Manuale dell`utente Sistema interattivo di notifica degli aiuti di Stato

Manuale dell’utente
Sistema interattivo di notifica degli aiuti di Stato
Introduzione
Il sistema interattivo di notifica degli aiuti di Stato (SANI) è stato sviluppato per
facilitare la trasmissione elettronica delle notifiche, come richiesto dal
regolamento 794/2004.
Il programma è stato elaborato sulla base degli stessi principi del ECNInteractive, giacché l’esperienza ha dimostrato che funziona bene.
Al programma si può accedere attraverso il sito
https://webgate.cec.eu.int/competition/sani
I diritti di accesso all’applicazione in rete sono determinati dal profilo utente
della persona che intende utilizzarlo.
1. PROFILI DELL’UTENTE
Ogni utente può avere uno dei sette profili definiti nell'applicazione1:
(1)
Amministratore generale del sistema (Commissione):
• Gestisce gli amministratori locali e i validatori, ossia concede
password e login agli amministratori locali del sistema e ai
validatori
• Gestisce le tabelle di riferimento
(2)
Amministratore locale del sistema (Stato membro) :
• Gestisce gli utenti locali, gli utenti firmatari e gli utenti in sola
lettura per il suo proprio Stato membro.
(3)
Utente della Commissione (Commissione):
• Lavora alla Commissione;
• Può visualizzare tutte le notifiche validate dallo Stato membro.
(4)
1
Utente ristretto (Stato membro):
Per la matrice dettagliata dei diritti di accesso, cfr. l’allegato 1.
• Può creare progetti di notifica;
• Può aggiornare detti progetti.
(5)
Utente (Stato membro):
• Può creare progetti di notifica;
• Può aggiornare detti progetti;
• Può finalizzare un progetto.
(6)
Utente in sola lettura (Stato membro):
• Può unicamente leggere le notifiche (allo stadio di progetto o
definitivo) del suo Stato membro.
(7)
Utente firmatario (Stato membro):
• Può creare progetti di notifica;
• Può aggiornare progetti di notifica;
• Può finalizzare progetti di notifica;
• Può firmare le notifiche finalizzate laddove sia citato come
firmatario.
(8)
Validatore (Stato membro) :
• Può unicamente validare le notifiche firmate laddove sia citato come
validatore per inviarle alla Commissione.
6. Processo di notifica
Dopo aver ricevuto login e password, l’utente SANI potrà caricare e compilare il
formulario di notifica Parte I (informazioni generali), Parte II (informazioni
sintetiche per la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale) e Parte III (scheda di
informazioni complementari a seconda del tipo di aiuto)
a) Creazione di un progetto di notifica
Profilo richiesto: utente ristretto, utente (eventualmente firmatario)
- Cliccare il tasto “aggiungere nuova notifica”
- Selezionare procedura (generale o semplificata)
- Utilizzare il menù a cascata, selezionare il nome della persona che finalizzerà il
progetto che potete essere voi stessi (non per gli utenti con accesso ristretto) o
un'altra persona
- Compilare il formulario di notifica generale. Per poter salvare il progetto
occorre rispondere e compilare tutte le domande e i campi indicati con un
doppio asterisco in rosso
- Cliccare il testo “Salva”: il progetto di notifica è pronto per la
finalizzazione ed è a disposizione del finalizzatore designato.
b) Finalizzazione della notifica
Profilo richiesto: utente (eventualmente firmatario)
Ogni utente avrà accesso ai progetti di notifica per i quali è stato designato come
finalizzatore.
- Cliccare il tasto “modifica” a destra, corrispondente al progetto di notifica da
finalizzare.
- Verificare, modificare o compilare i campi nel formulario generale parte I, II e
III. Assicurarsi che siano compilati tutti i campi obbligatori (indicati con uno o
due asterischi in rosso).
- Selezionare, utilizzando il menù a cascata, la persona che firmerà la notifica.
- Cliccare il tasto “salva” e poi il tasto “finalizza”
Al firmatario designato verrà automaticamente inviata una e-mail d'avviso.
c) Firma della notifica
Profilo richiesto: unicamente firmatario
Una volta ricevuta la e-mail di avviso, il validatore ha accesso alla notifica
finalizzata da firmare.
- Cliccare il tasto a destra “modifica” corrispondente alla notifica finalizzata da
firmare.
-Controllare e, se necessario, modificare il formulario di notifica (parte I, II, III).
-Selezionare, usando il menù a cascata, la persona che validerà la notifica.
-Cliccare il tasto "Salva" e poi il tasto "Firma".
Al validatore designato verrà automaticamente inviata una e-mail di avviso.
d) Validazione della notifica
Profilo richiesto: unicamente validatore.
Ricevuta la e-mail di avviso, il validatore avrà accesso alla notifica firmata da
validare. (Il validatore può visualizzare unicamente le notifiche per le quali è
indicato come validatore nonché tutte le notifiche che sono state validate).
- Cliccare il tasto "Notifica" a destra, corrispondente alla notifica firmata da
validare.
- Cliccare il tasto “Valida”.
(Il validatore può anche rifiutare la validazione e rinviare la notifica
firmata, corredata da osservazioni, all’utente iniziale? al firmatario? per
eventuali modifiche. Tuttavia il validatore non può modificare la notifica
di sua iniziativa.
Effettuata la validazione, il processo di notificazione è completato e la
notifica viene trasmessa alla Commissione. Scatta allora automaticamente
l’invio di una conferma di ricevimento da parte del Protocollo Aiuti di
Stato (COMP STATE AID GREFE) indicante il numero del caso e i
termini entro i quali la Commissione intende effettuarne l’analisi
preliminare. I termini dipenderanno dal fatto che la notifica sia stata
effettuata secondo la procedura normale oppure secondo le procedure
semplificate (articolo 4 del regolamento 794/2004).
La notifica della misura seguirà quindi l'iter normale all'interno della
Commissione. La notifica è salvata sul server al Lussemburgo.
La notifica può essere visualizzata una volta validata dalla Commissione,
unicamente dagli altri utenti situati nello stesso Stato membro, ma non da altri
Stati membri.
7. Formulario di notifica
Una volta effettuato l'accesso come utente, sulla prima pagina in alto vengono
visualizzati quattro diversi tasti:
a) il tasto “elenco delle notifiche”: questo tasto permetterà di visualizzare tutte le
notifiche a seconda del profilo di utente.
L’utente visualizza tutti i progetti di notifica che ha preparato in modo da poter
seguire le diverse fasi della notifica: quando è stata finalizzata oppure firmata.
Non visualizza le notifiche degli altri utenti.
Il finalizzatore visualizza tutte le notifiche per le quali è stato designato
finalizzatore e il firmatario visualizza tutte le notifiche per le quali è stato
designato firmatario.
L’utente “in solo lettura” può avere un quadro generale di tutte le notifiche, in
tutte le diverse fasi della loro preparazione. Questo profilo è stato introdotto su
richiesta di alcuni Stati membri al fine di tenere informate le gerarchie dei
diversi lavori in corso.
Gli Stati membri non sono tenuti a concedere il profilo di utente come “utente in
sola lettura.”
Tuttavia le diverse notifiche saranno visualizzabili da tutti gli utenti dello Stato
membro interessato una volta effettuata la validazione, ossia dopo l'invio
ufficiale della notifica alla Commissione, la quale non può più essere
modificata.
Tuttavia la visualizzazione si limita strettamente alle notifiche validate da utenti
dello stesso Stato membro.
b) Il secondo tasto “novità” fornisce tutte le informazioni sulle modifiche e
migliorie apportate al sistema nel tempo, dato che la prima versione
dell'applicazione web sarà gradualmente migliorata e modificata sulla base del
gruppo di lavoro istituito.
c) Il terzo tasto dovrebbe essere utilizzato per uscire dall’applicazione, o perché
si desidera interrompere il lavoro sulla notifica in corso oppure per uscire
completamente dal sistema. È opportuno accertarsi che sia stato salvato il lavoro
effettuato.
d) Nella riga successiva si può cliccare sulle notifiche nelle loro diverse fasi per
visualizzare tutte le notifiche validate nel rispettivo paese, tutte le notifiche
firmate nonché tutti i progetti di notifica cui si ha accesso.
e) Si possono cercare le notifiche secondo:
- la data di validazione, qualora la notifica sia stata validata,
- secondo il menù a cascata per sapere
- se la notifica interessa tute le categorie di aiuti
- se si tratta di un aiuto potenzialmente illegale, in quanto è stato
concesso prima della notifica, oppure
- se si tratta di una misura che lo Stato membro ritiene "non
costituisca aiuto" ma che notifica per ragioni di certezza del diritto
- un ulteriore menù a cascata in cui si sceglie lo Stato membro in questione
- la denominazione dell’aiuto
- e, infine, un menù a cascata per la scelta dell’obiettivo primario.
f) Il tasto di ricerca situato sul bordo sinistro della pagina permette di effettuare
la ricerca e il sistema mostra allora tutte le notifiche cui si ha diritto di accesso e
che corrispondono ai diversi criteri indicati.
g) Il punto di domanda all’estrema destra e in cima alla pagina porta alla pagina
web in cui è pubblicato il regolamento 794/2004 con tutti gli allegati e i
formulari in tutte le lingue, consultabili come riferimento, qualora il testo in
inglese non sia del tutto chiaro.
h) All’estrema destra figura il tasto “aggiungi nuove notifiche” che apre la parte
I dei formulari di notifica.
4. I formulari di notifica
a) Sono suddivisi in 3 parti, di cui le parti 2 e 3 si aprono unicamente una volta
compilata la prima parte.
La parte 1a del formulario di notifica contiene una serie di domande
indicate con due asterischi in rosso, che devono essere compilate prima di
poter salvare il formulario per la prima volta. Esse contengono le
informazioni necessarie per poter individuare la notifica nel sistema in
modo da poterla ritrovare qualora si intenda lavorarvi ulteriormente.
Altri campi sono indicati con un solo asterisco in rosso. Si tratta di campi
che devono essere compilati prima di poter inviare la notifica alla
Commissione. La ragione per cui detti campi sono stati indicati come
obbligatori è dettata dall’interesse, sia degli Stati membri che della
Commissione, di evitare il più possibile successive richieste di
informazioni.
Tale corrispondenza ritarda in maniera considerevole la valutazione delle
misure notificate ed è quindi, possibilmente, da evitare.
b) Il formulario contiene tre diverse categorie di campi:
- Campi alternativi, nei quali le risposte fornite escludono ogni alternativa
nel senso che una riposta affermativa avrà un seguito diverso da una risposta
negativa. Ad esempio, al punto 2.3.1 rispondendo “sì” alla prima domanda si
apre un nuovo campo con ulteriori domande. Inoltre alla domanda 2.3.2 non si
può rispondere “sì” a meno che non si accetti che le risposte alla domanda 2.3.1
siano cancellate.
- Menù a cascata: campi nei quali si possono unicamente scegliere una o
più delle possibilità fornite. Ciò vale ad esempio per la domanda 4.2 in cui,
cliccando sul binocolo, si aprirà l’intera gamma di possibili codici NACE con
varie possibilità di perfezionamento. Cliccando sulla crocetta di fronte a
ciascuna riga si potrà vedere un altro sottogruppo di codici NACE e così via.
- Campi liberi che possono essere compilati con un testo a piacimento
sino ad un massimo di 2.000 caratteri. Qualora ciò non sia sufficiente ai fini del
messaggio che si intende trasmettere alla Commissione, occorre allegare alla
notifica un altro documento Word o Pdf.
c) Per le notifiche soggette ai regolamenti di esenzione per categoria di cui al
punto 2.3.3
il sistema aprirà l'elenco dei regolamenti di esenzione per categoria
rilevanti. Cliccare sul regolamento che si intende usare per la misura in
questione. Il sistema stabilirà allora quali schede informative
supplementari compilare.
c)
Punti 3.1 e 3.2 sono campi liberi.
d)
Punti 4 e 5 richiedono informazioni sulla categoria della società
beneficiaria e dell’importo dell’aiuto.
d)
4.2 contiene un menù a cascata per la determinazione del codice NACE.
Cliccando sulla crocetta davanti ai diversi codici NACE, si aprirà un
ulteriore menù a cascata che consentirà un ulteriore perfezionamento dei
codici NACE applicabili alla misura di aiuto specifica.
e)
5 – 7 sono evidenti per taluni campi liberi.
f)
Punto 8 è essenziale per valutare il rispetto delle regole sul cumulo.
g)
Da osservare che senza una risposta affermativa al punto 9, la
Commissione pubblicherà le informazioni fornite a meno che non sia
intervenuto un ulteriore scambio di informazioni in uno stadio successivo
della procedura.
h)
Al punto 10, vi è un menù a cascata per le discipline, gli orientamenti, i
regolamenti comunitari di esenzione per categoria sui quali si intende
basare la misura di aiuto di Stato in questione. Cliccando sulla crocetta
davanti ai regolamenti di esenzione per categoria, il sistema chiede se la
misura in questione sia un aiuto di Stato singolo di grandi dimensioni
concesso ad un'unica impresa oppure se la notifica sia effettuata per
ragioni di certezza del diritto.
i)
Al punto 12 si possono fornire tutte le informazioni utili o necessarie per
la valutazione della misura.
j)
Il punto 13 consente di allegare diversi documenti (preferibilmente in
formato Word o Pdf).
l)
Salvando il progetto, appare un tasto sia all’inizio che alla fine del
formulario che dovrebbe essere utilizzato dalla persona che finalizza il
progetto.
m)
Cliccando su tale tasto, si apre una finestra in cui si chiede se il progetto
debba essere finalizzato.
n)
Cliccare sì e il progetto sarà finalizzato e inviato al firmatario per la firma
e trasmesso poi al validatore.
o)
Il firmatario, se ha un problema, ha ancora la possibilità di apportare
modifiche al formulario.
p)
Anche il validatore può rifiutare la validazione e rinviare il progetto
all’utente iniziale perché apporti delle modifiche. Nessuno di essi può di
propria iniziativa tuttavia modificare la notifica.
q)
Una volta validata, la notifica viene trasmessa alla Commissione. Il
COMP STATE AID GREFFE (il Protocollo Aiuti di Stato) della
concorrenza invierà quindi una conferma di ricevimento indicante il
numero del caso e i termini entro i quali la Commissione intende
effettuarne la valutazione preliminare.
8. Scegliendo la “procedura di notifica semplificata” si apre una pagina con una
serie di domande, comunque meno numerose di quelle previste per la notifica
generale.
a) Come nella pagine per la notifica generale, il sistema assicura una funzione di
ricerca “elenco di notifiche”. Anche il tal caso appare il tasto “novità” che figura
nel formulario per la notifica generale e che informa di eventuali modifiche
dell’applicazione web.
b) Come selezionare un finalizzatore del progetto
Occorre indicare il numero del regime di aiuti già approvato; la
denominazione del regime e la data dell’approvazione (GG/MM/ANNO).
Indicare se sia stata pubblicata o meno nella Gazzetta ufficiale la
decisione di approvazione del regime.
I dati relativi all’obiettivo primario devono essere scelti dal menù a
cascata di cui al punto 1.5.
La base giuridica sarà indicata come testo libero.
Lo stanziamento globale dovrebbe essere indicato in moneta nazionale.
La durata quale stabilita nella precedente decisione.
Al punto 2 scegliere una delle tre condizioni per la notifica semplificata di
cui al regolamento 794/2004 articolo 4, punto 2).
Infine allegare il link web oppure una copia della base giuridica in
formato Word o Pdf.
In basso, nel formulario, va designato il firmatario. Salvare il testo e, una volta
riempiti tutti i campi obbligatori, il sistema aprirà la pagina con il tasto del
finalizzatore.
Una volta terminata la notifica semplificata, si aprirà il tasto per la firma.
Dopo la firma, il sistema chiederà il nome del validatore e chiederà anche che
sia compilata la parte II contenente le informazioni sintetiche da pubblicare nella
GU.
Entrambe, sia la finalizzazione che la firma, faranno scattare automaticamente
l’invio di una e-mail alla persona indicata come firmatario e al validatore
indicante che il progetto è pronto la firma/validazione.
Una volta validata, la notifica semplificata è inviata alla Commissione.
L’applicazione web termina con l'invio. La notifica della misura segue allora
l'iter normale all’interno della Commissione. La notifica è salvata sul server al
Lussemburgo.
9. Riservatezza
La visualizzazione delle diverse fasi della notifica varia in funzione
dell’avanzamento stesso della notifica. Ogni utente può visualizzare tutti i
progetti di notifica che ha preparato? Il finalizzatore visualizza tutti i progetti per
i quali è stato designato tale. Lo stesso dicasi del firmatario. Il validatore
visualizza unicamente le notifiche firmate per le quali è stato designato come
tale (importante se uno Stato membro ha numerosi validatori a seconda del
campo del contenuto delle notifiche).
Dal momento in cui è validata, la notifica è visualizzabile sia dalla Commissione
che da tutti gli altri utenti all’interno dello stesso Stato membro, ma mai dagli
altri Stati membri.
Gli altri Stati membri saranno informati della misura di aiuto di Stato quanto
prima mediante pubblicazione della scheda informativa nella GU (la cosiddetta
scheda informativa).
Per l’invio di materiale altamente sensibili inerente la notifica, agli Stati membri
è stata offerta la possibilità di inviare e-mail criptate attraverso il sistema di
posta elettronica securizzato PKI. Gli Stati membri non sono tenuti ad utilizzare
questo sistema, tuttavia qualora se ne avvalgano, assumono il rischio di
eventuali intercettazioni di dette informazioni.
Poiché il sistema di posta elettronica securizzato PKI segue regole diverse ed è
un sistema distinto, il suo funzionamento sarà esaminato a parte.
10. Anteprima di stampa e profilo “in sola lettura”
Prima della firma della notifica, nella riga in alto del formulario apparirà il tasto
"anteprima di stampa". Tale funzione consente di copiare e incollare la notifica
in un documento Word da distribuire, se necessario/auspicabile per
consultazione.
Si può ottenere lo stesso effetto se l'amministratore locale del sistema
distribuisce un profilo "in sola lettura" alle persone che dovrebbero essere
consultate sul progetto, le quali possono tutte leggere i progetti ed inviare le loro
osservazioni all'autore o al firmatario.
Il profilo "in sola lettura" permette inoltre alla gerarchia di seguire quanto
succede nel campo delle notifiche di aiuti di Stato senza tuttavia poter apportare
modifiche ai progetti stessi di notifica.