Mappatura dei processi

MAPPATURA DEI PROCESSI
Dal PNA, All. 1 par. B.1.2.1, p. 24 si evince che “la mappatura dei processi consente l’individuazione del contesto entro cui
deve essere sviluppata la valutazione del rischio. Per processo si intende un insieme di attività interrelate che
creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto (output del processo)
destinato ad un soggetto interno o esterno all'amministrazione (utente). Il processoche si svolge nell’ambito di
un’amministrazione può esso da solo portare al risultato
finale o porsi come parte o fase di un processo complesso, con il concorso di più amministrazioni. Il concetto di processo è più ampio di
quello di procedimento amministrativo e ricomprende anche le procedure di natura privatistica.
La mappatura consiste nell’individuazione del processo, delle sue fasi e delle responsabilità per ciascuna fase. Essa consente
l’elaborazione del catalogo dei processi.
La mappatura dei processi deve essere effettuata da parte di tutte le pubbliche amministrazioni per le aree di rischio individuate dalla
normativa e per le sottoaree in cui queste si articolano (si veda l’Allegato 2: Le aree di rischio). E’ inoltre raccomandato che la
mappatura, anche in questa prima fase di attuazione della normativa, riguardi anche altre aree di attività, che possono essere
diversificate a seconda della finalità istituzionale di ciascuna amministrazione. A seconda del contesto, l’analisi dei processi potrà
portare ad includere nell’ambito di ciascuna area di rischio uno o più processi (es.: nella sottoarea “reclutamento e progressioni di
carriera” saranno inclusi sicuramente più processi, quali: procedimento concorsuale, assunzioni mediante liste di collocamento,
assunzioni per chiamata diretta nominativa ecc….). A seconda del contesto, l’area di rischio può coincidere con l’intero processo o
soltanto con una sua fase che può rivelarsi più critica.
Tutte le pubbliche amministrazioni debbono considerare le aree di rischio e le sotto-aree indicate nell’Allegato 2; a queste si
aggiungono eventualmente ulteriori aree e il livello di analisi (se cioè l’area riguarda l’intero processo o solo una sua fase) viene deciso
in sede di mappatura dei processi.
Per l’attività di mappatura dei processi debbono essere coinvolti i dirigenti competenti, sotto il coordinamento del responsabile della
prevenzione. Può essere utile coinvolgere l’O.I.V. e gli altri uffici di controllo interno per un confronto a seguito dell’individuazione dei
processi, delle fasi processuali e delle corrispondentiresponsabilità. Lo svolgimento dell’attività può essere supportato mediante una
taskforce multidisciplinare”.
Con deliberazione n. 12/2015 recante “aggiornamento 2015 al PNA”, l’ANAC ha precisato che l’analisi del
contesto interno è pertanto basata sulla rilevazione ed analisi dei processi organizzativi: “la mappatura dei processi è
un modo “razionale” di individuare e rappresentare tutte le attività dell’ente per fini diversi. In questa sede, come previsto nel PNA,
la mappatura assume carattere strumentale a fini dell’identificazione, della valutazione e del trattamento dei rischi corruttivi.
L’effettivo svolgimento della mappatura deve risultare nel PTPC.
L’accuratezza e l’esaustività della mappatura dei processi è un requisito indispensabile per la formulazione di adeguate misure di
prevenzione e incide sulla qualità dell’analisi complessiva. L’obiettivo è che le amministrazioni e gli enti realizzino la mappatura di
tutti i processi. Essa può essere effettuata con diversi livelli di approfondimento. Dal livello di approfondimento scelto dipende la
precisione e, soprattutto, la completezza con la quale è possibile identificare i punti più vulnerabili del processo e, dunque, i rischi di
corruzione che insistono sull’amministrazione o sull’ente: una mappatura superficiale può condurre a escludere dall’analisi e
trattamento del rischio ambiti di attività che invece sarebbe opportuno includere.
Inoltre, la realizzazione della mappatura dei processi deve tener conto della dimensione organizzativa
dell’amministrazione, delle conoscenze e delle risorse disponibili, dell’esistenza o meno di una base di
partenza (ad es. prima ricognizione dei procedimenti amministrativi, sistemi di controllo di gestione). In condizioni di particolare
difficoltà organizzativa, adeguatamente motivata, la mappatura dei processi può essere realizzata al massimo entro il 2017.
Resta fermo che le amministrazioni e gli enti per il PTPC 2016 sono, comunque, tenuti ad avere, qualora non completino la
mappatura dei processi per le ragioni appena esposte, quanto meno una mappatura di tutti i macro processi svolti e delle relative aree
di rischio, “generali” o “specifiche”, cui sono riconducibili.
Come anche già evidenziato nel PNA, il concetto di processo è diverso da quello di procedimento amministrativo. Quest’ultimo
caratterizza lo svolgimento della gran parte delle attività delle pubbliche amministrazioni, fermo restando che non tutta l’attività di
una pubblica amministrazione come pure di enti di diritto privato cui si applica la normativa di prevenzione della corruzione è
riconducibile a procedimenti amministrativi.
Il concetto di processo è più ampio e flessibile di quello di procedimento amministrativo ed è stato individuato nel PNA tra gli
elementi fondamentali della gestione del rischio.
In ogni caso i due concetti non sono tra loro incompatibili: la rilevazione dei procedimenti amministrativi è sicuramente un buon
punto di partenza per l’identificazione dei processi organizzativi. Considerato il rilievo dei procedimenti nello svolgimento di funzioni
amministrative, è necessario che tutte le amministrazioni ed enti, qualora non lo abbiano già fatto, completino già in occasione del
PTPC 2016 la mappatura dei procedimenti. Si ricorda che la ricognizione dei procedimenti e l’individuazione dei loro principali
profili organizzativi oltre ad essere stata esplicitamente prevista già dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, è oggetto di specifici obblighi di
trasparenza ai sensi del d.lgs. 33/2013 (art. 35).
La mappatura conduce, come previsto nel PNA, alla definizione di un elenco dei processi (o dei macro-processi). È poi
necessario effettuare una loro descrizione e rappresentazione il cui livello di dettaglio tiene conto delle esigenze organizzative, delle
caratteristiche e della dimensione della struttura. La finalità è quella di sintetizzare e rendere intellegibili le informazioni raccolte per
ciascun processo, permettendo, nei casi più complessi, la descrizione del flusso e delle interrelazioni tra le varie attività.
Come minino è necessaria l’individuazione delle responsabilità e delle strutture organizzative che intervengono. Altri elementi per la
descrizione del processo sono: l’indicazione dell’origine del processo (input); l’indicazione del risultato atteso (output); l’indicazione
della sequenza di attività che consente di raggiungere il risultato - le fasi; i tempi, i vincoli, le risorse, le interrelazioni tra i processi.
In ogni caso, per la mappatura, è quanto mai importante il coinvolgimento dei responsabili delle strutture organizzative principali.
Può essere utile prevedere, specie in caso di complessità organizzative, la costituzione di un gruppo di lavoro dedicato e interviste
puntuali agli addetti ai processi per conoscerne gli elementi peculiari e i principali flussi”.
N.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
PROCESSI DI GOVERNO
PREDISPOSIZIONE E APPROVAZIONE DELLE "LINEE PROGRAMMATICHE"
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL DOCUMENTO UNICO DI
PROGRAMMAZIONE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL PROGRAMMA TRIENNALE DELLE OPERE
PUBBLICHE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL BILANCIO PLURIENNALE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DELL'ELENCO ANNUALE DELLE OPERE
PUBBLICHE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL BILANCIO ANNUALE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL PEG
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL PIANO DETTAGLIATO DEGLI OBIETTIVI
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL PIANO DELLA PERFOMANCE
PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE DEL PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DELLA
SPESA
CONTROLLO POLITICO AMMINISTRATIVO
CONTROLLO DI GESTIONE
CONTROLLO DI REVISIONE CONTABILE
MONITORAGGIO DELLA "QUALITÀ" DEI SERVIZI EROGATI
N.
MACRO-PROCESSI
15
SERVIZI DEMOGRAFICI,
STATO CIVILE, SERVIZI
ELETTORALI, LEVA
PROCESSI OPERATIVI
15.1
15.1.2
15.2
15.3
15.4
15.4
15.5
15.5.1
15.5.2
15.5.3
16
SERVIZI SOCIALI
16.1
16.1.1
16.2
16.3
16.4
16.5
17
SERVIZI EDUCATIVI
19
SERVIZI CIMITERIALI
SERVIZI CULTURALI E
SPORTIVI
Riscossione diritti
Documenti di identità
Certificazioni anagrafiche
Atti di nascita, morte, cittadinanza e matrimonio
Leva
Archivio elettori
Consultazioni elettorali
Consultazioni referendarie
Aggiornamento dell’albo scrutatori e Presidenti di seggio
Servizi assistenziali e socio-sanitari per anziani
Rilascio prestazioni socio - assistenziali
Servizi per minori e famiglie
Servizi per disabili
Servizi per adulti in difficoltà
Integrazione di cittadini stranieri
16.6
Alloggi popolari
16.7
Assegnazione alloggi Edilizia Residenziale Pubblica
17.1
Asili nido
17.1.2
17.2
17.3
17.4
17.5
17.6
18
Pratiche anagrafiche
18.1
18.2
18.3
Formazione delle graduatorie
Manutenzione degli edifici scolastici
Diritto allo studio
Sostegno scolastico
Trasporto scolastico
Mense scolastiche
18.4
18.5
18.6
18.7
Inumazioni, tumulazioni
Esumazioni, estumulazioni
Rilascio concessioni nel rispetto della normativa di legge e del
regolamento comunale
Concessioni demaniali per cappelle di famiglia
Manutenzione dei cimiteri
Pulizia dei cimiteri
Servizi di custodia dei cimiteri
19.1
Organizzazione eventi
19.2
19.3
19.4
Patrocini
Gestione biblioteche
Gestione musei
19.5
19.6
19.7
19.8
19.9
Gestione impianti sportivi
Associazioni culturali
Associazioni sportive
Fondazioni
Pari opportunità
20
TURISMO
20.1
20.2
20.3
Promozione del territorio
Punti di informazione
Rapporti con le associazioni di esercenti
21
MOBILITÀ E VIABILITÀ
21.1
21.2
21.3
21.4
21.5
21.6
21.7
21.8
Manutenzione strade
Circolazione e sosta dei veicoli
Segnaletica orizzontale e verticale
Trasporto pubblico locale
Vigilanza sulla circolazione e la sosta
Rimozione della neve
Pulizia delle strade
Servizi di pubblica illuminazione
22
TERRITORIO E
AMBIENTE
22.1
Raccolta, recupero e smaltimento rifiuti
22.2
22.3
22.4
22.5
22.6
22.7
22.8
22.9
Isole ecologiche
Manutenzione delle aree verdi
Pulizia strade e aree pubbliche
Gestione del reticolo idrico minore
Servizio di acquedotto
Cave ed attività estrattive
Inquinamento da attività produttive
Controlli ed interventi in materia di ambiente/abbandono
rifiuti/affissioni etc.
23.1
Pianificazione urbanistica generale
23
SVILUPPO URBANISTICO
DEL TERRITORIO
23.1.1
23.1.2
23.2
23.2.1
23.3
23.3.1
23.3.2
23.3.3
23.3.4
23.3.5
23.4
23.4.1
Modalità di istruttoria delle domande
Varianti urbanistiche e correlati atti convenzionali con i privati
beneficiari
Pianificazione urbanistica attuativa
Modalità di istruttoria delle domande
Edilizia privata
Controllo SCIA edilizia privata
Rilascio permessi di costruire e concessioni in materia di edilizia
privata
Permesso di costruire in aree assoggettate ad autorizzazione
paesaggistica
Scomputo oneri di urbanizzazione
Riscossione diritti
Edilizia pubblica
Richiesta soppressione vincoli immobili in aree PEEP a seguito
23.4.2
23.7
23.7.1
23.7
23.8
diacquisto proprietà o superficie
Richiesta calcolo prezzo di cessione o locazione immobili siti in
aree PEEP
Espropriazioni per pubblica utilità
Individuazione indennità di esproprio o di superficie
Richiesta sdemanializzazione parziale di un tratto di strada di uso
pubblico mediante costruzione di un nuovo tratto
Acquisizione beni immobiliari
23.8.1.1 Perizia di stima del valore degli immobili
24
SERVIZI DI POLIZIA
LOCALE
24.1
Protezione civile
24.2
24.3
24.4
24.5
24.6
24.7
24.8
Sicurezza e ordine pubblico
Vigilanza sulla circolazione e la sosta
Verifiche delle attività commerciali
Verifica della attività edilizie
Gestione dei verbali delle sanzioni comminate
Rilascio permessi circolazione e tagliandi vari per diversamente
abili
Controlli ed interventi in materia di edilizia
25
ATTIVITÀPRODUTTIVE
25.1
25.2
25.3
25.4
25.5
25.6
Agricoltura
Industria
Artigianato
Commercio
Controllo SCIA attività commerciali e produttive
Rilascio autorizzazioni musica dal vivo
26
SOCIETÀ A
PARTECIPAZIONE
PUBBLICA
26.1
Gestione servizi strumentali
26.2
Gestione servizi pubblici locali
27.1
Gestione delle entrate
27
SERVIZI ECONOMICO
FINANZIARI
27.1.2
27.1.3
Predisposizione ruoli
Mediazione tributaria
27.2
Gestione delle uscite
27.2.1
27.6
27.3
27.4
27.5
28
SERVIZI DI
INFORMATICA
Emissione mandati di pagamento
Stipendi del personale
Monitoraggio dei flussi di cassa
Monitoraggio dei flussi economici
Adempimenti fiscali
28.1
Gestione hardware e software
28.2
28.3
Disaster recovery e backup
Gestione del sito web
29
30
GESTIONE DEI
DOCUMENTI
RISORSE UMANE
29.1
Protocollo
29.2
29.3
29.4
29.5
Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
Archivio informatico
30.1
30.2
30.3
30.4
30.5
30.6
30.7
30.8
30.9
30.10
30.11
30.12
Espletamento procedure concorsuali o di selezione
Assunzione tramite centri per l’impiego
Mobilità tra enti
Progressioni orizzontali
Attribuzione di incarichi occasionali o co.co.co. ex art. 7 D.Lgs.
165/2001
Gestione presenze e assenze del personale
Permessi
Gestione giuridica ed economica dei dipendenti
Formazione
Valutazione
Relazioni sindacali (informazione, concertazione)
Contrattazione decentrata integrativa
31
SEGRETERIA
31.1
31.2
31.3
31.4
31.5
31.6
31.7
31.8
31.9
31.10
31.11
Deliberazioni consiliari
Riunioni consiliari
Deliberazioni di giunta
Riunioni della giunta
Determinazioni
Ordinanze e decreti
Pubblicazioni all'albo pretorio online
Gestione di sito web: amministrazione trasparente
Deliberazioni delle commissioni
Riunioni delle commissioni
Contratti
32
GARE, APPALTI E
CONTRATTI PUBBLICI
32.1
Progettazione di gara
32.1.1.
32.1.2.
32.1.3.
32.1.4.
32.1.5.
32.1.6
32.2
32.2.1.
Effettuazione delle consultazioni preliminari di mercato per la
definizione delle specifiche tecniche
Individuazione dello strumento/istituto per l’affidamento
Individuazione elementi essenziali del contratto e determinazione
importo contratto
Predisposizione atti e documenti di gara incluso capitolato
Definizione dei criteri di partecipazione, del criterio di
aggiudicazione e dei criteri di aggiudicazione dei punteggi
Individuazione responsabile del procedimento
Selezione contraente
Definizione dell’oggetto dell’affidamento
32.2.2.
32.2.3.
32.2.4.
32.2.5.
32.2.6.
32.2.7.
32.2.8.
32.2.9.
32.2.10.
32.2.11.
32.2.12.
32.2.13.
32.2.14.
32.2.15
32.2.16
32.2.17
32.3
Individuazione dello strumento/istituto per l’affidamento
Requisiti di qualificazione
Requisiti di aggiudicazione
Valutazione delle offerte
Verifica dell’eventuale anomalia delle offerte
Procedure negoziate
Affidamenti diretti
Revoca del bando
Pubblicazione del bando
Fissazione termini per ricezione offerte
Trattamento e custodia della documentazione di gara
Nomina commissione di gara
Aggiudicazione provvisoria
Annullamento della gara
Gestione elenchi o albi operatori economici
Gare ad evidenza pubblica di vendita
32.3.1.
Verifica possesso requisiti generali e speciali in capo
all’aggiudicatario
Effettuazione delle comunicazioni riguardanti i mancati inviti
Esclusioni e aggiudicazioni
Formalizzazione aggiudicazione definitiva
Stipula contratto
32.3.2
32.3.3
32.3.4
32.3.5
32.4.
32.4.1
32.4.2
32.4.3
32.4.4
32.4.5
32.4.6
32.4.7
32.4.8
32.5
32.5.1
32.5.2
32.5.3
32.5.4
Verifica aggiudicazione e stipula contratto
Esecuzione del contratto
Approvazione modifiche contratto originario
Redazione del cronoprogramma
Varianti in corso di esecuzione del contratto
Subappalto
Verifiche in corso di esecuzione (anche con riferimento alle
disposizioni in materia di sicurezza)
Apposizione di riserve
Utilizzo di rimedi di risoluzione delle controversie alternativi a
quelli giurisdizionali durante la fase di esecuzione del contratto
Effettuazione pagamenti in corso di esecuzione
Rendicontazione del contratto
Nomina collaudatore
Verifica corretta esecuzione
Rilascio certificato di collaudo/certificato verifica
conformità/attestato regolare esecuzione
Attività connesse alla rendicontazione dei lavori in economia
33
SERVIZI LEGALI
33.1
33.2
Supporto giuridico e pareri
Gestione del contenzioso
34
RELAZIONI CON IL
PUBBLICO
34.1
Reclami e segnalazioni
34.2
34.3
34.4
Comunicazione esterna
Accesso agli atti e trasparenza
Customer satisfaction
35
CONCESSIONE
CONTRIBUTI
35.1
Concessione di contributi e benefici economici a privati
36
GESTIONE SINISTRI E
RISARCIMENTI
36.1
Istruttoria istanza di risarcimento ed emissione provvedimento
finale
37
PARERI
ENDOPROCEDIMENTALI
37.1
Rilascio pareri ad altri uffici
37.1
Rilascio pareri durante le fasi di un procedimento amministrativo