16 I controlli di qualità

16 I controlli di qualità
16.1 Introduzione
La necessità di un controllo qualità è il mezzo principale per garantire al pubblico
e alle autorità di regolamentazione che i revisori legali assicurino, nello svolgimento delle proprie funzioni, un livello di servizio professionale adeguato a soddisfare i principi di revisione e le regole di deontologia professionale. Il controllo
qualità consente inoltre alla stessa professione di migliorare il livello professionale degli incarichi svolti.
Il d.lgs. n. 39/2010 dedica il Capo VI e VII a questo tema e con l’art. 20 introduce
nel nostro paese questo controllo obbligatorio, già presente da tempo in sede internazionale.
CONTROLLI DI QUALITÀ ART. 20 D.LGS. N. 39/2010
Cosa è e quando si fa
•
•
Gli iscritti nel Registro che non svolgono la revisione legale su enti di interesse
pubblico sono soggetti a un controllo della qualità almeno ogni 6 anni
Gli iscritti nel Registro che svolgono la revisione legale su enti di interesse
pubblico sono soggetti a un controllo della qualità almeno ogni 3 anni
Dal 2002 in Italia è in vigore il Principio di revisione n. 220 – Controllo qualità
del lavoro di revisione contabile mentre in sede internazionale vale il successivo
Principio di revisione ISQC 1 - Principio di revisione internazionale sul controllo
qualità per società che svolgono revisione completa e limitata di bilanci, altri
servizi di assurance e servizi correlati non ancora introdotto nel nostro paese; ad
essi le autorità competenti faranno riferimento in futuro quando emetteranno i
regolamenti relativi.
Il testo legislativo interviene solo marginalmente sul contenuto del controllo qualità, ma ne definisce alcuni aspetti di fondo, rimandando gli aspetti tecnico-operativi ai regolamenti sopradetti. Il testo di legge si concentra sui seguenti aspetti:
496
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
– periodo del controllo qualità. Il controllo suddetto si svolgerà su tutti i soggetti
che effettuano revisioni contabili sia per gli incarichi di revisione legale su enti
di interesse pubblico (ogni 3 anni), sia per gli incarichi di imprese che svolgono
la revisione su tutti gli altri enti (ogni 6 anni). Questo significa che tutta la documentazione relativa al controllo contabile va conservata in appositi archivi che
saranno soggetti al controllo qualità. Si noti che il controllo non è mai relativo
alle persone che hanno svolto tali funzioni, ma esclusivamente al modo in cui
essi hanno svolto i loro compiti e sulla loro reale indipendenza;
– caratteristiche di chi lo deve svolgere. Questo aspetto è molto delicato e riguarda chi deve dirigere il controllo qualità. La norma prevede che debba essere sempre tutelato il conflitto di interesse tra controllato e controllore e che
la/e persona/e che lo svolgono abbia una solida preparazione ed esperienza
professionale in revisione e in controllo qualità;
– contenuto. La verifica si basa su una adeguata analisi e valutazione dei documenti di revisione selezionati, sulla loro conformità ai principi di revisione e ai
requisiti di indipendenza, sulla qualità e quantità delle risorse impiegate, sui
corrispettivi ed infine sul sistema interno di controllo qualità in vigore nelle
società di revisione legale;
– risultato delle verifiche. Al termine delle verifiche i soggetti incaricati del
controllo qualità emettono una relazione con la descrizione degli esiti del controllo e le eventuali raccomandazioni al revisore legale o alla società di revisione legale di effettuare specifici interventi migliorativi, con l’indicazione
del termine in cui essi vanno posti in essere;
– inadempienza alle modifiche nella qualità. Se questi ultimi non applicassero
nei termini le modifiche di cui sopra scatterebbero le sanzioni previste dagli
artt. 24 e 26 del d.lgs. n. 39/2010 illustrate nel prossimo capitolo.
Il regolamento che sarà emesso dal Ministero dell’Economia e delle Finanze avrà
valenza solo per i soggetti che non ricoprono incarichi in enti di interesse pubblico, mentre per gli altri sarà la CONSOB ad emettere il regolamento attuativo. Ad
oggi tali regolamenti non sono disponibili.
In ogni caso in base ai principi di revisione in essere emerge chiaramente che
l’obiettivo di un controllo qualità non è una verifica di tipo impositivo, ma un
desiderio di un costante rafforzamento della qualità del servizio reso in base all’osservanza dei principi statuiti in materia. I suoi scopi sono:
• accertare l’effettiva applicazione dei principi di revisione, delle procedure e
delle metodologie di verifica previste e, ove applicabile, raccomandati dalla
CONSOB e dagli organismi professionali;
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
497
• contribuire a migliorare il livello qualitativo della revisione contabile per aumentare la pubblica fiducia nel ruolo di questo istituto;
• rafforzare, con adeguati strumenti, il livello professionale dei soggetti incaricati a svolgerlo favorendo un trasferimento di conoscenze ed esperienze;
• essere uno strumento formativo di sviluppo professionale sia per i soggetti che
effettuano controlli di qualità sia per coloro che li ricevono.
CONTROLLI DI QUALITÀ ART. 20 D.LGS. N. 39/2010
Chi lo fa e come si fa?
•
•
Il controllo della qualità è effettuato da persone fisiche in possesso di un’adeguata formazione ed esperienza professionale in materia di revisione dei conti e
di informativa finanziaria e di bilancio, nonché di una formazione specifica in
materia di controllo della qualità.
Il controllo della qualità, basato su una verifica adeguata dei documenti di revisione selezionati, include una valutazione della conformità ai principi di revisione e ai requisiti di indipendenza applicabili, della quantità e qualità delle
risorse impiegate, dei corrispettivi per la revisione, nonché del sistema interno
di controllo della qualità nella società di revisione legale.
Per raggiungere gli scopi descritti, all’estero e in futuro anche in Italia, è previsto
che il sistema di controllo qualità disponga di una metodologia definita “tra pari”,
cioè che siano i membri della professione contabile quei soggetti che saranno
incaricati di svolgere verifiche presso revisori contabili e società di revisione scelti
da CONSOB e Ministero.
Questo emerge dalle caratteristiche che devono possedere coloro che svolgeranno tale compito illustrate successivamente.
CONTROLLI DI QUALITÀ ART. 20 D.LGS. N. 39/2010
I regolamenti da emettere
• Con riferimento al controllo di qualità sui soggetti di cui al comma 1, il
Ministero dell’Economia e delle Finanze, sentita la CONSOB, detta con
proprio provvedimento disposizioni di attuazione del presente articolo,
definendo in particolare i criteri per lo svolgimento del controllo della
qualità, per la selezione delle persone fisiche incaricate di svolgere i
controlli e per la redazione della relazione di cui al comma 6.
• Con riferimento al controllo di qualità sui soggetti di cui al comma 2, la
CONSOB detta con regolamento disposizioni di attuazione del presente
articolo, definendo in particolare i criteri per lo svolgimento del con-
498
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
trollo della qualità, per la selezione delle persone fisiche incaricate di
svolgere i controlli e per la redazione della relazione di cui al comma 6.
• Il Ministro dell’Economia e delle Finanze, sentita la CONSOB, dà attuazione con regolamento, alle misure di esecuzione adottate dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 29, paragrafo 2, della direttiva 2006/
43/Ce.
Formeranno oggetto specifico di verifica diversi aspetti tra cui:
– le procedure di accertamento dell’indipendenza dei soggetti;
– il sistema di controllo interno in atto per garantire un adeguato livello qualitativo nello svolgimento dell’incarico;
– la documentazione dei controlli effettuati;
– le relazioni emesse e le conclusioni raggiunte in base alle verifiche svolte.
In ogni caso le procedure di controllo qualità da seguire valgono sia nel caso in
cui l’incarico sia stato svolto da un soggetto persona fisica o da una società di
revisione inclusi eventuali compiti assegnati a collaboratori o assistenti nel contesto dello stesso incarico.
Al termine delle verifiche coloro che hanno svolto questo compito emettono una
relazione con i risultati raggiunti e le relative raccomandazioni, inclusi i relativi
termini di attuazione.
CONTROLLI DI QUALITÀ ART. 20 D.LGS. N. 39/2010
• I soggetti incaricati del controllo della qualità redigono una relazione
contenente la descrizione degli esiti del controllo e le eventuali raccomandazioni al revisore legale o alla società di revisione legale di effettuare specifici interventi, con l’indicazione del termine entro cui tali
interventi sono posti in essere.
• Il revisore legale e la società di revisione legale provvedono a effettuare
gli interventi indicati nella relazione di cui al comma 6, entro il termine
nella stessa definito. In caso di mancata, incompleta o tardiva effettuazione di tali interventi il Ministero dell’Economia e delle Finanze e la
CONSOB, negli ambiti di rispettiva competenza, possono applicare le
sanzioni di cui agli artt. 24 e 26.
Da quanto sopra illustrato emerge come le norme di revisione sulla qualità riguardino sia le procedure interne relative applicate dalla società di revisione sia la
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
499
qualità degli specifici incarichi svolti dai professionisti incaricati. Iniziamo dai
controlli qualità da svolgersi all’interno della società di revisione e poi vedremo
quelli relativi agli specifici incarichi selezionati.
16.2 I controlli qualità all’interno della società di revisione
Ogni società di revisione deve definire direttive e procedure che garantiscano la
gestione degli incarichi ricevuti seguendo i principi di revisione internazionali e
nazionali, come richiesto dall’art. 11 del d.lgs. 27 gennaio 2010, n. 39.
La natura e l’ampiezza delle procedure di controllo qualità nelle diverse società di
revisione dipendono da molti fattori quali la dimensione e la natura dell’attività
svolta, la distribuzione geografica con filiali decentrate o meno, la struttura organizzativa adottata e le relative considerazioni di costi/benefici. Saranno pertanto
diverse da società di revisione a società di revisione le politiche e le procedure
relative, così come la documentazione a supporto delle verifiche svolte.
16.3 Gli elementi del sistema di controllo qualità
Il sistema di controllo qualità deve includere direttive e procedure volte a disciplinare i seguenti elementi:
a) la responsabilità delle persone che ricoprono un ruolo di leadership nella qualità all’interno della società di revisione;
b) i requisiti etici;
c) il processo di accettazione e mantenimento dei clienti e degli incarichi;
d) le risorse umane;
e) l’esecuzione dell’incarico;
f) il monitoraggio.
Le direttive e procedure di controllo qualità devono essere documentate e comunicate a tutto il personale aziendale operativo. Tale comunicazione dovrà descrivere le direttive e le procedure di controllo qualità e gli obiettivi da raggiungere e
dovrà trasmettere il messaggio che ogni individuo è personalmente responsabile
della qualità ed è tenuto a rispettarne le direttive e le procedure. Inoltre è opportuno che sia previsto che la società di revisione riceva un feedback dal proprio
personale sulla efficacia del proprio sistema di controllo qualità e pertanto lo incoraggerà a comunicare il proprio punto di vista e le proprie preoccupazioni sul
sistema in essere.
500
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
16.3.1 Responsabilità delle persone che ricoprono un ruolo di leadership rispetto alla qualità all’interno della società
Bisogna distinguere nell’ambito del controllo qualità tra coloro che all’interno
della società di revisione di revisione hanno un ruolo di leadership da coloro che
eseguono istruzioni ricevute.
Iniziando dai primi è necessario che la società di revisione introduca direttive e
procedure per promuovere una cultura aziendale basata sulla consapevolezza che
la qualità è una caratteristica essenziale nello svolgimento di ogni incarico. Tali
direttive e procedure devono attribuire all’amministratore delegato (o a figura
equivalente) o, ove applicabile, al comitato esecutivo (o ad organo equivalente) la
responsabilità del sistema di controllo qualità.
All’interno della società di revisione, le persone che ricoprono un ruolo di leadership influenzano con il loro comportamento il modo di operare della società stessa (in pratica creano la cultura aziendale interna), per cui la promozione di una
cultura aziendale orientata alla qualità è essenzialmente legata ai loro comportamenti e ai loro frequenti messaggi. Questi devono essere chiari e coerenti da parte
di tutti i suoi membri apicali con l’obiettivo di:
a) svolgere un lavoro in conformità agli standard ed ai requisiti normativi;
b) emettere relazioni appropriate nella fattispecie.
I comportamenti e i messaggi che incoraggiano una cultura simile sono molto
efficaci se essi riconoscono e premiano un lavoro di alta qualità. Molti sono i
modi in cui essi possono essere trasmessi, ad esempio con seminari, corsi, meeting, colloqui informali e formali, dichiarazioni in merito alla mission, newsletter,
memorandum di briefing, ecc. I messaggi possono anche essere contenuti nella
documentazione interna della società di revisione e nel materiale di formazione
professionale, nelle procedure di valutazione del personale con l’obiettivo di sostenere e rafforzare l’importanza della qualità e di come questa possa essere ottenuta in pratica.
Di particolare rilievo, da parte delle persone che ricoprono un ruolo di leadership
nella società di revisione, è la necessità di riconoscere che la strategia di business
è soggetta alla esigenza prioritaria di ottenere qualità in tutti gli incarichi svolti 1.
Conseguentemente:
a) la società di revisione deve assegnare le responsabilità di gestione in modo
1. Una società di revisione senza qualità difficilmente potrà avere una valida clientela.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
501
tale che considerazioni di carattere commerciale non prevalgano sulla qualità
del lavoro svolto;
b) le direttive e procedure che regolano la valutazione, la remunerazione e l’avanzamento professionale (ivi incluso il sistema di incentivi) del personale professionale siano finalizzate a dimostrare l’impegno sulla qualità come priorità;
c) la società di revisione dedichi risorse sufficienti allo sviluppo, alla documentazione ed al supporto delle direttive e procedure di controllo qualità.
Le persone, o la persona, a cui l’amministratore delegato o il comitato esecutivo
decide di assegnare la responsabilità operativa del sistema di controllo qualità
deve avere esperienza e capacità sufficienti ed adeguate, e l’autorità necessaria
per assumere tale responsabilità.
Esperienza e capacità sufficienti ed adeguate permettono alla persona/persone
responsabili di identificare e comprendere le questioni relative al controllo qualità e a sviluppare delle direttive e procedure adeguate. L’autorità necessaria gli
permette di far adottare tali direttive e procedure.
16.3.2 Requisiti etici
• Obiettività, integrità, indipendenza
I requisiti etici sono i principi fondamentali alla base di ogni attività di verifica. In
ogni caso tutto il personale della società di revisione o il singolo professionista
devono attenersi ai principi di indipendenza, integrità, obiettività, riservatezza e
professionalità.
È evidente che l’obiettività, come atteggiamento mentale, non può essere soggetta a verifica esterna, e l’integrità non può essere valutata preventivamente.
L’indipendenza del comportamento è invece il modo migliore col quale il professionista incaricato può, di fatto e agli occhi dei terzi, dimostrare che ha svolto il
proprio incarico con obiettività e integrità professionale.
L’indipendenza 2 riguarda due diversi profili:
a) indipendenza mentale, da intendersi come l’atteggiamento intellettuale del
professionista incaricato nel considerare solo gli elementi rilevanti per l’esercizio del suo incarico escludendo ogni fattore estraneo;
b) indipendenza formale, da intendersi come la condizione oggettiva in base
alla quale il soggetto sia riconosciuto indipendente. Ciò significa che il profes-
2. Per un approfondimento sull’indipendenza del revisore, vedi il capitolo 4.
502
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
sionista non sia associato a situazioni o circostanze di rilevanza tale da indurre
un terzo ragionevole e informato a mettere in dubbio le sue capacità come
professionista nello svolgere l’incarico in modo obiettivo.
È quindi necessario mettere in atto un processo interno di monitoraggio tale da
consentire la verifica dell’osservanza del requisito di indipendenza con sistemi
interni che consentano di assumere tutti i provvedimenti ragionevoli affinché ogni
soggetto all’interno della sua struttura si conformi alle politiche e procedure in
materia di indipendenza.
• Minacce all’indipendenza
L’indipendenza del professionista può essere compromessa da diversi tipi di minacce, spesso riconducibili a situazioni ambientali e personali che, singolarmente
prese o nel loro insieme, possono indurre i terzi a dubitare sulla imparzialità e
obiettività di giudizio del soggetto incaricato del controllo.
In particolare, i più comuni tipi di minacce possono essere individuati nell’interesse personale, nella autoverifica, nella prestazione di attività di patrocinatore
legale e di consulente tecnico di parte, nella familiarità di rapporti e relazioni con
il cliente e nell’intimidazione. Nel valutare l’indipendenza si devono prendere in
considerazione tutte le circostanze che potrebbero determinare una delle minacce
che sono state descritte nel capitolo 4.
Il livello di rischio di compromettere l’indipendenza va visto anche con riferimento alla significatività delle suddette minacce, considerate sia singolarmente
sia nel loro insieme. La valutazione di tali rischi per l’indipendenza del revisore
significa che si devono tenere in debito conto i servizi prestati all’impresa revisionata e alle sue relazioni con il professionista/società di revisione sia prima del
conferimento dell’incarico sia nel corso del medesimo.
• Sistemi di salvaguardia dell’indipendenza
In presenza di circostanze che minacciano l’indipendenza dell’attività di verifica,
il professionista deve valutare la loro rilevanza e documentare la valutazione effettuata, nonché l’esistenza di un adeguato sistema di salvaguardia tale da ridurne il livello di rischio entro limiti ragionevolmente accettabili.
Per sistema di salvaguardia si intende l’insieme documentato delle procedure,
delle norme di comportamento e dei provvedimenti che mirano a proteggere l’autonomia di giudizio del professionista e a mantenere l’attività di verifica in un
contesto di obiettività e imparzialità.
I sistemi di salvaguardia possono essere di diverso tipo:
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
503
i) incentrati sui controlli di qualità posti in essere sia dagli ordini professionali
sia dalle autorità di vigilanza;
ii) relativi al soggetto sottoposto a controllo;
iii) relativi al professionista e alla sua rete.
Le salvaguardie di cui ai punti i) e ii) sono elementi del sistema nel quale il professionista si trova ad operare sui quali non può in alcun modo incidere.
Si tratta di salvaguardie predisposte da fonti e organismi statali o governativi,
regolamentari o dall’autodisciplina professionale, dirette a creare un ambiente di
riferimento nel quale il pubblico possa riporre affidamento sull’attività di controllo. Esse contribuiscono al rafforzamento della percezione dei terzi circa l’indipendenza del professionista stesso. La presenza di tali salvaguardie, di carattere
generale ed esterno al professionista, non esonera quest’ultimo dalla predisposizione di tutte le altre salvaguardie necessarie alla propria indipendenza. Di conseguenza, egli dovrà mettere in atto tutte le misure necessarie, ancorché siano al
contempo operanti, a livello di sistema, alcuni presidi volti a favorire la percezione dell’indipendenza agli occhi dei terzi.
L’esistenza e l’efficacia delle salvaguardie incidono sul livello di rischio di mancanza di indipendenza. Tale livello di rischio è espresso all’interno di una scala di
valori compresa tra “nessun rischio di mancanza d’indipendenza” e “massimo
rischio di mancanza d’indipendenza”.
La valutazione del livello di rischio di mancanza di indipendenza va effettuata dal
responsabile dell’incarico e da qualsiasi altro soggetto coinvolto nel processo
decisionale sulla indipendenza del professionista (ad esempio gli organi di controllo). Nell’effettuare la valutazione del livello di rischio di mancanza di indipendenza, bisogna riscontrare se le salvaguardie in atto eliminino o riducano adeguatamente le minacce per l’indipendenza.
Se le salvaguardie in essere non siano ritenute sufficienti ad eliminare o attenuare
il rischio di mancanza di indipendenza del professionista, occorrerà adottarne altre, anche tra loro congiunte, che siano più consone al raggiungimento dello scopo (divieti, obblighi d’informazione, ecc.).
• Preparazione e competenza
La società di revisione o il singolo professionista devono essere dotati di un organico tale da garantire un adeguato livello di competenza e di aggiornamento del
personale per consentire loro di fare fronte con la dovuta diligenza alle loro responsabilità. In Italia tale competenza si raggiunge con il superamento dell’esame per revisore descritto nel capitolo 2 e nel mantenimento di un adeguato pro-
504
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
gramma di formazione all’interno del Registro revisori che porta alla scissione tra
revisori attivi ed inattivi.
16.3.3 Assegnazione dell’incarico ad un team
La società di revisione deve assegnare la responsabilità di ogni incarico ad un
socio (responsabile dell’incarico) e deve introdurre direttive e procedure che richiedano:
a) che l’identità e il ruolo del socio dell’incarico siano comunicati alla dirigenza
del cliente ed ai responsabili dell’attività di governance;
b) che il socio dell’incarico abbia le capacità e le competenze adeguate all’incarico da svolgere, l’autorità ed il tempo sufficiente per svolgerlo;
c) che le responsabilità del socio dell’incarico siano chiaramente definite e comunicate a tutto il personale.
Le direttive e procedure devono prevedere dei sistemi di monitoraggio del carico
di lavoro e della disponibilità dei soci a svolgere l’incarico per lasciar loro il
tempo sufficiente a far fronte alle proprie responsabilità.
La società di revisione dovrà assegnare all’incarico personale interno con la capacità e competenza necessarie e con adeguate disponibilità di tempo per svolgere
l’incarico conformemente agli standard professionali e ai requisiti normativi, e in
grado di permettere alla società di revisione e al socio dell’incarico di emettere
una relazione appropriata nella fattispecie.
Bisognerà inoltre prevedere delle procedure per accertare le capacità e la competenza del proprio personale interno. Le capacità e competenze da prendere in
considerazione nell’assegnazione del team di lavoro e nella determinazione del
livello di supervisione richiesto includono:
– conoscenza e esperienza pratica in lavori simili per natura e complessità, con
un’adeguata formazione e partecipazione al lavoro;
– conoscenza degli standard professionali e dei requisiti normativi;
– conoscenza tecnica adeguata, ivi incluse le tecnologie;
– conoscenza del settore in cui il cliente opera;
– capacità di formulare una valutazione professionale;
– conoscenza delle direttive e procedure di controllo qualità della società di revisione.
• Svolgimento dell’incarico
Preso atto che, con le sue direttive e procedure, la società di revisione deve ottenere coerenza nella qualità dello svolgimento dell’incarico, l’obiettivo viene spesso
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
505
raggiunto con l’impiego di manuali cartacei o elettronici, strumenti software o
altre forme di documentazione standardizzata, e materiale specifico sul settore o
su oggetti specifici. Alcuni degli aspetti da considerare sono:
– come il team è stato istruito sull’incarico per fargli conoscere gli obiettivi dell’incarico;
– i processi per operare sull’incarico in conformità con gli standard applicabili;
– i processi per la supervisione dell’incarico, la formazione e istruzione del personale interno;
– i metodi di riesame del lavoro svolto, delle valutazioni significative e il tipo di
relazione da emettere;
– la documentazione appropriata sul lavoro svolto, sulla tempistica e sull’ambito del riesame;
– processi per mantenere aggiornate tutte le direttive e procedure.
È importante che tutti i membri del team di lavoro comprendano gli obiettivi da
raggiungere nell’incarico che devono eseguire. Un lavoro in team ed una formazione adeguati sono necessari per poter dare assistenza ai membri del team con
minor esperienza, perché questi possano meglio comprendere gli obiettivi del
lavoro a loro assegnato.
La supervisione comprende:
– la verifica del processo di svolgimento dell’incarico in base alla sua pianificazione;
– la valutazione delle capacità e delle competenze individuali dei membri del
team di lavoro, la valutazione del tempo a loro disposizione per svolgere il
lavoro, del loro livello di comprensione delle istruzioni e se il lavoro è svolto
conformemente all’approccio pianificato;
– la gestione di problematiche significative emerse nel corso dello svolgimento
dell’incarico, considerandone gli effetti e modificando, se necessario, il lavoro
che era stato pianificato;
– identificazione degli argomenti che richiedono consultazione o pareri da parte
di membri del team di lavoro più esperti.
Le responsabilità del riesame del lavoro svolto si determinano in base al sistema
secondo il quale i membri del team di lavoro più esperti, ivi incluso il socio dell’incarico, controllano il lavoro svolto dai membri meno esperti del team. Chi
riesamina il lavoro deve considerare se:
a) il lavoro è stato svolto in conformità con gli standard professionali ed i requisiti normativi;
b) sono emersi elementi significativi che richiedano ulteriori considerazioni;
506
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
c) sono state effettuate le necessarie consultazioni e le conclusioni raggiunte sono
state documentate ed implementate;
d) è necessario rivedere la natura, la tempistica e l’estensione del lavoro svolto;
e) il lavoro svolto supporta le conclusioni raggiunte ed è adeguatamente documentato;
f) gli elementi probativi raccolti sono sufficienti ed adeguati a supportare la relazione emessa;
g) gli obiettivi delle procedure sono stati raggiunti.
• Consultazione
La società di revisione deve introdurre direttive e procedure finalizzate a garantire con ragionevole sicurezza che:
a) su argomenti difficili o controversi siano effettuate le opportune consultazioni;
b) siano disponibili risorse sufficienti per effettuare le necessarie consultazioni;
c) la natura e le finalità delle consultazioni siano documentate;
d) le conclusioni derivanti dalle consultazioni siano documentate ed implementate.
La consultazione include la discussione ad un livello professionale adeguato, con
persone interne o esterne alla società di revisione che abbiano esperienza specifica per la soluzione di situazioni difficili o controverse.
La consultazione utilizza strumenti di ricerca adeguati, insieme all’esperienza
collettiva e tecnica della società di revisione. La consultazione aiuta a promuovere la qualità e migliora l’espressione delle valutazioni professionali. La consultazione di altri professionisti è efficace se le persone consultate sono messe a conoscenza di tutti i fatti rilevanti che li mettano in grado di fornire suggerimenti validi
su questioni tecniche, etiche ed altre questioni. Le procedure di consultazione
devono prevedere che essa sia fornita da persone con l’adeguata conoscenza,
esperienza ed anzianità all’interno della società di revisione (o, ove sia il caso, al
di fuori della società di revisione) su significative questioni tecniche, etiche ed
altre questioni, e la produzione di adeguata documentazione con l’adozione delle
conclusioni emerse dalle consultazioni.
Una società di revisione che necessita di consultazione esterna, per esempio nel
caso in cui non abbia risorse adeguate al suo interno, può utilizzare servizi di
consulenza da parte di altre aziende, organi professionali e autorità di controllo,
aziende che forniscono servizi di controllo qualità.
Prima di assegnare l’incarico per tali servizi, è bene considerare se il fornitore
esterno è adeguatamente qualificato allo scopo.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
507
La documentazione delle consultazioni con altri professionisti che riguardino
questioni difficili o controverse deve essere concordata dalle due parti, cioè tra
chi richiede la consultazione e chi è consultato. La documentazione deve essere
sufficientemente completa e dettagliata da permettere la comprensione:
a) degli elementi su cui si richiede la consultazione;
b) dei risultati della consultazione, ivi incluse tutte le decisioni maturate, gli argomenti alla base di tali decisioni e le modalità della loro adozione.
• Divergenze di opinioni
La società di revisione dovrà introdurre direttive e procedure per gestire e risolvere differenze di opinione all’interno del team di lavoro, nei confronti delle persone consultate e, ove applicabile, fra il socio dell’incarico ed il responsabile del
controllo qualità dell’incarico. Le conclusioni raggiunte devono essere documentate ed adottate.
Le procedure devono stimolare l’individuazione di divergenze di opinione nelle
prime fasi del lavoro, devono fornire delle linee guida chiare per intraprendere le
azioni successive, devono prevedere la documentazione del modo in cui le divergenze sono state risolte e sono state adottate le conclusioni raggiunte. La relazione non deve essere emessa sino a che la questione non sia risolta.
Una società di revisione che ricorra a personale esterno adeguatamente qualificato per svolgere una revisione di qualità sull’incarico deve riconoscere che possono verificarsi divergenze d’opinione e deve introdurre procedure volte alla risoluzione di tali divergenze, ad esempio consultando un’altra società di revisione o
professionista individuale, o un organo professionale o un’autorità di controllo.
• Accettazione e mantenimento della clientela
Considerando i rischi connessi alla clientela, ogni società di revisione o singolo professionista deve valutare il cliente potenziale e prima di accettare un incarico deve
inoltre esaminare, in modo continuativo, i rapporti che la legano al cliente acquisito.
Nel decidere se accettare un nuovo cliente o continuare a fornire i propri servizi ad
un cliente già acquisito, la società di revisione o il professionista singolo devono
tenere in debito conto la propria indipendenza e la capacità di fornire al cliente un
servizio adeguato e, per quanto riguarda il cliente, l’integrità della sua direzione.
Si tratta anche di valutare l’integrità del cliente e a tal fine alcuni degli elementi
che la società di revisione deve prendere in considerazione sono, per esempio:
– l’identità e la reputazione dei principali proprietari, degli alti dirigenti, delle
parti correlate e dei responsabili dell’attività di governance;
508
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
– la natura dell’attività del cliente, ivi incluse le prassi commerciali;
– informazioni relative al comportamento dei principali proprietari del cliente,
degli alti dirigenti, delle parti correlate e dei responsabili dell’attività di governance in ambiti quali l’interpretazione aggressiva dei principi contabili e l’ambiente di revisione interno;
– l’eccessiva preoccupazione del cliente sul fatto di mantenere gli onorari di
revisione più bassi possibile;
– indicazioni di una limitazione inappropriata della natura del lavoro;
– indicazioni di un possibile coinvolgimento del cliente in riciclaggio o altre
attività criminali;
– le ragioni per cui si propone di affidare l’incarico alla società di revisione e le
ragioni per cui non è stato riconfermato il revisore precedente.
Il livello di conoscenza da parte della società di revisione dell’integrità del cliente
crescerà in caso di una relazione duratura con il cliente.
Le suddette informazioni relative al cliente possono essere ottenute, per esempio,
per mezzo di:
– comunicazioni con i revisori attuali o uscenti e da colloqui con altri terzi;
– interviste ad altro personale aziendale o a terzi quali banche, consulenti legali,
altre aziende dello stesso settore;
– ricerche su database relativamente al background del cliente.
Nel valutare se la società di revisione possieda le capacità, la competenza, il tempo e le risorse per eseguire un nuovo incarico ricevuto da un cliente nuovo o già
acquisito, bisogna analizzare i requisiti specifici del nuovo incarico ed i profili del
socio e dello personale interno a tutti i livelli. Tra l’altro, la società di revisione
deve considerare se:
– il personale sia preparato sulla specificità del settore o sull’oggetto specifico
dell’incarico;
– il personale abbia esperienza dei requisiti della normativa e della reportistica o
abbia la capacità di acquisire in modo efficiente le competenze e la preparazione necessarie allo svolgimento del lavoro;
– la società di revisione abbia a disposizione personale sufficiente con le capacità e competenza necessarie allo svolgimento del lavoro;
– siano disponibili degli esperti in caso di necessità;
– ove applicabile, siano disponibili le persone in possesso dei requisiti di idoneità per svolgere il controllo qualità dell’incarico;
– la società di revisione sia in grado di portare a termine l’incarico entro le scadenze di legge.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
509
La società di revisione deve inoltre considerare se l’accettazione di un incarico da
parte di un cliente nuovo o già acquisito possa originare un conflitto di interessi,
reale o percepito. Laddove sia identificato un potenziale conflitto, la società di
revisione deve prendere in considerazione l’opportunità di accettare o meno l’incarico.
La decisione in merito al mantenimento di un cliente deve tener conto anche di
elementi significativi emersi nel corso di attuali o precedenti incarichi e delle
implicazioni possibili nel prosieguo del rapporto. Per esempio un cliente potrebbe aver iniziato ad espandere la sua attività in un’area nella quale la società di
revisione non possiede la necessaria esperienza e preparazione.
Nel caso in cui la società di revisione ottenga informazioni che, se disponibili in
anticipo, avrebbero condotto al rifiuto dell’incarico, le direttive e procedure sull’accettazione e mantenimento del cliente devono tenere in considerazione, in
base a quanto previsto dal d.lgs. 27 gennaio 2010, n. 39:
a) le responsabilità professionali e legali che intervengono in tali circostanze, ivi
inclusa l’eventualità che esista l’obbligo per la società di revisione di informare la persona o le persone che hanno assegnato l’incarico o, in alcuni casi, gli
organi di controllo;
b) la possibilità di recedere dall’incarico o anche di interrompere il rapporto con
il cliente.
Le direttive e le procedure che regolano il recesso dall’incarico, o l’interruzione
del rapporto con il cliente, devono regolare anche i seguenti aspetti:
– la discussione con gli adeguati livelli dirigenziali e con i responsabili dell’attività di governance del cliente riguardo alle azioni da intraprendere in base di
fatti e circostanze pertinenti;
– qualora la società di revisione concluda che è appropriato il recesso, la discussione con gli adeguati livelli dirigenziali e con i responsabili dell’attività di governance del cliente riguardo al recesso dall’incarico o al recesso dall’incarico e
all’interruzione del rapporto con il cliente e riguardo ai motivi del recesso.
– la considerazione dell’eventualità che esistano requisiti professionali o normativi che obbligano la società di revisione a non recedere dall’incarico o a riferire
agli organi di revisione il recesso dall’incarico o il recesso dall’incarico e l’interruzione del rapporto con il cliente, unitamente alle relative motivazioni;
– la documentazione degli elementi significativi, delle consultazioni, delle conclusioni raggiunte e delle loro basi.
510
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
16.3.4 Risorse umane
Anche l’area delle risorse umane deve essere sottoposta a controllo qualità in
particolare per gli aspetti relativi a:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
selezione del personale
valutazione delle prestazioni
capacità
competenza
sviluppo di carriera
avanzamento professionale
remunerazione
valutazione delle esigenze del personale.
L’attenzione a questi aspetti permette alla società di revisione di accertare il numero necessario e le caratteristiche del personale operativo per l’esecuzione degli
incarichi. I processi di selezione del personale includono anche procedure che
aiutano la società di revisione a selezionare individui dotati di integrità e con le
attitudini per sviluppare le capacità e la competenza necessarie all’esecuzione
dell’incarico.
Capacità e competenza possono essere sviluppati con diversi strumenti, quali:
•
•
•
•
formazione professionale;
sviluppo professionale continuativo e formazione;
esperienza di lavoro sul campo;
formazione da parte di personale interno più esperto del team di revisione.
Il mantenimento nel tempo della competenza del personale della società di revisione dipende in modo significativo da un adeguato livello di formazione professionale continua. La società di revisione pertanto dovrà sottolineare nelle sue direttive e
procedure la necessità di una formazione continua del personale a tutti i livelli, e
fornire le risorse e l’assistenza necessarie per permettere al personale di sviluppare
e mantenere tale capacità e la competenza richiesta. In caso risorse tecniche e formative non siano disponibili internamente, o per altre ragioni, la società di revisione
potrà utilizzare personale esterno adeguatamente qualificato allo scopo.
Le procedure di valutazione delle prestazioni, quelle relative alla remunerazione
e all’avanzamento professionale devono assicurare il dovuto riconoscimento e
ricompensa dello sviluppo e del mantenimento della competenza e del rispetto
dei principi etici. In particolare, la società di revisione dovrà:
a) informare il personale delle aspettative della società di revisione per le prestazioni professionali ed i principi etici richiesti;
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
511
b) fornire al personale una valutazione e un confronto (counseling) sulle prestazioni, sui progressi fatti e sull’avanzamento professionale;
c) far capire al personale che la promozione a posizioni di maggior responsabilità dipende, insieme ad altri fattori, dalla qualità del lavoro svolto e dall’adesione ai principi etici, e che il mancato rispetto delle direttive e procedure aziendali potrà comportare provvedimenti disciplinari.
Le dimensioni e le caratteristiche della società di revisione influenzeranno la struttura del sistema di valutazione delle prestazioni. Le società di revisione più piccole,
in particolare, potranno valutare il proprio personale con sistemi meno formali.
16.3.5 Esecuzione dell’incarico
La società di revisione dovrà introdurre direttive e procedure che richiedano, per determinati incarichi, una revisione di qualità dell’incarico che fornisca una valutazione
obiettiva dei giudizi significativi formulati dal team assegnato all’incarico e delle conclusioni raggiunte nella redazione della relazione. Tali direttive e procedure devono:
a) prevedere un controllo qualità dell’incarico per tutte le revisioni di bilanci di
enti pubblici;
b) stabilire i criteri secondo i quali devono essere valutati tutti i lavori di revisione completa e limitata di bilanci, altri servizi correlati, per determinare se sia o
meno opportuno svolgere un controllo qualità dell’incarico;
c) prevedere un controllo qualità dell’incarico per tutti gli incarichi le cui caratteristiche corrispondono ai criteri stabiliti come indicato nel punto b).
Le direttive e procedure devono prevedere che il controllo qualità dell’incarico
sia completato prima dell’emissione della relazione.
Alcuni dei criteri da considerare nel determinare quali incarichi, oltre alle revisioni di bilanci di società di revisione quotate, devono essere oggetto di un controllo
qualità sono:
– la natura dell’incarico, ivi inclusa la misura nella quale questo riguarda materie di interesse pubblico;
– l’esistenza di circostanze anomale o di rischi particolari in un incarico o in una
tipologia di incarichi;
– se la legge o la normativa richiede o meno un controllo qualità dell’incarico.
In questi casi si devono introdurre direttive e procedure che prevedano:
a) natura, tempistica e estensione del controllo qualità dell’incarico;
b) criteri di idoneità dei responsabili del controllo qualità dell’incarico;
c) requisiti della documentazione del lavoro di controllo qualità dell’incarico.
512
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
• Natura, tempistica e ambito del controllo qualità dell’incarico
Normalmente il controllo qualità dell’incarico inizia con un incontro con il socio
dell’incarico, il riesame del bilancio o di altri dati oggetto dell’incarico, della
relazione da emettere e, in particolare, la valutazione dell’appropriatezza della
relazione. Deve anche prevedere il riesame di una selezione delle carte di lavoro
relative ai giudizi significativi maturati dal team di lavoro e alle conclusioni
raggiunte. L’estensione del controllo dipende dalla complessità dell’incarico e
dal rischio che la relazione da emettere possa non essere appropriata nella fattispecie. Il fatto di aver effettuato un controllo qualità interno non diminuisce le
responsabilità del socio dell’incarico.
Il controllo qualità di incarichi di revisione di bilanci di enti pubblici deve, fra
l’altro, tenere in considerazione:
– la valutazione da parte del team di lavoro dell’indipendenza della società di
revisione relativamente all’incarico specifico;
– i rischi significativi rilevati nel corso dell’incarico e le risposte a tali rischi;
– i giudizi formulati, in particolare riguardo alla significatività e ai rischi significativi;
– se siano state effettuate le adeguate consultazioni in caso di divergenza di opinioni o in caso di altre questioni complesse o controverse; la valutazione delle
conclusioni derivanti da tali consultazioni;
– significatività e risoluzione di errori di bilancio emersi nel corso dell’incarico,
sia che siano stati corretti o meno;
– questioni che devono essere comunicate alla dirigenza e ai responsabili dell’attività di governance del cliente e, ove applicabile, ad altri quali le autorità
di controllo;
– se le carte di lavoro selezionate per il controllo riflettano il lavoro svolto relativamente agli aspetti inclusi nei giudizi espressi e se supportino le conclusioni raggiunte;
– l’appropriatezza della relazione da emettere.
Il controllo qualità di incarichi di revisione di bilanci di enti pubblici non può, a
seconda delle circostanze, richiedere tutte o solo alcune delle considerazioni sopra elencate.
Il responsabile del controllo qualità dell’incarico dovrà condurre il controllo in
modo tempestivo nelle diverse fasi di svolgimento dell’incarico, in modo tale che
questioni significative possano essere risolte prontamente al meglio prima dell’emissione della relazione.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
513
Nel caso in cui il responsabile del controllo qualità dell’incarico esprima raccomandazioni che il socio dell’incarico non accetti, e la controversia non possa
essere risolta con soddisfazione, la relazione non potrà essere emessa finché la
questione non fosse risolta applicando le procedure aziendali interne per la risoluzione delle divergenze di opinione.
• Criteri di idoneità del responsabile del controllo qualità dell’incarico
Le direttive e procedure della società di revisione devono prevedere la nomina di
un responsabile del controllo qualità dell’incarico e stabilire la sua idoneità in
base a quanto segue:
a) le qualifiche tecniche richieste per lo svolgimento del ruolo, inclusa la necessaria esperienza ed autorità;
b) il limite entro il quale il responsabile del controllo qualità dell’incarico può
essere consultato sull’incarico stesso, senza che ciò comprometta la sua obiettività.
Le qualifiche tecniche del responsabile del controllo qualità dell’incarico devono
definire la sua conoscenza tecnica, l’esperienza e la autorità necessarie per lo
svolgimento del ruolo. Ciò che si definisce in pratica come sufficiente ed adeguata conoscenza tecnica, esperienza e autorità dipende dalle caratteristiche dell’incarico. Inoltre, il responsabile del controllo qualità di un incarico di revisione di
bilancio di un EIP (Ente di interesse pubblico) deve essere una persona con esperienza sufficiente ed adeguata e con l’autorità per svolgere il ruolo di socio responsabile della revisione.
Tali procedure sono finalizzate a mantenere l’obiettività del responsabile del controllo qualità dell’incarico. Per esempio, questa persona:
a) non deve essere scelta dal socio dell’incarico;
b) non deve essere coinvolta operativamente nell’incarico nel periodo in cui si
svolge il controllo qualità;
c) non deve prendere decisioni che riguardino il team assegnato all’incarico;
d) non deve essere soggetta ad altre considerazioni che possano minacciarne
l’obiettività.
Il socio dell’incarico può consultarsi con il responsabile del controllo qualità dell’incarico nel corso dello svolgimento dell’incarico. Queste consultazioni non
compromettono necessariamente l’idoneità del responsabile del controllo qualità
dell’incarico a svolgere il suo ruolo. Tuttavia, qualora la natura e l’estensione
delle consultazioni diventasse rilevante, deve essere prestata massima attenzione
sia da parte del team assegnato all’incarico che del responsabile del controllo
514
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
qualità dell’incarico per assicurare l’imparzialità di quest’ultimo. Ove ciò non
fosse possibile, un altro individuo all’interno della società di revisione o un individuo esterno adeguatamente qualificato sarà incaricato di svolgere il ruolo o di
responsabile del controllo qualità dell’incarico, o della persona da consultare relativamente a tale incarico. Le direttive della società di revisione devono prevedere la sostituzione del responsabile del controllo qualità dell’incarico nel caso in
cui venisse a mancare nella capacità di svolgere un controllo qualità obiettivo.
I professionisti individuali o le piccole società di revisione, se dovessero identificare incarichi che richiedono un controllo qualità, possono affidarlo a personale
esterno qualificato. In alternativa, i professionisti individuali o le piccole società
di revisione possono preferire l’utilizzo di altre società di revisione per facilitare
il controllo qualità degli incarichi. Nel caso in cui la società di revisione utilizzi
persone esterne adeguatamente qualificate, essa dovrà rispettare i requisiti e le
indicazioni riportate prima.
• Documentazione del controllo qualità dell’incarico
Le direttive e procedure sulla documentazione del controllo qualità dell’incarico
devono prevedere la documentazione di quanto segue:
a) che siano state rispettate le procedure previste dalle direttive aziendali sul controllo qualità degli incarichi;
b) che il controllo qualità sia terminato prima dell’emissione della relazione;
c) che il responsabile del controllo qualità dell’incarico non sia a conoscenza di
questioni irrisolte che potrebbero indurlo a credere che i giudizi espressi dal
team del lavoro e le conclusioni raggiunte siano inadeguate.
• Assemblaggio delle carte di lavoro finali
La società di revisione deve introdurre direttive e procedure che indichino al team
di lavoro le modalità per completare l’assemblaggio tempestivo delle carte di
lavoro finali, dopo la emissione della relazione.
La normativa esistente potrebbe indicare il limite massimo temporale entro il quale
deve essere completata la formalizzazione dei documenti, spetta alla società di
revisione stabilire limiti adeguati alla natura dell’incarico, che riflettano la necessità di completare l’assemblaggio delle carte di lavoro in modo tempestivo 3 .
3. Nel caso di un lavoro di revisione, per esempio, tale termine non dovrebbe normalmente superare
i 60 giorni dalla data dell’emissione della relazione finale.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
515
Nel caso siano emesse due o più relazioni sugli stessi dati relativi a un cliente, le
direttive e procedure della società di revisione relative ai limiti di tempo per l’assemblaggio delle carte di lavoro finali dovranno essere applicate ad ogni relazione come se si trattasse di un incarico separato. Questo può accadere, per esempio,
se la società di revisione emette un relazione di revisione sul bilancio consolidato
e, successivamente, una relazione di revisione sugli stessi dati ai fini del bilancio
civilistico.
• Riservatezza, salvaguardia, integrità, accessibilità e recupero della documentazione relativa all’incarico
La società di revisione dovrà introdurre direttive e procedure finalizzate a mantenere la riservatezza, la salvaguardia, l’integrità, l’accessibilità ed il recupero della
documentazione relativa all’incarico.
I requisiti etici (applicabili) stabiliscono l’obbligo per il personale della società di
revisione di osservare in ogni momento il principio della riservatezza delle informazioni contenute nella documentazione relativa all’incarico, a meno che non sia
stata data dal cliente una specifica autorizzazione a divulgare tali informazioni o
sia previsto uno specifico obbligo di legge o professionale. Normative specifiche
possono imporre al personale della società di revisione ulteriori obblighi per mantenere la riservatezza del cliente, in particolare laddove siano coinvolti dati di
natura personale.
Sia che la documentazione relativa all’incarico sia in forma cartacea, o elettronica
o su altro supporto informatico, l’integrità, l’accessibilità o il recupero dei dati
possono essere compromessi se esiste la possibilità che la documentazione sia
modificata, siano fatte delle aggiunte o delle cancellazioni senza che la società di
revisione ne sia al corrente, o se la documentazione corre il rischio di essere definitivamente persa o danneggiata. Di conseguenza, la società di revisione dovrà
individuare ed introdurre adeguati controlli affinché:
a) sia possibile determinare quando e da chi la documentazione relativa all’incarico è stata creata, modificata o rivista;
b) sia protetta l’integrità delle informazioni in tutte le fasi dell’incarico, in particolare quando le informazioni sono condivise fra i membri del team di lavoro
o trasmesse ad altri via Internet;
c) siano impedite modifiche non autorizzate della documentazione relativa all’incarico;
d) sia consentito l’accesso alla documentazione relativa all’incarico ai membri
del team di lavoro e alle altre persone autorizzate nei limiti necessari allo svolgimento dei rispettivi compiti.
516
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
I controlli da individuare ed introdurre per mantenere la riservatezza, la salvaguardia, l’integrità, l’accessibilità ed il recupero della documentazione relativa
all’incarico includono, per esempio:
i) l’utilizzo di password da parte dei membri del team di lavoro per limitare
l’accesso alla documentazione elettronica solo ad utenti autorizzati;
ii) l’effettuazione di back up periodici ed appropriati dei dati della documentazione elettronica in determinate fasi dello svolgimento dell’incarico;
iii) procedure per la corretta distribuzione della documentazione relativa all’incarico ai membri del team nella fase iniziale dell’incarico, la sua elaborazione
durante lo svolgimento dell’incarico, e la sua raccolta al termine dell’incarico;
iv) procedure per limitare l’accesso alle copie cartacee della documentazione relativa all’incarico, per consentirne l’adeguata distribuzione e garantire la conservazione riservata.
Per ragioni pratiche, gli originali della documentazione possono essere scansionati per potere essere archiviati nei file relativi all’incarico. In tale caso, la società
di revisione dovrà introdurre una procedura adeguata che preveda che il team
assegnato all’incarico:
a) produca copie scansionate che riflettano il contenuto completo della documentazione cartacea originale, ivi incluse le firme manuali, i rimandi, le annotazioni;
b) inserisca le copie scansionate nei file di lavoro, includendo gli indici e le firme
delle copie scansionate, ove necessario;
c) renda possibile il recupero e la stampa delle copie scansionate, ove necessario.
La società di revisione valuterà la necessità di conservare la documentazione cartacea originale che è stata scansionata per esigenze normative o per altre ragioni.
• Conservazione della documentazione relativa all’incarico
La società di revisione dovrà introdurre direttive e procedure sulla conservazione
della documentazione relativa all’incarico per un periodo sufficiente a soddisfare
le esigenze interne, o il periodo richiesto dalla normativa 4.
Le esigenze di conservazione della documentazione relativa all’incarico e di durata del periodo di conservazione potranno variare in considerazione della natura
dell’incarico e delle circostanze o anche da altri fattori 5.
4. In Italia il periodo è di 10 anni dalla data di emissione della relazione finale sul bilancio.
5. Ad esempio se la normativa locale richiede o meno di conservare la documentazione per determinati periodi di tempo a seconda del tipo di incarico, o se esistono o meno periodi di tempo generalmente applicati a livello nazionale in assenza di specifici requisiti normativi.
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
517
Le procedure che la società di revisione deve adottare per la conservazione della
documentazione relativa all’incarico includono quelle volte a:
– consentire il recupero e l’accesso alla documentazione nel periodo della sua
conservazione, in particolare nel caso di documenti elettronici poiché la tecnologia di base subisce aggiornamenti e cambiamenti nel corso del tempo;
– fornire, ove necessario, una registrazione dei cambiamenti apportati alla documentazione relativa all’incarico dopo che i file sono stati completati;
– consentire alle persone esterne autorizzate l’accesso e l’esame di specifica
documentazione relativa all’incarico per il controllo qualità o per altri scopi.
• Proprietà della documentazione relativa all’incarico
Se non diversamente specificato dalla normativa, la documentazione relativa all’incarico è di proprietà della società di revisione. Essa può, a sua discrezione,
consentire l’accesso ai clienti a parti o estratti della documentazione relativa all’incarico, a condizione che tale azione non minacci la validità del lavoro svolto
o, nei casi di incarichi di revisione, non costituisca una minaccia all’indipendenza
della società di revisione e del suo personale.
16.3.6 Monitoraggio
La società di revisione deve introdurre direttive e procedure finalizzate a garantire con ragionevole sicurezza che le direttive e procedure relative al sistema di
controllo qualità siano pertinenti, adeguate, operativamente efficaci e siano rispettate nella pratica. Tali direttive e procedure dovranno prevedere continue considerazioni e valutazioni circa il sistema di controllo qualità della società di revisione, ivi incluse ispezioni periodiche su una selezione di incarichi conclusi.
Il monitoraggio della conformità alle direttive e procedure per il controllo qualità
è finalizzato a valutare:
a) il rispetto degli standard professionali e dei requisiti normativi;
b) se il sistema di controllo qualità è stato adeguatamente concepito ed efficacemente implementato;
c) se le direttive e procedure di controllo qualità sono state applicate in modo
appropriato, in modo tale che le relazioni emesse dalla società di revisione o
dal socio del lavoro siano appropriate alle circostanze.
La società di revisione assegnerà la responsabilità del processo di monitoraggio
ad uno o più soci o altre persone al suo interno con esperienza ed autorità sufficiente ed adeguata per assumere tale responsabilità. Il monitoraggio del sistema
di controllo qualità della società di revisione deve essere effettuato da persone
518
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
competenti e deve verificare l’adeguatezza della struttura e l’operatività del sistema stesso.
Continue considerazioni e valutazioni del sistema di controllo qualità comprendono:
– analisi:
• degli sviluppi degli standard professionali e dei requisiti normativi, e di come
questi si riflettano nelle direttive e procedure aziendali ove appropriato;
• delle conferme scritte della conformità alle direttive e procedure sull’indipendenza;
• dello sviluppo professionale continuo, inclusa la formazione;
• delle decisioni relative all’accettazione e mantenimento dei clienti e degli
incarichi;
– determinazione delle correzioni e dei miglioramenti da apportare al sistema,
ivi incluso un sistema di feedback sulle direttive e procedure aziendali relative
alla formazione dei dipendenti;
– comunicazione al personale adeguato delle carenze individuate nel sistema,
nel livello di conoscenza del sistema e nella conformità;
– interventi a posteriori da parte di personale adeguato per apportare le necessarie modifiche alle direttive e procedure per il controllo qualità in modo tempestivo.
L’ispezione sulla selezione di incarichi conclusi di norma viene svolta ciclicamente.
Nell’ambito di ogni ciclo, che normalmente riguarda non più di 3 anni, gli incarichi
selezionati per l’ispezione devono includere almeno un incarico per ogni socio. I
criteri con cui ogni ciclo di ispezione viene organizzato, inclusa la tempistica della
selezione dei singoli incarichi, dipendono da diversi fattori, tra cui:
–
–
–
–
dimensioni della società di revisione;
numero di uffici e loro dislocazione;
risultati delle precedenti procedure di monitoraggio;
livello di autorità delle persone coinvolte e degli uffici (per esempio si considera se gli uffici periferici hanno l’autorizzazione per condurre ispezioni autonomamente, o se soltanto l’ufficio principale è autorizzato);
– la natura e la complessità dell’attività della società di revisione e la sua organizzazione;
– i rischi associati ai clienti e ai singoli incarichi.
Il processo di ispezione include la selezione di singoli incarichi, alcuni dei quali
possono essere selezionati senza preavviso al team assegnato all’incarico. Le persone che effettueranno l’ispezione sull’incarico non devono essere coinvolte nell’incarico e non devono occuparsi del controllo qualità dell’incarico stesso. Nella defini-
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
519
zione degli obiettivi dell’ispezione, la società di revisione può considerare una ispezione esterna indipendente. In ogni caso, un programma di ispezione esterna indipendente non può sostituire il programma di monitoraggio della società di revisione.
Le piccole società di revisione o i professionisti individuali possono decidere di
utilizzare una persona esterna adeguatamente qualificata o un’altra società di revisione esterna per svolgere le ispezioni sugli incarichi e altre procedure di monitoraggio. In alternativa, possono decidere di prendere accordi per condividere le
risorse con altre organizzazioni adeguate per facilitare le attività di monitoraggio.
La società di revisione dovrà valutare gli effetti delle carenze rilevate grazie al
processo di monitoraggio e deve stabilire se queste sono:
a) eventi che non indicano necessariamente che il sistema di controllo qualità è insufficiente a garantire con ragionevole sicurezza che l’azienda opera in conformità
agli standard professionali e ai requisiti normativi e che le relazioni emesse dalla
società di revisione o dal socio dell’incarico sono appropriate nella fattispecie;
b) carenze sistematiche, ripetitive o carenze significative che richiedono un immediato intervento correttivo.
La società di revisione deve comunicare al socio dell’incarico e all’altro personale coinvolto le carenze rilevate con il processo di monitoraggio e trasmettere le
raccomandazioni per le azioni correttive adeguate.
Le valutazioni riguardo ad ogni singolo tipo di carenza rilevata devono portare a
prendere una o più delle seguenti misure:
a) adeguate azioni correttive nei confronti del singolo incarico o della singola
persona;
b) comunicazione dei risultati dell’ispezione ai responsabili della formazione e
dello sviluppo professionale;
c) modifiche alle direttive e procedure per il controllo qualità;
d) misure disciplinari nei confronti di coloro che non hanno agito in conformità
alle direttive e procedure aziendali, specialmente in caso di infrazioni ripetute.
Nel caso in cui i risultati delle procedure di monitoraggio indichino che la relazione potrebbe non essere appropriata o che sono state omesse delle procedure nel
corso dello svolgimento dell’incarico, la società di revisione deve determinare
quali siano le azioni adeguate da intraprendere per agire in conformità agli standard professionali e ai requisiti normativi. Si potrebbe anche considerare di richiedere un parere legale.
Con frequenza almeno annuale, la società di revisione deve comunicare i risultati
del monitoraggio del sistema di controllo qualità ai soci e ad altro personale inter-
520
16 I CONTROLLI DI QUALITÀ
no, ivi incluso l’amministratore delegato della società di revisione o, ove applicabile, l’organo di gestione della società di revisione. Tale comunicazione deve consentire alla società di revisione e alle persone coinvolte di intraprendere immediatamente azioni adeguate, se necessario, secondo i rispettivi ruoli e responsabilità.
Le informazioni comunicate devono includere:
a) la descrizione delle procedure di monitoraggio effettuate;
b) le conclusioni derivanti dalle procedure di monitoraggio;
c) ove rilevi, la descrizione delle carenze sistematiche, ripetitive o altre carenze
significative e delle azioni intraprese per risolvere o correggere tali carenze.
Normalmente la comunicazione delle carenze rilevate a persone diverse dal socio
del lavoro non prevede l’individuazione dell’incarico a cui ci si riferisce, a meno
che essa non sia necessaria per il corretto svolgimento dei compiti delle persone
coinvolte, che non siano il socio del lavoro.
Alcune società di revisione operano nel contesto di una rete e, per uniformità,
possono svolgere alcune o tutte le procedure di monitoraggio all’interno della
rete. Nel caso in cui le società di revisione facenti parte di una rete applichino
direttive e procedure di monitoraggio comuni, e tali società di revisione dipendano da tale sistema di monitoraggio:
a) almeno una volta all’anno, la rete deve comunicare l’obiettivo generale, l’estensione ed i risultati del processo di monitoraggio alle persone appropriate nelle
società di revisione facenti parte della rete;
b) la rete deve comunicare alle persone appropriate nelle varie società di revisione facenti parte della rete tutte le carenze rilevate nel sistema di controllo qualità, così che possano essere intraprese le azioni necessarie;
c) I soci degli incarichi nelle società di revisione facenti parte della rete sono
autorizzati a fare affidamento sui risultati del processo di monitoraggio svolto
all’interno della rete, se non diversamente disposto dalla rete stessa.
La documentazione adeguata relativa al monitoraggio deve:
a) contenere le procedure di monitoraggio, incluse le procedure per la selezione
degli incarichi conclusi oggetto dell’ispezione;
b) registrare la valutazione dei seguenti elementi:
i) rispetto degli standard professionali e dei requisiti normativi;
ii) appropriatezza della struttura e operatività del sistema di controllo qualità;
iii) applicazione adeguata delle direttive e procedure per il controllo qualità,
in modo tale che le relazioni emesse dalla società di revisione o dai soci
siano appropriate nella fattispecie;
c) individuare le carenze rilevate, valutarne gli effetti e predisporre le basi per
determinare se e come agire di conseguenza.