Manuale di procedura per la gestione della Dote Regione Lombardia

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Programma Operativo Regionale della Lombardia
Ob. 2 (Competitività regionale e occupazione) FSE 2007-2013
cofinanziato con il contributo del Fondo Sociale Europeo (FSE)
MANUALE DELLE PROCEDURE
per la gestione della Dote
Manuale delle Procedure
per l’attuazione della dote
Indice
1.
INTRODUZIONE AL MANUALE
4
1.1.
LA DOTE
1.2.
OBIETTIVI DEL MANUALE
1.3.
FONTI NORMATIVE
1.4.
DESTINATARI DEL MANUALE
1.4.1.
U.O. Autorità di Gestione
1.4.2.
Struttura Politiche Integrate per la Persona
1.4.3.
Funzionario referente dell’Avviso
1.4.4.
Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
1.4.5.
Posizione Organizzativa Istruttoria Progetti
1.4.6.
Struttura Sistemi Informativi
1.4.7.
Posizione Organizzativa Comunicazione
1.4.8.
Altri soggetti interessati all’attuazione della dote
2.
REALIZZAZIONE DELLA DOTE
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.
4
6
6
7
7
8
9
10
10
11
11
11
14
PIANIFICAZIONE OPERATIVA DEGLI AVVISI PUBBLICI
SELEZIONE
GESTIONE
LIQUIDAZIONE
RECUPERI E SEGNALAZIONI OLAF
CHIUSURA
14
19
22
28
34
41
DOTE “A REGIA”
3.1
3.2
42
GESTIONE
CONTROLLO
42
46
4.
PROCEDURE DI REVISIONE DEL MANUALE
51
5
ALLEGATI
52
3.1.
RIFERIMENTI DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE
3.2.
MODULISTICA
3.2.1.
Modello per la dichiarazione sostitutiva di certificazioni
3.2.2.
Modello per la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
3.2.3.
Comunicazione di assegnazione dote
3.2.4.
Comunicazione di non assegnazione dote
3.2.5.
Piano di Intervento Personalizzato
3.2.6.
Domanda di liquidazione
3.2.7.
Comunicazione di rinuncia
3.3.
CHECK LIST
POR FSE REGIONE LOMBARDIA 2007-2013
53
54
54
55
56
57
58
63
65
66
2
Emissione del Documento
Nome/Funzione
Ruolo
Redatto da
Riccardo Perini
Dirigente Struttura Controllo,
Accreditamento, Valutazione
Approvato da
Renato Pirola
Dirigente U.O. Autorità di
Gestione
Elenco delle modifiche al documento
N. e Data Edizione
n. 1. del 7 ottobre 2008
Descrizione modifiche
-
3
1. Introduzione al Manuale
1.1. La dote
La dote è un insieme di risorse in capo all’individuo, utilizzabile presso gli operatori accreditati
per la fruizione di uno o più servizi (orientamento, formazione, etc) finalizzati all’inserimento
occupazionale. La dote può prevedere anche incentivi.
Nell’ambito del Programma Operativo Regionale della Lombardia Ob. 2 FSE 2007-2013
(POR), la dote rappresenta un progetto unitario1 e, al contempo, l’operazione ai sensi della
definizione fornita dall’art. 2 del Reg. (CE) 1083/06. In tale ambito il Beneficiario è la Autorità di
Gestione, ovvero l’Organismo Intermedio, che eroga la dote2, mentre l’individuo è il
Destinatario dei contributi pubblici sotto forma di dote.
Lo strumento della dote è stato introdotto nell’attuazione del POR FSE in coerenza con i
principi del processo di riforma del mercato del lavoro avviato in Regione Lombardia con la
L.R. n. 22/06 e la L.R. n.19/07, di seguito richiamati:
§ La Centralità della persona e la Valorizzazione del Capitale Umano attraverso
l’implementazione di interventi di istruzione, formazione e politica attiva del lavoro mirati al
raggiungimento di obiettivi specifici e personalizzati, in base alle esigenze dei singoli
destinatari identificati sulla base di analisi puntuali e dettagliate del mercato lavorativo
lombardo e delle sue specificità. In quest’ottica, sono i servizi finalizzati alla valorizzazione
del capitale umano ad adattarsi alle esigenze del singolo, modulandosi ai suoi fabbisogni;
§ La rete degli operatori del mercato del lavoro e della formazione, basata sul principio
dell’accreditamento e della sussidiarietà tra i diversi enti ed organismi di governo coinvolti.
Attraverso un accesso selezionato da parte di operatori pubblici e privati alle risorse
pubbliche e la garanzia della qualità dei servizi erogati, è possibile avere una rete
realmente operante ed efficiente nel mercato (L.r. 22/2006, capo V, art.13; L.R. 19/07 Capo
III). A questo proposito la Regione Lombardia, con la Delibera della Giunta Regionale
numero VIII/4562 del 18 aprile 2007, ha avviato la costituzione dell’Albo regionale degli
operatori ;
§ Il Patto di servizio, stipulato tra l’operatore e il destinatario dell’intervento, rappresenta per
alcune tipologie di destinatari il primo passo verso la costruzione del percorso personale di
riqualificazione e reinserimento lavorativo. E’ lo strumento attraverso il quale il destinatario
usufruisce dell’insieme dei servizi di acquisizione della dichiarazione sostitutiva dello stato
di disoccupazione, colloquio di orientamento, proposta di iniziative e misure personalizzate
di inserimento lavorativo o di formazione o di riqualificazione professionale o altre misure
che favoriscano l’integrazione occupazionale, verifica del rispetto delle misure concordate
con il disoccupato (art. 13 L.r. 22/06; D. Lgs 181/00; D.Lgs. 276/03);
1
2
E’ opportuno ipotizzare un sistema di codifica dei diversi servizi che compongono la dote al fine di consentire al
valutatore le analisi previste rispetto alle principali categorie di servizio individuate dalla L.R. 22/06.
Si ricorda pertanto la necessità di garantire la separazione delle funzioni tra gestione e controllo ex art.13 Reg.
(CE) 1828/06.
4
§
Borsa Lavoro Lombardia, nodo regionale della Borsa Nazionale Continua del Lavoro,
costituisce l’elemento portante di supporto all’attuazione di tutte le politiche del lavoro
realizzate sul territorio regionale lombardo. All’interno di Borsa Lavoro Lombardia e dei
sistemi a essa integrati, al fine di supportare al meglio tutte le attività previste, è possibile
gestire gli interventi di politiche attive del lavoro e i relativi processi di attuazione, insieme ai
dati e alle informazioni necessarie all’attività di monitoraggio e valutazione, in sinergia con
l’Osservatorio Regionale e il Valutatore indipendente;
§
L’Osservatorio Regionale del Mercato del Lavoro. Il monitoraggio e la valutazione sono
identificati come strumenti strategici a supporto dell’azione di governo. L’Osservatorio,
integrato dei sistemi di istruzione formazione lavoro, svolge oltre all’attività di studio, anche
la funzione di raccolta, elaborazione e analisi dei dati ai fini delle attività di monitoraggio,
analisi e diagnosi sull’efficacia delle politiche (L.r. 22/2006 capo II, art. 6);
§
Il Valutatore Indipendente, istituto innovativo per la valutazione della performance di tutti gli
operatori. Con un ruolo sinergico rispetto a quello dell’Osservatorio Regionale, il Valutatore
Indipendente introduce un elemento di garanzia di coerenza, efficacia ed efficienza
dell’azione degli operatori del mercato del lavoro e della formazione, che permette di
stimolare l’offerta di servizi di qualità (L.r. 22/2006 capo VI, art.17).
La dote si caratterizza per la presenza dei seguenti tre elementi:
§ designazione del destinatario: non trasferibilità ad altri soggetti;
§ designazione dei servizi: non equivalenza e non fungibilità con il denaro;
§ valorizzazione della dote: il valore della dote rispetta i massimali di costo definiti per i
singoli servizi/componenti della dote.
Attraverso l’assegnazione di finanziamenti alle persone in forma di dote, Regione Lombardia
risponde all’esigenza di definire percorsi sempre più personalizzati alle esigenze personali, con
l’obiettivo quindi di realizzare interventi mirati ed efficaci per singoli individui.
L’individuo che intende usufruire della dote deve formalizzare il proprio percorso in un Piano di
Intervento Personalizzato (PIP), con il supporto di un operatore accreditato al lavoro, nel quale
sono definite le modalità operative di attuazione dell’intervento e la tempistica di attuazione, in
coerenza con le indicazioni fornite dall’Autorità di Gestione.
Il percorso personalizzato, essendo articolato sui fabbisogni individuali, può coinvolgere una
pluralità di soggetti, quali gli operatori accreditati al lavoro, gli operatori accreditati alla
formazione e le aziende.
Il destinatario può fruire, nell’ambito del proprio percorso individuale, di risorse da utilizzare per:
A) servizi di elaborazione del PIP;
B) servizi a supporto della realizzazione del PIP;
C) servizi di accompagnamento al lavoro;
D) servizi di formazione;
E) Servizi finalizzati alla creazione di impresa;
F) Incentivi individuali per sostenere la partecipazione alle politiche attivite;
G) Agevolazioni a copertura di servizi complementari e funzionali alla fruizione della dote.
5
1.2. Obiettivi del manuale
Obiettivo del presente Manuale è fornire uno strumento di riferimento a tutti i soggetti coinvolti,
ai diversi livelli, nella gestione e attuazione di avvisi pubblici relativi alla dote nell’ambito del
POR.
In particolare, la predisposizione di tale documento risponde all’esigenza di definire un
ambiente organizzativo ed operativo adeguato allo svolgimento a regime delle fasi di:
§ programmazione;
§ selezione;
§ gestione;
§ controllo
§ chiusura;
§ dichiarazione delle spese;
§ monitoraggio.
1.3. Fonti normative
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Regolamento (CE) n. 1081/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 5 luglio 2006,
relativo al Fondo Sociale europeo e recante abrogazione del Regolamento (CE) n.
1784/1999.
Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio, dell’11 luglio 2006, recante disposizioni
generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di
coesione e che abroga il regolamento (CE) 1260/1999.
Regolamento (CE) n. 1828/2006 della Commissione dell’8 dicembre 2006 che stabilisce
modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1083/2006 e del Regolamento
1080/2006.
Legge regionale del 28 settembre 2006, n. 22 “Il mercato del lavoro in Lombardia”
Legge regionale del 6 agosto 2007 n.19/07 “Norme sul sistema educativo di istruzione e
formazione della Regione Lombardia”.
Decreto del Ministero del Tesoro 22.4.1997 “Attuazione dell’art. 56, comma 2 della legge 6
febbraio 1996, n. 52 recante atto di fideiussione per gli anticipi delle quote di finanziamento
nazionale degli interventi di politica comunitaria”.
Decreto del Ministero del Lavoro e Providenza Sociale 9 maggio 1997 “Efficacia della
garanzia fidejussoria di cui al Decreto ministeriale 22 aprile 1997”.
Decreto legislativo 12 aprile 2006 n. 163/2006 “Codice dei contratti pubblici relativi ai lavori,
servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”
Legge regionale 31 marzo 1978, n. 34 “Norme sulle procedure della programmazione, sul
bilancio e sulla contabilità della Regione” e successive modificazioni e integrazioni.
Regolamento regionale 2 aprile 2001, n. 1 “Regolamento di contabilità della Giunta regionale”.
Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE.
Regolamento di esecuzione del Regolamento CE n. 1083/2006 recante disposizioni
generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di
coesione”, recante norme in materia di ammissibilità delle spese, approvato dal Consiglio
6
dei Ministri il 19 settembre 2008, in attesa di formalizzazione con D.P.R. e pubblicazione
sulla Gazzetta Ufficiale
1.4. Destinatari del manuale
Sono destinatari del presente manuale i soggetti facenti parte dell’Autorità di Gestione, come di
seguito descritta. Si riporta in allegato il dettaglio dei referenti per l’attuazione delle funzioni
dell’Autorità di Gestione.
La DG Istruzione, Formazione e Lavoro, U.O. Autorità di Gestione, è l’Autorità designata per la
gestione del Programma Operativo, come previsto all’art. 59 del Regolamento (CE) n.
1083/2006.
L’AdG si avvale delle strutture della U.O. Autorità di Gestione e di altri uffici della DG Istruzione
Formazione e Lavoro. Nell’avvalersi di tali uffici l’AdG garantisce che gli stessi ricevano,
attraverso il presente Manuale, tutte le informazioni necessarie per la corretta esecuzione delle
attività e le procedure operative da seguire.
Sono parte dell’organizzazione dell’AdG e partecipano all’attuazione degli avvisi pubblici i
seguenti uffici:
§ U. O. Autorità di Gestione
§
§
§
Struttura Politiche integrate per la persona;
- Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione.
P.O. Istruttoria Progetti
P.O. Comunicazione
1.4.1. U.O. Autorità di Gestione
L’Autorità di Gestione è supportata da due Posizioni Organizzative:
§ P.O. Nuova programmazione 2007/2013;
§ P.O. Supporti all'Autorità di Gestione.
L’Autorità di Gestione, con le P.O. a suo supporto, è responsabile della gestione e
dell’attuazione del Programma Operativo conformemente al principio della sana gestione
finanziaria. In particolare, essa è tenuta a:
§ individuare e fornire gli indirizzi necessari per la corretta esecuzione delle attività gestionali,
di monitoraggio e di verifica;
§ definire le procedure di gestione e controllo della programmazione FSE 2007-2013;
§ monitoraggio finanziario, procedurale e fisico dello stato di avanzamento delle operazioni e
del Programma;
§ gestire le comunicazioni e i flussi informativi verso l’Autorità di Certificazione e l’Autorità di
Audit;
§ gestire i rapporti tra le diverse Autorità di Gestione dei Fondi Strutturali e con l’Autorità
Centrale di Coordinamento e Programmazione istituita presso la Presidenza della Regione;
7
§
occuparsi del raccordo e della gestione dei rapporti con il Ministero dell’Economia e delle
Finanze, con il Ministero per lo Sviluppo Economico e con il Ministero del Lavoro , Salute e
Politiche Sociali.
1.4.2. Struttura Politiche Integrate per la Persona
La Struttura Politiche Integrate per la Persona svolge le funzioni di programmazione e gestione
delle operazioni attuate nell’ambito del POR.
Con riferimento alla programmazione, la Struttura svolge le seguenti attività:
§ pianificazione delle operazioni in termini contenutistici e temporali secondo gli indirizzi
dell’AdG;
§ predisposizione e gestione degli atti amministrativi di attuazione, in coerenza con il POR ed
i Regolamenti Comunitari;
§ adozione degli atti amministrativi di selezione e assegnazione dei contributi;
§ verifica dell’implementazione e del corretto funzionamento del sistema informativo del
POR;
§ impostazione e avvio delle procedure di individuazione degli Organismi Intermedi previste
dal POR FSE 2007/2013;
§ gestione degli atti e degli adempimenti conseguenti alla realizzazione dei progetti
interregionali e transnazionali.
Per tali attività la Struttura si avvale di tre Posizioni Organizzative: la P.O. Sperimentazione del
sistema educativo; la P.O. Formazione superiore e misure innovative, la P.O. Politiche attive
del lavoro.
In particolare, la P.O. Sperimentazione del sistema educativo svolge le seguenti attività:
§ Supporti per il presidio delle azioni di attuazione del sistema del diritto-dovere di istruzione
e formazione, svolte dai soggetti del sistema
§ Monitoraggio delle azioni
§ Predisposizione dei dispositivi di attuazione della programmazione del diritto-dovere
§ Supporto alle politiche per la dispersione scolastica
La P.O. Formazione superiore e misure innovative svolge le seguenti attività:
§ Attuazione di strumenti finalizzati alle politiche di economia della conoscenza, in raccordo
con le strutture regionali competenti
§ Implementazione del sistema della formazione continua.
La P.O. Politiche attive del lavoro svolge le seguenti attività:
§ Definizione degli strumenti di supporto alla transizione al mercato del lavoro, in relazione ai
diversi target e in particolare all’apprendistato, al tirocinio, all’alternanza scuola - lavoro
§ Definizione degli strumenti di sviluppo delle politiche per i disabili in formazione e
nell’inserimento lavorativo
Per la attività relative alla gestione, la Struttura si avvale di tre Posizioni organizzative: la P.O.
Sistema dote, la P.O. Adempimenti POR FSE e la P.O. Avvii e controlli nuova
programmazione.
La P.O. Sistema dote svolge le seguenti attività:
8
§
§
§
§
§
Gestione di progetti e azioni sperimentali attuate con lo strumento “dote”;
Monitoraggio delle diverse azioni attivate dalla DG con lo strumento “ dote”;
Raccordo per l’attivazione di analisi e confronti di tutte le sperimentazioni in corso che
utilizzano lo strumento “dote”;
Individuazione e definizione degli aspetti significativi, distintivi e qualificanti del “sistema
dote”;
Individuazione e costruzione di flussi informativi per utilità dei processi di programmazione
e controllo.
La P.O. Adempimenti POR FSE svolge le seguenti attività:
§ Impostazione ed elaborazione dei Rapporti annuali e finali di esecuzione e di eventuali
ulteriori rapporti di monitoraggio;
§ Raccordo con la assistenza tecnica del FSE per quanto riguarda le attività relative alla
programmazione 2007 – 2013
§ Organizzazione e adempimenti relativi al Comitato di Sorveglianza dei POR e ai relativi
gruppi tecnici
§ Raccordo con le altre regioni italiane e estere;
§ Raccordo con la struttura nazionale di valutazione al fine della individuazione e della
raccolta dei dati relativi agli indicatori fisici, finanziari e di impatto e agli aspetti qualitativi
della realizzazione, definiti negli strumenti di programmazione
§ Raccordi tecnici con il valutatore indipendente.
La P.O. Avvii e controlii nuova programmazione svolge le seguenti attività:
§ la predisposizione della documentazione di avvio delle operazioni finanziate;
§ la cura e la gestione dei rapporti con i destinatari;
§ la predisposizione e trasmissione alla Struttura Ragioneria e Credito degli elenchi di
liquidazione dei pagamenti;
§ l’adozione degli eventuali decreti di revoca.
1.4.3. Funzionario referente dell’Avviso
E’ il Funzionario identificato dalla Struttura Politiche Integrate per la Persona quale
responsabile della supervisione dell’avanzamento di un avviso o di una linea di servizi. E’
selezionato in fase di predisposizione dell’Avviso e costituisce l’interfaccia con i Destinatari e gli
Operatori coinvolti nell’attuazione della dote, verifica l’effettivo funzionamento e correttezza del
sistema informativo, che non siano state rilevate irregolarità sull’avviso ed è responsabile
dell’archiviazione documentale (digitale e cartacea).
Il funzionario referente dell’avviso è quindi il soggetto preposto all’ascolto di
problemi/suggerimenti/segnalazioni da parte dei destinatari e degli altri soggetti coinvolti
nell’attuazione della dote, con i quali mantiene un flusso informativo costante, anche grazie allo
“spazio per il destinatario” disponibile sul sistema informativo.
In ragione del ruolo svolto, il funzionario referente dell’avviso può segnalare necessità di
adeguamento delle procedure attuative nell’ottica di un continuo miglioramento del sistema.
9
1.4.4. Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione si occupa delle seguenti attività:
procedure di accreditamento, attività di controllo amministrativo-contabile e in loco, procedure
di recupero e segnalazione irregolarità, valutazione delle politiche regionali attuate dalla DG
Istruzione, Formazione e Lavoro, espletamento delle verifiche di sistema e sugli OI.
Della Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione fanno parte le seguenti Posizioni
organizzative: Accreditamenti e Autorizzazioni, Attività Ispettiva - Controllo FSE e Recupero
Crediti.
La P.O. Accreditamenti e Autorizzazioni svolge le seguenti attività:
§ individuazione di elementi di innovazione degli strumenti per l’accreditamento degli
operatori del sistema educativo e del mercato del lavoro;
§ monitoraggio della qualità del sistema di accreditamento e sviluppi del sistema;
§ supporto al processo di controllo strategico, di valutazione e revisione annuale delle
politiche mediante la definizione e la verifica degli indicatori di risultato degli obiettivi
strategici.
La P.O. Attività Ispettiva - Controllo FSE svolge le seguenti attività:
§ analisi del rischio e controllo della procedura di selezione del campione per l’effettuazione
delle verifiche in loco;
§ controlli di primo livello amministrativi e in loco delle operazioni e controlli di sistema sugli
OI;
§ raccordo con le competenti Posizioni organizzative e Strutture della Direzione per l’attività
ricorrente e gli esiti delle verifiche in loco;
§ nulla osta alla liquidazione.
La P.O. Recupero Crediti si occupa delle seguenti attività:
§ attuazione delle procedure di recupero crediti a seguito degli esiti dei controlli degli
organismi ad essi deputati;
§ raccordo tra l’Autorità di gestione, l’Autorità di certificazione e la Struttura Ragioneria e
Credito per i recuperi coattivi;
§ gestione delle segnalazioni riguardanti irregolarità e frodi.
1.4.5. Posizione Organizzativa Istruttoria Progetti
La P.O. Istruttoria Progetti (interna alla U.O. Riforme Attuazione delle riforme) ha il compito di
presidiare la conformità e la qualità dei processi valutativi di selezione delle operazioni. A tal
fine svolge le seguenti attività:
§ individuazione dei criteri di selezione delle operazioni nel caso di Avvisi pubblici, nel
rispetto dei criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza;
§ supporto nella definizione di nuove modalità nell’organizzazione delle procedure, anche in
relazione all’attivazione degli Organismi Intermedi;
§ redazione dei verbali dei Nuclei di valutazione e predisposizione delle graduatorie di
ammissibilità dei progetti per l’approvazione da parte dell’Autorità di Gestione.
10
1.4.6. Struttura Sistemi Informativi
La Struttura Sistemi informativi (interna alla U.O. Organizzazione) ha il compito di coordinare e
raccordare lo sviluppo del Sistema informatico del POR rispetto al Sistema informatico
regionale e, nell’ambito delle attività finanziate dal POR, è incaricata delle seguenti funzioni:
§ raccordo con la competente Direzione Centrale ai fini dell’individuazione di soluzioni di
sviluppo e aggiornamento del Sistema informatico del POR;
§ razionalizzazione, promozione e sviluppo dei siti web della Direzione Generale, anche
proponendo nuove soluzioni applicative, organizzative e tecnologiche, nell’ambito della
gestione del POR;
§ implementazione delle procedure informatiche relative al sistema di gestione e controllo del
POR.
1.4.7. Posizione Organizzativa Comunicazione
La P.O. Comunicazione (interna alla U.O. Chiusura Programmazione) supporta l’Autorità di
Gestione nelle attività di comunicazione e negli adempimenti di pubblicizzazione richiesti dai
regolamenti. In particolare, essa è preposta allo svolgimento delle seguenti attività:
§ supporto all’attuazione del Piano di comunicazione;
§ avvio delle iniziative di comunicazione nell’ambito del POR;
§ gestione degli adempimenti amministrativi relativi agli appalti dei servizi di comunicazione.
1.4.8. Altri soggetti interessati all’attuazione della dote
Oltre ai destinatari del presente Manuale sopra decritti, altri soggetti intervengono in diversi fasi
attuative e sono quindi richiamati nel presente manuale. Per completezza di informazione, se
ne descrivono nel seguito le funzioni.
1.4.8.1. Il Comitato di Sorveglianza
Il Comitato di Sorveglianza del POR (CdS) è un organo partenariale di interfaccia con gli uffici
comunitari e le parti economico-sociali ed è presieduto dal Vice Segretario Generale per i
Rapporti Interregionali e gestito dall’Autorità di Gestione. Il Comitato di Sorveglianza del POR
FSE si è insediato e costituito il 13 Dicembre 2007.
Il CdS è incaricato di svolgere le seguenti funzioni:
§ analisi ed approvazione dei criteri di selezione delle operazioni e delle successive
modifiche da effettuarsi secondo le esigenze della programmazione; sulle operazioni
avviate prima dell’approvazione dei suddetti criteri, l’Autorità di Gestione effettua una
verifica di conformità ai criteri di selezione e ne informa il Comitato di Sorveglianza;
§ valutazione periodica dei progressi compiuti nel raggiungimento degli obiettivi specifici del
Programma, sulla base dei documenti presentati dall’Autorità di Gestione;
§ esame dei risultati dell’esecuzione, complessivi e per asse prioritario, nonché le valutazioni
indipendenti ex art. 48 del Regolamento (CE) n. 1083/2006;
§ esame ed approvazione dei Rapporti Annuali e Finali di Esecuzione;
§ essere informato sui contenuti del Rapporto Annuale di Controllo e sulle eventuali
osservazioni espresse dalla Commissione in seguito all’esame del Rapporto;
11
§
§
§
elaborazione di proposte di revisione del Programma che consentano il conseguimento
degli obiettivi o un miglioramento della gestione, compresa quella finanziaria;
esame e approvazione di qualsiasi proposta di modifica inerente al contenuto della
decisione della Commissione relativa alla partecipazione dei Fondi;
essere informato del piano e delle attività di informazione, di comunicazione e di pubblicità,
secondo le disposizioni del Regolamento (CE) n. 1828/2006.
Il CdS si riunisce almeno una volta l’anno e accerta l’efficacia e la qualità dell’attuazione del
POR.
Le modalità di funzionamento, di partecipazione e di assunzione delle decisioni nell’ambito del
Comitato sono stabilite nel regolamento interno.
Al fine di garantire il massimo coordinamento e coinvolgimento di tutti i soggetti interessati e la
necessaria trasparenza delle informazioni, l’Autorità di Gestione del POR FSE Regione
Lombardia ha predisposto nell’ambito del Portale della Regione un apposito link per la
programmazione Comunitaria 2007-13 per rendere disponibili i verbali delle riunioni e la
documentazione utile ad informare i componenti del Comitato. L’alimentazione della sezione è
a cura del Responsabile della Comunicazione del POR, di concerto con la Segreteria Tecnica
del Comitato di Sorveglianza, anche attraverso strumenti di comunicazione appositamente
creati.
Il responsabile della comunicazione del POR sottopone al Comitato di Sorveglianza una
comunicazione sulla qualità e l’efficienza delle azioni informative e pubblicitarie, corredata
eventualmente da idonei prodotti dimostrativi.
1.4.8.2. L’Autorità Centrale di Coordinamento e Programmazione
L’Autorità Centrale di Coordinamento e Programmazione (ACCP) è collocata presso la
Direzione Centrale Politiche Integrate (DCPI) ed è preposta al coordinamento e alla
programmazione integrata delle politiche.
Essa è responsabile della programmazione integrata, del coordinamento delle politiche di
sviluppo regionale e dell’integrazione tra i Programmi a livello di indirizzo, controllo,
comunicazione e informazione, al fine di assicurare l’utilizzo coordinato, coerente,
complementare e sinergico delle risorse comunitarie, nazionali e regionali.
Essa è presieduta dal Direttore Centrale della Programmazione Integrata e costituita dai
Direttori Generali delle Direzioni in cui sono collocate le Autorità di Gestione, i dirigenti facenti
capo ai membri del Comitato Interassessorile e la Delegazione di Bruxelles. Sono interessati,
inoltre, gli altri dirigenti in relazione alla delega ed agli argomenti trattati.
Nello specifico, l’Autorità Centrale di Coordinamento e Programmazione è incaricata dello
svolgimento delle funzioni che seguono:
§ supportare il Comitato Interassessorile nell’attuazione delle politiche programmatorie;
§ verificare eventuali proposte di modifica al Programma Operativo e sottoporle al Comitato
Interassessorile;
§ valutare preventivamente gli interventi regionali assunti in attuazione del Programma
Operativo;
§ ricevere informazioni dalle Autorità di Gestione competenti sull’avanzamento della spesa e
sui risultati della gestione;
12
§
§
§
assicurare il coordinamento e la funzionalità del Sistema informativo unico ed integrato per
la programmazione comunitaria;
garantire il continuo miglioramento qualitativo dei Programmi tramite un adeguato sistema
di controllo dell’Autorità di Audit;
adottare standard operativi comuni ai diversi Programmi.
1.4.8.3. La Struttura Ragioneria e Credito (Ragioneria Regionale)
La Struttura Ragioneria e Credito è l’organismo responsabile della fase finale di esecuzione dei
pagamenti nei confronti dei soggetti aventi diritto all’erogazione dei contributi a titolo di
rimborso delle spese sostenute, ad eccezione fatta dei casi in cui l’Autorità di Gestione decida
di avvalersi di un ulteriore e diverso organismo pagatore.
La Struttura Ragioneria e Credito esegue i pagamenti relativi alla operazioni attuate nell’ambito
del POR su indicazioni della Struttura Politiche Integrate per la Persona
1.4.8.4. La Commissione Comunicazione
La Commissione Tecnica in materia di comunicazione, editoria e immagine (“Commissione
Comunicazione”) è istituita presso la Direzione Centrale Relazioni esterne, internazionali e
comunicazione ed ha il compito di esprimere un parere preventivo sulle azioni di
comunicazione attivate da parte di Regione Lombardia.
1.4.8.5. L’Autorità di Certificazione
L’Autorità di Certificazione trasmette le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di
pagamento alla Commissione Europea per il tramite dell’Autorità capofila di Fondo (Ministero
del Lavoro e della Previdenza sociale - DG Politiche per l’Orientamento e la Formazione),
individuata quale organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di
pagamento.
L’Autorità capofila di Fondo è responsabile della validazione delle dichiarazioni certificate delle
spese e delle domande di pagamento e del successivo inoltro telematico alla Commissione
Europea utilizzando i web services del sistema SFC2007.
1.4.8.6. L’Autorità di Audit
L’Autorità di Audit è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di
gestione e di controllo.
Essa esercita le sue funzioni in piena indipendenza sia dall’Autorità di Gestione che
dall’Autorità di Certificazione, determinando autonomamente la propria strategia di audit, la
programmazione dell’attività, la pianificazione delle singole missioni di audit, la comunicazione
degli esiti e l’attuazione delle missioni di follow up.
1.4.8.7. La P.O. Coordinamento e organizzazione dell’attività di verifica di natura collaborativa
degli atti dirigenziali
E’ istituita presso la Presidenza, Direzione Centrale Affari Istituzionali e Legislativo, ed è
responsabile della verifica collaborativa degli atti dirigenziali.
13
2. Realizzazione della dote
2.1. Pianificazione operativa degli avvisi pubblici
Soggetti coinvolti
§
§
§
§
§
U.O. AdG
Struttura Sistemi informativi
P.O. Comunicazione
Funzionario referente dell’avviso
Attività
Ø Attività 1. Predisposizione dell’Avviso pubblico
Ø Attività 2. Approvazione dell’Avviso pubblico
Ø Attività 3. Pubblicazione dell’Avviso pubblico
Attività 1. Predisposizione dell’Avviso pubblico
La Struttura Politiche Integrate per la Persona è responsabile della pianificazione operativa
delle operazioni, che realizza con il supporto del Funzionario referente dell’avviso, dalla stessa
individuato in questa fase.
La pianificazione operativa è realizzata sulla base della programmazione semestrale/annuale
effettuata dalla AdG, nella quale l’AdG -con il supporto della Struttura politiche integrate per la
persona e della P.O. Nuova programmazione Fse 2007-13- programma gli interventi da
realizzare definendone obiettivi, destinatari, asse di riferimento e budget.
Nella predisposizione dell’Avviso, quindi, la Struttura Politiche Integrate per la Persona ne
verifica la coerenza con la programmazione semestrale/annuale, oltre che con gli obiettivi del
programma e con la normativa comunitaria e nazionale.
L’avviso contiene gli elementi minimi di seguito descritti.
Obiettivi e principi dell’intervento
Descrive l’obiettivo dell’intervento e i principi che informano le politiche del lavoro e della
formazione in attuazione della L. 22 e della L. 19. Nella definizione degli obiettivi dell’intervento,
si tengono in considerazione gli obiettivi specifici del POR e i relativi indicatori.
Risorse finanziarie
Richiama l’asse del POR, l’obiettivo specifico e la categoria di spesa di interesse per l’avviso.
Riporta inoltre il valore delle risorse finanziarie previste per l’avviso.
Destinatari
14
Definisce il target dell’avviso, in coerenza con asse, obiettivo specifico, categoria di spesa.
Le variabili da prendere in considerazione per la definizione dei requisiti di partecipazione dei
target possono essere: età, genere, condizione occupazionale, luogo di residenza.
Composizione della dote
Descrive i servizi ammessi nell’ambito della dote. L’identificazione dei servizi deve essere
riconducibile alle macrotipologie di servizi previste per la dote (elaborazione e realizzazione del
PIP, formazione, servizi finalizzati alla creazione di impresa, incentivi individuali per sostenere
la partecipazione alle politiche attive, agevolazioni a copertura di servizi complementari e
funzionali alla fruizione della dote). I servizi che compongono la dote sono individuati tenendo
conto dei fabbisogni, delle strategie regionali e degli obiettivi specifici e delle azioni esplicitati
nel POR. Tale sezione specifica anche eventuali limitazioni nella ripartizione dei servizi tra i
vari operatori coinvolti.
Soggetti coinvolti
Descrive i soggetti che possono essere coinvolti nell’attuazione della dote (operatori, aziende,
etc.). Specifica gli obblighi in carico ai soggetti coinvolti anche con riferimento ai controlli svolti
sull’erogazione dei servizi.
Tempistica
Descrive le scadenze principali di attuazione dell’avviso, con riferimento a:
i) apertura e chiusura sistema per la presentazione del PIP; ii) approvazione del PIP; iii) avvio e
chiusura dei servizi previsti nel PIP; iv) chiusura del PIP; v) liquidazione.
Valorizzazione della dote
Descrive la composizione ammissibile della dote, indicando i massimali per ogni ora
necessaria all’erogazione di singoli servizi e/o gruppi di servizi omogenei. La somma degli
importi massimi relativi ai singoli servizi e/o gruppi di servizi omogenei definisce il valore
massimo di ogni singola dote. La definizione del valore dei servizi che compongono la dote è
realizzata in base al costo delle diverse tipologie di servizi previste per il target di riferimento
(determinati, ad esempio, in base a costi medi di esperienze precedenti o a indagini di
mercato) e l’ammontare delle risorse eventualmente finalizzate ad accompagnare i destinatari
nella loro partecipazione agli interventi fruiti attraverso la dote.
Assegnazione della dote
Descrive le procedure che il Destinatario deve seguire per fare richiesta della dote (fase di
predisposizione e presentazione del PIP) e la documentazione che deve produrre. In generale
tale sezione riprende quanto definito nelle “Indicazioni operative per la gestione della dote”
(che descrivono gli adempimenti di gestione e di liquidazione a carico dei destinatari e degli
operatori che partecipano al PIP) e nel presente manuale, fermo restando la necessità di
definire specificità relative all’avviso.
Liquidazione e pagamento della dote
Descrive le procedure che il Destinatario deve seguire per fare richiesta di liquidazione della
dote. In generale tale sezione riprende quanto definito nel manuale per il destinatario e nel
presente manuale, fermo restando la necessità di definire specificità relative all’avviso.
15
La sezione descrive anche eventuali obblighi di erogazione congiunta dei servizi ai fini della
liquidazione.
Nel caso siano previsti incentivi e agevolazioni, tale sezione specifica le modalità ammesse di
pagamento.
Sono da specificare in questa sezione i vincoli sul riconoscimento di servizi già fruiti dal
Destinatario nell’ambito di altre doti e i casi di rinuncia che prevedono il riconoscimento dei
servizi già fruiti (es. motivi di famiglia, malattia, lavoro).
Gestione e monitoraggio della dote
Descrive le attività che il Destinatario e l’Operatore con cui lo stesso sottoscrive il PIP devono
seguire per una corretta gestione della dote. Sono indicati in questa sezione gli adempimenti
informativi da rispettare in fase di attuazione, attraverso la compilazione dei moduli presenti sul
sistema informativo. Si specifica inoltre la facoltà della Regione di eseguire controlli sia sul
destinatario sia sui soggetti coinvolti nell’attuazione del PIP circa la corretta erogazione e
fruizione dei servizi previsti nel PIP.
Eventuali limiti al numero di doti gestite dagli Operatori sono riportati in questa sezione.
Richiesta di chiarimenti e informazioni
Riporta il riferimento di un indirizzo di posta elettronica e di un numero di telefono a cui
richiedere chiarimenti e informazioni.
Completata la redazione dell’Avviso, la Struttura Politiche Integrate per la Persona ne
condivide con l’AdG i contenuti e invia una scheda di sintesi all’Autorità Centrale di
Coordinamento e Programmazione, affichè la stessa possa verificarne la coerenza con le
strategie e le politiche pubbliche regionali.
In questa fase, la Struttura Politiche Integrate per la Persona provvede anche alla
circolarizzazione della bozza dell’Avviso pubblico alla P.O. Comunicazione e alla Struttura
Sistemi Informativi, perchè possa essere avviata la pianificazione delle azioni di comunicazione
e la predisposizione del Sistema Informativo, nonché ad altre strutture della DG Istruzione,
Formazione, Lavoro interessate.
E’ parte integrante dell’attività di predisposizione dell’avviso, la redazione della modulistica e
delle check list necessarie nelle diverse fasi di attuazione dell’avviso, che la Struttura Politiche
Integrate per la Persone realizza tenendo conto dei contenuti dei format allegati al presente
manuale, eventualmente integrati in funzione delle esigenze specifiche dell’avviso.
Nella predisposizione della modulistica, la Struttura Politiche Integrate per la Persona assicura
che vengano esplicitati, ove opportuno, gli impegni/obblighi a carico ai soggetti coinvolti
nell’attuazione del PIP, con riferimento particolare alle verifiche a cui gli stessi dovranno
sottoporsi.
La Struttura Politiche Integrate per la Persona assicura inoltre che la modulistica e le check list
vengano condivise con la Struttura Sistemi Informativi, che ne dovrà garantire l’opportuna
trasposizione sul Sistema Informativo.
Sulla base dei contenuti dell’Avviso, la P.O. Comunicazione elabora la proposta di azione
comunicativa e la sottopone al vaglio della Commissione Comunicazione, assicurando il
rispetto della normativa nazionale e comunitaria in materia di informazione e pubblicità e la
conformità con il Piano di comunicazione.
16
Il Funzionario Referente dell’Avviso apre un fascicolo con gli atti e la documentazione ritenuta
utile per la predisposizione dell’Avviso (es. studi propedeutici), che dovrà essere integrato
durante l’attuazione dell’avviso con la documentazione e le comunicazioni relative all’avviso e
alle singole doti.
.Attività 2. Approvazione dell’Avviso Pubblico
Ricevuto il riscontro dall’Autorità Centrale di Coordinamento e Programmazione, se non sono
necessarie modifiche che richiedono la ripetizione dell’attività 1, la Struttura Politiche Integrate
per la Persona, con il supporto del funzionario referente dell’avviso, predispone la proposta di
decreto di approvazione dell’Avviso.
Il Decreto e i relativi allegati vengono quindi adottati dalla Autorità di Gestione.
La Struttura Sistemi Informativi, a fronte della comunicazione di approvazione del decreto
ricevuta dal Funzionario referente dell’Avviso, aggiorna il cruscotto delle risorse finanziarie del
POR e verifica che il sistema informativo sia in grado di fornire i dati di monitoraggio dell’avviso
in coerenza con il tracciato record del “Monitoraggio Unitario Progetti 2007-2013”, ovvero che
per ogni dote siano indicati:
1. l’obiettivo specifico;
2. la categoria di spesa
3. la tipologia di operazione;
4. i gruppi bersaglio in coerenza con i gruppi individuati dal principio di pari opportunità
nel caso di azioni positive (Reg. 1083/06 art. 16);
5. gli indicatori di realizzazione coerenti con l’obiettivo specifico, la categoria di spesa ed i
relativi indicatori di risultato individuati all’interno dei documenti di programmazione
(QSN e POR FSE) ai fini del monitoraggio fisico;
6. gli importi finanziari;
7. la partecipazione finanziaria di altri Fondi.
Attività 3. Pubblicazione dell’Avviso Pubblico
ll funzionario referente dell’Avviso provvede all’inoltro informatico e cartaceo del decreto
approvato e dei relativi allegati
- alla DC Affari Istituzionali e Legislativo – Struttura Segreteria di Giunta per la
pubblicazione sul BURL
- alla Struttura Sistema Informativi e alla P.O. Comunicazione per la pubblicazione sul
sito regionale.
In parallelo, la P.O. Comunicazione attua la campagna informativa per dare visibilità all’Avviso
pubblico.
Sistema informativo
§ Aggiornamento del cruscotto finanziario del POR
§ Modulistica Avviso
Documenti prodotti
§ Decreto di approvazione dell’Avviso pubblico e relativi allegati
§ Piano di azione comunicativa
17
Autorità di Gestione
Attività
Predisposizione dell'avviso pubblico
Trasmissione della scheda di sintesi
dell'avviso pubblico
Struttura Politiche integrate
per la persona
Struttura Controllo,
Accreditamento e
Valutazione
P.O. Comunicazione
Commissione
Comunicazione
Altri soggetti DG.
I.F.L
Attività di controllo
Ricezione scheda
di sintesi
Verifica rispetto alle strategie e alle politiche pubbliche
regionali, del rispetto della normativa nazionale e
comunitaria in materia di informazione e pubblicità e
della conformità con il Piano di comunicazione
Verifica e
approvazione
Ricezione
osservazioni
Finalizzazione avviso,
modulistica e check list
Circolarizzazione della bozza di avviso
pubblico
Trasmissione bozza Avviso
Invio modulistica e check list
T rasmissione modulistica e
check list
Elaborazione della proposta di azione
comunicativa e trasmissione per
l'approvazione alla
Ricezione bozza
Verifica informazioni da tracciare rispetto a: avviso,
modulistica, tracciato record "Monitoraggio unitario
Progetti 2007-13"
Aggiornamento
Sistema Informativo
Proposta di azione
comunicativa
Approvazione della proposta di azione
comunicativa
Ricezione prop osta
Verifica del rispetto della normativa nazionale e
comunitaria in materia di informazione e pubblicità.
Verifica di conformità col Piano di Comunicazione
Approvazione proposta
Preparazione del decreto di
approvazione
Proposta Decreto
Firma della proposta
Approvazion e del Decreto di approvazione dell'A vviso
Trasmissione dell'avviso pubblico
approvato per la pubblicazione sul
BURL
Struttura
Segreteria di
Giunta
Verifica di coerenza con il programma, la normativa
comunitaria e nazionale
Trasmissione sheda di
sintesi Avviso
Finalizzazione della bozza dell'Avviso,
della modulistica e delle check list
Aggiornamento delle risorse finanziarie
del Cruscotto nel sistema informativo
Struttura Sistemi
Informativi
Pred isposizione
avviso
Verifica e approvazione dell'avviso
pubblico
Ricezione osservazioni o modifiche
dell'Avviso
ACCP
Verifica della completezza dell'avviso attraverso la
compilazione della relativa check list
C omunicazione per aggiornamento
delle risorse finanziarie nel Cruscotto
Aggiornamen to
cruscotto
Pubblicazione Decreto
su l BURL
T rasmissione Avviso
Trasmissione dell'avviso pubblico
approvato per la pubblicazione sul sito
della DG
Avvio dell'azione comunicativa
P ubblicazione Decreto sul
sito DG
Avvio azione comunicativa
18
comunitaria
comunitaria in materia di informazione e pubblicità.
2.2. Selezione
I soggetti coinvolti
§
§
Attività
Ø Attività 1. Ricezione del PIP e assegnazione della dote
Ø Attività 2. Gestione adempimenti informativi e pubblicitari
Attività 1. Ricezione del PIP ed assegnazione della Dote
La Struttura Politiche Integrate per la Persona riceve, tramite il Sistema Informativo, i PIP
stipulati e firmati tra i Destinatari e gli Enti accreditati individuati dagli stessi.
I funzionari istruttori della Struttura Politiche Integrate per la Persona eseguono entro la
tempistica definita nell’Avviso Pubblico, con il supporto del Sistema Informativo, la verifica di
ammissibilità dei PIP, ossia la verifica sulla completezza e correttezza dei dati e delle
informazioni presenti nei PIP e nei documenti ricevuti in allegato.
In particolare i funzionari istruttori verificano, compilando la check list presente nel sistema
informativo:
§ i requisiti di ammissibilità;
§ la completezza e correttezza dei dati e delle informazioni presenti nei PIP,
§ la composizione e la valorizzazione della dote;
§ la presenza e la conformità dei documenti previsti dall’avviso
§ la tempistica di realizzazione delle attività;
§ la sottoscrizione da parte del destinatario e/o dell’operatore della documentazione inviata.
In caso di esito positivo della verifica, i funzionari istruttori inviano comunicazione formale di
assegnazione della dote al destinatario e all’operatore accreditato che ha sottoscritto il PIP. La
comunicazione contiene il valore e l’elenco dei servizi della dote.
In caso la verifica evidenzi carenze o non correttezza dei dati e delle informazioni o
documentazione incompleta, i funzionari istruttori procedono alla richiesta di integrazioni al
Destinatario e/o all’Operatore. Se anche a seguito della verifica sulle eventuali integrazioni
pervenute, non fossero presenti le condizioni per l’assegnazione della dote, la Struttura
Politiche Integrate per la Persona invia comunicazione di non assegnazione della dote al
destinatario e all’Operatore attraverso il sistema informativo, descrivendo i motivi per cui la
verifica ha dato esito negativo.
Avanzando nella fase istruttoria, il Funzionario responsabile prende atto delle risorse residue
sull’impegno programmatico assunto per l’avviso, calcolate automaticamente dal Sistema
Informativo, per procedere con nuove assegnazioni e, se necessario, proporre al Dirigente
della Struttura Politiche Integrate per la persona la riapertura dei termini per la presentazione
dei PIP.
19
Attività 2. Gestione adempimenti informativi e pubblicitari
Il sistema informativo riporta l’elenco dei destinatari a cui è stata assegnata la dote. Tale
elenco è accessibile al pubblico.
Sistema informativo
§
§
§
§
§
§
PIP da compilare on line;
caricamento PIP e allegati scansionati;
rilascio comunicazione di assegnazione/non assegnazione delle risorse;
caricamento PIP firmato, allegati al PIP;
contabilizzazione risorse disponibili e assegnate;
check list verifiche ammissibilità.
Documenti prodotti
§
§
PIP,
Comunicazione di assegnazione/non assegnazione della dote.
20
Selezione
Attività
Destinatario
Struttura Politiche
integrate per la persona
Ricezione
assegnazione
dote
(Destinatario)
Pubblicazione elenco
Destinatari
Determinazione delle risorse assegnate con la dote
rispetto ai PIP presentati e conseguente determinazione
delle risorse residue
Determinazione delle
risorse assegnate con
la Dote
Ricezione
assegnazione
dote (Ente PIP)
Assegnazione dote
Pubblicazione sul S.I. dell'elenco dei destinatari cui è
stata assegnata la dote
Eventuale riapertura dei termini di presentazione dei PIP
fino ad esaurimento delle risorse disponibili
Verifica del rispetto della tempistica prevista nell'Avviso per la
presentazione del PIP. Verifica dei contenuti del PIP e degli
allegati con riferimento a:
- requisiti di ammissibilità;
- completezza e correttezza dei dati e delle informazioni del
PIP,
- composizione e valorizzazione della dote;
- presenza e conformità dei documenti previsti dall’avviso
- tempistica di realizzazione delle attività,
- sottoscrizione da parte del destinatario e/o dell’operatore
della documentazione inviata
Verifiche dati /
documenti PIP
Verifica della completezza dei dati/documenti dei PIP
presentati sulla base di una check list presente sul S.I.
Presa d'atto delle risorse residue di chiusura del bando
(calcolo automatico da parte del SI)
Ente PIP
Elaborazione PIP sul
S.I. (Ente PIP)
Elaborazione sul Sistema Informativo dei PIP dei
destinatari ed invio
Invio della comunicazione di assegnazione della dote
Accreditamento e
Valutazione
Presa d'atto delle
risorse residue e
chiusura del Bando
Verifica della disponibilità finanziaria residua rispetto
all'impegno programmatico acquisito per il dispositivo
Verifica della disponibilità finanziaria residua rispetto
all'impegno programmatico acquisito per il dispositivo
Eventuale riapertura dei
termini di presentazione dei
PIP
21
2.3. Gestione
Soggetti coinvolti
§
§
§
Attività
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Attività 1: Controllo in loco in fase di avvio
Attività 2. Gestione delle informazioni
Attività 3: Gestione delle modifiche del PIP
Attività 4. Gestione delle proroghe
Attività 5. Gestione delle rinunce
Attività 6. Gestione delle modifiche dei requisiti di ammissibilità
Attività 1: Controlli in loco in fase di avvio
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione può effettuare già in questa fase le
verifiche in loco previste nell’ambito dei controlli di primo livello, a seguito di campionamento o
segnalazione di sospetta irregolarità. In particolare, in fase di avvio, tale modalità di verifica è
funzionale a controllare:
§ l’effettivo coinvolgimento del destinatario;
§ l’esistenza e l’operatività degli enti che partecipano all’attuazione della dote;
§ la regolarità della documentazione di avvio (documentazione corrispondente con quanto
inserito sul sistema informatico, documentazione verificabile, etc);
§ i requisiti di partecipazione del destinatario (verifica dei documenti a supporto delle
dichiarazioni rese es: fotocopia titolo di studio, etc).
A conclusione della verifica i controllori rendono noti all’Operatore e al destinatario gli esiti del
controllo in una nota che viene controfirmata dagli interessati.
Nel caso in cui le verifiche determinassero la necessità di chiarimenti e/o integrazioni, la
Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione provvede alla richiesta degli stessi al
Destinatario e/o all’Operatore che ha sottoscritto PIP, in seguito alla ricezione dei quali
formalizza l’esito dei controlli nella check list predisposta sul sistema informativo. La Struttura
Politiche Integrate per la Persona, preso atto degli esiti di eventuali esiti negativi dei controlli in
loco, invia comunicazione formale di eventuale revoca della dote al Destinatario e all’Operatore
che ha sottoscritto PIP, modificando lo stato della dote in “revocata”.
Attività 2. Gestione delle informazioni
Tutte le comunicazioni tra l’Operatore che sottoscrive il PIP e/o gli altri operatori coinvolti
nell’attuazione dei servizi previsti dalla dote e l’AdG avvengono tramite il Sistema Informativo
22
tramite le apposite sezioni ovvero con comunicazione mail all’indirizzo riportato nell’avviso,
salvo differenti disposizioni contenute nell’Avviso Pubblico.
In fase di attuazione della dote gli operatori che erogano i servizi devono provvedere alla
gestione della documentazione specifica ad ogni servizio erogato.
Laddove siano previsti verbali, schede presenze e timesheet, l’Operatore che sottoscrive il PIP
è tenuto a conservarli presso l’unità operativa indicata nel PIP.
Nel caso in cui il PIP preveda lo svolgimento di attività formative, gli Operatori che erogano tali
servizi, devono predisporre il registro formativo e delle presenze, vidimato con propria firma dal
rappresentante legale.
Nel caso in cui il PIP preveda lo svolgimento di uno stage, l’Operatore che sottoscrive il PIP
deve predisporre e vidimare con propria firma la scheda stage, secondo il format riportato nel
sistema informativo. La scheda stage è conservata presso l’azienda ospitante.
La composizione della dote è formalizzata nel PIP sottoscritto tra Destinatario e Operatore
accreditato. Le attività svolte sono monitorate settimanalmente o con altra cadenza stabilita
nell’Avviso attraverso la compilazione del diario di bordo on line da parte del tutor
dell’Operatore con cui il Destinatario ha sottoscritto il PIP.
La Struttura Politiche Integrate per la Persona verifica con il supporto del Sistema Informativo
che il diario di bordo sia compilato:
§ in coerenza con la tempistica di attuazione della dote prevista nell’avviso;
§ in coerenza con la tempistica indicata nel PIP;
§ con informazioni (servizio, operatore e ore) coerenti con quanto previsto nel PIP approvato.
Laddove richiesto dall’Avviso, il Sistema Informativo rende disponibile anche il modulo per
l’attestazione della frequenza delle attività previste nel PIP.
Attività 3. Gestione delle modifiche del PIP
La Struttura Politiche Integrate per la persona può ricevere richiesta di modifica del PIP
attraverso l’invio digitale delle parti del PIP che il destinatario chiede di modificare. Il Sistema
Informativo tiene traccia delle modifiche.
In tal caso, la Struttura Politiche Integrate per la Persona verifica l’ammissibilità delle modifiche,
ossia:
§ che la composizione della dote sia coerente con la composizione prevista nell’avviso;
§ che la valorizzazione della dote non sia aumentata rispetto alla dote assegnata;
§ che la tempistica sia compatibile con i tempi di attuazione del PIP e con i tempi di chiusura
dell’avviso;
§ che siano mantenuti i requisiti del Destinatario, degli Operatori e del tutor che partecipano
all’attuazione del PIP;
§ che le modifiche siano state accettate con firma da parte di tutti i soggetti interessati dalle
stesse.
Nel caso in cui, in seguito a tali verifiche, la Struttura Politiche integrate per la persona rilevi
che le modifiche apportate al PIP non siano ammissibili, la stessa ne dà comunicazione al
destinatario e all’Operatore con cui lo stesso ha sottoscritto il PIP, evidenziando la non
ammissibilità sul sistema informativo.
23
Attività 4. Gestione delle proroghe
Nel caso in cui il Destinatario richieda tramite l’Operatore con cui ha sottoscritto il PIP la
proroga per la conclusione delle attività rispetto alla scadenza prevista nell’avviso, la domanda
viene valutata dalla Struttura Politiche integrate per la persona. La proroga deve essere
motivata.
In caso di rigetto della richiesta di proroga, la Struttura Politiche integrate per la persona, ne dà
comunicazione al destinatario e all’Operatore.
In caso di ammissione della richiesta, la Struttura Politiche integrate per la persona comunica
formalmente la proroga alla conclusione delle attività al Destinatario e all’Operatore che ha
sottoscritto il PIP.
Attività 5. Gestione delle rinunce
La Struttura Politiche integrate per la persona riceve l’eventuale comunicazione di “Rinuncia
alla dote” da parte del Destinatario, tramite l’apposita sezione del sistema informativo, e ne
verifica la validità ai fini del riconoscimento del costo relativo ai servizi fruiti fino al momento
della rinuncia.
Il valore dei servizi già fruiti e non ancora liquidati è riconosciuto solo a fronte di rinuncia dovuta
alle cause previste nei singoli avvisi e secondo le specifiche ivi definite (es. standard di
presenza).
La comunicazione di rinuncia alla dote deve contenere i seguenti dati:
§ nome e cognome del destinatario;
§ codice fiscale del destinatario;
§ numero della dote;
§ motivi della rinuncia;
§ indicazione dei servizi già fruiti per i quali si richiede il riconoscimento.
Attività 6. Gestione delle modifiche dei requisiti di ammissibilità
Nel caso in cui le condizioni del Destinatario si modificassero, portando alla perdita dei requisiti
di ammissibilità previsti nell’Avviso, il Destinatario decade automaticamente dalla titolarità della
dote. Tale modifica deve essere comunicata tempestivamente dal Destinatario e/o
dall’Operatore alla Struttura Politiche integrate per la persona tramite l’apposita sezione del
sistema informativo, che modificherà lo stato della dote in “revocato”. Il valore dei servizi fruiti
sarà riconosciuto in funzione delle modalità di liquidazione previste.
Nel caso in cui la decadenza dei requisiti non venga comunicata dal Destinatario e/o
dall’Operatore, ma fosse rilevata dai controlli di primo livello (i cui esiti sono formalizzati sul
sistema informativo e determinano lo stato “revocato”), la P.O. Recupero crediti può avviare la
procedura di recupero delle somme indebitamente percepite dal momento di decadenza dei
requisiti.
Nel caso in cui la decadenza dello stato di accreditamento degli Operatori fosse comunicata o
rilevata attraverso i controlli, il destinatario può individuare un altro operatore accreditato con
cui proseguire il percorso, anche con il supporto del funzionario referente dell’Avviso,
contattabile tramite l’indirizzo email riportato nell’Avviso.
24
Sistema informativo
§
§
§
§
§
§
Diario di bordo
Modifiche del PIP
Comunicazione di proroga
Comunicazione di rinuncia
Comunicazione di variazione dei requisiti
Caricamento documentazione richiesta dall’Avviso
Documenti prodotti
§
§
§
§
§
PIP aggiornato, controfirmato dalle parti, laddove presente
Rinuncia alla dote, laddove presente
Registro formativo e delle presenze, laddove previsto
Schede stage, laddove prevista
Comunicazione di proroga della conclusione del progetto, laddove presente
25
Attività
Destinatario
Struttura Politiche
integrate per la persona
Espletamento delle verifiche in loco in fase di
avvio/attuazione a seguito di campionamento e/o
segnalazione
Invio della nota riassuntiva degli esiti delle verifiche
all'Operatore e al Destinatario
Nel caso le verifiche determinino necessità di chiarimenti,
invio della richiesta di chiarimenti al Destinatario e/o
all'Operatore
Invio di chiarimenti e/o integrazioni a supporto delle attività
di verifica
Accreditamento e
Valutazione
Struttura Sistemi
Informativi
Operatore che ha
sottoscritto il PIP
In fase di avvio: verifica dell’effettivo coinvolgimento del destinatario;
dell’esistenza e operatività degli enti che partecipano all’attuazione della dote;
della regolarità della documentazione di avvio; dei requisiti di partecipazione del
destinatario.
In fase di attuazione: presenza del Destinatario; rispetto dei requisiti del
Destinatario; esistenza e operatività dell'operatore; corrispondenza della
documentazione conservata con quanto contenuto nel sistema informativo;
coerenza tra lo stato di attuazione della dote rilevabile dai registri/schede
stage/schede presenze rispetto all'avanzamento del PIP registrato nel diario di
bordo on line; assenza di altri finanziamenti a copertura dei servizi erogati.
Verifiche in loco
Controfirma della
nota relativa agli
esiti delle verifiche
Invio nota riassuntiva
degli esiti delle
verifiche
Controfirma della
nota relativa agli
esiti delle verifiche
Richiesta di
chiarimenti e/o
integrazioni
Eventuale richiesta
di chiarimenti e/o
integrazioni
Richiesta di
chiarimenti e/o
integrazioni
Invio di chiarimenti
e/o integrazioni
Ricezione di
chiarimenti e/o
integrazioni
Invio di chiarimenti
e/o integrazioni
Formalizzazione degli esiti dei controlli nelle check list
predisposte sul sistema informativo
Avvio trattamento irregolarità
Formalizzazione degli
esiti dei controlli (check
list)
Trattamento
irregolarità
26
Recepimento
aggiornamento check list di
contollo
Attività
Destinatario
Eventuale invio di parti modificate del PIP e accettate con lettera firmata dai soggetti
coinvolti nelle variazioni
Ricezione di
comunicazione di
non ammissibilità
delle modifiche del
PIP
Nel caso di rinuncia, invio della comunicazione di "Rinuncia alla dote" da parte del
Destinatario
Inserimento a sistema delle
modifiche del PIP
Ricezione di
comunicazione di
non ammissibilità
delle modifiche del
PIP
Eventuale comunicazione di
non ammissibilità delle
modifiche del PIP (mail)
Eventuale richiesta di proroga
per la conclusione delle attività
Verifica della compatibilità della tempistica proposta con la tempistica prevista
dall'avviso
Rigetto richiesta di
proroga
Comunicazione di rigetto della
richiesta di proroga
Rigetto richiesta di
proroga
Concessione
proroga
(Destinatario)
Comunicazione formale della
concessione della proroga
Concessione
proroga
(Ente PIP)
Comunicazione di
"Rinuncia alla dote"
Inserimento a sistema
"Rinuncia alla dote"
Verifica validità
rinuncia
Determinazione e riconoscimento delle quote da liquidare a seguito della rinuncia
Verifica delle cause di rinuncia rispetto alle cause prev iste nell'avv iso
Riconoscimento delle
quote da liquidare
Modifica stato dote in
"rinunciata"
Modifica dello stato della dote sul Sistema Informativo in "rinunciata"
Comunicazione di modifica
del PIP
Modifica delle informazioni
del PIP
Eventuale procedura di
recupero
Nel caso di non ammissibilità delle modifiche dei requisiti , revoca dote
Nel caso di modifiche dello stato di accreditamento degli Operatori, invio della
comunicazione di modifica dello stato di accreditamento
Individuazione da parte del Destinatario di un nuovo Operatore
Supporto individuazione nuovo
Operatore
(Funzionario referente
dell'avviso)
27
Comunicazione di modifica
del PIP
Aggiornamento stato dote in
"revocato"
Modifica requisiti
accreditamento
Individuazione di un nuovo
Operatore
Inserimento a sistema
delle modifiche del PIP
Valutazione
proroghe
Verifica della validità della rinuncia per riconoscimento servizi fruiti fino alla rinuncia
Modifica dei requisiti di partecipazione
Operatore che ha
sottoscritto il PIP
Verifica:
- che la composizione della dote sia coerente con la composizione prevista
nell’avv iso;
- che la v alorizzazione della dote non sia aumentata rispetto alla dote assegnata;
- che la tempistica sia compatibile con i tempi di attuazione del PIP e con i tempi di
chiusura dell’av viso;
- che siano mantenuti i requisiti del Destinatario, degli Operatori e del tutor che
partecipano all’attuazione del PIP;
- che le modifiche siano state accettate con firma da parte di tutti i soggetti interessati
dalle stesse
Ricezione
richiesta di
proroga
Valutazione della richiesta di proroga per la conclusione delle attività
In caso di ammissione della richiesta di proroga, comunicazione formale di
concessione delle proroga alla conclusione delle attività
Struttura Sistemi
Informativi
Verifica
ammissibilità delle
modifiche del PIP
Ricezione richiesta di proroga
In caso di rigetto della richiesta di proroga, comunicazione del rigetto via mail al
Destinatario ed all'Operatore
Accreditamento e
Valutazione
Ricezione parti PIP
modificate e lettera
di accettazione delle
stessa dalle parti
Verifica dell'ammissibilità delle modifiche apportate al PIP
Nel caso di non ammissibilità delle modifiche apportate al PIP, comunicazione al
destinatario e all'Operatore
Struttura Politiche
Integrate per la Persona
Comunicazione di
modifica dello stato di
accreditamento
2.4. Liquidazione
I Soggetti coinvolti
§
§
§
§
§
Struttura Politiche integrate per la persona
Funzionario Referente dell’avviso
Struttura Ragioneria e Credito
Tesoreria regionale
Attività
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Attività 1. Ricezione della domanda di liquidazione
Attività 2. Verifica della documentazione
Attività 3. Verifica “in loco” del servizio reso
Attività 4. Erogazione dei finanziamenti
Attività 5. Controlli documentali di I livello e predisposizione Dichiarazione di spesa
Attività 1. Ricezione della domanda di liquidazione
Il destinatario inserisce tramite l’Operatore con cui ha sottoscritto il PIP sul Sistema Informativo
la documentazione richiesta attestante la fruizione del servizio e la documentazione
giustificativa di spesa:
§ documenti giustificativi di spesa intestati al Destinatario (copia elettronica di fattura,
ricevuta fiscale o altro documento contabile aventi forza probatoria equivalente);
§ relazioni;
§ altra documentazione richiesta nell’avviso
La Struttura Politiche integrate per la persona riceve la domanda di liquidazione, compilata on
line sulla base dei dati presenti nel diario di bordo, stampata e firmata dal Destinatario e dal
legale rappresentante o altro soggetto con potere di firma dell’operatore che ha erogato il
servizio. Il sistema informativo riporta lo stato “rendiconto”.
La domanda di liquidazione è corredata da:
§ documenti giustificativi di spesa intestati al Destinatario (fattura, ricevuta fiscale o altri
documenti contabili aventi forza probatoria equivalente) e sottoscritti per accettazione dallo
stesso, con l’espressa indicazione dei servizi svolti, del costo medio orario e del numero di
ore relativi ad ogni servizio riportato in fattura;
§ relazione contenente la descrizione delle attività svolte, articolate per i servizi riportati nel
PIP e firmata dal legale rappresentante dell’operatore che ha sottoscritto il PIP, dal
destinatario e dal tutor.
§ altri documenti richiesti dall’avviso pubblico.
Attività 2. Verifica della documentazione
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione, per le doti in stato “rendiconto”, espleta
le verifiche amministrative funzionali al pagamento della domanda di liquidazione, direttamente
28
sui documenti caricati in formato digitale sul Sistema Informativo. Tali controlli mirano, in
particolare, a:
§ verificare la conformità dell’operazione, ossia il rispetto degli obblighi giuridicoamministrativi (es: presenza e correttezza della documentazione presentata, delle
comunicazioni, rispetto della tempistica prevista, etc) e gli adempimenti derivanti dalle
prescrizioni (es. caricamento dati nel sistema informativo, vincoli previsti dall’avviso, etc);
§ verificare la regolarità dell’operazione, attraverso l’analisi di eventuali rilevazioni di
soddisfazione da parte dei destinatari e della coerenza del percorso realizzato rispetto a
quanto contenuto nel PIP;
§ verificare la regolarità finanziaria, in termini di ammissibilità della spesa inserita nella
domanda di liquidazione, rispetto dei massimali previsti per ciascun servizio, correttezza
del calcolo delle spese inserite, ammissibilità del periodo temporale in cui le spese sono
state sostenute, correttezza della documentazione probante le attività realizzate,
attestazione del raggiungimento degli standard minimi previsti nell’avviso - % frequenza,
ottenimento qualifica, etc.
§ verificare il conseguimento dei risultati previsti nel PIP (es. avvenuta certificazione delle
competenze, contratto di assunzione o quant’altro attesti il raggiungimento dei risultati
previsti);
§ verificare la completa e corretta implementazione dei dati previsti dal sistema informativo al
fine di garantire, a livello di singola dote , le informazioni rilevanti ai fini del monitoraggio
finanziario, fisico e procedurale quali: avanzamento finanziario, “stato” del progetto,
avanzamento del progetto in termini di ore svolte, numero e caratteristiche dei destinatari,
etc.
In caso di mancanza/incoerenza di alcuni dati la Struttura Controllo, Accreditamento e
Valutazione provvederà ad effettuare le opportune segnalazioni e richieste di integrazione al
destinatario della dote, tramite l’operatore con cui lo stesso ha sottoscritto il PIP.
I documenti oggetto delle verifiche sono:
§ domanda di liquidazione;
§ documenti giustificativi di spesa intestati al Destinatario (fattura, ricevuta fiscale o altri
documenti contabili aventi forza probatoria equivalente in originale o copia conforme);
§ relazioni periodiche sulle attività svolte nell'ambito del PIP (on line);
§ documenti attestanti il raggiungimento dei risultati (on line);
§ altra documentazione prevista nell’Avviso.
La verifica avviene compilando una check list on line e si conclude con la formalizzazione
dell’esito sul sistema informativo indicando gli importi eventualmente non riconoscibili.
In caso di eventuali irregolarità ritenute rilevanti, la Struttura Controllo, Accreditamento e
Valutazione potrà procedere a convocare il Destinatario e/o l’Operatore oppure alla richiesta di
approfondimenti tramite l’espletamento di verifiche in loco. La liquidazione è in tal caso
subordinata all’esito di questi incontri e/o ulteriori verifiche.
A fronte degli esiti positivi delle verifiche riportati nel sistema informativo, la Struttura Politiche
integrate per la persona avvia le procedure di liquidazione degli importi richiesti come descritto
nell’Attività 4. Erogazione dei finanziamenti.
29
In funzione, invece, delle irregolarità riscontrate, la Struttura Politiche Integrate per la Persona
procede alla liquidazione delle spese ritenute ammissibili, dandone comunicazione
all’Operatore e al Destinatario.
In caso di irregolarità riscontrate in seguito alla conclusione delle procedure di liquidazione, la
Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione può procedere all’avvio delle eventuali
procedure di recupero delle somme indebitamente percepite (cfr. paragrafo 2.4.2. – Procedure
di recupero seguite dalla Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione).
Attività 3. Verifica “in loco”
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione ha la possibilità di procedere durante
l’attuazione della dote o a conclusione della stessa, ma antecedentemente alla liquidazione
finale, ad effettuare le verifiche “in loco” del servizio reso al Destinatario, su base campionaria
o su richiesta.
Obiettivo della visita in loco è la verifica dell’effettiva e congrua erogazione e fruizione del
servizio, in linea con la documentazione presentata dal Destinatario tramite l'Operatore che ha
sottoscritto il PIP.
Prima di procedere alla verifica in loco, la Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
svolge le attività propedeutiche alla visita, utilizzando i documenti disponibili sul sistema
informativo al momento della verifica e oggetto anche delle verifiche amministrative e
coordinandosi eventualmente con la Struttura Politiche integrate per la persona.
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione procede quindi con l’effettuazione della
verifica in loco, accertando l’effettiva e corretta attuazione del PIP (la verifica può avvenire
anche durante l’erogazione del servizio).
Le verifiche sono volte ad accertare:
§ la presenza del Destinatario;
§ il rispetto dei requisiti del Destinatario;
§ l’esistenza e l’operatività dell’operatore;
§ la corrispondenza della documentazione conservata con quanto contenuto nel sistema
informativo;
§ la coerenza tra lo stato di attuazione della dote rilevabile dai registri/schede stage/schede
presenze rispetto all’avanzamento del PIP registrato nel diario di bordo on line.
§ l’assenza di altri finanziamenti a copertura dei servizi erogati nell’ambito del PIP.
I documenti oggetto del controllo in loco sono:
§ Documentazione a supporto dei requisiti del destinatario;
§ Registro formativo e delle presenze;
§ Schede presenze/Schede stage;
§ I documenti conservati ai fini della liquidazione del contributo;
§ Timesheets;
§ Altri documenti previsti nell’avviso.
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione compila una check list con gli esiti del
controllo; gli esiti della verifica possono essere:
§ Nessun rilievo: nell’ipotesi in cui non sia stata rilevata alcuna irregolarità;
30
§
Dote non regolare: nel caso in cui siano emerse irregolarità, è assegnato al soggetto un
termine per la presentazione delle controdeduzioni cui potranno seguire provvedimenti di
revoca/recupero/segnalazioni per accreditamento, etc..
A titolo indicativo, le anomalie riscontrate nell’ambito delle attività di controllo, possono essere
trattate con le seguenti modalità:
1. richieste di adeguamento entro termini stabiliti ed eventuale mancata erogazione delle
risorse ai destinatari e/o agli Operatori (ove previsti), in caso di irregolarità di spesa,
modalità di realizzazione non conformi a quanto previsto nel PIP, documenti mancanti,
incompleti o irregolari, mancato rispetto di eventuali vincoli (quote, soglie, etc.) stabiliti
per lo svolgimento delle attività;
2. richiami e provvedimenti sull’accreditamento nei confronti dell’Operatore e/o
trasferimento del destinatario ad altro Operatore fornitore dello stesso servizio per
irregolarità derivanti dal comportamento degli operatori;
3. segnalazioni agli Organi competenti, in tutti i casi in cui sia ravvisabile il sospetto di
frode (dichiarazioni mendaci, documentazione creata artificiosamente, etc.) e/o nei casi
in cui si accerti il mancato rispetto della normativa nazionale (es. stage);
4. revoca della dote in caso di irregolarità connesse al comportamento del destinatario
e/o per sospetto di frode;
5. avvio procedure di recupero nei confronti degli Operatori per le somme indebitamente
percepite, qualora le irregolarità vengano rilevate a seguito dell’effettiva liquidazione
delle risorse.
A conclusione della verifica i controllori rendono noti all’Operatore e al destinatario gli esiti del
controllo in una nota che viene controfirmata dagli interessati.
Attività 4. Erogazione dei finanziamenti
Completate le opportune verifiche documentali e preso atto degli esiti delle eventuali verifiche
in loco, la Struttura Politiche Integrate per la persona predispone un Decreto di impegno e di
autorizzazione alla liquidazione, relativamente alle domande di liquidazione pervenute, in
accordo con il sistema di contabilità regionale e relativi sistemi informativi
Il decreto viene, quindi, approvato dalla Struttura Politiche integrate per la Persona.
La Struttura Politiche integrate per la Persona trasmette il decreto alla Struttura Ragioneria e
Credito, mediante il sistema informativo per la propria istruttoria consistente nell’accertamento
dei requisiti idonei per l’assunzione dell’impegno (correttezza formale del provvedimento di
impegno, assenza di blocchi/fermi,regolarità contabile ecc), e nella verifica delle eventuali
posizioni debitorie. In caso di esito istruttorio negativo la Ragioneria Regionale provvede a
richiedere i necessari chiarimenti, o qualora ne ricorrano i presupposti, alla restituzione dell’atto
senza registrazioni contabili.
La Struttura Ragioneria e Credito, in seguito ad esito positivo delle proprie verifiche, rilascia il
visto di regolarità contabile mediante la restituzione attraverso il sistema informativo, del
decreto alla Struttura Politiche Integrate per la Persona.
Inoltre, la Struttura Ragioneria e Credito procede a registrare il decreto di impegno nel sistema
di contabilità regionale, assegnando i numeri di impegno e trasmettendone comunicazione alla
Struttura Politiche Integrate per la Persona.
31
La Struttura Ragioneria e Credito procede poi alla predisposizione della nota di liquidazione ed
alla conseguente emissione dei mandati di pagamento e alla trasmissione degli stessi alla
Tesoreria regionale. La Struttura Ragioneria e Credito, inoltre, registra i mandati di pagamento
nel sistema di contabilità regionale.
La Tesoreria provvede ad estinguere i mandati di pagamento mediante versamento su conto
corrente postale o bancario intestato al beneficiario contabile.
Il sistema informativo recepisce gli estremi del mandato di pagamento e la data di effettiva
esecuzione da parte della Tesoreria.
In caso di pagamenti non andati a buon fine per errori negli estremi di pagamento il sistema
stesso recepisce il mancato buon fine; la Struttura Ragioneria, una volta rettificati gli estremi di
pagamento dispone la ri-esecuzione del mandato da parte della Tesoreria. Il nuovo pagamento
viene registrato nel sistema informativo.
Attività 5. Trasmissione Dichiarazione di regolarità delle spese
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione effettua le proprie verifiche sulla spese
sostenute e da certificare, verificando la correttezza delle procedure seguite e fornendo
riscontro degli esiti tramite il sistema informativo.
Alle scadenze per la certificazione di spesa l’AdG invia all’Autorità di Certificazione una
dichiarazione di regolarità delle spese da certificare, dando conto delle verifiche svolte
attraverso check list verificabili nel sistema informativo.
L’Autorità di Certificazione procede pertanto a predisporre la Dichiarazione di spesa e la
Domanda di pagamento alla Commissione, previe proprie verifiche.
Sistema Informativo
§ Documentazione oggetto di verifica (inserita in formato digitalizzato sul sistema
informativo)
§ Check list
§ Decreto di impegno e autorizzazione alla liquidazione
§ Dichiarazione di regolarità delle spese
Documenti prodotti
§ Domanda di liquidazione e allegati
§ Verbale finale della verifica in loco
§ Check list verifica documentale
§ Dichiarazione di regolarità delle spese
32
Attività
Destinatario
Struttura Politiche
integrate per la
persona
Accreditamento e
Valutazione
Struttura
Ragioneria e
Credito
Struttura Sistemi
Informativi
AdC
Verifiche in fase di avvio: verifica dell’effettivo coinvolgimento del destinatario;
dell’esistenza e operatività degli enti che partecipano all’attuazione della dote; della
regolarità della documentazione di avvio; dei requisiti di partecipazione del destinatario.
Verifiche "in itinere" dell'effettiva erogazione del servizio: presenza del Destinatario;
rispetto dei requisiti del Destinatario; esistenza e operatività dell'Operatore;
corrispondenza della documentazione conservata con quanto contenuto nel SI; coerenza
tra lo stato di attuazione della dote rilevabile dai registri/schede stage/schede presenze
rispetto all'avanzamento registrato sul diario di bordo on line; assenza di altri
finanziamenti a copertura dei servizi erogati nell'ambito del PIP.
Documenti oggetto del controllo:
- Documentazione a supporto dei requisiti del Destinatario
- Registro formativo e delle presenze
- Schede presenze/ Schede stage
- Documenti conservati dall'Operatore
- Timesheet
Verifica in loco
Verifica in loco del servizio reso
In caso di esiti positivi delle verifiche, avvio delle procedure
di liquidazione
Trattamento irregolarità
Predisposizione e trasmissione alla Ragioneria Regionale
dei decreti di impegno e autorizzazione alla liquidazione
Avvio procedure di
liquidazione
Decreti di impegno e
autorizzazione alla
liquidazione
Emissione della nota di liquidazione e del mandato di
pagamento e trasmissione dello stesso alla Tesoreria per
l'erogazione del finanziamento
Verifica delle domande di liquidazione
Trasmissione della Dichiarazione di regolarità delle Spese
da certificare
Verifica del rispetto degli obblighi giuridico-amministrativi e degli adempimenti derivanti
dalle prescrizioni; verifica della regolarità finanziaria; verifica del conseguimento dei
risultati previsti nel PIP; verifica della completa e corretta implementazione dei dati
previsti dal sistema informativo
I documenti oggetto delle verifiche sono:
- domanda di liquidazione;
- documenti giustificativi di spesa intestati al Destinatario (fattura, ricevuta fiscale o altri
documenti contabili aventi forza probatoria equivalente in originale o copia conforme);
- relazioni periodiche sulle attività svolte nell'ambito del PIP (on line);
- documenti attestanti il raggiungimento dei risultati (on line);
- altra documentazione prevista nell’Avviso.
Verifiche
documentali
Verifiche della domanda di liquidazione
Avvio procedura di liquidazione
Nota di liquiazione
e
Recepimento estremi
mandato e data esecuzione
Documenti oggetto del controllo:
Documenti giustificativi di spesa intestati al Destinatario (copia elettronica di fattura,
ricevuta fiscale o altro documento contabile aventi forza probatoria equivalente);
Relazioni;
Altra documentazione richiesta nell’avviso
Verifica
documentale
Trasmissione Dichiarazione di regolarità delle
spese da certificare
Ricezione
Dichiarazione
33
2.5. Recuperi e segnalazioni OLAF
Il sistema di controllo, come descritto nella presente relazione, consente di individuare la
maggior parte delle irregolarità/anomalie prima dell’erogazione delle risorse e della
certificazione delle spese. Si procede comunque a descrivere le eventuali procedure di
recupero e segnalazione all’OLAF in ottemperanza alle indicazioni comunitarie e nazionali.
Soggetti coinvolti
§
§
Attività
Ø Attività 1. Ricevimento e verifica esiti delle attività di controllo
Ø Attività 2. Verifica necessità di segnalazioni irregolarità ex art.28 Regolamento (CE) n.
1828/2006
Ø Attività 3. Procedimento di recupero
Ø Attività 4. Aggiornamento “iter” correttivo dell’irregolarità ai sensi dell’art.30 Regolamento
(CE) n. 1828/2006
Ø Attività 5. Eventuale comunicazione su impossibilità recupero
Attività 1: Ricevimento e verifica esiti delle attività di controllo
Questa prima attività si diversifica in relazione al soggetto che ha provveduto ad effettuare il
controllo:
§
§
§
Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione;
Autorità di Audit
Guardia di Finanza e/o altri soggetti esterni
Caso di verifiche effettuate dalla Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione.
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione, in base agli esiti delle verifiche dalla
stessa svolte, adotta i provvedimenti conseguenti in termini di recuperi e segnalazioni OLAF.
Caso di controlli effettuati dall’Autorità di Audit
Nel caso di controlli effettuati dall’AdA, l’AdG riceve i verbali di verifica in loco.
L’AdG trasferisce la documentazione alla Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
che esamina le risultanze contenute nella documentazione e, ove opportuno, formula
osservazioni e/o istanze di revisione che vengono poi esaminate di concerto con l’AdA al fine
di approfondire elementi di valutazione aggiuntivi e/o di condividere una posizione comune in
ordine all’instaurazione delle relative procedure di recupero.
34
In assenza di osservazioni e/o istanze di revisione gli esiti dei controlli diventano definitivi e
l’AdA provvede alla registrazione sul sistema operativo.
Con cadenza periodica l’AdA provvede a trasmettere all’AdG specifici report riepilogativi
relativi ai controlli svolti.
Caso di controlli effettuati dalla Guardia di Finanza3
L’AdG riceve gli esiti dei controlli svolti dalla Guardia di Finanza e trasferisce alla Struttura
Controllo, Accreditamento e Valutazione la documentazione pervenuta (es: copie dei verbali di
verifica, contenenti le motivazioni degli accertamenti effettuati e l’entità del contributo pubblico
non riconoscibile e ulteriore documentazione eventualmente predisposta e le informazioni
concernenti eventuali procedimenti giudiziari attivati o eventuali segnalazioni all’Autorità
Giudiziaria).
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione esamina le risultanze contenute nella
documentazione al fine di valutare i provvedimenti conseguenti e procede alla registrazione nel
Sistema Informativo delle suddette informazioni.
Attività 2: Verifica necessità di segnalazioni irregolarità ex art.28 Reg.1828/2006
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione, verificata la completezza degli elementi
forniti sugli esiti delle attività di controllo svolte dagli organismi preposti, valuta, in accordo con
le indicazioni eventualmente formulate dal Referente unico, se procedere alla comunicazione
alla Commissione ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 - ove presenti le
condizioni e i presupposti che fanno scaturire in capo ad essa tale obbligo -. Provvedendo poi
ad informare anche gli organismi esterni che hanno svolto il controllo sull’esito delle decisioni
assunte.
Qualora sia necessario procedere alla comunicazione, la Struttura provvede alla compilazione
dell’apposito “modulo” di trasmissione per le segnalazioni di cui all’art. 28 del Regolamento
(CE) n. 1828/2006 derivanti dalle attività di controllo svolte dai diversi soggetti competenti e
all’invio per il tramite del Referente unico regionale al Dipartimento per le Politiche comunitarie.
Infine, ove ne ricorrano i presupposti, la Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione dà
prontamente comunicazione alla Procura della Repubblica di eventuali irregolarità.
3
Con la legge 31 marzo 2000, n. 78, recante la delega al Governo per il riordino delle Forze di polizia, alla
Guardia di Finanza è stato attribuito, quale criterio direttivo principale, l’esercizio delle “funzioni di polizia
economica e finanziaria a tutela del bilancio dello Stato e dell’Unione Europea”.
35
Trattamento esiti controllo Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione ed eventuali segnalazioni OLAF
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Registrazione sul Sistema informativo dei dati delle
verifiche, delle irregolarità rilevate e delle spese non
riconoscibili
Valutazione condizioni necessarie alla segnalazione alla
Commissione di cui all’art. 28 del Reg. (CE) 1828/06
Compilazione e trasmissione al Referente unico regionale
dei “moduli” per la segnalazione alla Commissione ex art.28
e 30
Registrazione nel SI delle segnalazioni ex art.28 e 30
Eventuale comunicazione alla Procura della Repubblica
Registrazione e aggiornamento delle informazioni sugli
eventuali procedimenti giudiziari e penali avviati, anche ai
fini delle comunicazioni ex art.30
Struttura Politiche
integrate per la
persona
Accreditamento e
Valutazione
Registrazione esiti
controlli
Struttura
Ragioneria e
Credito
Struttura Sistemi
Informativi
Altri soggetti
Verifica inserimento delle attività di controllo ed esiti nel SI
Registraziozione esiti
verifiche effettuate
Valutazione
necessità di
segnalazione
Verifica della presenza delle condizioni necessarie per la
segnalaizone dell'irregolarità alla CE
Ricezione moduli ex
art.28 e 30
(Referente Unico)
Predisposizione modulo
ex art.28 e 30
Registrazione
segnalazioni
art.28 e 30
Verifica inserimento della segnalazione con tutti i dati
previsti
Registrazione
segnalazioni art.28 e 30
comunicazione alla
Procura
Verifica inserimento esaustivo e corretto delle informazioni
previste nel Modulo
ricevimento
comunicazione
Registrazione
avanzamento
procedimenti
Registraziozione
procedimenti
36
Verifica corretto e completo inserimento delle informazioni
e del loro aggiornamento
Trattamento esiti controllo AdA e GdF ed eventuali segnalazioni OLAF
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Trasmissione del report contenente l'esito del controllo,
unitamente alle spese non riconoscibili e relative
motivazioni, il verbale e le eventuali controdeduzioni
presentate
Struttura
Struttura
Struttura Controllo, Ragioneria e
Politiche
Accreditamento e
Credito
integrate per la
Valutazione
persona
Struttura
Sistemi
Informativi
Ricevimento documentazione
esito controlli AdA e/o GdF
Eventuale
comunicazione alla
Procura
Analisi delle risultanze contenute nella documentazione
trasmessa
Analisi risultanze
controlli AdA e/o GdF
Eventuale incontro con l’AdA, al fine di approfondire
elementi di valutazione aggiuntivi e/o di condividere una
posizione comune in ordine alle procedure di recupero
Eventuali
confronti con
AdA
Verifica completezzza, correttezza e
aggiornamento delle informazioni da inviare
all'AdG
Verifica degli esiti delle attività di controllo con
specifico riferimento a irregolarità derivanti da
specifiche indicazioni fornite dall'AdG
Verifica della casisitica emersa, della normativa
di riferimento e delle indicazioni fornite dall'AdG,
nocnhé delle eventuali controdeduzioni e
chiarimenti/integrazioni fornite dal
beneficiario/destinatario
Verifica inserimento delle attività di controllo ed
esiti nel SI
Verifica necessità di procedere alla segnalazione
ex art.28, ossia che gli elementi indicati nel primo
verbale o nell'atto siano "di consistenza tale da
rendere in prima facie fondata l'ipotesi
dell'avvenuta violazione di una norma
comunitaria o nazionale anche astrattamente
idonea a provocare pregiudizio al bilancio
comunitario"
Valutazione
necessità di
segnalazione
Ricezione moduli ex
art.28 e 30
(Referente Unico)
Compilazione Modulo
ex art.28 e 30
Registrazione
segnalazioni art.28 e 30
Registrazione e aggiornamentro delle informazioni sugli
eventuali procedimenti giudiziari e penali avviati, anche ai
fini delle comunicazioni ex art.30
Registrazione
avanzamento
procedimenti
Registrazione
procedimenti
Avvio procedimento di
recupero
37
Verifica compilazione della segnalazione con tutti
i dati previsti
Verifica corretto e completo inserimento delle
informazioni e del loro aggiornamento
Verifica corretto e completo inserimento delle
informazioni e del loro aggiornamento
Ricezione esito
decisioni AdG
(GdF)
Comunicazione
decisioni assunte
* cfr. Procedura attivata a fronte dei controlli posti in essere dalla Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
Eventuale
comunicazione alla
Procura (GdF)
Registrazione esiti
verifiche GdF
Registrazione
segnalazioni
Avvio procedimento di recupero*
Comunicazione esito
controlli GdF
Condivisione
risultanze controlli
AdA
Registrazione nel SI delle segnalazioni ex art.28 e 30
Comuniocazione agli Organimsi di controllo esterni sulle
decisioni assunte
Altri Soggetti
Registrazione esiti
verifiche GdF
Registrazione sul Sistema informativo dei dati delle
verifiche, delle irregolarità rilevate e delle spese non
riconoscibili
Compilazione e trasmissione al Referente unico regionale
dei “moduli” per la segnalazione alla Commissione ex art.28
e 30
AdA
Documentazione
esito controlli svolti
Eventuale comunicazione alla Procura della Repubblica
Valutazione condizioni necessarie alla segnalazione alla
Commissione di cui all’art. 28 del Reg. (CE) 1828/06
AdC
Attività 3: Procedimento di recupero
A seguito dei rilievi emersi e della quantificazione dell’importo da recuperare, la Struttura
Controllo, Accreditamento e Valutazione invita l’Ente erogatore dei servizi a provvedere nei
termini stabiliti al pagamento della somma dovuta comprensiva degli interessi nel frattempo
maturati4. Tale comunicazione contiene, inoltre, informazioni sulla possibilità di procedere alla
rateizzazione del debito e sull’eventuale prosieguo delle procedure di riscossione, nonché sulle
modalità di restituzione delle somme.
Qualora l’Ente erogatore dei servizi provveda al pagamento nei termini, la Struttura provvede
all’accertamento delle entrate con Decreto.
Decorso invece inutilmente il termine assegnato per la restituzione del finanziamento, la
Struttura predispone e notifica all’Ente il Decreto finalizzato alla ingiunzione al pagamento.
In caso di mancato pagamento da parte dell’Ente entro il termine previsto dal Decreto
ingiuntivo, la Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione attiva, in raccordo con la
Struttura Ragioneria e Credito, la procedura di riscossione coattiva con iscrizione al ruolo ed
emissione di cartella esattoriale.
I singoli passaggi della procedura vengono registrati sul sistema informativo da parte della
Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione, al fine di consentire la tempestiva
informazione da parte dell’AdA e dell’AdC.
Attività 4: aggiornamento “iter” correttivo dell’irregolarità ai sensi dell’art. 30 del Reg. 1828/06
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione, alle scadenze previste, predispone il
“modulo” sull’aggiornamento di ogni precedente comunicazioni ex art.28 contenente
informazioni almeno su:
§ gli importi recuperati o gli importi di cui si prevede il recupero;
§ le misure provvisorie prese a salvaguardia del recupero degli importi indebitamente
versati;
§ i procedimenti amministrativi o giudiziari iniziati al fine di recuperare gli importi e applicare
sanzioni;
§ i motivi dell’eventuale abbandono dei procedimenti di recupero;
§ l’eventuale abbandono dei procedimenti penali.
4
in relazione a quanto contenuto nel Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE PO 2007-2013.
38
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Struttura Politiche
integrate per la
persona
Operatore/
Destinatario
Struttura Sistemi
Informativi
AdC
AdA
Altri soggetti
registrazione
dati recuperi
avviati
Trasmissione all'AdC di informazioni sui recuperi avviati,
ossia delle lettere di invito al pagamento
Invio info recuperi
avviati
Decorso inutilmente il termine assegnato per la restituzione
del finanziamento, avvio iter per l’escussione della garanzia
fideiussoria
Verifica dati del beneficiario/destinatario ai fini dell'invio
della comunicazione;
Verifica correttezza importo da restituire
Invito al pagamento
Registrazione sul Sistema informativo dei dati relativi al
procedimento di recupero avviati
In caso di esito negativo dell'escussione, predisposizione e
notifica del Decreto di ingiunzione al pagamento
Struttura
Ragioneria e
Credito
Avvio procedimento
recuperi
Avvio procedimento di recupero
Invito all’operatore/destinatario a provvedere nei termini
stabiliti al pagamento della somma dovuta
Accreditamento e
Valutazione
Registraziozione
procedimenti recupero
avviati
avvio iter
escussione
garanzia
fideiussoria
Operatore/
Destinatario
Registrazione
avanzamento
recuperi
Trasmissione all'AdC del Decreto di recupero
invio decreto
recupero
In caso di mancato pagamento entro il termine previsto dal
Decreto, attivazione in raccordo con la Ragioneria di
compensazione o procedura di riscossione coattiva con
iscrizione al ruolo ed emissione di cartella esattoriale
Aggiornamento procedimento sul SI, anche ai fini
comunicazioni ex art.30
ecussione
fideiussione
Avvio procedure
riscossione coattiva
Verifica della restituzione degli importi (tramite accesso al
DB della Ragioneria o note Ragioneria e/o bonifico del
Beneficiario/Destinatario)
Verifica presenza fidejussione
Verifica esito escussione, completezza importo recuperato,
calcolo nuovo importo da recuperare
Decreto ingiunitvo di
pagamento
Inserimento sul Sistema informativo del Decreto e/o dei dati
sui recuperi effettuati
Verifica dei procedimenti di recupero avviati da segnalare
all'AdG ai fini del registro recuperi e delle decurtazioni
delle Domande di pagamento
ricevimento
Registrazione Decreto
recupero e/o recuperi
effettuati
presa d'atto decreti e
aggiornamento
Registro recuperi
Verifica Decreti da segnalare all'AdG ai fini del registro
recuperi e delle decurtazioni delle Domande di pagamento
Verifica della restituzione degli importi (tramite accesso al
DB della Ragioneria o note Ragioneria e/o bonifico del
Beneficiario/Destinatario)
Cartelle esattoriali
Registrazione
avanzamento
recuperi
Registrazione
avanzamento recuperi
39
Attività 5: eventuale comunicazione su impossibilità recupero
Nell’ipotesi in cui ritenga che non si possa eseguire o prevedere il recupero di una determinata
somma, la Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione trasmette la pratica all’AdG
affinché questa possa procedere alla segnalazione - a norma del secondo paragrafo dell’art. 30
del Regolamento 1828/2006 -, con una comunicazione speciale alla Commissione,
dell’ammontare dell’importo non recuperato/recuperabile.
Sistema informativo
§ Esiti attività di controllo
§ Atti di recupero
§ Registrazione segnalazioni casi OLAF
§ Iter dei recuperi e/o dei procedimenti giudiziari e penali avviati
Documenti prodotti
§ Documentazione relativa ai controlli svolti
§ Comunicazioni agli organismi esterni in merito alle decisioni di segnalazione all’OLAF
§ Atti relativi al procedimento di recupero
§ Moduli di comunicazione ex art.28 e 30 Reg.1828/06
§ Eventuali segnalazioni alla Procura della Repubblica
§ Comunicazioni di impossibilità di recupero ex art.30 reg.1828/06
40
2.6. Chiusura
I Soggetti coinvolti
§ Struttura Politiche integrate per la persona
§ Funzionario Referente dell’avviso
Attività
Ø Attività 1. Chiusura del PIP
Ø Attività 2. Ricezione domanda di liquidazione e verifica
Ø Attività 3. Archiviazione
Attività 1. Chiusura del progetto
La Struttura Politiche integrate per la persona riceve i moduli di chiusura del PIP, inseriti nel
sistema informativo.
Il destinatario, inoltre, trasmette per il tramite dell’Operatore i seguenti documenti di chiusura
del PIP:
§ Attestazioni del raggiungimento degli standard minimi di frequenza, laddove previsti
§ Relazione finale sulle attività svolte nell'ambito del PIP
§ Eventuale documentazione aggiuntiva richiesta dal dispositivo
La Struttura Politiche integrate per la persona attua le verifiche rispetto agli adempimenti
giuridico-amministrativi a carico dell’Operatore che ha stipulato il PIP in coerenza con quanto
specificato nella attività di verifica prevista in fase di attuazione.
Attività 2. Ricezione domanda di liquidazione e verifica
La Struttura Politiche integrate per la persona riceve la domanda di liquidazione finale. Segue
la procedura descritta nel paragrafo 2.4.1.
Attività 3. Archiviazione
La responsabilità dell’archiviazione documentale (digitale o in cartaceo) e della tenuta del
registro della logistica della stessa è in capo al funzionario referente dell’avviso, secondo le
modalità definite dalle procedure di archiviazione elettronica o cartacea.
Sistema informativo
Documentazione oggetto di verifica (inserita in formato digitalizzato sul sistema
informativo)
Documenti prodotti
§
§
§
§
Relazione finale sulle attività svolte
Attestazioni del raggiungimento degli standard minimi
Modulo di chiusura del progetto
41
3. Dote “a regia”
3.1 Gestione
Soggetti coinvolti
§
§
PO Comunicazione
Attività
§
§
§
§
Attività 1: Comunicazione di avvio attività
Attività 2: Predisposizione degli avvisi pubblici
Attività 3: Dati di monitoraggio e comunicazioni varie
Attività 4: Comunicazione di chiusura delle attività
Attività 1: Comunicazione di avvio attività
L’OI predispone e trasmette la documentazione necessaria per l'avvio Attività
(descrizione SGC, modalità di trasmissione dei dati, eventuali richieste integrative) alla
Struttura Politiche Integrate per la Persona che effettua le opportune verifiche al fine di
assicurare la conformità al sistema di gestione e controllo in essere, garantire il rispetto
delle disposizioni del contratto/convenzione/accordo, la completezza della
documentazione e la coerenza con le disposizioni regolamentari. A seguito della verifica
e di eventuali richieste di modifica e integrazioni, la Struttura approva la
documentazione che rappresenta i vincoli cui deve attenersi l’OI nei rapporti con la
Regione.
Attività 2: Predisposizione degli avvisi pubblici
La Struttura Politiche Integrate per la Persona trasmette all’OI eventuali indicazioni e
strumenti finalizzati alla predisposizione degli avvisi.
L’OI predispone gli avvisi pubblici, in coerenza con gli obiettivi delle attività delegate e in
conformità con la normativa comunitaria e nazionale, e invia alla Struttura Politiche
Integrate per la Persona schemi ed informative relativi agli avvisi. La Struttura Politiche
Integrate per la Persona si riserva di inoltrare all’OI eventuali osservazioni in seguito alle
seguenti verifiche:
§ coerenza rispetto alle attività delegate all’OI;
§ coerenza con gli obiettivi e le disposizioni del PO;
§ coerenza degli avvisi pubblici con la normativa comunitaria, nazionale, con i criteri di
selezione delle operazioni e dei progetti approvati dal CdS.
42
L’OI invia poi la comunicazione dell'avvenuta pubblicazione degli avvisi sul BURL e sui
siti di interesse, e trasmette indicazioni alla PO Comunicazione per la news da inserire
sito web della Direzione Generale Istruzione, Formazione e Lavoro.
In seguito alla fase di selezione, l’OI definisce gli elenchi degli operatori/destinatari e li
trasmette alla Struttura Politiche Integrate per la Persona. Ne comunica, inoltre,
l'avvenuta pubblicazione sul BURL e sui siti di interesse e trasmette indicazioni alla PO
Comunicazione per la news da inserire sito web della Direzione Generale Istruzione,
Formazione e Lavoro.
Attività 3: Dati di monitoraggio e comunicazioni varie
L’OI trasmette periodicamente alla Struttura Politiche Integrate per la Persona i dati
analitici delle doti per la compilazione del SI regionale anche ai fini degli adempimenti di
monitoraggio periodico richiesto dall’IGRUE all’AdG. Ai fini del CdS predispone apposite
relazioni illustrative sulle attività svolte e, su eventuale richiesta della Struttura Politiche
Integrate per la Persona fornisce ulteriori eventuali dati relativi alle risorse gestite.
Attività 4: Comunicazione di chiusura delle attività
L’OI predispone e trasmette la documentazione di chiusura delle attività (relazione
finale, report di sintesi dei risultati, eventuali richieste integrative) alla Struttura Politiche
Integrate per la Persona che effettua le verifiche necessarie rispetto alle disposizioni del
contratto/convenzione/accordo, alla completezza della documentazione e della
coerenza con le disposizioni regolamentari.
Sistema Informativo
§
§
§
News riguardanti la pubblicazione degli avvisi
News riguardanti la pubblicazione degli elenchi degli operatori/destinatari
Dati di monitoraggio.
Documenti prodotti
§
§
§
§
§
§
Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo
Modalità di trasmissione dei dati di monitoraggio
Avvisi pubblici per l’individuazione degli operatori / destinatari
Relazione Finale
Report di sintesi dei risultati
Comunicazione di chiusura delle attività
43
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Predisposizione e trasmissione documentazione
necessaria per l'Avvio Attività (descrizione SGC,
modalità di trasmissione dei dati, eventuali richieste
integrative)
Struttura Politiche
Integrate per la
Persona
Ricevimento
Documentazione Avvio
Verifica della conformità della documentazione
Verifica della
conformità
Approvazione della documentazione ed invio della
comunicazione
Approvazione
Trasmissione delle indicazioni e degli strumenti
finalizzati alla predisposizione degli avvisi
Trasmissione
strumenti/indicazioni per
avvisi
Predisposizione degli avvisi pubblici
Invio all'AdG di schemi ed informative relativi all'avviso
pubblico
Comunicazione dell'avvenuta pubblicazione sul BURL e
sui siti istituzionali dell'avviso
Accreditamento,
Valutazione
Organismo
Intermedio
Struttura
Sistemi
Informativi
Altri Soggetti
Documentazione di
Avvio Attività
Verifiche riguardanti la conformità al sistema di gestione e
controllo in essere, a garantire il rispetto delle disposizioni del
contratto/convenzione/accordo, la completezza della
documentazione e la coerenza con le disposizioni
regolamentari
Ricevimento
comunicazione
Recepimento degli
strumenti/indicazioni
Verifica della corretta applicazione della normativa
comunitaria e nazionale relativa all'erogazione dei
finanziamenti comunitari
Verifica della coerenza con gli obiettivi e le disposizioni del
PO
Predisposizione
dell'avviso
Ricevimento degli
schemi/informative
Schemi ed
informative dell'avviso
Ricevimento della
comunicazione
Comunicazione di avvenuta
pubblicazione e invio news
per sito web DG
Verifica della coerenza dell'avviso pubblico con la normativa
comunitaria, nazionale, con gli obiettivi del PO, con i criteri di
selezione delle operazioni e dei progetti approvati dal CdS
Verifica del rispetto della normativa nazionale e comunitaria
in materia di informazione e pubblicità
Pubblicazione
news su sito web
DG (PO
Comunicazione)
Invio della news della pubblicazione dell'avviso pubblico
sul BURL per il sito web della Direzione Generale
Istruzione, Formazione e Lavoro.
Struttura
Ragioneria e
Credito
44
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Struttura Politiche
Integrate per la
Persona
Comunicazione dell'avvenuta pubblicazione sul BURL e
sui siti istituzionali degli elenchi degli
operatori/destinatari
Organismo
Intermedio
Struttura
Ragioneria e
Credito
Struttura
Sistemi
Informativi
Ricevimento delle
risultanze degli
avvisi/bandi
Comunicazione delle
risultanze,
pubblicizzazione,
trasmissione news
Ricevimento
comunicazioni
Pubblicazione
news delle
risultanze su sito
web DG (PO
Comunicazione)
Comunicazione dei dati di avanzamento procedurale e
finanziario e dei risultati prodotti dalle doti finanziate
anche ai fini dell'invio al Monitoraggio Unitario di
IGRUE
Verifica della conformità della documentazione
Verifica dell'accreditamento dei soggetti proponenti, verifica
della coerenza/congruenza dei percorsi proposti con le finalità
dell'avviso pubblico e del bando regionale
Invio della news dell'avvenuta pubblicazione degli
elenchi degli operatori/destinatari per il sito web della
Direzione Generale Istruzione, Formazione e Lavoro.
Predisposizione e trasmissione documentazione
necessaria per la chiusura delle attività (relazione finale,
report di sintesi dei risultati, eventuali richieste
integrative)
Altri Soggetti
Definizione elenchi
Definizione degli elenchi degli operatori/destinatari
Comunicazione all'AdG degli elenchi degli
Accreditamento,
Valutazione
Compilazione dati
Ricevimento
Documentazione
chiusura attività
Controllo/Verifica dati
Verifica della coerenza, completezza ed esaustività dei dati
trasmessi
Documentazione di
chiusura attività
Verifiche necessarie a garantire il rispetto delle disposizioni di
contratto, della completezza della documentazione e della
coerenza con le disposizioni regolamentari.
Verifica
conformità
docum.
45
3.2 Controllo
Soggetti coinvolti
§
§
Attività
§
Attività 1: Richiesta e verifiche per la liquidazione dell’acconto
§
Attività 2: Richiesta e verifiche per la liquidazione delle domande di rimborso
§
Attività 3: Erogazione risorse all’OI
§
Attività 4: Comunicazione degli esiti di verifiche in loco effettuate dall’OI
§
Attività 5: Audit del Sistema di Controllo
Attività 1: Richiesta e verifiche per la liquidazione dell’acconto
L’OI predispone e trasmette la richiesta di liquidazione di acconto comprensiva della
documentazione richiesta, tra cui la fidejussione (ove prevista), alla Struttura Politiche
Integrate per la Persona. Questa invia la documentazione alla Struttura Controllo,
Accreditamento e Valutazione affinché verifichi la completezza della documentazione e
l’effettiva realizzazione delle attività previste e necessarie per procedere all’erogazione,
il rispetto delle disposizioni comunitarie e nazionale e la correttezza della fidejussione
presentata.
Effettuate le verifiche, la Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione dà il nulla
osta per la predisposizione degli atti di impegno e autorizzazione alla liquidazione
dell'acconto alla Struttura Politiche Integrate per la Persona.
Attività 2: Richiesta e verifiche per la liquidazione delle domande di rimborso
L’OI predispone ed invia alla Struttura Politiche Integrate per la Persona la domanda di
rimborso corredata dalla dichiarazione della spesa sostenuta e verificate dai propri
organi competenti e dalla relazione di avanzamento delle attività comprensiva dei dati di
attuazione finanziaria, fisica e procedurale.
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione verifica la regolarità e la legittimità
delle spese sostenute e dei dati di avanzamento finanziario fisico e procedurale
mediante il controllo di:
§ campione di giustificativi di spesa prodotti (ammissibilità rispetto all'operazione
finanziata, ai termini temporali, regolarità e completezza documento, ammissibilità
rispetto alle attività erogate e finite, etc);
§ coerenza tra l'avanzamento finanziario e le attività e risultati conseguiti;
§ effettiva realizzazione delle verifiche da parte dell'OI;
§ correttezza delle procedure seguite per la compilazione della dichiarazione di spesa.
46
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione dà il nulla osta alla Struttura
Politiche Integrate per la Persona per la predisposizione degli atti di impegno e
autorizzazione alla liquidazione delle quote da rimborsare.
Attività 3: Erogazione risorse all’OI
La Struttura Politiche Integrate per la Persona, a seguito del nulla osta della Struttura
Controllo, Accreditamento e Valutazione, predispone la proposta di decreto di impegno
e autorizzazione alla liquidazione.
Il decreto viene, quindi, approvato dalla Struttura Politiche integrate per la Persona
secondo le modalità illustrate nel paragrafo 2.1.
A seguito dell’approvazione del decreto, la Struttura Politiche integrate per la Persona lo
trasmette alla Ragioneria regionale secondo le modalità illustrate nel Paragrafo 2.4.1.
Attività 4: Comunicazione degli esiti di verifiche in loco effettuate dall’OI
L’OI effettua le verifiche documentali ed in loco sulla corretta attuazione delle operazioni
funzionali all'erogazione del finanziamento e provvede a comunicare, attraverso il SI, le
verifiche svolte e gli esiti alla Struttura Politiche Integrate per la Persona, indicando
anche gli eventuali provvedimenti correttivi adottati. Qualora le irregolarità rilevate
dovessero essere oggetto di segnalazioni all’OLAF, l’OI provvede anche a predisporre i
“moduli” per le comunicazioni ex artt 28 e 30 del Reg. 1828/06 e ad inviarli all’AdG.
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione si riserva il diritto di effettuare
verifiche su un campione di progetti verificati dall’OI per valutare in che modo tali
verifiche siano state realizzate.
Attività 5: Audit del Sistema
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione effettua gli audit di sistema. La
Struttura verifica:
§
§
§
§
§
§
§
§
l’effettiva implementazione del SGC e il rispetto dei vincoli previsti dal Reg. 1083/06
e 1828/06 riguardo alla separazione delle funzioni,
l’effettivo rispetto delle procedure indicate
l’operatività e le piste di controllo
l'archiviazione della documentazione
le funzionalità del sistema informativo a garanzia della corretta rilevazione dei dati di
monitoraggio e certificazione delle spese
le azioni di informazione e pubblicità condotte
le informazioni fornite agli operatori/destinatari
la corretta tenuta della contabilità
La Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione registra gli esiti sul SI e comunica
le risultanze delle verifiche effettuate all’OI e alla Struttura Politiche Integrate per la
Persona, provvedendo alle eventuali rettifiche delle spese ai fini della dichiarazione.
47
Sistema Informativo
§
§
§
§
Documentazione oggetto di verifica (inserita in formato digitalizzato sul sistema
informativo)
Domanda di rimborso e dichiarazione spese sostenute
Check list Audit di Sistema
Decreto di impegno e autorizzazione alla liquidazione
Documenti prodotti
§ Domanda di rimborso e allegati
§ Verbale finale della verifica in loco
§ Check list Audit di Sistema delle verifiche dell’OI
48
Attività
Beneficiario/
Destinatario
Predisposizione e trasmissione della richiesta di
liquidazione di acconto comprensiva della
documentazione richiesta tra cui fidejussione
Struttura Politiche
Integrate per la
Persona
Accreditamento,
Valutazione
Ricevimento
della richiesta
Organismo
Intermedio
Struttura
Ragioneria e
Credito
Predisposizione e trasmissione dei Decreti di impegno e
autorizzazione alla liquidazione dell'acconto
Verifica della coerenza con la normativa vigente degli
avvisi/bandi pubblicati
Verifica della fidejussione
Ricezione
mandato
(Tesoreria)
Nota di liquidazione e
mandato di pagamento
Data esecuzione mandato
da parte della Tesoreria
Verifica e
trasmissione
dati
Richieste di rimborso/SAL
Ricevimento
richiesta e
documentazione
allegata
Verifica sulla regolarità e sulla legittimità delle spese
sostenute e sulle attività svolte
Richiesta di rimborso
Verifica delle scadenze e delle modalità di trasmissione
Verifica delle
spese e dei
risultati
Verifica della regolarità e della legittimità delle spese
sostenute e dei dati di avanzamento finanziario fisico e
procedurale
Verifica dei giustificativi di spesa prodotti (ammissibilità
rispetto all'operazione finanziata, rispetto ai termini temporali,
regolarità e completezza documento, etc)
Verifica della coerenza tra l'avanzamento finanziario e le
attività e risultati conseguiti
Verifica dell'effettiva realizzazione dei controlli da parte
dell'OI
Verifiche sull'accuratezza della sommatoria delle spese
Reportistica di
controllo
Accertamento dei requisiti idonei per l’assunzione
dell’impegno (correttezza formale del provvedimento di
impegno, assenza di blocchi/fermi,regolarità contabile ecc)
Verifica delle eventuali posizioni debitorie
Ricezione
elenchi e
decreto
Elenchi di liquidazione
e Decreti
pagamento e trasmissione dello stesso alla Tesoreria
per l'erogazione
Ricezione
mandato
(Tesoreria)
Nota di liquidazione e
mandato di pagamento
Recepimento nel SI degli estremi del mandato di
pagamento e di effettiva esecuzione da parte della
tesoreria
Accertamento dei requisiti idonei per l’assunzione
dell’impegno (correttezza formale del provvedimento di
impegno, assenza di blocchi/fermi,regolarità contabile ecc)
Verifica delle eventuali posizioni debitorie
Ricezione
elenchi e
decreto
Elenchi di liquidazione
e Decreti
Recepimento nel SI degli estremi del mandato di
pagamento e di effettiva esecuzione da parte della
tesoreria
Predisposizione e trasmissione dei Decreti di impegno e
autorizzazione alla liquidazione
Richiesta di
Liquidazione
pagamento e trasmissione dello stesso alla Tesoreria
per l'erogazione dell'acconto
Richiesta di rimborso corredata dalla dichiarazione della
spesa sostenuta e dalla relazione di avanzamento delle
attività comprensiva dei dati di attuazione finanziaria,
fisica e procedurale
Altri Soggetti
Verifica della
richiesta di
liquidazione
Verifica della conformità della documentazione inviata e
nulla osta per la predisposizione degli atti di impegno e
liquidazione dell'acconto
Stati di avanzamento periodici determinati dalla
erogazione dei contributi, compilazione del SI con i dati
di avanzamento finanziario
Struttura
Sistemi
Informativi
Data esecuzione mandato
da parte della Tesoreria
49
Attività
Verifiche documentali ed in loco sulla corretta attuazione
delle operazioni funzionali all'erogazione del
finanziamento
Beneficiario/
Destinatario
Struttura Politiche
Integrate per la
Persona
Accreditamento,
Valutazione
Organismo
Intermedio
Struttura
Ragioneria e
Credito
Struttura
Sistemi
Informativi
Ricevimento delle
risultanze
Risultanze dei controlli
Comunicazioni all'AdG relative alle attività di verifica e
relativi esiti e compilazione/trasmissione del/al SI con i
dati relativi ai controlli
comunicazioni relative ad irregolarità e procedure
conseguenti adozione e sorveglianza procedure di recupero,
avvio e sorveglianza eventuali procedimenti giudiziari/penali
Verifica delle attività
di controllo svolte
dall'OI
Ricevimento delle
segnalazioni
Verifica della necessità di segnalazioni all'OLAF e
redazione dei moduli ex artt 28 e 30 Reg. 1828/06
Visita per audit di sistema in fase di realizzazione delle
attività gestite
Visita per Audit di
sistema
Espletamento dell'Audit di sistema
Verifica dell'effettività delle attività di fomazione estratti
dal campionamento e registrazione degli esiti
Comunicazione delle risultanze dei controlli: esiti,
indicazioni di adeguamento, eventuali rettifiche
riguardanti le dichiarazioni di spesa
attività di controllo sulle operazioni ed esiti;
Controlli in
loco
Attuazione attività
Altri Soggetti
Segnalazione casi ex
art 3 e 5 Reg 1828/06
Audit di Sistema
Verifica effettività del SGC
Verifica effettivo rispetto delle procedure indicate
Verifica dell'archiviazione della documentazione
Verifica delle funzionalità del sistema informativo e garanzia
dei dati di monitoraggio e certificazione
Verifica delle azio
Audit
Verifica dell'esistenza dell'Operatore e dell'attività
Verifica della conformità delloperazione rispetto a quanto
approvato
Verifica della completezza e correttezza della
documentazione relativa all'attuazione del progetto
Verifica delle richieste di liqu
Verifica del
Sistema Controlli
dell'OI
Visita presso
enti/sedi di servizi per
verifiche
Comunicazione delle
risultanze
Ricevimento delle
risultanze dell'Audit
50
4. Procedure di revisione del manuale
Le revisioni al presente Manuale che si dovessero rendere necessarie verranno tempestivamente
formalizzate e saranno oggetto di approvazione da parte dell’Autorità di Gestione.
Revisioni potranno essere previste qualora:
§ intervengano modifiche alla normativa comunitaria e/o nazionale di riferimento;
§ si renda necessario allineare le procedure di attuazione del PO alle più generali procedure
della Regione e/o Direzione IFL ;
§ siano presentate esplicite richieste da parte dei soggetti facenti parte delle Strutture coinvolte
nell’attuazione del PO;
§ siano introdotte nuove modalità di attuazione del PO atte ad ottimizzare il raggiungimento degli
obiettivi previsti.
Con cadenza annuale l’AdG procederà comunque ad un’analisi della validità delle scelte
procedurali adottate sulla base delle “lezioni” tratte dall’esperienza maturata e della coerenza e
funzionalità rispetto al contesto attuativo.
51
5 Allegati
52
3.1. Riferimenti dell’Autorità di Gestione
Referente
Ruolo
E-mail
Renato Pirola
[email protected]
Sofia Giorgi
P.O. Supporti all'Autorità di Gestione
[email protected]
Adriana Cheber
P.O. Nuova Programmazione 2007-2013
[email protected]
Francesco Foti
Responsabile Struttura Politiche integrate per la persona
[email protected]
Maresa De Filippi
P.O. Politiche Attive del Lavoro
[email protected]
Mirella Gallo
P.O. Sistema Dote
[email protected]
Elisabetta Graziano
P.O. Adempimenti POR FSE
[email protected]
Pietro Sangermani
P.O. Formazione superiore e misure innovative
[email protected]
Riccardo Perini
Responsabile Struttura Controllo, Accreditamento e Valutazione
[email protected]
Mansueto De Nardo
P.O. Accreditamenti e Autorizzazioni
[email protected]
Alessandro Sandri
P.O. Controlli Nuova Programmazione 2007-2013
[email protected]
Annamaria Magrì
P.O. Attività Ispettiva - Controllo FSE
[email protected]
Vincenzo Bottillo
P.O. Recupero Crediti
[email protected]
Mariangela Maggi
P.O. Istruttoria Progetti
[email protected]
Maurizio Terrazzi
Responsabile Struttura Sistemi informativi
[email protected]
Francesco Pratola
P.O. Comunicazione
[email protected]
53
3.2. Modulistica
3.2.1. Modello per la dichiarazione sostitutiva di certificazioni
AVVISO PER TITOLO
(P.O.R. F.S.E 2007-2013 - ASSE xx – NOME ASSE- OBIETTIVO SPECIFICO X - CATEGORIA DI SPESA XX)
DI CUI AL DECRETO DELLA UO AUTORITÀ DI GESTIONE DEL gg/mese/anno N. XX
Autorità di Gestione del POR FSE 2007-13 della Regione Lombardia,
DG Istruzione Formazione Lavoro
Via Cardano 10, 20124 Milano
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONI
Ai fini della presentazione del PIP
Io sottoscritto/a
nato/a a
il
e residente a
in Via
n.
C.A.P.
TEL
avvalendomi delle disposizioni di cui all’artt. 46 e 47 del D.P.R. n.445/2000 e consapevole, ex art. 76, che chiunque
rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso, è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in
materia
DICHIARO SOTTO LA MIA RESPONSABILITA’
di avere conseguito/essere in possesso di estremi certificazione
DICHIARO
di essere a conoscenza che, ferme restando le responsabilità penali, in caso di dichiarazioni mendaci, decadrò
automaticamente dal diritto di fruire della dote “…………………”.
LUOGO e DATA
________________________________
(FIRMA)
54
3.2.2. Modello per la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
AVVISO PER TITOLO
Via Cardano 10, 20124 Milano
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO NOTORIO
Ai fini della presentazione del PIP
Io sottoscritto/a
nato/a a
il
e residente a
in Via
n.
C.A.P.
TEL
avvalendomi delle disposizioni di cui all’artt. 46 e 47 del D.P.R. n.445/2000 e consapevole, ex art. 76, che chiunque
rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso, è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in
materia
DICHIARO SOTTO LA MIA RESPONSABILITA’
di essere
DICHIARO
di essere a conoscenza che, ferme restando le responsabilità penali, in caso di dichiarazioni mendaci, decadrò
automaticamente dal diritto di fruire della dote “…………………”.
LUOGO e DATA
________________________________
(FIRMA)
55
3.2.3. Comunicazione di assegnazione dote
AVVISO PER TITOLO
COMUNICAZIONE DI ASSEGNAZIONE DOTE
Data gg/mm/aaaa - ora
Ricevuta n. ……...
Si comunica che, preso atto degli esiti positivi delle attività di verifica, si assegna a “dati destinatario” una dote pari a €…………
(valore dote da sistema) per la fruizione dei seguenti servizi:
Servizi
Importo
…………….
………………..
………………….
……………….
€ ……….
€ ……….
€ ……….
€ ……….
___________________________
Totale €………..
Il funzionario referente della presente dote è XX.
Firma digitale del dirigente responsabile
56
3.2.4. Comunicazione di non assegnazione dote
AVVISO PER TITOLO
COMUNICAZIONE DI NON ASSEGNAZIONE DOTE
Data gg/mm/aaaa - ora
Ricevuta n. ……...
Si comunica che le verifiche sul PIP inviato in data XX hanno dato esiti negativi, in quanto motivazioni e che pertanto non si
procede all’assegnazione della dote a “dati destinatario”.
Il funzionario referente della presente dote è XX.
Firma digitale del dirigente responsabile
57
3.2.5. Piano di Intervento Personalizzato
AVVISO PER TITOLO
PIANO DI INTERVENTO PERSONALIZZATO
Destinatario
Cognome
Nome
Sesso
Codice Fiscale
Nato a
Il
Residente a
Via
CAP
Domiciliato a
N.
Prov.
Via
CAP
N.
Prov.
Indirizzo email
Recapito telefonico
Esperienza formativa
Titolo di studio
Conseguito il
dettaglio
presso
Operatore accreditato
id operatore
id unità
organizzativa
ragione sociale
Responsabile unità organizzativa/rappresentante legale
Cognome
Nome
Codice fiscale
Tutor individuato dall’operatore
Cognome
Nome
Codice fiscale
Titolo di studio
Dettaglio
Anni di esperienza
58
Esperienza
nel
settore
Azienda che aderisce al PIP
Ragione Sociale
Sede a
CAP
Via
N.
Prov.
Indirizzo
CAP
Prov.
P. IVA
Codice Fiscale
Profilo del destinatario
Nel presente riquadro va inserito il Bilancio delle competenze.
Attività previste per il conseguimento dell’obiettivo
Nei successivi riquadri vanno indicate tutte le attività che l’operatore e il destinatario si
impegnano comunemente a svolgere ai fini del conseguimento dell’obiettivo di inserimento
occupazionale coerente con le competenze in uscita. All’elenco delle attività e dei risultati
qui segnalati l’operatore dovrà fare riferimento nel monitoraggio dell’avanzamento del
piano
A) Servizi di elaborazione e realizzazione del PIP
Tipologia delle attività
Descrizione dell’attività
Periodo di attuazione delle
attività
Servizio 1
Servizo 2
…
Servizio n
B) Servizi di formazione
Tipologia di attività
Periodo di
Competenze da
attuazione delle
certificare
attività
Operatore di
erogazione del
servizio
Firma
Titolo Modulo 1
Titolo Modulo 2
…
Titolo Modulo XXX
59
Operatori coinvolti
- Indicare ragione sociale operatore, Codice Fiscale, indirizzo (via, CAP, Città, Provincia),
referente, modulo
referente, modulo
referente, modulo
Articolazione della dote: budget di previsione
Ore
Costo ora
Importi
Elenco servizi
------Totale
Cofinanziamento
Totale con cofinanziamento
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Gli strumenti e le modalità di monitoraggio dell’avanzamento del piano e di valutazione dei
risultati sono:
§
compilazione del diario di bordo
§
relazioni periodiche
§
compilazione registro didattico e delle presenze
§
compilazione scheda stage
L’Operatore accreditato _________________, con sede in __________________________, responsabile per l’unità organizzativa _______(di
seguito, per brevità, anche “l’Operatore”)
Il Destinatario _________________________, C.F. __________________(di seguito, per brevità, anche “il Destinatario”)
LE PARTI
PREMESSO
che il Destinatario ha scelto l’Operatore per fruire dei servizi di elaborazione e realizzazione del Piano di Intervento Personalizzato (di seguito,
per brevità, “PIP”).
TUTTO CIÒ PREMESSO
LE PARTI CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE:
Oggetto
Con il presente atto l’Operatore ed il Destinatario intendono integrare il PIP, stipulato inter partes, con le seguenti clausole, qui di seguito
riportate, come facenti parte integrante del PIP.
Dichiarazioni dell’Operatore
L’Operatore, con il presente atto, dichiara di aver preso visione delle Indicazioni Operative allegate all’Avviso _____________ relative alle
modalità di gestione e liquidazione della dote.
60
L’Operatore dichiara, altresì, di aver fornito al Destinatario tutte le adeguate informazioni sia sulla realizzazione e sugli obblighi del piano da
seguire, sia sugli aspetti amministrativi/contabili della gestione della dote e sui vincoli derivati dalla mancata frequenza del percorso indicato.
L’Operatore dichiara, infine, di aver concordato con il Destinatario il percorso di fruizione dei servizi come riportato nel PIP;
L’Operatore dichiara di essere consapevole della facoltà di Regione Lombardia di procedere al recupero di somme indebitamente percepite
qualora a seguito dei controlli si rilevassero irregolarità nella realizzazione dei PIP.
Dichiarazioni del Destinatario
Il Destinatario, con il presente atto, dichiara di aver preso visione delle Indicazioni Operative allegate all’Avviso _____________ e di aver
concordato con l’Operatore il percorso di fruizione dei servizi come riportato nel PIP.
Obblighi dell’Operatore
L’Operatore si impegna a rispettare quanto concordato con il Destinatario nel PIP ed a concordare con il destinatario stesso, qualora risulti
necessario, eventuali modifiche del PIP.
L’Operatore si obbliga, inoltre, a fornire tutoraggio al Destinatario durante tutta la durata del PIP.
L’Operatore si impegna a svolgere un ruolo di supporto e raccordo fra il Destinatario e l’Autorità di Gestione del POR FSE 2007-13 durante
l’attuazione del percorso personalizzato del Destinatario.
L’Operatore si impegna ad inserire le informazioni nel sistema informativo sullo stato di avanzamento del PIP, per conto del Destinatario.
L’Operatore si impegna ad inserire la documentazione amministrativo/contabile nel sistema informativo sullo stato di avanzamento del PIP,
per conto del Destinatario.
L’Operatore si impegna a conservare la documentazione in originale inserita sul sistema informativo e tutta la documentazione che attesta
l’erogazione del servizio.
L’Operatore si obbliga, altresì, a comunicare qualsiasi variazione che comporti modificazioni di tipo finanziario, gestionale e/o di risultato del
PIP, attraverso il sistema informativo, all’Autorità di Gestione per l’approvazione, pena la non riconoscibilità del contributo.
L’Operatore, nel caso in cui il Destinatario comunichi allo stesso ed all’Autorità di Gestione la propria rinuncia alla dote, si impegna a caricare
sul sistema informativo la comunicazione di rinuncia.
Obblighi del Destinatario
Il Destinatario si impegna a partecipare alle attività previste per l’attuazione dei servizi previsti nel PIP.
Nel caso sorgessero difficoltà per l’attuazione del PIP, il Destinatario si impegna a segnalarle tempestivamente all’Operatore.
Nel caso di rinuncia alla Dote, il Destinatario si impegna a comunicarla all’Operatore e via fax all’Autorità di gestione entro e non oltre 5 giorni
dalla data della rinuncia al numero: 02/ 67652290. La comunicazione, con oggetto: “Rinuncia alla Dote di specializzazione” dovrà contenere:
-
nome e cognome del Destinatario;
-
codice fiscale del Destinatario;
-
numero della Dote.
Nel caso di rinuncia saranno riconosciute solo le spese relative ai servizi conclusi prima del momento della rinuncia, previa accettazione della
fattura relativa agli stessi da parte del Destinatario.
Nel caso di qualsiasi irregolarità compiuta dal Destinatario, la Regione Lombardia si rivarrà su di esso.
Modifiche al PIP
Ogni modifica del PIP dovrà essere concertata tra l’Operatore ed il Destinatario. In caso contrario, l’Operatore non potrà proseguire nella
partecipazione all’iniziativa ed ogni mancanza verrà segnalata nelle sedi opportune di valutazione.
Il PIP aggiornato, controfirmato dall’Operatore e dal Destinatario, dovrà essere inviato non appena intervenuta la modifica e, comunque, prima
della richiesta di qualsiasi domanda di liquidazione della dote.
Risoluzione del contratto
Ai sensi e per gli effetti dell’art.1456 del codice civile, le Parti possono recedere alla risoluzione del contratto a mezzo di semplice
comunicazione scritta da inviarsi con lettera raccomandata A/R per i seguenti inadempimenti:
A)
da parte dell’Operatore:
-
non rispetti quanto concordato con il Destinatario nel PIP;
-
l’Operatore non inserisca le informazioni amministrativo/contabili nel sistema informativo sullo stato di avanzamento del PIP, per conto
del Destinatario.
-
l’Operatore non comunichi qualsiasi variazione che comporti modificazioni di tipo finanziario, gestionale e/o di risultato del PIP attraverso
61
il sistema informativo all’Autorità di Gestione per l’approvazione.
B)
da parte del Destinatario:
-
non rispetti quanto concordato con l’Operatore nel PIP;
-
non segnali tempestivamente all’Operatore qualsiasi difficoltà sorta per l’attuazione del PIP.
Le parti sono a conoscenza che Regione Lombardia ha diritto di rivalersi su di loro in caso di irregolarità.
Letto, approvato e sottoscritto
Milano, li ____________
L’Operatore ______________
Il Destinatario _______________
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e ss. del codice civile si dichiara che è stata oggetto di specifica trattazione e approvazione espressa la
clausola “Risoluzione del contratto” del presente contratto.
L’Operatore ______________
Il Destinatario _______________
Allegati:
·
Copia carta di identità del destinatario.
·
Dichiarazione sottoscritta dal destinatario a che il pagamento della dote sia effettuato agli operatori coinvolti nella attuazione del PIP per
conto del destinatario.
·
Scheda di adesione formale al PIP firmata da un’azienda, con l’indicazione dei fabbisogni formativi dell’azienda declinati in competenze
riferite a thesaurus (eventuale).
·
Dichiarazione del valore addizionale del contributo, nel caso di cofinanziamento da parte dell’azienda dei servizi formativi (eventuale).
·
Curriculum vitae destinatario (eventuale)
·
Progetto di ricerca (eventuale)
62
3.2.6. Domanda di liquidazione
AVVISO PER TITOLO
DOMANDA DI LIQUIDAZIONE
Via Cardano 10
20124 Milano
Io
sottoscritto/a
……………………………………………………..………………………………………...……..
nato/a
a
…………………………………………………………………………
il
…………….………………..….
e
residente
a
………………………………………….……….………. in Via ……………………………...………… n. ………….… C.A.P.
…….…………… TEL ……...……………………………………………………………….
CF ………………………………………………………………………………………………………….………….
titolare della dote numero ………………………………………………………………………………………...…..
CHIEDO
Il riconoscimento degli incentivi per l’attività da me svolta..
Banca …………………………………….. Agenzia. ……………………………………..…………………………
IBAN …………………………………………………………………………………………………………………
Intestato a ……………………………………………………………………………………..………………………
Il riconoscimento delle spese per i seguenti servizi:
Servizio:…………………..… Importo: [Costo medio orario]×[ ore]
Fattura n………..del……….
Dichiaro che sono parte integrante della presente domanda di liquidazione
la relazione contenente la descrizione delle attività svolte, relativa ai servizi riportati nella presente domanda di
liquidazione e firmata dal sottoscritto, dal legale rappresentante dell’operatore e dal tutor
le fatture e/o gli altri documenti contabili avente forza probatoria riportati nella presente domanda di liquidazione, inseriti
in
formato
digitale
nel
sistema
informativo
e
conservati
in
originale
presso
l’operatore……………………………………….., intestati al sottoscritto e dallo stesso firmati per accettazione.
Avvalendomi delle disposizioni di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 e consapevole, ex art. 76, che chiunque rilascia
dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso, è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia dichiaro che i
documenti sopra richiamati corrispondono all’originale.
Autorizzo l’Autorità di Gestione del POR FSE 2007-13 della Regione Lombardia ad effettuare il pagamento per conto mio a favore
dei seguenti operatori:
63
Riferimento fattura………………………………………………………………………………………………….
Id Accreditamento…………………………………………………….………………………………………………
Denominazione………………………………………………………………..………………………………………
Importo………………………………………………………………………………………………………………..
Banca …………………………………….. Agenzia. ……………………………………..…………………………
IBAN …………………………………………………………………………………………………………………
Intestato a ……………………………………………………………………………………..………………………
Riferimento fattura………………………………………………………………………………………………….
Id Accreditamento…………………………………………………….………………………………………………
Denominazione………………………………………………………………..………………………………………
Importo………………………………………………………………………………………………………………..
Banca …………………………………….. Agenzia. ……………………………………..…………………………
IBAN …………………………………………………………………………………………………………………
Intestato a ……………………………………………………………………………………..………………………
Io sottoscritto/a, sotto la mia responsabilità, consapevole che le dichiarazioni mendaci, la falsità in atti e l’uso di atto falso
costituiscono reato così come stabilito dall’art.76 del D.P.R. 445/2000 garantisco la veridicità di tutto quanto sopra dichiarato.
LUOGO e DATA…………………….
________________________________
(FIRMA)
Consapevole della facoltà di Regione Lombardia di rivalersi sulle parti interessate in caso di irregolarità, sottoscrivo la presente
domanda di liquidazione per accettazione
_____________________
(Firma dell’Operatore 1)
Consapevole della facoltà di Regione Lombardia di rivalersi sulle parti interessate in caso di irregolarità, sottoscrivo la presente
domanda di liquidazione per accettazione
_____________________
(Firma dell’Operatore 2)
64
3.2.7. Comunicazione di rinuncia
AVVISO PER TITOLO
COMUNICAZIONE DI RINUNCIA
Via Cardano 10
20124 Milano
Io
sottoscritto/a
……………………………………………………..………………………………………...……..
nato/a
a
…………………………………………………………………………
il
…………….………………..….
e
residente
a
………………………………………….……….………. in Via ……………………………...………… n. ………….… C.A.P.
…….…………… TEL ……...……………………………………………………………….
CF ………………………………………………………………………………………………………….………….
titolare della dote numero ………………………………………………………………………………………...…..
DICHIARO
di rinunciare, dalla presente data, alla fruizione dei servizi relativi alla dote per le seguenti motivazioni:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……
CHIEDO
il riconoscimento delle spese per i servizi fruiti fino alla data relativa alla presente rinuncia: ……………
Al fine del riconoscimento delle suddette spese allego alla presente dichiarazione la domanda di liquidazione.
LUOGO e DATA…………………….
(FIRMA)
________________________________
65
3.3. Check list
Verifiche da svolgere in fase di programmazione degli Avvisi Pubblici a cura della
sì
no
n.a.
Note
Documento oggetto della verifica
Verifica di coerenza della bozza di Avviso Pubblico:
- L'Avviso è coerente con la normativa regionale
L.19 / L. 22 / normativa di settore
- L'Avviso è coerente con gli obiettivi del Programma
POR FSE
- L'Avviso è coerente con la normativa nazionale
- L'Avviso è coerente con la normativa comunitaria
Normativa di settore, norma sull'ammissibilità della
spesa, vademecum FSE
Regolamenti programmazione 2007-13 (b. 1081,
1083, 1828 del 2006)
Verifica che l'Avviso contenga gli elementi minimi richiesti e che gli stessi siano coerenti
con quanto previsto nel Sistema di gestione e controllo
- L'Avviso descrive obiettivi e principi dell'intervento
Avviso e manualistica Sistema gestione e controllo,
POR
- L'Avviso descrive le risorse finanziarie
Avviso e manualistica Sistema gestione e controllo
- L'Avviso descrive i destinatari
- L'Avviso descrive la composizione della dote
Avviso e manualistica Sistema gestione e controllo,
norma di ammissibilità
- L'Avviso descrive i soggetti coinvolti
- L'Avviso descrive la tempistica
- L'Avviso descrive la valorizzazione della dote
- L'Avviso descrive le modalità di assegnazione della dote
- L'Avviso descrive le modalità di liquidazione della dote
- L'Avviso descrive le modalità di gestione e monitoraggio
della dote
- L'Avviso descrive le modalità di richiesta di chiarimenti e
informazioni
Verifica della disponibilità delle risorse sull'Asse di riferimento e per il periodo previsto:
- Le risorse sono disponibili
Cruscotto finanziario
- Sono state recepite le eventuali osservazioni fornite
dall'ACCP
Avviso e note dell'ACCP
Verifica della completezza e della coerenza della modulistica specifica per l'Avviso
- Il modulo PIP è completo di tutti i campi previsti
dall'Avviso
- Sono stati predisposti modelli per tutti gli allegati al PIP
previsti nell'Avviso
- La comunicazione di assegnazione della dote è completa
dei campi previsti dal format
- La comunicazione di non assegnazione della dote è
completa di tutti i campi previsti dal format
- Il modulo di dichiarazione sostitutiva di certificazioni è
completo di tutti i campi previsti dal format
- Il modulo di dichiarazione sostitutiva atto notorio è
completo di tutti i campi previsti dal format
- Il modulo di domanda di liquidazione è completo di tutti i
campi previsti dal format
- E' stato predisposto un format del diario di bordo
completo di tutti i campi previsti dall'Avviso
- Il modulo di comunicazione di modifica del PIP
- Il modulo comunicazione di rinuncia è completo di tutti i
campi previsti dal format
- Il modulo di attestazione della frequenza delle attività
svolte nell'ambito del PIP è completo di tutti i campi previsti
dall'Avviso
- altra modulistica¹
Modulo specifico, format e Avviso
Moduli allegati e Avviso
Modulo specifico e Avviso
Esito
Approvazione dell'Avviso
tasto salva*
Approvazione della modulistica
tasto salva*
¹ Il Sistema informatico deve prevedere la possibilità di inserire tante righe quante sono i documenti previsti dall'Avviso, predisponendo la maschera in fase di programmazione
dell'avviso
66
Verifiche da svolgere in fase di selezione dei destinatari da parte della Struttura Politiche
Integrate per la Persona
sì
no
n.a.
Note
Verifica dei requisiti di ammissibilità
- La residenza e/o il domicilio del destinatario sono coerenti
con l'Avviso
Avviso, PIP, Carta d'Identità in corso di validità,
Curriculum vitae
- L'età del destinatario è coerente con l'Avviso
Avviso, PIP, Carta d'Identità, Curriculum vitae
- Lo stato occupazionale del destinatario è coerente con
l'Avviso
Avviso, PIP, Dichiarazione di stato di disoccupazione
- I dati e le informazioni relative al titolo di studio del
destinatario sono complete e corrette
Avviso, PIP, Curriculum vitae
- Per altri requisiti previsti nell'avviso aggiungere righe
Avviso, PIP, Carta d'Identità, Curriculum vitae, altro
- La richiesta della dote per i servizi previsti nell'Avviso è
unica
Codice fiscale e banca dati presente sul sistema
informativo
Verifica sulla completezza e correttezza dei dati e delle informazioni richiesti dal PIP
- I dati relativi al destinatario e alla sua esperienza
formativa sono completi e corretti
PIP
- I dati identificativi del tutor sono completi e corretti
PIP
- Gli estremi dell’azienda coinvolta nell’attuazione del PIP
sono completi e corretti
PIP
- Le informazioni relative ai servizi di elaborazione e
realizzazione del PIP sono complete, corrette/coerenti
PIP
- Le informazioni relative ai servizi di formazione (tipologia
di attività, periodo di attuazione, operatore erogatore,
competenze da certificare, firma) sono complete e corrette
PIP
- Le informazioni relative al periodo di stage sono complete
e corrette
PIP
- Il budget è coerente e ammissibile rispetto a quanto
previsto nell'Avviso
PIP
- I massimali sono rispettati
PIP
- Il PIP è datato
PIP
- Il PIP, compresa la clausola di risoluzione, è sottoscritto
dall'operatore e dal destinatario
PIP
Verifica dei documenti previsti dall'Avviso
- E' presente copia del documento di identità in corso di
validità
Copia del documento di identità
- Il Curriculum vitae è presente e coerente con l'Avviso
Curriculum vitae
- Il progetto di ricerca è presente e coerente con l'Avviso
Progetto di ricerca
- La Dichiarazione sostitutiva di certificazione è presente e
conforme al format, è datata e sottoscritta
Dichiarazione sostitutiva di certificazione
- La Dichiarazione sostitutiva di atto notorio è presente e
conforme al format, è datata e sottoscritta
Dichiarazione sostitutiva di atto notorio
- La Convenzione per le attività di formazione è presente
- La Dichiarazione di adesione al PIP è presente e
conforme al format/coerente con l'avviso, è datata e
sottoscritta
- La Dichiarazione del valore addizionale in caso di
cofinanziamento è presente e conforme al format, è datata
e sottoscritta
- La Dichiarazione del destinatario per il pagamento della
dote è presente, riporta i dati anagrafici, è datata e
sottoscritta
Esito
Assegnazione della dote
Non assegnazione della dote**
Convenzione
Modulo specifico
Modulo specifico
Modulo specifico
tasto salva*
** (in caso di mancanza dei requisiti o di mancato riscontro alla richiesta di integrazione della documentazione)
67
Verifiche da svolgere in fase di gestione della dote
sì
no
n.a.
Note
Verifica dell'ammissibilità delle modifiche
- La composizione della dote rispetta la composizione
prevista nell’avviso
Parti del PIP oggetto delle modifiche
- Il valore della dote non è superiore alla dote assegnata
- La tempistica modificata è compatibile con i tempi di
attuazione del PIP e di chiusura dell’avviso
- I requisiti del Destinatario, degli Operatori e del tutor sono
mantenuti
- Le modifiche sono state accettate per iscritto da tutti i
soggetti interessati dalle stesse
Esito
Modifiche del PIP ammissibili
Modifiche del PIP non ammissibili
Lettera firmata dai soggetti coinvolti nelle variazioni
al PIP
tasto salva*
Verifica dell'ammissibilità della richiesta di proroga
- La motivazione è presente e adeguata
Modulo specifico di richiesta di proroga
- La proroga rientra nella tempistica prevista dall'Avviso
Modulo specifico di richiesta di proroga
Esito
Domanda di proroga ammissibile
Domanda di proroga non ammissibile
tasto salva*
Verifica della comunicazione di rinuncia
- La comunicazione è completa rispetto ai contenuti
necessari (anagrafica, motivazioni, servizi fruiti)
Modulo specifico di comunicazione di rinuncia alla
dote
- I motivi di rinuncia sono ammissibili rispetto a quelli
previsti nell'avviso
Esito
Importo riconoscibile
Importo non riconoscibile
Modulo specifico di comunicazione di rinuncia alla
dote
tasto salva*
68
Verifiche in loco da svolgere in fase di attuazione della dote da parte della Struttura
Controllo, Accreditamento e Valutazione
sì
no
n.a.
Note
Documenti oggetto della verifica
Verifica dei requisiti
- Il requisito di accreditamento è rispettato
Documentazione relativa all'accreditamento, requisiti
di accreditamento
- Il CV del tutor è attinente all'attività prevista:
CV e Contratto, colloquio con il tutor
- titolo di studio
- esperienza
- tipologia di rapporto e tempo dedicato
- E' rispettato l'eventuale limite di assegnazione di un numero massimo di
destinatari per tutor (indicazione fornita nell'Avviso)
- Il curriculum vitae del tutor a supporto dell'inserimento lavorativo dei
disabili è coerente con il PIP
Verifica della regolarità della fase di predisposizione del PIP
- Le attività sono svolte dall'operatore accreditato al lavoro
- Le dichiarazioni sostitutive in originale sono state acquisite
- I soggetti coinvolti nell'attuazione dei servizi previsti dal PIP hanno aderito
esplicitamente
- Le modalità di individuazione dei soggetti coinvolti nell'attuazione dei
servizi previsti dal PIP sono coerenti con quanto previsto nell'Avviso
- I compiti assegnati ai soggetti coinvolti sono coerenti con la loro attività
tipica
Fascicoli individuali consegnati a tutor, sistema
informativo
CV
Dichiarazioni sostitutive previste dall'Avviso
Fascicolo individuale
Firme degli operatori, Convenzioni, Atto di adesione
al PIP in originale
Elenco dei soggetti contattati e motivazioni della
scelta esposte dal responsabile dell'unità operativa
Visura camerale, eventuali approfondimenti
documentali e con il responsabile dell'unità operativa
e/o con il referente dei soggetti coinvolti
Verifica dell'attività svolta dal tutor
- Il colloquio di orientamento di I livello è stato effettuato
Verbali e documenti relativi al colloquio di
orientamento e bilancio di competenze
Fascicolo individuale - timesheets
- Il tutor ha provveduto alla stipula del Patto di Servizio (firmato) per
destinatari disoccupati
Patto di Servizio
- Il colloquio di orientamento di II livello è stato effettuato
Verbali e documenti relativi al colloquio di
orientamento e bilancio di competenze
Fascicolo individuale - timesheets
- Il tutor ha provveduto alla stipula del Piano di Intervento Personalizzato
(firmato) con il destinatario
- il PIP in originale è correttamente compilato
- Il tutor ha supportato il destinatario nel monitoraggio delle azioni
orientative e formative intraprese
- Le azioni intraprese sono conformi con il Piano di Intervento
Personalizzato
- Verifica delle altre attività previste nell'Avviso¹
PIP
PIP
Documentazione sull'attività svolta dal tutor,
timesheets, fascicolo individuale
Verifica dell'effettiva realizzazione delle altre attività
- Le attività relative ai servizi di formazione sono state effettivamente
realizzate con il coinvolgimento del Destinatario:
- formazione individuale
- formazione collettiva
- stage/project work
Documentazione sull'attività svolta dal tutor
Registro formativo e delle presenze
Scheda Stage
- Le attività relative ai servizi finalizzati alla creazione di impresa sono state
effettivamente realizzate con il coinvolgimento del Destinatario:
- consulenze e supporto all’avvio di attività ed all’autoimprenditorialità
- spese notarili per la creazione di impresa
- affitto immobili e noleggio di attrezzature
'- l'impresa è stata costituita
Verbali
Atti notarili
Contratti di affitto
Visura camerale/atto notarile/altra documentazione
rilevante
- Le attività relative ai servizi di accompagnamento al lavoro sono state
effettivamente realizzate con il coinvolgimento del Destinatario:
- servizi di inserimento occupazionale
- ricerca di opportunità lavorative/scouting aziendale/ricerche settoriali
- Le attività relative ai servizi a supporto della realizzazione del PIP sono
state effettivamente realizzate con il coinvolgimento del Destinatario:
- supporto al destinatario nel monitoraggio delle attività e nella
valutazione della loro conformità al PIP
- gestione e conservazione della documentazione prevista nell’avviso
- altri servizi previsti dall’avviso non diversamente verificabili
69
sì
Verifica della regolare offerta dei servizi di base gratuiti
- E' data evidenza sulla correttezza del finanziamento e dell'erogazione dei
servizi minimi gratuiti?
Verifica delle comunicazioni di modifica
- Le variazioni sono state concordate con i destinatari
- La documentazione relativa alla rinuncia del destinatario è disponibile e
regolare
Verifica della regolarità della tenuta del Registro formativo e delle presenze
- La documentazione è verificabile
- Il registro è conforme alle procedure regionali
- La tenuta del registro è regolare (numerazione, vidimazione, assenza di
abrasioni, abbrevazioni, alterazioni, visibilità delle correzioni e dei contenuti
originali)
Verifica della regolarità della tenuta delle Schede stage
- Le schede sono regolarmente vidimate
- Le schede indicano i dati completi dello stagista e del soggetto ospitante
- E' presente la registrazione giornaliera delle ore di presenza e dell'attività
svolta dallo stagist e dal tutor aziendale
Verifica della regolarità della documentazione amministrativa
- La documentazione corrisponde a quanto inserito sul sistema informatico
- La documentazione è completa e corretta
Verifica della regolarità degli altri documenti contenuti nel fascicolo individuale
- La documentazione corrisponde a quanto inserito sul sistema informatico
- La documentazione è completa e corretta
- La documentazione è correttamente archiviata e conservata
Verifica della regolarità finanziaria dell'operazione
- Non vi sono altri finanziamenti a copertura dei servizi erogati nell’ambito
del PIP
Esito
Nessun rilievo
Dote non regolare
no
n.a.
Note
Elenco dei servizi di base offerti a titolo gratuito,
timesheets, scritture contabili
Documentazione firmata dal destinatario
Documentazione firmata dal destinatario
Schede di stage
Schede di stage
Schede di stage
Schede di stage
Documentazione amministrativa
70
Verifiche finalizzate alla liquidazione
sì
no
n.a.
Note
Verifica della regolarità e della conformità della domanda di liquidazione
- La domanda di liquidazione è completa, corretta e rispetta
la tempistica stabilita dall'Avviso:
- è presente il riferimento all'Asse e all'Obiettivo specifico
del POR
- è presente l'ID progetto
Domanda di liquidazione e format previsto dalla
modulistica
- sono presenti i dati bancari
- sono presenti le firme
- La spesa inserita nella domanda di liquidazione è
ammissibile
- Sono rispettati i massimali previsti per ciascun servizio
- Il calcolo delle spese inserite è corretto
I giustificativi di spesa e/o gli altri documenti contabili avente
forza probatoria:
- contengono il riferimento al PO FSE 2007-13, all'Asse e
all'eventuale identificativo dell'operazione
- sono completi, corretti e sono stati emessi nel periodo di
eligibilità delle spese
- riportano denominazione o ragione sociale, indirizzo,
telefono, fax, codice fiscale, partita Ivadi chi li ha emessi
- riportano denominazione, indirizzo, telefono, fax, codice
fiscale del destinatario
- riportano natura, qualità e quantità dei servizi erogati
Documenti giustificativi di spesa intestati al
Destinatario (copia elettronica di fattura, ricevuta
fiscale o altri documenti contabili aventi forza
probatoria equivalente in originale o copia conforme)
- riportano corrispettivi e altri dati necessari per la
determinazione della base imponibile
- riportano aliquota e ammontare dell'imposta
Verifica della regolarità e della conformità della documentazione allegata alla domanda di
liquidazione e dell'esecuzione
- La prima relazione intermedia sulle attività svolte
nell'ambito del PIP (online) è completa, coerente con il
format e con la domanda di liquidazione.
- La seconda relazione intermedia sulle attività svolte
nell'ambito del PIP (online) è completa, coerente con il
format e con la domanda di liquidazione.
- La relazione finale sulle attività svolte nell'ambito del PIP
(online) è completa, coerente con il format e con la
domanda di liquidazione.
- Le attività realizzate trovano corrispondenza con quelle
approvate
- La comunicazione/relazione sui risultati raggiunti (online) è
completa, corretta e rispetta la tempistica stabilita
dall'avviso
- Gli obiettivi sono stati effettivamente raggiunti
- La certificazione delle competenze è completa, corretta e
rispetta la tempistica stabilita dall'avviso
- Eventuale altra documentazione prevista dall'Avviso è
completa, corretta e rispetta la tempistica stabilita
dall'avviso
- La compilazione del Diario di bordo effettuata on line dal
tutor per il monitoraggio dell'attività svolta è avvenuta
regolarmente:
- verifica del rispetto dei tempi nella sequenza delle
attività
Relazioni periodiche sulle attività svolte nell'ambito
del PIP (on line) e format previsto dalla modulistica
PIP, Relazioni
Comunicazione/relazione sui risultati raggiunti (on
line) e format previsto dalla modulistica
PIP, Comunicazione/relazione sui risultati
raggiunti/altra documentazione prevista dall'avviso
(on line)
Certificazione delle competenze e format previsto
dalla modulistica
Altra documentazione prevista dall'Avviso pubblico
Diario di bordo, PIP
- verifica della coerenza delle informazioni contenute in
termini di servizio, operatore e ore con il PIP
- verifica della completezza e correttezza delle
informazioni inserite a sistema
- Verifica della correttezza e della completezza del
caricamento dati nel sistema informativo
Moduli specifici caricati sul Sistema Informativo
- Verifica del raggiungimento degli standard minimi previsti
nell’avviso
71
sì
no
n.a.
Note
Verifica degli esiti dei controlli in loco
- Non vi sono rilievi a seguito delle verifiche in loco
Check list e relazione sulle verifiche in loco
- Presa d'atto dei rilievi
Check list e relazione sulle verifiche in loco
Esito
Ammissibilità della liquidazione
Data ricezione
integrazioni
Richiesta integrazioni
Ammissibilità integrazioni
tasto salva*
La maschera deve essere compilata per ogni domanda di liquidazione pervenuta
Verifiche per la Dichiarazione della spesa
sì
no
n.a.
Note
Verifica del corretto espletamento della procedura di liquidazione:
- Sono presenti le check list relative al controllo
documentale
Check list di controllo documentale
- L'importo liquidato è corrispondente con quanto indicato
nel Decreto di impegno e autorizzazione alla liquidazione
Decreti di impegno e autorizzazione alla liquidazione
- Sono presenti le check list relative al controllo in loco
Check list del controllo in loco, se effettuato
- Le check list relative al controllo in loco sono compilate
correttamente
Check list del controllo in loco, se effettuato
- Non vi sono rilevazioni di illeciti amministrativi e/o penali a
carico dell'operatore
Verbali relativi ad eventuali controlli effettuati dalle
Autorità preposte (Guardia di Finanza, Autorità di
Audit, etc.)
Esito
Validazione della Dichiarazione ri regolarità della spesa
all'AdC
tasto salva*
72

Manuale di procedura per la gestione della Dote Regione Lombardia

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