Alfresco ECM

La gestione documentale on-demand
Alfresco ECM
Alfresco 3.2
La gestione documentale on-demand
Oltre alla possibilità di agire sull’efficienza dei processi,
riducendone i costi, è oggi universalmente conosciuto
che la corretta gestione dei documenti può incidere
direttamente sulla creazione del valore, inducendo
quindi una crescita di fatturato ed un miglioramento
della relazione con il cliente.
Non sono più, infatti, solo le aree tipicamente di backoffice quelle che possono beneficiare dell’utilizzo delle nuove tecnologie per le applicazioni documentali,
ma anche quelle legate al front-office, ove è possibile
creare nuove modalità di interazione con i clienti al
fine di massimizzare il fatturato ed il rapporto con la
clientela.
La quantità di documenti cartacei presenti nelle imprese è enorme, ma non esiste ne un’integrazione ne
un controllo centralizzato degli archivi; ciò provoca
ridondanza, inefficienza se non in molti casi impossibilità a reperire i documenti ed una progressiva perdita
del controllo del contenuto degli archivi.
Non ultimo, la presenza di grandi masse cartacee,
genera costi per la conservazione fisica. Non esistono dubbi sulla trasversalità del documento all’interno
dell’impresa: il documento supporta i processi di business ed è un elemento unificante affinché i processi
possano assolvere la loro funzione.
In generale è chiaro che il ritorno dell’investimento in
un sistema di gestione documentale e tanto maggiore quanto maggiore e il supporto fornito ai processi di
‘core business’.
Il documento digitale
Spesso, quando si parla di progetti di gestione documentale, viene dichiarato come obiettivo principale, se non unico, l’eliminazione della carta al fine
di consentire alle aziende di avvicinarsi il più possibile
al concetto di “Paperless company”. Riteniamo che
un’impresa debba affrontare un progetto di gestione
documentale “non solo per” ma “anche per” ridurre
il volume di documenti cartacei. Ovvero la eliminazione/riduzione dei volumi cartacei, in realtà, è uno
strumento più che un fine, per raggiungere il vero obi-
ettivo della creazione di un sistema di gestione documentale: la creazione del documento digitale che
sostituisce il documento analogico con i suoi limiti.
La creazione di un documento elettronico consente
infatti al documento stesso di acquisire un insieme di
proprietà tra cui la ‘leggerezza’ e la ‘velocità’ affinché
esso possa essere facilmente spostato e modificato
attraverso i processi aziendali. Infatti un documento
digitale è caratterizzato dalle seguenti caratteristiche:
- Condivisibilità
S’intende la possibilità di condividere i documenti
all’interno di una comunità, indipendentemente
dalla sua forma originaria e dalla sua collocazione
geografica; si pensi ai sistemi di Knowledge Management oppure ai Marketing Database. La condivisione
segue ovviamente regole organizzative che garantiscono che la gestione dei documenti avvenga con la
necessaria sicurezza e flessibilità.
La condivisione viene anche utilizzata nelle procedure di workflow management che automatizzano
processi aziendali.
- Classificabilità e leggibilità del dato
Con classificabilità s’intende la possibilità di ricevere
e classificare in modo automatico diverse tipologie di documenti per un utilizzo futuro. Ad esempio
l’automazione dell’ufficio protocollo di tutta la corrispondenza in entrata ed il suo inoltro a seconda della tipologia di documento.
Per leggibilità s’intende la possibilità di estrarre da un
documento informazioni in maniera selettiva attraverso algoritmi personalizzati: si pensi ad esempio alla lettura automatica dei campi di una fattura, alla lettura
dei moduli di adesione ad un conto corrente ed all’
analisi di ricerche di mercato attraverso applicazioni
OCR/ICR.
- Modificabilità e versionamento
S’intende la possibilità di modificare i contenuti di un
documento mantenendo traccia delle sue versioni
precedenti. Di notevole interesse sono oggi le applicazioni di personalizzazione del documento attraverso
dati provenienti da altri sistemi: si pensi alla personalizzazione delle fatture con dati provenienti dal sistema
di marketing al fine di generare comunicazioni ‘one to
one’ a segmenti di mercato.
- Flessibilità
S’intende la possibilità di modificare, attraverso le proprietà descritte in precedenza, lo scopo iniziale per cui
il documento e stato creato: la fattura, da elemento
contabile, diventa mezzo di comunicazione alla clientela oppure una scheda precompilata letta dagli
strumenti di lettura ottica sostituisce gli operatori di
data entry.
In definitiva, quindi, possiamo concludere che il documento dinamico, e le sue modalità di trattamento
finalizzate ad uno scopo di business, facilitano e velocizzano lo svolgimento dei processi di business aggiungendo valore alle attività svolte precedentemente in
modo manuale, con notevole dispendio di risorse ed
energie, oppure non svolte poiché anti-economiche
con gli strumenti a disposizione.
L’Enterprise Content Management con Alfresco
Alfresco rappresenta una soluzione di ECM (Enterprise
Content Management) rilasciata con licenza open
source GPL, con la quale e possibile realizzare soluzioni
di collaborazione, gestione documentale, soluzioni di
archiviazione digitale, gestione di immagini, gestione
contenuti web.
La gestione documentale di Alfresco offre alle organizzazioni tutti i servizi necessari per la creazione, la
conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici. Sviluppato su standard industriali con
licenza open source, il sistema fornisce strumenti per
il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione
e la gestione delle relazioni e delle dipendenze.
L’interfaccia amministrativa permette l’importazione
e l’esportazione degli spazi documentali di lavoro
completi, la definizione dei parametri di sicurezza, la
gestione dei ruoli, dei gruppi e degli utenti.
Il motore integrato di trasformazione dei documenti
permette alla piattaforma di trasformare il formato dei
contenuti in base alla definizione di regole di business.
Il potente motore di workflow integrato offre il pieno
controllo del ciclo di vita dei documenti e dello svolgimento dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi.
I template di visualizzazione offrono un controllo in
tempo reale sui documenti. La funzione di preview e
utile per visualizzare i contenuti uniti ad altri elementi.
In maniera simile la funzione “documento composito”
aiuta a raggruppare logicamente i documenti, per
esempio per i progetti di marketing.
La gestione degli archivi digitali fornisce un unico punto operativo dal quale accedere ai contenuti multimediali e a tutti i relativi metadati trasversalmente a
tutta l’azienda.
Funzionalità e
Accessibilità
Alfresco centralizza
l'immagazzinamento
Content Repository
Alfresco centralizza l’immagazzinamento e fornisce uno strumento semplice ed efficiente di accesso ad ogni genere di informazione digitale. Sia che si tratti dei contratti di lavoro, contratti di acquisto, di
manutenzione o accordi di collaborazione con business partner, la completezza, la validità, la tracciabilità e
l’inalterabilità possono essere garantite. Le funzioni di gestione del ciclo di vita dei documenti offerte da Alfresco
assicurano che le persone afferenti alle varie unita organizzative, divisioni e reparti possano lavorare assieme per
svolgere tutti i processi collegati alla istruzione di una pratica o alla stipula di un contratto durante il suo ciclo di
vita, dalla creazione attraverso la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo uso.
Le funzioni chiave offerte sono:
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Gestione flessibile dei metadati.
Pieno controllo sui privilegi di accesso.
Sicurezza e controllo di versione.
Trasformazione di formato.
Indicizzazione e ricerca full text.
Blocco, check in e check out dei documenti.
Sincronizzazione off-line per l’accesso fuori linea.
Tassonomia e categorizzazione dei contenuti.
Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria.
Report avanzati e cruscotti.
Composizione logica tramite raggruppamento di
altri contenuti.
Anteprima.
Cancellazione “soft” e supporto per il recupero
dei documenti.
Libreria immagini con anteprima.
Caratteristiche del prodotto:
in grado di fornire un supporto qualificato per
l’implementazione della soluzione Alfresco in differenti settori di mercato.
• Integrazione con altri prodotti gli investimenti in tecnologia sono ottimizzati attraverso
l’integrazione con altri prodotti e tecnologie, inclusi i principali ERP SAP, Oracle e Microsoft, piattaforme server di molteplice natura e database
SQL differenti. Tutto ciò rende Alfresco un prodotto
scalabile ed adattabile.
• Rapida implementazione – l’implementazione è
rapida ed efficace grazie all’esperienza della Dotcom come partner certificato Alfresco in Italia ed
all’estero.
• Internazionalizzazione - grazie alla possibilità di
lavorare all’interno del sistema Alfresco in più
lingue, il business aziendale può essere ampliato
tranquillamente oltre i confini nazionali.
• Interfaccia Utente intuitiva
• Personalizzazioni semplici – con Alfresco si possono
personalizzare facilmente, funzionalità, schermate
utente, struttura di salvataggio dei dati.
• Soluzioni verticali per settori di mercato – siamo
Dotcom S.r.l. – Via Trento 16 – 34132 Trieste (TS)
Per ulteriori informazioni:
visita l’indirizzo www.dotcom.ts.it
Servizio clienti: 040 21.58.191