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organizer
personali
La vita moderna, sempre più frenetica e caotica,
impone un susseguirsi di impegni e di attività
di cui ricordarsi a una frequenza sovrumana:
cene di lavoro, compleanni, anniversari, viaggi
d’affari, corsi di formazione, recite scolastiche.
Laddove non arriva la nostra memoria,
vengono in aiuto gli organizer.
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INTRODUZIONE
Organizer, software per aumentare la produttività personale, PIM (Personal Information Manager): gli sviluppatori si sono sbizzarriti nel coniare nuovi termini per
definire gli applicativi appartenenti a questa categoria.
Chiamateli come volete, ma altro non sono che evoluzioni multimediali delle care vecchie agende, in grado di memorizzare appuntamenti/compleanni/anniversari; di prendere appunti; di organizzare i diversi contatti. Si tratta in sostanza di strumenti che
consentono di pianificare nel modo migliore le proprie giornate lavorative (e non solo).
Il primo software che viene in mente quando si parla di organizer personali è,
senza ombra di dubbio, Microsoft Outlook, l’agenda inserita nella suite Office.
Ancora una volta, tuttavia, stiamo parlando di un software a pagamento. Esistono
in Rete applicativi gratuiti in grado di competere con le funzionalità dell’applicativo Microsoft? Non solo la risposta è “Sì” ma, addirittura, ci si trova di fronte all’imbarazzo della scelta.
PALM DESKTOP
I possessori di palmari della società californiana Palm conoscono fin troppo bene
il software in questione. Esso, infatti, altro non è che l’applicativo che consente di
sincronizzare i dati del proprio palmare con quelli presenti sul computer.
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2. organizer personali
CALENDARIO
Struttura portante di ogni agenda, cartacea o informatica che sia, è il calendario,
in base al quale organizzare le proprie giornate lavorative. A seconda delle diverse
esigenze, i calendari sono proposti in formato giornaliero, settimanale o mensile.
Il primo grande vantaggio di un organizer in formato elettronico è la libertà di modificare la struttura del calendario a proprio piacimento; senza, quindi, la limitazione
della scelta iniziale. In questo modo è possibile tenere sotto controllo i propri
appuntamenti e le scadenze quotidiane senza rinunciare a “colpi d’occhio” settimanali/mensili/annuali.
In Palm Desktop tali colpi d’occhio sono possibili semplicemente intervenendo
sulle schede Day/Week/Month/Year presenti nella parte bassa del monitor e visibili
nella figura seguente. Inoltre, nella parte alta a destra della scheda Day, l’applicativo mette a disposizione dell’utente un calendario bimestrale.
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Tuttavia, a differenza della maggior parte dei produttori, Palm offre gratuitamente
agli utenti di Internet questo prodotto, rendendolo disponibile (in versione multilingue) all’indirizzo http://www.palm.com/us/support/downloads/windesk414e.html #download. La figura a pagina precedente mostra la finestra
contenente le istruzioni per il download dell’applicativo Palm Desktop.
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Per finire, facendo clic su Go to... è possibile muoversi velocemente tra una data e
un’altra, per poi tornare a quella corrente semplicemente facendo clic sul pulsante Today. La figura seguente mostra la schermata relativa alla data corrente dell’applicativo Palm Desktop.
Fissare un appuntamento in Palm Desktop è semplicissimo: basta infatti fare
clic una sola volta in prossimità di un orario per visualizzare un box di testo
all’interno del quale inserire il proprio appunto, come mostrato nella figura
seguente.
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CONTATTI
Altra colonna portante di ogni agenda che si rispetti è la gestione dei contatti: la
rubrica di Palm Desktop permette, facendo clic su Nuovo contatto di inserire nominativi, numeri di telefono, indirizzi dell’ufficio e dell’abitazione e informazioni
aggiuntive quali compleanni, indirizzi web e di posta elettronica, fotografia del contatto ecc.
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Una volta fissato un appunto lo si può modificare facendo clic su di esso con il tasto
destro e selezionando Modifica: lo si potrà così anticipare o posticipare, impostarne
la ripetizione (funzione utile, per esempio, in caso di eventi che si ripetono settimanalmente o mensilmente), inserivi una nota o, se occorre, impostare la sveglia come
promemoria. Di seguito è mostrata la finestra per la modifica dell’evento.
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I contatti possono, inoltre, essere raggruppati in categorie (lavoro, personale, pizzerie, ristoranti, amici, colleghi ecc.) per facilitarne la consultazione.
ATTIVITÀ
In questa sezione è possibile creare una lista di lavori da svolgere, assegnando loro
una priorità e, naturalmente, una scadenza. Via via che le varie attività sono concluse è sufficiente “spuntarle” per vederle scomparire dalla lista. È infine possibile impostare un promemoria, ovvero un messaggio (anche sonoro) che ci ricordi
della scadenza con alcuni giorni/settimane di anticipo.
ALTRO
Le restanti funzioni di Palm Desktop (memo, appunti, memo vocale, installazione
rapida e Versamail account) sono specifiche per l’utilizzo con il palmare e, per questo, non verranno trattate in questo libro.
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Oltre a Docs & Spreadsheets, Google mette a disposizione dei propri utenti un
calendario online mediante il quale è possibile organizzare sia il proprio lavoro, sia
quello del gruppo, grazie alle caratteristiche di condivisione tipiche dei servizi di
“Big G”.
L’interfaccia dell’applicazione, mostrata nella figura seguente, è semplice e funzionale al tempo stesso: la parte centrale è completamente dominata dall’agenda,
suddivisa nei diversi giorni della settimana (a loro volta suddivisi in ore); sulla sinistra trovano posto due moduli: un calendario per muoversi tra i vari giorni dell’anno e un pannello per gestire i diversi calendari (in Google Calendar è infatti possibile creare più agende così da differenziare, per esempio, gli impegni di lavoro da
quelli personali).
Per aggiungere un evento è possibile procedere in due modi: quello canonico e il
metodo veloce. Nel primo caso è necessario fare clic su Crea evento e Calendar passerà alla pagina di gestione dell’evento in cui è possibile assegnare un nome all’impegno (per esempio, “cena di lavoro con il capo”), fissarlo nel tempo e nello spazio, inserire una breve descrizione e, se necessario, impostare un promemoria.
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GOOGLE CALENDAR
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Nella parte destra è inoltre presente il pannello degli invitati in cui è possibile inserire l’e-mail degli eventuali collaboratori/colleghi/amici che dovranno partecipare
all’appuntamento, al fine di portarli a conoscenza dello stesso. Facendo clic su
Salva le modifiche apportate saranno, logicamente, memorizzate.
Il secondo metodo consiste semplicemente nel fare clic in prossimità dell’ora e del
giorno dell’appuntamento per visualizzare una finestra pop-up in cui inserire l’impegno in oggetto. Facendo su modifica dettagli evento sarà possibile passare al
pannello di gestione dell’evento.
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MOZILLA SUNBIRD
Come si può leggere nella pagina di presentazione del prodotto
(http://www.mozilla.org/projects/calendar/sunbird/), Sunbird
è un calendario multipiattaforma disponibile per Windows, Linux e Mac OS X.
Attualmente il software è disponibile nella sola lingua inglese, ma il suo utilizzo è
talmente semplice (e conformato alla concorrenza) da rendere ininfluente questo
aspetto.
L’interfaccia di Sunbird non nasconde alcuna sorpresa, come mostrato nella figura a pagina seguente: la parte centrale è dominata dall’agenda (la cui schermata
può essere impostata su giornaliera, settimanale, pluri-settimanale o mensile),
mentre nella parte sinistra si possono trovare il pannello calendario e quello delle
attività.
Nella parte alta si trovano infine i comandi per registrare nuovi eventi (New Event)
e nuove attività (New Task), quelli per cambiare l’organizzazione temporale dell’agenda e, ultimo ma non per importanza, il pulsante per saltare velocemente a
un giorno ben preciso.
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Una volta impostati, i vari impegni/appuntamenti sono ben visibili sull’agenda di
Calendar ed è possibile modificarli facendo clic sul loro nome.
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Per aggiungere un impegno all’agenda è sufficiente fare clic su New Event: sarà
così visualizzata la finestra omonima per la creazione/gestione dell’evento, al cui
interno è possibile assegnare un nome all’evento, specificare il luogo dell’incontro,
inserire una breve descrizione dello stesso, impostare priorità, categoria d’appartenenza ed eventuale ripetizione nel caso si tratti di un impegno ricorrente.
A queste opzioni se ne aggiungono molte altre avanzate mediante le quali gli utenti più esperti e smaliziati potranno sbizzarrirsi. La finestra per la creazione/gestione di un evento è mostrata nella figura seguente.
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Rispetto agli altri programmi, il grande vantaggio di Sunbird consiste nella sua interazione con gli altri prodotti di Mozilla Foundation (la società che ha sviluppato l’applicativo): il browser per la navigazione Firefox e il client di posta elettronica Thunderbird (entrambi i prodotti saranno illustrati in maniera più dettagliata nei prossimi capitoli).
REMEMBER THE MILK
Come dice il nome stesso dell’applicazione, ovvero “ricordati il latte”, Remember
the milk è un gestore di cose da fare e di attività da portare a termine. Il servizio
è disponibile solo online il che significa, come nel caso di Google Calendar, che
per poterlo utilizzare al meglio è necessario disporre di una connessione ADSL a
costo fisso.
Dopo essersi registrati si accede al (semplice) pannello di controllo, mostrato nella
figura seguente, con cui è possibile gestire le incombenze quotidiane, quelle dei
prossimi giorni e, per finire, organizzare al meglio la settimana.
Per passare alla sezione “attività/cose da fare” è sufficiente fare clic su Tasks (nella
parte alta della finestra) e, quindi, su Add Task per far comparire un box di testo in
cui inserire il memo per un nuovo impegno.
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Dopo evere fatto clic su OK l’evento risulterà ben visibile nell’agenda e sarà compito dell’utente eliminarlo una volta che questo avrà avuto luogo.
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Il pannello di controllo, in cui le attività sono organizzate in personali, professionali e di studio, consente di avere sempre sott’occhio il numero di impegni (passati,
presenti e futuri) e la loro priorità, come mostrato nella figura seguente.
Selezionando, infine, una singola attività si attiverà, nella parte destra del monitor,
un pannello con cui impostare una data ultima entro cui portare a termine l’impegno, l’eventuale ripetizione dello stesso (utile per compiti ricorrenti), il tempo stimato, l’indirizzo Internet di riferimento, il numero di volte in cui l’evento è stato
postposto ecc.
L’unico tallone d’Achille di Remember the milk risiede nella sua disponibilità solo
in lingua inglese. Fortunatamente l’interfaccia semplice e intuitiva e il numero davvero limitato di parole, peraltro elementari, consentono alla maggior parte degli
utenti di godere appieno di questo ottimo servizio.