capitolato speciale di leasing operativo ed assistenza

CAPITOLATO SPECIALE DI LEASING OPERATIVO ED ASSISTENZA
TECNICA MACCHINE FOTOCOPIATRICI E STAMPANTI
MONOCROMATICHE/COLORI E MULTIFUNZIONI PORTATILI
Art. 1 Oggetto dell’appalto...................................................................................................................1
Art. 2 Caratteristiche e requisiti tecnici ...............................................................................................2
Art. 3 Variazioni delle quantità............................................................................................................2
Art. 4 Requisiti di conformità...............................................................................................................2
Art. 5 Modalità di consegna, installazione e disinstallazione...............................................................3
Art. 6 Assistenza tecnica e manutenzione............................................................................................4
Art. 6.1 Formazione..............................................................................................................................5
Art. 7 Fornitura dei materiali di consumo............................................................................................5
Art. 8 Lettura contatori.........................................................................................................................5
Art. 9 Sistema di gestione.....................................................................................................................6
Art. 10 Penali .....................................................................................................................................6
Art. 1 Oggetto dell’appalto
Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura del servizio di copiatura, stampa e
scansione attraverso l’installazione e l’esercizio, con la formula del noleggio, nei luoghi e con le
modalità di seguito descritte, di:
•
•
•
•
n. 16 macchine fotocopiatrici/multifunzioni digitali;
n. 21 stampanti laser monocromatica/color
n. 10 multifunzioni di cui 5 trasportabili
n. 1 airprint compatibile,
1
comprensivo:
• della fornitura del materiale di consumo (toner, cartuccie, tamburo, drum, fusori ed ogni
altro materiale necessario al funzionamento con la sola esclusione della carta ed energia
elettrica), del servizio di consegna, installazione, collaudo, disinstallazione, ed eventuali
spostamenti nell’ambito degli edifici della Sede, nonché del servizio di manutenzione,
riparazione ed assistenza tecnica su chiamata nei termini che più specificamente sono
indicati negli articoli seguenti;
• una o più soluzioni software per la gestione delle code di stampa e il monitoraggio dei
consumi e dei disservizi occorsi alle periferiche.
Art. 2 Caratteristiche e requisiti tecnici
Le macchine dovranno:
• essere nuove di fabbrica (no ricondizionate);
• conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali relative alla compatibilità
elettromagnetica;
• conformi all’etichetta EPA ENERGY STAR, nell’ultima versione approvata, o equivalenti in
particolare per i sistemi multifunzione;
• rispettare gli standard ISO 15408 in tema di sicurezza dei dati.
• avere le caratteristiche ed i requisiti tecnici di cui agli allegati A, B, C, D, E, F, G e H del
presente capitolato di cui fanno parte integrante.
Il noleggio deve essere comprensivo:
• del materiale di consumo (toner – cartucce – drum ) necessario al corretto funzionamento
• della consegna e della installazione
• dell’assistenza tecnica on site;
• del software di gestione del servizio.
Art. 3 Variazioni delle quantità
Qualora si verificasse, a fronte di mutate esigenze organizzative, una diminuzione o un aumento del
numero di apparecchiature necessarie, la Committente si riserva di disdire il noleggio di singole
macchine o di richiedere l’installazione di nuove apparecchiature.
L’installazione di nuove macchine dovrà avvenire, alle stesse condizioni giuridiche ed economiche
previste dal presente capitolato e dal contratto, entro 30 (trenta) giorni lavorativi dal ricevimento
dell’ordine. Inoltre, la Committente potrà richiedere alla Società aggiudicatrice un eventuale
trasferimento delle macchine in dotazione da un’immobile di proprietà ad altro di proprietà ubicato
entro il Comune di Roma, i cui termini e modalità saranno successivamente concordate.
Art. 4 Requisiti di conformità
Le macchine devono essere:
 Alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia
2
 Conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica
La Ditta aggiudicataria si impegna a fornire fotocopiatrici/multifunzioni digitali conformi alle
normative CE indicate nell’art. 2 e/o ad altre disposizioni internazionali riconosciute e, in generale,
alle vigenti normative legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti (inclusi i
materiali di consumo) e le modalità di impiego delle apparecchiature ai fini della sicurezza degli
utilizzatori. Ciascuna macchina dovrà essere accompagnata da una scheda tecnica di sicurezza
relativa alla:
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


Emissione di ozono
Emissione di polveri
Emissione di calore
Livello di rumore
Le macchine, inoltre, dovranno essere provviste di regolare marcatura “CE”.
Art. 5 Modalità di consegna, installazione e disinstallazione
L’attività di consegna, installazione e di collaudo si intende comprensiva di ogni onere relativo a
imballaggio, trasporto, facchinaggio, consegna “al piano”, installazione ed asporto dell’imballaggio.
Le macchine devono essere consegnate, installate e configurate (circa 250 postazioni) a cura ed a
spesa della Ditta aggiudicataria, nei luoghi e nei locali indicati dalla Committente, entro e non oltre
15 (quindici) giorni naturali e consecutivi dall’aggiudicazione della fornitura in oggetto. La Ditta
dovrà fornire unitamente alle apparecchiature tutti i manuali tecnici in lingua italiana per illustrare
l’uso delle stesse, nonché una dotazione iniziale di materiali di consumo necessaria per renderle
funzionanti per il primo trimestre dall’installazione. Al fine di semplificare l’uso delle macchine, al
momento dell’installazione la Ditta aggiudicataria dovrà organizzare ed eseguire un’attività di
affiancamento agli utenti volta a chiarire:
•
•
•
•
L’uso delle fotocopiatrici e delle stampanti in ogni loro funzione
Le procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti (inceppamento carta, ecc…)
La gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione materiali di consumo,
ecc…)
Le modalità di comunicazione (esempio orari e numero di telefono) con il personale
competente per eventuali richieste di intervento, manutenzione, assistenza tecnica, fornitura
di materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza connessa ai servizi inclusi nel
canone di noleggio
Qualora, durante l’installazione e il relativo collaudo, le macchine risultino difettose o difformi da
quelle richieste, la Ditta aggiudicataria deve provvedere alla loro tempestiva sostituzione e
comunque entro e non oltre 3 (tre) giorni lavorativi dalla richiesta. Effettuata l’installazione e
verificata la funzionalità delle apparecchiature (collaudo), la Ditta aggiudicataria dovrà redigere
apposito verbale di installazione, in contraddittorio con la Committente, nel quale dovrà essere
indicato almeno il numero di serie delle macchine installate. Contestualmente alla consegna di
ciascun macchina, la Ditta aggiudicataria dovrà consegnare:
o Una dichiarazione resa dal Legale rappresentante della Ditta aggiudicataria attestante la
corrispondenza delle macchine installate ai requisiti tecnici e di conformità indicati nel
capitolato speciale di appalto
o La manualistica tecnica e d’uso in lingua italiana
o La dotazione iniziale dei materiali di consumo
3
La Committente ha facoltà di effettuare unilaterali verifiche di corrispondenza delle macchine
installate con i requisiti tecnici e di conformità indicati nel capitolato. Qualora fosse riscontrata la
non conformità delle macchine installate, la Ditta aggiudicataria sarà tenuta a sostituire, a propria
cura e spese, le macchine non conformi con altre aventi le caratteristiche richieste, entro 5 (cinque)
giorni lavorativi dalla constatazione. Trascorso tale termine, la Committente si riserva la facoltà di
dichiarare risolto di diritto il contratto salva ed impregiudicata l’azione di rivalsa per eventuali
maggiori danni.
La Ditta aggiudicataria dovrà infine porre in essere tutte le attività necessarie per la disinstallazione
(es. ritiro “al piano”, imballaggio, asporto, trasporto, facchinaggio, ecc..) in occasione del fine
rapporto, o comunque connesse anche con l’eventuale sostituzione delle macchine, oppure
conseguenti alla risoluzione del contratto. La Ditta aggiudicataria, infatti, dovrà provvedere, a sue
spese, al ritiro delle macchine entro e non oltre 15 (quindici) giorni naturali e consecutivi dalla
scadenza del periodo di noleggio o dal recesso del contratto.
Dell’avvenuta disinstallazione verrà redatto e sottoscritto da un rappresentante di entrambe le parti
contraenti, apposito verbale e/o rapporto, recante anche l’indicazione della lettura finale del
contatore di ciascun macchina (da effettuarsi contestualmente al ritiro) per la fatturazione delle
eventuali copie/stampe eccedenti.
Art. 6 Assistenza tecnica e manutenzione
La Ditta aggiudicataria deve garantire la necessaria messa a punto delle macchine, ed il
mantenimento della loro corretta efficienza e funzionalità, provvedendo a fornire, per ciascuno di
esse e su richiesta del singolo utilizzatore, l’assistenza tecnica e la manutenzione, ovvero porre in
essere ogni attività indispensabile per il buon funzionamento e per la risoluzione dei
malfunzionamenti della macchine guaste.
Il servizio di assistenza e manutenzione deve garantire:
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•
L’assistenza tecnica, con il controllo, pulizia, lubrificazione, riparazione, messa a punto e
tutto ciò che occorre al buon funzionamento della singola macchina
La sostituzione, con i pezzi di ricambio originali, delle parti e componenti che risultassero
difettose (comprese le lampade e le parti in vetro)
Il mantenimento in efficienza ed aggiornamento del software operativo di sistema
A tal fine, prima dell’inizio del rapporto contrattuale la Ditta aggiudicataria dovrà comunicare i dati
identificativi di un referente unico (compresi recapito telefonico, numero di fax ed orari per
effettuare le chiamate) che funzioni da centro di ricezione e gestione delle richieste (call center)
relative a:
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Manutenzione e assistenza tecnica
Materiale di consumo
Stato degli ordini in corso e delle consegne
Ogni altra informazione e chiarimento sulle attività connesse con il contratto di noleggio in
oggetto.
Ogni richiesta sarà identificata da un numero progressivo assegnatogli dal centro di ricevimento
della Ditta aggiudicataria. Tale identificativo numerico, unitamente all’ora di registrazione, sarà
comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata. Dalla registrazione così avvenuta,
decorreranno i termini per l’erogazione del servizio richiesto. Gli interventi tecnici, mediante
l’impiego di personale specializzato e dotato delle opportune attrezzature, per il ripristino delle
normali funzioni della macchina devono essere effettuati entro 4 (quattro) ore lavorative dal
momento della registrazione della chiamata, esclusi i giorni festivi per i quali l’intervento dovrà
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avvenire entro le ore 13 del primo giorno lavorativo successivo. Qualora l’intervento comporti la
sostituzione di pezzi di ricambio, le macchine dovranno essere comunque rimesse in perfetta
efficienza entro 1 (uno) giorno lavorativo successivo alla verifica del guasto. Nel caso in cui
l’entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l’operatività della macchina, entro 3 (tre)
giorni lavorativi successivi alla prima chiamata, la Ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla
sostituzione della macchina con una di caratteristiche identiche e non inferiori (e in ogni caso
conforme a quanto prescritto nel presente capitolato) a quella in stato di fermo, fino alla riconsegna
della macchina riparata. Ogni intervento dovrà essere trascritto nell’apposito libretto in dotazione ad
ogni singola macchina a cura dell’assistente tecnico che avrà eseguito l’intervento. L’assistente
tecnico dovrà riportare il numero della richiesta, l’ora e il giorno della richiesta, l’ora ed il giorno
dell’intervento, la descrizione dell’intervento, i pezzi di ricambio o i materiali sostituti. Il libretto
dovrà essere controfirmato dalla Committente.
Qualora, nonostante ripetuti interventi tecnici in un arco temporale di almeno 30 giorni, non sia
stato possibile eliminare totalmente i difetti e gli inconvenienti di una o più macchine fornite,
ovvero, le stesse non risultassero più affidabili dal punto di vista della funzionalità, la Ditta
aggiudicataria dovrà, senza pretendere alcun maggior compenso, provvedere alla sostituzione di
ciascuna di esse con altre di modello uguale o tecnicamente equivalente qualora il modello non sia
più prodotto o commercializzato.
La ditta appaltatrice si incarica, senza pretendere alcun onere aggiuntivo, di ogni attività connessa al
ritiro periodico ed allo smaltimento di tutti i materiali di consumo usati, inclusi i toner e gli
eventuali pezzi di ricambio delle apparecchiature che verranno di volta in volta sostituiti durante le
operazioni di assistenza tecnica.
Art. 6.1 Formazione
Nei limiti temporali previsti per la consegna ed installazione delle apparecchiature, la Ditta
Aggiudicataria deve provvedere, a proprie spese, alla formazione dei Dipendenti Inarcassa. I corsi
di formazione si terranno in Sede della Committente secondo modalità concordate fra le parti.
Art. 7 Fornitura dei materiali di consumo
La Ditta aggiudicataria deve garantire la fornitura di tutti i materiali di consumo necessari al
funzionamento e utilizzo delle macchine (toner, punti metallici ecc..) con la sola esclusione della
carta. Le richieste di fornitura di materiali di consumo devono essere comunque soddisfatte entro 1
(uno) giorno naturale decorrente dalla registrazione della “chiamata” consentendo altresì alla
Committente, a suo insindacabile giudizio, di provvedere eventuali scorte di magazzino,
indipendentemente dall’effettivo consumo.
Art. 8 Lettura contatori
La lettura dei contatori deve essere fatta dalla Ditta aggiudicataria, almeno una volta al mese in
presenza di un addetto incaricato dalla Committente, su apposito modulo fornito gratuitamente dalla
Ditta aggiudicataria, al fine di determinare il numero delle copie/stampe prodotte in eccedenza
rispetto il minimo garantito e il loro conseguente addebito. Il conguaglio delle eventuali eccedenze
il minimo garantito verrà quindi effettuato al termine contrattuale considerando la differenza tra il
volume di copie/stampe prodotto cumulativamente nel triennio da tutte le macchine in oggetto della
fornitura in noleggio e le copie/stampe garantite dal contratto. Nel caso in cui il volume totale
annuale di copie/stampe prodotto risulti inferiore al totale annuale garantito, la Ditta aggiudicataria
dovrà emettere specifica nota di credito (canone complessivo annuo diviso totale copie/stampe
garantite = costo singola copia/stampa moltiplicato il numero di copie/stampe non effettuate).
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Art. 9 Sistema di gestione
Tutte le stampanti dovranno essere collegate in rete e capaci di inviare i dati di monitoring al
sistema di gestione remoto sito presso la Ditta aggiudicataria per tutta la durata contrattuale. La
Ditta aggiudicataria dovrà consentire l’accesso al sistema di gestione al personale preposto
Inarcassa, preferibilmente tramite browser.
Il sistema di gestione dovrà fornire le seguenti informazioni:
1. lettura da remoto dei contatori di tutte le stampanti collegate in rete
2. monitoraggio delle stampanti nonché di ogni altro evento rilevante per la buona gestione
delle stampanti, quali ad esempio, il riordino del toner o di altro materiale di consumo o
la necessita di un intervento tecnico
3. Monitoraggio e reporting delle stampe prodotte per singolo utente tramite codice di
accesso o da remoto
La Committente dovrà avere accesso, in qualsiasi momento a tutte le informazioni sopra indicate in
modalità on line. Dovranno inoltre essere messe a disposizione della Committente semplici
procedure per le estrazioni di dati di interesse e la generazione di report per le elaborazioni
statistiche. Il sistema di gestione sarà installato a cura del fornitore concordando le modalità con la
Committente. Il sistema di gestione dovrà essere consegnato, installato e messo in esercizio insieme
all’installazione delle stampanti e mantenuto costantemente aggiornato durante tutta la fornitura.
La Ditta Aggiudicataria deve garantire che i dati presenti nel sistema di gestione non potranno
essere letti, esportati o modificati da terzi non autorizzati.
Art. 10 Penali
A tutela del corretto adempimento degli obblighi dedotti nel presente Capitolato e nel contratto, la
Committente si riserva di applicare, oltre alle spese straordinarie che abbia dovuto sostenere per
assicurare la regolarità e funzionalità delle proprie attività, le seguenti penali:
− in caso di ritardo o irregolare avvio del servizio rispetto ai tempi di installazione, la Ditta
Aggiudicataria sarà assoggettata al pagamento di una penale pari ad € 300,00 per ogni
giorno di ritardo;
− in caso di fermo macchina che comporti la necessità di una sua sostituzione (vedi art. 6) per
ogni giorno di ritardo rispetto al termine contrattuale verrà applicata una penale pari ad €
100,00;
− per il mancato rifornimento di materiale di consumo o sostituzione dello stesso (toner, drum
ecc..) entro il termine di cui al precedente art. 7, per ogni giorno di ritardo verrà applicata
una penale pari ad € 100,00.
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