Contabilità aziendale

Ciclo di formazione
per PMI
Contabilità aziendale
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Ciclo di formazione per PMI
Contabilità aziendale
A cosa serve, invece, la contabilità aziendale? Tutte le
grandi imprese se ne avvalgono, come mezzo per quantificare e migliorare la propria redditività; le piccole e
medie imprese, per contro, sono piuttosto restie ad accostare alla contabilità finanziaria in senso stretto questo
ulteriore strumento di gestione, da un lato perché non
ne vedono la necessità, e dall’altro perché ritengono che
questa forma di contabilità sia eccessivamente onerosa.
Questo ciclo di formazione si propone di farvi acquisire
familiarità con la contabilità aziendale, presentandone
gli elementi essenziali. Imparerete così a conoscere uno
strumento che vi permetterà di rispondere a domande
del tipo: «Come posso fornire una certa prestazione
contenendo al massimo i costi?», oppure: «Come posso,
a parità di costi, fornire una prestazione il più possibile
completa?».
1. Contabilità aziendale: perché?
La contabilità aziendale è uno strumento che consente
in primo luogo di incrementare la trasparenza all’interno
dell’azienda. Mostra, ad esempio, quali costi vengono
sostenuti nei vari dipartimenti, oppure quanto è oneroso
realizzare un determinato prodotto o erogare un certo
servizio. E questi dati, a loro volta, forniscono ai dirigenti
informazioni utili per individuare provvedimenti efficaci
da adottare qualora il risultato generale dell’azienda non
dovesse corrispondere alle aspettative. In questo modo,
risulta più agevole rispondere a domande come queste:
• L’azienda richiede un prezzo adeguato per un determinato prodotto o servizio? J Problematica: la scelta
di non tenere una contabilità aziendale fa sì che i
costi dei prodotti o servizi vengano calcolati in modo
errato e risultino troppo bassi o troppo alti sul mercato!
• Perché in un determinato reparto dell’azienda i costi
sono lievitati così tanto negli ultimi anni? J Problematica: nella fase di pianificazione e determinazione
del budget sono state compiute scelte sbagliate a
livello di misure di risparmio o di ottimizzazione delle
risorse.
Prima di spiegare gli elementi essenziali che costituiscono la contabilità aziendale, chiariremo nel prossimo capitolo la differenza tra contabilità finanziaria e aziendale,
in modo che comprendiate meglio quanto quest’ultima
possa essere utile in un sistema di management moderno.
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2. Contabilità aziendale e contabilità finanziaria
La contabilità finanziaria ha il compito di registrare
in modo sistematico e regolare i valori effettivi, quindi
documenta tutte le operazioni rilevanti a livello contabile che vengono effettuate nell’ambito dell’attività
aziendale. Poiché questo tipo di contabilità comprende
principalmente operazioni che riguardano le relazioni tra
l’azienda e l’ambiente esterno, i dirigenti possono avere
l’esigenza di consultare ulteriori fonti di informazione,
soprattutto se intendono misurare la capacità produttiva
e di rendimento dell’impresa.
La contabilità aziendale può costituire una preziosa
fonte di informazioni interna. Si focalizza infatti sulla
registrazione di tutte le attività interne all’azienda, e
contrariamente alla contabilità finanziaria può considerare anche operazioni di natura non monetaria. In questo
modo, riesce a determinare prestazioni e costi interaziendali e ad attribuirli direttamente o indirettamente
alle unità, ai servizi o ai prodotti che li hanno effettivamente generati.
Infine, è opportuno puntualizzare che la contabilità
aziendale, contrariamente a quella finanziaria, non è
vincolata a prescrizioni di forma o di contenuto, quindi
l’azienda è libera di strutturarla come meglio crede.
3. Il calcolo dei costi
Il calcolo dei costi costituisce un elemento centrale della
contabilità aziendale, e consente di ripartire i costi all’interno dell’azienda in base alla tipologia, ai «soggetti» che
li hanno generati (centri di costo) e ai prodotti o servizi
cui vanno imputati (unità di costo). Il grafico seguente e
i prossimi paragrafi illustrano le singole fasi in cui si articola il calcolo dei costi.
Calcolo dei costi
Costi diretti unità di costo
(imputabili in modo diretto)
Contabilità per tipi di costo
La contabilità finanziaria, ossia la stesura di un bilancio
e di un conto economico, rappresenta un aspetto fondamentale per la gestione di qualsiasi impresa, ed è particolarmente importante in quanto consente di capire
se l’azienda ha ottenuto buoni risultati nell’esercizio in
rassegna.
Contabilità
per unità di
costo
Contabilità per centri di costo
Prodotto 1
Co sti generali
unità di costo
(imputabili in
modo indiretto)
CC ausiliari
C C principali
Prodotto 2
Edificio
Acq. materiali
Energia
Officina 1
Prodotto 3
Officina 2
Vendite
Amministrazione
3.1. Costi, tipi di costo e contabilità per tipi di costo
Il primo passo da compiere per effettuare un calcolo
dei costi consiste nel determinare quali costi vengano
sostenuti all’interno dell’azienda. Con il termine «costi» si intende il valore dei beni e servizi che vengono
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Ciclo di formazione per PMI – Contabilità aziendale
utilizzati per fornire una determinata prestazione in un
determinato periodo. La base per il calcolo dei costi è
data dal conto economico stilato nell’ambito della contabilità finanziaria. Spesso, i conti spese riportati nel conto
economico coincidono con i costi registrati nell’ambito
della contabilità aziendale (ad esempio salari, materiali).
Se non coincidono, è necessario estrapolare dalle spese
registrate i costi effettivamente sostenuti attraverso la
contabilità per tipi di costo.
La contabilità per tipi di costo determina dunque quali
costi vengano sostenuti all’interno dell’azienda in relazione, ad esempio, alla fornitura di un determinato servizio
e in un periodo ben specifico. I costi vengono suddivisi
e classificati per tipologie, quindi non viene effettuato
tanto un calcolo, quanto piuttosto una registrazione
ragionata dei costi. Il seguente elenco indica alcuni tipi
di costo (detti anche generi di costo).
Costi in base al tipo di fattore di produzione
impiegato:
• Costi per il personale (salari, stipendi, gratifiche,
spese sociali ecc.)
• Costi per i materiali (materie prime, materiali
ausiliari, carburanti ecc.)
• Costi per i servizi (trasporti, energia, consulenze,
assicurazioni ecc.)
• Costi del capitale (ammortamenti, interessi ecc.)
• Costi per i locali (affitti, pulizia ecc.)
Costi in base alle funzioni aziendali:
• Costi per l’approvvigionamento e i materiali
• Costi di produzione
• Costi di vendita
• Costi delle imposte
• Costi di amministrazione
Costi in base all’imputabilità:
• Costi diretti: costi risultanti da un determinato
prodotto (ad es. materiale di produzione, salari a
cottimo per la produzione) o da una determinata
entità dell’azienda (ad es. salario del responsabile
vendite, costi per i consumi energetici e la pulizia
degli uffici amministrativi) e che quindi possono essere addebitati direttamente al prodotto o all’entità
in questione.
• Costi generali: contrariamente ai costi diretti, non
possono essere attribuiti a un prodotto o a un’entità specifici. Pertanto, l’assegnazione ai singoli
prodotti o alle singole entità avviene in modo indiretto, in base a una chiave di ripartizione elaborata
dall’azienda in modo da tenere conto per quanto
possibile dell’origine dei costi stessi. Esempi: parte
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dei costi per il personale, costi per i materiali ausiliari e i carburanti, costi per l’energia, per le attrezzature, ammortamenti, imposte, interessi teorici.
Costi in base all’origine:
• I costi primari per i fattori di produzione (acquistati
al di fuori dell’azienda, ad es. costi per i materiali) sono già registrati nell’ambito della contabilità
finanziaria.
• I costi secondari (prestazioni interaziendali) sono
uno strumento interno utilizzato nell’ambito del
calcolo dei costi.
Costi in base alla ricorrenza:
• Costi fissi: costi ricorrenti, di importo sempre
uguale, indipendenti da lievi oscillazioni della cifra
d’affari (ad es. affitti, interessi, salari)
• Costi variabili: costi sostenuti con frequenza discontinua e di importo irregolare, dipendenti dalla cifra
d’affari (ad es. spese per merci, consumo di materiali)
3.2. Centri di costo e contabilità per centri di costo
La seconda fase del calcolo dei costi si concentra sui
centri di costo. Occorre operare una distinzione tra:
• centri di costo ausiliari (ad es. edifici, riscaldamento
ecc.)
• centri di costo principali (ad es. acquisto di materiali,
deposito materiali, officina, capannone per la produzione, vendita, amministrazione ecc.)
Nella contabilità per centri di costo i costi generali risultanti dalla contabilità per tipi di costo vengono
imputati ai diversi centri di costo ausiliari o principali con
l’aiuto di una chiave di ripartizione. Questo tipo di calcolo
consente di controllare la redditività dei singoli settori
dell’azienda. La contabilità per centri di costo indica
dove, all’interno dell’azienda, hanno origine i costi (ripartizione/imputazione/responsabilità dei costi).
Contabilità per centri di costo
Tipi di costo
C os ti
in C HF
C entri di costo
Ausiliari
Edificio 1
Costi generali materiali
200
Costi generali
produzione
300
Costi generali
amministrazione e
vendita
1 50
Totale I
650
Costi generali
riscaldamento
1 00
Quota edificio 1
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Acquisto/
deposito
materiali
50
Officina 1
Officina 2
85
65
1 80
1 20
80
50
265
1 85
20
50
10
70
31 5
1 95
-20
0
1 50
20
-80
750
Amministrazione e
vendita
1 50
Quota edificio 2
Totale II
Principali
Edificio 2
0
20
1 70
Ciclo di formazione per PMI – Contabilità aziendale
3.3. Unità di costo e contabilità per unità di costo
Con il termine unità di costo si intendono i prodotti e
servizi su cui gravano i costi sostenuti per la produzione.
La contabilità per unità di costo (detta anche contabilità per unità finali di imputazione) indica per quali prodotti o servizi vengono sostenuti i costi (attribuzione dei
costi). Questo tipo di contabilità prevede l’attribuzione
alle singole unità di costo sia dei costi diretti chiaramente assegnabili risultanti dalla contabilità per tipi di costo,
sia dei costi generali registrati dalla contabilità per centri
di costo.
Si distinguono due tipologie di contabilità per unità di costo: conto del tempo per unità di costo, chiamato anche
conto economico a breve termine, e conto delle unità per
unità di costo, detto anche semplicemente calcolo.
3.3.1. Conto delle unità per unità di costo o calcolo
Il conto delle unità per unità di costo determina i costi
unitari (costi di produzione, di amministrazione e di vendita) delle prestazioni fornite dall’azienda, e più precisamente il costo complessivo per ogni componente unità di
costo.
Il calcolo preventivo determina i costi in anticipo, effettuando una stima dei costi diretti e imputando i costi
generali mediante maggiorazioni. Il calcolo consuntivo
svolge i medesimi calcoli, ma partendo dai costi effettivamente sostenuti. In questo modo è possibile, ad esempio, verificare i calcoli preventivi effettuati in relazione
a singoli ordini. A seconda della tipologia di azienda si
possono utilizzare diverse forme di calcolo. Il riquadro
sottostante ne riporta alcuni esempi:
Conto delle unità per unità di costo
(calcolo del supplemento)
1.
Singolo materiale
Salario indiv. 5 ore a CHF 90
2‘000
450
Totale costi diretti
Suppl. costi generali 30%
2‘450
735
Costo complessivo
3‘185
3.3.2. Conto del tempo per unità di costo o conto
economico a breve termine
Il conto economico a breve termine, chiamato anche conto del tempo per unità di costo, ha lo scopo di determinare costantemente il risultato a breve termine di una o più
unità di costo in un determinato periodo (mese, trimestre
ecc.). A questo scopo, si confrontano i costi delle prestazioni (risultato) del periodo in oggetto (risultato operativo = reddito – costi del processo aziendale di creazione
e della prestazione). Per poter valutare l’andamento del
risultato è possibile utilizzare come parametri di riferimento valori relativi all’anno precedente, cifre programmate ecc.
Il conto economico a breve termine consente di individuare in tempi rapidi eventuali andamenti negativi e, se
possibile, correggerli; permette di comprendere come
si è giunti a un certo risultato attraverso i singoli gruppi
di prodotti. In questo modo, è possibile ottenere nuove
informazioni per il controllo e la pianificazione delle attività dell’azienda.
Per stilare un conto economico a breve termine che presenti valori realistici è importante calcolare i costi utilizzando i costi parziali (cfr. capitolo 4). Solo con l’ausilio di
una contabilità per centri di costo, tipi di costo e unità di
costo il conto economico a breve termine riesce a fornire
le informazioni necessarie per la gestione dell’azienda.
La figura seguente illustra un esempio di calcolo per il
conto economico a breve termine sulla base dei costi
effettivi (utilizza quindi i costi effettivamente sostenuti in
fase di produzione). I calcoli potrebbero essere eseguiti
anche sulla base dei costi ordinari (utilizzando valori
medi relativi ai costi effettivi sostenuti in passato o valori
rettificati sulla base di informazioni attuali). Il seguente
conto consente di capire in che misura i prodotti A e B
contribuiscono al conseguimento dell’utile operativo.
Conto economico a breve termine
Foglio unità di costo (BAB II) in base ai costi effettivi
Schema di calcolo
2. Costi diretti materiale
+ Costi generali materiale (50%)
Totale costi materiale
Salari individuali
+ Costi generali produzione (300%)
Totale costi produzione
Costi realizzazione
+ Costi amministrazione e vendita (20%)
Costo complessivo
400
200
600
100
300
400
1000
200
1200
Totale costi effettivi
in C HF
Unità di costo
Prodotto A in CHF
Prodotto B in CHF
400 000
200 000
1 50 000
75 000
350 000
1 25 000
= C osti materiale
600 000
225 000
475 000
Costi diretti produzione
+ Costi diretti speciali produzione
+ Costi generali produzione
1 50%
1 00 000
1 50 000
60 000
90 000
40 000
60 000
= Costi produzione
250 000
1 50 000
1 00 000
C osti realizzazione
+ Ammanco prodotti
- Eccedenza prodotti
850 000
-
375 000
-
475 000
-
= Costi realizzazione prodotti venduti
850 000
375 000
475 000
+ Costi generali amministr.
2,9%
+ Costi diretti speciali vendita
+ Costi generali vendita
4,1 %
25 000
35 000
1 1 030
1 5 440
1 3 970
1 9 560
= Costo complessivo prodotti venduti
Ricavi delle vendite
91 0 000
1 000 000
401 470
400 000
508 530
600 000
90 000
-1 470
91 470
C osti diretti materiale
+ Costi generali materiale
Risultato operativo
50%
Ipotesi di partenza: la quantità prodotta coincide con la quantità venduta
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4. Calcolo dei costi sulla base dei costi integrali o
parziali
Il calcolo dei costi può essere effettuato utilizzando due
metodi: il calcolo dei costi integrali e il calcolo dei costi
parziali.
Il calcolo dei costi integrali è un metodo che attribuisce
all’unità di costo (prodotto) tutti i costi sostenuti. In altri
termini, tutti i costi diretti, tutti i costi generali, i costi
fissi e i costi variabili rilevati nell’ambito della contabilità
per tipi di costo vengono addebitati alle unità di costo.
Questo metodo risulta indicato in particolare in un’ottica di medio – lungo termine e nelle pianificazioni in cui
è importante che l’azienda sia in grado di coprire tutti i
costi sostenuti.
5. Osservazioni conclusive
A seconda del tipo di azienda e delle caratteristiche del
settore, l’introduzione e la gestione della contabilità
aziendale possono rivelarsi operazioni molto complesse.
Pertanto, è opportuno non partire subito con una soluzione che coinvolga tutti gli aspetti dell’attività aziendale,
ma strutturare la contabilità in modo da poterla sviluppare e ampliare nel corso degli anni, man mano che l’azienda acquisisce familiarità con questo tipo di gestione.
L’introduzione della contabilità aziendale implica un
intenso lavoro di riflessione sull’attività della propria
azienda, e quindi rappresenta un valido strumento di
gestione: provare per credere!
Il calcolo dei costi parziali parte invece dal presupposto
che la produzione generi solo costi variabili, che cambiano in ragione del personale impiegato e dei volumi di
produzione. I costi fissi, in questo metodo, non vengono
presi in considerazione.
In base al calcolo dei costi parziali è possibile determinare il margine di contribuzione di un prodotto, ossia il
contributo che esso fornisce alla copertura dei costi variabili sostenuti dall’azienda. Il margine di contribuzione
si calcola nel seguente modo:
Ricavo prodotto ./. costi variabili
= margine di contribuzione
Somma dei margini di contribuzione ./.
costi fissi = risultato operativo
Il calcolo dei costi parziali è uno strumento importante
per calcolare il limite inferiore del prezzo di un prodotto
in corrispondenza del quale i costi variabili risultano appena coperti (margine di contribuzione = 0). Utilizzando
il calcolo dei costi integrali, che considera tutti i costi sostenuti, si otterrebbe un limite inferiore di prezzo molto
più alto. Ma un prezzo troppo elevato può creare gravi
difficoltà a un’azienda, soprattutto se la concorrenza sul
mercato è agguerrita.
Le informazioni fornite dal margine di contribuzione
possono essere decisive anche per prendere decisioni in
materia di ottimizzazione dell’assortimento, calcolo del
punto di pareggio (o break even point: in corrispondenza di quale fatturato l’utile è pari a zero?) o soglia utile
quantitativa (quanti pezzi devo vendere per ottenere un
determinato utile?).
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