4.2 CELLE Esaminando l`area di lavoro abbiamo visto che essa è

4.2 CELLE
Esaminando l’area di lavoro abbiamo visto che essa è strutturata in celle. Ogni cella è individuata
da un indirizzo, un riferimento univoco dato dalla lettera della colonna e dal numero della riga di
intersezione.
La cella attiva è la cella idonea a ricevere i dati; è evidenziata da un bordo di spessore maggiore e il
suo indirizzo compare nella Casella del nome.
Prima di iniziare a operare con il foglio elettronico vediamo come è possibile spostarsi al suo
interno e quali forme può assumere il puntatore in base alle diverse modalità operative.
Come spostarsi nell’area di lavoro
È possibile spostarsi tra le celle facendo clic sulla cella interessata, oppure utilizzando la tastiera.
Nella tabella sono descritti alcuni tasti con le relative azioni.
Forme e messaggi del puntatore
Il puntatore può assumere forme diverse, ognuna delle quali indica una differente modalità
operativa, come descritto nella tabella seguente.
Le azioni sono compiute premendo il tasto sinistro del mouse, mentre con il tasto destro si attiva il
menu rapido (o contestuale), che comprende solo comandi specifici, riguardanti l’elemento
selezionato.
4.2.1. INSERIRE, SELEZIONARE
4.2.1.1.Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato (ad
esempio, il nome dovrebbe essere in una cella, mentre il cognome dovrebbe essere nella cella
adiacente)
Nella creazione di elenchi o tabelle è opportuno inserire un solo dato per ogni cella in modo che
ogni colonna (campo) contenga un solo genere di dati (cognome, nome, data di nascita ecc.).
Le ragioni del rispetto di questa regola, come di altre, sono diverse:
- facilita l’immissione dei dati in quanto, digitando i priori caratteri di un testo già inserito nella
stessa colonna, Calc ripropone il dato e, se quest’ultimo è corretto, premendo Invio la funzione
Completamento automatico permette di compiere l’inserimento evitandone così la digitazione
e possibili errori;
- consente un’interpretazione chiara dei dati quando alla tabella si applicano bordi e sfondi o la
Formattazione automatica;
- agevola le operazioni di ordinamento (crescente, decrescente) o di filtraggio dei dati (per
esempio, tutti quelli che hanno il cognome Rossi, oppure tutti quelli che si chiamano Carlo, o
che sono nati in un determinato anno ecc.);
- permette l’esecuzione di calcoli. Quando si inserisce l’unità di misura e il relativo valore questi
due dati devono essere immessi in due celle separate altrimenti non è possibile utilizzare i
valori nei calcoli.
4.2.1.2 Individuare buoni esempi nella creazione di elenchi: evitare righe e colonne vuote nel
corpo principale dell’elenco, inserire una riga vuota prima della riga dei totali, assicurarsi che i
bordi delle celle dell’elenco siano assenti
In un foglio di lavoro, oltre alla correttezza dei dati inseriti e dei calcoli eseguiti, riveste molta
importanza anche la disposizione dei dati, che contribuisce a una migliore leggibilità e a una più
facile interpretazione degli stessi.
I dati di una tabella devono essere consequenziali e senza righe o colonne intermedie vuote; la riga
dei totali deve essere separata da una riga vuota, perché, in caso di eventuali interventi sui dati
(per esempio, l’ordinamento), non deve essere inclusa la riga dei totali. Inoltre, è bene delimitare i
prospetti con bordi esterni e non a ogni cella e, qualora un foglio contenga più prospetti, lasciare
almeno una colonna o una riga vuota tra una tabella e l’altra.
4.2.1.3 Inserire un numero, una data o del testo in una celia
Quando si lavora in Calc, risulta molto pratico utilizzare il tastierino numerico; per
attivarlo/disattivarlo premere il tasto Block Num (o Num Lock) posto in alto a sinistra del
tastierino. Se disattivato, alcuni tasti funzionano come frecce direzionali.
Quando il tastierino è attivato, il tasto Canc si utilizza per inserire la virgola nei numeri decimali.
L’inserimento dei dati nel foglio di lavoro è un’operazione molto semplice.
Quando si inizia a digitare, sulla Barra di calcolo accanto alla Riga di digitazione si aggiungono i
pulsanti Annulla e Accetta. Il cursore lampeggia all’interno della cella e, mentre inseriamo, il dato
appare sia nella cella attiva, sia nella Riga di digitazione.
PROCEDURA
1. Fare clic nella cella in cui si desidera inserire i dati.
2. Digitare i dati e confermarli premendo Invio o Tab, oppure facendo clic sul pulsante Accetta
per mantenere il cursore nella stessa cella.
Per annullare l’operazione e non confermare il dato inserito premere Esc o fare clic su Annulla.
Nel foglio di lavoro possono essere inseriti tipi di dati diversi:
- testo;
- numeri;
- formule (operazioni di calcolo, funzioni testuali).
L’allineamento dei dati nelle celle è determinato in automatico da Calc, in base alla loro tipologia.
Testo è un’immissione formata da lettere (oppure da testo e numeri e viceversa) e non può mai
essere oggetto di calcolo.
Il testo inserito nella cella viene allineato a sinistra. Se supera la larghezza della cella, il testo
immesso si sovrappone alla cella attigua, senza occuparla (purché sia vuota); se invece la cella
accanto contiene dei dati il testo viene visualizzato solo per la dimensione della colonna, che dovrà
quindi essere allargata.
Numero è un’immissione contenente cifre da 0 a 9, che possono essere precedute dai simboli + o e seguite anche da altri caratteri: %, virgola (per i decimali), punto (per le ore), barra (per le date)
ecc. Inoltre, i numeri possono anche essere racchiusi tra parentesi o formattati con il simbolo € (o
altro simbolo di valuta) ed essere oggetto di calcolo.
L’inserimento di un numero tra parentesi viene interpretato da Calc come numero negativo. Per
esempio, inserendo (150), tale numero sarà interpretato come -150.
Un numero inserito nella cella viene allineato a destra, in base alla regola computistica che
prevede l’incolonnamento delle unità sotto le unità, delle decine sotto le decine e così via.
Un numero non può sovrapporsi, ne essere visualizzato parzialmente. Quando supera la larghezza
della cella (numero esteso), Calc visualizza nella cella i simboli ###; questo messaggio di errore
significa che la cella è troppo stretta e per visualizzare correttamente il numero è necessario
modificare la larghezza della colonna.
4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un
intero foglio di lavoro
In un foglio di lavoro, per inserire dati o per intervenire con modifiche, è necessario eseguire la
selezione.
La selezione di un insieme di celle adiacenti costituisce una zona (o intervallo di celle) identificabile
dalle coordinate di cella poste all’estremità della diagonale, in alto a sinistra e in basso a destra,
separate dai due punti (:).
ELEMENTO DA
SELEZIONARE
Una cella
MODALITA OPERATIVE
-
Celle adiacenti
(o zona)
-
-
Celle non
adiacenti
Tutte le celle
del foglio di
lavoro
-
Con il mouse: fare clic nella cella.
Con la tastiera: premere i tasti Invio, o Tab o frecce direzionali.
Digitare l’indirizzo nella Casella del nome e premere Invio.
Selezionare la prima cella dell’intervallo e trascinare fino all’ultima
(l’ultima cella selezionata viene contornata da un bordo nero e la Casella
del nome indica le coordinate della zona selezionata).
Selezionare la prima cella dell’intervallo e, tenendo premuto il tasto Shift,
fare clic sulla cella all’estremità della diagonale della zona interessata.
Selezionare la prima cella dell’intervallo, premere F8 e fare clic sulla cella
all’estremità della diagonale della zona interessata, oppure definire la
zona usando i tasti freccia direzionali.
Nella Casella del nome digitare l’indirizzo della prima cella dell’intervallo,
seguito dai : e l’indirizzo dell’ultima cella dell’intervallo, quindi premere
Invio.
Selezionare la prima cella e, tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionare le
altre (l’indirizzo dell’ultima cella selezionata compare nella Casella del
nome).
- Fare clic sul pulsante Seleziona tutto che si trova a sinistra, all’incrocio
delle intestazioni di riga e di colonna.
Per disattivare la selezione fare clic nell’area vuota, oppure premere uno dei tasti freccia
direzionali.
Quando si esegue la selezione mediante il tasto F8, sulla Barra di stato compare la scritta EST
(Estendi selezione). Per uscire da questa modalità e disattivare la selezione premere nuovamente il
tasto F8 e poi fare clic nell’area di lavoro.
4.2.2 MODIFICARE, ORDINARE
4.2.2.1 Modificare il contenuto di una cella, sostituire i dati esistenti
I dati inseriti e confermati possono essere modificati in qualsiasi momento. Si può cambiare un
valore o aggiornarlo, eliminare parte di un’etichetta o aggiungere altro testo accanto, e così via. Le
modifiche possono essere eseguite durante l’immissione (utilizzando i tasti Backspace, per
cancellare i dati che si trovano a sinistra del cursore, o Canc, per quelli che si trovano a destra),
oppure in un secondo momento, con uno dei seguenti percorsi.
Aggiungere o modificare i dati
PROCEDURA
Fare doppio clic nella cella da modificare, oppure selezionare la cella e fare clic nella Riga di
digitazione, quindi:
- per aggiungere altro contenuto posizionare il cursore nel punto di inserimento e digitare, poi
confermare con Invio;
- per modificare parte del contenuto selezionare il testo da sostituire e digitare quello nuovo, poi
confermare con Invio.
Sostituire i dati immessi
PROCEDURA
Fare clic sulla cella, digitare il nuovo dato e premere Invio, oppure fare clic sul pulsante Accetta (il
nuovo inserimento sostituirà il precedente).
Per annullare l’operazione in torso premere Esc o fare clic su Annulla.
4.2.2.2 Usare i comandi “Annulla” e “Ripristina”
Per annullare l’ultima azione eseguita operare sul pulsante Annulla della barra degli strumenti
Standard.
Per visualizzare e annullare più azioni cliccare sul pulldown del pulsante Annulla, selezionare le
azioni interessate e fare clic nell’elenco, in cui l’ultima voce indica il numero delle azioni annullate.
Utilizzando il comando Annulla, in automatico si attiva il pulsante Ripristina, che consente di
ripristinare le azioni annullate in precedenza.
Per ripristinare l’ultima azione annullata, fare clic sul pulsante Ripristina della barra degli strumenti
Standard.
Per visualizzare e ripristinare più azioni annullate cliccare sul pulldown del pulsante Ripristina,
selezionare le azioni interessate e fare clic nell’elenco che in basso mostra il numero delle azioni
ripristinate.
4.2.2.3 Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici in un foglio di lavoro
Operando con fogli di lavoro contenenti molte informazioni, è importante avvalersi di strumenti di
ricerca che consentano di rintracciare con rapidità qualsiasi dato (una parola, un numero o una
frase). La funzione Cerca e sostituisci soddisfa questa esigenza; per attivarla, procedere con uno
dei seguenti percorsi:
- da menu Modifica scegliere Cerca e sostituisci;
- da barra degli strumenti Standard fare clic sul comando Cerca e sostituisci;
- da tastiera premere CTRL + F.
PROCEDURA
1. Per ricercare nell’intero foglio di lavoro fare clic sulla prima cella (oppure selezionare l’intervallo
di celle in cui si desidera effettuare la ricerca).
2. Fare clic su Cerca e sostituisci.
3. Nel campo Cerca digitare il dato da trovare:
- facendo clic su Cerca nel foglio di lavoro viene selezionata, di volta in volta, ogni cella
contenente il dato digitato. A operazione ultimata, Calc mostra un messaggio con cui ci
informa che la ricerca è stata completata;
- per trovare con una sola azione tutte le parole che rispondono ai criteri della ricerca, fare clic
su Cerca tutto. Operando questa scelta, nel foglio di lavoro vengono evidenziate tutte le
celle contenenti il dato ricercato.
4. Al termine della ricerca fare clic su Chiudi.
4.2.2.4 Usare il comando sostituzione per trovare dati specifici in un foglio di lavoro
I dati contenuti nelle celle possono essere sostituiti uno per volta o in un’unica operazione.
PROCEDURA
1. Fare clic sulla prima cella e attivare la finestra Cerca e sostituisci con una delle modalità
descritte al punto 4.2.2.3.
2. Nel campo Cerca inserire il dato da ricercare e nel campo Sostituisci con digitare il testo che
sostituirà quello trovato.
3. Fare clic su Cerca per evidenziare nel foglio la prima cella contenente l’occorrenza del dato da
sostituire:
- facendo clic su Sostituisci si conferma la sostituzione. Ripetendo I’azione vengono sostituite
le occorrenze successive;
- facendo clic su Sostituisci tutto si effettua la sostituzione di tutte le occorrenze del dato
trovato. A operazione ultimata, Calc evidenzia le celle in cui sono state effettuate le
sostituzioni.
4. Al termine fare clic su Chiudi.
4.2.2.5. Ordinare un insieme di celle applicando un solo criterio in ordine numerico crescente o
decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente
Utilizzando le specifiche funzioni di Calc, si può richiedere l’ordinamento crescente (da A a Z e da 1
a ...) o decrescente (da Z ad A e da ... a 1) di celle contenenti etichette, numeri e date.
PROCEDURA
- Selezionare la zona che si desidera ordinare.
- Sulla barra degli strumenti Standard fare clic su Ordina in modo crescente o su Ordina in modo
decrescente.
- L’ordinamento scelto verrà applicato sulla prima colonna e Calc aggiornerà la disposizione in
riga dei dati delle celle adiacenti.
PERCORSO ALTERNATIVO
L’ordinamento può essere richiesto anche operando nella specifica finestra.
1. Posizionarsi in una cella qualsiasi della tabella o selezionarla tutta.
2. Da menu Dati scegliere Ordina.
3. Fare clic sul pulldown della casella di riepilogo Ordina per e selezionare la colonna in base alla
quale si desidera eseguire l’ordinamento (se la tabella non ha intestazioni di colonna,
nell’elenco compare Colonna A, Colonna B ecc.).
4. Fare clic sul pulsante di opzione Decrescente se si desidera ottenere un ordinamento in senso
contrario rispetto a quello proposto in automatico (Crescente): Calc esamina l’elenco
selezionato e, poiché in questo caso sono presenti titoli per le intestazioni di colonna, nella
scheda Opzioni attiva in automatico la spunta su Area contenente intestazioni di colonne (le
celle della prima riga della zona selezionata saranno escluse dall’ordinamento, e vengono così
mantenute nella parte superiore dell’elenco); disattivando la spunta tutte le celle della
selezione verranno coinvolte nell’ordinamento.
5. Al termine fare clic su OK.
4.2.3 COPIARE, SPOSTARE, CANCELLARE
4.2.3.1 Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro,
tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti
Calc offre diverse modalità per copiare il contenuto di una o più celle selezionate; ognuno può
scegliere il percorso che ritiene pin opportuno. Si può operare:
- da barra degli strumenti Standard, con i pulsanti Copia e Incolla;
- da menu Modifica, scegliendo le opzioni Copia e Incolla;
- da tastiera, premendo Ctrl + C e Ctrl + V;
- facendo clic destro sulla cella (o zona) e scegliendo da menu rapido Copia e Incolla;
- mediante trascinamento (drag and drop) della cella o della zona selezionata premendo in
contemporanea il tasto Ctrl.
Copiare dati operando da barra degli strumenti Standard o da menu rapido
PROCEDURA
1. Selezionare la cella o l’insieme di celle da copiare e fare clic su Copia (oppure scegliere lo stesso
comando da menu rapido, attivato facendo clic destro sulla zona selezionata).
2. Posizionarsi nel punto di inserimento e fare clic su i Incolla o scegliere la stessa opzione da
menu rapido.
Copiare dati con il drag and drop
PROCEDURA
1. Selezionare la cella (o zona) interessata e, tenendo premuto il tasto Ctrl, trascinare nella nuova
posizione (in questa fase il puntatore è affiancato dal segno +).
2. Rilasciare il mouse e poi il tasto Ctrl.
Copiare dati tra fogli diversi della stessa cartella di lavoro
PROCEDURA
1. Nel foglio di origine selezionare la cella o l’insieme di celle interessate e fare clic su Copia
(oppure premere i tasti Ctrl + C).
2. Fare clic sulla scheda del foglio di destinazione.
3. Fare clic nel punto di inserimento e fare clic su Incolla (oppure premere i tasti Ctrl + V).
Copiare dati tra fogli elettronici aperti
PROCEDURA
1. Aprire il file da cui copiare i dati e quello di destinazione.
2. Nel file di origine selezionare la cella o I’insieme di celle da duplicare e da menu Modifica
scegliere Copia.
3. Nella barra delle applicazioni operare sul pulsante del file di destinazione, oppure da menu
Finestra scegliere il nome del file interessato, fare clic nel punto di inserimento (prima cella
dell’area di incollamento), da menu Modifica scegliere Incolla.
4.2.3.2 Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare dati
La cella attiva in basso a destra presenta un quadratino e il puntatore, se posizionato su di esso,
assume la forma di un mirino trascinando, in genere, verso destra o in basso, ma anche nelle altre
direzioni, si possono eseguire varie funzioni di riempimento automatico che facilitano la copia e
l’inserimento dei dati nel foglio di lavoro.
Tale strumento permette di:
- effettuare la copia per trascinamento del contenuto di una cella;
- creare una serie di sequenze predefinite (per esempio, la successione dei giorni della settimana,
dei mesi, delle date e altro ancora);
- copiare formule e funzioni, aggiornando automaticamente i dati e i riferimenti di cella;
- incrementare la serie di un determinato valore.
PROCEDURA
1. Fare clic sulla prima cella dell’intervallo da riempire, digitare il dato che si intende duplicare
(testo) o incrementare (numero, data, ora, giorno o mese), oppure inserire la formula di calcolo
da copiare nelle celle attigue.
2. Fare clic sul pulsante Accetta per confermare senza spostarsi dalla cella.
3. Posizionare il puntatore sul quadratino e trascinare verso destra o in basso per estendere la
selezione ed eseguire il riempimento automatico della zona interessata.
4. Per incrementare la serie di un determinato valore, digitare il primo dato della serie e, nella
cella seguente, inserire il successivo, quindi selezionare le due celle che contengono i valori
iniziali, posizionare il puntatore sul quadratino ed eseguire il trascinamento fino a completare la
serie desiderata: la differenza tra il secondo numero e quello iniziale costituirà il valore di
incremento della serie.
PERCORSI ALTERNATIVI
II riempimento automatico può essere richiesto anche operando da menu Modifica o nella finestra
Serie.
1. Selezionare la zona che si desidera completare includendo la cella contenente il dato.
2. Da menu Modifica scegliere Compila e nel sottomenu specificare la direzione in cui si vuole
eseguire il completamento automatico dello stesso dato.
Per completare con una sequenza definita, da menu Modifica scegliere Compila/Serie; nella
finestra specificare i parametri per la serie:
- Aritmetico: l’incremento specificato viene aggiunto a ogni numero consecutivo della serie per
creare il valore successivo;
- Esponenziale: l’incremento specificato viene moltiplicato per ogni numero consecutivo per
creare il valore successivo;
- Data: l’incremento viene aggiunto all’unità di tempo specificata;
- Riempimento automatico: le celle selezionate vengono compilate con il modello di serie
identificata.
Confermare con OK le scelte operate.
4.2.3.3 Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro,
tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti
Calc offre diverse modalità per spostare il contenuto di una o più celle selezionate; ognuno può
scegliere il percorso che ritiene più opportuno.
Si può operare:
- da barra degli strumenti Standard, con i pulsanti Taglia e Incolla;
- da menu Modifica, scegliendo le opzioni Taglia e Incolla;
- da tastiera, premendo Ctrl + X e Ctrl + V;
- sulla Riga di digitazione, selezionando il dato con il tasto destro del mouse e scegliendo da
menu rapido Taglia e Incolla;
- facendo clic destro sulla cella (o zona) e scegliendo da menu rapido Taglia e Incolla;
- mediante trascinamento (drag and drop) della cella (o zona) selezionata.
Spostare dati operando da barra degli strumenti o da menu rapido
PROCEDURA
1. Selezionare la cella o l’insieme di celle da spostare e sulla barra degli strumenti Standard fare
clic su Taglia (oppure fare clic destro sulla zona selezionata e da menu rapido scegliere Taglia).
2. Posizionarsi nel punto di inserimento e fare clic su Incolla (o da menu rapido scegliere Incolla).
Spostare dati operando con il drag and drop
PROCEDURA
1. Selezionare la cella o la zona di celle da spostare.
2. Posizionare il mouse sulla selezione e trascinare nella nuova posizione.
Spostare dati tra fogli diversi della stessa cartella di lavoro con la tastiera
PROCEDURA
1. Selezionare la cella o l’insieme di celle da spostare e premere Ctrl + X.
2. Fare clic sulla scheda del foglio di destinazione.
3. Fare clic nel punto di inserimento e premere Ctrl + V.
4. Se si vuole, adattare le colonne.
Spostare dati tra fogli elettronici aperti con l’uso del menu rapido
PROCEDURA
1. Aprire il file da cui spostare i dati e quello di destinazione.
2. Nel file di origine selezionare la cella o l’insieme di celle da spostare, fare clic destro e da menu
rapido scegliere Taglia.
3. Nella barra delle applicazioni operare sul pulsante del file di destinazione, oppure da menu
Finestra scegliere il nome del file interessato, fare clic destro nel punto di inserimento e
scegliere Incolla.
4. Se si vuole, dimensionare la larghezza delle colonne.
4.2.3.4 Cancellare il contenuto di una cella
L’eliminazione del contenuto di una cella può avvenire con modalità diverse e, sulla base di ciò che
si vuole cancellare, si può operare:
- all’interno della cella;
- sulla Riga di digitazione;
- selezionando la cella.
Cancellare i dati operando all’interno della cella o della Riga di digitazione
PROCEDURA
Fare doppio clic nella cella (oppure selezionarla e poi posizionarsi sulla Riga di digitazione), operare
con i tasti freccia direzionali per collocare il cursore nel punto interessato e utilizzare:
- Backspace (tasto di ritorno) per cancellare ogni carattere che si trova a sinistra del cursore;
- Canc per cancellare ogni carattere che si trova a destra del cursore.
Cancellare i dati selezionando la cella
PROCEDURA
1. Selezionare la cella o l’insieme di celle da cancellare e scegliere tra i seguenti percorsi:
- premere il tasto Canc;
- fare clic destro e da menu rapido scegliere Elimina contenuti;
- da menu Modifica scegliere Elimina contenuti.
2. Nella finestra mantenere tutte le spunte attivate, oppure scegliere Cancella tutto per eliminare
il contenuto, i formati e tutti i commenti inseriti; diversamente, applicare la spunta solo alle
voci riguardanti il tipo di dati da eliminare.
Spuntando solo la voce Formati non si elimina il contenuto ma solo la formattazione applicata
ai dati.
3. Fare clic su OK per confermare.