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ORIENTARSI NELLA SCELTA DEL PARTNER ICT
EPSON ITALIA SpA
Via M. Viganò De Vizzi, 93/95
20092 Cinisello Balsamo (MI)
Tel. +39 02 660321 - Fax +39 02 6123622
www.epson.it - [email protected]
Epson Italia, filiale del gruppo Seiko Epson
Corporation, amplia la propria offerta di stampanti
e multifunzione inkjet per l’ufficio, in grado di
garantire qualità, produttività e rispetto per
l’ambiente, e presenta alcune soluzioni per la
gestione documentale. In ambito POS, espone le
novità per la stampa fiscale e la stampa di coupon/
etichette.
I casi di studio
dell’Osservatorio Smau
e School of
Management del
Politecnico di Milano*
Il caso CASA DI CURA
SAN CAMILLO: Un
sistema di archiviazione
digitale per migliorare
il livello di servizio ai
pazienti
Grazie ai nuovi scanner e al sistema di
gestione documentale, la Casa di Cura San
Camillo ha semplificato l’attività dei propri
sportelli di Front Office razionalizzando
la gestione dei documenti dei pazienti e
eliminando il ricorso alle fotocopie.
PARTNER
TECNOLOGICO:
* Estratto dall’Agenda dell’Innovazione, pubblicazione distribuita al costo di 15
€ ai visitatori di Smau Milano realizzata in collaborazione con l’Osservatorio
SMAU-School of Management del Politecnico di Milano
IL CASO
Un sistema di archiviazione digitale per migliorare il
livello di servizio ai pazienti
L’azienda
La Casa di Cura San Camillo nasce nel 1904 a
Cremona a servizio dei sofferenti. La struttura è
Accreditata al servizio sanitario della Regione
Lombardia dall’anno 2000 ed è stata gestita
dall’Ordine dei Ministri degli Infermi - Religiosi
Camilliani fino al giugno 2009. Da luglio 2009 La
gestione amministrativa è passata in carico all’ente
Fondazione Opera San Camillo. Grazie al lavoro
di circa 1.000 dipendenti, le strutture sanitarie
appartenenti alla Fondazione Opera San Camillo,
come la Casa di Cura San Camillo di Cremona,hanno
l’obiettivo di differenziarsi rispetto alle altre strutture
sanitarie nell’attività e nel tipo di risposta per il
paziente, chiedendo al personale e rafforzando in
esso un comportamento di disponibilità e dedizione
disinteressata.
L’applicazione
Per migliorare la gestione della documentazione
cartacea presentata dall’utente agli uffici di Front
Office, la Casa di Cura San Camillo ha intrapreso,
in collaborazione con Epson, un progetto per la
digitalizzazione e l’archiviazione sostitutiva. Negli uffici
di accettazione degli studi medici del San Camillo
vengono ricevuti quotidianamente circa 600 fogli
composti da moduli cartacei e da documentazione
non strutturata. In molti casi, i fascicoli presentati
dai pazienti contengono documentazione duplicata
con la conseguente difficoltà da parte del personale
della Casa di Cura nel riconoscimento della versione
utile di ciascun documento. La Casa di Cura San
Camillo ha così avviato un’approfondita analisi
dei processi aziendali e dei flussi informativi, che
ha portato all’adozione del sistema di gestione
documentale Open Bee. Con l’introduzione del
nuovo sistema i processi aziendali sono stati
riprogettati, prevendendo l’acquisizione in formato
digitale dei documenti cartacei relativi alla gestione
dei rapporti con i pazienti (fax, lettere, circolari,
documenti firmati, impegnative, tessere sanitarie).
L’immagine digitale dei documenti viene ora acquisita
con lo scanner Epson Scan GT S-50. Ogni documento
viene archiviato sui server della Casa di Cura e ad
esso vengono associate parole chiave (metadati)
necessari per l’identificazione e la classificazione (per
progetto, per commessa, per cliente, per fornitore,
per tipologia). In precedenza, i documenti cartacei
I casi di studio dell’Osservatorio Smau
e School of Management del Politecnico di Milano
venivano conservati in faldoni suddivisi per pratica
anagrafica. Ogni ufficio utilizzava un proprio archivio e
il recupero delle pratiche relative allo stesso paziente
poteva risultare particolarmente dispendioso in
termini di tempo. Ciascun documento veniva reso
disponibile alle figure mediche solo tramite una copia
cartacea dello stesso. Grazie al nuovo sistema di
gestione documentale l’archiviazione digitale avviene
direttamente in fase di accettazione dei documenti
e li rende disponibili in formato digitale alle figure
professionali autorizzate alla consultazione medica o
amministrativa. Il nuovo sistema permette di definire
specifiche regole di conservazione sulla base del
valore amministrativo, legale e storico di ciascuna
categoria di documenti, tracciando le azioni effettuate
su di essi per garantirne in ogni istante l’autenticità.
I benefici
Grazie ai nuovi scanner e al sistema di gestione
documentale, la Casa di Cura San Camillo ha
semplificato l’attività dei propri sportelli di Front
Office razionalizzando la gestione dei documenti
dei pazienti e eliminando il ricorso alle fotocopie. Il
nuovo sistema di gestione documentale consente
la tracciabilità dell’informazione inserite, consultate
e modificate contribuendo a migliorare il controllo
sui processi interni e la pianificazione del lavoro. Il
nuovo sistema ha ridotto la movimentazione dei
documenti e il tempo di ricerca con una conseguente
diminuzione dei tempi di risposta al paziente, a
garanzia di un miglioramento della qualità del
servizio reso. L’attività di fotocopiatura viene oggi
svolta in maniera più efficiente dal sistema integrato
fra scanner Epson GT-S50 e Epson M4000 che
permette di acquisire il documento e indirizzarlo in
automatico sia all’archivio digitale sia alla stampante
laser monocromatica per la produzione della
copia cartacea da fornire all’utente. La soluzione
completa di gestione documentale ha consentito
un risparmio dei costi relativi all’acquisto di carta e
alla gestione delle macchine, una riduzione dei costi
legati alla gestione degli archivi fisici e un riduzione
di durata dell’intero processo con un significativo
miglioramento in termini di efficienza.
IL PARTNER
TECNOLOGICO
EPSON ITALIA
CASA DI CURA SAN CAMILLO – La soluzione Epson per
gestire i rapporti con i pazienti
La soluzione Epson è integrata in un sistema
di gestione documentale di OpenBee per
l’acquisizione in formato digitale dei documenti
cartacei relativi alla gestione dei rapporti con i
pazienti (fax, lettere, circolari, documenti firmati,
impegnative, tessere sanitarie). L’immagine digitale
dei documenti viene ora acquisita con scanner
Epson GT S-50 e ne consente l’archiviazione digitale
direttamente in fase di accettazione dei documenti,
rendendoli disponibili in formato digitale alle figure
professionali autorizzate alla consultazione medica o
amministrativa.
ARCHIVIAZIONE EFFICIENTE E TRACCIABILITÀ
DELLE INFORMAZIONI
L’adozione del sistema ha ridotto la movimentazione
dei documenti e il tempo di ricerca con una
conseguente diminuzione dei tempi di risposta
al paziente, a garanzia di un miglioramento della
qualità del servizio reso.
Il nuovo sistema di gestione documentale consente
infatti la tracciabilità delle informazioni inserite,
consultate e modificate contribuendo a migliorare
il controllo e sui processi interni, l’efficienza e la
pianificazione del lavoro. Per ciascuna categoria di
documenti, si possono definire specifiche regole di
conservazione, tracciando le azioni effettuate su di
essi per garantirne in ogni istante l’autenticità.
La nuova soluzione di gestione documentale, in
sostanza, ha consentito un risparmio dei costi relativi
all’acquisto di carta e alla gestione delle macchine,
una riduzione dei costi legati alla gestione degli
archivi fisici e un riduzione di durata dell’intero
processo con una significativo miglioramento in
termini di efficienza.
QUALITÀ DEL SERVIZIO ALLO SPORTELLO
Grazie ai nuovi scanner e al sistema di gestione
documentale, la Casa di Cura San Camillo ha
semplificato l’attività degli sportelli di front office,
razionalizzando la gestione dei documenti dei
pazienti e eliminando il ricorso alle fotocopie.
Il rilascio di copie per il paziente è più veloce ed
efficiente, grazie all’integrazione a sistema fra
scanner Epson GT-S50 e stampante Epson AcuLaser
M4000: il documento viene acquisito e indirizzato
in automatico, da una parte all’archivio digitale,
dall’altra alla laser monocromatica per la produzione
della copia cartacea da fornire all’utente.
I casi di studio dell’Osservatorio Smau
e School of Management del Politecnico di Milano