Certificazione Fornitore

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Fiat Group Purchasing – Supplier Quality
SQP Manuale Utente – Versione 1, Dicembre 2008
SQP
Certificazione Fornitore
Versione 1, Dicembre 2008
Indice argomenti
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
7.
Versione documento.................................................................................................................2
Premessa...................................................................................................................................3
Introduzione alla nuova funzionalità........................................................................................4
Tipi di certificazione ................................................................................................................5
Enti certificatori........................................................................................................................6
Passi operativi in carico all’utente con profilo “Fornitore” .....................................................7
Messaggio visualizzato all’accesso del sistema .......................................................................7
Assenza certificazioni ..............................................................................................................7
Certificazioni scadute / in scadenza .........................................................................................8
Videata Certificazioni Fornitore...............................................................................................9
Inserimento Certificazione .....................................................................................................11
Lista Certificazioni.................................................................................................................12
Modifica Certificazioni ..........................................................................................................13
Passi operativi in carico all’utente interno Fiat Group...........................................................14
SQP_CertificazioneFornitore_v11.doc
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1. Versione documento
Versione documento
Versione 1
Modifica rispetto versione precedente
Creazione documento (dicembre 2008)
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2. Premessa
Nel mondo automotive, ed in particolare nel Gruppo Fiat, come è noto, l’ottemperanza alle
prescrizioni contenute nella Specifica Tecnica ISO/TS 16949:2002, è considerato
requisito obbligatorio per i fornitori.
Se nel passato il soddisfacimento di tale requisito doveva essere tracciato tramite l’invio a
Supplier Quality della copia cartacea o elettronica del Certificato, adesso la nuova
funzionalità di SQP permette al fornitore il caricamento delle informazioni direttamente sul
sistema.
In accordo alla obbligatorietà del possesso del Certificato, l’accesso al sistema, dopo un
periodo iniziale di transizione, verrà inibito in mancanza del caricamento delle
informazioni.
Nel caso di fornitori di CNH o di IVECO, per la parte attinente ai veicoli pesanti, il requisito
è valido relativamente alla Norma ISO 9001:2000.
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3. Introduzione alla nuova funzionalità
La nuova funzionalità permetterà di gestire le certificazioni dei fornitori direttamente nel
sistema SQP consentendo l’inserimento dei dati direttamente alle utenze denominate
“fornitore” e “super utente”.
In sintesi, tramite questa funzionalità sarà possibile:
1. configurare a sistema i tipi di certificazioni (ad esempio: ISO/TS 16949:2002 oppure
ISO 9001:2002) e gli enti certificatori (ad esempio CERTO, DQS);
2. memorizzare per ciascun codice fornitore le certificazioni con relativo allegato e
periodo di validità;
3. monitorare i dati caricati nel sistema con possibilità di utilizzare diversi parametri di
ricerca;
4. avvisare e vincolare i fornitori ad inserire nel sistema le proprie certificazioni.
A questa funzionalità saranno abilitati:
gli utenti SQP con profilo Fornitore (sia singola utenza che multi utenza) che
potranno inserire le certificazioni relative ai propri codici di fornitura;
gli utenti interni Fiat Group (la modalità di gestione dei dati dipende dal tipo di
profilo SQP).
La funzionalità “Certificazione Fornitore” sarà attivata per tutte le company di Fiat Group
che utilizzano il sistema SQP e coinvolgerà tutto il parco fornitori che accede al sistema.
Nota importante
Nell’ambito del processo di gestione delle certificazioni dei fornitori, la funzionalità che
sarà inizialmente disponibile in SQP costituirà il primo step.
Nel primo trimestre 2009 è previsto un secondo rilascio funzionale che completerà la
gestione delle certificazioni in SQP, vincolando in automatico il report mensile Bid List con
la situazione delle certificazioni presenti a sistema.
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4. Tipi di certificazione
Nel sistema SQP è presente la tabella anagrafica contenente i tipi di certificazione.
La gestione di tale tabella è in carico all’utente interno Fiat Group con profilo
“Amministratore”; gli altri profili utente potranno visualizzarne i valori tramite la funzionalità
“Gestione certificazioni”.
Il perimetro dati a cui l’utente amministratore può far riferimento varia in relazione al tipo di
profilo:
il profilo “Amministratore Root” può accedere ai dati relativi a tutti i settori e poli,
il profilo “Amministratore Settore” può accedere ai dati relativi a tutti i poli collegati al
settore a cui è associato,
il profilo “Amministratore Polo” può accedere a i dati relativi solo al settore e polo a
cui è associato.
Tipo certificazione
ISO TS 16949:2002
ISO 14001
ISO 9001:2000
Figura 1 – Tipi di certificazione definite in SQP.
Nota importante
Al rilascio della funzionalità, la tabella conterrà i tipi di certificazione previsti.
È responsabilità del profilo “Amministratore Root” aggiornare i dati in modo da mantenere
allineati i valori per tutti i settori e poli.
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5. Enti certificatori
Gli enti certificatori sono gestiti tramite ulteriore tabella anagrafica.
Analogamente alla precedente, la gestione della tabella è in carico all’utente interno Fiat
Group con profilo “Amministratore” (con le medesime considerazioni relative al perimetro
dati di competenza).
Figura 2 – Alcuni enti certificatori definiti per il settore FGA polo Italia
Nota importante
Al rilascio della funzionalità, la tabella anagrafica conterrà un set iniziale di dati: gli utenti
amministratori di settore e polo potranno aggiornare i dati secondo le necessità locali.
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6. Passi operativi in carico all’utente con profilo “Fornitore”
6.1.
Messaggio visualizzato all’accesso del sistema
In relazione alla situazione delle certificazioni presenti nel sistema associate al codice
dell’utente “fornitore” collegato, all’accesso al sistema verrà visualizzato un messaggio di
attenzione se:
non sono presenti certificazioni,
sono presenti certificazioni in scadenza,
sono presenti certificazioni scadute.
6.2.
Assenza certificazioni
Il messaggio visualizzato nel caso in cui il sistema riscontri l’assenza delle certificazioni è
riportato nella figura seguente.
Figura 3 – Messaggio di attenzione visualizzato nel caso in cui non siano presenti
certificazioni
A partire dal 31 gennaio 2009, il messaggio di attenzione non bloccante sarà
sostituito da un messaggio di errore bloccante. L’operatività dell’utente
“fornitore” sarà vincolata fino a quando non saranno stati inseriti tutti i dati
obbligatori.
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Per proseguire con l’operatività a sistema (relativa all’inserimento delle certificazioni) è
necessario premere il pulsante “OK” presente all’interno della videata contenente il
messaggio.
Le note operative relative all’inserimento delle certificazioni sono riportate nel successivo
capitolo “Inserimento certificazioni”.
6.3.
Certificazioni scadute / in scadenza
Il messaggio visualizzato nel caso in cui il sistema riscontri la presenza di certificazioni
scadute e/o in scadenza è riportato nella figura seguente.
Figura 4 – Messaggio di attenzione visualizzato nel caso in cui siano rilevate certificazioni
scadute e/o in scadenza
Nel caso di certificazioni scadute, passati 30 giorni dalla data di scadenza il
messaggio di attenzione non bloccante sarà sostituito da un messaggio di errore
bloccante. L’operatività dell’utente “fornitore” sarà vincolata fino a quando non
saranno aggiornati i dati delle certificazioni scadute.
Per proseguire con l’operatività a sistema (relativa all’aggiornamento delle certificazioni) è
necessario premere il pulsante “OK” presente all’interno della videata contenente il
messaggio.
Le note operative relative all’inserimento delle certificazioni sono riportate nel successivo
capitolo “Aggiornamento certificazioni”.
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6.4.
Videata Certificazioni Fornitore
Dalla Home Page di SQP si accede alla funzionalità di gestione delle certificazioni tramite
la voce “Certificazioni” presente nel menu laterale sinistro.
Figura 5 – Home Page SQP
Il sistema visualizza la videata denominata “Certificazioni Fornitore” che contiene i campi
utili sia per la ricerca dati che per l’inserimento di una nuova certificazione.
Figura 6 – Videata “Certificazioni Fornitore”
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Segue una breve descrizione dei campi e bottoni presenti nella videata.
1. Settore: identifica la company di Fiat Group associata all’utenza. Questo campo
viene impostato in automatico dal sistema sulla base del settore associato alla user
dell’utente collegato al sistema. Se l’utenza è di tipo “Amministratore Root”, è
necessario selezionare un valore tra quelli visualizzati nel menu a tendina.
2. Polo: identifica il polo associato all’utenza. Questo campo viene impostato in
automatico dal sistema sulla base del settore e del polo associati alla user
dell’utente collegato al sistema. Se l’utenza è di tipo “Amministratore Root” o
“Amministratore Settore”, è necessario selezionare un valore tra quelli visualizzati
nel menu a tendina.
3. Fornitore: identifica il fornitore (codice e ragione sociale). Nel caso di utenze del
tipo “Fornitore” e “Super utente”, il campo viene impostato con il codice di fornitura
associato all’utenza; nel primo caso non è modificabile mentre nel secondo può
essere modificato per permettere la selezione degli altri codici di fornitura associati.
Per tutti gli altri profili, è possibile specificare un codice fornitore per poter
visualizzare i dati delle relative certificazioni.
4. Tipo certificazione: identifica il tipo di certificazione; il valore può essere
selezionato dal corrispondente menu a tendina. I valori presenti nella lista sono
“prelevati” dalla corrispondente tabella anagrafica (vd. precedente capitolo 4).
5. Ente certificatore: identifica l’ente certificatore; il valore può essere selezionato dal
corrispondente menu a tendina. I valori presenti nella lista sono “prelevati” dalla
corrispondente tabella anagrafica (vd. precedente capitolo 5).
6. In certificazione (in attesa certificazione): flag che permette di contrassegnare lo
stato waiting (o “in certificazione”) di un fornitore. Lo stato “in certificazione”
identifica la fase in cui il fornitore si sta predisponendo per la certificazione.
7. Allegato (Certificazione): slot che permette l’upload del documento della
certificazione.
8. Data inizio: data di inizio validità della certificazione (informazione non necessaria
nel caso in cui sia stato attivato il flag “in attesa certificazione”).
9. Data fine: data di fine validità della certificazione (informazione non necessaria nel
caso in cui sia stato attivato il flag “in attesa certificazione”).
10. Pulsante “Annulla”: quando premuto cancella tutte le informazioni inserite a video.
11. Pulsante “Cerca”: quando premuto effettua la ricerca delle certificazione sulla base
delle informazioni inserite a video.
12. Pulsante “Inserisci”: quando premuto effettua l’inserimento della certificazione i cui
dati sono stati inseriti nei campi della videata.
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6.5.
Inserimento Certificazione
Le informazioni obbligatorie richieste dal sistema per l’inserimento di una certificazione
sono contrassegnate dal simbolo
e sono:
tipo certificazione,
ente certificatore,
certificazione (allegato),
data inizio, e
data fine.
Figura 7 – Videata “Certificazioni Fornitore”
Il flag “in attesa certificazione” deve essere utilizzato nel caso in cui il fornitore non ha
ancora la certificazione ma ha intrapreso l’iter con un organismo di certificazione che si
concluderà entro 6 mesi.
Come documento da inserire nel campo “certificazione” il fornitore deve inserire la lettera
dell’ente che attesti quanto sopra riportato.
Dopo aver inserito tutte le informazioni, è necessario premere il pulsante “Inserisci”. Il
tasto “Annulla” cancella i dati immessi nella videata.
Premendo il tasto “Cerca”, si passa alla videata “Lista Certificazioni” che elenca le
certificazioni individuate secondo i parametri immessi.
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6.6.
Lista Certificazioni
Lo stato di una certificazione è determinato dalle relative date di inizio validità e fine
validità in relazione alla data corrente in cui si effettua l’accesso al sistema.
In particolare:
se la “data fine” è maggiore di almeno 30 giorni della data corrente, la certificazione
è considerata valida e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore
verde;
se la “data fine” è maggiore della data corrente ma entro un periodo massimo di 30
giorni, la certificazione è considerata in scadenza e viene rappresentata
graficamente con un riquadro di colore giallo;
se la “data fine” è minore della data corrente, la certificazione è considerata
scaduta e viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore rosso.
Infine, nel caso in cui sia attivo il flag “in attesa” la certificazione è considerata in attesa e
viene rappresentata graficamente con un riquadro di colore arancione.
Nella videata seguente è riportato un esempio delle certificazioni con evidenza dello stato
e del colore rispetto alla data in cui è stata effettuata l’interrogazione a sistema (11 dic 08).
Figura 8 – Dettaglio della videata “Lista Certificazioni”
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6.7.
Modifica Certificazioni
Per modificare una certificazione, si seleziona la voce “Certificazioni” situata nel menu
laterale sinistro; il sistema presenta la videata contenente i campi per effettuare la ricerca
delle certificazioni.
Taluni campi (settore, polo, fornitore) possono essere già impostati dal sistema in
relazione al profilo utente.
Dopo aver inserito i criteri di ricerca si preme il bottone “Cerca”: verranno visualizzate le
certificazioni caricate in SQP che soddisfano i criteri di ricerca immessi a video.
Per modificare i dati della certificazione:
selezionare con un click il record da modificare (la riga viene visualizzata in
grassetto nero),
si preme il pulsante “Modifica”.
Il record in modifica viene evidenziato in blu e tutti i campi (ad eccezione del fornitore)
sono modificabili.
Figura 9 – Dettaglio modifica certificazione.
Utilizzando la barra di scorrimento orizzontale si accede ai campi posizionati a destra che
non visibili inizialmente.
Per salvare le modifiche immesse, è necessario cliccare sul simbolo
presente
al
fondo della riga. Il sistema effettua alcuni controlli sul formato dei dati immessi e, nel caso
di formati non validi, visualizza il simbolo
.
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7. Passi operativi in carico all’utente interno Fiat Group
Gli utenti interni Fiat Group possono utilizzare la funzionalità “Certificazione Fornitore”.
La modalità di utilizzo della funzione dipende dal profilo dell’utente interno:
per i profili tipo “Amministratore”, la funzionalità permette anche l’inserimento e
modifica dei dati;
per gli altri profili interni (esempio: “SQE”, “Stabilimento”, …) la funzionalità
permette di effettuare solo ricerca dati.
Il perimetro dei dati a cui gli utenti interni possono far riferimento dipende dalla
parametrizzazione del profilo, e cioè:
per l’utente interno con profilo “Amministratore Root”, è possibile accedere in
inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i settori e poli;
per l’utente interno con profilo “Amministratore Settore”, è possibile accedere in
inserimento e modifica ai dati dei fornitori per tutti i poli associati al settore a cui è
abilitato;
per l’utente interno con profilo “Amministratore Polo”, è possibile accedere in
inserimento e modifica ai dati dei fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato;
per l’utente interno con profilo diverso da “Amministratore”, è possibile accedere in
inquiry ai dati del fornitori associati al settore e polo a cui è abilitato.
Le modalità operative per l’inserimento, la modifica e l’inquiry dei dati sono le medesime
illustrate nei precedenti capitoli.
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Certificazione Fornitore

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