Formazione di documenti informatici

DIGITALIZZAZIONE PA
PRINCIPALI ADEMPIMENTI PER GLI ORDINI
UNA VERA RIVOLUZIONE DIGITALE
UNA VERA E PROPRIA RIVOLUZIONE
 DIGITALIZZAZIONE DEI PAGAMENTI E DEI PROCEDIMENTI DELLA PA
 DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
 FORMAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI ORIGINALI
UN PROCESSO IRREVERSIBILE PER LA PA E PER TUTTI GLI ORDINI
PRINCIPALI NORME CHE IMPONGONO GLI ADEGUAMENTI
IL SUSSEGUIRSI DELLE NORME GENERALI E TECNICHE E DELLE RELATIVE SCADENZE STA DANDO
IMPULSO NOTEVOLE AL PROCESSO DI ADEGUAMENTO DELLE PA IN TUTTI I SETTORI DI ATTIVITA’
 Regolamento europeo eIDAS n. 910/2014/EU in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari
per le transazioni elettroniche nel mercato interno che si applicherà a partire dal 1° luglio 2016
 Riforma del D. Lgs. 7 marzo 2005 Codice dell’Amministrazione Digitale - Lo schema di decreto è stato
approvato dal Consiglio dei Ministri ed è attualmente in attesa di essere trasmesso alle Camere
 DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di conservazione (adeguamento entro aprile 2017) e
di protocollo informatico (adeguamento entro 12 ottobre 2015)
 DPCM 13 novembre 2014 in materia di regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di
documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni
che devono adeguarsi entro il 12 agosto 2016 (18 mesi dall’entrata in vigore del provvedimento)
IMPATTO DELLE NUOVE NORME
Le riforme riguardano le seguenti attività degli ordini:
TUTTE !
 DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI
 ACCESSO ONLINE ALLE INFORMAZIONI E AI DOCUMENTI
 EROGAZIONE DEI SERVIZI E IDENTIFICAZIONE DIGITALE ONLINE
 PAGAMENTI ELETTRONICI
 ADEGUAMENTO DEI SITI WEB ISTITUZIONALI A STANDARD QUALITATIVI MINIMI
 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ORIGINALI CON MEZZI INFORMATICI
 GESTIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEL DOCUMENTO
BREVI CENNI SU ALCUNI ADEMPIMENTI
Già scaduti:
Quelli che riteniamo piu’ importanti
 ADESIONE AL NODO DEI PAGAMENTI-SPC (31/12/2015)
 REGISTRAZIONE ALLA PIATTAFORMA DEI CREDITI (1/7/2014)
 ADEGUAMENTO DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO ALLE REGOLE TECNICHE DEL
DPCM 3 DIC 2013 (11/10/015)
Di prossima scadenza (12/8/2016 - entrata in vigore del DPCM 13/11/2014)
 ADEGUAMENTO DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE
 FORMAZIONE DEL DOCUMENTO ORIGINALE DIGITALE
PAGAMENTI ELETTRONICI
art. 5 CAD (effettuazione di pagamenti con modalità informatiche) così come modificato
dall’art. 15, comma 1 del D. L. 18/10/2012 convertito dalla L. 17 dicembre 2012
 La legge riconosce a cittadini e imprese un vero e proprio diritto soggettivo di effettuare
i pagamenti elettronici
 Tutte le PA e i gestori di pubblici servizi sono tenuti - a partire dal 1° giugno 2013 - ad
accettare i pagamenti ad essi spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, anche con l'uso delle
tecnologie dell'informazione e della comunicazione (es: pagamenti tramite bonifici on
line, carte di debito, carte di credito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento
elettronico disponibili).
 le PA hanno l’obbligo di avvalersi per le attività di incasso e pagamento della piattaforma
tecnologica per l'interconnessione e l'interoperabilità tra le PA e i Prestatori di Servizi di
Pagamento abilitati resa disponibile da AgID e delle piattaforme di incasso e pagamento
dei prestatori di servizi di pagamento abilitati.
PAGAMENTI ELETTRONICI
Linee guida AgID per l’effettuazione del pagamenti elettronici a favore delle pubbliche
amministrazioni e dei gestori di servizi pubblici (pubblicate su G.U. n. 31 del 7 febbraio
2014)
 Il collegamento al Nodo dei Pagamenti-SPC è obbligatorio per le pubbliche
amministrazioni e facoltativo per i gestori di pubblici servizi
 La piattaforma tecnologica “Nodo dei Pagamenti-SPC” consente di effettuare i
pagamenti elettronici verso la PA in conformità all’art. 5 del CAD, assicurando
l’interconnessione e l’interoperabilità tra le Pubbliche amministrazioni e i prestatori
di servizi di pagamento, attraverso il Sistema Pubblico di Connettività.
 Le linee guida definiscono le attività che le PA devono mettere in atto per consentire
l’esecuzione dei pagamenti elettronici, nonché le specifiche dei codici da utilizzare
per il pagamento, la riconciliazione e il riversamento delle somme dovute
COSA FARE
Cosa si sarebbe dovuto fare
 Scegliere la modalità di adesione
 Aderire al sistema di pagamenti «pagoPA», inviando una lettera
di adesione ad AgID entro il 31 dicembre 2015
Cosa si deve ancora fare
 Programmare le attività di implementazione dei servizi di
pagamento entro dicembre 2016
 Adeguare il sito istituzionale
Piattaforma Certificazione dei Crediti
NORME DI RIFERIMENTO - Art.7 Decreto Legge 8 aprile 2013 n.35 (Ricognizione dei debiti
contratti dalle pubbliche amministrazioni) e art. 27 D.L. 24 aprile 2014, n.66 (Monitoraggio
debiti della PA)
CONTENUTO - Le PA, ai fini della certificazione delle somme dovute per somministrazioni,
forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali (cd. crediti
commerciali), hanno l’obbligo di registrarsi sulla piattaforma elettronica per la gestione
telematica del rilascio delle certificazioni, predisposta dal Ministero dell'economia e delle
finanze - Dipartimento della ragioneria generale dello Stato.
ADEMPIMENTI – Registrazione sulla piattaforma con nomina degli incaricati e
comunicazione delle informazioni sul ciclo di vita della fattura. Rilascio della certificazione
dei crediti entro 30 gg. dalla richiesta.
Comunicazione dei debiti commerciali scaduti nel mese precedente per i quali non sia
stato disposto il pagamento, entro il 15 di ogni mese. E’ obbligatorio anche comunicare
tempestivamente l’avvenuto pagamento.
COSA FARE
A cosa serve?
Per favorire lo smobilizzo dei crediti vantati dalle imprese nei confronti della P.A., le amministrazioni
pubbliche devono certificare, su istanza del creditore, gli eventuali crediti relativi a somme dovute
per i crediti commerciali.
Il processo di certificazione è totalmente gratuito e gestito tramite la piattaforma elettronica
predisposta dal MEF – Ragioneria Generale dello Stato
In pratica, cosa devono fare gli Ordini?
 Registrarsi nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)
 Registrarsi sulla PCC accedendo alla “Sezione Pubbliche Amministrazioni” del portale


http://certificazionecrediti.mef.gov.it/CertificazioneCredito/home.xhtml
Provvedere alle comunicazioni degli elenchi dei crediti
Provvedere alle eventuali certificazioni dei crediti certi, liquidi ed esigibili richieste dai
creditori (o a rilevarne l’insussistenza o l’inesigibilità, anche parziale)
PROTOCOLLO INFORMATICO
Le recenti disposizioni emanate in materia di protocollo e di documento informatico (DPCM 3 dicembre
2013 e 13 novembre 2014) impongono alle PA di adeguare i loro sistemi di gestione informatica dei
documenti, il manuale di gestione, i modelli organizzativi e archivistici
Principali adempimenti scaduti il 12 ottobre 2015
 Revisione e aggiornamento dei processi di protocollazione in uso (artt. 53 e segg. del DPR n. 445/2000)
 Adeguamento organizzativo e funzionale, integrazione del Manuale di gestione, nomina del
Responsabile della gestione documentale ed eventualmente anche del Coordinatore (art. 3 DPCM
3/12/2013)
 Protocollazione diretta delle email e delle PEC (art. 40 bis del CAD) e invio dei documenti informatici
tramite PEC
 Conservazione digitale del Registro giornaliero di protocollo (art. 7 DPCM 3/12/2013)
 Predisposizione fascicoli informatici dei procedimenti con i metadati minimi obbligatori
Principali adempimenti in scadenza il 12 agosto 2016
 Adeguamento dei sistemi di protocollo agli obblighi di formazione gestione e conservazione dei
documenti originali con mezzi informatici
COSA FARE
 INDIVIDUARE LE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (EVITARE LA DUPLICAZIONE DI
ADEMPIMENTI CONSEGUENTI ALLA SUDDIVISIONE IN PIU’ AOO)
 NOMINARE IL RESPONSABILE O ANCHE IL COORDINATOREDELLA GESTIONE DOCUMENTALE
 IMPLEMENTARE IL MANUALE DI GESTIONE E PUBBLICARLO SUL SITO ISTITUZIONALE
 VERIFICARE LA RISPONDENZA DEL SOFTWARE PER IL PROTOCOLLO E LA GESTIONE
DOCUMENTALE AI REQUISITI DI LEGGE
 EFFETTUARE LA TRASMISSIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO (PACCHETTO
FORNITO DAL CNDCEC) E ATTIVARE UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE A NORMA
OBBLIGO DI FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI
Art. 40 CAD (Formazione di documenti informatici ) - Le PA formano gli originali dei
propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente
codice e le regole tecniche di cui all’art. 71
Questo è il testo modificato dall’art. 27 del D. Lgs. n. 235/2010 che ha abrogato
l’inciso “che dispongono di idonee risorse tecnologiche”.
Dunque l’obbligo della formazione informatica degli originali dei documenti della P.A.
è stato esteso nei confronti di qualsiasi pubblica amministrazione
Previsione di modifica dell’art. 40 contenuta nello schema di decreto di riforma del
CAD in corso di approvazione: «Le PA formano gli originali dei propri documenti, inclusi
quelli inerenti albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le
disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’art. 71»
OBBLIGO DI FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI
Il D.P.C.M. 13 novembre 2014 (pubblicato su G.U. del 12 gennaio 2015) contiene
le «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni»
Il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica
dei documenti è stato fissato per il 12 agosto 2016: a partire da questa
data tutti i documenti originali della PA dovranno essere digitali!
NOTA: Anche gli atti che non transitano dal protocollo (es. delibere, determine,
verbali, atti interni…) dovranno essere formati, gestiti, trasmessi e conservati
secondo le modalità descritte nel DPCM
D.P.C.M. 13 NOVEMBRE 2014
Il Decreto stabilisce:
 Quali sono le modalità per produrre un file digitale che abbia pieno valore legale. In
particolare detta le regole tecniche per le produrre le copie dei documenti: copie
informatiche di documenti cartacei, copie cartacee di documenti informatici, duplicati e
copie informatiche di documenti informatici
 le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire le caratteristiche di
immodificabilità, integrità, disponibilità e riservatezza delle informazioni contenute nel
documento informatico
NOTA: la stampa del documento e la firma autografa diventano completamente inutili.
Le copie cartacee del documento informatico sono prive di valore e hanno il valore di «copia
di cortesia»
COSA DEVONO FARE GLI ORDINI
 FORMARE GLI ORIGINALI CON STRUMENTI INFORMATICI
 FIRMARLI CON FIRMA DIGITALE (QUELLI INTERNI ANCHE CON FIRMA
ELETTRONICA AVANZATA ART. 23-TER CAD)
 PROTOCOLLARLI CORRETTAMENTE ASSOCIANDO IL NECESSARIO RIFERIMENTO
TEMPORALE
 RACCOGLIERE I DOCUMENTI NEI FASCICOLI ELETTRONICI CORRISPONDENTI
 TRASMETTERLI IN MODALITÀ DIGITALE A PA, IMPRESE, PROFESSIONISTI E
PRIVATI
 PROCEDERE AL VERSAMENTO DEI DOCUMENTI DIGITALI NEL SISTEMA DI
CONSERVAZIONE ATTIVATO DALL’ENTE PRESSO UNO DEI CONSERVATORI
ACCREDITATI IN AGID
COME ORGANIZZARSI
 RIVEDERE I PROPRI PROCESSI ORGANIZZATIVI E LE MODALITÀ DI GESTIONE DOCUMENTI
 NOMINARE I RESPONSABILI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE, DELLA CONSERVAZIONE E
DELLA SICUREZZA
 VERIFICARE LA RISPONDENZA DEL SOFTWARE PER IL PROTOCOLLO E DI GESTIONE
DOCUMENTALE AI REQUISITI DEFINITI DALLA NORMATIVA
 ATTIVARE I PROCESSI NECESSARI ALLA CORRETTA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI
 DOTARE I SOGGETTI CON POTERE DI FIRMA DEI DISPOSITIVI DI FIRMA DIGITALE E ATTIVARE
LE FIRME ELETTRONICHE AVANZATE PER IL RESTANTE PERSONALE COINVOLTO NEI
PROCEDIMENTI
 PIANIFICARE I CORSI DI FORMAZIONE PER TUTTO IL PERSONALE