magna international inc

CODICE DI CONDOTTA ED ETICA
LINEE GUIDA SUI REGALI E
LE ATTIVITÀ RICREATIVE
MAGNA INTERNATIONAL INC.
LINEA GUIDA SUI REGALI E LE ATTIVITÀ RICREATIVE
L'offerta o il ricevimento di regali aziendali e attività ricreative
rappresentano spesso un mezzo idoneo tra partner in affari per
dimostrare cortesia e rispetto reciproci, a condizione che i regali
siano di valore ragionevole e non abbiano il fine di influenzare
indebitamente un affare o l'azione di un funzionario. La seguente
linea guida si applica a Magna International Inc. ed a tutte le sue
società controllate ed affiliate (di seguito complessivamente
denominate “Magna”) e a tutto il personale Magna, compresi i
componenti del consiglio di amministrazione, i dirigenti e i
dipendenti, nonché ai consulenti, agli imprenditori a contratto e
agli agenti indipendenti di Magna.
Tranne nei casi vietati dalla legge, i
dipendenti possono offrire ed accettare
regali
aziendali,
cortesie
ed
attività
ricreative ragionevoli a favore o da
parte di partner d'affari, a condizione
che i regali, le cortesie o le attività
ricreative abbiano un valore simbolico e
appropriato alle circostanze. I regali
aziendali e le attività ricreative di entità
modesta sono strumenti legittimi per
costruire solidi rapporti d'affari.
Ad
esempio, in determinate circostanze,
Lo scambio di regali o l'offerta di attività
ricreative generalmente non saranno considerati
una violazione del nostro Codice di condotta ed
etica, se i regali o le attività ricreative (i) sono
offerti
secondo
pratiche
commerciali
generalmente ammesse, compresa la presente
linea guida, (ii) non hanno finalità di
persuasione, (iii) sono conformi alla legge
vigente e (iv) non creeranno imbarazzi a Magna
o ai nostri dipendenti se resi noti pubblicamente.
I dipendenti incerti se sia appropriato o legale
offrire o accettare un particolare regalo devono
consultare il consulente legale di Gruppo o
Regione o il Direttore per la conformità legale di
Magna.
Per “Regali ed attività ricreative” si intende
qualcosa di valore, ad esempio:
potrebbe essere opportuno offrire o
accettare occasionalmente pasti, piccoli
o Beni;
o servizi;
souvenir aziendali e biglietti per eventi
o pasti e
bevande;
o uso di veicoli o
strutture per
vacanze;
sportivi o di altro tipo.
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o biglietti per
eventi;
o spese di viaggio;
o trasporti;
o equivalenti di
contanti (es. buoni
o certificati regalo)
o
o sconti;
nel rapporto spese e nei libri e nelle
registrazioni contabili di Magna.
Esercizio del buon senso
o premi.
o contanti;
o
o
Casi non consentiti
È importante che non accada mai che regali e
attività ricreative:
o influenzino indebitamente il processo
decisionale dell'affare;
o diano ad altre persone l'impressione di
un'indebita influenza; oppure
o creino un
interesse.
potenziale
conflitto
di
Il dipendente ha l'obbligo di tutelare la
reputazione di Magna rispetto alle accuse di
comportamento illecito. I dipendenti Magna
devono pertanto prestare attenzione quando
offrono o accettano regali o attività ricreative,
assicurandosi che le decisioni sugli affari siano
assunte con integrità, rispettino alle leggi vigenti
e corrispondano al massimo interesse della
società.
Stabilire cosa sia accettabile è una questione di
giudizio. Non esiste un importo fisso in
corrispondenza del quale un regalo o un'attività
ricreativa
divengono
inappropriati.
L'appropriatezza dipende dall'intenzione e dalla
scopo dell'offerta, non dal suo valore monetario.
In generale, il livello di trasparenza necessario è
direttamente proporzionale al valore monetario
del regalo o dell'attività di rappresentanza.
L'offerta o l'accettazione di regali o attività
ricreative di qualsiasi tipo devono sempre
essere compiute attenendosi alla legge e alle
pratiche commerciali locali. Inoltre, quasi tutti i
clienti Magna sono muniti di rigidi codici di
condotta sui regali, validi per i loro dipendenti e
per i fornitori. È possibile offrire o regali o attività
ricreative a dipendenti di clienti esclusivamente
se è espressamente consentito dalle norme
interne vigenti presso il cliente.
Funzionari pubblici
L'offerta o la fornitura di regali e attività ricreative
a funzionari pubblici sollevano rischi particolari e
potrebbero essere vietate dalla legge. Non si
deve mai offrire o fornire regali o attività
ricreative a funzionari pubblici senza aver
consultato e ricevuto un'autorizzazione scritta
dalla Direzione generale di Gruppo o di Magna,
dal Consulente legale di Gruppo o Regione o dal
Direttore della conformità legale di Magna
(consultare anche le Linee guida sulla
corruzione ed i pagamenti illeciti di Magna).
Casi consentiti
I regali e le attività ricreative devono essere
offerti o accettati esclusivamente se sono:
o ragionevoli;
o occasionali;
I rappresentanti cinesi della maggior parte degli
OEM nazionali e molti dipendenti di fornitori
nazionali in Cina sono considerati funzionari
pubblici ai fini delle leggi anticorruzione, poiché i
loro datori di lavoro sono considerati imprese di
proprietà o sotto il controllo dello Stato.
Pertanto, occorre prestare una particolare
attenzione in relazione a regali e attività
ricreative che i partner d'affari cinesi ricevono od
offrono.
o di valore modesto; e
o registrati in modo accurato e trasparente
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Talvolta i dipendenti possono trovarsi di fronte a
una richiesta di pagare i pasti e il viaggio di
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rappresentanti di mezzi di informazione, giornali
o agenzie stampa, in relazione alla copertura
mediatica di una legittima attività aziendale, ad
esempio il lancio di un nuovo prodotto, una
nuova tecnologia o una nuova divisione.
proprio responsabile, della Direzione
generale di Gruppo, del proprio Consulente
legale di Gruppo o Regione o del Direttore
per la conformità legale di Magna.
 All'inizio di ogni nuovo rapporto di affari, in
I dipendenti devono prestare molta attenzione
quando trattano con i rappresentanti dei mezzi
di informazione in Cina, Russia ed altri paesi in
cui gli organi di informazione sono generalmente
di proprietà o sotto il controllo dello Stato e in cui
i rappresentanti della stampa sono considerati
funzionari pubblici. In tali casi, è necessario
intraprendere una serie di misure specifiche per
accertarsi che spese legittime non vengano
considerate tangenti, ad esempio il pagamento
diretto delle spese invece del rimborso del
rappresentante della stampa. Se i dipendenti si
trovano in situazioni del genere, devono
consultare un dirigente dell'Ufficio finanziario di
Gruppo o Azienda, il Consulente legale di
Gruppo o Regione o il Direttore per la conformità
legale di Magna.
particolare
dove
le
regole culturali
potrebbero essere diverse, enunciare con
chiarezza le pratiche di Magna relative
all'offerta e all'accettazione di regali e attività
ricreative .
 Verificare che regali e attività ricreative
siano,
ove
possibile,
elargiti
ad
un'organizzazione e non a una singola
persona. Se si offrono viaggi ed attività
ricreative a una persona, accertarsi che lo
scopo del viaggio sia effettivamente
realizzato e che il viaggio e la durata del
soggiorno siano giustificati da ragioni d'affari
in buona fede.
 Ricordarsi di applicare standard più elevati e
regole più rigide nel caso di offerta di doni e
attività ricreative a funzionari pubblici
(consultare anche le Linee guida sulla
corruzione ed i pagamenti illeciti di Magna).
In nessun caso, si possono richiedere o
sollecitare regali o attività ricreative di qualsiasi
tipo a un fornitore, un cliente o altra parte con
cui Magna intrattiene affari. Generalmente non è
ammissibile offrire o accettare contanti o regali
equivalenti, tranne in circostanze estremamente
limitate e, in tali casi, solo con un'autorizzazione
preventiva (si veda più avanti).
 Prima di offrire qualsiasi regalo o attività
Suggerimenti utili
 Quando si offrono o si accettano regali o
ricreativa, cercare di comprendere e
verificare se i rappresentanti della società o
di mezzi di informazione siano funzionari o
dipendenti pubblici.
attività ricreative, valutare le possibilità di
conflitti di interesse.
SEMPRE…
 Prepararsi a rifiutare cortesemente qualsiasi
 Accertarsi che regali e attività ricreative
siano ragionevoli, occasionali e di modesto
valore e che siano conformi alle leggi
vigenti, alle regolamentazioni e alle
consuetudini locali. Esercitare il buon senso
nel decidere cosa sia "ragionevole", tenendo
conto che il valore locale corrispondente al
termine "modesto" è relativo e in funzione
del reddito medio e dello standard di vita
locale.
 Se si riceve l'offerta o si intende offrire un
regalo o un'attività ricreativa percepiti come
superiore al valore simbolico, chiedere il
parere e l'autorizzazione preventiva del
Magna International Inc.
offerta di regali o ospitalità non in linea con
le nostre pratiche.
 Considerare regali o attività ricreative
ricevuti attraverso intermediari o terze
esattamente come se fossero stati dati
direttamente.
 Accertarsi che regali ed attività ricreative
consegnati o ricevuti siano correttamente
registrati e contabilizzati nelle registrazioni
della società.
 In caso di incertezze o domande sul fatto
che
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sia
appropriato
dare
o
ricevere
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qualsiasi regalo o attività ricreativa,
contattare il consulente legale di Gruppo o
Regione, un consulente giuridico di Magna o
il Direttore per la conformità legale di Magna
.
×
Accettare od offrire regali, cortesie o attività
ricreative da qualunque persona od
organizzazione mentre sono in corso gare
d'appalto, trattative o aggiudicazioni di
contratti. In tale tipologia non sono inclusi i
pranzi di lavoro, a condizione che i
consiglieri o i consulenti agiscano per la
società.
×
Richiedere o sollecitare in qualsiasi modo
regali o attività ricreative di ogni genere da
parte di un fornitore, un cliente, un partner o
altra parte con cui Magna intrattiene rapporti
d'affari. Tale tipologia comprende sia le
richieste dirette che atteggiamenti che
danno l'impressione che l'offerta di un regalo
o di attività ricreative sarebbe opportuna o
desiderabile.
×
Pagare personalmente un regalo o attività
ricreative per evitare di rispettare gli
standard di Magna.
 Documentare
tutte le autorizzazioni per
regali e attività ricreative, annotando lo
scopo, i nomi delle parti e la natura e il
valore dei regali o delle attività ricreative.
 Considerare se può essere necessario che
l'organizzazione della persona invitata
fornisca un'autorizzazione analoga.
MAI…
×
×
×
Dare un regalo od offrire attività ricreative
ove sia vietato dalla legge.
Dare un regalo od offrire attività ricreative
per influenzare una decisione d'affari,
aspettandosi di ricevere qualcosa di valore
in cambio o se si supera il valore simbolico e
la pratica commerciale generalmente
ammessa.
Accettare un regalo od attività ricreative se
tale accettazione renderà difficile mantenere
il giudizio equo e imparziale, ove superi il
valore simbolico o sia contraria alle pratiche
commerciali
comunemente
ammesse.
Offrire od accettare regali o attività ricreative
vietate, ad esempio:
o contanti (con eccezioni limitatissime,
come descritto più avanti) o assegni
personali;
o sconti su prodotti o servizi
disponibili a tutti i dipendenti;

Scambio di regali o attività ricreative con
rappresentanti di concorrenti di Magna,
poiché tale azione potrebbe determinare un
conflitto di interessi reale o percepito o
potrebbe
dare
l'impressione
di
un
comportamento contrario alla concorrenza.

Offerta o ricevimento di contanti (o
equivalente di contanti) come regalo, poiché
tale comportamento è accettabile solo in
circostanze estremamente limitate. L'offerta
o il ricevimento di contanti sono accettabili
esclusivamente se avviene raramente e se
sono soddisfatti tutti i criteri seguenti:
non
o regali o attività ricreative di natura
inappropriata o in sedi inappropriate; o
o regali e attività ricreative non finalizzate
a portare avanti uno scopo o un
rapporto d'affari valido.
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PRUDENZA IN CASO DI…
o si è proceduto ad informare il proprio
responsabile per iscritto riguardo ai
contanti proposti ed il responsabile ha
fornito una preventiva autorizzazione
scritta in merito;
o l'importo è simbolico (vale a dire non
supera l'equivalente in valuta locale di
50 dollari Usa) e a condizione che il
componente della Direzione esecutiva di
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Magna International responsabile per la
Regione in oggetto 1) possa approvare
un importo non superiore a 500 dollari
Usa, se opportuno;
o l'importo proposto entro il limite suddetto
è conforme sotto ogni punto di vista alle
consuetudini locali e non è considerato
eccessivo;
o il dipendente Magna che presenta
l'offerta è stato invitato formalmente e si
presume ragionevolmente che partecipi
all'evento in questione e che proceda
direttamente all'offerta in occasione di
tale partecipazione;
non complessivamente superiore a
1.500 dollari Usa per ogni operazione
finanziaria, sia stato autorizzato da un
componente della Direzione esecutiva di
Magna
International come
sopra
descritto.
PER ULTERIORI INFORMAZIONI:
Per ulteriori informazioni o consigli, rivolgersi al
proprio Consulente legale di Gruppo o Regione
o al Consulente legale d'azienda Magna.
Marzo 2013
o non esiste alcuna alternativa diversa dal
contante che sia ugualmente accettabile
secondo le norme locali;
o l'offerta non è vietata dalla legge locale;
o l'offerta non ha scopi persuasivi di alcun
tipo;
o l'offerta non viene presentata ad alcun
funzionario pubblico di qualsiasi grado,
compresi i dipendenti di un ente sotto il
controllo
statale.
Per
maggiore
sicurezza, il dipendente Magna che
propone di fare l'offerta si assume un
preciso obbligo di verificare se il
destinatario sia un dipendente di un
ente sotto il controllo statale;
o l'importo totale dell'offerta e l'identità del
destinatario è registrata con chiarezza e
precisione nelle registrazioni finanziarie
del Gruppo, della Divisione o altra unità
operativa interessata in modo che
o consenta a chi legge di identificare a
quale importo fa riferimento; e
o la somma annuale degli importi in
contanti offerti a qualsiasi singola
persona in relazione a tutte le usanze
culturali non supera i 150 dollari Usa per
ogni operazione finanziaria, tranne nella
misura in cui un importo maggiore, ma
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