Riunioni efficaci

10/01/2012
Riunioni efficaci
Docente: Gabriele Nani
I 3 diavoli delle riunioni
• Riunirsi ma non discutere
• Discutere ma non decidere ( + frequente )
• Decidere ma non agire
1
10/01/2012
Il S.A.T. della riunione
1. Scopo della riunione va chiarito fin
dall’inizio in quanto determina le aspettative
dei singoli
2. Agenda o Ordine del giorno (odg) consente ai partecipanti di sapere di cosa si
parlerà
3. Tempistica definisce una cornice
temporale e favorisce la focalizzazione sugli
obiettivi
SCOPO della riunione
• Briefing Allinearsi ( programmazione per dare
una direzione ai collaboratori )
• Advisory ( Problem solving ), c’è un problema da
risolvere
• Committee gruppi di interesse diversi da far
convergere, o confrontare, o dichiarare
• Council riunione tra pari che si confrontano
( es. riunione periodica del team che lavora sul
medesimo progetto )
• Negotiations riunione tra parti opposte per
raggiungere un accordo
2
10/01/2012
AGENDA della riunione
• Argomenti di COSA si parla?
• Ruoli CHI fa COSA?A CHE titolo?
• Gestione del tempo QUANDO facciamo la
riunione?QUANTO tempo totale ci diamo? CHI
tiene il controllo dei tempi?
• Priorità QUALI sono i temi più
importanti/urgenti?
AGENDA della riunione
• Risultati attesi COSA vogliamo ottenere?
• Partecipanti CHI partecipa? QUANTI
sono?
• Sequenza degli argomenti QUALE ordine +
efficace? (dipende anche dalle priorità)
• Tempistica argomenti QUANTO tempo per
ogni argomento? Tempo totale?
3
10/01/2012
TEMPISTICA della riunione
• La cornice temporale è una delle possibili
cornici da utilizzare per la programmazione e
gestione delle riunione
• Decidere un tempo corretto per ogni cosa ci
permette di gestire la tempistica degli
interventi e anche degli imprevisti
I RUOLI nella riunione
• Lo scriba registra in forma scritta la riunione, redigerà
il verbale
• Il cronometrista verifica la tempistica e interviene per
far rispettare i tempi
• Il facilitatore si fa occupa del ‘processo’, può intervenire
come mediatore o negoziatore, dipende dalla tipologia di
incontro e da quello che accade
• Moderatore/Coordinatore colui/ei che introduce i ruoli
presenti, lo scopo della riunione, gli argomenti trattati, che
fa la sintesi dei diversi interventi
• Relatore/i CHI interviene nella riunione
4
10/01/2012
Modello di Agenda della riunione
AGENDA
Data:
Ora inizio:
Argomenti
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
Durata:
Luogo:
Tempo
Referente
Obiettivo
……………….
……………….
……………….
……………….
……………….
……………….
……………….
Sign. ………….
Dott. ………….
Prof. ………….
Sign.ra ………
Dott.ssa ……..
Sign. ………….
Sign.ra ………
Presentare
Informare
Discutere
Decidere
Comunicare
…………………
………………….
PRIMA della riunione
• Definire gli obiettivi (informazione,
Formazione, Motivazione, Semplice
comunicazione, originare soluzioni, definire
piani e responsabilità, ecc ….)
• Scelta dei partecipanti ed eventuale
incontro/contatto preventivo per
approfondimento dei temi da trattare numero ideale tra i 4 e i 7, massimo 10 - 12
• Creare e condividere l’agenda
5
10/01/2012
PRIMA della riunione
• Condivisione delle informazioni rilevanti
per lo svolgersi della riunione
• Assegnazione dei compiti ai partecipanti
per la preparazione della riunione
• Materiale di supporto ( può essere dato
prima o durante )
DURANTE la riunione
• Rottura del ghiaccio: trasmettere stato emotivo desid.
• Dichiarare e condividere aspettative e regole per
l’efficace andamento dell’incontro ( perché siamo
qui, cosa facciamo, come lo facciamo ) 4Mat
• Monitorare le dinamiche relazionali calibrando la
partecipazione
• Usare le domande per gestire le persone e facilitare
il coinvolgimento di tutti
6
10/01/2012
DURANTE la riunione
• Controllare la “tenuta di strada” della discussione
• Sintetizzare i punti raggiunti e condividere
• Assegnare i compiti per il “dopo riunione”: chi fa
cosa, come e quando
• Sintesi finale ( è chiaro quello che si è raggiunto
nella riunione? )
• Dirsi come è andata ( darsi un voto, debriefing
finale, ‘giro di tavolo’ )
DOPO la riunione
• Verbale temi emersi, decisioni prese, chi è
responsabile di che cosa e in che tempi, chi verifica
che … creare archivio consultabile
• Piano di azione entro 24 ore progettare e mettere
in opera le strategie di intervento per ogni tema sul
quale si è deciso cosa fare
• Data del prossimo eventuale incontro
7
10/01/2012
Il Verbale
Le caratteristiche
• Sintesi. Immaginate di scrivere per chi non c'era: cosa è
veramente importante da sapere? Tagliate tutto il resto.
Completezza. Dovete fornire comunque una "fotografia" di
ciò che è successo: ogni argomento all’o.d.g. viene introdotto,
trattato e fra i vari pareri si prendono delle decisioni; tutto
questo deve comparire in maniera sintetica ma completa
Chiarezza. Rileggendo, sforzatevi di cogliere ed eliminare
ogni ambiguità.
La scaletta
Il Verbale
1. Dove si è svolta la riunione; quando, giorno, ora di inizio e
di fine; per fare cosa ( scopo principale ); chi era presente e
che funzione ha, chi era assente
2. Argomenti all'ordine del giorno
3. Descrizione essenziale delle fasi del dibattito
4. Se ci sono state votazioni, scrivere se una decisione è stata
presa all'unanimità, a maggioranza, chi ha votato contro
5. Decisioni prese, passi successivi, chi fa cosa, come e quando
8
10/01/2012
Lo stile
Il Verbale
1. Evitate i giri di parole (es. «Prende la parola il signor
Bianchi, che risponde osservando che...») . Della
discussione va riportato il succo, esempio: «Si discute del
prolungamento della campagna pubblicitaria. Argomenti a
favore: (elenco). Argomenti contrari: (elenco)».
2. Disponete in sequenza, senza sovrapporli o confonderli, i
vari punti della discussione.
3. Ricordate che, nella gerarchia, la cosa più importante sono
le decisioni prese.
Suggerimenti
•
•
•
•
Bandire le varie ed eventuali
Essere congruenti nei messaggi inviati
Porsi nel giusto stato psico-fisico
Decidere a priori, se ne possedete , un modello di gestione
della riunione ( es. 6 cappelli di E. de Bono, pomodoro
strategy, disney strategy, etc… )
• Individuare eventuali obiezioni che possono essere mosse a
determinati argomenti e preparare ristrutturazioni ad Hoc
• Ricordarsi che esistono sempre due livelli nell’informazione,
ovvero il contenuto ( parte razionale ) e la relazione ( parte
emotiva )
9
10/01/2012
STRUMENTI EFFICACI
Avere ben presente lo Scopo
principale della riunione:
• informare
• intrattenere
• insegnare
• motivare altre persone
10
10/01/2012
Dimensioni toccate nelle diverse
presentazioni:
• Informare fornire informazioni e conoscenze
sotto forma di mappe cognitive
• Intrattenere creare esperienze o stati positivi
• Insegnare collegare conoscenze e informazioni
con esperienze e comportamenti
• Motivare fornire un contesto significativo che
muove all’azione
Definire il contesto
• In quale contesto dovremo tenere il nostro discorso?
– Fisico
– Temporale
– Psicologico
• In quali modalità ?
– In presenza
– Telefono, Televisione, Radio, Videoconferenza
11
10/01/2012
La gestione del tempo: stabilire priorità
1. Stabilire e descrivere ciò che compete alla propria
mansione, obiettivi da raggiungere e prodotti
derivati dal proprio lavoro ( mansionario )
2. Scelta dell’attività da svolgere (criteri fondamentali):
Contesto
( luogo, meteo, strumenti a disposizione, sono adatti? )
Tempo a disposizione ( ho il tempo per fare x? )
Energia a disposizione ( ho l’energia che x necessita? )
Priorità
( date le tre aree precedenti, fra tutte le alternative in
gioco, qual è la più importante, ora come ora? )
LIVELLI DI APPRENDIMENTO
uno strumento per comprendere a quale livello
stanno operando i partecipanti
• chi sono (identità/mission) CHI?
• il mio sistema di convinzioni (valori e significati)
PERCHE’?
• le mie capacità (strategie mentali e stati) COME?
• Ciò che faccio o ho fatto (comportamenti specifici)
CHE COSA?
• L’ambiente (vincoli esterni) DOVE? QUANDO?
12
10/01/2012
Modello 4mat
• Perché?! Perché si fa così? perché succede
questo?
• Cosa?! Spiegami di cosa si tratta … quanti tipi
diversi ci sono?
• Come?! Come faccio a fare questo?
• E se?! E se non facessi così?
Modello 4mat
• Alle persone della categoria ‘perché ‘ fornite molte
spiegazioni e motivazioni
• Ai soggetti ‘cosa’ fornite fatti e informazioni
• I soggetti ‘come’ necessitano di esercizi/esperimenti,
simulazioni, mettere o vedere mettere in pratica le
cose
• Per quanto riguarda i soggetti ‘e se’ risultano
efficaci i gruppi di discussione, l’auto-scoperta, ecc…
13
10/01/2012
Utilizza il modello 4MAT ad ogni livello
•
Comincia con un “sintetico cosa” definisce
il quadro concettuale e operativo
dell’intervento
1. Definisci il/i “perché?”
2. Fornisci informazioni sul “cosa?”
3. Passa ai “come?”
4. Termina con gli “e se?”
Cosa ricordiamo meglio di un discorso?
• Le prime cose dette (servono a dare una cornice a
quanto poi si dirà)
• Le ultime cose dette (servono a fornire una traccia
alla memoria di chi ci ascolta)
• I concetti ripetuti (da diversi punti di vista)
• Le cose strane e originali poste all’interno del
discorso e che sono vissute come uno stacco di riposo
per la mente
14
10/01/2012
Contenuti del discorso
Tre tipologie:
– VALORI: argomenti che toccano la sfera emotiva dei
partecipanti. Sono i più impegnativi e possono provocare
contrasti
– CONCETTI: esposizione razionale di teorie ed opinioni
– FATTI: esposizione di dati, episodi, teorie altrui (senza
commenti). É la parte in cui la personalità del relatore è
meno coinvolta
Modelli di gestione efficace
15
10/01/2012
I 6 cappelli per pensare
• i ‘sei cappelli’ sono metafore sulla recitazione di un ruolo:
1.
BIANCO: fatti e dati ‘oggettivi’, la prospettiva ‘statistica’
2.
ROSSO: le emozioni, il ‘sentire’, la prospettiva emotivo-istintiva
3.
NERO: gli aspetti negativi, la prospettiva negativa logico-critica (
perché una cosa potrebbe andare male)
4.
GIALLO: il sole, ottimismo, la prospettiva costruttiva logico-positiva
5.
VERDE: vegetazione, crescita, fertilità, la prospettiva della
creatività
6.
BLU: il cielo che sovrasta, colore freddo, la visione di insieme, la
prospettiva organizzativa e sistemica, la sintesi, il terzo occhio della
situazione
Il cappello Bianco
il cappello della ricerca ed esplorazione
• NO interpretazioni
• NO opinioni
• Domande precise e specifiche
• Due livelli di informazioni:
fatti accertati
fatti creduti ( considerati di ‘secondo livello’ )
• Dati, cifre, informazioni ‘neutre’
16
10/01/2012
Il cappello Bianco
il cappello della ricerca ed esplorazione
Immaginate un computer che fornisce i dati e le cifre
che gli vengono chiesti.
Le domande devono essere precise e specifiche, al fine
di evitare interpretazioni e opinioni:
• Abbiamo i dati del fatturato dell’anno scorso? Sì, eccoli …
• Che errori abbiamo fatto nella nostra campagna di vendita?
Ci siamo rivolti al 34% dei rivenditori, di questi, solo il 60%
ha preso il prodotto, e il 70% , se interpellato, sostiene che il
prezzo è troppo alto
• Dalle indagini di mercato emerge che è aumentato il
numero di acquisti degli smartphone
Il cappello Rosso
il cappello delle emozioni e sensazioni di pancia
• Emozioni, apprezzamenti estetici, impressioni,
intuizioni e presentimenti, sensazioni immediate
• Reazioni, pensiero emotivo
• NO giustificazioni
• NO necessità di spiegare le ragioni ( ma se serve posso, e
si esprimono mediante ‘sensazioni’ )
• ‘vederci rosso’, passione, tristezza, eccitazione, …
17
10/01/2012
Il cappello Rosso
il cappello delle emozioni e sensazioni di pancia
• Come Stiamo? Che sensazioni avete riguardo a x?
• Non chiedetemi perché, ma questa faccenda non mi
convince. Puzza.
• L’istinto mi dice che c’è qualcosa di storto
• Questo progetto è assurdo, non funzionerà mai, è un
enorme spreco di denaro
• Ho l’impressione che il cliente voglia prenderci in
giro, me lo dice una sensazione ogni volta che lo …
Il cappello Nero
il cappello dell’avvocato del diavolo, del giudizio
critico
• Aspetti negativi ( espressi tramite pensiero
logico )
• pessimismo
• Giudizi motivati e pertinenti ( ‘per quale
motivo’ per me non … )
18
10/01/2012
Il cappello Nero
il cappello dell’avvocato del diavolo, del giudizio critico
• Anche se questa idea in prima battuta mi piace, devo
fare per un attimo l’avvocato del diavolo, e dire che è
altrettanto vero che ….. È legale? Funzionerà?
• Quello che dici è solo una tua ipotesi
• Le informazioni che mi porti sono insufficienti, e
inoltre poco aggiornate … vale la pena di usarle?
• I fatti sono esatti? Sono rilevanti? La conseguenza è
corretta? È necessaria? O esistono altre conseguenze?
Il cappello Giallo
il cappello dell’ottimismo, della positività
• Vantaggi, prospettiva costruttiva ( guadagni e
benefici ): aspetto logico positivo
• Congetture positive ( efficienza e realizzabilità )
• Suggerimenti concreti e precisi
• Predizioni del futuro
• Opportunità
• Valutazioni positive razionali ( non emotive )
19
10/01/2012
Il cappello Giallo
il cappello dell’ottimismo, della positività
• Cosa c’è di buono? Quali vantaggi?
• L’aspetto positivo è che ora sappiamo cosa vuole … (
positività a posteriori di un fatto spiacevole )
• E’ possibile che, grazie a questo nuovo prodotto,
guadagneremo anche un’altra fetta di clienti
• Per risparmiare soldi potremmo dotarci di un
impianto fotovoltaico, che ci consentirebbe di ….
Il cappello Verde
il cappello della creatività, delle alternative
• NUOVE idee, concetti, percezioni
• NUOVI approcci ai problemi
• cambiamento
• Alternative e opzioni
• Pensiero laterale
• Umorismo
• Oltre quello che è ben consolidato
20
10/01/2012
Il cappello Verde
il cappello della creatività, delle alternative
• Cosa potremmo escogitare di nuovo?
• Ok, con i metodi tradizionali non troviamo soluzioni …
proviamo a pensare a metodi nuovi
• Sotto la protezione del cappello verde, propongo di
licenziare la metà dei nostri commerciali
• Supponiamo di produrre programmi open source. Che
movimento potrebbe accadere?
• È una buona idea, ma troppo costosa nella forma attuale;
potremmo rimodellarla in modo da renderla più economica?
Il cappello Blu
il cappello della procedura e dell’organizzazione
• Istruzioni per pensare, distacco, auto-controllo
• Organizzazione del pensiero, coreografo, direttore
• Controllo e rispetto delle regole
• Noi e gli altri ( la vision )
• Definizione del problema, degli obiettivi
• Domande esplorative, quadri complessivi,
conclusioni decide quando bisogna cambiare cappello
Può commentare l’andamento del processo
21
10/01/2012
Il cappello Blu
•
•
•
•
•
•
il cappello della procedura e dell’organizzazione
Il cappello blu mi suggerisce che questo è il momento di
cercare alternative
Per studiare questo problema abbiamo poche informazioni,
qualcuno ha proposte da cappello verde da fare?
software e pubblicità. Vorrei idee creative sugli usi possibili
della pubblicità per promuovere i nostri software
Come potremmo far sì che il cliente soddisfatto ci faccia una
buona pubblicità? Questo è l’obiettivo specifico
Il modo in cui stiamo procedendo ci sta portando da qualche
parte? Come ci ri-orientiamo? Qual è lo scopo dell’inc?
Voglio qualche idea esplorativa sulla questione del
miglioramento dei nostri programmi
Il Modello di Disney
• La pianificazione efficace, comporta la
necessità di coordinare tre componenti della
nostra personalità:
il sognatore
il realista
il critico
22
10/01/2012
Sognatore: prima posizione percettiva
• Associato a sé stesso: vede le cose solo dal suo punto
di vista, le percepisce in base ai suoi bisogni e criteri,
alla sua esperienza del mondo, referenza interna,
atteggiamento proattivo
• Focus mentale: orientato verso il “che cosa”,visione
macro e a lungo termine, obiettivo generare nuove
idee in brainstorming continuo, approccio positivo
“tutto è possibile”, ricerca di novità e/o alternative,
pensiero laterale e multisensoriale
• Postura: Capo e occhi rivolti verso l’alto, postura
equilibrata, simmetrica e rilassata
Realista: seconda posizione percettiva
• Dissociazione da sé stesso: si “mette nei panni” di chi
dovrebbe realizzare il compito e far sì che il sogno
possa diventare realtà, referenza esterna,
atteggiamento reattivo
• Focus mentale: orientato verso il “come”,visione
micro e a breve termine, obiettivo individuare i passi
da compiere, delineare tutte le fasi operative
(progetto), approccio del tipo “agisci come se il sogno
potesse essere realizzato”, ricerca delle risorse
necessarie, pensiero lineare, logico sequenziale
• Postura: Capo e occhi puntati dritti o leggerm. in avanti,
postura simmetrica e leggerm. Protesa in av.
23
10/01/2012
Critico: terza posizione percettiva
• Punto di vista esterno: si “mette nei panni” dei
diversi attori in gioco interni ed esterni al progetto (
es. concorrenza, legge, clienti )
• Focus mentale: orientato verso il “perchè” e/o “e
se”,visione super micro, obiettivo individuare le
criticità, delineare i limiti, approccio del tipo “cosa
succederebbe se si verificasse il problema x?”, ricerca
delle difformità, pensiero logico critico
• Postura: Capo e occhi rivolti verso il basso, postura
angolata, possibile mano sotto il manto e l’altra sulla
pancia
Sognatore: le posture
24
10/01/2012
Realista: le posture
Critico: le posture
25
10/01/2012
La Casa della
creatività
Sognatore
Realista
Critico
Le tappe della strategia
• Fase del sognatore: efficace per generare e scegliere
l’obiettivo da raggiungere ( stato desiderato )
• Fase del realista: definire e implementare il percorso
( progetto attuativo )
• Fase del critico: valutare e avere un feedback
sull’andamento del percorso di avvicinamento allo
stato desiderato
26
10/01/2012
Attuazione del circolo della creatività
Al fine di un buon funzionamento del processo,
bisogna tenere presente alcune regole basilari:
• Destinare spazi diversi ad ogni ruolo ( anche
all’interno della stessa stanza )
• Ricordare le posture tipiche di ogni ruolo per
facilitare l’ingresso allo ‘stato mentale’
corrispondente
Attuazione del circolo della creatività
• Nel ruolo del sognatore: togliere ogni elemento di
distrazione ( telefono, pc, dati negativi ) e
implementare tutti gli elementi stimolo che
possiamo permetterci ( riviste, web, fogli bianchi,
musica, sedie comode, strumenti per attività sportiva
o artistica etc … )
• Nel ruolo del realista: circondarsi solo degli
strumenti necessari per la progettazione, le
simulazioni e per eventuali contatti esterni
• Nel ruolo del critico: tutto ciò che è utile alla
verifica dei progetti presentati dal realista
27
10/01/2012
COME RESTITUIRE SEGNALI DI RINFORZO
• Sottolinea i comportamenti corretti, POI esamina
quello che si potrebbe fare meglio o in maniera
diversa la volta successiva
• in quello che fanno le persone c’è sempre qualcosa
di buono!
• se dici a qualcuno che ha fatto bene qualcosa, lo
ripeterà più spesso
FORNIRE FEEDBACK DI RINFORZO
• FEEDBACK A SANDWICH Mi piace il
modo in cui fai/hai fatto questo … questo …
questo … è altrettanto vero che la stessa cosa si
può fare anche così … così … così ….
• REGOLA DEL SUGGERIMENTO D’ORO Ho apprezzato/apprezzo molto 1) ……. 2) ……
3) ……… e ti suggerisco di ……
28
10/01/2012
Le tre qualità del comunicatore di successo
• I buoni comunicatori fissano continuamente risultati ed
obiettivi espliciti e verificabili
• I buoni comunicatori hanno la consapevolezza sensoriale e
l’abilità di osservazione che fornisce loro feedback continui
sui loro progressi verso il risultato desiderato
• I buoni comunicatori hanno flessibilità di comportamento e
cambiano ed aggiustano continuamente la loro
comunicazione per raggiungere i risultati che si sono
prefissati. Se un approccio non funziona, possiedono la
flessibilità di sceglierne facilmente un altro
Suggerimenti per una buona lettura:
• Sei cappelli per pensare - Edward de Bono - Ed.
BUR
• Leadership e visione creativa - Robert B. Dilts - Ed.
Guerini e associati
• Le sette regole per avere successo - Stephen Covey Ed. Franco Angeli
29
10/01/2012
BUON
VIAGGIO
GABRIELE NANI: [email protected]
www.fieldfree.it
30