Regolamento Interno da approvare il 18 dicembre 2014

Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
REGOLAMENTO INTERNO
L’emanazione del presente regolamento si rende indispensabile, come
previsto dallo Statuto sociale all’art. 2, al fine di disciplinare in maniera
chiara tutti gli obblighi e tutti i diritti al quale il socio e l’Amministrazione
della cooperativa dovranno adempiere nel corso dell’attività di
programmazione, produzione, conferimento e vendita del prodotto.
Per questo motivo il regolamento sarà di seguito schematizzato in articoli e
sezioni per renderlo comprensibile a tutti.
Art. 1 - Lo Statuto Sociale
Si ricorda che tutti i soci al momento dell’iscrizione sul Libro Soci della
cooperativa hanno preso visione dello Statuto Sociale (comunque una
copia dell’ultima revisione aggiornata al 26 aprile 2014 è sempre
disponibile per la consultazione presso gli uffici della cooperativa) nel
quale sono riportati in ordine:
• la costituzione, la sede, la durata, gli scopi ed i requisiti di mutualità;
• i soci cooperatori e sovventori;
• il patrimonio sociale;
• l’esercizio sociale (bilancio);
• gli organi sociali;
• il controllo contabile;
• la clausola compromissoria ed il collegio arbitrale;
Tutto quanto non espressamente previsto dal suddetto Statuto Sociale e nel
presente Regolamento Interno, si applicano le disposizioni del Codice
Civile e delle leggi speciali sulle cooperative, nonché le disposizioni in
materia di società per azioni in quanto compatibili con la disciplina
cooperativistica.
1
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
Art. 2 - Adesione alla OP ASPORT
La Società Agricola C.O.P.A. società cooperativa, al fine di essere
riconosciuta
quale
entità
produttiva
nel
comparto
ortofrutticolo
comunitario, aderisce alla OP ASPORT allo scopo di ottenere
finanziamenti in conto capitale per l’acquisto di beni strumentali
(macchine ed attrezzature per la movimentazione interna delle merci, linee
di lavorazione, imballaggi per il conferimento dei prodotti della campagna,
attrezzature varie, macchine elettroniche, ecc…) e/o in conto esercizio per
sopperire in parte al costo di alcune spese necessarie per il sostentamento
dell’attività agricola e di commercializzazione (assistenza tecnica, acquisto
di materie prime, pubblicità e propaganda, analisi chimiche, ecc…). Tale
adesione è comunque subordinata all’intrinseca adesione univoca del
produttore iscritto al Libro Soci della cooperativa. Per questo motivo e
sulla base di quanto stabilito dall’articolo 125 bis del nuovo Reg. CE
361/2008, i produttori devono sottoscrivere l’adesione alle OP per le
relative coltivazioni; inoltre i produttori associati sono obbligati a conferire
all’OP ASPORT e dunque alla C.O.P.A. l’intera loro produzione
ortofrutticola, come da “allegato A” della domanda di adesione alla
C.O.P.A., da compilare e sottoscrivere a firma di ogni socio, salvo le
deroghe previste dalla stessa normativa, ma comunque vagliate di volta in
volta, caso per caso e deliberate dal CDA della presente cooperativa.
Art. 3 - Programmazione delle coltivazioni
Come previsto dallo statuto societario agli articoli 2 e 3, “i soci sono
obbligati a conferire tutta la produzione aziendale, sulla base di quei
prodotti che la cooperativa riterrà possibile lavorare e commercializzare
convenientemente, assoggettandosi, in casi di inadempienza a tale obbligo,
al pagamento alla Società di un indennizzo pari al 20 (venti) per cento del
valore medio di piazza del quantitativo di prodotti non consegnati, salvo
alla cooperativa il diritto al risarcimento dei danni maggiori”. Per tale
2
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
motivo, ogni anno, in fase di programmazione delle coltivazioni, compreso
tra dicembre e gennaio, viene inviata al socio una scheda (sottoforma di
dichiarazione) da compilare e controfirmare nella quale deve essere ben
evidente la volontà di voler coltivare determinate tipologie e varietà di
ortaggi e/o frutta, indicando le superfici, l’epoca di impianto o trapianto, i
dati catastali, i titoli di possesso nonché le quantità presunte del prodotto
da conferire; inoltre in tale scheda dovranno altresì essere compilate le
rispettive parti relative alle materie prime necessarie per la coltivazione
(materie plastiche, piantine, semi, o altro necessario). Successivamente alla
consegna in cooperativa i programmi così compilati saranno presi in
considerazione da parte del CDA che, dopo attenta valutazione delle
superfici, delle quantità di prodotto, nonché della potenziale capacità di
lavorazione e commercializzazione delle produzioni, stabilisce di
concordare con i soci eventuali assestamenti di superfici in più o in meno a
seconda delle reali necessità della cooperativa. In nessun caso potranno
essere presi in considerazioni impegni di coltivazione che non prevedano
l’impegno completo dell’appezzamento in cui è in atto la stessa coltura,
salvo distinzione di particelle e con documentazione comprovante il titolo
di possesso (proprietà, contratto di affitto, comodato).
Non si accettano parziali impegni di coltivazione e conferimenti di quelle
aziende agricole, riconducibili ad una unica entità aziendale e/o famigliare,
con più di una ragione sociale, che cooperano e collaborano tra loro
condividendo mezzi e manodopera.
Il socio produttore che non presenta impegno di coltivazione e non
conferisce di conseguenza la propria produzione nell’anno solare, senza
giustificato
motivo,
non
può
riprendere
il
conferimento
previa
l’approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. Lo stesso
valuterà caso per caso le motivazione che hanno causato il temporaneo
mancato conferimento e comunque deciderà tenendo conto di quanto
previsto dall’articolo 8 dello Statuto Sociale.
3
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
Al fine di ottimizzare al meglio la commercializzazione, sostenendo le
forniture alla GDO programmate ad inizio anno, l’Amministrazione della
cooperativa potrà programmare anche con aziende agricole non socie
l’approvvigionamento di merce strettamente necessaria concordando con le
stesse il prezzo al momento dell’acquisto. Resta altresì inteso che dovrà
comunque essere rispettato il parametro che definisca la mutualità
prevalente della cooperativa.
Art. 4 - Difesa delle colture
Lo statuto societario all’art. 2 stabilisce gli scopi che la C.O.P.A. si
propone al fine di conseguire le finalità della cooperazione e della
mutualità. Tra questi compare l’organizzazione di servizi di assistenza
tecnica nel settore della produzione aziendale, promuovendo l’istruzione
professionale dei soci, ma anche l’organizzazione della difesa delle colture
ortofrutticole dalle avversità di origine fitopatologia, nel totale rispetto dei
Disciplinari di Produzione Integrata dettati dalla Regione di competenza
territoriale.
Tutti i prodotti conferiti devono essere necessariamente privi di residui da
trattamenti antiparassitari e diserbanti; per osservanza delle leggi è fatto
obbligo il rispetto dei tempi di carenza; in ogni modo la cooperativa
fornisce al socio personale tecnico qualificato per qualsiasi consultazione
in merito a problemi sulla coltura.
Durante il periodo della raccolta, qualora si renda opportuno eseguire un
trattamento diserbante (per es. sull’asparagiaia), anticrittogamico o
antiparassitario, lo stesso va concordato con l’ufficio tecnico della
cooperativa,
ed
è
obbligatorio
darne
immediata
comunicazione
all’Amministrazione affinché la stessa sia in grado di poter controllare il
rispetto dei tempi ed il controllo analitico dei residui chimici. A tal fine
durante la campagna di raccolta la cooperativa provvederà a fare
campionamenti, sia sul campo sia in fase di conferimento del prodotto,
4
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
mediante l’ausilio di personale tecnico, in modo da prevenire e/o accertare
eventuali incresciose situazioni di cui sopra. L’azione così svolta
consentirà alla cooperativa di certificare al consumatore che il prodotto
commercializzato sarà esente da residui tossici per la salute umana, nel
totale rispetto della legge.
Tutti i soci sono dunque obbligati a rispettare le norme e le restrizioni e
dettati dai disciplinari di produzione integrata emanati dalla Regione di
competenza territoriale.
Art. 5 – Conferimento e tracciabilità
Gli art. 2 e 3 dello Statuto Sociale prevedono che il socio deve conferire
tutto il raccolto delle coltivazioni con l’impegno al conferimento della
intera produzione aziendale nei termini e nei modi che verranno dettati
singolarmente per coltura. Si ricorda altresì che l’art.8 dello Statuto Sociale
al comma e) prevede che se da parte del socio venga svolta attività di
contrasto o concorrente con quella della Società, per quanto concerne
l’attività di vendita e commercializzazione il socio può essere escluso dalla
Società medesima. Il CDA, su richiesta del socio, potrà delegare il
richiedente a vendere al di fuori della cooperativa quella tipologia di
prodotti che la stessa non commercializza perché non ne possiede sia le
capacità commerciali che quelle di trasformazione. Al fine di esemplificare
nel dettaglio le operazione del conferimento da parte dei soci, si riportano
in elenco gli obblighi ai quali gli stessi dovranno sottostare:
a. i prodotti ortofrutticoli vengono conferiti dai soci in cooperativa
come “beni con prezzo da determinare” (D.M. 15/11/75 – G.U. n.
310 del 24/11/75);
b. i prodotti ortofrutticoli devono essere consegnati in casse o cassoni
messi a disposizione dalla cooperativa, la quale contabilizza giorno
per giorno la situazione tra pieni resi e vuoti riconsegnati dal socio;
a fine campagna di lavorazione il socio è obbligato a riconsegnare
5
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
tutte le casse o cassoni: per eventuali ammanchi e/o differenze sarà
addebitata la spesa pari al costo di acquisto degli stessi nuovi;
c. le casse o cassoni devono essere riempiti fino al punto in cui
sovrapponendoli il prodotto in essi contenuto non sia danneggiato; è
opportuno poi ricordare che le casse o cassoni troppo pieni, in
situazioni di intensi caldi, accentuano il surriscaldamento del
prodotto contenuto con conseguente perdita di qualità. Tale
situazione comporterà il declassamento della merce a 2° scelta o
scarto; in taluni casi, a discrezione della cooperativa, il prodotto non
sarà accettato;
d. per quanto concerne gli asparagi, questi non devono essere
possibilmente lavati nelle punte e non devono essere messi a bagno
prima del conferimento; soltanto in casi eccezionali di impossibile
conferimento a fine raccolta e lavorazione, è sufficiente coprire le
casse contenenti gli asparagi con un telo bagnato per mantenerne la
freschezza, cercando infine un posto fresco in attesa del
conferimento in cooperativa, che in ogni caso di regola va fatto entro
la giornata di raccolta. Nel caso in cui il prodotto, per motivi
particolari di lavorazione con linee di confezionamento dove si
rende necessario il lavaggio e/o lo scorrimento dei mazzi in acqua
corrente, è consegnato lavato o bagnato, sarà successivamente
applicata una tara definibile a seconda del periodo di conferimento
(dal 2% al 5% del conferito). Lo stesso sarà applicato nel caso in
cui, tenuto conto delle condizioni climatiche avverse alla raccolta, si
DOVRA’ procedere al lavaggio dei mazzi da parte dei soci sempre
prima del conferimento in centralina. A tal proposito si ribadisce che
NON saranno accettati mazzi di asparagi con evidente presenza di
terra.
e. al fine di ottemperare alle vigenti normative di legge sulla
rintracciabilità dei prodotti ortofrutticoli, il socio deve apporre sulle
6
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
casse o cassoni pieni l’etichetta riportante il proprio numero
identificativo
assegnatogli
in
precedenza,
che
generalmente
corrisponde al numero di iscrizione al Libro Soci, nonché la data del
conferimento. Tale necessità ha valore anche per l’Amministrazione
della cooperativa la quale in ogni momento della lavorazione e/o
commercializzazione potrà tracciare il prodotto; La data riportata in
etichetta identificherà il lotto relativo alla produzione del socio nella
specifica giornata.
I soci, nell’utilizzo delle cassette e dei cassoni di proprietà della
Cooperativa, sono tenuti a togliere le vecchie etichette di
tracciabilità riportanti vecchie date e ad inserirvi puntualmente le
nuove con date aggiornate, sempre prima del conferimento in
centralina.
La produzione giornaliera di ogni singolo socio andrà a costituire il
Lotto Unico della C.O.P.A., che verrà commercializzato secondo i
diversi canali di vendita (GDO, Mercati, Industria, Dettaglianti e
altri).
Per quanto concerne la merce conferita certificata a marchio GDO ed
a marchio GlobalGap, questa verrà tracciata e gestita separatamente,
assegnando un lotto a parte, specifico per ogni singolo produttore.
f. è data in ogni caso delega ad uno o più tecnici interni e/o esterni,
nominati dal CDA della cooperativa, al controllo ed al rispetto delle
norme e delle regole ampliamente descritte, sia all’atto del
conferimento sia in campo che durante la lavorazione;
g. eventuali mancanze riguardanti le norme di qualità (per es. scarti di
merce non conforme) saranno segnalate nell’immediatezza al socio
se presente all’atto del conferimento e/o della lavorazione in
centralina, oppure successivamente con tutti quei mezzi che
l’Amministrazione della cooperativa riterrà opportuni e che siano in
grado di non interrompere la regolare funzionalità del magazzino
7
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
ortofrutticolo, ma comunque nel rispetto delle normative vigenti. Per
tali inconvenienti sarà fatta vendita a parte, sempre se possibile, con
ripercussioni sulla liquidazione del conferente, oppure verrà messa a
disposizione nuovamente del socio.
h. la merce risultante “non idonea o non conforme” alla vendita e
dunque scartata in seno alla lavorazione ed al confezionamento verrà
smaltita, possibilmente nel breve giro e con tutti i mezzi a
disposizione, in modo da non dover intralciare ed ostacolare la
logistica della cooperativa (la merce non conforme toglie spazi utili
e un numero discreto di casse e/o cassoni necessari per la
movimentazione delle merci dalla campagna alla centralina). Il socio
non è detentore degli scarti di lavorazione ma, nel caso di eventuale
spese straordinarie sostenute per lo smaltimento, verrà preso in
considerazione dall’Amministrazione della cooperativa per la
propria quota percentuale sul rimborso di tale onere. In casi
eccezionali se il socio è in grado di smaltire parte o tutta la merce da
scarto del giorno, concordemente con la cooperativa e gratuitamente,
potrà coadiuvare nell’opera di smaltimento. Al termine della
giornata lavorativa, l’Amministrazione provvederà a formulare un
elenco dove saranno riportati: codice identificativo del socio, data
del conferimento, prodotto e categoria, causale della NON
CONFORMITÀ. L’elenco sarà messo a disposizione dei soci e ben
visibile ad essi, tanto da essere considerato come forma di notifica di
eventuali problemi o declassamenti sulla merce conferita. Tali
prodotti “non conformi” saranno declassificati in categorie di II° o
scarto oppure a categorie di I° scelta con difetti e valorizzati a parte
rispetto alle categorie idonee. Sarà comunque cura del settore
tecnico dell’Amministrazione della cooperativa valutare al momento
o successivamente al conferimento la possibilità di rifiutare
8
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
determinate partite di merci NON CONFORMI invitando il socio ad
una migliore lavorazione del prodotto.
i. al fine di agevolare e rendere oggettiva la valutazione della NON
CONFORMITA’ il tecnico preposto al controllo qualità avrà a
disposizione una check-list (redatta per gli asparagi ed allegata al
presente nella parte relativa alle norme di qualità) sulla base della
quale il prodotto distinto per categoria sarà definito “CONFORME”
, “NON CONFORME” oppure “NON CONFORME” ma “
ACCETTATO CON RISERVA”.
j. nel caso in cui avvengano infrazioni gravi e/o recidive che possano
in
qualche
modo
danneggiare
commercializzazione,
è
Amministrazione
negare
di
dato
mandato
seriamente
al
tecnico
inderogabilmente
al
tutta
la
ed
alla
socio
il
conferimento dei prodotti;
k. nel caso di contestazione, auspicabile educata e civile, spetterà al
Consiglio di Amministrazione effettuare ulteriore valutazione e
prendere la decisione definitiva in merito alla controversia. In tal
caso si ricorda che dapprima il socio verrà “richiamato”
verbalmente, poi in caso di recidiva sarà “diffidato” formalmente
con lettera raccomandata “a non commettere più il fatto” e nel caso
di seconda recidiva verrà “espulso” ed escluso dal Libro Soci della
cooperativa. In ogni caso la trasgressione sarà valutata attentamente
dal CDA, il quale adotterà, secondo la gravità, gli opportuni
adempimenti facendo riserva su eventuali sanzioni amministrative
da dover applicare;
l. gli orari di conferimento saranno stabiliti periodicamente, verranno
esposti e ben visibili a tutti in modo da soddisfare le esigenze della
cooperativa, dei soci, dei clienti, dei trasportatori e degli addetti allo
scarico;
9
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
m. infine si rimanda al rispetto di tutto quanto previsto nelle allegate
norme di qualità emanate per ogni singolo prodotto conferito in
centralina.
Art. 6 – Vendita dei prodotti conferiti
Il socio, conferendo in cooperativa l’intera produzione aziendale,
formalmente delega la cooperativa alla vendita del suo prodotto. La
cooperativa vende il prodotto conferito e successivamente confezionato ai
clienti con prezzo determinato in partenza (Grande Distribuzione,
commercianti al dettaglio, ecc…), con “prezzo da determinare” (Mercati
Generali, commercianti all’ingrosso, intermediari per la vendita all’estero,
ecc…), o in “conto vendita” (Mercati Generali). Disponendo di un numero
considerevole di clienti, l’Amministrazione della cooperativa o il delegato,
stabilisce giornalmente il prezzo di vendita, variabile a seconda dei prezzi
realizzati dai Mercati Generali di tutta Italia (almeno quelli di maggior
riferimento), dell’area di destinazione della merce (Nord Italia, Toscana e
Centro Italia, Roma e limitrofi, Campania, ecc…), dei costi sostenuti per la
vendita (confezionamento, trasporto, provvigioni, materiale vario, ecc..),
del
contratto
di
fornitura
eventualmente
stipulato
(Industrie
di
trasformazione, ecc..). Tenuto conto delle molteplici varianti che entrano a
far parte della formulazione dei prezzi giornalieri di vendita, considerati
eventuali contestazioni del prodotto franco arrivo al cliente con perdite al
momento della vendita non quantificabili, non è possibile avere un prezzo
certo di liquidazione al socio all’istante, bensì solo a seguito dei conteggi
più dettagliati che avverranno a fine mese, ovvero a fatturazione delle
vendite e dei costi sostenuti.
Art. 7 – Conteggi di liquidazione ai soci
Sulla base di quanto dettato dall’articolo precedente, l’amministrazione
della cooperativa eseguirà la distribuzione ai soci in proporzione alla
10
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
qualità e quantità dei prodotti conferiti e quale prezzo dei medesimi, il
ricavato dalle vendite al netto delle spese e degli oneri di lavorazione, di
ammortamenti e di gestione e delle esigenze funzionali della società.
Il prezzo di liquidazione giornaliera del prodotto conferito sarà dunque
stabilito al netto delle seguenti voci di spesa:
1. trasporti;
2. manodopera;
3. materiale di confezionamento (casse, elastici, fazzoletti per
asparagi, ecc..);
4. provvigioni sulle vendite;
5. sconti di fine anno delle piattaforme di distribuzione;
6. noleggio e movimentazione degli imballi richiudibili per la G.D.O.;
7. altri costi inerenti l’attività commerciale agricola non riportati
sopra;
8. di una percentuale sulle vendite deliberata in sede di Consiglio di
Amministrazione nella misura che verrà ritenuta equa a sostenere i
costi fissi non imputabili alla commercializzazione dei prodotti
conferiti dai soci (ammortamenti, interessi passivi, dipendenti fissi,
oneri di professionisti e commercialisti, compensi amministratori,
energia elettrica, spese telefoniche, tasse ed imposte, ecc…)
La cooperativa provvederà all’emissione in acconto della fattura o autofattura per conto del socio conferente (ai sensi dell’art. 34 comma 7 e 11)
dopo aver ultimato tutti i conteggi relativi al mese; mentre il pagamento
delle stesse fatture emesse sarà effettuato nei tempi opportuni,
compatibilmente agli incassi dai clienti della cooperativa ed alle
disponibilità di cassa, cercando sempre di rispettare 60 giorni dalla data di
emissione del documento. Il pagamento delle fatture di conferimento ai
soci avverrà nel rispetto dei tempi ed a seguito di comunicazioni
dell’Amministrazione della cooperativa.
11
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
All’atto della liquidazione finale delle fatture di conferimento dei soci,
l’amministrazione della cooperativa provvederà a trattenere una parte delle
spettanze nette quale “Sovrapprezzo delle Azioni di Capitale Sociale”
annuale nella seguente misura: euro 150,00 ad ogni socio conferente
nell’anno. Si stabilisce sin da ora che al raggiungimento di euro
7.000,00 di Sovrapprezzo delle Azioni di Capitale Sociale sottoscritto e
versato dal socio, lo stesso non dovrà più versare ulteriori cifre annuali e
dunque non avrà più addebiti sul Libro Soci. Questo si ritiene necessario
al fine di ottenere una ripartizione equa dell’intero Capitale Sociale tra i
vari soci.. Per coloro che non hanno conferito nell’anno, al fine di non
perdere il diritto a rimanere socio secondo quanto previsto dallo Statuto
Sociale e per concorre alle spese generali per la realizzazione della Nuova
Centralina Ortofrutticola, viene stabilita una quota di € 25,00 oltre Iva di
legge quale concorso spese generali. La fatturazione di tale costo verrà
emessa al socio non conferente ad ogni fine anno di competenza e dovrà
essere pagato entro 30 giorni dalla data di ricezione della stessa. Sempre
per codesti soci non conferenti nell’anno e negligenti nel pagamento delle
fatture di cui sopra, al raggiungimento di un debito pari o superiore
all’ammontare della quota sociale già versata negli anni precedenti, gli
stessi saranno messi, previo avviso scritto, a Riserva Legale come previsto
dallo Statuto Sociale.
Art. 8 – Notizie generali
Per quanto non specificato nel presente regolamento valgono le regole
dettati e dagli articoli dello Statuto Sociale e dalle delibere del Consiglio di
Amministrazione, dalle normative vigenti della Comunità Europea; infine
più importante ci si affida soprattutto al buon senso di ognuno.
Il socio si dovrà impegnare a rispettare quanto prescritto oltre a qualsiasi
altra variazione o integrazione che per motivi commerciali si renderà
opportuno apportare al presente Regolamento Interno.
12
Regolamento Interno approvato dall’Assemblea dei Soci del 18 dicembre 2014
Canino, 18 dicembre 2014
13