe analizzare il manuale, senza prelevare il volume.
Se invece si avesse la certezza che la classe è errata o obsoleta, il volume va recuperato e
riclassificato ex-novo, un’operazione ben più complessa.
La necessità di fare queste complesse valutazioni, naturalmente, aumenta a dismisura l’incertezza
sulla quantità di record/volumi da trattare e sui carichi di lavoro relativi. Va detto, ovviamente, che
il problema si pone solo per i volumi destinati a scaffale e realmente trovati (escludendo quindi
volumi smarriti o “dispersi” perché presumibilmente dislocati presso gli studi dei docenti).
Al momento nel nostro database su un totale di circa 10.400 volumi destinati a scaffale aperto con
classi attribuite abbiamo le seguenti indicazioni operative:
 le classi della 19. ed. (per fortuna solo 35, lo 0.3%) vanno ridate ex-novo col libro in mano
 le classi 20. ed. (720, il 6.8%) andrebbero velocemente riviste col volume in mano
 le classi LOC, OCLC e BL della 21. ed. sono di buona qualità e basta controllare velocemente
che la classe sia ancora valida nella 22. ed.
 le classi ATTRIBUITE da noi sono della 22. /23. ed. e sono considerate validate, al pari di
quelle LOC, Canada e BL della 22./23. ed.
È improbabile si possa iniziare la revisione delle classi prima del completamento dei lavori più
urgenti di riordino dei materiali bibliografici, vale a dire prima dell'estate 2016. [2012 – dic. 2015]
29
la ragione è evidente: una biblioteca che inizi a classificare usando una certa edizione, e voglia passare alla successiva, se ha usato
le classi per collocare i volumi si troverebbe di fronte ad un dilemma: se decide di "aggiornare" le classi, i volumi classificati con
quelle obsolete dovrebbe essere ricollocati, obbligando a riposizionare a scaffale grandi quantità di volumi; se non le aggiorna, in
biblioteca finiranno per convivere volumi con collocazioni basate su classi concettualmente diverse (se non incompatibili). Si può
capire perché spesso le biblioteche per mantenere una coerenza interna continuino ad usare classi di edizioni ormai obsolete
69
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.5.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Attività di riordino bibliografico e catalogazione volumi non trattati
Le attività di controllo a cui dovrebbero essere sottoposti i volumi sono complesse e vanno integrate
all’interno di un unico flusso operativo, evitando di dover re-intervenire più volte sullo stesso
volume; se si usa un database per gestirle, tuttavia, è relativamente indifferente quale dei controlli
viene fatto prima e quale dopo: l'importante è che le informazioni vengano integrate nel database. Il
controllo dovrà necessariamente essere svolto sia a scaffale, passando i volumi uno per uno, sia
facendo rientrare i volumi dislocati per qualsiasi ragione presso gli studi dei docenti.
Questi controlli non vanno concentrati all'ultimo momento, per evitare di creare un eccessivo
accumulo di lavori immediatamente prima di attivare la nuova biblioteca. Per contro, se dopo la
conclusione dei controlli i volumi venissero prelevati o spostati senza segnalarlo, le registrazioni in
nostro possesso finirebbero per diventare obsolete. Quindi i controlli non vanno anticipati troppo,
soprattutto nelle strutture decentrate in cui non è possibile assicurare un adeguato controllo della
movimentazione dei volumi. È evidente che tra queste esigenze contrastanti, se non conflittuali,
andrà trovato un delicato equilibrio, analizzando la situazione di ogni fondo librario caso per caso.
Le monografie da sistemare a scaffale aperto sono state individuate selezionando i volumi posteriori
al 1990. L'uso di MATRIX ha permesso di fare ripetuti controlli usando listati on-line e cambiare
rapidamente lo status dei volumi, per spostare a magazzino volumi posteriori al 1990 ma ritenuti
marginali o inadatti allo scaffale aperto e viceversa, per volumi anteriori ma giudicati validi. Sono
stati poi individuati ed estrapolati dai vari fondi librari particolari tipologie di volumi che nella
nuova biblioteca sono separati dalle monografie generiche: in particolare volumi di testo, opere di
consultazione, collane, materiali particolari.
Nel caso dei volumi di testo l'attribuzione è stata definita da tempo selezionando i volumi segnalati
dai docenti come sussidi didattici. Le ulteriori copie possedute dai singoli dipartimenti di un'opera
definita di testo saranno automaticamente aggiunte alle altre. Per le opere di consultazione varrà
sostanzialmente la stessa strategia. In più, potranno essere definiti come opere di consultazione
singoli volumi che i docenti e i bibliotecari dei dipartimenti identificheranno come tali.
È prevedibile che in ogni fondo librario sia presente una certa percentuale di volumi non catalogati
(o addirittura non inventariati). La necessità di catalogarli sorgerà quindi in modo casuale durante i
controlli, perciò è difficile quantificarne l'entità: realisticamente i volumi da catalogare dovrebbero
essere circa il 5%, quindi nell'ordine delle centinaia (un migliaio al massimo).
I volumi da catalogare - per definizione - non sono mai stati trattati in precedenza da un
bibliotecario. Quindi potremmo dover trattare libri privi di inventario o di collocazione, oppure con
inventari e collocazioni errate; al limite potremmo trovarci di fronte a veri e propri "fantasmi",
senza inventario né collocazione, da recuperare letteralmente come “doni” (o scartare se fossero
obsoleti, ovviamente). Infine, se il volume da catalogare è posteriore al 1990 e va a scaffale aperto,
occorre classificarlo. Più che limitarsi semplicemente a catalogarlo, gli operatori potrebbero quindi
essere innanzitutto costretti a decidere come trattare il singolo volume in base a "protocolli
d'ingaggio" molto specifici e analitici. Inoltre questa attività sarà inestricabilmente incapsulata
all'interno dei processi di controllo dei volumi - sia a scaffale che presso gli studi dei docenti.
Queste due caratteristiche rendono necessario che del trattamento catalografico si occupino solo
persone con un grado di competenza e di autonomia professionale.
I volumi anteriori al 1900 dovranno essere controllati, gli si dovrà cambiare collocazione e
dovranno essere rifascettati. Questa attività è complessa e quindi destinata a generare carichi di
lavoro non trascurabili, in parte per la delicatezza nel trattare simili opere, in parte perché in passato
molte opere sono state catalogate con procedure “semplificate”, e richiedono interventi correttivi.
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ad esempio, dato che sulla scheda cartacea era segnalato solo il primo inventario, in passato spesso
dell’opera è stato catalogato solo il primo volume o addirittura è stata catalogata e inventariata solo
la monografia superiore (assegnando una collocazione cumulativa). Quindi anche se ad un esame
grossolano l’opera può apparire catalogata, in realtà spesso la catalogazione va rifatta o completata,
inserendo i titoli mancanti e legandoli agli inventari corretti.
Va poi considerato che, trattandosi di opere inventariate decenni fa, la revisione richiede la capacità
di analizzare registrazioni inventariali fatte seguendo metodi ormai desueti. È quindi evidente che il
trattamento – sia catalografico che amministrativo – di volumi del genere richiede elevate
competenze professionali. Naturalmente, se i titoli fossero anteriori al 1830 andrebbero catalogati e
trattati tra gli antichi (in senso catalografico) e occorrerebbe trovare operatori in grado di farlo.
6.5.4
Attività di riordino delle registrazioni in SOL
Un aspetto da tenere in considerazione riguarda i rapporti tra il nostro database e SOL.
In generale, sarebbe auspicabile che le classi venissero inserite anche in SOL per migliorare la
qualità del catalogo; ma, mentre le collocazioni possono essere caricate in automatico, le classi
devono essere caricate a mano, con una procedura ben più lunga e complesso di quanto non lo sia
nel nostro programma. Alla fine, dato che per noi era prioritario cambiare le collocazioni, si è
deciso che immettere le classi recuperate in MATRIX anche in SBN non era fondamentale.
La futura biblioteca centralizzata in SBN si è agglutinata attorno alla preesistente Biblioteca di
Agraria (B1): in altre parole B1 ha assorbito man mano le altre biblioteche recependone le serie
inventariali e le notizie bibliografiche collegate. Questo ha significato che da SOL sono spariti i
codici di biblioteca (ad es. B1, Q1 etc.) che prima differenziavano tra di loro i vari fondi da
accorpare, al pari delle collocazioni (“B.C. AGR.”, “COLT. ARB.” “AGRONOM.” etc.).
Una volta che le collocazioni vengono cambiate per unificarle nell'unica sezione a scaffale aperto
“AGR.”, in SOL l'unico elemento che può segnalare da dove provengono i volumi resta la serie
inventariale. La serie non è però un elemento univoco per individuare l'appartenenza di un volume
ad un ex-fondo librario accorpato, in quanto dopo le dipartimentalizzazioni e la conseguente
unificazione del trattamento amministrativo dei materiali bibliografici, la stessa serie può essere
stata attribuita a più fondi catalograficamente distinti; per contro molti fondi, essendo a loro volta
nati dalla fusione di più biblioteche ancora più piccole, utilizzavano in SOL più serie inventariali.
Come non bastasse, dato che accanto alla serie principale (attiva) e a quelle pregresse (relative ai
vecchi Istituti confluiti nei Dipartimenti e chiuse), tutte diverse e univoche, esistevano serie
inventariali “di recupero” (usate per trattare volumi non non inventariati) definite univocamente
solo all'interno della singola biblioteca e quindi tutte con lo stesso codice (“Z1”), è stato necessario
rinominare queste serie, definendo una tabella univoca arbitraria per la futura biblioteca
centralizzata. Questa risistemazione ha ovviamente avuto effetti su qualunque attività effettuata a
qualunque titolo sugli inventari, dai trattamenti effettuati in SOL per cambiare in automatico le
collocazioni, alla pre-programmazione dei tag RFID.
Alla fine in SOL non esistono più codificazioni in grado di individuare con certezza e in maniera
univoca da quale fondo librario provenga un volume. Per questo, prima che da SOL sparissero i
codici univoci relativi alle vecchie biblioteche da accorpare, abbiamo salvato questo dato all'interno
del nostro database, e l'abbiamo reso immodificabile, in modo da avere almeno un dato univoco
invariante. Allo stesso modo in MATRIX sono state immagazzinate le vecchie collocazioni e una
serie di dati amministrativi interni destinati a perdersi all'interno di SOL.
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
6.6
Agg.: 12/07/16
Genesi
ATTIVITÀ
SUI VOLUMI
La ri-fascettatura dei volumi ovviamente era indispensabile solo per i volumi da destinare a scaffale
aperto. Dato però che molti volumi provenienti dai fondi librari non hanno l’inventario registrato
sul volume o l’inventario sul volume non coincide con quello registrato in SOL, se uno dei volumi a
magazzino venisse chiesto, per prestarlo occorrerebbe recuperare l'inventario da registrare nel
gestionale con una ricerca a catalogo. La registrazione dei prestiti sarebbe semplificata se all'interno
dei volumi da magazzino si applicassero delle etichette con inventari e collocazioni. La logica di
stampa e di applicazione sarebbe la stessa definita per le fascette esterne.
Per quanto riguarda i tag RFID invece, sarebbe antieconomico applicarli anche ai volumi a
magazzino, che non richiedono controlli antitaccheggio e sono interessati solo marginalmente da
operazioni di prestito.
Per i tag, l’ipotesi iniziale era di passare un file contenente inventari e collocazioni alla ditta e farli
pre-programmare da loro, facendo “scrivere” nel chip gli inventari (gli unici dati ad essere gestiti
dai lettori), mentre sulla faccia esterna sarebbero stati stampati in chiaro sia inventario che la
vecchia collocazione, in modo da semplificare i controlli e assegnare ogni tag al relativo volume
senza dover aprire il volume e in modo univoco (come detto l’inventario spesso manca, mentre la
collocazione – necessariamente – c’è sempre sulla fascetta esterna).
Per semplificare l'applicazione, sia i tag che le fascette erano ordinati in base alle vecchie
collocazioni, in modo che la loro sequenza sulle strisce gommati fosse la stessa dei volumi prelevati
dallo scaffale durante il processo di ricollocazione: quindi l'operatore le avrebbe potute applicare in
un’unica operazione. Un ulteriore vantaggio di questo metodo è che se un volume non viene trovato
a scaffale (perché in prestito o fuori posto), il relativo tag e la fascetta resterebbero sulle strisce
gommate come segnale del suo mancato recupero. Se il volume rientra basta recuperare il tag e la
fascetta dalle strisce, mentre i tag e le fascette residuali segnaleranno i volumi smarriti o dispersi.
Sfortunatamente, dopo i primi test su circa 2000 volumi a cui sono stati applicati dei tag preprogrammati (e che hanno dimostrato l’indubbia efficienza del processo così strutturato), la ditta ha
segnalato l’impossibilità di continuare a fornire tag pretrattati, in quanto a livello industriale queste
attività venivano ormai fatte solo per quantità superiori ai 50.000 pezzi. In alternativa si è deciso
quindi di far stampare sulla faccia visibile, oltre all’inventario in chiaro, anche la sua versione con
codice a barre e quindi programmare i tag facendo leggere il codice da un lettore in grado di
registrarlo nel chip. Si trattava di una programmazione semi-automatica, che ha ridotto
sensibilmente l’efficienza del processo, garantendo comunque un vantaggio rispetto all’ipotesi di
programmare gli RFID manualmente, digitando il dato tag per tag.
Va notato che mentre le fascette con le nuove collocazioni – ovviamente – non possono che essere
applicate ai volumi solo dopo che siano state cambiate le collocazioni in SOL e appena prima di
ricollocarli a scaffale (altrimenti si creerebbe una divaricazione tra dati on-line e posizione fisica dei
volumi), i tag contengono solo i dati inventariali - per loro natura invarianti - e quindi possono
essere applicati sui volumi ben prima della loro ricollocazione restando inattivi (o, addirittura,
essere usati per l'antitaccheggio e i prestiti ben prima della ricollocazione automatica in SOL,
“puntando” prima alle vecchie collocazioni e poi, dopo il change-over, alle nuove), a condizione
che i dati inventariali siano nell’esatto formato che assumeranno dopo l'unificazione delle
biblioteche in SOL.
In fase di inizializzazione dei tag è stato quindi necessario tener conto del problema relativo al
riordino delle serie inventariali (cfr par. 6.5.3).
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7
Agg.: 12/07/16
Genesi
ANALISI
E
VALUTAZIONE
SERVIZI
Al momento non è chiaro quanto e come vengano valutati i livelli quantitativi dei servizi. Ancor più
vaga è la loro valutazione qualitativa. I pochi elementi certi al momento sono i seguenti:
 solo poche transazioni (tipicamente i prestiti) sono interamente automatizzate, standardizzate
e registrate, in modo da essere confrontabili e controllabili.
 i dati statistici vengono raccolti da anni, ma sono più volte cambiate sia le modalità di
rilevazione che le definizioni degli "oggetti" analizzati (ad esempio la definizione dei DD è
cambiata nel tempo), al punto che le statistiche sono difficilmente confrontabili nel tempo
 tra le biblioteche ci sono forti disomogeneità strutturali, che portano non solo a diversi livelli
quantitativi dei servizi, ma anche e soprattutto ad erogare i servizi in maniera così diversa che
le statistiche a volte finiscono per confrontare attività fra di loro oggettivamente diverse
 i dati statistici (se è per questo anche le valutazioni qualitative) sono sempre stati sottoposti a
forti interferenze di natura ideologica: in altre parole sono state spesso reinterpretati per
mantenere lo status quo o per indirizzarli verso conclusioni predefinte o definite ad hoc.
7.1
7.1.1
VALUTAZIONI
GOOD PRACTICE
Analisi concettuale sulla griglia di valutazione good practice
L'analisi dei servizi deve necessariamente tener conto dei dati good practice, che pure ha altri
obbiettivi (l'analisi efficienza/efficacia della spesa). GP è un progetto intra-ateneo, che confronta i
costi medi per operazione tra le università che vi partecipano, rapportando il carico di lavoro per
ogni attività (definito in frazioni di FTE) con il numero di operazioni svolte. GP presenta tuttavia
una serie di debolezze metodologiche, tali da inficiarne la capacità di analizzare le biblioteche.
Innanzitutto, GP non computa tra i costi le spese di investimento/funzionamento, limitandosi alle
spese per il personale. Anche se tale limitazione ha le sue ragioni (valuta l'efficacia/efficienza dei
soli processi produttivi in termini di carichi di lavoro, dando per scontato che sia più
standardizzabile e confrontabile), esclude dall'analisi una parte rilevante dell'attività produttiva.
Una biblioteca non opera su un mercato 30, ma ciò non toglie che vi si possano applicare metodiche
di analisi simili a quelle utilizzabili per un'impresa in senso lato. Non potendo definire un breakeven (dato che non produce merci) si possono definire dei costi-standard ottimali e poi confrontare
gli scostamenti da essi. È quello che – astrattamente – cerca di fare GP, ma se a questa analisi si
tolgono le spese di investimento e di funzionamento, il risultato appare monco.
Ad esempio, se volessimo realmente valutare l'efficacia della spesa nel suo insieme, dovremmo
valutare quanti prestiti / DD generano 1000 € di spesa, comprendendo in essa i costi dei beni + i
costi di trattamento + quelli di funzionamento/conservazione: solo il secondo fattore viene valutato
da Good practice, mentre il terzo lo è solo per la parte riguardante la spesa di manodopera (non per
quanto attiene le spese per rilegature o tag RFID).
30
Anche se le università (specie in Lombardia) sono di fatto in competizione fra di loro per attrarre i potenziali utenti di
un bacino condiviso; e lo stesso potrebbe valere per le biblioteche
73
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ora, dato che la spesa per il personale incide per circa il 60% (7 ml. di euro contro i 6 ml. di spese
per investimenti/funzionamento), è come se l'efficacia del 40% della spesa non venisse valutata, per
una decisione aprioristica ed arbitraria. In ogni caso, aggiungere le spese di investimento all'analisi,
darebbe ulteriori elementi di valutazione: l'analisi costi / ricavi resta essenziale per le decisioni di
spesa, e in tale ottica è essenziale sapere quanto “rende” una certa spesa (e quanto su di essa
incidano i costi di investimento, quelli di funzionamento e quelli del personale). Ma, come detto,
Good practice non si occupa di questo tipo di valutazioni.
Naturalmente ci sono buone ragioni per cui non si voglia spingere in tale direzione, ad esempio il
fatto che il costo medio dei volumi e delle riviste varia moltissimo da area disciplinare ad area
disciplinare, e quindi inserire tali costi in una griglia valutativa produrrebbe evidenti distorsioni.
Peraltro, le distorsioni – come vedremo – esistono anche limitando l'analisi alle spese per personale.
GP divide poi le attività in filoni non sempre paragonabili con quanto avviene in una biblioteca:
- nella realtà catalogazione e attività amministrativa sono integrate, al punto da non essere
distinguibili: acquisizione, inventariazione, catalogazione e gestione fatture non sono che
momenti di un unico flusso di attività. In good practice catalogazione e amministrazione sono
attività distinte, mentre la parte contabile è assorbita da quella amministrativa.
- in good practice DD e ILL sono distinti, mentre di solito sono svolti unitariamente
- limitare la gestione dei computer a quelli al pubblico implica escludere dalla valutazione una
percentuale tra il 30 e il 60% delle attività informatiche.
Tuttavia, solo alcune di queste attività sono “misurate” da parametri quantitativi, quindi solo per
alcune è possibile definire degli indici produttivi: per altre la valutazione non è possibile (e si tratta
di attività che potrebbero coprire più della metà dell'attività complessiva in una biblioteca). In più,
cosa evita che le biblioteche privilegino artatamente proprio le attività non valutabili ?
Non è chiaro se questa scelta sia stata imposta per distorcere la griglia valutativa in modo da
“magnificare” i risultati di alcune università (le più semplici e centralizzate) a discapito di altre. Va
notato che GP non è un progetto MIUR, ma è gestito dal Politecnico di Milano, che potrebbe avere
una sorta di conflitto di interesse nel definire la griglia poi usata per auto-valutarsi.
Un ulteriore problema di GP è che si basa sulla quantificazione della percentuale di tempo dedicato
ad una attività. Nel 90% dei casi le persone svolgono più attività nel corso della stessa giornata (è
improbabile che il singolo svolga una certa attività per due giorni e per tre un'altra): quindi per
definire la percentuale FTE "dedicata" ad un'attività va fatta una auto-valutazione innanzitutto del
singolo sulla percentuale che lui stima dedicare a quella attività e poi della struttura sulla somma di
tali auto-valutazioni (eventualmente riviste). In generale, tutto si basa su valutazioni soggettive, con
scarso supporto di precise registrazioni sui reali carichi di lavoro giornalieri.
È quindi probabile che ì dati GP contengano un errore statistico sistematico, che stimo di circa 0,1
FTE per la valutazione fatta sul singolo individuo, e di 0,2/0,3 FTE per una valutazione cumulativa.
Occorre notare che questi errori statistici verrebbero inesorabilmente amplificati esponenzialmente
nell'analisi di attività marginali: un errore di +/- lo 0,1 FTE su un'attività che complessivamente
impegna 2 FTE inciderebbe per un ventesimo del totale (il 5%), un margine di errore tutto sommato
accettabile; lo stesso errore su un'attività da 0,5 FTE inciderebbe per un quinto del totale (il 20%), il
che renderebbe di fatto parzialmente inattendibile quest'ultimo dato.
Se si analizzano le diverse biblioteche, si può notare che solo quelle con più di 10 FTE arrivano ad
impegnare più di un FTE in buona parte dei filoni di attività, e quindi mantenere il tasso di errore
statistico entro livelli accettabili; in quelle con 4 o 5 FTE le attività si fermeranno a frazioni di FTE,
quindi incorporeranno inesorabilmente elevati livelli di possibili errori statistici. E di questo va
tenuto conto in fase di analisi dei dati (per Agraria sui filoni di attività meno consistenti).
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Genesi
C'è un altro fattore da rimarcare: good practice è necessariamente un "gioco a sommatoria zero". In
altre parole, sia per il singolo addetto che per la biblioteca nel suo complesso la somma di tutte le
attività deve dare 1 (=100%). Dato che gli indici di efficacia/efficienza di good practice si basano
sul rapporto tra FTE impegnati e parametri produttivi (=numero di operazioni compiute, un dato che
si suppone fisso, poiché l'attività registrata è quella che è), in teoria - a parità di operazioni svolte più si abbassa la frazione di FTE impegnata in quella attività, più gli indici migliorano. Ma,
ovviamente, abbassare la copertura in FTE di quell'attività impone di alzare quella per un'altra
attività "concorrente", per arrivare appunto al 100% dei FTE impegnati. Se una biblioteca - per
errore di valutazione o per dolo - riducesse il carico FTE di una attività, otterrebbe un risultato
artatamente migliore nell'indice correlato, ma peggiorerebbe negli altri. Dato che la "valutazione"
di una biblioteca dovrebbe derivare dalla somma - o meglio dalla media - di tutti gli indici di
efficacia/efficienza di tutti i filoni di attività, gli eventuali errori statistici in più in alcuni filoni di
attività verrebbero probabilmente compensati da simmetrici errori in meno di alti.
L'inevitabile conclusione è che l'unico modo per aumentare gli indici di efficacia/efficienza (in
assoluto o in rapporto alle altre biblioteche) consiste nell'aumentare in generale le operazioni svolte
per il maggior numero possibile di filoni di attività, cioè elevare complessivamente i parametri
produttivi totali della biblioteca. Dato che - a causa della riduzione delle risorse - alcuni parametri
produttivi (il numero di volumi acquisiti/catalogati, il numero delle riviste gestite, la quantità di
fondi gestiti) non potranno che diminuire, tutto si gioca sulla capacità di aumentare - in un modo
o nell'altro - i prestiti, i DD/ILL e i reference. Un'operazione non facile, ovviamente, dato che i
prestiti dovrebbero derivare linearmente dal numero di volumi posseduti/acquisiti e anche i DD/ILL
non possono che dipendere (sia pure in modo non lineare) dai volumi e dalle riviste possedute.
L'unico, possibile escamotage (e quindi l'unica grossa incertezza sull'attendibilità dei dati) consiste
nell'elevare artificiosamente il carico in FTE delle "altre attività", che non sono correlate a precise
attività registrate e quindi a specifici parametri o statistiche produttive: questo (a causa del fattore
"sommatoria zero"), porterebbe a ridurre il peso di tutte le attività di "base" e quindi
sopravvalutarne gli indici di efficienza.
In parte lo stesso problema nasce per filoni di "attività" non correlabili con un preciso numero di
operazioni o comunque un dato quantitativo: ad es. la gestione sale può solo essere correlata a
parametri molto generici (quali il numero di ore di apertura, il n. di metri quadri, il numero di
utenti), senza poter valutare altri fattori essenziali, come il numero di sale e/o piani, se la biblioteca
è o non è a scaffale aperto, il tipo di organizzazione dei servizi e delle collezioni etc.
[marzo 2012 – riv. Dic. 2013]
7.1.2
I dati good practice della biblioteca di Agraria
Andando più nello specifico i nostri dati sono i seguenti :
-
catalogazione: ai 350 volumi acquisiti dalla biblioteca centrale corrisponde un carico di lavoro
di 0,4 FTE, mentre i rimanenti 300 volumi acquisiti dal resto della facoltà corrispondono a 0,35
FTE, per un totale di 0,75 FTE. Da questo punto di vista i carichi di lavoro sono realistici: in
pianta organica un FTE dovrebbe catalogare 2000 volumi (senza soggetti, quindi 1000
catalogati e soggettati); se alla catalogazione (0,3 FTE) aggiungiamo i lavori amministrativi (ca.
0,2 FTE), si arriva a 0,5 FTE per catalogare/soggettare/inventariare i volumi della biblioteca
centrale e 0,4 per il resto della facoltà, per un totale di 1 FTE, coerente con good practice.
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Genesi
-
gestione riviste: per le 70 riviste della biblioteca centrale ìn good practice si calcola un carico di
lavoro di 0,2 FTE, le 480 riviste del resto della facoltà corrispondono a 0,9 FTE, per un totale
di 1,1 FTE per ca. 550 riviste. Anche questi carichi di lavoro sono realistici e omogenei
-
amministrazione: ai 350 volumi + 70 riviste + 100.000 euro di budget della biblioteca centrale
corrispondono 0,3 FTE, mentre i rimanenti 300 volumi + 300 riviste + 150.000 euro della
facoltà corrispondono 0,6 FTE (con un 20/30 % in più, considerando il fatto che il lavoro
contabile per i dipartimenti va valutato diversamente). Anche questi carichi di lavoro sono
formalmente realistici e omogenei [ma vedi le considerazioni iniziali sul poco realismo della
griglia di valutazione su catalogazione/attività amministrativa].
-
Prestito: dato che la maggior parte delle biblioteche di facoltà non presta, sono considerate solo
la biblioteca centrale e quella del Distam. Nella prima 4000 prestiti corrispondono a 0,75 FTE,
al DISTAM 1100 prestiti corrispondono a 0,3 FTE; in totale 1 FTE per 5000 prestiti. Dato che
nella futura biblioteca si ipotizzano 10.000 prestiti (di cui metà prestiti ai docenti), si
arriverebbe a 2 FTE totali. Il dato non è coerente con i carichi di lavoro definiti dalle piante
organiche (1 FTE per 10.000 prestiti). È probabile che i carichi di lavoro più realistici per
10.000 prestiti siano di ca. 1,4/1,5 FTE.
-
di scarsa utilità è l'indicatore sulla gestione delle sale: qui conta soprattutto, ovviamente, com'è
strutturata la biblioteca (a scaffale aperto o meno, con una o più sale, su uno o più piani etc.),
nonché il numero di utenti e il livello di servizi erogati. Da questo punto di vista è molto
complesso comparare le diverse biblioteche. Infine, l'attuale situazione non è proiettabile sulla
futura biblioteca, che sarà completamente diversa - come struttura e dimensioni - dalle attuali.
[marzo 2012]
7.1.3
Confronti tra i nostri indici good practice e gli indici nazionali
Come detto l'Università di Milano ha aderito a good practice per la prima volta nel 2011. Di
conseguenza l'analisi richiede una certa prudenza: la griglia di valutazione è diversa da quelle a cui
eravamo abituati (derivate dalla griglia GIM), il che potrebbe amplificare gli errori sistematici;
come detto prima, anche la metodica di rilevazione (basata sull'auto-analisi) potrebbe produrre un
elevato tasso di errore. Di fatto si stima che i dati 2011 (riferiti al 2010) servano più che altro per
definire meglio la rilevazione e che si possa arrivare ad un'analisi definitiva non prima del 2013.
Un aspetto cruciale da rimarcare è che la prima analisi dei dati presenta comparandoli con quelli
nazionali presenta una fondamentale asimmetria: i nostri indici si basano solo su biblioteche d'area
(più grandi e meglio organizzate delle altre, quindi più "efficienti" della media), mentre quelli good
practice italiani si riferiscono a tutte le tipologie di biblioteche, più o meno efficienti. In altre
parole, con questo taglio scelto, i nostri indici potrebbero essere stati "magnificati" (enhanced) e
quindi resi artatamente migliori rispetto alle basi di confronto.
Paragonando gli indici di Milano alla media good practice italiana, si nota che il costo per
operazione è inferiore (quindi astrattamente migliore) alla media nazionale per le attività di front
office (prestiti, DD/ILL, reference etc.) e superiore (= peggiore) rispetto alla media nazionale per le
attività di back office (catalogazione e trattamento riviste). Noi sappiamo però che in passato, per
quanto riguarda le attività di front office, il confronto effettuato nel 2006 con i dati GIM segnalava
che eravamo sensibilmente inferiori agli standard italiani: in particolare eravamo carenti per il
rapporto prestiti/volumi e prestiti/utenti, cioè per gli indici di circolazione.
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Genesi
In altre parole erogavamo pochi servizi rispetto al posseduto e agli utenti serviti (sul DD/ILL la
situazione era diversa perché eravamo forti fornitori di servizi, e GIM valuta il rapporto
posseduto/erogato). In generale questo è stato interpretato come un effetto dell'elevata percentuale
del nostro posseduto escluso dal prestito, specie nei fondi librari ma anche nelle biblioteche d'area, e
del fatto che sul materiale prestabile spesso incidono dei limiti alla fruibilità destinati ad allontanare
i potenziali utenti del servizio. Non sembra che nel frattempo la situazione sia mutata, di
conseguenza, il buon risultato di good practice potrebbe avere quattro diverse interpretazioni:
- come effetto di un basso livello qualitativo dell'offerta: i servizi costerebbero mediamente poco
perché sono di basso livello; e lo sono proprio perché il personale adibito è mediamente poco.
Quindi, lungi dall'essere un dato positivo, segnalerebbe una criticità
- come effetto di un anomalo confronto dei dati: se i nostri indici si riferiscono a strutture più
votate all'erogazione dei servizi al pubblico rispetto alla media delle biblioteche su cui si basano
gli indici nazionali (quindi mediamente più efficienti), il buon risultato di good practice
potrebbe essere un semplice artefatto interpretativo basato su un confronto falsato in partenza.
- come effetto di una anomala auto-valutazione: le nostre biblioteche possono sopravvalutare i
carichi di lavoro per le attività di back-office (e sottovalutare quelli front office), portando quindi
a ridurre erroneamente i costi del front office e amplificare quelli back-office [cfr. par. 3.1.1]
- i dati sono corretti e segnalano che il nostro focus è più centrato sulle attività back-office che su
quelle front-office (ma che l'impegno non porta sempre ad una elevata efficienza, anzi).
Sul cattivo risultato in ambito catalogazione/trattamento riviste, si potrebbe pensare ad un effetto
residuale della nota tendenza - prevalente in passato - a centrare eccessivamente l'attività delle
biblioteche nella catalogazione, dando per scontato che sia una sorta di variabile indipendente
(senza cioè preoccuparsi più di tanto della sua efficienza). Va però detto che per la catalogazione
delle monografie è presumibile 31 che i carichi di lavoro dipendano per un terzo dalle attività
amministrative sull’ordine (rapporti con docenti, fornitori, DURC etc.), per un terzo dalla
catalogazione vera e propria e per un terzo dalla soggettazione/indicizzazione. Quindi per una
corretta valutazione dei costi occorrerebbe sapere - biblioteca per biblioteca - quale è la percentuale
degli acquisti (il trattamento dei doni è più semplice, quindi meno costoso) e dei volumi soggettati
sul totale dei volumi trattati (la classificazione/soggettazione aumenta del 30% i tempi di
trattamento e quindi i costi). Non è un caso se in questo ambito la variabilità degli indici sia
massima. Per Agraria, i doni sono in percentuale irrisoria e tutti i volumi sono classificati: quindi i
carichi di lavoro sono al massimo (il che non vale per altre biblioteche).
Per quanto riguarda i prestiti esiste una debole correlazione tra grandezza di una biblioteca e
maggiori costi, e una tra numero di prestiti e minori costi [in altre parole la grandezza della
biblioteca tende a ridurne l'efficienza, il maggior numero di transazioni ad aumentarla]; per
catalogazione, DD, trattamento contabile e reference c'è una simile correlazione tra numero di
volumi trattati, numero di DD, numero di reference, quantità di fondi gestiti e minori costi (su cui
però la grandezza di una biblioteca non sembra incidere).
C'è una correlazione - debole - tra grandezza di una biblioteca e numero di operazioni e maggiori
costi per quanto riguarda l'ILL, e una tra grandezza di una biblioteca (e una più debole sul numero
di ore di apertura) e maggiori costi per quanto riguarda la gestione sale [qui sia la grandezza della
biblioteca che il numero di operazioni/ore di apertura sembra ridurre l'efficienza !].
È interessante notare che le economie di scala sembrano valere solo per il numero delle operazioni,
non per la grandezza della biblioteca. L'ILL è deviante (esiste una dis-economia di scala) ma i
numeri sono così piccoli da contenere probabilmente elevati errori statistici. Ancor più interessante
la lieve, ma significativa, dis-economia segnalata in rapporto alle ore di apertura … [marzo 2012]
31
presumibile in quanto è complesso disaccorpare e valutare separatamente attività inserite in un unico processo da good practice
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Genesi
7.1.4 Good practice: analisi, performance e prospettive per il futuro
Il "giudizio" finale porta Agraria ad ottenere un buon risultato (7. posto su 20).
Non si può però non rimarcare qui il fatto che il termine "giudizio" associato ad una "classifica" di
merito, lasci trapelare apertamente la logica valutativa finale perseguita dalla Divisione, che è di
tipo gerarchico-tecnocratica. Va infatti notato che in sé e per sé l'analisi good practice può solo
portare a individuare lo scostamento del costo unitario di un'attività da una media: da questo punto
di vista può dare indicazioni di (relativa) inefficienza se il dato è superiore, ma è più ambigua se il
dato è inferiore: che dire della qualità dell'attività ?
Più analiticamente si arriva alle seguenti conclusioni:
- catalogazione: percentuale sul totale delle attività 10% (le biblioteche tra l'1 e il 40% - media
prob. 15%), poco minore; costo 39 € a volume (media 53 - mediana 43), poco migliore
- riviste: percentuale sul totale delle attività 5,5% (biblioteche tra l'1 e il 15% - media 6/7%), poco
minore; costo 101 € per rivista (media 135 - mediana 97), quindi in linea
- prestiti: percentuale sul totale 19% (biblioteche tra l'1 e il 30% - media prob. 10%), ben
maggiore; costo 7 € per operazione (contro la media di 6,7 - mediana 6), quindi in linea [!]
- reference: percentuale sul totale 8% (biblioteche tra l'1 e il 20% - media prob. 5%), maggiore ;
costo 31 € per operazione (contro la media di 72 - mediana 35), quindi migliore [!]
- DD: percentuale sul totale 5% (biblioteche tra l'1 e il 20% - media prob. 5%), in linea; costo 30
€ per operazione (contro la media di 44 - mediana 13), quindi in linea
- ILL : troppa variabilità, dati troppo marginali per avere dati validi
- Gestione amministrativa: percentuale sul totale 10% (biblioteche tra 5 e 20% - media prob.
9/10%), in linea; costo 0.10 € per euro [!] (contro la media di 0,10), quindi in linea
- Gestione sale: percentuale sul totale 13% (biblioteche tra 6 e 30% - media prob. 12%), in linea;
costo 10 € per ora (contro la media di 10), quindi in linea
- Altro: percentuale sul totale 26% (biblioteche tra l'1 e il 20% - media 10%), ben maggiore. Non
essendoci dati produttivi correlati non c'è un costo unitario
Conclusioni e questioni in sospeso :
c) Nei costi non sono compresi quelli degli studenti 150 ore, alti in alcune biblioteche (per lo
più umanistiche - per noi è basso) e quello del personale non strutturato (considerevole per
le biomediche, che usufruiscono di personale ospedaliero i cui costi non sono compresi in
good practice). Se questi costi fossero inseriti nell'analisi, porterebbero ad un
peggioramento degli indici per le biblioteche umanistiche e biomediche, migliorando la
nostra "classifica"
d) La percentuale sul totale delle attività è in linea con la media di Ateneo per tutte le attività,
tranne che per catalogazione e trattamento riviste (leggermente inferiore), per reference
(superiore) e per i prestiti (nettamente superiore): sembra quindi che noi tendiamo ad
assegnare - almeno a livello di auto-valutazione - ai servizi al pubblico un peso maggiore
di quanto non facciano le altre biblioteche, e un peso minore per le attività di back office.
Non è chiaro se questo indichi una realtà oggettiva (un maggior investimento in ore-lavoro
sulle attività front office da parte nostra rispetto agli altri) o una semplice distorsione
percettiva (abbiamo solo la sensazione di investirvi di più, gli altri la sensazione opposta).
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Genesi
e) In ogni caso l'eventuale super-investimento da parte nostra nelle attività front office non va
a discapito della loro efficienza, perché nel caso del prestito e del reference un carico di
lavoro mediamente maggiore (quindi, in un certo senso "peggiore" della media) porta a
costi medi inferiori (= migliori): la spiegazione - ovviamente - può essere data solo dal
rapporto fra costi e numero di prestiti/reference, cioè dal fatto che i nostri prestiti/reference
sono più di quelli di altre biblioteche, a parità di lavoro attribuito [cfr supra: correlazione n.
operazioni/efficienza]
f)
Per la catalogazione, si rimanda a quanto detto sopra: per una corretta valutazione dei costi
occorre sapere la percentuale degli acquisti e dei volumi soggettati/classificati sul totale. Le
nostre percentuali sono vicine al 100%, quindi i carichi di lavoro sono al massimo; lo stesso
non vale per molte altre biblioteche.
g) Nel caso di "altro", non correlato a parametri o statistiche produttive (cfr. par. 3.1.1),
l'elevato livello di questa pseudo-attività ad Agraria porterebbe - a causa del fattore
"sommatoria zero" - a ridurre il peso di tutte le altre attività e quindi ad incrementarne gli
indici di efficienza. Va detto che per noi queste altre attività sono le attività progettuali, che
sono assolutamente giustificabili e si protrarranno per anni (almeno fino al 2015),
garantendoci una "copertura" non trascurabile. A più lungo termine occorre valutare
l'impatto
Indicazioni finali:
- nel 2012 entrerà nella fase finale l'accorpamento delle biblioteche di Agraria: quindi tra il 2012
e il 2013 la biblioteca di Agraria cambierà struttura, personale ed equilibri produttivi.
L'indeterminatezza su quali saranno nei prossimi anni i suoi parametri produttivi potrebbe
confondere le valutazioni. Anche l'elevata incidenza di "altre attività" garantirà una rendita di
posizione, incrementando tutti gli altri indici produttivi basati su parametri misurabili. In
prospettiva la diminuzione di "altre attività" quindi andrà progressivamente assorbita
- per good practice l'efficienza/efficacia è insensibile alla grandezza in addetti di una biblioteca
(anzi, a volte è diminuita), mentre è incrementata dal numero di operazioni/prestazioni eseguite.
Quindi l'unica, vera, indicazione operativa resta quella - ahimè ovvia - di aumentare i servizi
erogati a parità di risorse. È possibile che i dati good practice possano essere utilizzati come
griglia di collimazione per la messa a punto dei nuovi equilibri
- nella futura biblioteca occorrerà mantenere gli stessi rapporti tra FTE e parametri produttivi.
Dato che il nostro personale raddoppierà, il numero di reference difficilmente aumenterà e il
numero di volumi catalogati e di riviste a lungo termine non potrà che diminuire, per mantenere
gli attuali rapporti produttivi occorre più che raddoppiare prestiti e DD. Peraltro i trend di
diminuzione di alcuni servizi sono destinati a colpire tutte le biblioteche, anzi, la nostra potrebbe
esserne meno colpita.
[marzo 2012]
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.1.5
Agg.: 12/07/16
Genesi
Good practice 2013 (dati 2012) : analisi e confronto con GP 2011
Per Good practice 2013 appare evidente che i dati presentano anomalie così elevate da renderli
inutilizzabili per i confronti, a meno di scegliere solo alcuni indici (arbitrariamente definiti come
più significativi e/o affidabili) o di retro-interpretare i dati utilizzando informazioni diverse dalla
pura analisi statistica e altri metodi euristici.
Inoltre la griglia 2013 ha ulteriormente diminuito le attività misurabili e quindi utilizzabili per
creare indici, rispetto a quelle non misurabili. Ad esempio i prestiti, facilmente misurabili essendo
un'attività fortemente standardizzata, e la “gestione sale“ (che pure potrebbe – sia pur
imperfettamente - essere “misurata” con le ore di apertura o i metri quadri aperti al pubblico o il
numero di utenti) sono stati assorbiti nel ben più generico filone di attività “Accoglienza, prestito
utenti, presidio e gestione della sala”, creando una specie di mostro amorfo e multi-sfaccettato,
impossibile da quantificare con un solo indicatore di produttività: e infatti si sostiene che per questo
filone non sia stato trovato un driver (cioè un indicatore quantitativo) univoco ed affidabile. Ma
questa scelta arbitraria impedisce di valutare e confrontare una attività fondamentale, che potrebbe
assorbire anche un quarto o un quinto del carico complessivo di lavoro di una biblioteca.
Good practice 2013 utilizza quindi una griglia di valutazione talmente diversa e impoverita rispetto
all'edizione 2011 da rendere insidioso il confronto tra le diverse realtà e impedire l'analisi del trend
degli indici produttivi tra il 2010 e il 2012.
La nuova edizione, esplicitamente usata per valutare l' ”efficienza”, enfatizza poi una delle
debolezze di fondo di GP, il fatto di valutare solo la spesa per il personale, non per investimenti.
Più analiticamente, le maggiori anomalie e dissimetrie sono ben evidenti :
- la spesa per catalogare (che pure è un'attività totalmente standardizzata 32) passa senza ragione
tra le università da 81 a 7 €, entrambi dati assurdi, anche se per lo più i dati oscillano tra 12 e
30€ con 26€ di media; tra le nostre biblioteche addirittura passa da 193 a 5 € [!] con 12€ di
media. È probabile che il dato realistico possa situarsi a 15 € per catalogazione semplice e 30 €
per catalogazione+indicizzazione. Controllando i dati grezzi ci si rende conto che l'anomalia di
Farmacia (193) deve dipendere da un grossolano errore di auto-valutazione dei carichi di lavoro,
mentre i dati devianti di BGLF e Scienza della Terra dipendono dal fatto che entrambe hanno
dichiarato un numero di accessioni decuplo rispetto al normale [cfr par.3.2.4]: evidentemente
hanno inserito qui (e non in “progetti”) un'attività straordinaria di recupero del pregresso:
indipendentemente se sia o meno formalmente corretta, questa scelta ha prodotto una notevole
distorsione dell'indice perchè ha enormemente aumentato il numeratore. Ma anche nei dati di
Chimica c'è qualcosa che non va. Il dato di Agraria – ammesso che serva – è superiore alla
media (sia pure distorta dalle anomalie di cui sopra) ma è realistico in base ad un esame
euristico extra-GP e coerente, ad esempio, con la media italiana.
- la spesa per abbonamenti (altra attività molto standardizzata) oscilla parecchio tra le diverse
università, ma presenta dati assurdi tra le nostre biblioteche (da 379 a 8 € con 70 € di media). È
probabile che il dato realistico sia la media, a cui noi di Agraria siamo vicini.
- Sul reference i dati, oltre che oscillare in maniera incomprensibile, sono incompleti.
Analizzando euristicamente i dati intra-Ateneo, è probabile che le biblioteche con dati migliori
(cioè – ricordiamolo – costi minori) definiscano reference il quick reference, che implica 10/15
minuti/uomo, e quindi è inconfrontabile col reference su appuntamento da un'ora (che
probabilmente computano le biblioteche con indici peggiori). Qui l'anomalia dipende con ogni
probabilità da una incoerenza di fondo nella definizione dell' “oggetto” misurato.
32
salvo che il costo può raddoppiare se si indicizza (particolare che non a caso non viene mai specificato !)
80
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ad esempio, se nel 2011 gli indici di Milano relativi alle attività di back office (catalogazione e
trattamento riviste) erano superiori (= peggiori) rispetto alla media nazionale, oggi sono inferiori (=
migliori), a volte in maniera notevole, come nel caso della catalogazione monografie. Peccato che
questo indice risulti, come spiegato sopra, profondamente inquinato da dati che vanno al di là della
normale attività. D'altra parte, in mancanza di radicali riordini nell'organizzazione produttiva (che
non risultano attuati), cosa potrebbe spiegare una tale drastica ricollocazione rispetto alle medie
italiane, se non una semplice rivalutazione della percezione che le nostre biblioteche hanno del peso
relativo di tali attività – in termini di carichi di lavoro assorbiti.
Quanto alle attività di front office (prestiti, DD/ILL, reference etc.) restano – pare - associate a un
costo inferiore (quindi astrattamente migliore) rispetto alla media good practice italiana. Ma, a parte
che pare33 continui a mantenere una certa validità l'analisi fatta a suo tempo nel par. 3.1.3, non può
sfuggire il fatto che il principale parametro relativo alla movimentazione dei volumi (il numero di
prestiti) sia completamente sparito dagli schermi del radar. Quanto alle altre attività, sono spesso
marginali e quindi inesorabilmente portate ad amplificare le piccole fluttuazioni stocastiche (ILL)
oppure tanto poco standardizzate da creare fluttuazioni anomale fra i dati (reference, ).
Non sembra un caso che nella versione 2013 per i dati intra-Ateneo non vengano esplicitamente
definite delle medie interne alla Statale, come se implicitamente non le si ritenesse adeguate per
effettuare confronti tra le biblioteche. Sensazione rafforzata dal fatto che stavolta, a differenza del
2011, non sia stata definita una “classifica” tra le nostre biblioteche : un'altra implicita ammissione
che con dati così sconclusionati non avrebbe senso ? O la sensazione che ormai non si ragiona più
sul “rango” della singola biblioteca in confronto alle altre, ma del “rango” e della valutazione
del SBA nel suo complesso all'interno del nostro Ateneo ?
Per tali ragioni non appare al momento utile proseguire in una analisi particolareggiata.
[marzo 2014]
33
da alcuni commenti fatti durante la presentazione dei dati GP 2013, pare che i nostri prestiti siano aumentati del 40%
(da 100.000 a 140.000) dal 2010, ma restando notevolmente inferiori alla media italiana.
81
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.1.6
Agg.: 12/07/16
Genesi
Good practice 2015 (dati 2014) : analisi
L'ultima versione di GP si basa su dati 2014 e – come le precedenti – lascia ampi margini a dubbi e
incertezze sulle metodologie di analisi. Resta il fatto che, pur con questi limiti, è voluta dalla
Divisione; quindi, in un modo o nell'altro, verrà utilizzata per valutare le biblioteche o prendere
decisioni: quindi occorre tenerne conto. Va detto - ironicamente, visti i precedenti commenti - che
Agraria è risultata la migliore e quindi, si suppone la meglio diretta: come si dice, a caval donato …
Per capire la contraddittorietà dello strumento occorre ricordare che GP valuta 10/11 attività,
individuando la percentuale di tempo che ogni dipendente dedica alle varie attività; poi trasforma la
percentuale FTE dell'attività sull'intera biblioteca in ore-uomo (su 1500 ore-uomo annue, il 10%
vale 150 ore) e calcola il costo dell'attività in base al costo contrattuale dei dipendenti; infine mette
in rapporto il costo di ogni attività con i dati produttivi, per individuare il costo unitario di ogni
attività (quindi la sua “efficacia”). Ma non tutte le attività sono correlate a dati quantitativi e quindi
valutabili in termini di costi unitari: ad es. le attività progettuali non lo sono.
In questo GP il front-office (che comprende tutte le attività al pubblico, tra cui prestiti, sorveglianza
sale, risistemazione volumi, assistenza utenti etc.) invece è stato collegato ad un solo parametro, il
numero dei posti lettura. Il che è una palese assurdità, per varie ragioni :
- il numero di posti è un dato immodificabile, spesso prodotto dal caso o da accidenti storici:
quindi ha un legame vago – se non nullo - con l'efficienza o la qualità dell'organizzazione. Al
contrario altri parametri, come ad es. il numero dei prestiti, sono dinamici, possono essere
modificati con adeguati investimenti, e quindi sono variabili ben più dipendenti dalla
“qualità” dei servizi erogati.
- i posti di lettura producono carichi di lavoro solo se occupati: avere 100 posti sempre vuoti non
è lo stesso che averne 100 occupati mediamente all'80% ! E altre analisi hanno messo in
evidenza che il tasso di occupazione delle sale lettura varia molto da biblioteca a biblioteca
- in ogni caso la sorveglianza della sale è una frazione ridotta del lavoro al pubblico, mentre
sono ben maggiori i carichi di lavoro per registrare i prestiti o risistemare i volumi: quindi il
numero dei prestiti, il numero di volumi presenti o i metri lineari di scaffali sarebbero
parametri più adeguati per valutare realisticamente i carichi di lavoro al pubblico.
Su tutto aleggia poi la possibilità che le percentuali di FTE associate alle attività siano state – se non
inventate – definite in maniera approssimativa da parte di molte biblioteche; anche i dati numerici
associati a molti parametri (ad es. il numero di acquisizioni) suscitano forti dubbi. L'analisi GP
potrebbe cambiare se venissero usati i dati 2015, ma cambierebbero in misura ben più sostanziale se
venissero modificati i parametri (in particolare sul front-office).
Per definire i nostri dati GP 2015 ad Agraria è stata sostanzialmente effettuato un'operazione di
reverse engineering, partendo dai dati produttivi per “derivarne” carichi di lavoro e percentuali
FTE. Di fatto siamo partiti dalle statistiche relative alle attività di back-office, e (usando i parametri
individuati a suo tempo dalla Divisione biblioteche per le piante organiche) sono state calcolate le
ore attribuibile ad ogni attività, poi suddivise tra i singoli con limitati aggiustamenti per far tornare i
conti sia a livello individuale che a livello di biblioteca ; poi sono state attribuite percentuali
stimate, ma realistiche, per l'attività progettuale; infine le percentuali residuali sono state attribuite
al front-office e divise tra i bibliotecari in base ai turni assegnati al bancone. Alla fine le percentuali
al front-office sono state trasformate in ore-uomo per valutare quanto fossero realistiche le
attribuzioni. Questo controllo incrociato ha dimostrato che le percentuali attribuite ad ogni
bibliotecario per il front-office, pur definite come valori residuali, erano realistiche e rappresentative
delle ore trascorse al pubblico in una o l'altra delle operazioni finite nel confuso minestrone che ha
formato il driver del front-office.
82
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.1.7
Agg.: 12/07/16
Genesi
Good practice 2015 (dati 2014) : conclusioni
GP ha dato alla nostra biblioteca il miglior punteggio, mostrando inoltre che nella maggior parte
delle attività di back-office ci posizioniamo ai vertici (indizio del fatto che la definizione dei nostri
indici basata sul reverse engineering ha funzionato), mentre nel front-office siamo finiti ultimi. Ma
la “graduatoria” si basa sulla media tra tutte le attività e quindi essere relativamente “efficienti” in
8/9 attività di back-office ha finito per coprire la défaillance nell'unica macro-area del front-office.
Le indicazioni suggerite dai risultati GP 2015 sarebbero di aumentare leggermente le percentuali
delle attività di back-office e ridurre quelle del front-office. Ma occorre anche tener conto del fatto
che le attività di back-office stanno diminuendo sensibilmente, il che non lascia molti margini
all'aumento delle loro percentuali in termini di ore-uomo; e il fatto che il costo delle attività di
front-office sia più del doppio della media fa sì che per essere significativa la diminuzione dovrebbe
essere rilevante, del 15/20% almeno, il che però finirebbe per distorcere la nostra realtà:
sostanzialmente il peso medio del back-office sta calando e per converso quello del del front-office
dovrebbe aumentare, non certo diminuire.
In ogni caso il modo in cui è stato definita l'attività di front-office è stato penalizzante per noi:
Agraria ha un numero di posti relativamente basso rispetto ad altre biblioteche, mentre dovrebbero
essere più alti altri parametri. Noi abbiamo solo 124 posti occupati al 44% per 4000 utenti (e 12.000
prestiti), contro i 210 occupati al 54% per 2000 utenti ad Antichistica (e 10.000 prestiti) o i 190
posti occupati al 19% per 3200 utenti alla Malliani (e 6/7.000 prestiti), gli 80 posti occupati al 36%
per 1000 utenti a Chimica (e 2000 prestiti), e i 100 posti occupati al 17% per 600 utenti a Scienza
della terra (con 3.000 prestiti). [marzo 2016]
83
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.2
7.2.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
VALUTAZIONI
QUANTITATIVE
Analisi statistiche "indirette" : il modello distributivo CAB
I dati statistici raccolti dalla Divisione sono stati utilizzati in passato dalla CAB solo per definire il
finanziamento delle biblioteche, mediante il cosiddetto “modello Forti”, un modello econometrico
che prendeva in esame una dozzina circa di parametri, alcuni relativi alla “grandezza” assoluta della
biblioteca (n. utenti, n. volumi), altri legati a fattori dimensionali “dinamici” o di trend (volumi
acquisiti all’anno, riviste attive, spesa, costo medio delle riviste), altri infine correlati ai livelli di
servizi offerti (orario di apertura, prestiti, DD/ILL). Solo questi ultimi potevano misurare la
“qualità” dei servizi al pubblico o l’efficienza/efficacia; e solo indirettamente, vale a dire
correlandoli con i fattori dimensionali per creare misure standard (ad es. prestiti/utente,
prestiti/volumi, o il rapporto DD/riviste). Ma questo non è mai stato fatto. Tutti i parametri
confluivano semplicemente nel modello per determinare i finanziamenti.
La prima considerazione da fare è che le biblioteche sostanzialmente si dividevano in due categorie:
da una parte quelle che erogavano molti prestiti ma pochi DD, dall'altra quelle con molti DD e
pochi prestiti. Questa divaricazione dipendeva probabilmente dal tipo di materiale posseduto e dalle
specificità delle rispettive utenze. Per essere forti erogatori di DD occorre possedere molte riviste;
ma questo - a causa dell'elevato prezzo medio degli abbonamenti e dei costi crescenti, con bilanci in
rapida diminuzione - riduce necessariamente i fondi disponibili per acquisire monografie, il tipo di
materiale che genera i prestiti. Tant'è che molte biblioteche fortemente centrate sugli abbonamenti
sono ormai arrivate a comperare poche diecine di volumi l'anno, e il trend è tale da far presagire di
arrivare in breve al totale azzeramento dell'aggiornamento delle collezioni monografiche. Questo è
il tipico profilo delle biblioteche biomediche/scientifiche, in particolare quelle dipartimentali (in
cui il peso della didattica è inferiore e in cui l'acquisto di volumi per la ricerca sta diminuendo
perché ormai la ricerca si fa solo sugli articoli di riviste). Viceversa, se una biblioteca ha un alto
livello di prestiti necessariamente è perché possiede - e compera ogni anno - molti volumi, il che
impone di avere una spesa ridotta per abbonamenti (o è reso possibile da questa spesa ridotta: è
difficile capire cosa sia la causa e cosa l’effetto) e quindi un basso livello di DD. Questo è il tipico
profilo delle biblioteche umanistiche, in cui le monografie hanno un'importanza fondamentale sia
per la ricerca che per la didattica e livelli elevati di prestiti.
È interessante notare che nel "modello Forti" alcuni parametri (DD, riviste, costo medio degli
abbonamenti) favorivano le biblioteche dipartimentali scientifiche forti nel DD; altri (acquisizioni,
prestiti) favorivano invece le umanistiche, che - avendo meno abbonamenti costosi - potevano
comprare più volumi e quindi erogare più prestiti. I parametri erano quindi spesso in equilibrio
dinamico. Agraria si trovava in posizione intermedia (“neutra” ) fra le due tipologie di biblioteche e
questo la portava probabilmente a sfruttare meglio i parametri, in quanto le sue attività erano
distribuite in maniera più equilibrata (un po’ come se occupasse un punto lagrangiano nello spazio
matematico del modello, che le permetteva di sfruttare al meglio le spinte inerziali).
Le discussioni sui parametri per i finanziamenti avevano evidenziato profonde disomogeneità nei
parametri funzionali e nelle modalità di erogazione dei servizi tra le varie biblioteche: indizi della
presenza di dissimmetrie strutturali di fondo. Alla fine è passata l'idea che le differenze esistessero
soprattutto tra le tre aree principali (biomedica, umanistica, scientifica), anche se in realtà si notava
che buona parte delle disomogeneità erano intra-disciplinari, cioè tra biblioteche della stessa area
(apparentemente simili per utenza e tipologie di materiali posseduti).
84
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
È plausibile infatti che le differenze tra biblioteche dipendano da fattori strutturali più profondi - e
più sottili da definire - rispetto al semplice appartenere ad un'area disciplinare o a una tipologia
(come biblioteca dipartimentale o di Facoltà). Occorrerebbe analizzare fattori quali la “qualità” dei
materiali o dei servizi, ma anche aspetti legati alla storia della singola biblioteca, le passate politiche
di acquisto, i rapporti con i docenti etc. A questa analisi andrebbe poi applicato un approccio
"riduzionistico", cercando delle leggi in grado di spiegare e rendere coerenti elementi
apparentemente irriducibili: in altre parole l'apparente complessità del sistema potrebbe venir
spiegata come assemblaggio di pochi elementi "basici". [dic. 2011]
7.2.2
Analisi dei dati inhouse
Nella tabella [vedi pag. 76] sono stati individuati, biblioteca per biblioteca, il numero utenti, il
numero volumi posseduti e il numero dei prestiti effettuati; i dati sono stati poi correlati per
individuare degli indici, in particolare prestiti/utenti (cioè il numero di prestiti attivati in media da
un utente34) e numero volumi/prestiti. Dato che le diverse aree disciplinari utilizzano in maniera
diversa i materiali bibliografici, sono state fatte le medie degli indici per le diverse aree disciplinari.
Va detto però che esistono grossi limiti a questa analisi. In primo luogo il numero di utenti è
definibile con esattezza solo per le facoltà; per le biblioteche dipartimentali i dati sono presunti, a
causa delle sovrapposizioni disciplinari: si assume che i loro utenti siano gli studenti iscritti ai corsi
di laurea strettamente afferenti.
Per quanto riguarda il numero dei volumi, il problema è che di solito i prestiti si concentrano su
quelli recenti: una biblioteca con una elevata percentuale di volumi antichi o obsoleti sarebbe quindi
svantaggiata rispetto a una biblioteca con molti volumi recenti. Per normalizzare i dati si possono
individuare i "volumi utili" [per il prestito], vale a dire le monografie posteriori a una data critica,
diversa per le varie aree disciplinari (in ipotesi il 1990 per l'area biomedica e scientifica, il 1980 per
scienze politiche, lettere e giurisprudenza e il 1970 per antichistica). Inoltre, la maggior parte dei
prestiti riguarda i volumi di testo; quindi la dinamica dei prestiti deriva in modo significativo dal
numero di copie dei volumi di testo possedute. Non è però possibile sapere quanti volumi di testo
possieda una biblioteca e in che percentuale sul totale, quindi questo fattore non è valutabile.
Ma la maggiore incertezza statistica nasce proprio dal parametro principale, il numero dei prestiti.
La definizione di "prestito" ingloba infatti movimenti di durata assai diversa, in parte per la
differenza tra il prestito agli studenti (un mese) e ai docenti (due mesi), in parte per l'esistenza di
prestiti di diversa durata (fine settimana, notturno, rinnovo), in parte per la diversa gestione dei
prestiti tra le varie biblioteche. Nonostante il lavoro del gruppo sull'armonizzazione, è probabile che
le biblioteche raccolgano le statistiche sui prestiti in maniera disomogenea. Ammesso che sia
rispettata l'indicazione di escludere dalle statistiche le consultazioni, includendo solo i "veri" prestiti
(tra cui però prestiti di fine settimana e rinnovi), restano margini di ambiguità 35. È evidente che un
prestito di fine settimana, della durata di 3 giorni, non è paragonabile qualitativamente ad un
prestito di un mese, ma un volume in un anno può generare 12 prestiti mensili, e 50 di fine
settimana. Se una biblioteca avesse una elevata percentuale di libri prestabili solo per il fine
settimana, con lo stesso numero di volumi produrrebbe una quantità dei prestiti 5 volte maggiore
rispetto a una biblioteca in cui prevalessero volumi prestabili per un mese.
34
ovviamente, solo una limitata percentuale degli utenti accede al prestito, quindi la media avviene tra i pochi forti utenti (che
utilizzano le biblioteche in maniera intensiva e quindi attivano ogni anno di decine di prestiti) e i molti utenti deboli
35
cfr analisi e note del par. 4.3.1 relativo al prestito
85
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Il numero dei prestiti per utente è di 6,6 per le biblioteche umanistiche, 4,8 per quelle scientifiche e
0,7 per le biomediche, indizio del diverso utilizzo delle biblioteche da parte dei loro utenti, dato che
l'indice aumenta di 5/7 volte passando dalle biomediche alle scientifiche/umanistiche. È evidente
che per le umanistiche (ma anche, sorprendentemente, per le scientifiche) il prestito è ben più
importante che nell'area biomedica.
Ancora più sorprendente è l'estrema variabilità degli indici tra le singole biblioteche all'interno di
ogni area. (variabilità intra-disciplinare), non minore della variabilità tra aree (variabilità interdisciplinare). Ad esempio, nelle umanistiche Lettere e Giurisprudenza hanno un indice di 0,2/0,1
anomalo in senso negativo (inferiore a quello delle biomediche !), Antichistica un indice anomalo in
senso positivo (14, il doppio della media): la prima anomalia è spiegabile dal fatto che i volumi più
recenti e appetibili per gli utenti, posizionati in Crociera, sono esclusi dal prestito; più difficile la
spiegazione dell'anomalia della seconda, a meno di non pensare a un errore nella definizione degli
utenti. Nelle scientifiche resta qualche dubbio su un così alto parametro medio, vista l'estrema
variabilità intra-disciplinare (che oscilla tra 0,2 e 10 !) e il notevole divario con il nostro parametro
(1,7). Matematica e Scienza della Terra hanno ad esempio indici di 7 e 10, più del doppio rispetto
alla media e più di tre volte rispetto alle altre biblioteche: l'anomalia è inspiegabile, a meno che
nelle due biblioteche il prestito abbia un ruolo ben più importante dello standard scientifico (e più
simile alla media delle umanistiche). In effetti Matematica sostiene che i propri utenti usino la
biblioteca come laboratorio didattico e di ricerca, come le umanistiche. Tra le biomediche
Farmacologia e S. Paolo hanno indici di 0,2/0,1 ben minori della media (0,7) ; Vialba ha 2,2 (il
triplo della media) forse perché le sue statistiche inglobano i volumi di testo del CIDIS.
Per quanto riguarda invece i prestiti in rapporto ai volumi posseduti, la variabilità è minore: si passa
da un indice di 20 (vale a dire che in un anno ci vogliono 20 volumi per generare un prestito) per le
umanistiche, a 15 per le biomediche (-25%), a un indice di 8 per le scientifiche (-70%). È un indizio
che il numero di prestiti dipende in primo luogo dalle differenze disciplinari, in secondo luogo dal
numero degli utenti e solo in ultima istanza dal numero di volumi posseduto.
Il numero dei DD+ILL per utente è di 0,4 per le biblioteche umanistiche, 0,9/1 per le scientifiche e
biomediche; ma è anomalo l'indice di Antichistica (1,5, che alza l'intera media - peraltro 2
biblioteche sono a 0), mentre tra le scientifiche c'è una forte variabilità. Passando dalle umanistiche
alle scientifiche/biomediche l'importanza del DD/LL raddoppia. Notare che il nostro indice è 0,1,
addirittura minore delle umanistiche, sottolineando la nostra debolezza in merito.
Una variabilità ben maggiore si nota per l'indice che correla i DD alle riviste possedute (i DD
derivano al 95% dalle riviste): si passa da 0,8 (vale a dire che ogni rivista "genera" meno di un DD
nell'arco di un anno) per le umanistiche, a un indice di 13 per le scientifiche e 43 per le biomediche.
Quindi l'indice aumenta di 20 volte (!) passando dalle umanistiche alle scientifiche e di altre 3 volte
passando alle biomediche. È evidente che le umanistiche non solo hanno un livello basso di utilizzo
delle loro riviste per i DD, ma che esiste un livello d'uso significativamente diverso tra le
scientifiche e le biomediche. Il nostro livello, di nuovo, è più simile alle umanistiche (ca. 3,0).
Sul reference appare inutile fare un'analisi accurata: le differenze nel modo di concepire il reference
in ambito umanistico e scientifico/biomedico sono tali da impedire comparazioni. Grossolanamente
si può notare che le umanistiche generano un reference ogni 20 utenti, le biomediche uno ogni 6
utenti (se si esclude l'assoluta anomalia del S.Paolo che quasi non fa reference, altrimenti ci si ferma
a uno ogni 27), e con le scientifiche si sale a uno ogni 3 utenti (!). È evidente che si tratta di un
servizio al pubblico simile solo nel nome, ma che in realtà si riferisce a realtà del tutto differenti.
Qui Agraria è abbastanza in linea con gli standard delle scientifiche.
[dic. 2011]
Naturalmente l'assenza di dati posteriori al 2011 inficia profondamente la validità dell'analisi: infatti
è da quell'anno che i bilanci delle biblioteche sono calati del 20%, innescando presumibilmente una
fase di de-scaling anche per quanto riguarda i servizi erogati
86
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.2.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Analisi comparativa dei dati strutturali e contabili (inhouse)
Un dato importante per l'analisi a livello contabile è il peso delle riviste, e in particolare degli eonly. La spesa per riviste è infatti più rigida delle altre, in quanto sconta vincoli contrattuali di varia
natura: per gli e-only è fissata per 3/5 anni da contratti inter-Ateneo, mentre per le riviste non e-only
ha dei limiti di dismissibilità a livello di gara periodici (di solito il 30%); inoltre risparmiare sulla
spesa per riviste implica dismetterne un certo numero, perdendole per sempre come risorse, mentre
se una monografia non è acquisita oggi lo si potrà fare in seguito.
Si può notare che le biblioteche umanistiche spendono solo il 10% del loro bilancio per gli e-only,
mentre le biomediche arrivano al 45% (con notevole variabilità intra-disciplinare) e le scientifiche
al 65%: a Chimica e Farmacologia la percentuale arriva addirittura all'80% (!). Ad Agraria la
percentuale è del 40%, alta ma sopportabile. È infatti evidente che livelli superiori al 50% riducono
a meno della metà i fondi realmente disponibili per tutte le altre spese, limitando fortemente la
libertà decisionale delle biblioteche; se poi si tiene conto dei vincoli nella restante spesa per riviste
cartacee, ne consegue che i fondi disponibili per acquisire monografie sfiorano l'azzeramento.
Si può notare che, simmetricamente, la percentuale dello speso per monografie sul totale passa dal
40% delle umanistiche al 6% delle biomediche e al 4% delle scientifiche, ulteriore dimostrazione
della netta differenza strutturale dei bilanci tra le diverse aree disciplinari (pur non sottovalutando le
differenze intra-disciplinari, visto che all'interno di tali dati medi si nascondono variazioni
notevoli). In questo ambito Agraria appare particolarmente deviante: arriva infatti al 20% su totale,
un dato più simile alle biblioteche umanistiche che a quelle scientifiche e biomediche.
Va precisato che i dati analizzati si riferiscono al 2010, l'ultimo anno a finanziamenti inalterati. È
solo dal 2011 che i dati inglobano tagli del 20% nei fondi; quindi è solo da quell'anno che possono
essere valutate le nuove dinamiche di spesa. Ad Agraria la spesa per riviste, sia cartacee che e-only,
è rimasta stabile nonostante le dismissioni (da 69.000 € nel 2010 a 68.000 nel 2011 e 68.500 nel
201236), quella per funzionamento è leggermente scesa (da 12.000 a 11.000 nel 2011/2) e quella per
attrezzature salita (da 2.800 nel 2010 a 2.500 nel 2011, a 5.000 nel 2012): vista la diminuzione dei
fondi, ne è derivata una notevole diminuzione nello speso per monografie (19.000 nel 2010, 12.100
nel 2011 e 10.800 nel 2012). Non è chiaro cosa stia capitando alle altre biblioteche (elemento
cruciale in un'analisi comparata), in quanto i dati post-2010 non sono disponibili
[dic. 2012]
La comparazione dei dati contabili e delle statistiche relative ai servizi riguardanti il 2012 è resa
complessa dal fatto che i drivers di GP siano stati ridotti o sono molto grossolani: ad es. mancano i
prestiti; se poi non si distinguono gli acquisti dai doni, e non viene esplicitata la spesa per
monografie, non è possibile, ovviamente, valutare l'efficacia della spesa per monografie. Ma se si
guardano con attenzione i trend 2010-12 delle accessioni nel loro insieme (confrontando il dato
2012 con la somma dei di acquisti+doni del 2010), risulta evidente – al di là di anomalie statistiche
riguardanti Biologica (+270%) e Biologica (+97%) - una generale diminuzione delle accessioni.
Sui pochi dati standardizzabili su cui fare confronti, permangono forti asimmetrie inter-disciplinari.
Ma gli indici DD per utente delle umanistiche sono dieci volte inferiori a quelle delle scientifiche e
biomediche (il nostro supera le umanistiche, a causa dell'accorpamento delle biblioteche). Più
omogeneo il trend, che presenta una generale (a volte forte, superando il -20%) diminuzione dei DD
e degli ILL.
Per Agraria vale la nota precedente. Il peso dell'e-only sul totale risulta quasi inalterato rispetto al
2010 (anzi è diminuito, per un concomitante aumento dello speso), e così la differenza tra
umanistiche (il 10% del bilancio), le biomediche (45%) e le scientifiche (65%). Ad Agraria la
percentuale è del 40%. Per il resto, poco può essere detto in base a dati così poveri e incoerenti
36
l'esatta valutazione è complessa perché ogni anno all'impegnato per abbonamenti si aggiunge lo speso in competenza
87
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3
7.3.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
VALUTAZIONI SERVIZI: IL QUESTIONARIO 2004
Questioni metodologiche
Il progetto del nostro questionario del 2004 era nato dal sommarsi di pressioni esterne ed esigenze
nate all’interno della biblioteca. Da una parte, l'interazione con gli utenti aveva reso evidente la loro
scarsa conoscenza dei servizi della biblioteca, dall’altra era cresciuta la necessità di individuare i
punti critici nell'erogazione dei servizi al pubblico, per arrivare a scelte strategiche più meditate.
L'esperienza acquisita durante l'attività di assistenza al pubblico aveva poi dimostrato quanto era
difficile capire ciò di cui hanno bisogno gli utenti solo interagendo con loro: la conoscenza ottenuta
resta inesorabilmente di tipo episodico o "aneddottico", di limitata validità statistica; finiva poi per
essere eccessivamente filtrata dalla nostra sensibilità e quindi dai nostri preconcetti. A questi dati
si è associata la consapevolezza che i destini della Biblioteca dovevano sempre più giocarsi sulla
capacità di pubblicizzare le proprie attività in Facoltà: “Publish or perish”. In quest'ottica i
questionari potevano anche servire per pubblicizzare servizi poco conosciuti.
Un problema che si è posto all'inizio dell'analisi è stato di definire cosa volevamo testare, se qualità
"oggettive" o la percezione che gli utenti avevano dei nostri servizi, pur consapevoli che i due
aspetti non possono essere facilmente distinti. Tuttavia resta il fatto che un conto è chiedere cosa
pensa l'utente sulla "luminosità" di una sala o se i posti lettura "sono sufficienti"; un altro chiedergli
se "è soddisfatto" di un certo servizio: la soddisfazione infatti è talmente dipendente dalle
convinzioni personali e dal livello delle conoscenze di un utente, che tentare di determinarla in
assoluto sarebbe fuorviante. Domande del genere andrebbero inserite all'interno di una griglia di
altre domande volte a testare la reale conoscenza e consapevolezza di ciò che un servizio può offrire
in rapporto a ciò che l'utente vuole realmente ottenere. Ma qui entriamo nel campo della
divaricazione fra le aspettative - implicite ed esplicite - che gli utenti hanno e l'effettivo grado di
uso dei servizi stessi.
Alla fine si è deciso che sarebbe stato utile separare il più possibile gli aspetti “oggettivi" relativi
all'utilizzo dei vari servizi dagli aspetti percettivi veri e propri. Di conseguenza le domande relative
ai singoli servizi erano focalizzate sulla conoscenza che ne hanno gli utenti e sulla frequenza con
cui vengono utilizzati; l'unica domanda sulla "qualità percepita" riguardava la facilità d'uso,
ritenendo quest'ultima un dato meno sensibile al livello di conoscenza dei servizi da parte degli
utenti. Quanto alle domande sulla professionalità e sulla competenza del personale, sono mirate e
non si occupano, se non indirettamente, delle aspettative degli utenti. Anche le altre domande erano
il più possibile legate a qualità "oggettive": ad esempio chiedevano se i libri di testo fossero
aggiornati e sufficienti, se la sala lettura sia luminosa o con posti sufficienti etc. L'idea era di testare
la valutazione percepita in un successivo questionario, che dovrebbe contestualmente definire il
rapporto tra aspettative che gli utenti possono avere nei confronti della biblioteca - consapevoli o
meno, implicite od esplicite - e reali conoscenze degli strumenti offerti e del modo con cui si
utilizzano concretamente i vari servizi.
Dato che è apparso subito evidente che le aspettative e i bisogni degli studenti nei confronti della
Biblioteca erano diversi da quelli dei docenti e dei ricercatori, il questionario è stato indirizzato
specificamente verso gli studenti.
88
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Il questionario
Dopo una serie di stesure preliminari, si era deciso di dividere le domande in tre gruppi:
 quelle volte a determinare la conoscenza e l’utilizzo dei servizi da parte degli utenti;
 quelle per determinare come gli utenti giudicano il modo con cui sono erogati i servizi
 quelle rivolte all'analisi degli aspetti più "fisici" e "materiali" della biblioteca (ad esempio
luminosità, climatizzazione e numero dei posti disponibili in sala lettura)
Per ogni servizio erano state definite tre domande: sulla conoscenza o meno del servizio; se l'utente
lo conosceva gli veniva poi chiesto di definire la frequenza di utilizzo, e di esprimere un giudizio
sulla sua facilità d'uso (su una scala Likert a 5).
3) Sai che esiste un catalogo on-line per avere informazioni sulla disponibilità di testi e riviste?
SI
NO
DA 10 A 30
PIU' DI 30
Se sì, con che frequenza annuale lo utilizzi?
MAI
DA 1 A 5
DA 5 A 10
Secondo te è facile utilizzare questo catalogo on-line ?
PER NIENTE
POCO
ABBASTANZA
DISCRETAMENTE
MOLTO
Alle risposte si era deciso di assegnare i valori -2, -1, 0, +1 e +2 invece che 1,2,3,4,5 o altri. Questo
per una serie di ragioni, tra cui il fatto che in questa scala la mediana è rappresentata dallo 0 (che è
maggiormente "neutro"), e che con questa scala le cifre negative esprimono con immediatezza
visiva la prevalenza di giudizi/frequenze "negative" (in senso lato) e viceversa per quelli positivi.
Le non-risposte, immesse in Excel come blank, non incidevano sulla media, anche se era evidente
una dissimmetria tra la seconda e la terza sotto-domanda: dopo aver dato una risposta negativa a:
"Conosce il servizio xxx ? ", l'utente non può che evitare di rispondere alla domanda sulla facilità
d'uso (in quanto sarebbe illogico giudicare qualcosa che non si conosce e quindi questa non-risposta
non potrà essere pesata nella media), mentre alla non-risposta sull'uso delservizio potrebbe anche
essere assegnato un valore -2, in quanto in fondo indica un non-uso del servizio (equivale a "Mai").
Alla fine però si è deciso di non pesare le non risposte, e invece di valutarle a parte.
Nel questionario era inserita una domanda per chiedere all'utente se frequentava altre biblioteche, in
modo da avere indicazioni in merito alla sua conoscenza delle biblioteche in generale; ma la
domanda è stata di scarsa utilità, dato che in Facoltà esistevano altre biblioteche che gli utenti
frequentavano, ma che - a parte il Distam - erano fondi librari (quindi imparagonabili con la
nostra): così formulata, la domanda non permetteva di differenziare il tipo di biblioteca frequentata.
Per quanto attiene all'ordine di grandezza del campione, dato che il bacino di utenti reali era di ca.
800/ 900 e il bacino potenziale di 3000, si è ritenuto che 200 questionari rappresentassero un
campione sufficientemente significativo della popolazione globale (il 20% degli utenti reali).
La distribuzione del questionario era associata alla distribuzione della guida dello studente (in
particolare per il primo e secondo anno), consentendo così di raggiungere un certo numero di
studenti appena immatricolati, che di solito non frequentano ancora la biblioteca. Il questionario è
stato distribuito a due riprese, a novembre e febbraio, perché gli iscritti al primo anno a novembre
hanno con ogni probabilità una conoscenza troppo limitata della biblioteca e quindi a novembre si
sarebbe corso il rischio di ottenere da parte loro risposte inconsistenti per mancanza di esperienza.
Purtroppo il fatto che stesse cambiando lo standard didattico (dai 5 anni al 3+2) ma che perfino a
febbraio non fossero ancora stati attivati i primi corsi biennali ha fatto sì che pochissimi utenti si
siano assegnati al 4. Anno (ossia al primo della specialistica). Quindi nell'analisi è mancato un
intero anno cardine tra i primi e l'ultimo, quello della laurea finale.
89
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
Analisi delle non risposte
Dato che la domanda sulla conoscenza di un servizio era preliminare, l'utente, se non lo conosceva,
doveva saltare le altre. Conclusioni:
4) utilizzo della biblioteca: non prevedeva domande sulla conoscenza dei servizi, ma la
percentuale di non risposte è alta (40%) e non varia tra gli anni di corso; solo al quinto c'è un
calo significativo, scendendo al 13%. Non è chiaro cosa significhi il rifiuto di rispondere alla
domanda “Frequenti regolarmente la biblioteca ?“ (con il significato di “regolarmente”
spiegato su una scala a 5: “mai”, “da 1 a 5 volte l’anno”, “da 5 a 10 volte”, “da 10 a 30 ”,
“più di 30”). È possibile che alcuni studenti si trovino in difficoltà nel definire il significato
di “frequentare” ? In tal caso la domanda sarebbe mal formulata: probabilmente sarebbe
stato meglio chiedere “Vai in biblioteca - se sì quante volte ?” e solo dopo chiedere per fare
cosa. Il dato nettamente migliore del quinto anno (il quarto, come detto, è assente) indica
che al momento della laurea qualcosa cambia nel modo di rapportarsi con la biblioteca
5) Home page: più del 40% degli utenti non risponde. È evidente che la hp della biblioteca ai
loro occhi appare marginale (nonostante l’impegno profuso). Tuttavia si può notare che le
non-risposte relative alla sotto-domanda b (la facilità d'uso) sono sensibilmente superiori
alle non-risposte alla sotto-domanda a (frequenza d'uso), indicando che un certo numero di
utenti non se la sente o non vuole dare un giudizio sulla hp pur avendola usata: possono
essere utenti marginali, che l'hanno usata talmente poco da non riuscire a dare un giudizio.
La percentuale di non risposte non varia tra gli anni: solo al quinto c'è un miglioramento.
6) OPAC: la percentuale di non conoscenza è estremamente elevata, soprattutto se si considera
che dovrebbe essere indispensabile per rintracciare i volumi. Anche per questa domanda la
percentuale delle non-risposte relative alla sotto-domanda b sono del 10/15% superiori alle
non-risposte relative alla sotto-domanda a, indicando nuovamente una certa difficoltà (o non
volontà) nel dare un giudizio sull’OPAC. Infine, la percentuale di non risposte non varia
particolarmente per i primi anni: solo col quinto c'è un sensibile miglioramento.
7) Prestito: la conoscenza del prestito aumenta nel corso degli anni, ma risulta molto ben
conosciuto fin dal primo; al quinto lo conoscono tutti. Ma la percentuale di chi non vuole (o
può) dare una risposta sulla facilità d’uso è ben maggiore di chi non risponde alla domanda
sulla frequenza d'uso: segno che per gli utenti è difficile valutare la “qualità” del servizio ?
8) Banche dati, DD/ILL e reference: questi servizi specializzati invece sono poco conosciuti,
anche dagli iscritti al quinto anno, che pure dovrebbero usarli in maniera preferenziale.
9) fotocopie: il servizio risulta ben conosciuto salvo che il primo anno. Ma la percentuale di
non-risposte sulla facilità d’uso sale di tre volte rispetto a quelle sulla frequenza di uso.
10) valutazione servizi (qualità del personale, adeguatezza del patrimonio, qualità della sala
lettura): non prevedeva domande sulla conoscenza dei servizi, ma la bassa percentuale di
non risposte dimostra una elevata consapevolezza delle questioni testate, il che
probabilmente deriva da un utilizzo significativo della biblioteca, e da significative
interazioni con i bibliotecari
Una questione aperta è il contrasto tra l'alto livello di conoscenza dei servizi di base (prestito e
fotocopie) e il basso livello di utilizzo della biblioteca dichiarato nelle risposte alla prima domanda.
È spiegabile con una differenza “semantica” ? la prima domanda infatti valuta l’utilizzo in senso
lato della biblioteca; quelle su prestiti e fotocopie il livello di utilizzo di specifici servizi.
L'apparente contraddizione può dipendere dal fatto che gli utenti segnalano di conoscere - e usare la biblioteca per il prestito e le fotocopie dei volumi, ma di non usarla per studiare: il divario tra le
non-risposte alla prima e alla quarta domanda potrebbe indicare la percentuale di utenti che usano la
biblioteca solo per i suoi libri. Le domande andrebbero quindi definite meglio.
90
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
Analisi della valutazione frequenza/facilità d'uso e accoglienza
L’utilizzo dei servizi di "base" (prestito e fotocopie) è accettabile; anche il giudizio sulla loro
facilità d'uso appare sostanzialmente positivo. Risultano invece poco utilizzati alcuni servizi (come
la home page della biblioteca e il catalogo on-line) che andrebbero visti come servizi "base", specie
il catalogo. Quelli che li utilizzano ne danno comunque un giudizio tendenzialmente positivo.
Molto poco utilizzati sono i servizi più "sofisticati" (utilizzo delle banche dati, DD/ILL e
reference). Anche in questo caso i pochi che li utilizzano ne danno un giudizio positivo. Lo scarso
utilizzo di questi servizi va messo in correlazione con l'elevata percentuale di utenti che non li
conoscono. Anzi, se le non-risposte fossero valutate –2 per quanto riguarda la frequenza di utilizzo,
la media finirebbe per abbassarsi ulteriormente. Si tratta di un risultato abbastanza atteso, ma che
comunque è importante avere definito dal punto di vista statistico.
In generale l'utilizzo appare più "negativo" del giudizio (o, se vogliamo, il giudizio degli utilizzatori
dei servizi, tanti o pochi che siano, tendenzialmente è positivo): questo vale sempre, ma con punte
particolarmente rilevanti per quanto riguarda l'utilizzo delle banche dati e soprattutto per l’utilizzo
del DD e del reference. Le risposte sono invece più che positive per quanto riguarda i giudizi che
vengono dati sul comportamento e sulla professionalità del personale; un po' meno positive per
quanto riguarda il numero e l'aggiornamento dei libri testo. La sala lettura è apprezzata per quanto
riguarda tutti gli elementi testati dalle domande, a parte il giudizio negativo (o quantomeno non
positivo) per quanto riguarda il numero dei posti disponibili.
Nel livello di utilizzo dei singoli servizi non ci sono differenze da un anno all'altro, salvo che per :
 utilizzo della biblioteca: c'è una costante crescita col passare degli anni di corso
 pagine Web, OPAC, prestito e – parzialmente - utilizzo delle banche dati: gli utenti del
quinto anno utilizzano questi servizi molto più degli altri anni di corso. La variabilità tra
gli altri anni di corso è invece minima
Anche il giudizio che viene dato è sensibilmente migliore da parte degli utenti del quinto anno,
particolarmente sull'utilizzo dell’OPAC e soprattutto per quanto riguarda il prestito.[La mediana
segnala tuttavia che il giudizio degli utenti del quinto anno è più positivo per OPAC e prestito].
Per converso, appare problematica la mancanza di differenze significative tra il primo e il quinto
anno di corso per quanto riguarda l'utilizzo del DD e del reference, a dimostrazione del fatto che
questi servizi non vengono utilizzati neppure da quelli che ne avrebbero bisogno. Il fatto che i
giudizi sulla facilità di utilizzo di questi servizi siano positivi, nasconde in realtà una qualche
"opacità": infatti la media dei giudizi sulla facilità d'uso non varia sostanzialmente tra i primi tre
anni di corso e il quinto anno. Dato che sono servizi sofisticati, ci si aspetterebbe che i giudizi sulla
facilità d'uso debbano variare con l'aumentare dell'esperienza e della conoscenza del servizio stesso.
La facilità d'uso per quanto riguarda le banche dati rivela invece una media leggermente inferiore
rispetto ai due precedenti servizi: sembra indicare che le banche dati sono considerate più "difficili"
da usare rispetto ad altre risorse on-line. Questo potrebbe indicare una carenza di supporto da parte
nostra o comunque indicare la necessità di aumentare il supporto alle ricerche.
Nel generale apprezzamento della sala lettura (tranne il giudizio negativo sui posti disponibili)
esistono tuttavia differenze significative tra i vari anni di corso: in particolare la silenziosità della
sala (e la climatizzazione) sono giudicate negativamente dagli utenti del quinto anno. È possibile
che questa differenza riveli un diverso modo di utilizzare la sala lettura: gli studenti dei primi anni
potrebbero vedere nella sala di lettura un luogo di socializzazione, in cui studiare assieme, mentre
per uno del quinto la necessità di studiare da solo rende molto più importante il silenzio. Il giudizio
più negativo per quanto riguarda la climatizzazione può dipendere, molto banalmente, dal fatto che
dopo cinque anni lo studente medio abbia usato di più la sala e quindi ne conosca meglio i difetti.
91
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3.5
Agg.: 12/07/16
Genesi
Orario di apertura e analisi finale
L'orario di apertura è da molti punti di vista il principale parametro su cui si basano gli utenti per
una valutazione generale della qualità di una biblioteca. È anche, ovviamente, uno dei parametri più
delicati da gestire, in quanto spesso dipende da fattori esterni (innanzitutto la carenza di personale).
L'importanza che poteva avere - specie per il futuro - la valutazione dell’orario da parte degli utenti
ha portato ad aggiungere una domanda che chiedeva di scegliere l'orario [di chiusura] desiderato.
Per questa domanda abbiamo definito una scala a cinque items: 17,00 - 17,30 – 18,00 – 18,30 –
19,00, assegnandovi valori numerici da uno a cinque, per poter definire una media. Occorre tener
conto che all'epoca mentre la biblioteca con tutti i suoi servizi chiudeva alle 17,00, la sala lettura
rimaneva aperta fino alle 19,00, come sala studio priva di servizi.
Tenuto conto di tutti questi elementi, la risposta alla domanda è stata di notevole interesse.
Innanzitutto la media delle risposte è 3,22 (il 3 equivale a un orario di chiusura alle 18,00 e il 4 a un
orario di chiusura alle 18,30). In altre parole mediamente gli utenti auspicano un orario di chiusura
di poco superiore alle 18,00. Se lo si correla con il risultato della domanda relativa all’attuale orario
di chiusura (come detto sopra, sostanzialmente positivo – o comunque, non negativo), si arriva alla
conclusione che per i nostri utenti sarebbe auspicabile una maggiore apertura della biblioteca, ma
senza esagerazioni.
Altrettanto interessanti, anche se di difficile analisi, sono le differenze tra gli studenti dei vari anni
di corso. L'analisi disaggregata mostra inoltre che la media diminuisce con l'aumentare dell'anno di
iscrizione; o meglio, che la media dei primi tre anni è superiore rispetto al quinto. Infatti, per il
primo anno la media è di 3,35, per il secondo è di 3,24, per il terzo 3,30 e per il quinto "solo" di
2,63. In altre parole, mentre gli immatricolati al primo anno (e, sia pure a livelli leggermente
inferiori, gli iscritti ai due anni successivi) chiedono che l'orario di apertura venga spostato a dopo
le 18,00, gli iscritti al quinto sembrano accontentarsi di un orario di chiusura inferiore rispetto alle
18,00. Non è chiaro quale significato attribuire a questo dato: di nuovo, ci troviamo di fronte al
problema che questionario era strutturato per definire i comportamenti in se è per sé, non le ragioni
dei comportamenti. Tuttavia sembra evidente che gli studenti dell'ultimo anno tendono ad utilizzare
la biblioteca in maniera sostanzialmente diversa rispetto agli iscritti ai primi anni.
Una ipotesi è che gli utenti dei primi anni utilizzano la biblioteca più che altro come uno spazio di
studio e lettura: sono quindi molto attenti all'orario di apertura, perché è un elemento che va ad
incidere fortemente proprio su questo uso della biblioteca. Gli utenti degli ultimi anni tendono
invece a privilegiare gli aspetti più qualitativi dalla biblioteca: sono più interessati (anche se li
conoscono poco !) ai servizi "specializzati", attribuiscono maggior importanza alla qualità degli
ambienti fisici offerti dalla biblioteca (silenziosità e comfort). È probabile che l'orario di apertura
non incida più di tanto su questi aspetti.
È possibile, inoltre, che per studenti di questo tipo, più che la consultazione dei volumi servano i
prestiti, il reference, il DD : tutti servizi poco dipendenti dalla quantità di ore di apertura, in quanto
non richiedono presenza costante in biblioteca, possono essere fatti su appuntamento, e - più in
generale – anche se vengono “erogati” in biblioteca, i loro esiti (o, se vogliamo, gli "oggetti" che
producono) possono essere usufruiti anche fuori dalla biblioteca.
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.3.6
Agg.: 12/07/16
Genesi
Conclusioni
L’immagine che esce dal questionario è sostanzialmente quella di una biblioteca forte nei servizi di
base, ma debole nell'erogazione di quelli più sofisticati. È la conferma a indicazioni che venivano
già dal monitoraggio dei servizi al pubblico. Tuttavia l’osservazione diretta non permetteva di
stabilire se questo dipendesse da carenza di informazione (e quindi dal fatto che gli utenti non
sapessero di poter usufruire di tali servizi) o dal fatto che i servizi non fossero particolarmente
richiesti in assoluto (ad esempio a causa delle particolarità della didattica in una facoltà scientifica o
a causa della nuova didattica triennale).
Il questionario non ha sciolto tutti i dubbi, ma ha sicuramente dimostrato che tra i nostri utenti
prevale di gran lunga la carenza di informazioni sull’esistenza stessa di tali servizi.
L’incrocio delle risposte relative all’utilizzo della biblioteca, all’utilizzo/conoscenza dei servizi di
base e all’utilizzo/conoscenza della sala lettura, mostra inoltre un elevato livello di variabilità – e , a
volte, di apparente incoerenza. A nostro giudizio questo dipende dal fatto che con ogni probabilità
la biblioteca è utilizzata da diverse tipologie di utenti, che vivono in maniera diversa la biblioteca. Il
questionario, per come era impostato, non era in grado di evidenziare né queste diverse modalità
d’uso, né le varie tipologie di utenti (a parte, naturalmente, la suddivisione per anni di corso). Se ne
dovrà tenere conto per altri questionari.
Vanno poi poste in evidenza alcune questioni concettuali e metodologiche lasciate irrisolte :


5) In alcuni casi le risposte incongrue possono dipendere dalla formulazione non perfettamente
calibrata delle domande. Ad esempio, chiedere "sapete che è possibile prendere in prestito
per un mese alcuni testi ? ”, unita alla successiva “Quante volte vai in biblioteca per
consultare o prendere in prestito un testo” – col senno di poi - era destinata a generare
ambiguità :
non spiega esplicitamente se ci si riferisce a tutti i volumi o solo ai volumi di testo (per noi la
distinzione è chiara, ma per gli utenti ?). È tuttavia probabile che per la maggior parte degli
utenti i “volumi” della biblioteca coincidano con i “libri di testo” e quindi le loro risposte
siano in realtà coerenti. Certo domande simili non permettono di capire con precisione il tipo di
uso che fanno gli utenti del patrimonio complessivo della biblioteca.
se nella formulazione generale la domanda sembra riferirsi solo al prestito mensile dei volumi,
la successiva sotto-domanda sulla frequenza di utilizzo parla invece di consultazione e prestito,
generando una inevitabile confusione.
6) è possibile capire quanto i giudizi a proposito di un certo servizio dipendano da una
valutazione realistica e quanto invece da scarsa conoscenza dei meccanismi di utilizzo, da
fraintendimenti o da pregiudizi ? l'OPAC viene valutato in maniera positiva, per quanto
riguarda la semplicità e facilità d'uso, peccato che, se sottoponessimo degli utenti a una
prova di ricerca, probabilmente scopriremo che non sono in grado di farla correttamente.
7) DD e reference: è evidentemente che non sono conosciuti. Andrebbe quindi aumentata la
loro pubblicizzazione. Ma resta il fatto che non è semplice capire solo su questa base lo
scarso utilizzo di questi servizi
8) per i libri di testo il questionario dice con estrema chiarezza che sono molto importanti per
gli utenti; e che la loro carenza (o meglio il numero ridotto di copie dello stesso libro di
testo, e l'aggiornamento nel suo insieme dei libri di testo presenti in biblioteca) viene
ritenuto un elemento fondamentale da una notevole percentuale degli utenti. In questo caso
possiamo essere ragionevolmente sicuri che il questionario conferma quella che è una reale
esigenza degli utenti
93
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.4
7.4.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
IL QUESTIONARIO DELLA DIVISIONE (2009)
Gli obiettivi del questionario dalla Divisione erano chiari fin dall'inizio: valutare e giudicare le
biblioteche. Il questionario è stato infatti presentato con la formula "Date un voto alla vostra
biblioteca"; l'analisi finale valutava i risultati delle biblioteche usando come metro il voto medio: se
il voto era superiore il risultato era positivo, se inferiore negativo; e infine, le analisi dei bibliotecari
hanno finito per incentrarsi sul confronto tra i propri "voti" e i "voti" delle altre biblioteche. In
questo tipo di analisi prevale l'idea che attraverso l'analisi matematica si possa di per sé creare una
griglia di valutazione per definire le biblioteche "buone" o "cattive". Questo produce un indebito
scivolamento da un'analisi sulla percezione della qualità dei servizi a un giudizio di valore, che
invece esige una discussione preliminare su cosa stiamo giudicando e come. Una simile
impostazione non può che far prevalere l'aspetto valutativo su quello conoscitivo (vale a dire avere
indicazioni precise su quali siano i rapporti reali tra utenti biblioteca, quali i punti di crisi e perché).
Un primo problema metodologico è invece rappresentato dal fatto che il campione doveva
rappresentare adeguatamente la popolazione complessiva degli utenti. Ma il metodo scelto per
distribuire il questionario (on-line, con segnalazione via e-mail) ha introdotto una distorsione nel
campione, dato che tendenzialmente hanno risposto solo gli utenti che leggono la posta e usano il
web, non necessariamente rappresentativa dell'insieme degli utenti delle biblioteche: una parte degli
utenti (quelli che usano di meno gli strumenti digitali e che potrebbero avere una percezione della
biblioteca alquanto diversa da quelli che hanno risposto) finisce esclusa a priori dal questionario.
Il secondo nasce dal fatto che il questionario è stato sottoposto sia a studenti che a docenti, benchè
le aspettative e i bisogni degli studenti siano molto diversi da quelli dei docenti e dei ricercatori.
Infatti l'analisi dei dati ha evidenziato gli studenti usano la biblioteca come luogo fisico, per leggere
e consultare volumi, fotocopiare o prendere in prestito libri, mentre i docenti la utilizzano come un
centro servizi, per attività per lo più svolte tramite e-mail o per telefono. In tal caso finiremmo per
trovarci di fronte a risposte apparentemente confrontabili, ma in realtà sottilmente incoerenti:
l'utilizzo fisico della biblioteca da parte dei docenti è praticamente nullo, quindi se un docente
valuta la sala lettura, quale valore assegnare al suo giudizio se non la usa ? o il suo è un giudizio di
pura "partecipazione" al questionario, oppure di fatto sta implicitamente rispondendo a un'altra
domanda: "Ritiene adeguata la sala lettura per gli studenti ?" (mentre il questionario dovrebbe
riguardare le proprie percezioni): in entrambi i casi la valutazione non si basa su reali esperienze.
Il terzo problema nasce dal fatto che il modo di erogare un servizio può essere talmente diverso da
biblioteca a biblioteca da far sì che lo stesso servizio finisca per riferirsi ad "oggetti" diversissimi tra
di loro: se una biblioteca dispone di pochi libri di testo, spesso non prestabili o prestabili solo per 15
giorni, mentre un'altra ne ha molti prestabili per un mese, i servizi offerti dalle due biblioteche
formalmente sono gli stessi ("prestito volumi di testo") ma di fatto non sono comparabili. Gli utenti
sanno di queste differenze ? Se non sperimentano lo stesso servizio in più biblioteche non se ne
accorgeranno neppure. È evidente che se si chiede agli utenti di valutare servizi così differenti senza
che siano consapevoli di queste differenze, le loro risposte pur apparentemente confrontabili in
realtà saranno sottilmente incoerenti.
Più in generale, durante un'analisi comparativa tra realtà diverse, senza una valutazione preliminare
sulla coerenza degli "oggetti" da valutare e di come diverse tipologie di utenti le valutano, si finirà
per scoprire che la disomogeneità e l'incoerenza si è trasferita dentro i risultati: il problema, gettato
fuori dalla porta, rientra dalla finestra.
[2010]
94
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.4.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Analisi dei nostri risultati nel questionario della Divisione
a) la valutazione della biblioteca come spazio fisico - numero di posti, silenziosità, pulizia, comfort
- era sufficiente, anche se non ottimale (3,1/3,8/3,5/3,4) e appariva accettabile, tenendo conto
che Agraria è situata in una struttura edilizia poco adatta ad ospitare una biblioteca moderna. La
segnaletica veniva individuata come fattore critico (2,6); occorre però notare che depliant e
cartelli non mancano in biblioteca, solo che raramente vengono lette dagli utenti.
b) PC: la valutazione è negativa, sia per il numero che l'adeguatezza tecnologica (in linea con le
altre biblioteche). Resta però difficile trovarne una spiegazione attendibile. Agraria disponeva
allora di due PC per ricerche opac nell'atrio e altri due per ricerche su banche dati nell'apposita
saletta. Tutte e quattro le postazioni erano poco usate, senza code di attesa. I PC non sono di
ultima generazione, ma adeguati allle ricerche svolte. Il fatto che il netto giudizio sulla
inadeguatezza delle attrezzature informatiche colpisca tutte le biblioteche fa sospettare che gli
studenti stiano in realtà valutando non l'adeguatezza dei PC per ricerche bibliografiche, quanto
l'inadeguatezza di PC per navigare in rete, chattare, scrivere tesi etc. (attività svolte
istituzionalmente dalle aule informatizzate). Un indizio a supporto di questa spiegazione viene
dal fatto che a volte gli studenti chiedono di usare i PC per la tesi, e sono perplessi quando li
rimandiamo alle aule informatizzate; un altro dal fatto che la biblioteca meglio valutata
(Veterinaria) ha al suo interno una sala PC per tesi e altre attività didattiche. Se l'ipotesi fosse
corretta, non sarebbe però semplice venire incontro a una simile esigenza senza stravolgere la
normale offerta di servizi della biblioteca. [cfr par. 4.4.4 per l'analisi sulla nuova sala PC ]
c) Altrettanti dubbi hanno suscitato i giudizi negativi al nostro servizio fotocopie [condivisi con
molte altre biblioteche]. Agraria disponeva di una sola fotocopiatrice, però sottoutilizzata e
senza code. Inoltre, mentre il costo delle fotocopie nelle altre biblioteche era di 0.05 €, noi
all'epoca le vendevamo a 0,04 €, un prezzo inferiore del 20%. Inoltre, la nostra era una delle
poche biblioteche che permetteva agli utenti di portare fuori dalla biblioteca tutti i volumi (sia
prestabili che per sola consultazione), rendendo meno critica la fotocopiatura sul posto del
materiale. Leggermente più critica era - ed è - la manutenzione: avendo una sola macchina, è
evidente che se questa si guasta è l'intero servizio bloccarsi. In ogni caso per i nostri utenti non
era tanto critica la funzionalità della macchina (3.0) quanto nell’insieme il numero delle
macchine e il costo (2,6/2,7). Un tale giudizio resta poco spiegabile, a meno di non pensare ad
aspettative non pienamente realistiche da parte degli studenti, quale ad esempio poter disporre
all’interno della biblioteca di un vero e proprio servizio di copisteria a prezzi politici.
d) Interessante appariva il giudizio – di sufficienza risicata (3,1) – sull’orario di apertura, da
sempre punto dolente nel rapporto tra biblioteche ed utenti (il giudizio medio di Ateneo è 2,9).
All'epoca la carenza d’organico aveva costretto la nostra biblioteca a ridurre gli orari e a
chiudere durante la pausa di mezzogiorno. Anche la sala lettura, tenuta aperta dagli studenti 150
ore, da poco chiudeva un'ora prima. Nonostante questo peggioramento, la valutazione era meno
critica di quanto ci si poteva attendere: addirittura migliore di quella di biblioteche che
sembrano avere orari di apertura maggiori (il condizionale è d’obbligo, data la difficoltà ad
individuare esattamente quali e quanti servizi restino aperti e a che condizioni). L’orario di
apertura per gli utenti appare solo uno dei tanti aspetti della qualità dei servizi.
e) I giudizi sulla qualità dei bibliotecari addetti al pubblico [a cui aggiungo il giudizio sul
reference, in quanto ha a che fare con il rapporto personale con i bibliotecari] risultavano molto
positivi, anche confrontati con quelli di altre biblioteche con più personale. Può essere il caso di
rilevare che abbiamo un’organizzazione del lavoro in cui ogni persona è coinvolta nei servizi al
pubblico: perfino il reference, che spesso nelle altre biblioteche viene svolto da poche persone
specializzate, da noi viene svolto da tutti, a seconda delle necessità. Questa scelta, pur rendendo
più complessa l’organizzazione del lavoro e l’aggiornamento professionale, con ogni probabilità
95
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
contribuisce a facilitare un rapporto positivo con i nostri utenti. Inoltre crea maggiore flessibilità
nell’erogazione dei servizi, una aspetto che probabilmente gli studenti apprezzano.
f) non è chiaro invece cosa intendevano gli studenti con il termine "ricchezza del patrimonio"
(pure ben valutato: 3,4), tenendo conto che la nostra biblioteca è a scaffale chiuso, in cui gli
utenti non possono vedere direttamente i volumi sugli scaffali. Di solito per uno studente, specie
dei primi tre anni, quello che fa stato sono i volumi di testo. Sarebbe stato preferibile chiedere
direttamente se i libri di testo posseduti erano adeguati come numero e aggiornamento.
Parimenti non è chiaro come valutare le risposte sul livello di conservazione del patrimonio:
stanno giudicando come sono rilegati o la loro vetustà ? Quanto al reperimento del materiale
(3,6), va tenuto conto che, essendo a scaffale chiuso, quando un utente chiede un volume è il
bibliotecario a doverlo andare a prendere, mentre in una biblioteca scaffale aperto l'utente può
direttamente prelevarlo dallo scaffale. Dato che gli utenti della biblioteca di Agraria hanno a che
fare con una procedura più lenta e farragginosa, probabilmente non completamente trasparente
ai loro occhi, un tale risultato appare tutto sommato accettabile; specie se lo si confronta con
risultati a volte ancor più deludenti da parte di biblioteche a scaffale aperto, che invece
dovrebbero raccogliere risultati assai più lusinghieri; il che porta a chiedersi: perché ? quali
ragioni rendono in molte biblioteche il servizio a scaffale aperto deludente per gli utenti ?
g) I giudizi sui prestiti erano a malapena sufficienti sia per la durata che per il numero di volumi
prestabili, che per la semplicità delle procedure (3,1/3,2/3,6). La durata (un mese), il numero
massimo di volumi che si possono prendere in prestito (3) e le procedure adottate da Agraria
sono quelle standard di Ateneo. Più in generale noi eroghiamo un numero considerevole di
prestiti annui (3000 ca.) e possediamo un apprezzabile patrimonio di volumi di testo prestabili.
È probabile che la valutazione del servizio da parte dei nostri studenti rifletta il fatto che ormai
si sono abituati all'attuale livello qualitativo dei prestiti e lo danno per scontato: in filigrana
credo di potervi perfino leggere la richiesta di un servizio di prestito trimestrale sui volumi di
testo, simile a quello erogato dall'ISU. Per quanto irrealistiche, queste aspettative potrebbero
essere molto sentite: di conseguenza non possono essere facilmente trascurate. Noi stiamo
progressivamente aumentando la quantità di volumi di testo prestabili per un mese e i risultati
del questionario spingono a proseguire in questa direzione. Non si può tuttavia disconoscere il
fatto che non sarà mai possibile garantire il prestito a ogni utente: di conseguenza occorrerà
anche far capire agli studenti i limiti oggettivi del servizio, magari incrementando i momenti di
educazione all’uso della biblioteca.
h) Anche i risultati sul DD apparivano difficili da capire: la bassa qualità (2,9) dei giudizi degli
studenti, che ricorrono raramente al servizio, sconta probabilmente una scarsa conoscenza
iniziale dei limiti intrinseci del servizio (può risultare difficile spiegare che frequentemente i
tempi di recupero dei documenti non possono essere garantiti da noi, in quanto dipendono dalla
biblioteca erogante). A contrasto va notato che i giudizi sul DD di chi lo usa in maniera più
“professionale” (docenti e ricercatori) erano ben più positivi. Era incomprensibile il giudizio
molto negativo sul costo (2,7): ad Agraria non facevamo pagare nulla per il servizio, salvo il
recupero delle spese se il documento può essere ottenuto solo a pagamento da altre biblioteche o
da apposite agenzie. Di nuovo, anche qui i giudizi degli utilizzatori professionali – molto
positivi - divergevano fortemente da quelli degli studenti.
i) I risultati sul sito Web si riferivano alle vecchie pagine, sostituite da poco, ma comunque non si
discostavano molto da quelli medi. Restano dei dubbi sulla reale importanza che le nostre
pagine hanno per gli utenti. Sarebbe stato probabilmente utile chiedere loro qual è il punto di
accesso prioritario per l’utilizzo delle risorse bibliografiche: se cioè partono dal Portale, dalle
pagine della singola biblioteca o da altre pagine istituzionali.
[2010]
96
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
7.5
7.5.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
IL QUESTIONARIO DELLA DIVISIONE (2013)
Il questionario del 2013 è arrivato probabilmente nel momento meno adatto per valutare
adeguatamente la biblioteca di Agraria: dalla primavera del 2012 infatti è stata aperta la prima parte
della futura biblioteca centralizzata, mantenendo però aperta la vecchia struttura. La biblioteca al
momento è dunque formata da due sezioni fisicamente separate, ma entrambe pienamente attive.
La prima parte della futura struttura è però incompleta, con l'accoglienza utenti posizionata in un
punto provvisorio, priva di volumi di testo e con disponibilità di materiali bibliografici limitata a
poche aree disciplinari. Questa situazione comporta una profonda distorsione nel tipo di servizi
erogati, facendo prevalere DD e reference e riducendo al minimo l'erogazione dei servizi di base:
questo – assieme alla presenza di connessioni Wi-fi - ha finito per trasformarla in una sorta di sala
studio. Come se non bastasse, la nuova sezione confina con quello che è di fatto un cantiere, più
volte interessato da interventi di manutenzione da parte di varie ditte, e quindi è soggetta a continue
interferenze. Infine, ultimo ma non meno importante limite, la provvisorietà della situazione obbliga
a far usare agli studenti dei bagni di fortuna, con tutte le conseguenze del caso.
La vecchia struttura, d'altra parte, continua a soffrire di tutti i limiti che hanno spinto per creare la
nuova biblioteca centralizzata: spazi angusti, eccessiva separazione fra utenti e bibliotecari, etc.
Questi fattori sono amplificati dal fatto che la presenza dei volumi di testo fa sì che vengano erogati
soprattutto servizi di base (prestito, fotocopie), con una massiccia presenza di utenti attivi.
Le due strutture si presentano quindi come le metà di una mela, specularmente contrapposte,
destinate a generare una distribuzione più omogenea dei servizi solo con la loro fusione, a
completamento del progetto.
Dato che luminosità, comfort, quantità dei volumi offerti, silenziosità e servizi offerti sono assai
diversi tra le due strutture, gli utenti finiscono probabilmente per sperimentare una sorta di
sdoppiamento percettivo: in una situazione simile, quando valutano i servizi, quale delle due sezioni
valutano ? O le valutano entrambe ? Ma in tal caso, qual'è il peso attribuito all'una o all'altra ? Dalle
critiche allegate al questionario appare infatti chiaro che spesso gli utenti si lamentano di problemi
(scarsa silenziosità dovuta alla mancata separazione tra bibliotecari e utenti [!]), legati
inestricabilmente alla situazione logistica transitoria della nuova sezione, come appunto il fatto che
l'accoglienza utenti non sia dove dovrebbe essere ... Anche molte lamentele sugli orari appaiono
ambigue perchè non è chiaro cosa giudichino gli utenti: la chiusura alle 16,00 della sola nuova
struttura, quella alle 18,00 della vecchia o entrambe ? In molti casi l'esplicita indicazione dell'orario
incriminato indica che il giudizio negativo riguarda la nuova sezione, con la sua organizzazione
provvisoria. In altri casi il dubbio di quale struttura stiano parlando permane. Inoltre, il fatto che per
accedere ai materiali bibliografici un utente debba essere reindirizzato da una sezione all'altra non
può che peggiorare la percezione della qualità (in senso lato) dei servizi. In generale, quindi, è oggi
difficile capire cosa giudichino realmente gli utenti di Agraria e su che basi.
Rispetto al questionario del 2009 il problema di aver usato le stesse domande sia con i docenti che
con gli studenti, è stato di minor impatto, dato che l'analisi è stata differenziata e si è concentrata di
fatto sugli studenti. Parimenti, è stata meno distorsiva la scelta di distribuirlo on-line: l'utilizzo dei
servizi on-line è ormai diffuso e di conseguenza questo tipo di somministrazione del questionario
probabilmente raggiunge anche utenti più tradizionali (che potrebbero avere una percezione della
biblioteca alquanto diversa dagli utenti più esperti nell'uso di internet).
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Genesi
Ma occorre considerare che la nostra facoltà ha dato solo risposte on-line, mentre in altre
biblioteche i questionari cartacei rappresentano una percentuale non trascurabile, con la possibilità
che abbiano raggiunto un maggior numero di utenti “tradizionali”.
Alcuni ritengono che i questionari cartacei – a causa di un probabile effetto di captatio
benevolentiae indotto dal fatto di compilare il questionario su richiesta dei bibliotecari e davanti ad
essi - abbiano permesso di raccogliere giudizi mediante più positivi di quelli on-line (che invece
probabilmente selezionano in eccesso soprattutto gli scontenti). Ma l'analisi dei dati non conferma
l'ipotesi: la biblioteca meglio valutata (Malliani) ha in effetti una percentuale di questionari cartacei
del 40% (80 su 200) e in parte lo stesso effetto vale per Filosofia (42 su 140, circa il 27%), ma al
contrario Arte e Lingue, che pure hanno alte percentuali di questionari cartacei (30 % e più) hanno
avuto giudizi negativi.
È invece estremamente probabile che, a causa del tempo richiesto per compilarlo, il questionario
finisca per auto-selezionare le persone che vi rispondono, privilegiando chi è particolarmente
motivato a dare un giudizio sulla propria biblioteca: dato che di solito le motivazioni negative
riguardanti un giudizio sono più forti di quelle positive, è inevitabile che nelle risposte – a parte una
piccola percentuale ben disposta verso le biblioteche - prevalgano nettamente le posizioni critiche.
Un indizio che questo ragionamento (peraltro ben conosciuto in letteratura) sia corretto è dato
dall'elevata percentuale di utenti che, oltre a dare un giudizio, hanno immesso esplicite critiche
riguardanti uno o più aspetti specifici delle biblioteche frequentate nel campo “note”.
7.5.2
Analisi dei nostri risultati nel questionario della Divisione
La Divisione ha scelto una scala Likert a 5 items da 0 a 4 37;, ma il punto “neutro” mediano (dato dal
2) appare intrinsecamente ambiguo da un punto di vista valutativo, dato che nel questionario la sua
definizione era “parzialmente soddisfatto”, un sintagma che ha chiaramente un'accezione
blandamente positiva e non semanticamente neutra come “nè soddisfatto né insoddisfatto”.
Da parte mia, considerando 0 e 1 giudizi chiaramente negativi, 3 e 4 chiaramente positivi, tenderei a
valutare “positivi” solo punteggi superiori a 2,5 e “in area critica” quelli tra 2 e 2,49, in modo da
eliminare l'ambiguità. Solo secondariamente la valutazione sarà fatta comparando il risultato della
nostra biblioteca con i risultati delle altre biblioteche (in particolare con la media). Risultati:
2) Orario di apertura: il giudizio su di noi (2,33 – leggermente superiore alla media 2,26 - ma
occorre anche notare che il voto medio di Ateneo sulle ore di apertura è il peggiore fra tutti i
fattori valutati), seguendo la griglia valutativa definita sopra, appare superiore al punto
neutro, ma in area critica, o se vogliamo di sufficienza risicata. Qui diventa cruciale capire
se i nostri utenti stiano valutando la chiusura alle 16,00 della nuova sezione o alle 18,00
della vecchia. A livello comparativo sarebbe utile controllare se c'è una correlazione tra
ampiezza degli orari e giudizio: i voti migliori in effetti sono stati dati a biblioteche aperte
50 ore (SP, Lettere e Veterinaria), ma non è chiaro se i peggiori sono dati a chi apre di
meno. Certo non nel nostro caso, visto che gli orari di apertura sono relativamente bassi …
3) valutazione della biblioteca come spazio fisico: con una griglia valutativa in cui la
“sufficienza” è a 2,5 e non a 2, appaiono critiche la pulizia (2,52 – inferiore alla media di
Ateneo 2,87, blandamente “positiva”) e il comfort/luminosità (2,55, inferiore alla media
2,75): nel caso della pulizia, qualche ragione gli utenti ce l'hanno.
37
va notato che la scala è diversa da quella del questionario del 2007, che invece aveva una scala da 1 a 5 (!)
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Genesi
Per quanto riguarda comfort/luminosità, dato che le nostre due strutture sono diverse proprio su
questi aspetti, occorrerebbe capire se i nostri utenti stiano valutando la vecchia o la nuova sezione.
Stesso problema per la silenziosità, che appare al limite (2,55 - appena inferiore alla media 2,62) ;
va segnalato che alcuni utenti si lamentano della rumorosità … dei bibliotecari: un evidente
riferimento al fatto che nella nuova struttura – a causa della situazione logistica interlocutoria – le
conversazioni di lavoro avvengono a diretto contatto con le sale studio. Alquanto critica appare la
segnaletica (2,14 – sensibilmente inferiore alla media 2,54) e la disponibilità di posti a sedere (2,26,
uguale alla media 2,27 - ma tale voto è il peggiore fra tutti i fattori valutati assieme alle ore di
apertura). Difficile capire le ragioni di un tale giudizio sui posti, dato che con l'apertura della nuova
sezione sono aumentati del 50% e che in entrambe le strutture quasi mai c'è una saturazione dei
posti. La criticità della segnaletica è invece pienamente giustificata (anche se di non semplice
soluzione finchè entrambe le strutture si trovano in una situazione interlocutoria (vedi punto 3).
4) la valutazione dei bibliotecari, sempre con la “sufficienza” a 2,5 e non a 2, appare al limite
sia per il numero (2,56 - inferiore alla media 2,82), blandamente positiva per la
disponibilità e cortesia (2,63 - inferiore alla media 2,79) e per la competenza (2,60 - media
2,82). Difficile capire da cosa dipendano questi giudizi inferiori alla media, specie se li si
paragona ai precedenti giudizi del 2007 e del 2004, tutti piuttosto positivi sia in assoluto che
in rapporto alle medie di allora (ca. 3,80 contro un 3,35 in media su scala Likert da 1 a 5).
A questi voti va aggiunto – per apparentamento, in quanto attiene al rapporto diretto
bibliotecario-utente – il giudizio sul reference (2,08 - molto inferiore alla media 2,80 ed
estremamente critico). Sulla percezione della competenza (non necessariamente la
competenza in sé e per sé) può influire la risistemazione del materiale bibliografico della
Facoltà e la sua ricollocazione nella nuova struttura: dato che la nuova struttura è pronta
solo parzialmente, e che i trattamenti sono complessi, il change-over deve necessariamente
avvenire a blocchi mentre la due strutture restano normalmente aperte. Questa scelta
evita agli utenti lunghe chiusure o la non disponibilità di migliaia di volumi per mesi, ma
crea altri problemi: se le ricollocazioni riguardano centinaia di volumi per volta spesso non
è semplice sapere dove è un volume.
Le operazioni di risistemazione fanno poi “emergere” situazioni anomale (volumi dispersi o
collocati erroneamente) che nelle biblioteche di Dipartimento – che non prestavano, né
erogavano altri servizi - passavano sotto silenzio o avevano comunque scarso impatto. Una
volta che i volumi sono passati sotto il controllo della biblioteca centrale, queste anomalie
di colpo appaiono su normali movimentazioni che seguono normali standard e impattano
quindi con maggiore evidenza sulla percezione che gli utenti hanno del servizio: il
bibliotecario può a volte essere in difficoltà a dare risposte apparentemente semplici (sì, il
volume c'è, lo puoi avere) perchè incontra difficoltà oggettive; ma certo questo non è
semplice da far capire ad un utente, che potrebbe semplicemente percepire inadeguatezza
nel rispondere, se non vera e propria scortesia.
Un altro fattore critico – messo in evidenza da critiche esplicite – è quello della “durezza”
nel punire ritardi nella riconsegna dei volumi prestati (15 giorni di sospensione per ogni
giorno di ritardo, contro un rapporto 1 a 1 in altre biblioteche). È possibile che chi abbia
risposto al questionario abbia pensato a questo nel giudicare i bibliotecari.
Va in ogni caso notato che – a parte uno zoccolo duro di bibliotecari già presenti nel 2004/7
e ben rodati – più di metà dell'attuale personale arriva da strutture bibliotecarie che non
erogavano servizi o li erogavano in maniera assai diversa rispetto agli standard richiesti da
una biblioteca d'area: la loro riqualificazione è tuttora in corso e può a volte far apparire
come poco reattive o incerte alcuni bibliotecari.
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Genesi
Il problema è reso più complesso dal fatto che in entrambe le strutture al bancone si
rivolgono sia richieste banali sia richieste che esigono competenze tecnico-professionali
specialistiche, mentre – proprio a causa di questa estesa riqualificazione professionale in
corso – i veri specialisti sono pochi e spesso anch'essi devono riadattarsi a situazioni ed
esigenze molto più complesse di quelle vissute finora nelle loro vecchie strutture. D'altra
parte, la necessità di tenere aperte due strutture con il personale che servirebbe per una,
impedisce di organizzare in maniera ottimale la riqualificazione professionale di cui sopra
(ad esempio affiancando sempre una persona esperta a quelle in addestramento) e obbliga
spesso a cercare di tenere aperto e basta, senza poter lavorare sulla qualità.
5) Di difficile valutazione i voti su ricchezza del patrimonio (2,43 - inferiore alla media 2,77),
stato di conservazione (2,51 - inferiore alla media 2,83) e facilità di reperimento (2,49 inferiore alla media 2,61). Per il primo valore, dato che per la maggior parte degli utenti il
patrimonio dovrebbe sostanzialmente coincidere con la quantità di volumi di testo
disponibili, e dato che noi abbiamo la più grande e numerosa collezione di testi di tutto
l'Ateneo, di certo molto maggiore di altre biblioteche, non è chiaro capire da cosa dipenda
questo giudizio inferiore alla media: a meno che – di nuovo – una significativa frazione di
chi ha risposto al questionario non sia un frequentatore abituale della nuova sezione, che
(come detto sopra) a causa della situazione transitoria in cui si trova non ha al momento
volumi esposti a scaffale e non dispone di volumi di testo, dislocati tutti nella vecchia
sezione. In tal caso però il giudizio sarebbe basato su un fraintendimento figlio dello
sdoppiamento percettivo e prospettico creato dalla presenza di due sezioni con servizi così
differenziati. Il voto leggermente critico sullo stato di conservazione potrebbe dipendere dal
fatto che i volumi di testo, a causa dell'utilizzo intensivo, si rovinano in fretta. Sulla facilità
di reperimento, dato che in entrambe le sezioni i materiali sono a magazzino e vanno
procurati dai bibliotecari, non è chiaro da cosa dipenda il giudizio.
6) Di valutazione altrettanto difficile sono i voti contrastanti percentuale di volumi prestabili
(2,42 - inferiore alla media 2,51), numero di volumi che è possibile prendere
contemporaneamente in prestito (2,97 - pari alla media), durata del prestito (2,95 - appena
inferiore alla media 3,05, la migliore) e semplicità del prestito (2,77 - appena inferiore alla
media 2,82). Per il primo valore, a differenza di altre biblioteche noi ammettiamo il prestito
mensile anche per collane e volumi di testo: quindi ci si aspetterebbe giudizi molto positivi,
più delle altre biblioteche, non inferiori. Di nuovo, il giudizio è inspiegabile, a meno di
ammettere un totale fraintendimento percettivo. Inspiegabili peraltro anche i due successivi
giudizi più “positivi” : numero di volumi prestabili, durata e modalità di richiesta sono gli
stessi per tutte le biblioteche scientifiche ed umanistiche
7) idem per i voti inferiori alla media su costo DD/ILL (è gratuito !), su qualità e costo delle
fotocopie (gli stessi ovunque !), sul numero macchine (ne avevamo una, ma senza code).
100
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Genesi
I FUTURI QUESTIONARI (2012 ?)
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
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Genesi
I FUTURI QUESTIONARI (2012 ?)
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
8
8.1
Agg.: 12/07/16
Genesi
POLITICHE D'ACQUISTO E SERVIZI AL PUBBLICO
EFFICACIA DELLE POLITICHE DI ACQUISTO
Come detto a proposito dell'adeguatezza dei materiali bibliografici il fattore cruciale è la probabilità
che un volume possa rivelarsi utile per gli utenti: in altre parole il numero di prestiti (o DD) che mediamente - un volume può generare.
Inoltre, dato che le risorse finanziarie sono limitate, il ragionamento va correlato con il costo medio
del volume (o della rivista): individuando il numero medio di prestiti o DD per unità di spesa si
otterrebbe una sorta di "indice di efficacia", che indicherebbe i prestiti (o frazioni di prestito)
prodotti da ogni 1000 € di spesa.
Al momento i prestiti sono circa 10.000 su 65.000 monografie, quindi il numero di prestiti medio
per volume è circa di 0,6; ma, come al solito, dietro a questa media si nasconde una enorme
variabilità. È evidente che a produrre prestiti sono tendenzialmente le opere più recenti, ma sulla
probabilità che un volume venga prestato incide anche la tipologia dei volumi.
In teoria i volumi di testo dovrebbero essere quelli che generano il maggior numero di prestiti, ma
costano probabilmente più della media; inoltre, più copie dello stesso volume si possiedono, più la
probabilità che la copia N-essima venga prestata si abbassa: se la prima in media venisse prestata
10 volte l'anno, la seconda lo sarebbe per 6/7 volte, la terza 4/5 e così via a degradare, fino a
raggiungere un "limite di futilità", in cui l'ennesima copia avrebbe una così bassa probabilità di
essere richiesta da generare solo minime frazioni di prestito ogni anno. A questo punto, converrebbe
probabilmente usare quei soldi per comprare altro. Dove si situi questo punto non è facilmente
prevedibile: in generale la "produttività" (in prestiti) di una serie di volumi può essere individuata
solo con un'analisi ex-post.
Di fatto 1850 volumi di testo generano 5280 prestiti (il 64% del totale), quindi ogni volume di testo
in media produrrebbe quasi 3 prestiti per volume (2,8, per l'esattezza). Considerato che le prime
copie dei volumi di testo (417) non sono prestabili, se si considerano i soli 1433 volumi di testo
prestabili, generano mediamente 3,68 prestiti per volume.
Molto più complesso valutare il rapporto costo per volume/prestiti, dato che non è semplice
calcolare il costo medio di tutti i volumi di testo comprati anni fa e il cui costo va quindi
attualizzato. Nel 2013 il prezzo di acquisto (dato che si vuole valutare il costo, non il valore
patrimoniale) dei 228 volumi di testo acquisiti è stato di 8.301 euro (il 30,6% della spesa totale per
monografie di 27.075 euro) e il costo medio di 36,4 euro; nel 2014 il costo dei 259 volumi di testo
acquisiti è stato di 11.356 euro (il 22,7% della spesa per monografie di 46.949 euro) e il costo
medio di 43,8 euro; nel 2015 i 216 volumi di testo sono costati 7.901 euro (il 22,4% della spesa per
monografie di 35.212 euro), a 36,6 euro di media38.
Se il costo medio globale dei volumi di testo fosse effettivamente attorno ai 40 euro, per quanto
riguarda i volumi di testo il “costo” in termini di efficacia della spesa sarebbe di circa 12 euro per
prestito l'anno. Ovviamente per avere un'analisi corretta e completa sarebbe necessario controllare
i tempi di ammortamento dell'investimento (valutando i prestiti generati da una spesa nel tempo) e
aggiungere ai costi di acquisto quelli di trattamento (aggiungendo ad ogni volume i 36 euro di costo
medio da Good practice).
Ma una simile analisi al momento è troppo sofisticata da fare. [set. 2012 – riv. dic. 2015]
38
Per confronto il costo medio dei volumi complessivi era di di 55,5€ (38.850 € / 699) nel 2014 e di 49€ (30.676 € / 625) nel 2015
103
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Ancora più complessa appare la valutazione dell'efficacia delle opere di interesse generale (opere
divulgative, manuali non di testo etc.): il loro utilizzo è legato a fattori casuali, creando una forte
variabilità da volume a volume sulla "produttività" in prestiti. Del tutto impossibile poi effettuare
un'analisi sul rapporto costo per volume/prestiti, non solo perché i volumi non di testo sono spesso
stati “ereditati” da precedenti strutture senza che sia possibile definirne un costo o c'è una tale
percentuale di volumi obsoleti (per cui non è possibile definire il costo in maniera attendibile e il
cui il tasso di prestito è tendenzialmente 0) da inquinare irrimediabilmente ogni statistica.
Quanto ai volumi per la ricerca, essendo comperati su indicazione dei docenti ed essendo prestati in
modo da produrre un prestito l'anno, generano una curva di efficacia piatta pari a 1 (=un prestito
l'anno): a confronto, qualunque volume che produca 3 prestiti l'anno è ben più produttivo; ma la
probabilità che un normale volume effettivamente produca prestiti varia moltissimo, e spesso è 0
[=nessun prestito], mentre nel caso dei volumi per la ricerca si ha la certezza che generino un
prestito l'anno. Nel 2013 il costo dei 47 volumi acquisiti è stato di 3.530 euro (il 13% della spesa
totale per monografie) e il costo medio di 75 euro; nel 2014 44 volumi acquisiti a 3.980 euro (l'
8,6% della spesa per monografie) e un costo medio di 90 euro; nel 2015 31 volumi per 3.250 euro
(il 9,2%), a 105 euro di media. Il costo medio è superiore a quello dei normali volumi (55 nel 2014
e 49 nel 2015) e ancor di più rispetto ai volumi di testo, con un progressivo aumento da monitorare,
anche se resta basso rispetto ai normali volumi per la ricerca (spesso oltre i 200 €), quindi assicura
una certa efficienza/efficacia della spesa, anche se al costo medio di 100 euro si arriverebbe ad un
"indice di efficacia" annuo di 100/1= 100 euro [per "generare" un prestito], 8 volte inferiore a
quello di un volume di testo, 36/3 = 12 euro [per un prestito]).
Da questo punto di vista i volumi per la ricerca possono garantire un livello di "produttività" medio
migliore di quello dei volumi generici, ma non comparabile con quello dei volumi di testo (a patto
di non acquisirne un eccessivo numero di copie). Sono quindi utili per garantire una sorta di zoccolo
duro nei prestiti, a condizione che non siano maggioritari sul totale degli acquisti: se superassero il
30/40% presumibilmente finirebbero per interferire con l'acquisto dei ben più "produttivi" volumi di
testo. Ma, come si è visto sopra, è anche vero l'inverso: esagerando nell'acquisto dei volumi di testo,
si finirebbe per ridurre la curva di produttività di una parte dei volumi di testo al di sotto di un
prestito per volume (che è quello garantito dai volumi per la ricerca); a questo punto i volumi per la
ricerca diventerebbero nuovamente competitivi.
L'unico, vero vantaggio strutturale, di cui potrà usufruire la futura biblioteca centralizzata di
Agraria, è che la maggior parte dei volumi per la ricerca che costituiranno il suo patrimonio dopo
l'accorpamento sono già stati acquisiti in passato dai Dipartimenti: quindi, mentre i loro "vantaggi"
(cioè i prestiti) saranno necessariamente a favore della biblioteca centrale, i loro costi non saranno
certo imputabili a suo carico. In pratica, il 95% dei volumi per la ricerca produrranno prestiti per la
biblioteca a costo 0 per la biblioteca. Quindi l'analisi costi/ricavi vale solo per il 5% residuale dei
volumi, quelli che la biblioteca dovrà acquisire da adesso in poi.
Per quanto riguarda l'efficacia della spesa per le monografie, l'equilibrio è quindi dinamico e assai
complesso. Si può tuttavia valutare che le percentuali in grado di assicurare complessivamente la
miglior efficacia degli acquisti, sul piano puramente numerico, potrebbe essere un 50% di acquisti
di volumi di testo, un 30% di acquisti di volumi per la ricerca e un residuo 20% di altri volumi. In
termini di miglior rapporto costi/ricavi il rapporto è sostanzialmente impredicibile: se il costo medio
dei volumi per la ricerca fosse il doppio di quelli di testo le percentuali potrebbe arrivare al 60% di
volumi di testo, 20% di volumi per la ricerca e un residuo 20% di altri volumi. [set. 2012]
Quindi l'unica indicazione operativa è che il migliore investimento è quello di puntare sui volumi di
testo, monitorando in continuazione il loro uso, mantenendo comunque un adeguato livello di
acquisti di volumi per la ricerca e usare i margini di bilancio residuale per comperare volumi di
interesse più generale.
[set. 2012 – riv. dic. 2015]
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
8.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
DIMINUZIONE DELLE RISORSE, POLITICHE DI
ACQUISTO E SERVIZI AL PUBBLICO
La diminuzione delle risorse non è uguale per tutti e ancora più differenziato è il livello di libertà
decisionale su dove concentrare i propri acquisti. Esistono però dei principi di fondo:
 ogni spesa incide tendenzialmente su servizi diversi: quella nell’acquisto di volumi (specie di
testo) penalizza i prestiti – e, in parte, gli ILL; quella delle riviste sui DD
 le varie spese competono tra di loro: mantenere un buon numero di riviste attive può
comportare una diminuzione degli acquisti di monografie o di PC (e viceversa)
 per ogni spesa i “ricavi” (cioè i servizi prodotti dall’oggetto acquisito) sono aleatori:
potrebbero prodursi oppure no. L’approccio non può che essere probabilistico e statistico.
Le principali differenze riguardano ovviamente i due principali filoni di spesa : per monografie e
per abbonamenti
- una monografia acquisita produce sempre un aumento dei prestiti, anche se questo aumento è
analizzabile solo con un approccio statistico ex-post, in modo da poter modificare nel tempo le
politiche di acquisto. In ogni caso la spesa finisce lì, mentre gli effetti incrementali sui prestiti
proseguono, pur con un progressivo calo con il passare del tempo. La diminuzione degli
acquisti, ovviamente, produrrà un effetto inverso: il minore aggiornamento renderà via via
meno "appetibile" il patrimonio bibliografico, producendo quindi una lenta ma irreversibile
diminuzione dei prestiti. Una volta innescato, questo processo non è facilmente contrastabile,
se non concentrando gli acquisti sui volumi che - statisticamente - possano produrre più prestiti
(ad esempio i volumi di testo) e ridurre gli acquisti di volumi più costosi o meno utilizzati. In
ogni caso una serie di esigenze "politiche" (il rapporto con i Dipartimenti, le politiche di
acquisto centralizzate) tendono sempre più ad erodere questi margini di libertà decisionale.
- mantenere attiva una rivista comporta invece una spesa continua e più che aumentare i DD si
limita a mantenerli. Va tuttavia notato che il DD è sia attivo che passivo: dal punto di vista del
numero delle transazioni, eliminare una rivista azzera le richieste che provengono dall'esterno
(DD attivi) ma fa aumentare le richieste di articoli verso l'esterno (DD passivi per sostituire gli
articoli non più disponibili). A livello d’Ateneo il rapporto è 3:1, quindi dovrebbe prevalere di
gran lunga la diminuzione degli attivi sull’aumento dei passivi; ma ad Agraria il rapporto è
circa di 1:1, quindi i due effetti potrebbero in media annullarsi e l'eliminazione di una rivista
dovrebbe mantenere inalterati i DD. Anzi, se le riviste da chiudere venissero scelte fra quelle
meno soggette a richieste dall'esterno (DD attivi) ma più scaricate internamente (e quindi la cui
chiusura sarebbe destinata a far aumentare le richieste di DD), con queste chiusure selettive si
potrebbe perfino aumentare il numero di DD. Ben diverso è il discorso sul piano economico: se
una rivista costasse 2000 euro e venisse scaricata 100 volte l'anno, sostituire gli scaricamenti
con DD (a un costo medio di 10 euro) farebbe risparmiare 1000 euro. Inoltre, dei 100
scaricamenti, una parte è costituita da "falsi scaricamenti", cioè semplici visualizzazioni per
vedere di cosa tratta l'articolo: nel momento in cui si dovesse chiedere esplicitamente un DD,
con la possibilità di doverne pagare i costi, questi falsi scaricamenti sparirebbero senza
trasformarsi in DD. Infine, una parte degli scaricamenti di riviste interdisciplinari viene fatta da
utenti di altre facoltà; quindi la loro sostituzione con DD sarebbe a carico di altre biblioteche:
eliminando riviste molto usate da altre facoltà, si otterrebbe il massimo dell'efficacia: dei 100
scaricamenti eliminati dalla cessazione dell'abbonamento, Agraria ne avrebbe in carico non più
di 50/60 e il risparmio salirebbe a 1400 euro (su 2000), quindi il gioco vale la candela, a patto
che non aumenti eccessivamente i carichi di lavoro. [set. 2012]
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Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
8.3
Agg.: 12/07/16
Genesi
DINAMICHE DEI FINANZIAMENTI
La nuova biblioteca unificata ha un budget di 162.000 euro, più qualche migliaio di euro l'anno da
rimborsi vari, e i principali flussi di spesa sono :
 spese per abbonamenti (divise tra spese per e-only e spese per cartacei)
 spese per acquisti di monografie
 spese per acquisti di attrezzature
 spese per il funzionamento (telefono, servizi, materiale di consumo)
-
periodici: nel 2012 (pre-unificazione) le spese erano state di 37.500 euro per e-only di ateneo +
29.500 euro per i cartacei = 67.000 euro su 92.000 totali (pari al 73 %); nel 2013 37.696 euro
per e-only + 28.141 per i cartacei BC + ca. 38.786 per gli abbonamenti accorpati + 5.050 euro
per e-only di biblioteca = 109.673 euro su 162.000 totali (67,7 %) ; nel 2014 37.917 per eonly + 68.700 per abbonamenti cartacei + 5.760 per e-only di biblioteca = 112.377 euro su
162.000 (69,3 %) ; nel 2015 38.360 per e-only + 70.000 per i cartacei + 13.022 per e-only di
biblioteca = 121.382 euro (74,9 %) ; nel 2016 39.307 per e-only + 70.000 per i cartacei +
17.500 euro per e-only di biblioteca = 126.807 euro su 162.000 (78,3 %). Si nota che c'è stata
una diminuzione nella percentuale di spesa tra il 2012 (anno in cui sono computate solo le spese
della biblioteca) e il 2013, anno dell'accorpamento: la diminuzione dipende dal fatto che la
spesa accorpata di 38.000 euro è solo il 54% dei 70.000 euro di finanziamenti supplementari
ottenuti39, quindi sommata alle spese per riviste della vecchia biblioteca, ha inizialmente
abbassato la percentuale complessiva. Dopo il 2013 la spesa totale (e ancor più la sua
percentuale sul totale) ha ripreso a crescere costantemente e se il trend non venisse bloccato
finirebbe per comprimere inesorabilmente le altre spese. Sarebbe quindi auspicabile mantenere
gli abbonamenti sotto il 75%, tagliando eventualmente alcune riviste marginali.
- spese funzionamento: nel 2012 sono state di 11.000 euro su 92.000, pari al 12%; nel 2013
15.000 euro su 162.000 (9% ma 10.000 euro senza e-only, pari al 6,2%) ; nel 2014 26.344
euro su 162.000 (16,2% ma 20.584 euro senza e-only, pari al 12,7%) ; nel 2015 23.378
(14,4% senza contare le spese sul 7/14, ma 10.356 euro senza e-only, pari al 6,4%); nel 2016
22.734 (14,0% + le spese sul 7/14, ma 4.874 euro senza e-only, pari al 3,0%). Le spese per
funzionamento, che oscillavano tra il 9 e il 12%, si sono impennate attorno al 16% nel 2014 per
le spese per il progetto di accorpamento (traslochi, RFID, fascette) e poi per l'aumento degli eonly (ma senza di essi oscillano attorno al 7%). Potrebbero salire a 28/30.000 euro nel 2017
(17,2% ma 10.000 senza e-only) per l'aumento degli e-only, e le rilegature straordinarie.
- spese monografie: nel 2012 sono state di 10.928 euro su 92.000, pari all'11,8%; nel 2013
27.075 euro su 162.000 (pari al 16,7%) ; nel 2014 46.949 su 162.000 (30%) ; nel 2015 35.212
(21,7%). A parte l'anomalia del 2014, quando è stato necessario spendere una quantità notevole
di residui (raddoppiando le spese e quindi la percentuale rispetto al normale livello del 15%), la
spesa per monografie è passata dall'11/12% fino al 2012 ad una percentuale tra il 16 e il 20%. E
tale livello andrebbe mantenuto, perché per garantire una spesa per monografie di 30.000 euro
l'anno per i 3 anni della prossima gara, la percentuale andrebbe appunto tenuta attorno al 18%.
- spese hw e mobili: nel 2012 sono state di 3.834 euro su 92.000, pari al 4,2%; nel 2013 3.163
euro su 162.000 (1,9%) ; nel 2014 17.867 euro su 162.000 (11%) ; nel 2015 10.380 euro su
162.000 (6,4%). Anche nel caso delle spese per Hw e mobili nel 2014 c'è stato un aumento
anomalo della percentuale dal 2/4% all'11%, avendo concentrato in quell'anno le spese
supplementari per il progetto, ma normalmente andrebbero al 4% [set. 2012]
Totali normalizzati : 75% + 8 % + 18% + 4% = 105% mantenibile solo usando i residui !
39
a causa di forti dismissioni pre-accorpamento da parte dei Dipartimenti, che hanno ridotto la spesa rispetto al previsto (50.000€)
106
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
8.4
Agg.: 12/07/16
Genesi
DINAMICHE FUTURE FINANZIAMENTI E SPESE
Al momento (giugno 2016), risultano impegnati 1280 euro per acquisto monografie e inventariate
16 (!) monografie. In più abbiamo 120 monografie in dono e 55 del pregresso: totale ca. 200
monografie in 4 mesi. Tenendo conto che ragionevolmente non potremo effettuare ordini per
volumi stranieri prima della metà di giugno e quelli italiani prima di agosto/settembre, risulta
evidente che sarà complicato impegnare più di 20.000 euro prima della chiusura dei conti; quanto al
numero di volumi inventariati (anche se qui rischiamo di fare previsioni con la stessa attendibilità di
un aruspice che analizza le viscere di un piccione) non dovrebbero superare i 200.
Sui livelli produttivi, nel 2015 abbiamo impegnato 35.212 euro per 626 monografie inventariate; in
più sono state inventariate 195 monografie in dono e 421 come pregresso: totale 1243. Se
proiettiamo i dati 2016 su 12 mesi arriveremmo a meno di 650 volumi, di cui 200 in acquisto, 300
in dono e 150 pregresso: il pregresso non deve superare i 150 perché andrebbe estrapolato dalle
nuove acquisizioni e meno è meglio è; i doni sarà difficile che superino i 300 per mancanza di
materiali. Sui saldi contabili, avendo al momento 54.000 euro, a cui si aggiungerebbero i 4.000
residui 2015 recuperati, abbiamo 59.000 euro. Se ne spendessimo 20.000 per le monografie e 5.000
per i PC, resteremmo con 35.000 euro di avanzi da spostare nel 2017. Il problema è che non siamo
sicuri di poterli recuperare, visti i possibili cambiamenti nella gestione contabile. Quindi sarà
necessario prevedere due scenari (con e senza residui) per creare una griglia di collimazione.
Il più problematico, ovviamente è quello senza residui: la spesa per riviste e-only d'Ateneo sarà di
ca. 40.000 euro; quelli realistici per le riviste cartacee 72.000 e per le e-only di biblioteca 20.000,
per un totale di 92.000 euro (in gara vanno inseriti i dati-base depurati da Iva e spese, e per
prudenza sono stati dichiarati 86.000 euro di spesa prevista); le spese di funzionamento (escluse
riviste e-only) non potranno essere molto meno di 10.000 euro; quelle per monografie per contratto
non devono essere meno di 30.000 euro. Le spese minime realisticamente dovrebbero quindi essere
di 172.000 euro (40.000 + 92.000 + 10.000 + 30.000), quindi 10.000 euro più dello stanziamento
senza residui (162.000). Un modo per recuperarne sarebbe di sfruttare il fatto che i 30.000 euro da
assicurare sulle monografie vanno da giugno a maggio per gli stranieri, forse da luglio o settembre a
luglio/settembre per gli italiani: quindi se si arrivasse a spendere 20.000 euro nel 2016, nella prima
metà del 2017 potremmo spenderne solo 10.000 e nella seconda 15.000 per un totale di 25.000 nel
2017 (quindi 5.000 in meno della previsione standard) ; se si spendessero 25.000 euro nel 2016,
nella prima metà del 2017 potremmo spenderne 5.000 e nella seconda 15.000 per un totale di
20.000 nel 2017 (quindi 10.000 in meno della previsione). La seconda possibilità è di chiudere a
settembre alcune riviste (Nature, Science etc.) recuperando ca. 5.000 euro sulla spesa prevista di
riviste. La terza è di ridurre a 5.000/6.000 euro le spese di funzionamento. Il problema è che solo
l'ultima ipotesi può essere attuata nel 2017: le altre prevedono interventi preventivi nel 2016.
Quello con residui: le spese potrebbero salire a 182.000 euro (40.000 + 92.000 + 15.000 + 35.000),
quindi 15.000 euro in meno rispetto allo stanziamento con residui (162.000 + 35.000 = 197.000).
Ma questo sarebbe possibile solo espandendo al massimo l'acquisto di monografie ed aumentando
le spese per rilegature e manutenzione. In alternativa si potrebbe ipotizzare di lasciare le spese di
funzionamento sotto i 12.000 euro e quelle per monografie a 30.000, ma spendere almeno 7.000
euro per e-books. Gli e-books non potranno – ovviamente – essere acquisiti prima di aver stanziato
una adeguata quantità di fondi sul capitolo 7/4, il che però dovrebbe avvenire prima della
riattribuzione dei residui.
107
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Z
Agg.: 12/07/16
Genesi
APPENDICE ESPERIENZA SUI CORSI DELLA DIVISIONE
Z.1
Attività del gruppo di lavoro
Nel 2014 la Divisione biblioteche ha creato tre gruppi di lavoro, su Information literacy,
comunicazione [delle attività] delle biblioteche e rafforzamento dell'offerta di corsi strutturati.
Quello sull'Information literacy, (di cui faceva parte40 l'autore di questo progetto) si è lentamente
perso per strada con una serie di involute circonvoluzioni, dopo aver scoperto di non doversi affatto
occupare di Information literacy (!), perché ritenuto un obbiettivo troppo ambizioso per le scarse
forze disponibili. Si è quindi passati all'idea di creare piccoli moduli on-line su specifici problemi di
ricerca - definiti “pillole” informative - in grado di essere assemblati per strutturare un percorso
formativo coerente e se necessario essere ri-assemblati per crearne altri (ad esempio tutorial su
come selezionare gli strumenti più adatti in base alle proprie esigenze di ricerche, su come
interrogare l'opac, su cosa sono le risorse elettroniche e come vi si accede etc.).
L'idea in sé non era priva di interesse [perciò non escludo a priori di poterla riprendere all'interno di
questo progetto], ma si è rivelata inconcludente: le “pillole” informative avevano senso solo se
inserite in una strategia informativa (esclusa a priori dalla scelta di non occuparsi di Information
literacy): il classico caso del serpente che si morde la coda ... A parte ciò, oltre alla necessità di
interagire con altre strutture, come il CTU, per le competenze tecniche richieste, è diventato
evidente che per assistere gli utenti su specifici problemi occorreva preliminarmente identificare
quali problemi effettivamente incontravano. Non avendo su questo punto informazioni attendibili si
è deciso di fare dei test, sottoponendo un campione di studenti e docenti a prove sul campo e alla
compilazione di un questionario. Di nuovo, da un certo punto di vista l'idea in sé era ancor più
interessante degli scopi stessi del gruppo [e quindi andrebbe ripresa], ma è stata utilizzata in
maniera limitante, solo per per capire come rimodulare gli obbiettivi del gruppo di lavoro.
I test sono stati svolti su una trentina di utenti delle tre macro-aree disciplinari, suddivisi per le
diverse tipologie (4 studenti, 2 ricercatori, 2 dottorandi, 2 docenti), usando una serie di domande per
definire il livello di conoscenza delle biblioteche e poi effettuare delle ricerche standardizzate. In
realtà i test sono stati eseguiti in maniera leggermente diversa da operatore ad operatore: in alcuni
casi ci si è limitati a dare una valutazione basata su una grossolana scala Likert, in altri sono stati
segnalati nelle note alcune stranezze o incoerenze nelle strategie di ricerca adottate dagli utenti, in
altri (come nel caso dell'estensore di di questo progetto) sono state tenuti dei dei veri e propri
“diari” per tracciare le strategie – a volte involute, altre volte semplicemente bizzarre – seguite
dagli utenti.
Con numeri così ridotti poi è evidente che questo più che un test statisticamente rappresentativo
degli atteggiamenti realmente prevalenti nei nostri utenti, tende ad avere un taglio episodico e ad
essere una semplice raccolta di situazioni variamente significative. Inoltre, col senno di poi il
test/questionario era probabilmente sbilanciato concettualmente, come se si volessero
contemporaneamente valutare atteggiamenti, percezioni e skills, con un'incertezza di fondo
sull'obbiettivo finale. In particolare la prima domanda (Da dove parti per fare ricerche relative a un
libro o a una rivista?), applicata al contesto, era ambigua: essendo un test sull'Opac, gli si sarebbe
dovuto chiedere se sapevano arrivarci, o posizionarli lì e far partire il test, non da dove partire
(termine assai vago) per fare ricerche sui libri (definizione altrettanto vaga e foriera di equivoci).
40
o fa parte? lo status ontologico di tale gruppo – se vivo, morto o in animazione sospesa - non è affatto chiaro
108
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Così com'era avrebbe avuto più senso se fosse stata la prima domanda di un set inteso a definire il
livello di consapevolezza degli utenti sull'insieme dell'offerta di servizi bibliografici on-line e – più
in generale – sugli atteggiamenti con cui gli utenti affrontano il problema di recuperare
informazioni; ma in tal caso sarebbero servite domande sulla conoscenza del sistema bibliotecario,
sulla competenza informatica, sulle esigenze etc. (ancora il problema dell'Information literacy …).
È significativo che l'informazione più preziosa nasca dal non detto o dall'ambiguità delle “risposte”:
quando richiesti di “fare una ricerca”, gli utenti si sono indirizzati in ordine sparso su motori di
ricerca, navigazione in Unimi o su siti esterni, e solo in 15 casi su 25 (!) hanno raggiunto l'Opac,
con la conseguenza che “… gli utenti più in difficoltà cerchino di partire da strumenti a loro
familiari, anche se non idonei (google, unimia, biblioteca digitale) ...41”. Il fatto poi che quasi tutti
– nonostante performance scarse e l'evidente disagio – abbiano trovato facili le prove, è rimasta una
nota a piè pagina.
La relazione non ha riscontato grossi problemi nella ricerca e prenotazione/richiesta di volumi: gli
utenti, pur con strategie di ricerca diverse, per lo più sembrano trovare un volume al primo tentativo
e non si sarebbero riscontrati problemi nella procedura di autenticazione all’area personale e di
richiesta di prestito (tranne che per una annotazione “… L’area personale per alcuni non è
immediatamente visibile, ma … su questo punto verranno prese le contromisure del caso” ), tanto
che le prove sono state generalmente giudicate facili [tutte conclusioni su cui avrei parecchi dubbi].
Più problematica è risultata la ricerca di un articolo [in un test centrato sull'Opac !]: la richiesta,
decontestualizzata e per certi aspetti fuorviante, ha creato – come intuibile - parecchi problemi.
Gli utenti (compresi quelli evoluti !) hanno per lo più cercato il titolo dell'articolo, non la rivista,
ma una volta arrivati a cercare la rivista, “… la ricerca del titolo del periodico invece dell’articolo
contenuto apparentemente non presenta particolare difficoltà, anche se solo 2 utenti su 8
dichiarano che è facile reperire l’articolo di una rivista” [?], con l'aggiunta tuttavia che “È
difficoltoso il recupero dell’annata a causa della mancata comprensione delle consistenze … Il
dato non sembra avere una correlazione significativa con la frequenza di utilizzo del catalogo, nè
si riscontrano differenze tra utenti “avanzati” e no, e tra i diversi ambiti disciplinari … Alcuni
comportamenti (come la consapevolezza della distinzione articolo/rivista) sembrano più correlati
con la frequenza abituale o sporadica/nulla di utilizzo del catalogo”. Inoltre “La ricerca
dell’elettronico dal catalogo è particolarmente problematica per la poca visibilità del bottone
“Trovami” e la mancata conoscenza della sua funzione. Il link “Archivio risorse elettroniche”
risulta confusivo”. Infine gli utenti sono stati fuorviati da “Pubblicato da”, confuso col posseduto.
La conclusione, particolarmente significativa, era: “Buona parte degli utenti è abituata a fare la
ricerca dell’elettronico a partire dalla Biblioteca digitale, quindi la ricerca tramite Explora
potrebbe risolvere la questione, insieme al fatto che anche gli utenti inesperti troveranno il
risultato partendo dal titolo dell’articolo e non da quello della rivista. Questo non significa che gli
utenti conosceranno la differenza tra una ricerca per titolo della rivista e una per titolo
dell’articolo [sott. mia]. Semplicemente lo strumento non richiede che chi fa la ricerca conosca la
differenza. La ricerca dell’annata cartacea a catalogo è particolarmente difficoltosa. Gli utenti
sono fuorviati dalla dicitura “Pubblicato da” e non conoscono le consistenze. Si propone di
valutare, insieme a tutti i soggetti coinvolti (GdL Opac e Biblioteca digitale) l’utilità e la posizione
di un tutorial che, partendo dalle citazioni, spieghi all’utente:
 la differenza tra un libro e un articolo, una citazione e un full-text…
 dove/come cercare il cartaceo di un periodico
 dove/come cercare l’elettronico,
 cos’è la consistenza delle riviste “
41
Cit. dalla relazione finale Pagani (sottolineature mie)
109
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Agg.: 12/07/16
Genesi
Infine, sulle “strategie” seguite dagli utenti per arrivare a fare delle ricerche: “… Per quanto infine
riguarda la prima domanda, inserita proprio per cominciare ad avere un’idea sul comportamento
degli utenti davanti a una ricerca bibliografica di base (trovare un libro o un articolo), essa
conferma quanto già discusso tra noi: gli utenti (come tutti) si creano accessi all’informazione
legati alla loro esperienza e ripetono percorsi che hanno ottenuto esito “positivo”. La positività si
definisce come risoluzione di un problema contingente e non come una risposta in assoluto valida.
Ciò nonostante un risultato “positivo” porta alla ripetizione di percorsi noti. Questo conferma che
gli utenti non hanno una visione complessiva (certo non completa) dell’offerta disponibile, spesso
nemmeno limitando l’ambito alle risorse dello SBA. A ciò si aggiunga, per noi, che possiamo
fidelizzare gli utenti solo se dimostriamo loro l’efficacia e la “positività” degli strumenti proposti
in casi per loro significativi e risolutivi di problemi contingenti. Si torna quindi alla necessità
fondamentale di calare le nostre iniziative nel momento in cui un bisogno sorge e di articolarlo con
esempi che risuonano negli allievi. Potrebbe quindi essere utile valutare la creazione di un punto di
partenza per le ricerche che aiuti gli utenti ad orientarsi nella molteplicità delle risorse offerte,
dallo Sba e dalla rete. Un tutorial? Una pagina web dedicata? Dove potremmo inserirlo? Si
potrebbe cominciare a valutare la necessità di fornire agli utenti maggiori informazioni sul
contenuto e la finalità degli strumenti offerti (Catalogo, Biblioteca digitale / Explora) consentendo
loro di scegliere cosa interrogare a partire da cosa stanno cercando ...”.
In generale, la relazione finale è arrivata a conclusioni contraddittorie rispetto all'impostazione
iniziale: di fronte all'iniziale obbiettivo di individuare solo le criticità nella ricerca in Opac, ha in
realtà individuato difficoltà soprattutto nella scelta dello strumento bibliografico più adatto ai propri
bisogni e nell'individuazione delle opportune strategie di ricerca: tutte questioni che non riguardano
tanto help interattivi o il miglioramento degli strumenti di ricerca, ma l'orientamento e l'information
literacy, cioè esattamente i problemi che il gruppo di lavoro – a causa delle impostazioni
sopravvenute in corso d'opera - aveva (avrebbe ?) dovuto escludere a priori.
Non è chiaro quanto questa conclusione possa essere recepita a livello di Divisione, e neppure se
questo sia auspicabile (in quanto richiederebbe di arrivare ad una chiarezza strategica che al
momento manca. Di certo gli esiti del lavoro hanno portato il gruppo a un doppio e repentino uturn: se fossimo un'auto saremmo da tempo capottati in fondo a una scarpata.
In controluce appare poi la questione strategica centrale, se convenga investire sulla didattica o su
help on-line centrati sull'indirizzamento degli utenti verso gli strumenti più adatti alle loro esigenze,
o investire tutto sulla semplificazione dei percorsi di ricerca puntando tutto su Summon/Explora
(che – astrattamente – potrebbe risolvere molte delle criticità riscontrate). All'epoca Explora era
agli inizi e poco conosciuto, ma non è un caso che di lì a poco sarebbe stato creato un gruppo –
l'ennesimo ! - per capire cosa abbiamo tra le mani, le sue criticità e le sue potenzialità.
Altrettanto interessante – diciamo così - lo sviluppo delle attività degli altri due gruppi: alla fine ci
si è concentrati sulla necessità di ristrutturare le pagine web che rendevano visibile agli utenti
l'offerta formativa della Divisione e sull'ampliamento dell'offerta formativa aumentando il numero
dei corsi offerti e ampliando il bacino di utenti cambiando le modalità di pubblicizzazione di tali
iniziative. L'analisi in merito è rimandata ai paragrafi appositi.
Basta qui sottolineare che – incidentalmente – in fase di analisi della didattica è stato notato che il
notevole impegno profuso per rifare le pagine web della Divisione dedicate ai corsi ha prodotto
scarsissimi risultati: pochissimi utenti si sono informati sui corsi partendo da lì. Non per la prima
volta (una simile conclusione la si potrebbe trarre probabilmente se si analizzassero i dati d'uso di
tutte le pagine web di biblioteca) si è dovuto concludere che la montagna di lavoro iconografico e
contenutistico ha partorito il classico topolino.
110
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
Z.2
Agg.: 12/07/16
Genesi
Analisi delle iniziative della Divisione
A febbraio 2016 è stata posta in discussione la possibilità di sviluppare moduli didattici per
competenze trasversali delle scuole di dottorato con distribuzione di crediti. È stato preparato un
elenco dei corsi “targetizzato” per loro, da sottoporre alla commissione didattica (12 febbraio 2016):
 i dottorandi devono seguire “iniziative” legate alle competenze trasversali per un totale di 18
crediti. I nostri incontri, almeno come sono articolati ora, non danno luogo a crediti;
 se l’offerta piacesse, creando percorsi ad hoc fino alle ore minime per l’attribuzione dei
crediti, dovremmo verificare la fattibilità perché i carichi di lavoro aumenterebbero.
L’offerta per l’area umanistica (16 ore) potrebbe essere la seguente: servizi delle biblioteche e
panoramica delle risorse (1 ora), valutazione siti e uso di Google per l’area (2/3 ore), uso Mendely
(3 ore), banche dati specifiche (4 ore), esercitazioni sulle banche dati (2 ore + 2 ore) + forum
follow-up per seguire le domande dei partecipanti; se l’iniziativa dà luogo a crediti, occorre un test
finale (1 ora); per l’area scientifica (20 ore): idem con in più la ricerca citazionale in WoS e Scopus
(4 ore) ; l’area biomedica non sarà in grado di sostenere il carico di lavoro: Bernardini col prossimo
semestre lascerà (?) i corsi, Garlaschelli andrà in pensione. Veterinaria eroga già corsi per i propri
dottorandi.
Se funziona sarà necessario formare un paio di bibliotecari su Mendeley e un paio su Wos e
Scopus. Potrebbe essere interessante distribuire un PRE-TEST anonimo per verificare le
competenze. Il TEST-FINALE potrebbe articolarsi in un lavoro di gruppo per il reperimento di
bibliografia (e testo pieno) su un argomento in accordo coi bibliotecari, con presentazione delle
strategie di ricerca e dei risultati ottenuti. Per la valutazione si può distribuire un TEST in parte con
risposte a scelta multipla, in parte con risposte aperte. I corsi richiederanno la frequenza
obbligatoria? Come andrà gestita? (foglio firme, recuperi…). I corsi andranno organizzati in aule
informatizzate per consentire lo svolgimento delle esercitazioni.
Il lavoro sull’Opac sta riprendendo e una persona del GdL partecipa per portare avanti insieme
eventuali punti in comune e far presente i risultati del questionario sull’usabilità dell’Opac,
chiedendo di partire dalle criticità emerse. Inoltre la “sospensione” in cui versa il discovery, che non
è mai stato davvero lanciato (manca una campagna pubblicitaria, non ha una sua home page, è
incompleto, non ha ancora la lista delle risorse accessibili) rende impossibile agire al sottogruppo
dedicato alle iniziative in versione digitale (che siano tutorial, corsi o altro).
Z.3
Meta - analisi delle iniziative della Divisione
Alcune indicazioni preliminari:

l'analisi sui corsi, pur presentando statistiche separate per le tre aree disciplinari, sembra
partire dall'assunto implicito che fondamentalmente non ci siano differenze concettuali e
metodologiche nel modo con cui gli utenti delle diverse aree si rapportano alle risorse
bibliografiche e ai problemi relativi alla ricerca bibliografica. In realtà, mentre nelle facoltà
scientifiche e biomediche la ricerca di docenti e ricercatori si svolge per lo più nei laboratori e
in tale ambito le risorse bibliotecarie hanno un ruolo residuale (in fase di scrittura degli articoli),
in quelle umanistiche le biblioteche sono dei veri e propri “laboratori” di ricerca. Anche nella
didattica il ruolo delle risorse bibliografiche è in parte diverso tra le varie aree. È quindi
inevitabile che l'assistenza alla ricerca bibliografica abbia un peso e – forse – anche
un'impostazione diversa. La differenza quantitativa trapela qua e là da alcuni indizi: ad esempio
la dinamica di partecipazione ai corsi della Divisione dell'area umanistica è nettamente
divaricante (minore) [ma vedi il terzo punto di questa parte dell'analisi] ;
111
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016
42
Agg.: 12/07/16
Genesi

più sottili potrebbero essere gli effetti della diversità dell'offerta di risorse bibliografiche:
nell'area scientifica e biomedica di solito ogni ambito disciplinare ha una o due banche dati
primarie (WoS, Scopus, Pubmed, Embase, Scifinder) spesso multidisciplinari e di grandi
dimensioni, a cui si aggiungono poche altre b.dati più specifiche. In area umanistica le b.dati
sono molto più frammentate e specializzate. È inevitabile che questa differenza incida sul modo
stesso di impostare una strategia di ricerca e sullo stesso approccio alla ricerca bibliografica.

un altro problema nasce dal fatto che finora l'analisi fatta riguarda solo i corsi sulle banche
dati erogati all'interno dell'offerta formativa della Divisione, non i “Vieni in biblioteca!” né i
corsi on demand42, come se si avesse a che fare con tipologie ben differenziate e che si
rivolgono a bacini di utenti separati. In realtà alcune versioni di “Vieni in biblioteca!” si
sovrappongono ai corsi sulle banche dati e lo stesso vale per buona parte dei corsi on demand.
Se il bacino di utenti è lo stesso, le varie tipologie di offerta potrebbero interferire fra di loro
fino a competere: non a caso la relazione sulle b.dati 2015 afferma : “... l’Area umanistica è
scesa (forse per la compresenza di laboratori con crediti o di iniziative organizzate in accordo
coi docenti a Lingue e Storia ?) ...”. Le varie offerte si annullano o si rafforzano ?

i corsi andrebbero differenziati per obbiettivi (alfabetizzazione centrata sui servizi, ricerche
su specifiche b.dati, strategie di ricerca e selezione strumenti, valutazione ricerca etc.), target
(triennali, magistrali, laureandi, dottorandi) o metodologia (corsi singoli, cicli di corsi,
laboratori). Se si analizzano insieme le varie offerte (corsi b.dati della Divisione, “Vieni in
biblioteca!”, corsi on demand) appare evidente che gli stessi obbiettivi, target e metodiche
appaiono ovunque. Di nuovo, le offerte si annullano o si rafforzano ? Un corso di
alfabetizzazione può “innescare” la richiesta di un corso più avanzato ? Improbabile all'interno
dello stesso target. Un'analisi sui corsi, per essere consistente, dovrebbe quindi essere fatta area
per area (in quanto – come detto – le dinamiche e le esigenze potrebbero essere diverse),
differenziata per obbiettivi, target e metodiche. Il problema è che, essendo in generale i numeri
piuttosto bassi, disaccorparli finirebbe per creare dei subset talmente piccoli da essere
fortemente influenzati da piccole fluttuazioni stocastiche, al punto da rendere aleatoria l'analisi:
quando in un anno i corsi sono mediamente 4 e gli utenti 40 o 50, un solo corso in più o in
meno chiesto (o non chiesto) da un docente comporterebbe variazioni del 20% in più o in meno.
In una situazione del genere le fluttuazioni stocastiche potrebbero superare il normale trend
dovuto alle dinamiche strutturali del sistema (e quindi coprirle con un fortissimo rumore di
fondo). D'altra parte, analizzando tutti i corsi nel loro insieme forse garantirebbe una maggiore
coerenza e significatività statistica, ma – come detto sopra – al costo di rendere l'analisi vaga e
troppo generica. In definitiva da analisi sulle dinamiche dei corsi (sia a livello di Ateneo che di
aree disciplinari) è poco probabile possano arrivare indicazioni strategiche utili per noi.
Anche se si stanno raccogliendo i dati sui corsi on demand
112
Vers. 2.9 - agg. 15/06/2016

progetto genesi compl - Biblioteca di Agraria

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nutriamo l`anima - Comune di Capriate San Gervasio