204.24 Gestione invii di ritorno

Gestione dei riscontri
Gestione invii di ritorno
Soluzioni per rinvii della posta B con codice a matrice (DmC)
Per il trattamento dei rinvii della posta B, la Posta offre diverse alternative. Con il
codice a matrice il cliente stabilisce in anticipo come devono essere trattati gli invii
non recapitabili.
Per il trattamento degli invii di ritorno della posta B
con codice a matrice si può scegliere fra tre opzioni
di base: rinvio fisico al mittente, rinvio fisico a un
indirizzo diverso, smaltimento. Per ognuna di queste
opzioni di base è inoltre possibile scegliere la digita­
lizzazione.
La variante desiderata viene stabilita come disposi­
zione preliminare nel codice a matrice. In questo
caso, può essere utilizzato il codice a matrice dina­
mico «Letter ID» (PP Business) oppure il codice a
matrice statico (PP Easy). Informazioni dettagliate
sono contenute all’indirizzo www.posta.ch/letter-id
o nel factsheet «Letter ID».
In via ordinaria, senza codice a matrice la Posta rispe­
disce al mittente i rinvii della posta B.
Panoramica delle prestazioni e tariffe per i rinvii della posta B
Requisiti
Disposizione
preliminare
Prestazione
Prezzo per invio
Descrizione della prestazione
Con codice
a matrice
conforme alle
disposizioni della
Posta
Valore 0
Rinvio fisico, senza KDP,
senza dati
Gratuito
Nessun rilevamento dati. Rinvio al mittente in base al numero di riferimento
fattura nel codice a matrice.
Valore 1
Smaltimento semplice,
con dati
9 ct. a invio*
Rilevamento dati meccanico e smaltimento semplice. Potete scaricare un file
dati oppure un’immagine dei vostri rinvii. Gli invii vengono smaltiti.
Valore 2
Smaltimento semplice,
senza dati
Gratuito
Nessun rilevamento dati. Gli invii non vengono rinviati, bensì smaltiti.
Valore 3
Smaltimento qualificato,
con dati
11 ct. a invio*
Rilevamento dati meccanico e smaltimento qualificato. Potete scaricare un
file dati oppure un’immagine dei vostri rinvii. Gli invii vengono smaltiti nel
rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati.
Valore 4
Smaltimento qualificato,
senza dati
2 ct. a invio*
Nessun rilevamento dati. Gli invii non vengono rinviati, bensì smaltiti secondo
le disposizioni in materia di protezione dei dati.
Valore 5
Rinvio fisico, a n. KDP
diverso, con dati
9 ct. a invio*
Rilevamento dati meccanico e rinvio degli invii a un indirizzo diverso. Potete
scaricare un file dati oppure un’immagine dei vostri rinvii.
Valore 6
Rinvio fisico, a n. KDP
diverso, senza dati
Gratuito
Nessun rilevamento dati. Rinvio degli invii a un indirizzo KDP diverso.
Valore 7
Rinvio fisico, senza KDP,
con dati
9 ct. a invio*
Rilevamento dei dati meccanico e rinvio fisico al mittente secondo il numero
di riferimento della fattura nel codice a matrice. Potete scaricare un file dati
oppure un’immagine dei vostri rinvii.
Rinvio fisico, senza dati
Gratuito
Rinvio fisico. Gli invii vengono rinviati all’indirizzo del mittente, che corrisponde
a quello della relazione di fatturazione.
Non è possibile il rinvio a un indirizzo diverso.
Utilizzo solo in caso di
accordo contrattuale
Secondo accordo
Gli invii Response Zentral devono essere contrassegnati con annotazione
­corrispondente. Per avvalersi di questo servizio è necessario prendere accordi
individuali con la Posta. Vi consigliamo di contattare il vostro consulente
clienti.
Senza codice
a matrice
conforme alle
disposizioni della
Posta
Response Zentral
Valore 9
* Tutti i prezzi in CHF, IVA inclusa. I prezzi prescindono dal formato e dal peso.
Gli invii non recapitabili con motivo di rinvio «respinto» o «non ritirato» sono sempre a pagamento.
Le relative tariffe sono consultabili in internet alla pagina www.posta.ch/ritorni -> Invii non recapitabili --> Prezzi e sconti.
Gestione dei riscontri
Gestione invii di ritorno
Descrizione della prestazione
Smaltimento semplice
Potete selezionare l’offerta «Smaltimento semplice».
I rinvii da smaltire giungono nel canale di smaltimento
come carta da riciclo o rifiuto aziendale. La carta da
riciclo viene avviata alla procedura di riciclaggio.
Smaltimento qualificato
Se nel codice a matrice è indicata la variante «Smaltimento qualificato», gli invii vengono smaltiti confor­
memente dalla Posta. Il personale d’esercizio della
Posta distrugge gli invii nel rispetto del segreto postale.
Le informazioni relative a mittente, contenuto degli
invii e dati del destinatario non possono essere rico­
struite da altri operatori che trattano il materiale.
In linea di principio, tutte le componenti degli invii
devono essere riciclate o smaltite in Svizzera. Utiliz­
zate questa offerta solo per contenuti che possono
essere distrutti mediante un distruggidocumenti.
Rinvio a un indirizzo diverso dal mittente
Se nel codice a matrice è indicata la variante «Rinvio
a un indirizzo per il rinvio diverso», la Posta inoltrerà i
vostri invii di ritorno a un indirizzo registrato mediante
numero KDP.
Assicuratevi che il numero KDP sia corretto e aggior­
nato.
Il vostro consulente clienti vi fornirà il numero dell’in­
dirizzo per il rinvio desiderato (numero KDP). L’indirizzo
per il rinvio diverso, nel caso di invii non recapitabili,
viene stampato direttamente sull’invio di ritorno.
Il motivo del rinvio viene indicato con un’etichetta
apposta sul rinvio oppure stampato sull’invio di ritorno
sotto forma di cifra.
Esistono i seguenti codici.
(2)
GESTORBEN
DECEDE
DECEDUTO
(4)
EMPF.N.
ERMITTELBAR
DEST.
INTROUVABLE
DEST.
IRREPERIBILE
(6)
FIRMA
ERLOSCHEN
ENTREPRISE
FERMEE
DITTA CESSATA
(7)*
WEGGEZOGEN
DEMENAGE
TRASLOCATO
(8)*
WEGGEZOGEN
DEMENAGE
TRASLOCATO
* I codici 7 e 8 hanno lo stesso significato, ma provengono da processi
diversi.
Rilevamento dati e digitalizzazione
La Posta registra nelle disposizioni preliminari 1, 3, 5 e
7 di ogni invio non recapitabile i dati rilevanti, incluso
il motivo dell’impossibilità di recapito (qualora sia
disponibile un’etichetta per ritorni svizzera aggiornata)
e li trasmette al servizio online «Monitorare gli invii».
Download dei dati del rinvio
Tramite il servizio online «Monitorare gli invii» è possi­
bile scaricare i dati.
Potete scegliere tra due diversi tipi di output:
–– scaricare un file PDF con un’immagine per ogni
invio
–– scaricare le informazioni come file CSV o XLS
Quest’ultima soluzione prevede il collegamento
alla soluzione IT aziendale.
Attraverso il servizio online «Monitorare gli invii» nel
centro clienti della Posta potete rendere accessibili a
terzi (ad es. fornitori di servizi esterni) i dati dei vostri
invii di ritorno. In questo modo, una persona da voi
debitamente autorizzata potrà rielaborare diretta­
mente i vostri dati.
Gestione dei riscontri
Gestione invii di ritorno
Informazioni
Letter ID
Nel codice a matrice dinamico inserite informazioni
specifiche dell’invio, quali ad esempio un numero
cliente per ciascun invio. In caso di disposizione «con
dati» avrete così la possibilità di consultare elettroni­
camente e di trasferire nella vostra banca dati, oltre
all’immagine dell’invio, anche le informazioni conte­
nute nel vostro codice a matrice. Informazioni detta­
gliate sull’affrancatura PP con Letter ID sono disponi­
bili nel manuale «Codici a barre e codici a matrice di
dati per invii di lettere» all’indirizzo www.posta.ch/
codiciabarre -> Documenti.
Vi consigliamo di contattare il vostro consulente
clienti.
PP Easy
Il codice a matrice statico è identico per tutti gli invii
e viene stampato come immagine nello spazio per
l’affrancatura o nel campo dell’indirizzo. Il codice a
matrice PP Easy è sufficiente quando è stato stabilito
già prima della spedizione che non volete ricevere
gli indirizzi degli invii di ritorno come set di dati.
Il codice a matrice PP Easy può essere generato
tramite il servizio online «Creare affrancatura PP»
(www.posta.ch/servizio-online). Se sui vostri invii
volete apporre solamente il codice a matrice senza
layout PP, richiedete il relativo codice al vostro consu­
lente clienti. Per il primo utilizzo del codice a matrice,
rivolgetevi al vostro consulente clienti.
Codifica del codice a matrice
Sulla pagina www.posta.ch/codiciabarre alla voce
Documenti è disponibile un manuale dettagliato
con tutte le informazioni relative ai codici a matrice
per gli invii di lettere.
Posizionamento del codice a matrice
In ogni invio può essere raffigurato un unico codice
postale (ad es. Letter ID, WebStamp), il quale deve
essere riportato nello spazio per l’affrancatura o nella
finestra dell’indirizzo.
I codici cliente (codici a matrice o QR) non sono
ammessi nello spazio per l’affrancatura. Informazioni
al riguardo sono disponibili nel manuale «Codici a
barre e codici a matrice di dati per invii di lettere»
all’indirizzo www.posta.ch/codiciabarre -> Documenti.
Consiglio: dati del mittente sull’invio
Consigliamo di indicare sempre i dati completi del mit­
tente sull’invio. L’indicazione del mittente completa
comprende nome/ditta, via e n. o l’annotazione
«Casella postale» e n., nonché l’NPA e la località.
Il mittente deve essere posizionato nell’apposito
spazio. I dati del mittente possono essere riportati
come blocco o su un’unica riga.
Se su un invio non recapitabile con disposizione preli­
minare 0 o 7 nel DmC manca l’indicazione completa
del mittente, può essere necessario che la Posta apra
l’invio per stabilire chi sia il destinatario.
Anche un logo aziendale privo di dati completi del
mittente può richiedere, in caso di invio non recapita­
bile, l’apertura per risalire al mittente. Informazioni
sulla corretta configurazione degli invii sono
disponibili nelle specifiche «Layout» all’indirizzo
www.posta.ch/layoutlettere -> Layout lettere.
Invii di ritorno provenienti dal Liechtenstein
Poiché la Liechtensteinische Post è una società indi­
pendente, essa utilizza i propri adesivi per i ritorni.
Per gli invii di ritorno provenienti dal Liechtenstein,
il motivo del rinvio non può essere pertanto digitaliz­
zato. Tali invii verranno visualizzati con «Motivo del
rinvio sconosciuto».
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Gestione invii di ritorno
Requisiti per l’utilizzo del codice a matrice (DmC)
Per poter sfruttare le disposizioni preliminari per la
gestione degli invii di ritorno, vi sono dei requisiti
relativi alla preparazione dell’invio.
L’offerta è valida solo per gli invii per i quali il DmC
può essere elaborato meccanicamente nel processo
di rinvio.
Ciò riguarda:
a. caratteristiche dell’invio (idoneo alla lavorazione a
macchina)
b. dimensioni e leggibilità del DmC
c. corretta compilazione del DmC
d. zona di elaborazione nell’utilizzo delle disposizioni
preliminari 5 e 6
Se gli invii non possono essere trattati meccanicamente,
ci riserviamo il diritto di limitare le prestazioni offerte.
Limitazioni sulle caratteristiche dell’invio (a)
Invii con uno spessore maggiore a due cm o con contenuto informe
Poco idonei, necessario chiarimento
Invii aperti (non contenuti in una busta o in una pellicola)
Poco idonei, necessario chiarimento
Buste colorate
Poco idonei, necessario chiarimento
Invii con imballaggio in pellicola trasparente, se il DmC è riportato
sulla pellicola
Necessario chiarimento
Consigliamo di stampare il DmC su un foglio separatore
sotto la pellicola trasparente.
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Gestione invii di ritorno
Leggibilità e compilazione del DmC (b e c)
Nel codice a matrice è obbligatorio utilizzare il NRF giusto (quello del mittente/pagatore).
Deve essere utilizzato il codice svizzero con le informazioni corrette.
Fate attenzione a implementare il prodotto di elaborazione giusto per la relativa spedizione.
Nel caso di grandi invii consigliamo di far verificare in anticipo dalla Posta il contenuto del DmC. A tal fine rivolgetevi al vostro
consulente cliente.
Zona di elaborazione (d)
Se nel codice a matrice avete riportato un indirizzo per
il rinvio diverso (codice 5 o 6), questo viene riportato
direttamente sull’invio.
La rielaborazione avviene sulla base dell’indirizzo
stampato.
Vi consigliamo pertanto di mantenere libero sull’invio
il relativo spazio e di ampliare lo spazio di codifica
a 5 cm:
50 mm
140 mm
Si parte sempre dall’angolo in basso a destra
dell’invio.
Visto si stampi
È opportuno far omologare sempre dalla Posta i nuovi
layout e codici a matrice creati. Solo con il campione
di invio originale è possibile affermare con certezza se
un codice a matrice può essere trattato meccanica­
mente o meno.
Per informazioni, indicazioni sull’indirizzo e il modulo
di contatto online consultare la pagina www.posta.ch/
visto-si-stampi.
Gestione dei riscontri
Gestione invii di ritorno
Struttura file dati
Per ricevere i vostri dati, selezionate tramite il servizio online «Monitorare gli invii» la forma in cui desiderate
ottenerli e scaricarli.
Denominazione
Formato
Esempio dati
Descrizione
Data
gg.mm.aaaa
«01.04.2011»
Data di rilevamento degli invii di ritorno
da parte della Posta
NRF
Numerico, a otto cifre
«50012391»
Numero di riferimento della fattura nel
codice a matrice
Motivo del rinvio
Testo
«Traslocato, ordine di rispedizione
scaduto»
Nel testo è indicato in chiaro il motivo
per cui non è stato possibile recapitare
l’invio.
Numero d’ordine
(numero del
periodo)
Numerico, a sei cifre
«000236»
Il valore codificato sull’invio nel codice a
matrice (DmC), dalla posizione 16 alla 21
Numero d’invio
Numerico, a nove cifre
«000012345»
Il valore codificato sull’invio nel codice a
matrice (DmC), dalla posizione 22 alla 30
Tipologia
Numerico, una cifra
«8»
Il valore codificato sull’invio nel codice a
matrice (DmC), posizione 35 del codice
(ad es. tipi diversi di lettere)
Tipologia di
affrancatura
Testo
«Letter ID»
Il valore codificato sull’invio nel codice
a matrice (DmC), posizioni 6 e 7, tipo di
DmC (ad es. 20/21 Letter ID, 31 PP Easy)
Tipo di rinvio
Testo
«Indirizzo non valido»
Nel testo è indicata in chiaro la categoria
dell’impossibilità di recapito.
DmC ––> 37
Alfanumerico;
–– max 52 posizioni numeriche
–– o 31 posizioni alfanumeriche
«123456789012abcd …»
Valori individuali dei clienti, valori codifi­
cati sull’invio nel codice a matrice (DmC),
a partire dalla posizione 37
Code1
Alfanumerico;
–– max 88 posizioni numeriche
–– o 58 alfanumeriche
«123456789012abcd …»
Se sull’invio sono riportati altri codici
(codice a barre 128 o DmC senza codi­
fica postale), in questo campo vengono
indicati i valori decodificati.
Code2
Alfanumerico;
–– max 88 posizioni numeriche
–– o 58 alfanumeriche
«123456789012abcd …»
Se sull’invio sono riportati altri codici
(codice a barre 128 o DmC senza codi­
fica postale), in questo campo vengono
indicati i valori decodificati.
Codice motivo
Numerico, a due cifre
–– Motivo del rinvio sconosciuto (01)
–– Traslocato (10)
–– Destinatario sconosciuto all’indi­
rizzo indicato (20)
–– Indirizzo errato (30)
–– Invio di ritorno affrancato (31)
–– Deceduto (40)
–– Ditta cessata (50)
–– Cassetta delle lettere / casella
postale non vuotata (60)
–– Restituzione da parte del desti­
natario (70)
–– Non accettato, indirizzo corretto
(80)
Il motivo dell’invio di ritorno descrive la
causa il più dettagliatamente possibile.
Numerazione e motivo dell’invio di
ritorno possono subire variazioni.
Codice tipo
Numerico, a due cifre
–– Indirizzo non valido (10)
–– Indirizzo corretto, accettazione
rifiutata (30)
–– Tipo di rinvio sconosciuto (40)
Il tipo di invio di ritorno assegna una
categoria ai rinvii.
Numerazione e tipo dell’invio di
ritorno possono subire variazioni.
Gestione dei riscontri
Gestione invii di ritorno
Trattamento degli invii di ritorno di Giornali
Svizzera in abbonamento
Ulteriori offerte per il trattamento degli invii
di ritorno
Quotidiani, settimanali e bisettimanali
(GA e GAA)
GA e GAA vengono trattati come rinvii di posta A
e vengono restituiti al mittente. La prima priorità a tal
proposito è un’indicazione del mittente completa e
chiaramente riconoscibile sul lato dell’indirizzo.
Se tale indicazione non è presente, gli invii di ritorno
vengono rinviati alla località corrispondente al segno
di affrancatura (NPA, località).
In linea di principio, il codice a matrice (DmC) even­
tualmente presente non viene considerato.
Gli invii respinti e non ritirati sono a pagamento.
Response Zentral
Nell’ambito dell’offerta di prestazioni Response
Zentral, la Posta offre ulteriori trattamenti per i rinvii
con o senza DmC. In caso di interesse vi preghiamo
di contattare il vostro consulente cliente.
Giornali pubblicati mensilmente o meno
frequentemente (GAB)
I rinvii GAB vengono gestiti come invii di ritorno della
posta B. I rinvii GAB senza DmC vengono restituiti
al mittente.
La prima priorità a tal proposito è un’indicazione del
mittente completa e chiaramente riconoscibile sul lato
dell’indirizzo.
Se tale indicazione non è presente, gli invii di ritorno
vengono rinviati alla località corrispondente al segno
di affrancatura (NPA, località).
Il DmC può anche essere utilizzato per i rinvii GAB.
Tuttavia, anche in questo caso è necessario conside­
rare che il DmC può essere utilizzato per il tratta­
mento degli invii di ritorno solo se l’invio può essere
trattato meccanicamente nel processo di rinvio. Per
maggiori dettagli potete rivolgervi al vostro consu­
lente cliente.
Per gli invii di ritorno GAB con DmC, per il rilevamento
dei dati o lo smaltimento vengono applicate le mede­
sime tariffe dei rinvii di posta B (con l’aggiunta di un
supplemento per gli invii non ritirati o respinti).
204.24 it (232662) 11.2016 PM
Soluzioni personalizzate per i clienti
Per i clienti che per i propri invii di ritorno di giornali
hanno bisogno di soluzioni alternative rispetto alle
offerte standard, sono disponibili numerose opzioni
con «Response Zentral».
Posta CH SA
PostMail
Wankdorfallee 4
3030 Berna
www.posta.ch/gestione-ritorno
Telefono 0848 888 888
[email protected]
Invii di posta A con DmC
In linea di principio, gli invii della posta A non recapi­
tabili vengono rinviati al mittente.
Una disposizione preliminare nel codice a matrice viene
considerata per la Posta A solo se è stata concordata
con il servizio a pagamento «Response Zentral» e l’invio
può essere trattato meccanicamente nel processo di
rinvio.
Gestione degli indirizzi
Una buona gestione dei dati di base degli indirizzi
prima dell’invio vi consente di ridurre gli invii di ritorno.
Con l’impiego di diversi servizi e strumenti per la
correzione dei dati di base degli indirizzi, la rettifica
degli indirizzi e l’acquisizione di contatti, la Posta
vi aiuta a mantenere aggiornati i vostri indirizzi.
Una panoramica dell’offerta di prestazioni per la
gestione degli indirizzi è presente alla pagina internet
www.posta.ch/gestione-indirizzi.