Dematerializzazione

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Dematerializzazione

IBM Global Business Services
Dematerializzazione
Dematerializzare la carta o i progetti?
Roma - 22 Maggio 2007
© Copyright Sistemi Informativi 2007
La Dematerializzazione
Overview
… Da poco tempo il termine dematerializzazione è entrato a far parte del lessico
dedicato alla gestione documentale e nella legislazione. Un termine che identifica una
tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa rappresentata su
supporto tradizionale (solitamente cartaceo) in favore del documento informatico, al
quale la normativa ha conferito pieno valore giuridico … [Quaderni Cnipa n. 24 aprile
2006]
Progressiva perdita di consistenza degli archivi fisici delle Amministrazioni
Progressivo incremento della gestione documentale informatizzata
2
Dematerializzazione
L’alba della dematerializzazione
• Legge 7 agosto 1990, n. 241,
recante nuove norme in materia
di procedimento amministrativo e
di diritto di accesso ai documenti
amministrativi (legge sulla
trasparenza);
• GEDOC - Studio di prefattibilità
sul Sistema di Gestione dei Flussi
di Documenti (Sistema GEDOC)
del 24 Febbraio 1997
• GEDOC 2 - Linee guida alla
realizzazione dei sistemi di
protocollo informatico e gestione
dei flussi documentali nelle
pubbliche amministrazioni del
Settembre 2000 (Sistema
GEDOC2)
Comunicare al Centro Tecnico il nome del referente
Individuare I servizi di propria competenza erogati ai
cittadini e alle imprese (sia in modalità tradizionale sia
in rete)
Pianificare l’attuazione della trasparenza
dell’azione amministrativa predisponendo progetti
orientati a fornire ai cittadini e alle imprese servizi
informativi
Migliorare la comunicazione tra gli uffici e gli URP
al fine di migliorare la comunicazione esterna e
l’esercizio del diritto di accesso
Compilare per ogni progetto una scheda informativa da
inviare al Centro Tecnico
Da “Allegato 1: Front office e servizi di eGovernment per cittadini e imprese”
3
Dematerializzazione
La Cooperazione applicativa (1/2)
Esempio di finalità ultima del progetto di di e-Gov
Nello scenario di eGovernment, gli utenti (cittadini, imprese, funzionari di altre
amministrazioni) accedono ad applicazioni di Front Office (o di Back Office), in grado di
consumare servizi web. Queste applicazioni, trovano il servizio di interesse per l’utente
interrogando un registro (UDDI), accedono ad uno o più di questi servizi web, erogati da altre
applicazioni, e presenti sulla rete.
Front Office
2 I canali utilizzati
Utente
Front Office
Telematico
Cittadino
Impresa
Front Office
Fisico
PA Utente
Computer
1 Attori
Telefono
Mobile
Chioschi
Sportello
Comunale
4
Dematerializzazione
Sportello
Sportello
Lottomatica
Call Center
Sportello
Banca
Sportello
Tabacchino
La normativa di riferimento
La normativa negli anni
Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (legge sulla
trasparenza);
GEDOC - Studio di prefattibilità sul Sistema di Gestione dei Flussi di Documenti (Sistema
GEDOC) del 24 Febbraio 1997
Legge 15 marzo 1997 n. 59 art. 15 comma 2 - Validità del documento informatico;
D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 – Regolamento recante criteri e modalità per la formazione,
l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a
norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.59;
Deliberazione AIPA 30 luglio 1998 n. 24 (Gazz. Uff. n. 192 del 19.8.1998) su art. 2 comma
15 della Legge 537/93 - Regole tecniche per l’uso di supporti ottici. La presente
Deliberazione sostituisce integralmente la precedente Deliberazione n° 15 del 28
luglio 1994 contenente le regole tecniche per l’uso dei supporti ottici;
D.P.R. del 20 Ottobre 1998 n. 428 - Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo
con procedura informatica;
D.P.C.M. 8 febbraio 1999 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
D.P.R. 28 luglio 1999 n. 318 ¬- norme per l’individuazione delle misure minime di sicurezza
per il trattamento dei dati personali a norma dell’art. 15, comma 2, della legge 31
dicembre 1996, n. 675.
Direttiva P.C.M. 28 ottobre 1999 – Gestione informatica dei flussi documentali nelle
pubbliche amministrazioni.
GEDOC 2 - Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei
flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni del Settembre 2000 (Sistema
GEDOC2)
D.P.C.M. 31 ottobre 2000 - Regolamento di attuazione del 428 - Regole tecniche recanti
criteri e specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di
protocollo, nonché criteri e specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di
registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei
flussi documentali ai sensi dell’articolo 4 comma 4, l’articolo 6 comma 5 e l’articolo 17
comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica, 20 ottobre 1998, n. 428;
Deliberazione AIPA 23 Novembre 2000 n. 51 - Regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi
dell’art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre
1997, n. 513
DPR n. 445 del 28 dicembre 2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
Circolare 16 febbraio 2001 n. AIPA/CR/27 – Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche
amministrazioni
Circolare 7 maggio 2001 n. AIPA/CR/28 – Standard, modalità di trasmissione, formato e
definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra
le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.
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Dematerializzazione
Circolare 21 giugno 2001n. AIPA/CR/21- – Regole tecniche per la tenuta del protocollo informatico.
Delibera AIPA 13 dicembre 2001 n.AIPA/CR/42. - Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione dei documenti su supporto ottico
DIRETTIVA M.I.T. - 21 Dicembre 2001 - Linee guida in materia di digitalizzazione
dell'amministrazione. (direttiva Stanca)
Decreto Legislativo 23 gennaio 2002 n.10 – riguardante il recepimento della direttiva europea
1999/93/CE sulla firma elettronica.
CHECK LIST AIPA e CENTRO TECNICO RUPA - 31 Gennaio 2003 - Supporto alla verifica e alla
valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali
D.P.R. n. 137 - 7 Aprile 2003 - Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n.137
Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma
dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10
DPR 445/2000 aggiornato - Testo coordinato con le modifiche apportate dal DLgs 23 gennaio 2002,
n. 10 e dal DPR 7 aprile 2003, n.137. Le versioni precedenti: 28 dicembre 2000 - 23
gennaio 2002
DECRETO M.I.T. 14 Ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo
informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi
DIRETTIVA M.I.T. 27 Novembre 2003 - DIRETTIVA PER L’IMPIEGO DELLA POSTA
ELETTRONICA NELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
DIRETTIVA M.I.T. 18 Dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione
dell'amministrazione per l'anno 2004.
Deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 - Note Esplicative - Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
Deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 - 19 Febbraio 2004 - Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
D.P.C.M. 13 Gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione,
la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici.
Legge 9 gennaio 2004: disposizioni per favorire l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti
informatici (legge Stanca)
DIRETTIVA M.I.T. 4 Gennaio 2005 - LINEE GUIDA IN MATERIA DI DIGITALIZZAZIONE
DELL’AMMINISTRAZIONE
D.P.R. n. 68 11 febbraio 2005 - DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio
2005 n.68 (in G.U. n. 97 del 28 aprile 2005) - Regolamento recante disposizioni per
l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio
2003, n. 3.
Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale - CODICE
DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE (G.U. n. 112 del 16-5-2005 - Suppl. Ordinario n. 93)
Allegato 2: Il Codice - l’ultima novità in termini di normativa
Codice dell’Amministrazione digitale
Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n.82
Il Codice è il risultato di oltre due anni di lavoro, di continue interazioni con
tutti i livelli istituzionali, con le Regioni e le Autonomie Locali. È stato redatto
dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie in collaborazione con tutte le
amministrazioni statali e con il contributo di personalità del mondo
dell’università, ricerca, imprenditoria, ordini professionali e associazioni di
categoria.
Così come il Codice della Strada disciplina le norme delle vie di
comunicazione che percorriamo abitualmente con i nostri mezzi di
trasporto, il Codice dell’amministrazione digitale sancisce le regole per la
circolazione digitale di informazioni e dati attraverso il Sistema Pubblico
di Connettività (SPC).
Con l’SPC si è realizzato un accordo organizzativo tra tutte le Pubbliche
amministrazioni italiane per favorire il loro dialogo in rete. L’SPC
collegherà le varie reti centrali, regionali e locali, integrandole in un unico
sistema con alti standard di sicurezza, funzionalità e qualità.
6
Dematerializzazione
Allegato 2: Il Codice
La missione del Codice
Il Codice dà attuazione alla prima delle cinque missioni del Programma di
Governo per la riorganizzazione della macchina pubblica e alla
digitalizzazione della PA:
introducendo nuovi diritti per i cittadini e le imprese e definendo il quadro
giuridico che ne garantisce l’effettivo godimento;
indicando nuovi strumenti e consolidando la loro validità giuridica;
ponendo le basi per la costruzione di un federalismo efficiente;
disegnando così una Pubblica amministrazione che funzioni meglio e costi
meno ai contribuenti.
7
Dematerializzazione
I diritti del Cittadino
Nella Pubblica amministrazione digitale i cittadini e le imprese hanno nuovi diritti che il Codice precisa e
definisce e che rende quindi effettivamente esercitabili:
Diritto all’uso delle tecnologie: I cittadini e le imprese hanno diritto di usare le moderne tecnologie
informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione dello Stato.
Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali: In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di
accedere agli atti che li riguardano e di partecipare ai procedimenti in cui sono coinvolti tramite le
moderne tecnologie informatiche e telematiche.
Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale: Dal 1° gennaio 2006 i cittadini e le imprese
avranno il diritto di effettuare in modo sicuro qualsiasi pagamento verso le Pubbliche amministrazioni
centrali attraverso le tecnologie informatiche e telematiche.
Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail: I cittadini e le imprese che ne fanno
richiesta hanno diritto a ricevere ed inviare le comunicazioni dalle e verso le Pubbliche amministrazioni
via e-mail all’indirizzo che avranno dichiarato.
Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione: I cittadini e le imprese hanno diritto a
servizi pubblici di qualità e che rispondano alle loro reali esigenze.
Diritto alla partecipazione: I cittadini hanno diritto di partecipare al processo democratico e di
esercitare i diritti politici usufruendo delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie.
Diritto a trovare on-line i moduli e i formulari validi e aggiornati: Entro due anni i cittadini e le
imprese avranno diritto a trovare in rete i moduli, i formulari e i documenti rilevanti per qualsiasi
pratica verso le Pubbliche amministrazioni.
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Dematerializzazione
Gli strumenti a disposizione della PA digitale
Lo strumento
Principi e Finalità
La posta elettronica
certificata
Il federalismo efficiente
(Porte di Dominio)
La cooperazione
La trasmissione informatica dei documenti
(Modulo interoperabilità protocolli)
La firma digitale
Non ripudiabilità del documento informatico
Integrità del documento informatico
I documenti
informatici
La riorganizzazione gestionale e dei servizi
La gestione informatica dei procedimenti
I siti Internet delle
PA
La disponibilità dei dati
(Portali – KM – modulistica elettronica)
Le basi di dati di interesse nazionale
(omogenizzazione delle basi dati
(attività di consulenza per BPR – WK)
(gestione documentale avanzata e Protocollo)
es. anagrafiche)
i siti pubblici devono essere accessibili da tutti, anche dai disabili, reperibili, facilmente usabili, chiari nel linguaggio, affidabili,
semplici, omogenei tra loro.
Le carte
elettroniche
9
Accesso controllato alle informazioni
Dematerializzazione
La Dematerializzazione: obiettivi e strumenti
Obiettivi
strumento di efficienza e di trasparenza delle aziende
grandi risparmi diretti in termini di carta e spazi recuperati,
ridurre i tempi dell’azione amministrativa,
migliorarne l’efficacia,
ristrutturazione dell’organizzazione aziendale re-skilling
sull’utenza,
ridefinizione di processi e strutture.
Strumenti
il protocollo informatico,
gestione documentale avanzata,
Firma digitale,
Archiviazione sostitutiva.
10
Dematerializzazione
Conservazione è un termine che può generare ambiguità
Le regole di mantenimento (Conservazione ?) definiscono cosa mantenere e per
quanto tempo
Protezione dell’integrità durante l’intero ciclo di vita del documento
Preparazione
/acquisizione
Uso
attivo
Mantenimento
a tempo
Mantenimento
a eventi
Uso semi
attivo
Storico
Periodo fisso
Periodo variabile o sconosciuto
Evento
Dichiarazione
• Dichiarazione
• Classificazione
Fonte: Cohasset (modificata)
11
Dematerializzazione
Periodo fisso
•
•
•
•
Eliminazione
Completamento contratto • Cancellazione
• Salvataggio
Pagamento
• Copia
Dimissioni dipendente
Chiusura impianto
La Gestione documentale: “lo strato Normativo”
L’ambito della Gestione Documentale nella PA si evolve con strumenti specifici adatti alla normativa
italiana … copiata anche da altri paesi in Europa e in Nordamerica. “E’ sufficiente dare una rapida
lettura allo standard approvato dal governo federale degli Stati Uniti per la gestione informatica dei
documenti per ritrovare non solo i criteri generali ma anche la stessa terminologia utilizzata nel
modello italiano e ampiamente ripresa dagli estensori delle linee guide citate” (Maria Guercio Docente di
Archivistica Informatica all’Università di Urbino)
Protocollo
concept
create
Fascicolazione
review
edit
Fascicolazione + massimario di scarto + arch. sostitutiva
Procedimenti
Final version
Portali
Active/Inactive Use
retention
disposition
GroupWare Systems
CNS - CIE
Capture
Knowledge
Source
paper capture
WWW Corporate
Portal
version
publish
mail capture
CD-Rom, Print on
Demand, etc.
PDF collection
Firma digitale
12
Dematerializzazione
Conservazione sostituiva : Cos’è ?
Il processo di “Conservazione” a norma dei Documenti va
ad inserirsi all’interno del più ampio processo di
“Smaterializzazione dei Processi”, che coinvolge Imprese
e Pubbliche Amministrazioni
… è la fase finale del processo per una gestione totalmente informatica
del documento
Permette di eliminare archivi cartacei
È un processo finalizzato a preservare un documento informatico nel
tempo garantendo contemporaneamente la sua integrità, autenticità e
accessibilità.
13
Dematerializzazione
Le fasi del processo
Accetta
Accetta
Pubblico Uff.
(Notaio)
Firma e chiusura
Firma
e chiusura
lotto
lotto
Verifica
Verifica
Rifiuta
Rifiuta
Responsabile
Firma elenco
Firma elenco
registrazioni
registrazioni
Documento
Documento
unico ?
unico ?
Si
Si
No
No
Chiusura
Chiusura
lotto
lotto
Operatore
Sistema
14
Dematerializzazione
Identificazione
Identificazione
dei
documenti
dei documenti
Selezione Hashing e
Selezione
Hashing e
metadati
metadati
Archiviazione file
Archiviazione
registrazioni file
registrazioni
Problemi: Le competenze dei dicasteri
La dematerializzazione, dal punto di vista normativo, è di
competenza di vari dicasteri:
su un piano generale agisce il D. Lgs. 7 marzo 2005, n.
82 “Codice dell’Amministrazione Digitale”, predisposto
dal ex Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie MIT;
sul piano strettamente documentale interviene anche il
D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali
e del paesaggio”, il quale considera infatti beni culturali
gli archivi e i singoli documenti di tutte le
amministrazioni e gli enti pubblici (art. 10) ed investe
l’Amministrazione archivistica delle funzioni di vigilanza e
tutela. In questo ambito le operazioni di selezione e
scarto della documentazione amministrativa si rivelano di
fondamentale importanza ai fini di una corretta politica di
dematerializzazione;
inoltre in particolari materie (ad es.: fisco, salute,
lavoro, giustizia) esistono disposizioni specifiche,
emanate dai rispettivi ministeri, che vincolano
ulteriormente le procedure di gestione dei documenti.
15
Dematerializzazione
Problemi: cosa significa Classificare e definire regole di Retention
File Plan
Classification
Piano di
Classificazione
Schedulazione della conservazione
Retention Rule 1
Safety
Retention Rule 2
Doc. 1
Inspections
Retention Rule 3
Incidents
Doc. 2
Retention Rule 4
Retention Rule 5
Finance
Doc. 3
Retention Rule 6
Budgets
Retention Rule 7
Doc. 4
Audits
Retention Rule 9
Travel
Doc. 5
Retention Rule 8
Retention Rule 10
Requests
Retention Rule 11
Doc. 6
Reports
End User
16
Dematerializzazione
Amministratore
Retention Rule 12
Amministratore
Problemi: Gli Standard nel mondo
DoD 5015.2 (US)
-
Approvato Nov. 1997 per tutte le agenzie del Department of National Defence
Approvazione NARA per ambiti civili (National Archives and Records Administration ).
Programma di certificazione per i venditori.
Sarbanes- Oxley Act (US)
PRO (UK) (Public Records Office/The National Archives).
-
Valido per UK Government
US DoD + 30%
DoD-Like Programma di Certificazione
MoReq (UE) (Model Requirements for Managing Electronic Records).
-
US DoD + 30%
Ancora non definito nessun programma di certificazione
DOMEA (D) (Document Management & Electronic Archiving).
-
Basato sul MoReq
È pianificato un programma di certificazione
VERS (AUS) (Victorian Electronic Records Standard).
-
Specifiche XML per la descrizione dell’e-Records e del record fisico
Programma di Certificazione non definito
Sécurité Financière (F)
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Dematerializzazione
Problemi della conservazione a lungo termine
… Basta leggere la relazione di Susan J. Sullivan del NARA al seminario viennese
organizzato nel 2004 da Erpanet sui formati dei file idonei alla conservazione - File
formats for preservation; oppure i brillanti risultati ottenuti nell'ambito di progetti
internazionali come Interpares 1 e 2, oppure le norme ISO 15489, Information and
documentation - Records management, oppure ancora lo studio dell'International
Council on Archives del 2005 su Electronic records: a workbook for archivist e molti altri
ancora per convincersi da un lato della delicatezza estrema della conservazione in
ambiente digitale e dall'altro della totale inadeguatezza della normativa italiana in
materia … (Gianni Penzo Doria )
E’ la natura stessa della memoria digitale che implica una progressiva – anche se non
definitiva – indifferenziazione del trattamento gestionale che si accompagna al
progressivo venir meno del mantenimento del contesto originario.
il documento convenzionale ha una storia che lascia segni più o meno significativi in
grado comunque di sostenere e accompagnare i futuri processi di verifica della sua
credibilità e di cui ciascun ambito di intervento dovrà tenere conto, dato che l’oggetto si
conserva inalterato nella sua fisicità,
le risorse digitali sono al contrario per natura soggette a un continuo (più o meno
frequente, ma comunque inevitabile) processo di trasformazione che ne determina una
riproposizione in ambienti e contesti solo in parte fedeli all’originale.
Accanto ai rischi di perdite e manipolazioni, è insomma necessario considerare anche
l’impatto dei processi conservativi sulla specificità stessa dei documenti e sulla loro
configurazione logica e fisica.
18
Dematerializzazione
Le nuove prospettive
Un modello concettuale
approvato come standard
ISO – l’Open Archives
Information System elaborato dalle agenzie
aerospaziali per la
conservazione dei dati e
dei documenti di ricerca
scientifica prodotti in
ambiti differenziati. D a ta
Contenuto,
Autenticazione,
Identificazione,
Provenienza e Contesto
sono determinanti per il
mantenimento
dell’integrità e
dell’autenticità
dell’informazione e
meritano speciale
attenzione per le finalità
della conservazione a
lungo termine.
19
Dematerializzazione
OAIS Reference Model
for an Open Archival Information System
S IP
D e liv e r y
&
C a p tu r e S IP
In g e s t
D IP
P r e s e r v a tio n
D a ta
M anagem ent
A IP
Access
P a c k a g in g
&
D IP D e liv e r y
A IP
A r c h i v a l S to r a g e
A d m in is t r a t io n
M o n it o r in g & L o g g in g
SIP - (Submission Information Package) - Pacchetto di Informazioni per
l'Immissione, utilizzato nella fase di immissione/acquisizione dei dati, mandato dal
produttore in base al Submission Agreement stipulato con l'OAIS
AIP - (Archival Information Package) - Pacchetto di Informazioni per l'Archiviazione,
destinato alla conservazione a lungo termine.
DIP - (Dissemination Information Package) - Pacchetto di Informazioni per la
Distribuzione, trasferito dall'OAIS all'utente in base ad una richiesta di accesso.
D a ta
Allegato 1: Componenti funzionali OAIS
Le componenti funzionali dell'OAIS sono definite come:
1. Immissione (Ingest) in questa fase si riceve l'informazione dai produttori e la si
prepara
per l'archiviazione
2. Archiviazione dei dati (Archival Storage): tratta l'archiviazione, la manutenzione e la
gestione della informazione archiviata
3. Gestione dei dati (Data Management): coordina i metadati descrittivi relativi sia
all'informazione archiviata che ai dati amministrativi interni all’archivio
4. Accesso (Access): è la funzione che aiuta i consumatori a identificare e ottenere
informazione dall'archivio
5. Amministrazione dell'archivio (Administration): ha in carico le operazioni
giornaliere di mantenimento dell'archivio.
A queste cinque componenti funzionali si aggiungerà, nella revisione del draft che è in
corso, una sesta componente
6. Pianificazione della conservazione (Preservation Planning)
20
Dematerializzazione
La conservazione non è un problema di tecnologia
Quello che emerge dall’analisi dei diversi modelli nazionali (standard e
normative) è che il Record Management e’ un problema soprattutto di
processi e di policy, solo in seconda battuta di tecnologie
Una particolare attenzione al momento:
-
-
21
organizzativo,
a quello formativo del personale,
al coinvolgimento dell’intera struttura,
all’elaborazione rigorosa e condivisa di strumenti quali la registrazione, la classificazione, lo
sviluppo di set di metadati specifici,
la gestione e la cura dei documenti in tutte le fasi di vita, dal momento attivo della formazione ed
uso a quello di testimonianza storica per le future generazioni
Dematerializzazione
Linee Guida per la dematerializzazione
Documenti da dematerializzare
-
Tipologia documentaria
Formato di conservazione
Tempo di conservazione
Contesto ed utilizzo
Classificazione fascicolazione scarto
Autenticazione documenti
-
Modalità di sottoscrizione digitale
Firma digitale
Autenticazione del documento
Consolidamento dei documenti
-
Marcatura temporale
Verifica validità del certificato
Conservazione sostitutiva dei documenti
-
22
Documenti dematerializzati da conservare
Responsabile del procedimento della conservazione sostitutiva
Nomina del responsabile, deleghe, e incarichi
Supporti della conservazione sostitutiva
Procedura della conservazione: formato del file delle impronte, modalità di conservazione,
dimensionamento dei volumi, procedura di accumulo e chiusura dei volumi, intervalli di
esecuzione dei processi di archiviazione
Dematerializzazione
Parametri di valutazione di un progetto
Per una Amministrazione
Il raggiungimento del target di
progetto
-
ROI: ritorno dell’investimento (economico)
Servizi realizzati (nuovi)
Efficienza ottenuta
Maggiore controllo
Capacità di modellare l’offerta in funzione
della richiesta
Per un sistema archivistico
Un sistema di conservazione in grado di sostenere e accompagnare
i futuri processi di verifica della credibilità dei documenti
e delle informazioni in esso contenuti
Non molliamo la presa … c’è molta strada da fare …
23
Dematerializzazione
Allegato 1: Stato dell’arte per i progetti di Protocollo Informatico
Rapporto CNIPA: VALUTAZIONE DELLE AZIONI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE SUL
TEMA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Tavola 2 – Stato attuazione dei Progetti sulla base degli indicatori individuati
Completamento della diffusione
M08 M15 A07 A08
1,00
M01 E210
0,90
0,80
diffusione
ENEA
B
alto
A02
0,70
M02
0,60
M09 M12 A01
buono
esercizio
M03 M05 M10 M13 M14
0,50
realizzazione
E101 E112 E113 E202 E203 E204 E205 E209 E211
0,40
A04 E201
mediocre
M04 M07 A06 E110
A
0,30
progettazione
M06 M11 A03 A05 E102
0,20
E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109 E111 E115 E206 E207 E208 E212 E213
basso
fattibilità
0,10
Legenda
E114
0,00
Mxx = Ministero
E1xx = EPNE Classe 1
Axx = Altra A.C.
E2xx = EPNE Classe 2
Campione di riferimento: 51 PAC
Il rapporto è stato fornito da un cliente (che dispone di un nostro protocollo) che ha partecipato assieme ad altre amministrazioni pubbliche all’Audit del Cnipa
24
Dematerializzazione

Dematerializzazione

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