Accesso atti - Comune di Montegrotto Terme

COMUNE DI MONTEGROTTO TERME
PROVINCIA DI PADOVA
REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEL
DIRITTO DI ACCESSO E DI INFORMAZIONE
AGLI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
Approvato con delibera del C.C. n. 32 del 10 settembre 2002
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DIRITTO DI ACCESSO E DI INFORMAZIONE
AGLI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
Art. 1 - Finalità
1. Il presente regolamento disciplina l'esercizio del diritto di accesso e di informazione, agli
atti e ai documenti amministrativi formati o tenuti da questo Comune, al fine di
assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa.
2. Tutti gli atti dell'Amministrazione comunale sono pubblici, ad eccezione:
a) di quelli riservati per espressa indicazione di legge;
b) per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del sindaco che ne vieti
l’esibizione, conformemente a quanto previsto dal presente regolamento, in quanto la
loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi,
delle associazioni o delle imprese;
c) di quelli di cui al successivo art. 11
Art. 2 - Oggetto del diritto di accesso
1. Per “accesso” si intende la possibilità di conoscere atti o documenti amministrativi
mediante visione, estrazione di copia o altre modalità idonee a consentire l’esame
dell’atto in qualsiasi forma ne sia rappresentato il contenuto.
2. Sono considerati “atti preparatori” tutti quelli che, direttamente o indirettamente, sono
necessari agli uffici per la formazione di provvedimenti.
Art. 3 - Soggetti del diritto di accesso
1. Chiunque può prendere visione e avere copia degli atti pubblicati o in corso di
pubblicazione all’albo pretorio del comune.
2. Il diritto di accesso ad altri atti è assicurato:
a) a chiunque abbia un interesse motivato personale;
b) ai soggetti la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi
giuridici.
c) ai soggetti nei confronti dei quali un provvedimento finale è destinato a produrre
effetti e ai soggetti che per legge debbono intervenire;
d) ai consiglieri comunali, ai revisori dei conti e al difensore civico;
e) ai rappresentanti delle istituzioni, associazioni e organizzazioni di volontariato
operanti nel territorio (registrati nell’apposito albo) e ai portatori di interessi diffusi;
f) alle pubbliche amministrazioni che siano interessate all'accesso alle informazioni e
agli atti per lo svolgimento delle funzioni a esse attribuite.
Art. 4 - Identificazione e legittimazione del richiedente
1. L'identificazione del richiedente avviene:
a) per conoscenza diretta dello stesso da parte del funzionario comunale;
b) mediante esibizione di un documento di identificazione.
2. Coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti, persone giuridiche,
associazioni, istituzioni o altri organismi, devono produrre, oltre al documento di
identificazione, idoneo titolo che attesti il proprio potere rappresentativo legittimante
l'esercizio del diritto per conto dei soggetti rappresentati.
3. Nel caso di rappresentanza di persone fisiche, con esclusione dei casi di rappresentanza
legale, il titolo di cui al precedente comma 2 consiste nell’atto di delega dell'interessato.
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Art. 5 – Richiesta di accesso
1. La richiesta di accesso viene presentata o inviata all’Ufficio Protocollo del Comune con
istanza scritta dell’interessato o utilizzando moduli disponibili presso un apposito ufficio
(U.R.P).
2. Nella richiesta di accesso devono essere indicati:
a) le generalità e l’indirizzo del richiedente, o i poteri di rappresentatività nel caso di cui
all’art. 4, comma 2;
b) gli elementi che ne consentono l'individuazione dell’atto richiesto;
c) i motivi della richiesta, riferiti al diritto o all’interesse che si intende tutelare;
d) l’indicazione in merito al rilascio della copia in carta semplice o autenticata.
3. Non sono accoglibili le richieste generiche che non indichino in modo specifico e
puntuale i documenti o gli atti che si intendono visionare o dei quali si richiede copia.
Le richieste valutate esorbitanti e/o difficoltose per la ricerca verranno evase con
eventuale dilazione del periodo di accesso per non intralciare il regolare lavoro degli
uffici.
4. La richiesta, ove provenga da una pubblica amministrazione, è presentata dal titolare
dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.
5. Per i soli atti in corso di pubblicazione all’albo pretorio il diritto di accesso si esercita in
via immediata con semplice richiesta verbale e senza alcuna formalità.
Art. 6 – Esercizio del diritto di accesso
1. La richiesta di accesso, motivata, è rivolta all’Amministrazione solo se la stessa ha
formato il documento, lo detiene stabilmente o lo ha utilizzato nel procedimento
amministravo.
2. Il diritto di accesso è di regola esercitato mediante visione di copia degli atti, fotocopia
dei documenti originali o estrazione di atti archiviati in modo informatico.
3. La presa visione di atti o documenti deve essere effettuata dal richiedente o da persona da
lui incaricata. Il richiedente può essere accompagnato da altra persona di cui vanno
specificate le generalità.
4. L’esame dei documenti avviene presso l’ufficio detentore dell’atto, nelle ore di apertura
al pubblico e alla presenza di personale dipendente.
5. E' vietato asportare documenti dal luogo presso il quale sono posti in visione, tracciare
segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. Relativamente al documento in
visione il richiedente può prendere appunti e trascrivere qualsiasi parte del documento
stesso.
6. Il rilascio di copie di documenti è subordinato al rimborso del costo di riproduzione e di
ricerca. Il rilascio di copie autentiche avviene con l’osservanza delle vigenti disposizioni
in materia di bollo e con la corresponsione dei diritti di segreteria. Le tariffe e il costo di
ricerca sono istituite con deliberazione del Consiglio comunale e adeguate
periodicamente dalla Giunta comunale. Quando l'invio di copia dei documenti avviene
per posta sono a carico del richiedente anche le spese di spedizione.
7. L'esercizio del diritto di visione di documenti amministrativi è gratuito per gli atti in
corso di pubblicazione all’albo pretorio e per quelli che non comportano una ricerca
onerosa e impegnativa e superiore ad un’ora.
Art. 7 – Accesso a dati archiviati in modo informatico
1. Le norme contenute nel presente regolamento valgono anche per i documenti e i dati
archiviati in modo informatico presso gli uffici comunali.
2. L’accesso ai dati archiviati in modo informatico, non soggetti alla privacy (legge
675/1996), può avvenire mediante:
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a)
b)
c)
d)
la consultazione a terminale effettuata dal dipendente incaricato;
la stampa di dati su supporto cartaceo;
la copia di dati su supporto informatico;
la trasmissione di dati via e-mail;
Art. 8 - Ammissione all'esercizio dei diritti
1. L’accoglimento di istanza di accesso a un documento spetta al responsabile del settore o
del procedimento, il quale, in base alla domanda presentata, provvede all'accertamento
della identità del richiedente e alla legittimazione dell’istanza, decidendo l'ammissibilità
o meno della stessa.
2. Quando viene rilevato che non sussistono condizioni di esclusione, il funzionario dispone
la consultazione o il rilascio dei documenti richiesti.
3. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni decorrenti dalla data
di ricezione della richiesta pervenuta all’Ufficio Protocollo.
4. Se il responsabile del settore o del procedimento rilevi che la richiesta è incompleta o
non chiara, invita l'interessato, entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa, a
perfezionare la domanda. In tali casi il termine previsto di 30 giorni viene sospeso e
riprende a decorrere dalla ricezione dell’integrazione.
5. L’accoglimento della richiesta deve contenere l’indicazione dell’ufficio presso cui
rivolgersi e fissare la data per prendere visione dei documenti o ricevere copia.
6. Decorsi inutilmente 30 giorni dalla ricezione della richiesta da parte dell’Ufficio
Protocollo, questa si intende respinta.
Art. 9 - Termini
1. Le copie dei provvedimenti richiesti devono essere rilasciate da parte dell’ufficio entro
30 giorni dalla data di ricezione della domanda di accesso. Qualora le ricerche o il
rilascio della documentazione presentino particolare complessità, il rilascio di quanto
richiesto potrà avvenire nei successivi 30 giorni dalla data di ricezione della domanda di
accesso.
Art. 10 - Ordinamento del servizio e semplificazione dei procedimenti
1. L’esercizio del diritto di accesso è assicurato dall’ufficio competente a formare l’atto
conclusivo o a detenerlo stabilmente.
2. Ogni singolo ufficio provvede a tutte le procedure relative all'accesso, alle informazioni,
alla visione degli atti e dei documenti amministrativi in proprio possesso, e al rilascio di
copie o fotocopie degli stessi.
3. L’ufficio interessato alla richiesta di accesso presta all'interessato, per quanto di propria
competenza, la collaborazione e l'assistenza necessarie per l'esatta individuazione degli
atti e dei documenti dei quali viene richiesta la visione.
4. L'esercizio del diritto di accesso deve essere assicurato mediante procedimenti
amministrativi semplificati, secondo criteri di economicità e di efficacia, cercando di
ridurre al minimo, per quanto possibile, gli adempimenti necessari.
5. Presso ogni settore o unità sono raccolte le istanze di accesso contenenti i dati del
richiedente e l’oggetto della richiesta.
Art. 11 - Esclusioni al diritto d'accesso
1. L'esercizio del diritto di accesso è escluso per gli atti e documenti che disposizioni
legislative o regolamentari dichiarino riservati o sottoposti a limiti di divulgazione, per
tutte quelle categorie di documenti soggetti alla tutela della riservatezza (privacy) nonché
ai documenti e/o informazioni la cui divulgazione potrebbe essere lesiva per questo Ente.
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2. Sono esclusi dall’accesso:
a) atti, documenti e corrispondenza (anche epistolare) che riguardino la vita privata di
persone fisiche e la riservatezza di persone giuridiche, gruppi, imprese, associazioni,
con particolare riferimento agli interessi epistolari, socio sanitari, professionali;
b) documenti e provvedimenti in materia di ordine pubblico, prevenzione o repressione
della criminalità;
c) denunce, esposti, verbali di accertamento relativi a violazioni e infrazioni soggette a
comunicazioni di reato all’autorità giudiziaria, se e in quanto coperti dalla segretezza
delle indagini;
d) atti o provvedimenti che promuovono azione di responsabilità di fronte alla Procura
generale, alla Corte dei Conti o alle competenti autorità giudiziarie;
e) progetti o atti di qualsiasi tipo contenenti informazioni tecniche dettagliate ovvero
strategie di sviluppo aziendale, tutelati dalla specifica normativa in materia di
brevetto, segreto industriale e professionale, diritto d’autore e concorrenza;
f) informazioni relative all’ambiente qualora dalla loro divulgazione possano derivare
danni all’ambiente stesso o quando sussiste l’esigenza di salvaguardare l’ordine e la
sicurezza;
g) pareri legali redatti da funzionari comunali o professionisti esterni, in relazione a liti
in atto o potenziali, nonché atti defensionali e la relativa corrispondenza;
h) alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale relativa a persone fisiche o
giuridiche;
i) all'elenco dei nominativi degli iscritti nella anagrafe della popolazione residente, ad
eccezione dei soli nominativi dei capifamiglia con indirizzo;
j) alle schede anagrafiche e dello stato civile;
k) ai fascicoli personali dei dipendenti comunali per la parte soggetta alla riservatezza
prevista dalla legge n. 675/1996;
l) ai documenti attinenti a procedimenti penali e disciplinari, inchieste ispettive
sommarie e formali e provvedimenti di dispensa dal servizio del personale
dipendente;
m) alle richieste di accertamenti medico-legali e relativi risultati;
n) alle fotografie contenute nell’archivio delle carte di identità;
o) ai documenti “sensibili” previsti dalla legge n. 675/1996;
p) alla consultazione diretta di protocolli;
q) quanto contemplato da altre specifiche disposizioni di legge.
3. E’ comunque garantito ai richiedenti l’accesso agli atti la cui conoscenza sia necessaria e
indispensabile per curare e difendere i loro interessi giuridici;
4. I documenti non possono essere sottratti all’accesso ove sia sufficiente far ricorso al
potere di sospensione temporanea o differimento.
5. L’esclusione all’accesso è disposta con atto motivato e comunicata per iscritto al
richiedente.
Art. 12 - Limitazioni all'accesso
1. Nel caso in cui l’esclusione all’accesso riguardi solo una parte dei contenuti del
documento possono essere esibite in visione o rilasciate copie parziali dello stesso.
2. La limitazione all’accesso è disposta con atto motivato e comunicata per iscritto al
richiedente.
Art. 13 – Sospensione e differimento temporaneo del diritto di accesso
1. Il responsabile di settore o del procedimento può disporre la sospensione o il
differimento dell'accesso ai documenti nella fase preparatoria dei provvedimenti, quando
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2.
3.
4.
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la loro conoscenza può pregiudicare, impedire, ostacolare o non garantire l'imparzialità
dello svolgimento dell'azione amministrativa.
Il differimento dei termini per l'esercizio dei diritti d'accesso può essere inoltre disposto
in presenza di esigenze eccezionali che determinano un flusso di richieste alle quali non è
possibile dare esito entro i termini prescritti.
Fatte salve le norme di pubblicità esistenti, l’accesso agli atti preparatori nei
procedimenti diretti all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di
pianificazione e di programmazione è differito sino alla approvazione del provvedimento
da parte dell’organo competente.
La sospensione o il differimento sono disposti con atto motivato e comunicati per iscritto
al richiedente.
La durata della sospensione o del differimento non devono superare i 90 giorni,
prorogabili per un tempo uguale al perdurare delle ragioni della sospensione o del
differimento.
Art. 14 – Ricorso
1. Il richiedente che ha ottenuto un rifiuto ad accedere ad uno o più documenti può avanzare
istanza al difensore civico, il quale accerta i motivi del rifiuto.
2. Nel caso che il difensore civico ritiene illegittimo il diniego o il differimento all'accesso
lo comunica al funzionario che l’ha disposto. Se questi non emana il provvedimento
confermativo motivato entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione del difensore
civico, l’accesso è consentito.
3. Qualora il difensore civico riscontra che sussistono motivi di esclusione o differimento
dell'accesso ne dà comunicazione all'interessato.
4. I richiedente può, altresì, avanzare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale.
Art. 15 - Consiglieri comunali - Revisori dei Conti - Difensore Civico
1. I consiglieri comunali hanno diritto:
a) di ottenere dagli uffici le notizie e le informazioni utili all'espletamento del proprio
mandato, secondo quanto dispone la normativa vigente;
b) di accedere agli atti e ai documenti dell’Ente, formati dall'amministrazione o dalla
stessa stabilmente detenuti;
c) di ottenere, previa compilazione di un apposito modulo, copie degli atti e dei
documenti necessari per l'esercizio del loro mandato.
2. Le richieste di accesso ai documenti devono riportare gli estremi dell’atto oggetto della
richiesta o gli elementi che ne consentono l'individuazione, e non devono essere intesi a
rendere esorbitante o difficoltosa la ricerca.
3. I suddetti soggetti sono tenuti a rispettare e osservare tutte le norme della legge 675/96
(Privacy), nonché ogni altra disposizione impartita dal Sindaco. In caso di utilizzo non
conforme dei dati o documenti di cui siano venuti a conoscenza, e soprattutto in
riferimento ai “dati sensibili”, gli stessi saranno considerati responsabili civilmente e
penalmente.
4. Le copie dei provvedimenti richiesti devono essere rilasciate da parte dell’ufficio
interessato in tempi brevi e comunque non oltre 30 giorni dalla data di ricezione della
domanda di accesso. Qualora le ricerche o il rilascio della documentazione presentino
particolare complessità, senza cadere nella casistica prevista nell’ultimo periodo del
precedente comma 3, il rilascio di quanto richiesto potrà avvenire nei successivi 30 giorni
dalla data di ricezione della domanda di accesso da parte dell’ufficio.
5. L'esercizio dei diritti previsti dal presente articolo avviene gratuitamente.
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6. I revisori dei conti e il difensore civico hanno diritto di ottenere dagli uffici notizie e
informazioni, di accedere agli atti e ai documenti dell’Ente e di ottenere copia degli
stessi. I suddetti soggetti sono tenuti a rispettare e osservare tutte le norme della legge
675/96.
Art. 16 – Giornalisti
1. I giornalisti, nell'esercizio della propria professione, nei limiti del diritto di cronaca e
dell’informazione riguardo a fatti di esclusivo interesse pubblico (non soggetti alla
privacy - legge 675/1996), possono ottenere con semplice richiesta verbale il rilascio
gratuito di copie di documenti pubblicati all’albo pretorio, limitatamente al solo testo del
provvedimento.
2. Il rilascio di altri documenti o allegati ai provvedimenti amministrativi è subordinato al
rimborso del costo di riproduzione e di ricerca.
Art. 17 – Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore dopo 15 giorni dalla sua pubblicazione all’albo
pretorio comunale. Da detta data sono abrogate tutte le disposizioni contenute in
precedenti regolamenti o ordinanze, che siano in contrasto o incompatibili con quelle
comprese nel regolamento.
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