Direttiva Ascensori - Allegato XIII - Garanzia Qualità Totale

ORGANISMO NOTIFICATO NR. 0051
IMQ S.p.A. con socio unico
I-20138 Milano via Quintiliano, 43
tel. 0250731 (r.a.) - fax 0250991500
e-mail: [email protected] - www.imq.it
Rea Milano 1595884
Registro Imprese Milano 12898410159
C.F./P.I. 12898410159
Capitale Sociale euro 4.000.000
Oggetto: GARANZIA QUALITA’ TOTALE (Allegato XIII - Dir. 95/16/CE)
ATTIVITÀ DI VALUTAZIONE
L’attività di valutazione della conformità prevede il seguente iter:
a. Ricezione e accettazione della Domanda di Certificazione
Il processo di certificazione ha inizio con l'accettazione della domanda di certificazione ricevuta.
Tale accettazione è subordinata:
- all'esito positivo del riesame della domanda ricevuta,
- alla formale accettazione, da parte del Committente, dell’offerta inviata da IMQ.
Insieme alla domanda viene, di norma, inviata la documentazione del Sistema Qualità ed in particolare tutte le
informazioni utili sugli ascensori che consentono di comprendere il nesso tra la progettazione e il funzionamento
dell’ascensore, nonché di valutare la conformità ai requisiti della Direttiva.
b. Valutazione della documentazione del Sistema Qualità
IMQ provvederà a esaminare la documentazione ricevuta del Sistema Qualità, che deve comprendere, in particolare,
un’adeguata descrizione:
degli obiettivi di qualità, della struttura organizzativa, delle responsabilità di gestione in materia di qualità della
progettazione e di qualità degli ascensori;
delle specifiche tecniche di progettazione, norme incluse, che si intende applicare e, qualora non vengano applicate
pienamente le norme armonizzate, degli strumenti che permetteranno di garantire che siano soddisfatti i requisiti
della Direttiva 95/16/CE che si applicano agli ascensori;
delle tecniche, dei processi e degli interventi sistematici in materia di controllo e verifica della progettazione che
verranno applicati nella progettazione degli ascensori;
degli esami e delle prove effettuati all’atto dell’omologazione degli approvvigionamenti di materiali, componenti e
parti;
delle relative tecniche di montaggio e installazione, di controllo qualità e dei processi e degli interventi sistematici
che saranno utilizzate;
degli esami e delle prove che saranno effettuati prima (controllo delle condizioni di installazione: vano,
posizionamento del motore, ecc.), durante e dopo l’installazione (tra cui le prove previste nell’allegato VI, punto 4,
lettera b) della Direttiva 95/16/CE);
della documentazione in materia di qualità, quali i rapporti ispettivi e i dati sulle prove, le tarature, le qualifiche del
personale, scc.;
- dei mezzi di controllo dell’ottenimento della qualità richiesta e dell’efficacia del funzionamento del sistema di
garanzia qualità
Tale documentazione deve essere fornita in lingua italiana; eventuali altre lingue sono accettate solo se questo è stato
previsto in fase di offerta.
La valutazione viene effettuata da un gruppo di valutazione composto da un valutatore di sistema e da un esperto nella
tecnologia degli ascensori.
La procedura di valutazione deve comprende una visita agli impianti dell’installatore dell’ascensore e la visita di un
cantiere allestito per l’installazione.
Al termine della valutazione della documentazione, il gruppo di valutazione esprime un parere positivo o negativo: nel
primo caso l’iter di certificazione procede con la visita agli impianti dell’installatore dell’ascensore e la visita di un
cantiere allestito per l’installazione; nel secondo caso IMQ provvede a comunicare al Committente, in forma scritta, le
proprie osservazioni e richieste di documenti mancanti o integrazioni.
A seguito della comunicazione, il Committente può scegliere di adeguare la propria documentazione o rinunciare al
proseguimento dell’iter di certificazione. In quest’ultimo caso la rinuncia dovrà essere comunicata a IMQ in forma scritta.
La rinuncia comporta la chiusura dell’iter di certificazione e l’addebito degli importi relativi alle attività effettuate.
Qualora il Committente decida di proseguire con la certificazione, dovrà procedere ad adeguare la propria
documentazione, risolvendo i rilievi emersi, dandone comunicazione a IMQ entro un periodo di tempo non superiore a sei
mesi, pena la chiusura con esito negativo dell’iter di certificazione.
c. Verifica ispettiva del Sistema Qualità
L’ispezione agli impianti dell’installatore dell’ascensore e la visita di un cantiere allestito per l’installazione viene
condotta sulla base di quanto previsto dall’Allegato XIII della Direttiva 95/16/CE.
Il responsabile del gruppo di valutazione provvede a inviare al Committente il Piano di Visita Ispettiva, con i nominativi
del personale IMQ che effettuerà l’attività. Il Committente può ricusare i nominativi indicati entro 5 giorni lavorativi dalla
data di ricezione del piano, circostanziando le motivazioni in forma scritta. Qualora le motivazioni trovassero fondato
riscontro, IMQ procederà a un nuovo affidamento d’incarico, segnalando i nuovi nominativi al Committente.
A conclusione delle attività, viene emesso un rapporto di verifica ispettiva che riporta le evidenze riscontrate. Qualora
siano emersi dei rilievi, questi dovranno essere risolti dal fabbricante entro un periodo massimo di sei mesi.
Mod. 2808OFFXIII/0
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d. Emissione e archiviazione della Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità
Se il Sistema Qualità soddisfa i requisiti previsti, IMQ rilascia all’installatore una Dichiarazione di Approvazione del
Sistema Qualità.
Il certificato è redatto in testo bilingue (Italiano e Inglese); la traduzione in altre lingue può essere effettuata, purché
stabilita a priori, in fase di offerta.
Al termine dell’iter di certificazione, concluso con l’emissione della Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità,
tutta la documentazione inviata dal Committente e quella prodotta da IMQ viene archiviata e resta a disposizione delle
Autorità competenti.
e. Attività di sorveglianza
Dopo avere rilasciato la Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità, IMQ effettua delle visite per assicurarsi che
l’installatore dell’ascensore soddisfi tutti gli obblighi derivanti dal sistema di garanzia qualità approvato.
Tali visite comprendono:
- verifiche periodiche effettuate, di norma, con un intervallo di 12 mesi tra una verifica e la successiva. In base a
particolari esigenze, al volume della produzione nonché ai risultati delle verifiche precedenti, IMQ può aumentare o
diminuire la periodicità suddetta;
verifiche di rivalutazione completa effettuate ogni 3 anni;
verifiche a sorpresa;
- verifiche supplementari che possono essere necessarie nei casi in cui uno degli altri tipi di verifica si conclusa con il
rilascio di una non conformità. Tali verifiche hanno lo scopo di valutare la chiusura della non conformità emessa. I
costi per lo svolgimento delle attività di verifica supplementare sono intesi a carico del Committente, previa
accettazione di un’apposita offerta formulata da IMQ.
Per ognuna delle suddette verifiche, IMQ rilascia al Committente un rapporto di verifica. Qualora tale rapporto contenga
dei rilievi che possono compromettere la conformità degli ascensori alle disposizioni della Direttiva 95/16/CE, il
Committente non è autorizzato ad apporre la marcatura CE sugli ascensori coperti dalla Dichiarazione di Approvazione del
Sistema Qualità fino a quando non saranno eliminate. Questo è valido sia che le non conformità siano state evidenziate
durante la verifica iniziale (in questo caso il certificato non viene emesso), sia che esse siano emerse durante una verifica
periodica o di rivalutazione completa o durante una verifica a sorpresa.
CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA – Garanzia Qualità Totale
1. Esecuzione dell’attività
1.1 IMQ affida l'attività di valutazione del Sistema Qualità dell’installatore a personale dipendente o con contratto
esclusivo di collaborazione coordinata e continuativa dotato di specifica competenza e preventivamente qualificato.
1.2 IMQ si riserva la possibilità di subappaltare attività relative alla valutazione della conformità ad un organismo o ad una
persona esterna.
1.3 IMQ si assume la piena responsabilità per ogni attività di cui al precedente punto 1.2 e mantiene la responsabilità per
rilasciare, mantenere, estendere, sospendere o ritirare la certificazione.
1.4 IMQ garantisce che l’organismo subappaltato o la persona a cui è affidato il subappalto sia competente e sia conforme
alle disposizioni normative applicabili e non sia coinvolto direttamente o tramite il datore di lavoro, con la
progettazione e la fabbricazione del prodotto per non compromettere l’imparzialità.
2. Adempimenti a carico del Committente
2.1 Il Committente deve garantire al personale IMQ preposto l’accesso ai locali di progettazione, fabbricazione,
montaggio, installazione e controllo finale, nonché fornire i mezzi e gli aiuti indispensabili affinché IMQ possa eseguire
l’attività di valutazione richiesta. A tale riguardo, l’impossibilità ad eseguire le attività per fatto e/o causa imputabile
al Committente (ad es. impossibilità di accedere ai luoghi predetti, mancanza della documentazione, etc.), tale da
compromettere l’adempimento dell’obbligazione a carico di IMQ, costituirà causa di risoluzione del Contratto ai sensi
dell’art. 5 che segue.
2.2 Il Committente deve garantire agli ispettori ACCREDIA (l’Ente Italiano di Accreditamento) la possibilità di accedere ai
luoghi di cui sopra, in accompagnamento al personale IMQ. Tali visite, il cui scopo è la sorveglianza sull’operato dei
valutatori IMQ, sono regolarmente comunicate con un congruo preavviso.
2.3 Il Committente accetta che IMQ possa fare ricorso a subappalto di cui ai precedenti punti 1.2, 1.3 e 1.4.
3. Riservatezza
3.1 Tutti gli atti relativi alla domanda di valutazione della conformità sono considerati riservati, salvo quanto previsto
dalla legge o dalle regole dell’Ente Italiano di Accreditamento.
3.2 L’accesso e la consultazione dei documenti relativi all’attività di valutazione sono riservati al personale IMQ coinvolto
nell’attività. Nel caso in cui i suddetti documenti ovvero talune informazioni debbano essere comunicati o divulgati
per obblighi di legge o derivanti dalle regole dell’Ente Italiano di Accreditamento, IMQ ne darà avviso per iscritto al
Committente.
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4. Corrispettivo e modalità di pagamento
4.1 Il Committente dovrà corrispondere a IMQ il corrispettivo indicato nella relativa offerta.
4.2 I corrispettivi relativi all'attività di sorveglianza (cosiddetti "diritti annuali") verranno fatturati in quattro rate, con
frequenza trimestrale.
4.3 I corrispettivi dovuti per le attività oggetto dell’offerta sono soggetti ad I.V.A. nella misura di legge (articolo 3,
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633).
5. Clausola risolutiva espressa
5.1 IMQ avrà la facoltà di risolvere il Contratto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., mediante semplice
comunicazione scritta indirizzata al Committente, in caso di violazione o inadempimento delle obbligazioni di cui ai
precedenti punti 2.1 e 4.1, 4.2. Nell’ipotesi di risoluzione del Contratto, IMQ si riserva il diritto di richiedere al
Committente un congruo indennizzo che tenga conto delle spese sostenute e/o anticipate da IMQ o dell’importo già
saldato.
5.2 A seguito dell’accettazione dell'offerta, IMQ si riserva la facoltà di risolvere il presente Contratto nei 5 giorni
lavorativi successivi alla ricezione dell’ordine, tramite comunicazione scritta, nel caso in cui il Settore Tecnico
dovesse ravvisare elementi che possano inficiare la valutazione di conformità.
6. Tutela della salute e della sicurezza dei valutatori
6.1 IMQ provvederà a munire il personale che effettuerà l’attività di valutazione presso la sede del Committente di
apposita tessera di riconoscimento e dei Dispositivi di Protezione Individuale necessari per la specifica attività da
eseguire (scarpe antinfortunistiche, elmetto, guanti o altro).
6.2 Il Committente, in caso di esecuzione dell’attività in oggetto, ha l’obbligo di fornire ai valutatori IMQ le necessarie
informazioni sui rischi specifici esistenti nell'ambiente di lavoro in cui sono destinati ad operare, nonché sulle misure
di prevenzione e di emergenza adottate. Inoltre, il Committente s’impegna a coordinarsi ed a cooperare con IMQ ai
fini del rispetto delle norme di prevenzione e di sicurezza.
6.3 Il Committente, in base agli eventuali rischi specifici esistenti, provvederà a fornire il personale IMQ degli opportuni
Dispositivi di Protezione Individuale e metterà in atto ogni tutela al fine di consentire che lo svolgimento dell’attività
avvenga in completa sicurezza.
7. Apposizione della marcatura CE e utilizzo delle certificazioni CE
7.1 L’uso delle certificazioni CE rilasciate da IMQ è strettamente riservato al Committente e non è trasferibile, salvo
nell'eventualità di cessione o trasformazione della ditta interessata. In questo caso, dovrà essere data tempestiva
comunicazione a IMQ, che prenderà nota dell'intervenuta variazione, riservandosi di emettere - se del caso - una
nuova certificazione. Prima di procedere in tal senso, IMQ valuta la necessità di effettuare accertamenti
supplementari, il cui costo è a carico della ditta Committente, secondo le tariffe IMQ.
7.2 Sugli ascensori coperti dalla Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità rilasciata da IMQ, l’installatore
dell’ascensore appone la marcatura CE e redige una dichiarazione di conformità ai sensi dell’art. 8 della Direttiva
95/16/CE.
8. Variazione delle disposizioni legislative o dello stato dell’arte
8.1 Qualora nelle disposizioni legislative in questione ovvero nello stato dell’arte vengano introdotte variazioni di rilievo
che influenzino la validità della certificazione, IMQ ne darà comunicazione al Committente, il quale avrà la facoltà di
fare gli adeguamenti del caso entro il termine che gli verrà precisato, o di rinunciare alla certificazione come da
successivo art. 13.
8.2 Nel caso il Committente intenda adeguarsi alle nuove disposizioni, IMQ avrà la facoltà di chiedere nuova
documentazione ed effettuare delle verifiche sul Sistema Qualità. Le spese per dette attività saranno a carico del
Committente, secondo nuova quotazione.
9. Validità dell’approvazione del Sistema Qualità
9.1 La Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità ha validità di tre anni. In seguito ad una verifica di
rivalutazione, IMQ proroga la validità del certificato per altri tre anni.
9.2 Qualora vengano accertate delle non conformità al Sistema Qualità approvato, IMQ chiede all’installatore di adottare
delle opportune azioni correttive entro un temine fissato che non può essere superiore ai sei mesi. IMQ verifica poi
l’adeguatezza e l’efficacia delle azioni correttive implementate.
Le spese relative alle attività conseguenti all’esito negativo riscontrato saranno a carico del Committente, previa
accettazione della relativa offerta.
9.3 L’installatore si impegna a soddisfare gli obblighi derivanti dal Sistema Qualità approvato e a fare in modo che esso
rimanga adeguato ed efficace.
10. Modifiche apportate al Sistema Qualità
10.1 Il Committente informa IMQ di tutte le modifiche apportate al Sistema Qualità approvato. IMQ esamina tali
modifiche e valuta se richiedere nuova documentazione ed effettuare delle verifiche sul Sistema Qualità. Le spese per
dette attività saranno a carico del Committente, secondo nuova offerta formulata da IMQ.
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11. Sospensione
11.1 La validità dell'approvazione può essere sospesa: a) su richiesta del Committente; b) ad insindacabile giudizio di IMQ,
nei seguenti casi:
− rilievo di non conformità gravi ovvero in numero elevato; mancata adozione di azioni correttive e, in generale,
esito negativo delle visite di sorveglianza;
− segnalazioni dal mercato, previo accertamento della relativa gravità;
− uso improprio dell'approvazione, in modo comunque non conforme a quanto previsto dalla Direttiva 95/16/CE;
− inadempimento degli obblighi a carico del Committente di cui all’art. 2;
− perdita dei requisiti previsti dalla Direttiva 95/16/CE necessari ai fini del mantenimento dell'approvazione;
− mancato pagamento dei corrispettivi dovuti a IMQ.
11.2 Il provvedimento di sospensione è comunicato al Committente in forma scritta. La comunicazione riporta il motivo
della sospensione e le scadenze temporali entro cui il Committente deve attuare le azioni correttive richieste. Il
Committente ha cinque giorni di tempo per comunicare a IMQ la presa in carico del provvedimento, l’adeguamento
alle prescrizioni, le tempistiche di attuazione, che non devono essere superiori ai sei mesi, e qualsiasi altra
informazione utili ad informare IMQ sulle modalità di soluzione dei rilievi contestati. La comunicazione deve
avvenire in forma scritta.
11.3 Qualora il Committente non ottemperi alle comunicazioni richieste o non provveda a rimuovere le cause contestate
per la sospensione entro il periodo indicato, IMQ provvederà alla revoca della validità della Dichiarazione di
Approvazione del Sistema Qualità, comunicandola nei modi previsti dalla Direttiva 95/16/CE.
11.4 A seguito della sospensione il Committente deve interrompere l’uso della Dichiarazione di Approvazione del Sistema
Qualità e deve astenersi dal pubblicizzare la certificazione fino al termine del periodo di sospensione. La
sospensione dell'approvazione comporta il venir meno della possibilità di apporre la marcatura CE sui relativi
ascensori e la conseguente impossibilità di immettere gli stessi sul mercato, a partire dalla data di sospensione. Nei
casi più gravi IMQ si riserva di richiedere al Committente il richiamo degli ascensori dal mercato, compresi quelli
giacenti nei magazzini.
11.5 Le spese sostenute da IMQ per eseguire eventuali verifiche o attività causate da provvedimenti di sospensione sono a
carico del Committente.
12. Revoca
12.1 Il provvedimento di revoca adottato da IMQ consiste nel ritiro definitivo della certificazione concessa al
Committente, con la conseguente perdita di validità della stessa. La validità della certificazione può essere revocata
in tutti i casi in cui risulta l’evidenza oggettiva:
− della mancata rimozione delle cause di sospensione della certificazione entro il periodo indicato da IMQ;
− dell’uso fraudolento e illegittimo della certificazione;
− di grave inosservanza delle obbligazioni a carico del Committente;
− della rilevante e sistematica non conformità dell’ascensore rispetto alla documentazione tecnica presentata a
IMQ;
− dell’adozione di significative modifiche apportate all’ascensore dal Committente senza il coinvolgimento
preventivo di IMQ;
− del mancato adeguamento dell’ascensore ai requisiti posti dalle nuove revisioni delle norme applicabili;
− dell’accertata e reiterata morosità dei confronti di IMQ;
− dell’uso ingannevole della certificazione e/o del marchio, tale da apportare danno o discredito a IMQ.
12.2 A seguito della revoca il Committente deve: a) riconsegnare a IMQ l’originale della Dichiarazione di Approvazione del
Sistema Qualità ed eventuali copie della stessa; b) astenersi dal pubblicizzare ed utilizzare l'approvazione revocata,
rimuovendo il logo e i riferimenti a IMQ dalla documentazione in uso; c) cessare di apporre la marcatura CE sugli
ascensori riferibili all'approvazione revocata e, conseguentemente, cessarne la commercializzazione.
12.3 Nel caso di presenza sul mercato di un ascensore per il quale è stata revocata l'approvazione a causa di difetti che
possono rappresentare un pericolo per gli utilizzatori, IMQ può invitare l’installatore a ritirare dal mercato tutte le
unità dell’ascensore medesimo, informando in ogni caso la competente Autorità nazionale e gli altri organismi
notificati.
13. Rinuncia
13.1 Qualora il Committente desideri annullare l'approvazione rilasciata da IMQ, ne dovrà dare comunicazione scritta a
IMQ.
13.2 IMQ provvede ad annullare l'approvazione rilasciata e a dare informazione della rinuncia nei modi previsti dalla
Direttiva 95/16/CE.
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14. Reclami e ricorsi
14.1 Il Committente può presentare reclamo ad IMQ nel caso di carenze rilevate nella gestione della relativa attività,
esponendo e motivando per iscritto le ragioni del reclamo stesso. IMQ avrà cura di trattare il reclamo e di rispondere
per iscritto al Committente entro un congruo termine, di regola entro venti (20) giorni lavorativi dalla data di
registrazione del suddetto reclamo.
14.2 In caso di disaccordo con IMQ circa l’esito della valutazione il Committente può presentare ricorso a IMQ (entro
trenta (30) giorni dalla data di ricezione della comunicazione IMQ) esponendo e motivando per iscritto le ragioni del
ricorso. Il ricorso sarà esaminato dalla pertinente Commissione Tecnica IMQ, che avrà il compito di decidere circa
l’accoglimento o meno del ricorso. Eventuali ulteriori elementi e/o informazioni ad integrazione del ricorso
presentato potranno essere richiesti da IMQ al Committente. La relativa decisione sarà comunicata per iscritto al
Committente entro centoventi (120) giorni dalla data di ricezione del ricorso.
15. Foro competente
15.1 Per ogni controversia derivante dalle presenti Condizioni Generali di Fornitura, o ad esse collegate, sarà
esclusivamente competente il Foro di Milano.
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