Gestione delle Schede di Controllo (documenti)

Gestione delle
Schede di controllo
in MICROingranaggi srl
Caso di Studio Q112
Rev. 0 – Ottobre 2013
Sommario
Il caso studio riguarda:
• Configurazione tipo e modello documento
• Gestione delle Schede di controllo
(importazione, inserimento, revisione e
approvazione)
• Ricerca e Consultazioni
• Benefici percepiti
Configurazione tipo e
modello di Documento
Documenti - Opzioni
Le opzioni permettono di definire tutti gli
elementi di base per la configurazione dei
documenti ed in particolare:
• tipi documento
• tipi file gestiti
• liste di distribuzione
• tag
• parametri
Documenti - Opzioni
Per le Schede di controllo
si attiva la spunta sui
seguenti campi:
• Creazione automatica
pdf in approvazione
• Sostituzione campi
automatica
In questo modo, al
momento
dell’approvazione
vengono sostituiti i campi
relativi (codice,
descrizione, data, n°
revisione, utente che lo
ha approvato, ecc.) e
pubblicato il file in .pdf
Tipi documento
Documenti - Modello
Un qualsiasi file (ad esempio Word o Open
office) può essere utilizzato come modello di cui
avvalersi per emettere i documenti di
prescrizione, in questo caso le Schede di
controllo.
Si notino i campi automatici quali ad esempio:
-
<COD>
<DESCR_DOC>
<USER_INS> e <USER_APP>
<REV> e <DATA_APP>
<NOTE>
Documenti - Modello
Gestione delle Schede
di Controllo
Documenti - Gestione
Inizialmente si è provveduto ad effettuare una
importazione di tutte le schede di controllo
precedentemente archiviate in Windows.
Successivamente tutte le nuove schede e le
revisioni sono state gestite in Qualibus.
Documenti - Gestione
Creazione delle cartelle necessarie dove archiviare i file delle
Specifiche tecniche (Schede di attrezzamento, Schede di controllo, ecc.)
Documenti - Gestione
Assegnazione Ruoli:
Con il cursore posizionato sulla cartella, dal Menu contestuale,
l’utente (con privilegio Pers1 in documenti ) assegna i ruoli agli
utenti Qualibus (lettura, inserimento, ecc. fino ad Amministratore
della cartella)
Documenti - Gestione
Piè di pagina della «scheda di controllo» con campi
automatici (prima e dopo l’approvazione)
Documenti - Gestione
Gli utenti con il solo ruolo di lettura possono
solo aprire il file nell’ultima revisione approvata e
visualizzarlo senza poter apportare modifiche
perché è pubblicato automaticamente in .pdf
Per questi utenti non sono nemmeno visibili le
sezioni documenti Revisioni e Distribuzione
Nota: Per ogni altra informazione per la gestione della documentazione si prega di
fare riferimento all’help in linea (F1) e al Caso di Studio Q107 (www.qualibus.it)
Ricerca e Consultazioni
Ricerca e Consultazioni Documenti
Ricerca permette di
trovare il documento
per:
• Codice (es. CIMA)
• Descrizione
• Revisione
• Proprietà
documento
• Stato documento
(da verificare, da
approvare, ecc.)
• Documenti in
revisione
• Tag
Ricerca e Consultazioni Documenti
Con Criteri avanzati
è possibile fare una
ricerca per:
• Tipo documento
(es. «Schede di
controllo»)
• Tipo ubicazione
• Cartella
Benefici percepiti
Benefici per l’organizzazione
• Sistema semplice per gestire, condividere ed
archiviare in modo sicuro ogni tipo di documento
accessibile sempre nell’ultima versione approvata
• Aumento della sicurezza degli accessi ai documenti
attraverso l’assegnazione di ruoli specifici ad ogni
singolo utente
• Gestione di tutti i documenti dell’Organizzazione con
un unico strumento
• Risparmio di tempo nella gestione dei documenti, loro
revisione e pubblicazione automatica in pdf
• Riduzione del consumo di carta fino ad azzerarla
Benefici per l’utente
• Accesso alla Documentazione di pertinenza sempre
nell’ultima revisione applicabile
• Archiviazione condivisa con gli altri utenti Qualibus (in
funzione dei ruoli)
• Ogni documento e dato importante è in Qualibus
• Sistema semplice di ricerca documenti
• Maggiore efficienza nella emissione dei documenti
grazie ai modelli con campi automatici (Codice,
descrizione, Revisione, Data approvazione, Utente
Inserimento, Utente Approvazione, ecc.)
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