Guida alla collaborazione oltre i confini

Guida alla collaborazione
oltre i confini
Riducete le distanze sfruttando al massimo le soluzioni
per le videoconferenze aziendali a livello globale
#DefyDistance
Indice
- Introduzione di Dave Coplin
Chief Envisioning Officer, Microsoft UK
-R
icerca "Global View: Business
Video Conferencing Usage and
Trends"
-S
uggerimenti per la
collaborazione con i diversi paesi
-
Australia
Belgio
Brasile
Cina
Francia
Germania
India
Italia
Giappone
Paesi Bassi
Polonia
Russia
Singapore
Regno Unito
Stati Uniti d'America
-C
asi di utilizzo presso i clienti: la
collaborazione video in azione
- 1 2 suggerimenti per ottenere
il massimo dalle soluzioni di
videoconferenza
#DefyDistance
Introduzione
di Dave Coplin
Chief Envisioning Officer,
Microsoft UK
U
no degli aspetti più
affascinanti della
fantascienza è
rappresentato dalla massima
libertà di cui dispongono gli autori,
che hanno la possibilità di creare
un mondo libero dalle limitazioni
imposte dalla tecnologia e dalla
società in una determinata epoca,
assecondando le loro idee più
stravaganti e innovative.
Nel caso di alcune tecnologie fantascientifiche,
si è colmato il divario tra la pagina e la vita di
tutti i giorni e determinate innovazioni come i
body scanner, i voli turistici nello spazio e le
auto con guida automatica, che fino ad alcuni
anni fa erano pura fantascienza, ora stanno
diventando realtà. Ma la scoperta avveniristica
più riuscita, la tecnologia onnipresente da
Guerre stellari a Star Trek, è con molta
probabilità quella della videoconferenza.
Forse non tutti siamo ancora in grado di
chiamare amici e parenti tramite schermi a
tutta parete, ma l'utilizzo del video per le
comunicazioni sociali e di business ha avuto
sicuramente un'impennata negli ultimi anni. I
più diranno che probabilmente questo è dovuto
al fatto che viviamo in un periodo in cui la
tecnologia è diventata una parte integrante e
indispensabile della vita di tutti i giorni.
Abbiamo fatto molta strada negli ultimi 40 anni
e ancor più negli ultimi quattro. Le recenti
innovazioni tecnologiche, in particolare, hanno
avuto maggiore impatto sui consumatori che
sulle aziende, trasformando le nostre vite
in esperienze tecnologiche all'avanguardia
praticamente in qualunque momento. È forse
giunta l'ora che anche le attività di business si
mettano al passo con le nostre vite private?
generazione di IT consumerizzato, in cui il
personale utilizza tecnologie sempre più
all'avanguardia per gestire i processi quotidiani
della vita aziendale. E parte di questo processo
consiste nel comunicare e stabilire un contatto
con i colleghi che lavorano al nostro fianco. Un
errore di comunicazione a questo livello di base
rischia di avere ripercussioni sociali, lavorative e
addirittura finanziarie.
In verità, oggi la videoconferenza sta già
trasformando attivamente il modo in cui
lavoriamo, garantendo ai dipendenti una
maggiore flessibilità operativa anche in viaggio,
eliminando la necessità di costose e spesso
inopportune riunioni in ufficio, riducendo la
frequenza di viaggi aerei costosi (e inquinanti)
e limitando i disagi legati a fusi orari diversi.
Effettivamente, la capacità di concludere un affare
comodamente seduti davanti a uno schermo è
una delle innovazioni più essenziali e liberatorie
mai introdotte nel mondo del business da
generazioni.
La vera questione adesso consiste nell'educare le
persone a utilizzare
Siamo tutti professionisti, esseri
“Collaborare in maniera creativa
correttamente
creativi indipendenti, ingaggiati
questa meravigliosa
non
implica
più
necessariamente
dalle aziende per cui lavoriamo
e incredibilmente
doversi incontrare in ufficio”
per aiutarle a ottenere grandi
utile tecnologia. Una
risultati, e dobbiamo garantire che
delle sfide maggiori
ciò non vada dimenticato nella corsa verso una
da affrontare è rappresentata da un certo disagio
sempre maggiore innovazione tecnologica nel
avvertito dall'elemento umano dell'equazione.
mondo del lavoro.
Disagio che deriva essenzialmente da una
La videoconferenza offre un esempio allo
combinazione di fattori. Con molta probabilità,
stato embrionale dell'impatto di questa nuova
alcune persone semplicemente non si sentono
#DefyDistance
“Oggi la videoconferenzasta già
trasformando attivamenteil modoin cui
lavoriamo”
a proprio agio all'idea di apparire in video e
potrebbe volerci del tempo prima che questo
timore finalmente svanisca. A questo va ad
aggiungersi l'annosa questione delle connessioni
Internet lente o di scarsa qualità, che finora
hanno reso l'esperienza della videoconferenza
macchinosa e frustrante. Anche in questo caso,
con l'aumento della velocità delle connessioni
Internet grazie alla banda larga e alle reti 3G
e 4G, questo fattore negativo a lungo andare
risulterà meno determinante.
In ultima istanza, secondo il mio punto di vista,
parte del disagio trova le sue radici in più
semplici attriti culturali, oltre che in una banale
preoccupazione per la facilità di utilizzo. Molte
persone hanno semplicemente il timore di risultare
offensive o di sembrare troppo semplici agli
occhi di colleghi o clienti di altri paesi. L'articolato
insieme di regole che disciplina le riunioni d'affari
internazionali "faccia a faccia" risulta, per qualche
motivo, completamente sconvolto una volta che si
propone l'utilizzo di un video.
Perché ciò avviene? Perché anni di esperienza e
protocolli consolidati vengono meno non appena
ci troviamo di fronte a una videocamera? Non
è forse vero che il non doversi più incontrare di
persona, con tutte le bizzarrie culturali che ne
conseguono, fa della videoconferenza un'opzione
di gran lunga preferibile?
Nel mondo della collaborazione flessibile, in
cui i gruppi di lavoro sono sempre più distanti
geograficamente, diventa ancora più importante
stabilire un clima di fiducia attraverso modalità
di comunicazione ottimizzate. E questa fiducia
può essere incoraggiata solo tramite la
reciproca comprensione e l'armonia culturale. La
videoconferenza è indubbiamente un'importante
forza positiva nell'attuale mondo del lavoro:
aumenta la produttività, assicura un risparmio
in termini economici e di tempo e promuove un
maggior senso di collaborazione.
Il punto è: collaborare in maniera creativa non
implica più necessariamente doversi incontrare
tutti i giorni in ufficio. E per l'uomo d'affari, così
come per il maniaco della tecnologia che c'è in me,
questa è davvero un'innovazione sorprendente!
Per acquistare una copia
del libro di Dave Coplin:
Business Reimagined
visitare il sito Web:
http://www.harriman-house.com/book/view/557/
business/dave-coplin/business-reimagined/
#DefyDistance
GRANDE SCOPERTA
COLLABORAZIONE
OLTRE
I CONFINI
Secondo i dati della ricerca
“Global View: Business Video
Conferencing Usage and
Trends”, un recente sondaggio
sulle modalità di utilizzo e le
tendenze della videoconferenza
condotto su oltre 1200 decision
maker aziendali da Redshift
Research e commissionato da
Polycom, la videoconferenza è
uno strumento essenziale per
migliorare la collaborazione
all'interno dei team e per
colmare il divario fisico e
culturale tra colleghi che
operano a distanza tra loro.
Si prevede che, da qui al 2016, la videoconferenza diventerà
il metodo di collaborazione più utilizzato al mondo, superando
anche le e-mail e le chiamate audio.
E-mail
Telefono
SECONDO
Videoconferenza
PRIMO
TERZO
Videoconferenza
E-mail
SECONDO
Telefono
PRIMO
TERZO
#DefyDistance
I dati della ricerca dimostrano che la videoconferenza
sta diventando uno standard nelle comunicazioni di
business in tutto il mondo.
Ecco alcuni dati che
emergono dalla ricerca:
• Il 96% dei decision maker aziendali ritiene
che la videoconferenza rimuova le barriere
dovute alla distanza tra gli interlocutori e
migliori la produttività dei team dislocati in
città e paesi diversi.
• Quando è stato chiesto agli intervistati di
scegliere i metodi attualmente preferiti
di comunicazione, la videoconferenza è
risultata al terzo posto (47%), dopo le e-mail
(89%) e le chiamate vocali/teleconferenze
(64%). Tuttavia, questi stessi manager
e dirigenti aziendali prevedono che il
video diventi il loro strumento preferito di
collaborazione nel giro di tre anni (52%),
seguito dalle e-mail (51%) e dalle chiamate
vocali/teleconferenze (37%).
• Il 76% degli intervistati ha dichiarato di
utilizzare già soluzioni di videoconferenza in
ambito lavorativo, con il 56% di questi che
partecipano almeno a una videochiamata
ogni settimana.
• Inoltre, dalla ricerca è emerso che l'83%
degli intervistati, e circa il 90% di questi
compresi tra i 20 e i 30 anni, utilizza
già soluzioni di videoconferenza di tipo
consumer a casa e quasi la metà di tutti gli
intervistati utilizza la videoconferenza a casa
almeno una volta alla settimana.
• I tre principali vantaggi della
videoconferenza sono una migliore
collaborazione tra colleghi dislocati a livello
globale (54%), una maggiore chiarezza degli
argomenti in discussione (45%) e riunioni che
risultano più efficaci (44%).
I partecipanti al sondaggio hanno inoltre reso
note le loro opinioni in merito a cosa rende
più utili le riunioni video, ai principali motivi
di distrazione in grado di compromettere la
qualità di una videoconferenza e agli strumenti
di cui avrebbero bisogno per fare della
videoconferenza un mezzo ancora più efficace
per operare attivamente in tutto il mondo.
La stragrande maggioranza degli intervistati
ritiene importante provare e conoscere le
differenze culturali tra i diversi paesi quando si
comunica in video (97%) e l'89% di questi pensa
sia necessario stabilire un codice di condotta
per aiutare le persone a utilizzare al meglio la
videoconferenza in ambito lavorativo.
Jim Kruger
Vicepresidente esecutivo e Chief Marketing
Officer di Polycom
“La crescente popolarità della
videoconferenza a casa, utilizzata
specialmente dalla generazione del
Millennio che ha fatto il suo ingresso
nel mondo del lavoro, costituisce un
grande incentivo per una maggiore
preferenza nei confronti dell'adozione della
collaborazione video sul luogo di lavoro.
Alcuni fattori determinanti per l'adozione
della videoconferenza in ambito
lavorativo, oltre che in quello domestico,
consistono nel garantire che sia facile da
utilizzare, che fornisca una connessione
di alta qualità, offrendo sicurezza di
livello enterprise, oltre alla volontà dei
partecipanti di accettare e adattarsi alle
differenze culturali degli interlocutori di
paesi diversi. Stiamo notando che le aziende di tutto il
mondo riducono le distanze ogni giorno
grazie alla collaborazione video che
assicura, tra le altre cose, una maggiore
produttività, un migliore coinvolgimento dei
dipendenti e l'ottimizzazione dei tempi di
commercializzazione, contribuendo inoltre a
salvare vite umane.”
#DefyDistance
COSE DA FARE
Abbiamo chiesto ai partecipanti alla ricerca di identificare i fattori chiave
per la buona riuscita di una videoconferenza. Ecco cosa ci hanno risposto:
Connetti
PARLATE CHIARAMENTE
Il 69% degli intervistati ha
dichiarato che è particolarmente
importante riuscire a sentire gli
altri partecipanti. Pertanto
assicuratevi che i microfoni siano
ben posizionati e parlate
lentamente e chiaramente, in
particolar modo in presenza di
interlocutori bilingue.
SIATE IL PIÙ SEMPLICI
POSSIBILE
Il 60% degli intervistati sostiene
che una tecnologia immediata è
un elemento determinante per il
successo di una videoconferenza.
Ricordatevi che quanto più la
vostra tecnologia risulterà di
semplice accesso e utilizzo, tante
più persone la adotteranno.
MANTENETE IL CONTATTO
VISIVO
Il 58% degli intervistati afferma
che un buon contatto visivo è
fondamentale per la riuscita di
una riunione video. Pertanto
guardate i vostri colleghi in video
come se fossero nella stessa
stanza e assicuratevi che tutti i
partecipanti alla videoconferenza
siano visibili sullo schermo.
#DefyDistance
COSE DA NON FARE
Abbiamo anche chiesto ai partecipanti alla ricerca di identificare
i maggiori motivi di distrazione durante una riunione video. Ecco quello
che abbiamo scoperto:
NON FATEVI DISTRARRE
DA ELEMENTI DI SOTTOFONDO
Il 50% degli intervistati ha dichiarato di lasciarsi
facilmente distrarre da musica, rumori o elementi
di arredo. Ecco perché vi consigliamo di eliminare
tutti i possibili motivi di disturbo prima di
partecipare a una chiamata.
NON CONTROLLATE FACEBOOK
Il 51% degli intervistati sostiene di accorgersi se gli
interlocutori sono impegnati in altre attività o si
stanno annoiando. Pertanto ricordatevi che
i vostri colleghi non hanno bisogno di vedervi in video
per sapere che non siete completamente concentrati
sulla riunione.
Rispondi
NON COLLEGATEVI DA LUOGHI
RUMOROSI O AFFOLLATI
Il 52% degli intervistati trova inopportuno
partecipare a una riunione da una sede non
appropriata, ad esempio mentre ci si trova in
aereo, in treno o in un centro commerciale.
NON TENETE ACCESO IL CELLULARE
Per il 58% degli intervistati un telefono che squilla
può compromettere l'andamento di una riunione.
Pertanto ricordatevi di spegnere il cellulare prima
di partecipare a una videoconferenza.
#DefyDistance
Una guida pratica per
videoconferenze globali
più efficaci
In qualità di azienda leader a livello globale
nel settore delle videoconferenze, con sedi
dislocate in tutto il mondo che utilizzano le
soluzioni di videochiamata per la gestione delle
diverse attività aziendali, Polycom ha realizzato
questa guida alla collaborazione per aiutare
le aziende a livello internazionale a sfruttare
al meglio le funzionalità video in modo da
ottenere maggiori risultati.
Oggi è sempre più frequente che alle riunioni
video partecipino interlocutori di più paesi e
culture, il che offre alle aziende la possibilità di
prendere più rapidamente decisioni complesse,
consolidare la fiducia tra colleghi e clienti e
promuovere una migliore comprensione delle
sfide e delle opportunità.
Tuttavia, per una maggiore efficacia, i
partecipanti dovrebbero dedicare del tempo
alla comprensione del codice di condotta
professionale e delle norme culturali degli altri
paesi rappresentati nella videoconferenza.
Polycom ha creato questa guida nell'intento,
in parte, di contribuire a velocizzare questo
processo, offrendo ai lettori un riferimento
semplice e immediato per sviluppare questo tipo
di capacità e organizzare riunioni più efficaci.
Ci auguriamo che metterete a frutto le
informazioni presentate sulle peculiarità culturali
di 15 diversi paesi per ottenere il massimo
risultato dalle riunioni video durante la vostra
esperienza di collaborazione oltre i confini.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Australia
Gli australiani sono noti per il loro atteggiamento aperto e rilassato e
questa cordialità si manifesta ben oltre le situazioni sociali, permeando
anche la cultura aziendale. Sfruttate le videoconferenze per trarre
vantaggio da questa preziosa caratteristica e creare relazioni durature
basate sull'apertura dei vostri interlocutori.
Siate pronti a passare rapidamente all'utilizzo dei nomi di battesimo con gli australiani, dal momento che in
genere preferiscono fare a meno delle formalità in ambito lavorativo adottate da altre nazioni. Considerata
la natura poco profonda della cultura aziendale, il processo decisionale non è necessariamente gestito
dalla persona più anziana presente nella stanza.
per la collaborazione
interculturale
• Gli australiani preferiscono in genere
procedere senza troppe formalità anche
in ambito lavorativo. Passate rapidamente
all'utilizzo dei nomi di battesimo e
aspettatevi riunioni leggere e relativamente
informali.
• Gli australiani apprezzano la puntualità.
Fate in modo di arrivare in orario, anche se
in genere un ritardo di 5-10 minuti risulta
accettabile.
• Gli australiani stabiliscono un ordine del
giorno per le riunioni, ma non sempre lo
rispettano scrupolosamente e le eventuali
modifiche vengono generalmente accettate
se sono considerate costruttive.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Un australiano su cinque fa ricorso al video tutti i giorni in ufficio e quasi i due terzi (64%) degli
intervistati australiani che utilizzano la videoconferenza al lavoro lo fanno almeno una volta alla
settimana. L'Australia si posiziona pertanto tra i primi cinque paesi che utilizzano il video al lavoro
almeno una volta alla settimana, dietro all'India (76%), allo stesso livello della Russia (64%) e nettamente
davanti a Singapore (56%) e al Brasile (51%).
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Belgio
per la collaborazione
interculturale
• Quello della lingua è un argomento
particolarmente delicato per i belgi ed
è facile risultare offensivi con la scelta
sbagliata. Nel dubbio fate ricorso all'inglese.
Il Belgio comprende due distinti gruppi culturali: la Vallonia di lingua
francese a sud e le Fiandre di lingua olandese a nord.
Il Belgio è un paese multilingue in cui si parla olandese, tedesco e francese. Le strutture gerarchiche
sono strettamente rispettate, anche se più nel sud che nel nord del paese. Per i belgi è importante
sviluppare un livello di fiducia con i partner in ambito lavorativo. Quando utilizzate le funzionalità di
videoconferenza, aspettatevi che le riunioni iniziali prendano il via con alcune chiacchiere di cortesia per
rompere il ghiaccio.
• I belgi tendono a mantenere le riunioni su
un livello formale, pertanto aspettatevi di
dovervi presentare con il vostro cognome e la
qualifica corretta.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Secondo i dati emersi dalla ricerca commissionata da Polycom, si prevede che il numero delle
videoconferenze da telefoni cellulari raddoppierà nei prossimi tre anni. Se oggi solo il 25% dei
professionisti belgi dichiara di utilizzare le funzionalità video dal telefono cellulare per scopi lavorativi, il
50% degli intervistati prevede di utilizzare un tablet o uno smartphone per le videoconferenze nel giro
dei prossimi tre anni.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Brasile
per la collaborazione
interculturale
• Ai brasiliani piace coltivare relazioni d'affari
che siano anche personali. Mettete a frutto
le soluzioni di videoconferenza per creare e
consolidare la fiducia e i rapporti.
Quando si conducono delle trattative in Brasile, è importante ricordare
che le relazioni sono della massima importanza, ancor più dei contratti
sottoscritti.
Ai brasiliani piace collaborare con persone che conoscono e in cui confidano, pertanto avrete spesso a
che fare con membri della stessa famiglia che lavorano fianco a fianco. L'incontro in video può essere
determinante al fine di conquistare la fiducia e creare una relazione personale solida quando si fanno
affari con persone di questo paese.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Quando è stato chiesto agli intervistati brasiliani quali saranno i metodi di comunicazione preferiti nel giro
di tre anni, la stragrande maggioranza ha indicato al primo posto la videoconferenza come strumento di
comunicazione aziendale più utilizzato nel 2016. Il video è risultato il metodo preferito da qui a tre anni per
il 68% degli intervistati in Brasile, più del doppio del numero di persone che hanno indicato gli altri due
metodi di comunicazione: le e-mail (38%) e le chiamate vocali o le teleconferenze (33%).
Inoltre, quando è stato chiesto il tipo di dispositivo per le videoconferenze che si prevede verrà
utilizzato nel giro di tre anni, il 71% dei brasiliani intervistati ha risposto che utilizzerà dispositivi mobili
(la percentuale più elevata rispetto a qualsiasi altro paese interessato dalla ricerca), seguiti da computer
portatili o PC desktop (64%) e dalle sale conferenza (49%).
• I brasiliani hanno un approccio molto
rilassato alle riunioni. Non cercate di portare
immediatamente il discorso sulle questioni di
affari e non aspettatevi che le riunioni inizino
sempre in orario.
• Nella cultura brasiliana fare "OK" con il
pollice e l'indice è considerato un insulto.
Ricordatevi pertanto di non utilizzare questo
gesto.
• Conducete le videoconferenze da luoghi
appropriati come l'ufficio, lo studio di casa
o un'altra sede lavorativa tranquilla. Per i
brasiliani il motivo di maggior distrazione
durante una riunione video consiste nel
vedere il proprio interlocutore parlare da
una sede non appropriata, come un mezzo
di trasporto o un negozio. Il 71% dei brasiliani
lo ha definito un elemento di grandissimo
disturbo, una percentuale molto più elevata
che in qualsiasi altro paese interessato dalla
ricerca, quasi il 20% in più della percentuale
media nel resto del mondo.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Cina
Una profonda relazione personale basata sulla fiducia e il rispetto è alla
base di molti rapporti in Cina, sia sociali che di tipo professionale.
Il concetto di rispetto è onnipresente nella cultura cinese. Quando si incontra per la prima volta un
collega in Cina, avere un atteggiamento umile è sicuramente il modo migliore per dare una prima
impressione positiva.
In una cultura aziendale che attribuisce la massima importanza al rispetto e all'armonia, è buona norma
aspettarsi che le comunicazioni con gli uomini d'affari cinesi possano essere talvolta implicite e indirette.
Di conseguenza, dire “no” può risultare provocatorio in una cultura che tende invece a utilizzare frasi
simili a “vedremo” o “forse” per dire “no”.
Per gli imprenditori cinesi la puntualità è estremamente importante e le riunioni iniziano quasi sempre
in orario. Quando un gruppo si presenta a una riunione, l'ultima persona che entra è in genere la più
anziana.
per la collaborazione
interculturale
• Il rispetto riveste un ruolo di primaria
importanza per gli affari in Cina. Evitate
azioni potenzialmente irrispettose, come
interrompere un collega, che potrebbe
essere considerato un gesto scortese. Dire
“no” direttamente può risultare provocatorio
e creare una situazione di imbarazzo
durante una riunione. Preferite invece una
comunicazione più indiretta e adottate un
linguaggio più delicato se avete intenzione di
stipulare un contratto.
• I ranghi e la gerarchia sono della massima
importanza, pertanto prestate particolare
attenzione a essere rispettosi nei confronti
delle figure più anziane.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
FRANCIA
Una delle cose più importanti da tenere in considerazione quando si
fanno affari in Francia è il livello di formalità e professionalità che ci si
aspetta.
Gli imprenditori francesi attribuiscono una particolare importanza all'aspetto quando si parla di prime
impressioni, sia in termini di abbigliamento che di cura della persona.
Se in genere l'utilizzo della lingua parlata è accettato positivamente per i saluti, a meno che non parliate
un francese impeccabile cercate di non utilizzarla per tutto ciò che esula dai convenevoli. Quando arriva
il momento delle presentazioni, presentatevi ampiamente e formalmente. Questo vale in particolar modo
per quando utilizzate la videoconferenza per incontrare contatti o colleghi di lingua francese in tutto il
mondo. Non sorprendetevi se gli altri si presentano prima con il cognome.
Quando parlate con uomini d'affari francesi, specialmente se vi trovate in gruppo o in video, rivolgetevi
sempre ai vostri interlocutori con l'appellativo “Monsieur”, “Madame” o qualsiasi altra qualifica appropriata
(in special modo nel caso di titoli accademici). Quando parlate o tenete una presentazione a persone di
lingua francese, aspettatevi di essere interrotti da domande o commenti su quello che avete appena detto.
Non si tratta di un tentativo di sminuire il relatore o di essere scortesi nei suoi confronti, ma fa parte del
normale stile di conversazione francese.
per la collaborazione
interculturale
• Gli uomini d'affari francesi attribuiscono
molto valore alla formalità e alla
professionalità. Ricordatevi di
rivolgervi sempre ai partecipanti a una
videoconferenza utilizzando le appropriate
qualifiche formali.
• Evitate gli argomenti personali durante i
convenevoli e non fatevi mettere a disagio
da eventuali commenti o interruzioni mentre
state parlando. Evitate di mangiare durante
una chiamata, potrebbe essere interpretato
come un segno di scarsa educazione.
• In Francia, il segno "OK" con il pollice e
l'indice indica "zero" o "niente". Evitate di
utilizzarlo a meno che questo non sia il
significato che intendete attribuirgli.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
I decision maker aziendali francesi hanno dichiarato che “una tecnologia immediata e semplice da
utilizzare” è la caratteristica più importante per la buona riuscita di una riunione video (secondo il 59%
degli intervistati).
Ad essa segue un buon audio, vale a dire la capacità di sentire gli altri chiaramente, che come
caratteristica fondamentale per la riunione video ideale è quasi allo stesso livello della tecnologia di
immediato utilizzo (per il 58% degli intervistati). Meno di un quarto (23%) degli intervistati francesi ha
identificato nella presenza di animali sullo sfondo un potenziale motivo di distrazione durante una
videoconferenza.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Germania
per la collaborazione
interculturale
• I tedeschi attribuiscono molto valore alla
puntualità. Aspettatevi che le riunioni inizino
in orario e siano contraddistinte da un
approccio formale.
I tedeschi sono estremamente pignoli riguardo alla puntualità, che si
tratti di treni, impegni sociali o riunioni di lavoro. Arrivare in ritardo è
inaccettabile nella cultura di questo paese.
Tra i tedeschi c'è anche un forte senso di responsabilità sociale, pertanto non offendetevi se notate che
il vostro comportamento viene in qualche modo corretto. È stato quasi sicuramente fatto per un senso
del dovere, non certo per mettervi in imbarazzo.
Inoltre, i manager tedeschi attribuiscono molto valore ai saluti e alle presentazioni prima di dare inizio
a una riunione video. La gerarchia è importante nelle organizzazioni tedesche, specialmente nelle
grandi aziende. Tenete presente che i dipendenti tedeschi raramente si mostreranno in disaccordo con
i loro superiori in pubblico e nella maggior parte delle situazioni si atterranno a quello che dicono i loro
responsabili.
I tedeschi sono noti anche per la loro efficienza e per la loro franchezza: per loro è importante arrivare al
punto direttamente e rapidamente nelle discussioni.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Mentre solo circa un quarto (27%) di tutti gli intervistati considera un motivo di distrazione la presenza
di animali domestici sullo sfondo di una videoconferenza, un terzo degli intervistati in Germania reputa
un elemento di disturbo la presenza di bambini nella stanza. Qual è la maggior fonte di distrazione per i
tedeschi durante una riunione video? Più della metà (56%) degli intervistati ha dichiarato che un telefono
cellulare che squilla rappresenta una grossa distrazione.
• La gerarchia e il rispetto per le figure più
anziane sono considerati molto importanti.
Lasciate che il partecipante alla riunione
video con maggiore anzianità prenda posto
al centro della stanza in mezzo ai suoi
subalterni.
• L'idiosincrasia per determinati gesti in
Germania segue lo stesso schema che nelle
altre nazioni europee. Ad esempio, come in
Francia e in Italia, evitate di fare "OK" con
il pollice e l'indice mentre siete in video. In
Germania, questo gesto è considerato un
insulto.
• Inoltre, non puntate l'indice alla testa dal
momento che è considerato un gesto molto
offensivo.
• I tedeschi prediligono in genere un ambiente
aziendale in ordine. Quando partecipate
a una videoconferenza, assicuratevi che
la stanza in cui vi trovate sia ordinata
e tranquilla. Un abbigliamento formale
tradizionale è di gran lunga preferibile.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
India
per la collaborazione
interculturale
• La conclusione di un affare può richiedere
molto tempo in India. Non aspettatevi che
una questione venga conclusa rapidamente
e non cercate di affrettare le cose.
In passato, quando si incontrava un uomo d'affari in India, anche in
videoconferenza, il saluto appropriato consisteva nel congiungere le
mani come in un gesto di preghiera, chinare leggermente il capo e dire
“Namaste” (pronunciato namastéi).
Oggigiorno, tutti sono semplicemente felici di incontrarsi e si salutano con una stretta di mano quando si
incontrano di persona, anche se il saluto tradizionale continua a essere apprezzato in video.
In India la maggioranza del potere all'interno delle aziende è nelle mani delle figure con maggiore
anzianità (di solito una sola persona), che in genere tendono a essere quelle più avanti con l'età.
Pertanto ci si aspetta che venga mostrato loro il rispetto appropriato. L'inizio di una riunione è in genere
preceduto da una serie di convenevoli, spesso inerenti alla famiglia. Chiedere notizie della famiglia
dell'interlocutore e mostrare il dovuto rispetto è sicuramente un gesto molto apprezzato.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Tra tutti i paesi interessati dallo studio, l'India è al primo posto per l'utilizzo del video in ambito
lavorativo. Tra quelli che attualmente fanno ricorso al video, circa i tre quarti (76%) degli intervistati in
India utilizzano il video al lavoro almeno una volta alla settimana e più di un terzo (34%) vi ricorre ogni
giorno. I decision maker aziendali indiani hanno espresso la maggiore preferenza per il video come
metodo di comunicazione più utilizzato da qui al 2016, con oltre tre quarti (77%) degli intervistati che lo
hanno indicato come strumento privilegiato nel giro dei prossimi tre anni.
• Spesso le riunioni hanno inizio con una
serie di convenevoli, in genere domande
sui familiari degli interlocutori. Quando
ci si incontra in video, è consigliabile per
prima cosa fare un po' di conversazione
dal momento che potrebbe essere
considerato scortese iniziare a discutere
immediatamente di affari.
• Un abbigliamento formale appropriato è
ritenuto particolarmente importante in India,
molto più che in tutti i 12 paesi interessati
dalla ricerca. Dal sondaggio è infatti emerso
che il 38% degli intervistati ritiene che per la
videoconferenza ideale sia fondamentale un
abbigliamento consono, contro il 21% degli
intervistati a livello globale.
• Gli imprenditori indiani reputano importante
un buon contatto visivo, con il 74% degli
intervistati che lo ritiene l'aspetto più
importante per la riuscita di una riunione
video, rispetto al 58% degli intervistati
a livello globale che hanno giudicato il
contatto visivo un elemento fondamentale
per la videoconferenza ideale.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Italia
I gesti e il linguaggio del corpo sono importanti nella cultura italiana.
Gli italiani preferiscono mantenere il contatto visivo durante la conversazione, con il risultato che gli
uomini d'affari di questo paese si sentono molto più a loro agio a concludere una trattativa quando sono
in grado di vedere la persona con cui stanno parlando, un aspetto questo da tenere in considerazione
nel caso di comunicazioni a lunga distanza. Utilizzate la videoconferenza per consolidare i rapporti con
i colleghi italiani: senz'altro apprezzeranno vedere che siete entusiasti quanto loro dell'affare che state
per concludere.
per la collaborazione
interculturale
• Non sottovalutate il potere della vista:
gli italiani attribuiscono una grande
importanza alla possibilità di vedere e di
stabilire un contatto visivo con le persone
con cui stanno facendo affari. Quando
possibile, privilegiate lo strumento della
videoconferenza per consolidare i rapporti.
• Gli imprenditori italiani si aspettano in
genere che gli interlocutori si esprimano
verbalmente, con commenti orali, e
visivamente, attraverso gesti ed espressioni
del viso. Non abbiate timore a utilizzare il
linguaggio del corpo quando comunicate.
Siate aperti, rilassati e sicuri di voi stessi e
vedrete che i vostri interlocutori italiani vi
risponderanno quasi certamente nello stesso
modo.
• Non esitate a mostrare il vostro entusiasmo
e il vostro piacere nel corso di una riunione;
verrà sicuramente molto apprezzato e
contribuirà a consolidare i rapporti.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Giappone
per la collaborazione
interculturale
• I confronti e le critiche dirette sono rari nella
cultura giapponese. Imparate a dire “no”
senza dire effettivamente “no”.
Il gruppo è considerato più importante del singolo individuo quando si
fanno affari in Giappone. Detto questo, l'orgoglio personale è di grande
importanza nella cultura giapponese.
La combinazione di questi fattori tende a indicare che i confronti e le critiche dirette sono rari. La
delicatezza e la capacità di essere indiretti sono due aspetti della massima importanza ed essere in
grado di dire “no” senza dire effettivamente “no” è fondamentale per concludere un affare in Giappone.
Cercate di evitare di utilizzare gesti e movimenti eccessivi durante la conversazione. L'orgoglio
personale e la lealtà sono tenuti in grande considerazione nella cultura giapponese, pertanto non
dovrebbe risultare una sorpresa il fatto che le relazioni personali basate sulla fiducia e il rispetto
reciproco costituiscano un fattore determinante per la buona riuscita di un affare in Giappone. I
convenevoli sono di rito prima di iniziare una discussione commerciale e rappresentano un modo per
conoscersi meglio, in modo da poter creare e consolidare una relazione.
• Creare una relazione d'affari basata
sulla fiducia e il rispetto reciproco è
fondamentale. Rispettate la gerarchia
aziendale e non cercate di sopraffare o
avere la meglio sui vostri interlocutori e
colleghi.
• Il silenzio per la riflessione e la
considerazione è un tratto distintivo delle
riunioni d'affari. Non fatevi mettere a disagio
dalle pause di silenzio nel corso di una
conversazione. Utilizzate altri strumenti adatti
al video, come presentazioni e dimostrazioni,
per mantenere la conversazione fluente.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Paesi Bassi
per la collaborazione
interculturale
• Gli olandesi apprezzano le interazioni
dirette. Evitate di girare intorno a una
questione e andate diritti al punto.
La cultura aziendale olandese è poco profonda e i membri del
personale con maggiore anzianità sono in genere molto aperti al
dialogo con i dipendenti di posizione inferiore.
La puntualità alle riunioni è apprezzata ed eventuali cambiamenti nei piani devono essere comunicati
con il massimo preavviso possibile. Quando utilizzate soluzioni video, mantenete il contatto visivo e non
siate sorpresi di ricevere risposte dirette come “sì” o “no”, un tratto distintivo della franchezza olandese.
Fate in modo che la presentazione o la discussione sia breve e si limiti ai fatti.
• Secondo i dati emersi dalla ricerca
commissionata da Polycom, i manager
olandesi hanno identificato nell'“assenza di
distrazioni esterne” l'aspetto più importante
della videoconferenza ideale (per il 61%
degli intervistati). Assicuratevi di partecipare
alla riunione video da un posto tranquillo e
riducete al minimo o eliminate le distrazioni
come la musica di sottofondo o la presenza
di altre persone nella stanza.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Più della metà (54%) di tutti gli intervistati nei Paesi Bassi attualmente non utilizza la videoconferenza
per scopi lavorativi o vi fa ricorso meno di una volta al mese (secondo il 16% degli intervistati). Tuttavia,
il 46% degli intervistati olandesi si aspetta che il video diventerà uno dei metodi di comunicazione
preferiti in ufficio nel giro di tre anni, secondo solo all'e-mail (48%). Buona parte di questa crescita
nell'utilizzo potrebbe essere incentivata dall'uso della videoconferenza dai dispositivi mobili.
Attualmente nei Paesi Bassi il 39% degli intervistati che già utilizzano il video fa ricorso ai dispositivi
mobili per le videoconferenze in ufficio. Il 52% degli intervistati che attualmente utilizzano strumenti di
videoconferenza prevede che entro il 2016 i dispositivi mobili diventeranno il dispositivo video preferito,
con un aumento del 33%.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Polonia
I rapporti umani sono una parte essenziale della vita aziendale polacca, in
particolare se si desidera coltivare una relazione d'affari a lungo termine.
Il ricorso alla videoconferenza come strumento per conoscere meglio colleghi e clienti può
rappresentare un fattore distintivo rispetto alla concorrenza nell'intento di consolidare i rapporti e creare
una maggiore intesa. Anche i convenevoli rivestono un ruolo importante nel corso delle riunioni d'affari,
pertanto dedicate del tempo all'inizio della chiamata video per chiedere notizie della famiglia, delle
vacanze e del tempo prima di passare a discutere di affari.
La struttura gerarchica, in cui l'età e l'educazione hanno spesso un ruolo fondamentale nell'ambiente
lavorativo, viene regolarmente osservata dagli uomini d'affari polacchi. Anche le principali norme di
cortesia professionale, ad esempio rivolgersi all'interlocutore con l'appellativo “Signor” o “Signora”, sono
ampiamente osservate e apprezzate.
per la collaborazione
interculturale
• La società polacca attribuisce un grande
valore all'apertura e all'onestà, così come
alla cortesia e alle buone maniere. Il 59%
degli intervistati polacchi che utilizzano
abitualmente strumenti di videoconferenza
ha affermato che un buon contatto visivo
è indispensabile per la riunione ideale, il
9% in più della media nel resto del mondo.
Pertanto cercate di mantenere un buon
contatto visivo durante una videoconferenza.
• I polacchi non apprezzano la mancanza
di puntualità. Fate in modo di presentarvi
sempre in orario alle riunioni.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Più della metà (59%) degli utenti polacchi intervistati che attualmente fanno ricorso alle riunioni video
ha dichiarato che utilizza o potrebbe utilizzare la videoconferenza in ambito professionale per situazioni
lavorative flessibili.
Circa la metà degli intervistati che utilizzano il video in Polonia (49%) vede un motivo di distrazione
nella presenza di animali domestici sullo sfondo di una videoconferenza, con la percentuale più elevata
rispetto a qualsiasi altro paese interessato dalla ricerca. Rispetto ad alcune delle altre nazioni europee,
solo un quarto degli intervistati in Francia e in Germania e circa un terzo in Russia identificano nella
presenza di animali domestici un elemento di disturbo.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Russia
per la collaborazione
interculturale
• Ai manager russi piace coltivare le relazioni
d'affari faccia a faccia. Sfruttate le soluzioni
video per contribuire a consolidare la fiducia
e i rapporti.
Per concludere un affare in Russia occorre darsi da fare per creare una
relazione commerciale solida: questo sarà sicuramente di grande aiuto.
Se da una parte le aziende russe tendono ad avere una struttura gerarchica, è necessario ricordarsi che
nella società russa spesso le decisioni vengono prese in un modo relativamente aperto e democratico.
Detto questo, mostrare il giusto rispetto per le figure con maggiore anzianità è essenziale per essere
ben accetti dagli uomini d'affari russi.
• Nella cultura russa fare “OK” con il pollice e
l'indice è considerato un insulto. Ricordatevi
pertanto di non utilizzare questo gesto.
• Un abbigliamento troppo sgargiante
potrebbe essere considerato eccessivamente
informale. È consigliabile un vestiario più
tradizionale per stile e colori.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Tra tutti i 12 paesi interessati dallo studio, la Russia è al primo posto nell'utilizzo della videoconferenza
per situazioni lavorative flessibili, con quasi due terzi (61%) degli intervistati che utilizzano attualmente
il video che affermano che è o potrebbe essere un modo per mettere a frutto la videoconferenza in
ambito lavorativo. In realtà, la collaborazione flessibile è stata indicata come il principale utilizzo o
l'utilizzo potenziale della videoconferenza per scopi lavorativi da parte dei russi che fanno abitualmente
ricorso al video, seguita da riunioni tra più uffici locali/non internazionali (53%) e sviluppo di nuove
attività/vendite (47%).
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Singapore
Una presentazione amichevole è importante quando si fanno affari con
Singapore, ma i convenevoli vengono spesso riservati alle relazioni
consolidate e anche in questi casi dipende ampiamente dalla formalità del
contenuto della riunione. La puntualità è essenziale.
Le relazioni personali hanno quasi lo stesso valore dell'azienda per cui lavorate, pertanto fate del vostro
meglio per creare la massima fiducia e intesa nelle vostre relazioni d'affari. Detto questo, gli imprenditori
di Singapore apprezzano che si vada diritti al punto. Le gerarchie aziendali vengono strettamente
osservate e in alcune imprese più antiche e tradizionali i partecipanti a una videoconferenza non
possono prendere posto a sedere finché non viene dato un cenno di assenso da parte del personale
con maggiore anzianità. Storicamente, era preferibile rivolgersi agli interlocutori utilizzando il cognome e
la qualifica appropriata, anche se oggi è più comune utilizzare il nome di battesimo.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Con più della metà (56%) degli intervistati a Singapore che utilizza il video al lavoro almeno una volta alla
settimana e quasi un quarto che vi fa ricorso ogni giorno, Singapore è secondo solo all'India (dove il 76%
degli intervistati utilizza il video almeno una volta alla settimana) per l'utilizzo regolare più elevato delle
soluzioni video in ambito lavorativo tra tutti i paesi interessati dallo studio commissionato da Polycom.
per la collaborazione
interculturale
• Siate aperti, amichevoli e civili, ma rispettate
la natura intricata delle relazioni d'affari
a Singapore. Utilizzate le soluzioni video
per conoscere meglio i vostri contatti
socialmente e professionalmente: un cenno
del capo, un sorriso e una presentazione
dettagliata sono sempre apprezzati.
• I convenevoli non sono particolarmente
indicati nel corso della prima riunione. Fate
in modo che la conversazione rimanga su un
piano strettamente formale finché il rapporto
non viene approfondito.
• Le decisioni vengono prese molto
velocemente. Siate pronti a discutere i
particolari e a negoziare i punti salienti nel
corso di una discussione a ritmo serrato.
• La mancanza di puntualità e l'ostentazione
delle proprie emozioni non sono in genere
molto apprezzate. Arrivate in orario e
mostratevi equilibrati.
#DefyDistance
Principali
suggerimenti
Regno Unito
Durante le trattative d'affari, in particolare quando ci si incontra in video
per la prima volta, i manager del Regno Unito tendono a rivolgersi o a
salutare i partecipanti al loro arrivo e alla conclusione della riunione.
La puntualità è importante ed è auspicata quando una riunione viene pianificata in anticipo per dare a
tutti il tempo di prepararsi. Aspettatevi una conversazione educata e una serie di convenevoli prima di
passare alle questioni prettamente d'affari.
per la collaborazione
interculturale
• Gli uomini d'affari britannici tendono a
rivolgersi o a salutare i partecipanti al loro
arrivo e alla conclusione di una riunione.
Quando ci si incontra in video per la prima
volta, suggerite una "tavola rotonda" virtuale
di presentazioni.
• Le decisioni di gruppo sono particolarmente
importanti nella cultura aziendale britannica.
Aspettatevi che il processo decisionale duri
a lungo e fate ricorso alle soluzioni video per
accelerarlo.
In termini di controllo, nelle aziende britanniche le decisioni importanti vengono prese dai membri
del team con maggiore anzianità o con il consenso dell'intero gruppo. Di conseguenza, può essere
necessario parecchio tempo prima che le decisioni vengano formalmente approvate, seguendo
scrupolosamente la procedura appropriata. Utilizzate gli strumenti di videoconferenza per velocizzare
il processo decisionale quando avete a che fare con uomini d'affari di origine britannica e assicuratevi
sempre che siano presenti i diretti interessati.
• I manager del Regno Unito sono noti per
il loro senso dell'umorismo peculiare che
spesso dà il via alle discussioni d'affari,
nella maggior parte dei casi nell'intento
di consolidare i rapporti o alleggerire
l'atmosfera. Non mostratevi a disagio se
vengono fatte battute quando ci si incontra
in video.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
• Gli uomini d'affari britannici tendono a
preferire un gergo diretto. Cercate di evitare
un linguaggio sensazionalistico o troppo
esplicito.
Quasi quattro su cinque intervistati che già fanno ricorso al video (79%) utilizzano un computer portatile o
desktop per le videoconferenze con i colleghi e il 79% prevede di continuare a lavorare secondo queste
modalità da qui ai prossimi tre anni. L'importanza che i britannici attribuiscono alle buone maniere è
palese, con il 91% degli intervistati che ritiene che le aziende dovrebbero stabilire un codice di condotta
per le videoconferenze.
#DefyDistance
Stati Uniti d'America
Considerato l'elevato numero di aziende negli Stati Uniti con più
uffici dislocati nei 50 stati e in tutto il mondo, le soluzioni video
sono considerate fondamentali per consolidare i team e velocizzare
il processo decisionale in tutto il paese, oltre che con il resto del
panorama commerciale globale.
Le riunioni sono, per quanto possibile, brevi ma condotte in tono serio, con pochi convenevoli. Ai
partecipanti in genere viene fornito l'ordine del giorno prima dell'inizio della riunione.
LE VIDEOCONFERENZE IN NUMERI
Un aspetto interessante emerso dalla ricerca è che, alla domanda sulla condizione necessaria
fondamentale per la videoconferenza ideale, gli intervistati negli Stati Uniti hanno scelto un aspetto
decisamente non visivo per una chiamata video: un buon audio. All'incirca quattro quinti (80%) dei
decision maker aziendali statunitensi hanno identificato nella possibilità di sentire chiaramente tutti gli
interlocutori la condizione principale per la riuscita di una riunione rispetto agli aspetti più strettamente
legati al video.
Principali
suggerimenti
per la collaborazione
interculturale
• Quasi due terzi (61%) degli intervistati negli
Stati Uniti che utilizzano abitualmente le
funzionalità per le videoconferenze hanno
dichiarato che l'assenza di distrazioni di
sottofondo è la chiave per la conduzione
di una riunione video più produttiva.
Assicuratevi di trovarvi in un ambiente
appropriato per una riunione video in modo
che gli interlocutori possano sentirvi e
vedervi senza problemi.
• Quasi sempre il relatore principale prenderà
posto al centro della sala riunioni ed
esaminerà i diversi punti all'ordine del
giorno.
• Gli americani tendono a porre domande
durante le riunioni nell'intento di garantire
una maggiore apertura e trasparenza.
Quando partecipate a una videoconferenza,
mettete in conto che vi verrà chiesto di
contribuire alla riunione e siate pronti a
parlare in video.
• Le riunioni tendono a iniziare e a finire in
orario. Premuratevi di essere puntuali.
#DefyDistance
Casi di utilizzo presso
i clienti: la collaborazione
video in azione
Noi di Polycom abbiamo un forte interesse
per i vantaggi offerti dalle videoconferenze
e, essendo uno dei maggiori utenti di
videochiamate al mondo, mettiamo a frutto ogni
giorno questi benefici.
Ma non prendeteci semplicemente in parola,
anche i nostri clienti possono affermare di
riscontrare enormi vantaggi. Dalle società
Blue Chip internazionali del calibro di Lonza
e Jaypee Group alle istituzioni didattiche
e alle start-up, possiamo notare che la
videoconferenza riveste un ruolo sempre più
importante nell'aiutare le organizzazioni a
raggiungere gli obiettivi prefissati.
#DefyDistance
Il video aiuta a colmare la distanza tra le
diverse sedi internazionali, con una riduzione
del costo totale di proprietà (TCO), per uno
dei fornitori più importanti al mondo per il
settore farmaceutico, sanitario e delle scienze
biologiche.
Con sede centrale a Basilea, in Svizzera, Lonza ha contatti a livello internazionale tra
90 sedi e 11.000 dipendenti. L'azienda è orgogliosa di saper adattare la propria offerta
e i servizi forniti alle esigenze dei clienti e delle tecnologie in continua evoluzione.
Tuttavia, sotto le pressioni economiche su scala globale aveva bisogno di aumentare la
produttività riducendo nel contempo i tempi di inattività e le spese di viaggio.
Con l'aiuto delle soluzioni video Polycom, il personale di Lonza, dislocato in più sedi
e impegnato in un'ampia gamma di progetti chimici, biologici e farmaceutici, può
comunicare in tutta sicurezza tramite video, voce, messaggistica istantanea e presenza,
indipendentemente dalla posizione dei membri dei team. L'azienda ha scoperto che
conducendo le riunioni in video si evitavano non solo i costi delle trasferte, ma anche il
tempo ad esse associato. Il ricorso alla videoconferenza ha aiutato Lonza a colmare le
distanze tra le sedi internazionali superando le barriere legate sia alle lingue che alle
culture diverse. La collaborazione video è diventata fondamentale per il modo di Lonza
di fare affari, al punto che i dipendenti sono incentivati a utilizzare il video anziché ad
andare in trasferta per le riunioni.
Il video assume sempre più un'importanza
mission-critical per l'ottimizzazione delle
comunicazioni tra i team interni e le filiali per
Jaypee Group, un conglomerato industriale
infrastrutturale in India.
Con sede centrale in India, Jaypee Group, un vasto conglomerato diversificato,
attribuisce alle soluzioni video Polycom un ruolo di importanza strategica per l'azienda,
grazie al miglioramento delle comunicazioni tra i dipendenti in 40 uffici remoti dislocati
in tutto il mondo. La soluzione video Polycom adottata ha contribuito a ridurre i viaggi
del 40% e a raddoppiare la produttività dei dipendenti, fornendo anche una soluzione
scalabile e conveniente facilmente integrabile con gli investimenti esistenti effettuati
dall'organizzazione in termini di comunicazioni unificate (UC).
Le soluzioni video Polycom hanno contribuito a velocizzare il processo decisionale tra
i team, a migliorare le comunicazioni tra le compagnie del gruppo e a unire più "isole
di collaborazione" in un'unica soluzione per le comunicazioni unificate. Per l'azienda,
il video è visto come uno strumento essenziale per trasformare il lavoro di squadra sui
progetti, inclusi quelli con cicli di vita lunghi come l'infrastruttura e l'energia. Considerato
il numero elevato di dipendenti che si trovavano nella condizione di doversi spostare
nei sobborghi per supervisionare i progetti, le soluzioni di collaborazione video sono
state utilizzate tra uffici remoti per consentire discussioni in tempo reale sui progetti e
riunioni di aggiornamento con il management nella sede centrale dell'azienda, situata a
30 chilometri di distanza.
Il personale dell'azienda utilizza infatti le suite video complete Polycom OTX e le
soluzioni video per sale conferenze HDX per la più svariata gamma di riunioni, da
quelle dei dirigenti e del consiglio di amministrazione alle riunioni interdipartimentali
e di settore per il controllo qualità. Anche il reparto Risorse umane fa ricorso
alla videoconferenza per colloqui e corsi di formazione globali, senza dover
necessariamente organizzare costose trasferte.
#DefyDistance
Grazie alle soluzioni video Polycom, gli
specialisti sono in grado di valutare le
condizioni e di consigliare le terapie più
appropriate per i "dottori del ghiaccio" con
problemi cardiaci o neurologici in uno dei
luoghi più remoti del pianeta.
Oltre 1400 scienziati, ricercatori e membri dello staff di supporto statunitensi di stanza al
Polo Sud trascorrono l'inverno completamente isolati in mezzo al nulla, all'oscurità e a
temperature polari. Per poter disporre dell'adeguata assistenza medica, si appoggiano
a una rete di telemedicina a quasi 15.000 chilometri di distanza gestita dall'UTMB
(University of Texas Medical Branch), con sede a Galveston, e supportata dalle soluzioni
di collaborazione video offerte da Polycom.
La disponibilità immediata di una consulenza specialistica può fare un'enorme differenza,
in particolare nelle situazioni di emergenza in cui i pazienti non possono essere trasferiti
in strutture sanitarie adeguate. In caso di ictus, ad esempio, quanto prima un'équipe
di neurologi sarà in grado di valutare le condizioni di un paziente in video, tanto più
rapidamente potranno determinare se una terapia a base di farmaci trombolitici come
l'attivatore tissutale del plasminogeno (t-PA) sarà in grado di ridurre al minimo i danni
riportati dal cervello del paziente. La sede dell'UTMB è a Galveston, in Texas, a circa
15.000 chilometri di distanza dal Polo Sud. Per garantire la massima efficienza della
soluzione di telemedicina, i medici dell'UTMB devono essere in grado di vedere e
sentire i pazienti con la massima chiarezza, cosa che la soluzione Polycom è in grado di
assicurare, senza problemi e in tutta semplicità.
La collaborazione video mette in contatto più di
50 paesi in tutto il mondo.
La compagnia tecnologica globale Smiths Group, con sede centrale nel Regno Unito,
dispone di cinque divisioni per la creazione di prodotti, tecnologie e servizi per i settori
della rilevazione di contrabbando e minacce, dei dispositivi medici, dell'energia e delle
comunicazioni in tutto il mondo. Il gruppo impiega attualmente oltre 23.000 persone
in più di 50 paesi per servire i clienti più svariati in un'ampia gamma di settori. Con
uno staff dislocato in così tante divisioni e sedi diverse, Smiths Group si è trovato ad
affrontare tutta una serie di sfide legate alla comunicazione e alla collaborazione ai
progetti, alla velocità del processo decisionale e all'aumento delle spese di viaggio.
L'azienda utilizza ora le soluzioni video RealPresence di Polycom insieme a Microsoft
Lync Server 2010 per unificare le comunicazioni video, voce e dati tra le 400 diverse
sedi in più di 50 paesi.
“Le soluzioni di videoconferenza Polycom hanno trasformato radicalmente il nostro
modo di lavorare, permettendo all'azienda di abbattere alcune delle barriere alla
comunicazione all'interno di una forza lavoro distribuita, riducendo le spese di viaggio,
migliorando la collaborazione tra i dipendenti e aumentando l'efficienza tra le business
unit”, ha dichiarato Simon Quintin, Direttore, Workplace Services, Smiths Group PLC.
#DefyDistance
12
suggerimenti
per ottenere il massimo
dalle soluzioni di
videoconferenza
Questa guida fornisce informazioni dettagliate
sulle differenze culturali incontrate quando
si fanno affari con persone di paesi e
culture diverse. Di seguito troverete alcuni
suggerimenti pratici su come fare della
videoconferenza un canale di comunicazione
di successo per riunioni d'affari efficaci, in
qualsiasi momento.
#DefyDistance
Facilitate la
partecipazione
Sistemate
l'inquadratura
Quando inviate gli inviti per una
videoconferenza, assicuratevi di includere
istruzioni chiare e semplici da seguire per la
connessione, in modo che colleghi e clienti le
abbiano rapidamente sotto mano direttamente
all'interno dell'invito.
Controllate l'angolazione della videocamera
prima di iniziare una chiamata, assicurandovi
che gli interlocutori remoti abbiano una visuale
adeguata. Si tratta di un fattore particolarmente
importante per le sale conferenze di dimensioni
elevate. Se siete l'unico partecipante,
posizionate la videocamera sopra il monitor
all'altezza degli occhi per mantenere il
contatto visivo con gli altri interlocutori e fatevi
inquadrare dalla metà del tronco ad appena
sopra la sommità del capo.
Connettetevi in
anticipo e disinserite
il microfono
Sembra ovvio ma è consigliabile connettervi
alla videoconferenza in anticipo per assicurarvi
che tutto funzioni correttamente e verificare
che il dispositivo o la sala riunioni sia pronta
prima che i colleghi o i clienti si presentino
all'incontro. Preparate inoltre un ordine del
giorno per la riunione: tutti gli intervistati lo
hanno indicato come uno dei cinque fattori
chiave per una videoconferenza perfetta.
Verificate l'audio
Assicuratevi che il microfono funzioni
correttamente e, quando iniziate la riunione,
chiedete ai partecipanti se riescono a sentirvi.
Parlate con un tono di voce normale, senza urlare,
e non inclinatevi verso il microfono. Dalla ricerca
condotta è emerso che la capacità di sentire
chiaramente gli altri partecipanti è l'aspetto più
importante per la riuscita di una videoconferenza.
Comportatevi a casa
come in ufficio
Se intendete partecipare a una
videoconferenza da casa, controllate quello
che appare dietro di voi in modo da eliminare
eventuali motivi di distrazione per colleghi o
clienti. Verificate inoltre che non vi siano rumori,
spegnete la radio e la televisione e cercate
di evitare interruzioni. Infine, anche quando
prendete parte a una riunione da casa, vestitevi
come fareste per andare in ufficio.
Attenzione a fare
silenzio
Disinserite il microfono quando non state
parlando. In questo modo anche gli altri potranno
sentire più facilmente chiunque stia parlando in
quel momento. Non è consigliabile mangiare o
masticare, anche con il microfono disinserito,
dal momento che il vostro intervento potrebbe
essere richiesto da un momento all'altro.
#DefyDistance
Scegliete un luogo
appropriato
Rimanete concentrati
sulla riunione
Quando partecipate a una riunione video
utilizzando un dispositivo mobile, assicuratevi
che il luogo in cui vi trovate sia appropriato:
supermercati, centri commerciali, treni, strade
o ristoranti sono generalmente luoghi rumorosi,
non indicati per una videoconferenza. Secondo
i dati della ricerca commissionata da Polycom,
la partecipazione a una chiamata da un luogo
non appropriato è stata classificata il secondo
motivo di maggior distrazione durante una
videoconferenza.
Ricordatevi che i vostri interlocutori possono
vedervi in qualsiasi momento, pertanto evitate
di parlare con altre persone presenti con
voi nella stanza, dal momento che potrebbe
arrecare fastidio agli altri partecipanti.
Cercate un posto tranquillo per partecipare a
una chiamata, come una sala riunioni o lo studio
di casa. Se vi trovate in un luogo affollato o
rumoroso, cercate di appartarvi e assicuratevi di
disinserire il microfono quando non state parlando.
Mantenete il
contatto visivo
I partecipanti alla ricerca hanno indicato nel
mantenimento di un buon contatto visivo il terzo
elemento più importante per la buona riuscita
di una videoconferenza, pertanto fate in modo
di rivolgervi direttamente a colleghi o clienti e
guardateli negli occhi quando parlate con loro.
Attenzione al
linguaggio non
verbale
State attenti al linguaggio del corpo. Buona parte
del messaggio veicolato durante una riunione
viene trasmesso non verbalmente. Chinatevi in
avanti quando qualcuno sta parlando per indicare
che lo state ascoltando, fate un cenno con il
capo se lo ritenete opportuno e assicuratevi di
includere nella conversazione tutti i presenti.
Fate attenzione ai gesti e al linguaggio del corpo,
come i cenni troppo violenti, che potrebbero
essere percepiti in modo negativo.
Occupatevi di
un'attività per volta
E COSA PIÙ
IMPORTANTE:
Partecipate alla
videoconferenza come
se vi trovaste faccia
a faccia con i vostri
interlocutori e muovetevi
in modo naturale mentre
parlate. La vera essenza
della videoconferenza
è la potenza della
collaborazione umana
e della comunicazione,
visiva e vocale.
Il multitasking può rappresentare una tentazione
quando vi trovate nel mezzo di una videoconferenza,
ma secondo gli intervistati costituisce una fonte di
notevole disturbo. Evitate di rispondere alle e-mail
o di portare a termine altre attività mentre state
partecipando a una riunione video.
#DefyDistance
GRAZIE
Visitate la pagina www.polycom.com/defydistance per maggiori informazioni,
strumenti e risorse per ottenere il massimo dalle nostre soluzioni di
collaborazione audio e video.
#DefyDistance