Manuale operativo per l`inserimento dati nel

CARITAS DELLA TOSCANA
PROGETTO MIROD
GUIDA ALL’INSERIMENTO DEI DATI
NELLA SCHEDA INFORMATICA
VERSIONE 2012
1
INDICE
APERTURA DEL LOTUS-MIROD
3
IMPORTANTE PER I CENTRI CHE ESEGUONO MANUALMENTE LA REPLICA
5
VERIFICARE CHE LA SCHEDA NON SIA GIÁ PRESENTE
5
INSERIMENTO DI UNA NUOVA SCHEDA
5
DATI ANAGRAFICI, FAMILIARI, ABITATIVI E LAVORATIVI
7
BISOGNI/PROBLEMATICHE
15
QUADRO STORICO
21
BUONI/TESSERE
23
PRIVACY
26
NOTE
26
ALLEGATI
27
SCHEDA FAMIGLIA
28
ALCUNI SUGGERIMENTI PER L’ESPORTAZIONE DEI DATI
31
2
APERTURA LOTUS-MIROD
1. Accedere al programma Lotus Notes cliccando sull’icona
sul desktop (o da Start/
Tutti i Programmi/Applicazioni Lotus)
2. Digitare la password e premere OK: apparirà una schermata simile alla seguente:
Figura 1
3. Cliccare 2 volte sull’icona Schede Cet su Locale (quella con il logo Caritas in rosso) vedi fig. 1 e,
dopo qualche istante, si aprirà la schermata di ricerca, denominata Cruscotto (fig. 2), che
permette di effettuare ricerche per nome e cognome (Ricerca per nome), ricerche su tutte le
sezioni delle schede (Ricerca libera), nonché alcuni tipi di Ricerche veloci, quali relative ai soli
documenti creati o modificati in data odierna, negli ultimi 7 giorni o nell’ultimo mese.
3
Figura 2
4. Andando sul pulsante azzurro Schede utenti > Visualizza schede > Per codice scheda si
giungerà alla vista di tutti i nominativi delle schede inserite (vedi fig. 3).
Figura 3
La schermata è suddivisa in 6 colonne:
Codice – Cognome – Nome – Età - Centro operativo iniziale - Diocesi
Sopra le colonne ci sono alcuni pulsanti azzurri corrispondenti alle varie suddivisioni della scheda
informatica:
Cruscotto - Schede Utenti – Problematiche/Bisogni – Buoni/Tessere – Famiglie – Centri
Operativi - Dati - Tabelle - Richieste differite
4
IMPORTANTE PER I CENTRI CHE ESEGUONO MANUALMENTE LA REPLICA
QUANDO BISOGNA FARE LA REPLICA?
 PRIMA DI INCOMINCIARE L’ASCOLTO E/O UNA SESSIONE DI AGGIORNAMENTO DEI DATI, per poter
ricevere da ogni altro centro tutti gli ultimi aggiornamenti.
 DOPO AVER FATTO L’ASCOLTO E/O AL TERMINE DI UNA SESSIONE DI AGGIORNAMENTO DEI DATI, in
modo da mandare a tutti gli altri centri gli aggiornamenti effettuati durante il colloquio/la
sessione di lavoro.
DOPO AVER ESEGUITO LA REPLICA, VERIFICARE CHE LA SCHEDA NON SIA GIÀ
PRESENTE
La prima cosa da fare è verificare che la persona che si ha davanti non abbia già la scheda
inserita precedentemente da un qualsiasi centro, per cui:
a. cliccare sulla scritta Cognome (deve apparire un triangolino scuro accanto alla scritta Cognome)
oppure sulla scritta Nome (idem c.s.)
b. digitare le prime tre o quattro lettere del cognome o del nome (non appena si è digitata la prima
lettera apparirà in alto una finestra per il controllo di quello che si sta scrivendo): automaticamente
Lotus mostrerà i cognomi o i nomi che hanno le lettere iniziali uguali a quelle digitate
c. Se la scheda esiste già, bisognerà procedere con l’aggiornamento, riempiendo gli eventuali campi
lasciati vuoti, aggiungendo le eventuali nuove problematiche, descrivendo l’ascolto del momento
sul quadro storico, inserendo gli eventuali buoni o tessere, e la data della firma sulla privacy
d. Se si è sicuri che la scheda non esista, dopo aver fatto più tentativi sia con il cognome che con il
nome, provando anche a intuire quali errori di trascrizione potrebbero essere stati fatti (ad es.
inversione di cognome e nome, consonanti o vocali che si possano prestare a un’eventuale
sostituzione, ecc.) bisognerà procedere con l’inserimento di una scheda nuova.
INSERIMENTO DI UNA NUOVA SCHEDA
1. Per inserire una nuova scheda bisognerà procedere nel seguente modo, partendo dalla schermata
generale:
a. Cliccare sul pulsante “Scheda Utente”, si aprirà una finestra con 3 opzioni: Nuova scheda utente –
Visualizza schede - Visite
5
Figura 4
b. Cliccare su “Nuova Scheda Utente” e apparirà una finestra dei Centri operativi della diocesi, come
in fig. 5:
Figura 5
c. Cliccare sul proprio Centro di appartenenza, poi fare clic su OK (oppure doppio clic sul proprio
Centro), e apparirà nuovamente la prima pagina dello schema di una scheda vuota, quella relativa ai
6
Dati Anagrafici suddivisa in 2 parti, e, sopra, una serie di 12 pulsanti con la scritta in azzurro, per
aprire ogni sezione della scheda (vedi fig. 6)
Figura 6
d. Verificare che la data che appare in alto a destra sia effettivamente quella giusta, altrimenti cambiarla
con quella esatta (dal pulsante Varie posto in alto nella striscia azzurra, scegliere Assegna data
scheda manualmente, e digitare la data corretta del colloquio), e a questo punto si può iniziare a
compilare la scheda immediatamente, seguendo l’ordine delle varie voci da inserire, senza saltarne.
2. DATI ANAGRAFICI
Per accedere a questa pagina quando si è su altre pagine della scheda, cliccare sulla linguetta in alto
“Dati Anagrafici”, e si aprirà la pagina in questione
2.1 SEZIONE DATI ANAGRAFICI DI BASE
a. Cognome e Nome: inserire manualmente.
N.B. Per le donne coniugate inserire prima il cognome da ragazza, e poi eventualmente quello da
sposata
b. Sesso: cliccare sul tondino corrispondente
c. Data di nascita: inserire manualmente giorno, mese, e anno per intero (4 cifre)
d. Età: lasciare in bianco, apparirà automaticamente quando la scheda sarà salvata
e. Data chiusura pratica e Motivo: lasciare in bianco, potrà servire in seguito
f. Codice fiscale: inserire il codice fiscale senza spazi
2.2 SEZIONE PROVENIENZA E DATI SENSIBILI
a. Anno di arrivo in Italia: inserire manualmente solo l’anno (non il giorno e il mese) del primo
arrivo della persona in Italia (in qualsiasi città italiana, non solo la propria)
b. Luogo di nascita: inserire manualmente la città di nascita, non la nazione
c. Provincia/Nazione: Attenzione! Inserire dopo aver specificato la cittadinanza.
7
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
Se la persona è italiana cliccando sul bottone a fianco apparirà una finestra con le province
italiane, cliccare su quella esatta, e poi su OK.
Se la persona è straniera apparirà una finestra con l’elenco degli stati uguale a quella della
cittadinanza, cliccare su quella esatta e poi su OK (non sempre la nazione di nascita coincide con
la cittadinanza).
Stato di nascita: da inserire soltanto se la persona è nata in uno stato diverso da quello della
cittadinanza
Cittadinanza: cliccare sul bottone a fianco, si aprirà una finestra con l’elenco in ordine alfabetico
di tutte le nazioni; basterà digitare un paio di lettere e automaticamente appariranno le nazioni con
quelle iniziali, selezionare cliccando su quella esatta, e poi su OK. Se la persona è straniera ma ha
anche la cittadinanza italiana, si metterà in questo campo la cittadinanza di origine, e come
seconda cittadinanza quella italiana
Seconda cittadinanza: da utilizzare solo nel caso la persona abbia la doppia cittadinanza, inclusa
quella italiana. Operare come per “Cittadinanza”
Religione: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con l’elenco alfabetico delle varie
religioni, cliccare su quella esatta e poi su OK
Stato civile: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con l’elenco alfabetico dello stato
civile, cliccare sulla voce esatta e poi su OK
Convivenza di coppia extramatrimoniale: Attenzione! Inserire manualmente SI se la persona è
celibe, nubile, in stato libero, separata o divorziata, vedova, e convive con un partner con cui non
ha contratto un regolare matrimonio, oppure se convive sentimentalmente con persona diversa dal
marito/moglie; NO se la persona è regolarmente coniugata
Titolo di studio: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con l’elenco alfabetico dei
titoli di studio, cliccare sulla voce esatta e poi su OK. Bisogna cercare di far coincidere il titolo di
studio straniero con quello italiano, e selezionare la voce più verosimile.
Gruppo nomade: indicare SI o NO, quindi indicare accanto a quale gruppo appartiene
(generalmente Rom o Sinti). Per Prato: se si indica SI il gruppo di appartenenza va scritto
obbligatoriamente.
Lingue conosciute: inserire manualmente le lingue conosciute dalla persona, escludendo la
propria, e separandole con una virgola
Recapiti telefonici: inserire manualmente tutti i numeri fissi o di cellulare, separandoli con una
virgola.
3. DOCUMENTI
Per accedere a questa pagina cliccare sulla linguetta “Documenti”, si aprirà una pagina (vedi fig. 7)
suddivisa in 2 sezioni da riempire:
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Figura 7
3.1 SEZIONE DATI DEL PERMESSO DI SOGGIORNO
a. Permesso di soggiorno – Carta di soggiorno – Cedolino di Richiesta/rinnovo permesso –
Richiesta carta di soggiorno: a seconda del documento presentato inserire Sì/No/Non ne ha
bisogno ad almeno una delle voci. Il mancato inserimento delle risposte comporterà la
presenza di Dato mancante in sede statistica.
b. Numero: inserire manualmente il numero del documento presentato.
c. Scadenza: inserire manualmente la scadenza del documento presentato .
d. Motivo del rilascio: cliccare sul bottone a fianco, si aprirà una finestra con tutte le voci in
ordine alfabetico relative al titolo di soggiorno, cliccare sulla voce esatta e su OK.
e. Questura di: inserire manualmente la Questura del rilascio del titolo di soggiorno
f. Se la persona è cittadino comunitario/neo-comunitario, apparirà inoltre un’ulteriore
specificazione (v. Fig. 8). Se cittadino comunitario/neo-comunitario specificare una delle
seguenti opzioni: Informazione sull’iscrizione anagrafica non disponibile - Cittadino UE
con iscrizione anagrafica - Cittadino UE senza iscrizione anagrafica. Inserire se la persona
ha/non ha iscrizione anagrafica oppure se il dato non è ancora disponibile.
9
Figura 8
3.2 SEZIONE DOCUMENTI POSSEDUTI
a. Inserire, se occorre, la vista sull’apposito quadratino a “Nessun documento posseduto”
quando effettivamente la persona non possiede i documenti.
b. Inserire, se occorre, la vista sull’apposito quadratino a “Nessun documento presentato”
quando la persona possiede i documenti ma non li ha portati con sé.
c. Passaporto – Documento italiano – Patente – Documento straniero: inserire manualmente
Numero, Scadenza, Rilasciato da, del documento presentato (possono essere anche più di
uno). Per carta di identità e la patente si intendono i documenti italiani, il documento
straniero può essere carta di identità, patente, documento consolare, ecc. rilasciato nel Paese di
origine o alle Rappresentanze in Italia (Ambasciate e Consolati).
4. ABITAZIONE/RESIDENZA
Per accedere a questa pagina cliccare sulla linguetta “Abitazione/Residenza”, si aprirà una pagina con
una sezione da riempire (vedi fig. 9)
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Figura 9
4.1 SEZIONE DATI SU ABITAZIONE E RESIDENZA
a. Ultima residenza in Italia conosciuta: inserire Indirizzo e Comune della sola residenza,
desumendo questi dati dal documento italiano (carta di identità o permesso di soggiorno)
presentato. N.B. Se la persona è straniera e non è regolare, evidentemente non può avere la
residenza, per cui in questo caso il campo va lasciato vuoto.
b. Dimora Abituale: inserire il Tipo cliccando sul bottone; si aprirà una finestra con 4 opzioni non
specificato – ha un domicilio - senza fissa dimora – altro, cliccare sulla voce esatta e poi su Ok.
Indirizzo e Comune: inserire manualmente la dimora abituale, che può essere identica alla
residenza (e va comunque indicata), o diversa, e può anche variare spesso.
a. Accoglienza presso: da inserire manualmente soltanto qualora la persona sia ospitata in qualche
struttura di accoglienza (Ass. La Pira, comunità religiose, Arci, ecc.)
b. Zona geografica: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con le voci delle varie zone
cittadine (se preventivate inserite nel Mirod dalla Caritas diocesana in questione) e dei comuni
della provincia, o la voce “fuori provincia”; inserire la dicitura esatta riferita alla residenza o alla
dimora abituale
c. Parrocchia: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con l’elenco delle parrocchie della
diocesi (se preventivate inserite nel Mirod dalla Caritas diocesana in questione), cliccare su quella
di riferimento rispetto alla residenza o alla dimora abituale.
d. Con chi vive: cliccare sul bottone a fianco e apparirà una finestra con le varie voci, cliccare
su quella esatta e poi su OK. N.B. se la persona è ospite del dormitorio o di altra casa di
accoglienza, si selezionerà “Altro” e bisognerà precisare poi alla voce “Se Altro specificare”
con la dicitura esatta, ad es. “con altri ospiti”.
e. Abitazione: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con le voci in ordine alfabetico
relative al tipo di abitazione, cliccare sulla voce esatta, poi su OK: se si seleziona “Altro”
bisognerà precisare alla voce “Se Altro specificare” con la dicitura esatta.
11
f. Numero persone conviventi: inserire manualmente il numero delle persone che vivono sotto lo
stesso tetto, compresa la persona che si ha davanti (qualora sia ospite del dormitorio, si lascerà il
campo vuoto).
g. Coabitazione di più famiglie: inserire SI se la persona in questione fa parte di un nucleo
familiare che condivide affitto e utenze dell’alloggio con un altro nucleo familiare, altrimenti
inserire NO.
5. FIGLI E CONVIVENTE
Per accedere a questa pagina, cliccare sulla linguetta in alto “Figli e Convivente”, si aprirà una pagina
con due sezioni da riempire (vedi fig. 10)
Figura 10
5.1 SEZIONE DATI SUI FIGLI
a. L’Utente ha figli: Inserire Sì o No alla richiesta in alto a sinistra nella sezione in oggetto.
b. Quanti: inserire il numero dei figli negli spazi appositi, di fianco alla voce esatta (possono essere
anche più voci, perché i figli possono essere in più luoghi, sia rimasti in patria che conviventi, che
in Italia senza convivenza, che altrove nel mondo, soprattutto quando sono tanti).
c. Anno di nascita: inserire il solo anno di nascita (non il giorno e il mese) dei figli che vivono tale
situazione, separandoli con un punto e virgola.
5.2 SEZIONE DATI SUL CONIUGE/CONVIVENTE
a. Provenienza Coniuge/Convivente: cliccare sul bottone a fianco, si aprirà una finestra con 4
opzioni possibili di provenienza (Connazionale – della Comunità europea – italiano – non
comunitario), cliccare su quella esatta e poi su ok. N.B. Per gli italiani coniugati o conviventi con
italiani, inserire coniuge/convivente connazionale, come per gli stranieri coniugati o conviventi
con persone della stessa cittadinanza. Per gli stranieri coniugati o conviventi con italiani inserire
invece coniuge/convivente italiano.
b. Residenza Coniuge/Convivente: cliccare sul bottone a fianco, si aprirà una finestra con 4
possibili situazioni di residenza, cliccare su quella esatta, poi su OK.
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c. Cognome e Nome del Coniuge/Convivente: inserire manualmente.
6. LAVORO
Per accedere a questa pagina, cliccare sulla linguetta in alto “Lavoro”, si aprirà una pagina con una
sezione da riempire (vedi fig. 11)
Figura 11
6.1 SEZIONE DATI SUL LAVORO
a. Condizione professionale in Italia: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con una
serie di opzioni/situazioni, cliccare su quella giusta quindi su OK.
b. Mestiere in Italia: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con cica 250 mestieri in
ordine alfabetico (basterà inserire 2 o 3 lettere iniziali e automaticamente Lotus mostrerà quelli
con le stesse lettere iniziali), cliccare sulla voce giusta, quindi su OK.
c. Posizione nella professione in Italia: cliccare sul bottone a fianco, apparirà una finestra con 3
situazioni (lavoro atipico, autonomo, dipendente), cliccare sulla voce esatta, quindi su OK.
d. Condizione professionale nel Paese di origine: idem come per Italia.
e. Mestiere in Italia: idem come per Italia.
f. Posizione nella professione nel Paese di origine: idem come per Italia.
g. Utente in Cassa Integrazione: all’apertura della scheda l’impostazione predefinita è su NO,
quindi occorre fare clic sul pallino SÌ solo se la persona è, in quel momento, in condizione di cassa
integrazione.
7. ASSISTENZA
Per accedere a questa pagina, cliccare sulla linguetta in alto “Assistenza”, si aprirà una pagina con
due sezioni da riempire (vedi fig.12)
7.1 SEZIONE ASSISTENTE SOCIALE E ASSOCIAZIONI DI PROVENIENZA
a. Assistente Sociale: inserire Sì o No a seconda che la persona sia seguita o no dai Servizi Sociali
b. Nome Assistente Sociale: da inserire manualmente cognome e nome, se è stato risposto SI al
punto a. Se la persona non lo ricordasse, inserire almeno il distretto di riferimento, o “non
ricorda”.
c. Servizio/Associazione/Parrocchia da cui proviene: inserire manualmente se esiste.
d. Servizio/Associazione/Parrocchia attualmente in contatto: inserire manualmente se esiste.
7.2 SEZIONE RELAZIONE CON L’ASSISTITO
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a. La spiegazione è stata inserita direttamente nella sezione.
Figura 12
A questo punto, prima di poter procedere con i Bisogni, è obbligatorio salvare la scheda cliccando sul
pulsante in alto a sinistra “Salva”. Apparirà il numero di codice della scheda, e si è pronti alla
compilazione delle restanti parti.
ATTENZIONE
Il programma evidenzia eventuali schede doppie, per cui al momento del salvataggio della scheda
può apparire una finestra dove si mette in evidenza la possibilità di una seconda scheda con uguale
cognome e nome (vedi fig. 13): verificare se si tratta effettivamente di un doppione o di
un’omonimia, controllando data e luogo di nascita, note del quadro storico, ecc.
14
Figura 13
8. BISOGNI/PROBLEMATICHE
La pagina delle problematiche è molto importante, in quanto sono dati che rientrano nelle statistiche che
si ottengono elaborando i dati esportati dal programma, e sono proprio i dati che fanno del centro di
ascolto l’antenna di ricezione dei bisogni territoriali, parrocchiali e diocesani.
È bene inserire non solo le problematiche che si riferiscono alle richieste verbali delle persone, ma cercare
di individuare le problematiche nascoste (ad es. chi chiede medicinali è evidente che avrà un reddito
insufficiente, ma avrà anche problemi di salute, potrebbe però anche avere problemi di coppia ed essere in
un momento di depressione, se si tratta di uno straniero senza permesso di soggiorno avrà anche problemi
di irregolarità giuridica, se è un anziano potrebbe anche avere problemi di solitudine, ecc.).
È indispensabile selezionare le problematiche nel modo più esatto, sia al momento della
compilazione della scheda, sia ogni qualvolta si presenti la stessa persona con problemi nuovi, e
chiuderle quando necessario.
a. Quando la scheda sarà stata salvata, potremo accedere alla pagina dell’”Elenco bisogni
rilevati” (vedi fig. 14): cliccare sulla finestra centrale in basso dove è scritto “Nuova
problematica” e apparirà la solita finestra con i centri operativi.
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Figura 14
b. Cliccare sul centro operativo e apparirà una finestra con l’elenco delle macrovoci delle
problematiche (vedi fig. 15).
Figura 15
c. Cliccare sul triangolino verde a sinistra della macrovoce che interessa, e apparirà l’elenco delle
microvoci a questa appartenenti (vedi fig 16). NB E’ indispensabile selezionare una specifica e
adeguata microvoce dei bisogni. Le macrovoci NON sono scelte possibili: se si seleziona una
16
macrovoce, e poi si fa clic su OK, Lotus/Mirod evidenzia un errore. Si prega pertanto di eseguire
con attenzione la procedura indicata in questo punto c.
Figura 16
d. Cliccare sulla microvoce che interessa e poi su OK, apparirà la finestra della data dell’inizio della
rilevazione del bisogno (vedi fig. 17).
Figura 17
17
e. Dare ok alla data o cambiarla se non è esatta, facendo attenzione che la data non sia antecedente a
quella della scheda, altrimenti apparirà un messaggio d’errore (“La data d’inizio del rilevamento è
minore della data della scheda. Impossibile continuare”), poi cliccare su ok. Apparirà un riepilogo
della problematica inserita (Figura 18).
Figura 18
F. A questo
punto è possibile passare all’inserimento delle Richieste e degli Interventi relativi a quella
specifica problematica rilevata. Per far questo, cliccare sul pulsante celeste della fila soprastante la
scheda, denominato “Nuova richiesta/Intervento”. Apparirà una finestra come in Figura 19.
18
Figura 19
G.
Nella finestra che si è aperta si trovano la scelta fra “Richiesta” e “Intervento”: scegliere l’una o
l’altro a seconda dei casi. Inserire poi la “Data richiesta o intervento” (come scelta predefinita il
software propone la data odierna, ma può essere modificata se necessario). Quindi procedere ad
inserire il Tipo di Richiesta/Intervento, facendo clic sul rettangolino alla destra di “Tipo”. Apparirà
la pagina dei dettagli della Richiesta/Intervento (vedi fig. 20). Una volta individuata la Richiesta/
Intervento, fare doppio clic su di essa (oppure un clic e poi clic su OK).
Figura 20
19
H. Se
si vuole aggiungere un’altra problematica, cliccare su “Esci” del pulsante in alto a sinistra o della
tastiera (rispondendo Sì alla richiesta di salvare le modifiche appena effettuate), e riapparirà la
pagina delle Problematiche a cui sarà stata aggiunta la macrovoce della problematica appena
inserita (vedi fig. 21) e ripetere le operazioni dal punto a.
Figura 21
I. Se si vuole chiudere una problematica, bisognerà aprire la scheda della problematica in questione.
Nella fascia dei pulsanti azzurri in alto si trova “Chiudi problematica”. Facendo clic su di esso si
aprirà una finestrella che chiede di specificare la data di chiusura. Si prega di inserirla
correttamente. Fare clic su OK.
L. Apparirà successivamente un’altra finestra con la scritta: “Si desidera inserire una Richiesta/
Intervento di chiusura?” Se si inserisce No a questo punto la problematica si chiuderà, se si
inserisce Sì riapparirà la finestra con l’elenco delle richieste, ripetere l’operazione come al punto f.
Alla fine dell’operazione apparirà la pagina della problematica dove sarà scritto in rosso “Chiusa”
allo Stato di rilevazione (vedi fig. 22).
20
Figura 22
9. QUADRO STORICO
a. Cliccare sulla linguetta “Quadro Storico”. Apparirà la relativa pagina, quindi su “Modifica”, e
apparirà una finestra con scritto “Nuova nota”; cliccare, e apparirà la pagina dove poter annotare il
sunto del colloquio (fig. 23). Il Quadro Storico rientra nelle statistiche solo come presenza, per cui
se si vuole sapere quante volte si è presentata una persona al CdA è bene inserire ogni volta
almeno poche parole nell’Oggetto di questa sezione.
Figura 23
21
b. Riempire gli spazi del Centro Operativo e del Tipo Nota cliccando sui rispettivi bottoni a fianco (si
apriranno le finestrine con gli elenchi dei centri operativi e dei tipi di nota), controllare che la data
sia giusta, altrimenti cambiarla, inserire l’oggetto, dopo di che riassumere il colloquio nella parte
“Testo della Nota” (vedi fig. 24), cercando di fare un quadro completo della situazione, in modo
da far capire anche agli altri operatori in rete i problemi personali e familiari, le richieste, gli
interventi possibili, i contatti con gli assistenti sociali, la programmazione, il progetto ecc.
Figura 24
c. Dopo questo passaggio, salvare la nota cliccando su “Fine modifica” o su “Esci”, apparirà una
finestra con la scritta “Salvare le modifiche?”, cliccare su Si. Si chiuderà la pagina con la nota
salvata, si tornerà automaticamente alla pagina principale, dove si saranno aggiunti la data, il
centro operativo e l’oggetto della nota fatta (vedi fig. 25). Ogni volta che ci sarà da inserire una
nuova nota, riprendere dal punto a.
22
Figura 25
10. BUONI/TESSERE
a. Cliccare sulla linguetta “Buono/Tessera” e si aprirà la pagina dei buoni, quindi su “Modifica”:
apparirà un pulsante, sotto la finestra di colore grigio-rosa, con scritto “Nuovo Buono/
Tessera” (vedi fig. 26).
Figura 26
b. Cliccare su questo pulsante e, dopo aver inserito il Centro di appartenenza, apparirà la finestra
con l’elenco di tutti i tipi di intervento contemplati (vedi fig. 27), selezionare quello esatto e
dare OK: si aprirà la finestra con la richiesta di inserimento della data, dare OK o inserire la
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data esatta, quindi si aprirà un’altra finestra con la richiesta di inserimento (facoltativo ma
fortemente consigliato) del numero Buono/Tessera (conviene scegliere un numero
progressivo), infine dare OK.
Figura 27
c. A questo punto si aprirà una nuova finestra in cui si chiede “Si vuole inserire una nota nel
quadro storico dell’utente che segnali la creazione di questo buono?”
Attenzione! Se si risponde SI, verrà creata una nota di quadro storico che sarà
considerata dal programma come una presenza. Se però si crea un’altra nota di quadro
storico per la descrizione del colloquio, le presenze in quello stesso giorno saranno 2, ma
non è corretto. Quindi per non creare doppioni di presenze che falseranno i dati estratti, si
può procedere essenzialmente in due modi:
 Scrivere la descrizione del colloquio nella stessa nota di quadro storico del buono: in
questo modo basterà aprire la nota di quadro storico che porta la dicitura automatica
“Creato buono di tipo…”, e procedere con l’esposizione. In questo modo la presenza
sarà comunque una sola.
 Rispondere NO: in questo modo non verrà creata la nota di quadro storico, e rimarrà
soltanto la nota di quadro storico scritta dall’operatore in cui verrà segnalato il tipo di
buono/tessera rilasciato.
d. Si aprirà qui la pagina del buono/tessera (vedi fig. 28), in cui potremo inserire l’importo
dell’intervento fatto (se si tratterà di intervento economico), e la relativa causale.
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Figura 28
e. Cliccare su “Esci” per tornare alla pagina iniziale: apparirà una finestra in cui si chiede se si
vogliono salvare le modifiche, e dare OK. ( vedi fig. 29). Se non apparisse immediatamente la
riga con il buono appena inserito, cliccare sul pulsante F9 della tastiera del computer, e nel
giro di pochi secondi il buono apparirà nella pagina.
NOTA BENE Premere F9 serve per “aggiornare la vista” in ogni sezione del LotusMirod, e può servire per far comparire elementi appena inseriti e/o modificati, siano essi
schede intere, buoni, problematiche e quant’altro. Se una sola pressione di F9 non è
sufficiente questa si può ripetere più volte, attendendo alcuni istanti (5-10 secondi) fra
una pressione e l’altra.
Figura 29
25
f. Si possono inserire ovviamente più buoni se necessario, per cui nell’eventualità riprendere dal
punto a.
11. PRIVACY
a. Cliccare sulla linguetta “Privacy”, e si aprirà direttamente la pagina in cui andranno inseriti la
data e il centro in cui l’utente ha firmato l’autorizzazione al trattamento dei suoi dati personali,
oltre all’inserimento del segno di spunta (vedi fig. 30). È fondamentale che questa sezione
della scheda sia riempita, in modo da poter avere un riscontro con la scheda cartacea dove è
stata fisicamente apposta la firma della persona ascoltata.
Figura 30
12. NOTE
È una sezione dove può essere inserita manualmente qualsiasi tipo di annotazione che sia permanente e/o
definitiva, per poter permettere a tutti gli operatori di accedere ad alcune informazioni di base senza dover
scorrere tutte le note del quadro storico (vedi fig. 31): è importante sapere che le note non rientrano nelle
statistiche, per cui è bene tenere questo spazio solo per brevi comunicazioni da mettere in rete per la
conoscenza di tutti gli operatori.
Si prega di non confondere le Note con il Quadro storico: quest’ultimo è lo spazio espressamente
dedicato a seguire l’evoluzione del rapporto della persona con il CdA e bisogna utilizzare
SOLTANTO il Quadro storico per tenere traccia di tutti i contatti/passaggi della persona presso il
Centro.
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Figura 31
Dopo aver inserito un’annotazione in questa pagina, a scheda salvata si leggerà sulla scheda la seguente
dicitura: Sono presenti delle note nella sezione “Note” (vedi fig. 32).
Figura 32
13. ALLEGATI
Questa sezione (Figura 33) serve per scannerizzare i documenti delle persone che si presentano al CdA e
poterli archiviare nel PC. Normalmente non si usa, per non appesantire e rallentare il programma, è bene
usarlo solo in casi eccezionali, per documenti non usuali.
27
Figura 33
14. SCHEDA FAMIGLIA
Il programma prevede la selezione e l’inserimento dei vari componenti di una stessa famiglia all’interno
di una scheda: la procedura è semplice.
a. Si parte dalla scheda del capofamiglia, che può essere uomo o donna a seconda dei casi, e si clicca sul
pulsante azzurro della barra in alto “Crea famiglia”
b. Apparirà una finestra dove è spiegata la procedura e si chiede se si vuole continuare. Cliccare SI.
c. Si aprirà un’altra finestra dove si chiede se si vogliono salvare le modifiche, cliccare su SI.
d. Si aprirà una scheda con il nome del capofamiglia, a cui andrà aggiunto il codice scheda famiglia: si
inserirà per semplicità lo stesso numero della scheda (Figura 34).
28
Figura 34
e. Si chiude la scheda cliccando su “Esci”.
f. Si cercano, una alla volta, le schede dei vari componenti della famiglia, si clicca in ogni scheda sulla
barra in alto “Aggiungi a famiglia”.
Figura 35
g. Apparirà una finestra dove è spiegata la procedura e si chiede se si vuole continuare. Cliccare su SI
(vedi fig. 35).
h. Si aprirà ogni volta una finestra con i nominativi di tutti i capofamiglia, in ordine alfabetico, si sceglie
il nominativo desiderato, e ci si clicca sopra.
i. Apparirà una finestra dove si domanda il tipo di relazione familiare (marito, moglie, figlio, cognato
ecc.).
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j. Si aprirà allora la scheda del capofamiglia in questione, nella quale si sarà aggiunto il secondo
nominativo assegnato (vedi fig. 36).
k. La procedura sarà da ripetere ogni volta che si dovrà aggiungere un componente, e sulla scheda
anagrafica di ognuno apparirà in alto sulla barra “Scheda Famiglia”, ad indicare che esiste la
composizione familiare: cliccando su questa icona apparirà la Scheda Famiglia completa.
Figura 36
l. Se per caso si fosse aggiunto un componente sulla famiglia sbagliata, o con una relazione non esatta,
basta cliccare sul pulsante azzurro “Rimuovi da famiglia”, e ricominciare da capo l’inserimento
giusto.
A questo punto tutte le informazioni sono state inserite sulla scheda; ogni volta che la persona si
ripresenterà al CdA accertarsi che le voci sui dati anagrafici siano sempre aggiornate, correggere le
eventuali voci cambiate, aggiungere la presenza nel Quadro Storico (SEMPRE) inserendo
ovviamente anche tutte le ultime notizie, inserire eventuali problematiche nuove e chiudere quelle
che non hanno più ragione di essere aperte, inserire eventuali buoni o tessere nuovi, ecc.
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15. ALCUNI SUGGERIMENTI PER L’ESPORTAZIONE DEI DATI
Per esportare i dati dal Lotus-Mirod, in previsione di una qualsivoglia indagine statistica di osservazione,
si proceda facendo clic su Dati > Esportazioni. Dati è uno dei pulsanti azzurri che compare nella
schermata iniziale del programma (v. Fig. 3).
Si aprirà una finestra contenente un riepilogo delle esportazioni già eseguite e salvate (fig. 37). Infatti,
ogni export di dati può essere salvato come un file all’interno del Lotus-Mirod, e richiamato in futuro se
necessario, per non dover inserire di nuovo i parametri di esportazione di una precedente estrazione di
dati.
Figura 37
Supponendo di voler eseguire un export ex-novo si farà clic su Nuova esportazione (fig. 37).
Apparirà una schermata come in fig. 38.
Figura 38
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La voce Descrizione può essere usata per dare un nome significativo al file di esportazione (es. Lucca I
semestre 2011). Data iniziale e Data finale indicano gli estremi temporali dell’intervallo considerato per
l’estrazione delle informazioni.
In Diocesi da esportare occorrerà naturalmente scegliere la propria Diocesi. Centro operativo da
esportare permette di scegliere Tutti i Centri della rete diocesana oppure uno solo fra questi.
Nella finestra delle colonne da esportare si scelgono i campi della scheda di nostro interesse (fig. 39).
Figura 39
Per un’esportazione finalizzata a realizzare un rapporto diocesano è bene disporre di quanti più dati
possibile. Pertanto, è buona prassi eseguire uno o più export che permettono di comprendere,
complessivamente, tutti o quasi i campi compresi nella lista.
Due possibili strategie, in uso nella nostra regione, si riassumono nei modi seguenti:
1. Export completo in due passaggi: uno di dati anagrafici, familiari, lavorativi e dei bisogni, l’altro di
richieste/risposte (es. Stefano Simoni per il Dossier regionale).
2. Export completo in tre passaggi: uno di dati anagrafici, familiari e lavorativi, uno dei bisogni, uno di
richieste/risposte (es. Massimiliano Lotti per il Dossier di Prato).
Due annotazioni ulteriori
1. Nella lista dei campi appaiono Bisogno e Categoria bisogno. La prima voce si riferisce alle microvoci
di bisogno, la seconda alle macrovoci (v. pag 16 e segg.). Pertanto, in sede di export è opportuno
scegliere SOLO UNA fra le due voci, e, in particolare, sceglieremo la prima per un’indagine dettagliata
sulle specifiche problematiche e la seconda per una ricerca che si limita soltanto alla quantificazione
delle aree del disagio.
2. Se fra le varie voci stiamo esportando le problematiche occorre considerare la sezione del modulo di
export denominata Modalità di esportazione problematiche. Se il nostro obiettivo consiste
nell’indagare le presenze di persone arrivate nel periodo di rilevazione nonché i passaggi di chi è già
iscritto al Centro (è l’indagine più usuale che svolgiamo in vista del Dossier regionale), occorrerà
mettere il segno di spunta alle seguenti voci: Esporta se data apertura è nel periodo, Esporta se
almeno una richiesta/intervento è nel periodo, Esporta se movimentato quadro storico.
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In Formato di esportazione normalmente sceglieremo Excel/OpenOffice. Se, tuttavia, l’analisi dei dati
verrà effettuata usando un software statistico come SPSS oppure un database come Access/FileMaker, è
opportuno scegliere il formato CSV.
Premendo Avvia inizia il processo di esportazione. Tuttavia, se abbiamo scelto almeno una voce della
lista dei campi tra quelle con asterisco a fianco, prima di cominciare l’export apparirà la finestra in fig.
40.
Figura 40
Le voci elencate generano valori multipli: ad esempio, la voce Categoria Bisogno genera un valore per
ogni tipo di problematica registrata dall’operatore, Data nota genera un valore per ogni giorno in cui la
persona si è presentata al Centro, e così via. Questa finestra permette di gestire il modo in cui questi dati
saranno esportati.
Salvo casi particolari, tra le informazioni elencate nella schermata di fig. 40 interessa normalmente poter
avere disgiunti, nel file di export che otterremmo, i dati relativi ai singoli bisogni (o aree di bisogno) e alle
richieste. Per far questo, dovremo selezionare la voce relativa nella lista di fig. 40 e, dal menu a discesa
Modalità di esportazione, scegliere Raggruppamento valori e conteggio (fig. 41). In questo modo ogni
singolo bisogno/richiesta genera una colonna nel file XLS/CSV che otterremo, e questa è condizione
necessaria per poter procedere successivamente ad analizzare statisticamente le incidenze dei singoli
bisogni e delle specifiche richieste fatte al Centro.
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Figura 41
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