fatturazione elettronica verso la P A

La fatturazione elettronica nei
confronti della Pubblica
Amministrazione
GAETANO MESIANO
DIRIGENTE SETTORE IMPOSTE INDIRETTE
ASSONIME
1
Il nuovo obbligo dei soggetti IVA
Dal 6 giugno scorso l’emissione, la trasmissione
e la conservazione delle fatture emesse nei
confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e
degli Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza
devono essere effettuate esclusivamente in
forma elettronica.
I soggetti IVA che forniscono beni o servizi ai
soggetti pubblici devono quindi attrezzarsi per
adottare la procedura di fatturazione
elettronica.
2
Il nuovo obbligo dei soggetti IVA
Ai fornitori che non rispetteranno l’obbligo della
fatturazione elettronica non saranno più pagati
i corrispettivi per le cessioni di beni e per le
prestazioni di servizi effettuate nei confronti della
Pubblica Amministrazione.
La legge prevede, infatti, che, trascorsi tre mesi
dalla data di decorrenza dell’obbligo, la Pubblica
Amministrazione non potrà effettuare alcun
pagamento,
neppure
parziale,
sino al
ricevimento delle fatture elettroniche.
3
Il nuovo obbligo dei soggetti IVA
Le finalità dell’introduzione del nuovo obbligo:
- per quanto riguarda la P.A.:
1) controllare la spesa pubblica, anche per attuare
un’attendibile spending review
2) rendere trasparente l’operato contrattuale della
P.A.
3) controllare i tempi di pagamento dei beni e servizi
acquistati
(segue)
4
Il nuovo obbligo dei soggetti IVA
(le finalità dell’introduzione del nuovo obbligo)
- per quanto riguarda i fornitori:
stimolare
l’adozione
della
fatturazione
elettronica nei rapporti fra le imprese
5
La normativa sulla fatturazione
elettronica
La fatturazione elettronica fra le imprese non è
mai decollata in Italia sebbene la disciplina
normativa sia in vigore ormai da 10 anni.
- Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52
(attuazione della Direttiva Comunitaria n. 115
del 20 dicembre 2001): disciplina della
formazione, trasmissione e conservazione della
fattura in formato elettronico
(articoli 21 e 39 del D.P.R. n. 633/1972)
(segue)
6
La normativa sulla fatturazione
elettronica
- Decreto del Ministero dell’Economia e delle
Finanze 23 gennaio 2004: stabilisce le regole
tecniche
a) per l’emissione, la conservazione e l’esibizione
dei documenti fiscali informatici
b) la conservazione digitale dei documenti
fiscali analogici
- Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (legge di
Stabilità per il 2013): semplificazione delle
procedure
di
formazione,
trasmissione
e
conservazione della fattura elettronica
(attuazione della Direttiva Comunitaria n. 45 del 13 luglio
2010)
7
La legge n. 244 del 2007
Per favorire il diffondersi dell’utilizzo della
fatturazione elettronica fra le imprese la Legge
24 dicembre 2007, n. 244 (legge finanziaria per
il 2008) ha introdotto l’obbligo di fatturare la
Pubblica Amministrazione solo in modalità
elettronica.
8
La legge n. 244 del 2007
La legge stabilisce che:
- la formazione, l’emissione e la conservazione
delle fatture nei confronti delle Pubbliche
Amministrazioni
devono
avvenire
esclusivamente in forma elettronica;
- le Pubbliche Amministrazioni non possono
accettare, né pagare le fatture emesse o
trasmesse in forma cartacea.
9
La legge n. 244 del 2007
Per facilitare l’adempimento del nuovo obbligo,
sia da parte dei fornitori, sia da parte della
Pubblica Amministrazione, la legge ha previsto
che le fatture elettroniche devono essere
trasmettesse alla Pubblica Amministrazione per
il tramite di un apposito soggetto terzo: il
Sistema di Interscambio.
10
Il decreto del 2008
Il decreto del 7 marzo 2008 del Ministro dell’economia
e delle finanze ha individuato le competenze del
Sistema di Interscambio.
Il Sistema provvede:
- a ricevere e inoltrare le fatture elettroniche alle
Amministrazioni pubbliche;
- a controllare e gestire i dati indicati nelle fatture, anche
ai fini del monitoraggio della finanza pubblica
Il decreto ha affidato:
- all’Agenzia delle Entrate, la gestione del Sistema
- alla Sogei, lo sviluppo, la conduzione e
manutenzione del Sistema
la
11
Il decreto del 2008
Il Sistema di Interscambio adottato dall’Italia si
ispira ad analoghe esperienze di altri Paesi
europei (Danimarca, Finlandia, Norvegia,
Svezia, Spagna, ecc.), che già da tempo (la
Danimarca - dal 1° febbraio 2005) hanno reso
obbligatoria la fatturazione elettronica nei
confronti della Pubblica Amministrazione.
12
Il decreto n. 55 del 2013
Il decreto del Ministro dell’economia e delle
finanze 3 aprile 2013, n. 55, ha disciplinato la
procedura di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica attraverso il
Sistema di Interscambio.
Il decreto è composto da 6 articoli e 5 allegati.
13
Il decreto n. 55 del 2013
Gli articoli 1 e 5 del decreto individuano i soggetti
coinvolti dalla nuova normativa e cioè:
1) i soggetti IVA che devono emettere fattura nei
confronti della P.A. per cessioni di beni o prestazioni di
servizi
2) le Amministrazioni centrali, le Amministrazioni
locali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza
3) gli intermediari incaricati della trasmissione,
conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche
14
I soggetti IVA
I soggetti IVA tenuti ad emettere fattura elettronica
sono i fornitori di beni e servizi alla P.A. per le
cessioni e le prestazioni effettuate.
L’Agenzia delle Entrate dovrebbe chiarire che non
sono tenuti alla fatturazione elettronica i soggetti
IVA esonerati dall’obbligo di emissione della fattura
(come, ad esempio, i commercianti al minuto e i
“soggetti esenti” di cui all’art. 36-bis del d.p.r. n. 633
del 1972).
15
Le Amministrazioni Pubbliche
Le Amministrazioni Pubbliche obbligate a
ricevere le fatture elettroniche sono quelle
indicate dall’Istat in un elenco, pubblicato
annualmente nella Gazzetta Ufficiale, che
identifica gli Enti i cui conti fanno parte del
Conto Economico Consolidato della P.A.
L’ISTAT provvede
dell’elenco.
anche
all’aggiornamento
16
Le Amministrazioni Pubbliche
L’ultimo elenco delle Amministrazioni Pubbliche è
stato pubblicato nella G.U. n. 229 del 30 settembre
2013.
Ne fanno parte, fra gli altri:
a) le Amministrazioni centrali: Presidenza del
Consiglio, Ministeri, Agenzie fiscali, Enti e istituzioni
di ricerca, Autorità indipendenti, ecc.
b) le Amministrazioni locali: Comuni, Province,
Regioni, Camere di Commercio, Aziende sanitarie,
ecc.
c) gli Enti nazionali di previdenza e assistenza:
INPS, INAIL, Casse di Previdenza, ecc.
17
Le Amministrazioni Pubbliche
L’art. 3 del decreto stabilisce che le Pubbliche
Amministrazioni devono individuare gli uffici
incaricati in via esclusiva a ricevere le fatture
elettroniche.
L’allegato
D
contiene
le
regole
per
l’identificazione univoca degli uffici centrali e
periferici delle Pubbliche Amministrazioni.
A ogni ufficio è assegnato un codice univoco
(codice IPA), che costituisce l’anagrafica di
riferimento per la fatturazione elettronica.
18
Le Amministrazioni Pubbliche
I dati identificativi degli uffici sono inseriti nel portale
“Indice
delle
Pubbliche
Amministrazioni”
che
viene
aggiornato
(www.indicepa.gov.it)
periodicamente.
Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente
riportare i codici IPA degli uffici designati a
riceverle.
I codici IPA degli uffici destinatari delle fatture
sono reperibili sul sito www.indicepa.gov.it.
Le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a
comunicare ai propri fornitori i codici IPA degli uffici.
19
Le Amministrazioni Pubbliche
Le linee guida per l’adeguamento delle procedure
amministrative interne e dei sistemi informatici
delle Amministrazioni pubbliche che ricevono le
fatture elettroniche sono contenute nell’allegato C
del decreto.
Le specifiche operative di tali linee guida sono
reperibili sul sito www.mef.gov.it
Il Dipartimento della Ragioneria Generale dello
Stato del MEF ha emanato, con la circolare n. 37
del 4 novembre 2013, istruzioni operative per la
gestione delle fatture elettroniche da parte degli
uffici dei Ministeri destinatari delle stesse.
20
Gli intermediari
L’art. 5 del decreto stabilisce che gli operatori
economici possono avvalersi di intermediari per la
trasmissione e la conservazione delle fatture
elettroniche.
Possono essere intermediari, ad esempio:
- i soggetti che trasmettono dati con il sistema EDI
- i provider che effettuano conservazione sostitutiva in
full-outsourcing
- i soggetti abilitati alla trasmissione telematica delle
dichiarazioni fiscali (commercialisti, CAF, associazioni
sindacali di categoria, ecc.)
(segue)
21
Gli intermediari
- le banche che trasmettono le fatture telematicamente
tramite il canale CBI
- le software house produttrici di software gestionali e
fiscali.
Le Pubbliche Amministrazioni possono avvalersi di altre
Pubbliche Amministrazioni quali intermediari.
22
Gli intermediari delle PMI
L’art. 4 del decreto prevede alcune misure per
facilitare le piccole e medie imprese
nell’adempimento dell’obbligo di formare,
emettere e conservare in formato elettronico le
fatture da emettere nei confronti della P.A.
(segue)
23
Gli intermediari delle PMI
Le PMI abilitate al Mercato Elettronico della
Pubblica Amministrazione (MEPA) possono
usufruire di un servizio gratuito che consente la
generazione delle fatture nel formato xml, la
trasmissione delle fatture al Sistema di
Interscambio e la loro conservazione
elettronica.
Il servizio è disciplinato dall’allegato E del
decreto ed è reso disponibile sul portale
www.acquistinretepa.it.
(segue)
24
Gli intermediari delle PMI
L’Agenzia per l’Italia digitale, in collaborazione
con Unioncamere e sentite le associazioni di
categoria delle imprese e dei professionisti,
metterà gratuitamente a disposizione delle PMI
strumenti informatici “open source” per la
fatturazione elettronica.
25
Il contenuto della fattura
L’art. 2 del decreto stabilisce che la fattura
elettronica deve contenere i dati e le informazioni
indicati nell’allegato A.
Contenuto della fattura:
- dati obbligatori previsti dagli articoli 21 e 21-bis
del D.P.R. n. 633 del 1972 (elementi identificativi
delle parti e dei beni o servizi, base
imponibile,aliquota, ecc.)
(segue)
26
Il contenuto della fattura
- dati obbligatori necessari per la corretta
trasmissione della fattura al Sistema di
Interscambio
e
da
questo alla
Pubblica
Amministrazione destinataria (codice IPA, dati del
soggetto trasmittente, ecc.)
Il decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, per assicurare la
tracciabilità dei pagamenti della P.A., ha previsto che la
fattura deve obbligatoriamente riportare:
- il “Codice identificativo di gara” (CIG) (tranne nel
caso di contratti non qualificabili come appalti)
- il “Codice unico di Progetto” (CUP), in caso di fatture
relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione
straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari27
Il contenuto della fattura
- dati necessari alla completa dematerializzazione
del ciclo passivo di fatturazione della Pubblica
Amministrazione (ordine di acquisto, contratto,
modalità di consegna, ecc.)
- dati, non obbligatori, concernenti informazioni
utili alle parti (recapiti telefonici, dati del documento
di trasporto, dati relativi ai termini e alle modalità di
pagamento, codice IBAN, ecc.).
28
Le specifiche tecniche
Le specifiche tecniche relative alla struttura
sintattica della fattura e alle caratteristiche
informatiche del suo contenuto – che deve
essere rappresentato in un file formato XML
(extensible markup language) – sono disponibili
sul sito www.fattura.gov.it e sono aggiornate
dall’Agenzia delle Entrate.
29
Decorrenza dell’obbligo
L’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A.
decorre:
- dal 6 giugno 2014, per i Ministeri, le Agenzie
fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e
assistenza sociale (art. 6 del decreto n. 55 del
2013);
- dal 31 marzo 2015, per tutte le altre Pubbliche
Amministrazioni centrali e per le Pubbliche
Amministrazioni locali (art. 25 d.l. n. 66 del 2014).
Un futuro decreto stabilirà le modalità della
fatturazione elettronica da parte dei fornitori della
P.A. non residenti in Italia.
30
Inosservanza dell’obbligo
A decorrere da queste date le Amministrazioni
non potranno più accettare fatture che non
siano trasmesse in formato elettronico per il
tramite del Sistema di Interscambio.
Trascorsi tre
mesi da tali date le
Amministrazioni non potranno procedere ad
alcun pagamento, neppure parziale, sino al
ricevimento delle fatture elettroniche.
(art. 6 del decreto n. 55 del 2013)
31
La procedura di fatturazione elettronica
L’allegato B del decreto n. 55 del 2013 contiene:
- le regole tecniche relative alle modalità per la
formazione, la trasmissione e la ricezione delle
fatture elettroniche
- le regole tecniche idonee a garantire
l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine
e l’integrità del contenuto delle fatture elettroniche
Tali regole tecniche vengono aggiornate dall’Agenzia
delle Entrate e gli aggiornamenti sono pubblicati sul
sito www.fattura.gov.it
32
La procedura di fatturazione elettronica
33
Emissione della fattura
• Il fornitore (o un terzo delegato ad emettere fattura
per conto di questi) predispone la fattura in formato
XML
• Il fornitore (o un terzo delegato) appone sulla fattura
la firma elettronica qualificata o digitale
• Il fornitore (o un terzo delegato) trasmette la fattura
al Sistema di Interscambio per mezzo di uno dei 5
sistemi indicati nel decreto n. 55 del 2013
34
Sistemi di trasmissione della fattura
•
•
•
•
•
La trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio
deve essere effettuata con una delle seguenti modalità:
Posta Elettronica Certificata
Interfaccia WEB (per accedervi è necessario essere
abilitati ad Entratel o a Fisconline o essere in possesso
di Carta Nazionale dei Servizi precedentemente abilitata
ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate)
SDICOOP, sistema di cooperazione applicativa su rete
internet fruibile attraverso il protocollo HTTPS
SPCOOP, sistema di cooperazione applicativa tramite il
Sistema Pubblico di Connettività
SDIFTP, sistema di trasmissione dati basato su
protocolli FTP
35
I controlli del Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio procede ad un
controllo (formale) della fattura relativamente:
- alla nomenclatura e alla unicità del file
trasmesso (per evitare doppi invii)
- alla integrità della fattura (assenza di modifiche
successive alla firma elettronica)
- alla autenticità e validità del certificato di firma
elettronica
- alla conformità alla legge del formato della
fattura
- alla validità del contenuto della fattura
36
La procedura di consegna
Operato il controllo il Sistema inizia la
procedura per la consegna della fattura alla
P.A. destinataria.
In particolare:
- se la fattura inviata al Sistema di Interscambio
presenta delle anomalie, il Sistema invia al
mittente una notifica di scarto
(possibili conseguenze ai fini IVA: la fattura non può
considerarsi emessa, può quindi essere annullata e
sostituita da una nuova fattura“corretta”)
37
La procedura di consegna
- se la fattura inviata al Sistema di Interscambio
non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla
P.A. destinataria e se l’invio riesce, il Sistema
invia al mittente una ricevuta di consegna
(conseguenze ai fini IVA: secondo la circolare
ministeriale n. 1 del 31 marzo 2014, la ricevuta di
consegna emessa dal Sistema:
attesta l’emissione della fattura
attesta la ricezione della fattura da parte della
P.A.)
38
La procedura di consegna
- se la fattura inviata al Sistema di Interscambio
non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla
P.A. destinataria e, se il contenuto della fattura è
accettato, il Sistema invia al mittente una
notifica di accettazione della fattura.
La P.A. ha 15 giorni di tempo per comunicare, per
il tramite del Sistema di Interscambio, l’avvenuto
ricevimento della fattura con esito positivo
39
Le notifiche del Sistema al mittente
- se la fattura inviata al Sistema di Interscambio
non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla
P.A. destinataria, la quale, se non accetta di
ricevere la fattura, invia al Sistema una notifica
di rifiuto.
La P.A. ha 15 giorni di tempo per comunicare, per
il tramite del Sistema di Interscambio, l’avvenuto
ricevimento della fattura con esito negativo.
40
I chiarimenti ministeriali
La circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del
Dipartimento delle Finanze ha chiarito, inoltre,
che:
le fatture emesse in formato cartaceo entro il 5
giugno 2014 (o il 30 marzo 2015) devono
essere pagate dalla P.A. senza che,
successivamente a tale data, si debba emettere
una fattura elettronica per ottenere il pagamento
(segue)
41
I chiarimenti ministeriali
La circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento delle
Finanze ha inoltre analizzato i casi in cui non sia possibile
recapitare la fattura alla P.A.:
- se la P.A. è presente nel sito IPA, ma l’ufficio destinatario
non è identificabile, in fattura deve indicarsi l’Ufficio centrale di
fatturazione (Uff_efatturIPA);
- se la P.A. non è presente nel sito IPA, in fattura deve
indicarsi un “codice di default” predefinito; il SdI provvede al
controllo, notificando gli esiti al mittente;
- nel caso di impossibilità di trasmissione alla P.A. per motivi
esclusivamente tecnici, il SdI invia al mittente una notifica di
mancata consegna e contatta la P.A. per risolvere il
problema.
42
La conservazione
Le fatture elettroniche devono essere conservate
secondo le disposizioni sulla conservazione
sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali
del D.M. 23 gennaio 2004.
I soggetti che emettono la fattura devono conservare
in modalità sostitutiva anche:
la ricevuta di consegna
la notifica di scarto
la notifica di mancata consegna
43
Impatti gestionali e applicativi
Analisi dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del
Politecnico di Milano
• nel 2012 su 5 milioni di soggetti con partita IVA, circa 2
milioni hanno emesso fattura verso la P.A.
• la spesa della P.A. per l’acquisto di beni e servizi è stata
nel 2012 di circa 135 miliardi di euro
• i fornitori delle Amministrazioni pubbliche per circa l’80%
sono micro e piccole imprese e per il restante 20%
medie e grandi imprese
• la P.A. (sia centrale, che locale) riceve annualmente
circa 60 milioni di fatture
44
Impatti gestionali e applicativi
I fornitori della P.A. se intendono gestire direttamente
la procedura di fatturazione elettronica dovranno:
- adottare nuovi programmi informatici per la formazione,
trasmissione e conservazione delle fatture
- aggiornare il personale addetto alla procedura di
fatturazione
- adeguare la contrattualistica (ad esempio, stabilendo
l’ufficio destinatario della fattura e il suo codice IPA)
- reperire e tenere aggiornate le disposizioni normative e
tecniche via via emanate dalle varie autorità competenti,
ecc.
45
Impatti gestionali e applicativi
I fornitori della P.A. se intendono affidare ad
intermediari la procedura di fatturazione
elettronica dovranno:
- individuare gli intermediari in grado di
soddisfare al meglio le loro esigenze
- stipulare i contratti per gli specifici servizi ad
essi affidati
- monitorare e controllare l’operato degli
intermediari, ecc.
46
Impatti gestionali e applicativi
L’avvio della procedura di fatturazione
elettronica comporterà, specie nel primo
periodo, rilevanti costi per i fornitori della P.A.
A regime, però, l’adozione della procedura
informatica comporterà notevoli risparmi sugli
attuali costi di gestione della fatturazione.
47
Risparmio di costi del Sistema
Uno
studio
dell’Osservatorio
sulla
fatturazione elettronica del Politecnico di
Milano ha evidenziato che:
- dall’utilizzo della fatturazione elettronica si
possono ottenere risparmi complessivi per
circa 1,5 miliardi di euro all’anno di cui 500
milioni di minori costi per le imprese, 1
miliardo di minori costi per la Pubblica
Amministrazione;
(segue)
48
Risparmio di costi del Sistema
- se la fatturazione elettronica venisse utilizzata
anche solo nel 20 per cento dei rapporti tra le
imprese, si potrebbero risparmiare ulteriori 3
miliardi di euro circa l’anno;
- se si digitalizzasse l’intero ciclo dell’ordine, sia
nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
che nei rapporti tra imprese, i risparmi sarebbero
pari a circa 60 miliardi di euro.
49
Risparmio di costi per i fornitori
Per ciascun soggetto IVA il risparmio di costi è da
individuare:
• nell’eliminazione dei costi della carta
• nella riduzione degli errori dovuti alla fatturazione non
basata su programmi automatici
• nella trasmissione in tempo reale della fattura con
conferma certa della ricezione
(segue)
50
Risparmio di costi per i fornitori
• nell’archiviazione informatizzata e senza errori della fattura
• nella riduzione degli spazi fisici destinati all’archiviazione della
fattura
• nella più puntuale e rapida ricerca automatica di tutti i dati e i
documenti contabili relativi all’operazione fatturata
• nel controllo automatizzato delle scadenze dei crediti fatturati
51
Futuri sviluppi della fatturazione
elettronica
Il 6 maggio scorso è stata pubblicata sulla GUCE la
Direttiva 2014/55/UE del Parlamento e del Consiglio
europei del 16 aprile che ha previsto l’adozione della
fatturazione elettronica negli appalti pubblici.
La Direttiva affida al Comitato di standardizzazione
europeo – CEN – l’elaborazione di uno standard
comune europeo di fattura elettronica per gli appalti.
Dopo che in sede comunitaria sarà adottato tale
standard, le amministrazioni appaltanti degli Stati
membri non potranno più rifiutare fatture elettroniche ad
esso conformi.
52
Grazie per l’attenzione!
[email protected]
53