Comune di Arzignano - Servizi on-line

COMUNE DI ARZIGNANO
Provincia di Vicenza
Cod. Fisc. 00244950242
CORPO INTERCOMUNALE DI POLIZIA MUNICIPALE
DETERMINAZIONE DEL COMANDANTE N° 15 DELL’10 febbraio 2004
AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE COMPLETA DELLE FASI DEL PROCESSO DI
NOTIFICA (POSTALIZZAZIONE) DEI VERBALI DI CONTESTAZIONE ALLE NORME DEL
CODICE DELLA STRADA ALLA DITTA OPEN SOFTWARE S.R.L.
IL COMANDANTE
CONSIDERATO che con deliberazione del Consiglio Comunale n. 81 del 18.12.2003
esecutiva ai sensi di legge, è stato approvato il Bilancio di Previsione 2004;
CONSIDERATO che con deliberazione della Giunta Comunale 14.01.2004, n. 01,
esecutiva ai sensi di legge con opportuno atto di indirizzo si è autorizzata l’esternalizzazione
del lavoro di “postalizzazione” dei verbali di contestazione alle norme del C.d.S.
[predisposizione, stampa, piegatura (ossia creazione), imbustamento, recapito (ossia notifica)
e successiva rendicontazione di ogni consequenziale operazione (rendicontazione delle notifiche
con restituzione delle cartoline, etc.)] mediante affidamento del servizio, anche di durata
pluriennale ad un soggetto esterno (ente o ditta);
CONSIDERATO che con il medesimo provvedimento giuntale si è demandato al
Dirigente - Comandante del Corpo Intercomunale, il compito di individuare il soggetto al quale
affidare tale servizio, mediante la procedura amministrativa ritenuta maggiormente idonea
nonchè la definizione delle caratteristiche del servizio sulla base delle necessità dello stesso,
autorizzando il medesimo Dirigente alla sottoscrizione del contratto, anche di durata
pluriennale, per il servizio in predicato, nel rispetto comunque dei seguenti criteri:
− la ditta/ente individuato dovrà compiere il servizio in oggetto avvalendosi del software
di gestione delle infrazione del nuovo codice della strada attualmente in uso, ciò al fine
di evitare ulteriori spese;
− la ditta/ente individuato dovrà vantare un esperienza pluriennale in collaborazioni con
enti comunali per servizi inerenti l’attività di polizia municipale;
CONSIDERATO che apparirebbe irragionevole e foriero di notevoli difficoltà informatiche
e tecniche affidare l’incarico di gestire ed esternalizzare parte delle procedure di gestione delle
infrazioni al codice della strada a ditta diversa da quella che ha fornito ed attualmente gestisce
il sistema informativo di gestione delle contravvenzioni nella fattispecie la ditta OPEN
SOFTWARE S.r.l. di Maerne di Martellago (VE)
ATTESO che dalla data di installazione del sistema informativo di gestione delle
contravvenzioni “Visual Polcity” della ditta OPEN SOFTWARE S.r.l. di Maerne di Martellago (VE)
l’ufficio contravvenzioni non ha più incontrato alcuna difficoltà riuscendo a gestire le procedure
nel migliore dei modi, consentendo così di valutare in modo particolarmente positivo il prodotto
offerto e commercializzato dalla ditta suddetta;
DATO ATTO che la Open Software S.r.l. offre il servizio di stampa e spedizione dei
verbali a seguito di invio di flusso telematico di dati, appositamente elaborati, effettuato
periodicamente; che la sezione Contravvenzioni del Corpo di Polizia Municipale, utilizza il
programma informatico denominato “Visual Polcity” realizzato dalla ditta Open Software S.r.l.,
che ha la possibilità di generare il suddetto flusso telematico per la successiva notificazione
attraverso la medesima ditta; che ESCLUSIVAMENTE utilizzando il servizio di Open Software
si possono sfruttare appieno le caratteristiche tecniche ed innovative del software “Visual
Polcity” attualmente di proprietà ed in uso presso il Comando; che attraverso il servizio di
Open Software è possibile, con la massima autonomia, modificare a discrezione del Comando i
modelli secondo i quali verranno stampati i verbali senza richiedere l’intervento della ditta
fornitrice, caratteristica fondamentale che assicura una rapidità tale da consentire di stampare i
verbali secondo le direttive impartite alla ditta e di modificare i layout anche poco prima della
stampa evitando pertanto attese per le personalizzazioni; che la ditta Open Software consente
di consultare attraverso il proprio sito web tutte le fasi dalla produzione alla stampa e quindi
alla notifica dei verbali inoltrati;
RITENUTO che risulta impossibile per altre aziende accedere in modalità automatica alla
base dati utilizzata dal software applicativo “Visual Polcity” per l’interscambio dei dati necessari
all’esternalizzazione dei processi stampa, recapito degli atti e rendicontazione, in quanto i
tracciati record relativi alla predetta base dati sono infatti ad uso esclusivo della ditta “Open
Software” e tutelati in quanto registrati presso l’ufficio R.P.S.P.E. della SIAE in data 03.07.00
con nr. 1611;
CONSIDERATO che Open Software S.r.l., appare una tra le ditte/società dotate di
maggiore rappresentatività, qualità e serietà professionale in campo nazionale, oltre ad essere
quelle tra le più note e conosciute nell’ambito dei servizi offerti alla Polizia Municipale, anche e
soprattutto nel settore dell’informatica;
ATTESO pertanto che la ditta Open Software appare rispettare i criteri impartiti dalla
Giunta Comunale ossia:
− compie il servizio in oggetto avvalendosi del software di gestione delle infrazione del
nuovo codice della strada attualmente in uso;
− risulta essere una tra le ditte più famose per importanza, qualità e serietà professionale
in campo nazionale nel settore dei servizi, anche informatici, offerti alle Amministrazioni
Comunali in generale ed alla Polizia Municipale in particolare, basti pensare che
solamente nella provincia di Vicenza risulta avere tra i propri clienti le Polizie Municipali
di più di 25 Comuni tra i quali spiccano Schio, Thiene, Valdagno, Unione dei Comuni
Costabissara-Caldogno-Isola, Unione Marosticense, etc..
ATTESO a tal fine che l’offerta economica presentata dalla ditta Open Software S.r.l. del
06.02.2004 nr. 001bis/OS/NM/04/QXFM per il servizio in oggetto, - denominato dalla ditta
stessa “Polcity FastMail”- comprensiva delle spese di notifica (€. 5,60 con esclusione della
seconda eventuale doppia notifica), del servizio e dell’I.V.A. è pari a € 7,94
(settevirgolanovantaquattro) per ogni verbale effettivamente notificato oltre ad una spesa “una
tantum” per registrazione delle grafiche pari ad €. 300,00 e del costo del corso di istruzione
pari ad €. 460,00 (esente I.V.A.), e che la somma indicata comprende i seguenti servizi:
− Acquisizione dei dati relativi alle violazioni previa trasmissione da parte del
Comune di Arzignano-Corpo Intercomunale di Polizia Municipale dei flussi di
dati relativi alle violazioni accertate a Open Software S.r.l...;
− Elaborazione dei dati;
− Elaborazione ed adattamento del verbale al layout di stampa scelto dal
Comando;
− Stampa ed imbustamento dei verbali da notificare completi del doppio
bollettino di c.c.p. (pagamento normale ed eventuale doppia notifica) e
cartolina di notifica. Verbale e cartolina di notifica completi del codice a barre
relativi al sistema di Tracking ad Tracing obbligatori per il servizio postale
italiano.;
− Creazione e recapito elettronico della distinta postale;
− Postalizzazione;
− Rendicontazione elettronica delle notifiche;
− Rendicontazione elettronica dei verbali non recapitati;
− Rendicontazione elettronica dei pagamenti;
− Gestione di tutte le fasi attraverso internet
ACCERTATO che il prezzo unitario sopraindicato va rapportato al numero complessivo
dei verbali ipoteticamente notificati dal Corpo Intercomunale di Polizia Municipale di Arzignano
nel corso di un anno;
RITENUTO in via di approssimazione di procedere ad un impegno iniziale della somma di
€. 17.000,00 (impegno comprensivo delle spese per il servizio/spese postali/costi una tantum)
riservandosi di impegnare ulteriori somme ove l’importo indicato non risultasse sufficiente, in
conseguenza di un eventuale aumento dei verbali da notificare e/o in considerazione
dell’aumento delle tariffe postali, quest’ultimo avvenuto con deliberazione del Ministro delle
Comunicazione del 23.12.2003 pubblicata in G.U. n° 301 del 30.12.2003 ergo dopo
l’approvazione del bilancio di previsione 2004, dando atto che in caso di insufficiente capienza
dell’intervento
n.
10301030008 (voce: “servizio postalizzazione verbali
sanzioni
amministrative”), fatta salva l’eventuale sua integrazione, l’eventuale spesa ulteriore troverà
impegno nell’intervento n.10301020003 (voce: “acquisto stampati e cancelleria”);
ATTESO, ancora che, ai sensi dell’art. 201 del n.c.d.s. tutte le spese di notificazione e di
accertamento per verbali di contestazione per violazioni del nuovo codice della strada gravano
sull’effettivo trasgressore o sull’eventuale obbligato in solido e che, quindi, la spesa del servizio
in predicato, riconducibile senza dubbio alcuno al concetto di spese di accertamento e
notificazione indicate unitariamente su ciascun verbale, verrà recuperata integralmente dalla
amministrazione comunale;
VISTA la bozza di contratto di durata triennale per l’affidamento della fornitura del
servizio di gestione completa di tutte le fasi del processo di notifica dei verbali di violazione al
nuovo codice della strada denominato “Polcity Fastmail” da sottoscrivere con la ditta Open
Software S.r.l.;
DATO ATTO che nella bozza di contratto predetta è previsto che tutte le spese inerenti il
servizio svolto dal Service verranno fatturate dalla ditta Open Software s.r.l. mentre le spese
postali verranno fatturate direttamente dal Centro Stampa denominato “Postel S.p.A. – Viale
Massaia 31 – 00154 Roma – P.Iva nr. 05692591000”;
VISTI gli artt. 6 co. 1 lett. N) e 9 co. 1 del vigente Regolamento Comunale per
l’esecuzione in economia di lavori, forniture e servizi il quale consente l’affidamento di servizi
ad un soggetto od impresa predeterminati, anche senza procedura negoziata, ossia con
trattativa privata, nel caso in cui la specialità del servizio da acquisire lo renda necessario,
necessità rappresentata nel caso di specie, tra l’altro, dall’impossibilità per altre aziende di
accedere in modalità automatica alla base dati utilizzata dal software applicativo “Visual
Polcity” per l’interscambio dei dati necessari all’esternalizzazione dei processi stampa, recapito
degli atti e rendicontazione, in quanto i tracciati record relativi alla predetta base dati risultano
infatti ad uso esclusivo della ditta “Open Software” e tutelati in quanto registrati presso l’ufficio
R.P.S.P.E. della SIAE in data 03.07.00 con nr. 1611;
VISTO l’art. 3 co. 166 della Legge 350/2003;
VISTO l’art. 192 del decreto legislativo 18.8.2000, n. 267, recante Testo Unico delle
leggi sull’ordinamento degli enti locali, nella parte in cui si precisa che la stipulazione dei
contratti deve essere preceduta da apposita determinazione del responsabile del procedimento
di spesa, indicante fine, oggetto, forma del contratto e modalità di scelta del contraente;
RITENUTO, a tal fine di precisare quanto segue:
− tipologia di servizio: affidamento a ditta specializzata ed esperta nel settore della
polizia municipale del servizio di gestione completa di tutte le fasi del processo di
notifica dei verbali di violazione al nuovo codice della strada di cui più in particolare alla
bozza di contratto;
− modalità di scelta del contraente: trattativa privata, con affidamento diretto alla
ditta OPEN SOFTWARE S.r.l. di Maerne di Martellago (VE), giuste le motivazioni
riportate nella parte della presente determinazione che precede;
− elementi essenziali del contratto: si veda a tal proposito la bozza di contratto per
l’affidamento della fornitura del servizio in predicato definito “Polcity Fastmail” da
sottoscrivere con la ditta OPEN SOFTWARE S.r.l. di Maerne di Martellago (VE)
− forma del contratto: scrittura privata con specificazione di tutte le clausole ritenute
essenziali;
VISTI gli artt. 6 co. 1 lett. N) e art. 9 co. 1
l’esecuzione in economia di lavori, forniture e servizi;
del vigente Regolamento comunale per
VISTO il D.Lgs. 165/2001;
VISTO il D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 in particolare gli artt. 107 e 192;
DETERMINA
1) di affidare in trattativa privata alla Ditta OPEN SOFTWARE S.r.l. di Maerne di
Martellago (VE), per un periodo di anni 3, rinnovabile, l’esternalizzazione del servizio
di gestione completa di tutte le fasi del processo di notifica dei verbali di violazione al
nuovo codice della strada denominato “Polcity Fastmail”, più precisamente indicato nella
parte espositiva della presente determinazione e riportato ancor più analiticamente nel
corpo del Contratto di adesione al servizio, da stipularsi e sotoscriversi successivamente
alla data di esecutività del presente provvedimento;
2) di impegnare, in via iniziale, per l’affidamento dell’incarico di cui sopra, la somma di €.
17.000 [comprensiva della spesa “una tantum” per registrazione delle grafiche pari ad
€. 300,00 e del costo del corso di istruzione pari ad €. 460,00 (esente I.V.A.)] relativa
al:
− costo del servizio per singolo verbale notificato: €. 1,74 ( per attività di servizio
di elaborazione e spedizione elettronica dei dati tramite PT-POSTEL; produzione
e consumo: busta,cartolina di ritorno, verbale e n° 2 bollettini di c.c.p.) + €. 0,6
(per rendicontazione elettronica delle notifiche con restituzione delle cartoline
oltre che fisicamente anche in formato ottico visualizzabile a video fotografe
fronte e retro; rendicontazione dei pagamenti)
− costo della spesa di notificazione per ogni singolo verbale notificato: €. 5,60
(esclusa la eventuale doppia notifica)
− I.V.A. inclusa;
3) di dare atto che le spese per lo svolgimento del servizio oggetto del contratto verranno
fatturate e pagate alla ditta Open Software s.r.l. ad eccezione delle spese postali le
quali verranno fatturate e pagate a Postel S.p.A. – Viale Massaia 31 – 00154 Roma –
P.Iva nr. 05692591000
4) di dare atto che la prestazione del servizio di cui sopra avverrà sotto la diretta
sorveglianza e responsabilità della Sezione Contravvenzioni, garantendosi il pieno
rispetto delle normative di legge e di regolamento;
5) di dare atto che l’impegno di spesa predetto per l’anno 2004 trova idonea copertura
all’apposito intervento del Bilancio di Previsione 2004 n. 10301030008 voce “servizio
postalizzazione verbali sanzioni amministrative” ed in caso di insufficiente capienza (
per maggiori postalizzazioni del preventivato e/o aumenti delle tariffe postali), fatte
salve integrazioni del succitato intervento, nell’intervento n. 10301020003 voce
“Acquisto stampati e cancelleria”;
6) di dare atto che l’impegno per gli anni successivi troverà idonea copertura nei
corrispondenti interventi di bilancio;
7) di comunicare il presente provvedimento alla Giunta Comunale.
Arzignano, li 10febbraio 2004
IL COMANDANTE
Dott. Massimo Parolin
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Visto del Responsabile del Servizio Finanziario sulla regolarità contabile e attestazione della copertura finanziaria con
impegno n. ________________
lì, _____________________
Il Responsabile Servizio Finanziario
Dott.ssa Alessandra Maule
Pubblicazione all’Albo Pretorio del
Esecutiva il
Comune dal giorno __________
per 15 gg. consecutivi.
Il Messo Comunale
____________________
Comunicata alla Giunta Comunale
il giorno __________________
__________________
Il Comandante
Dott. Massimo Parolin