eXcellent organice

eXcellent organice
Archiviazione e Gestione Documentale
eXcellent organice è la soluzione per archiviare i documenti, reperirli, consultarli, e gestirne la
movimentazione, con facilità ed in modo controllato.
eXcellent organice accresce la produttività degli utenti essendo integrato con gli applicativi di STR, con
MS Office ed Outlook, con AutoCAD, ed offrendo gli strumenti per condividere con semplicità ed in modo
sicuro informazioni e documenti.
eXcellent organice costruito su MS Windows SharePoint Services, la piattaforma più innovativa di Office
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Collaboration, offre all’utente un desktop di lavoro particolarmente chiaro ed intuitivo da cui acquisire i
documenti esistenti, organizzarli secondo la struttura di archiviazione stabilita, ricercarli e consultarli.
Integrazione con MS Office e AutoCAD
eXcellent organice integra Microsoft Office con SharePoint, rendendo più semplice il salvataggio e
recupero dei documenti di Office in e da SharePoint.
Grazie alla eXcellent organice toolbar installata in ogni applicazione Office (Word, Excel, Powerpoint,
Project, Visio) gli utenti possono aprire facilmente i documenti da SharePoint e salvarli dentro lo stesso
Integrazione con MS Outlook
L’integrazione con Microsoft Outlook, e la presenza della toolbar di Organice all’interno di questo, fa sì
che gli utenti possano salvare e-mail e allegati di queste direttamente all’interno di SharePoint, i cui
metadati vanno a formare automaticamente le proprietà delle e-mail. È possibile creare nuove e-mail
anche da eXcellent organice, utilizzando i modelli disponibili e si ha la possibilità di allegare
qualsiasi documento da SharePoint. La funzione “send and save” permette di inviare e salvare
contemporaneamente le e-mail all’interno di SharePoint.
Integrazione con Edili/Impiantisti Solutions
eXcellent organice è integrato nativamente con la famiglia di prodotti della linea Solutions (Edili,
Impiantisti ed Immobiliare) (*). I principali documenti prodotti o acquisiti da tali applicativi vengono
archiviati nella Gestione Documentale in modo completamente trasparente oppure su richiesta
all’utente finale (opzione configurabile). L’integrazione con gli applicativi Solutions consente inoltre di
strutturare i siti di SharePoint in modo organizzato per Clienti / Fornitori / Cantieri (Progetti). I
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SharePoint, compresi i file CAD. L’integrazione con Autodesk e gli altri sistemi CAD consente un supporto
completo sia per i file XREF e TITLE BLOCK. I meta dati di SharePoint possono essere collegati direttamente
al tuo CAD cosicché il documento è automaticamente sincronizzato con il disegno nel suo progredire
sfruttando Autodesk Real DWG Technology.
La creazione di nuovi documenti Office può avvenire anche direttamente da eXcellent organice: sono a
disposizione modelli specifici di layout quali lettere, fax, disegni e e-mail. I documenti possono poi essere
agilmente salvati da Windows Explorer a eXcellent organice utilizzando la funzione “drag and drop”.
documenti vengono archiviati in relazione alla destinazione / provenienza in una delle tre tipologie di
sito come da seguente schema:
Certificati di pagamento
Preventivi Impiantisti
Stati avanzamento lavori
Libretti misure
Registri di contabilità
Compromessi
Raccolta documenti
Richieste di offerta
Ordini Fornitore
Contratti
Certificati subappalti
SITI DI TIPO CLIENTE
Fonte / Area
Gestione
Tecnica
Preventivi / Computi
Amministrativa Contratti Attivi
Amministrativa Ordini Cliente
Amministrativa Emissione Documenti
Amministrativa Emissione Documenti
Amministrativa Emissione Documenti
Certificati di
Tecnica
pagamento
Amministrativa Preventivo di Offerta
Tecnica
SAL
Libretto delle misure
Tecnica
ufficiale
Registro di contabilità
Tecnica
ufficiale
Immobiliare
Stampa
Stampa del preventivo
Stampa Contratti Attivi
Stampa Ordini Cliente
Stampa DDT Vendita
Stampa Fattura di Vendita
Stampa NDA emessa
Stampa Certificato
Stampa preventivo
Stampa SAL
Stampa del Libretto misure
Stampa Registro Contabilità
Ufficiale
Stampa Scheda
Gestione Compromessi
Compromesso
SITI DI TIPO FORNITORE
Fonte / Area
Gestione
Amministrativa Richieste di offerta
Amministrativa Ordini Fornitore
Amministrativa Contratti passivi
Certificati di
Tecnica
pagamento
Bolle
Amministrativa Protocollo Fornitori
Fatture
Amministrativa Protocollo Fornitori
Note di accredito
Amministrativa Protocollo Fornitori
SAL subappalti
Tecnica
Libretti misure subappalti
Tecnica
Registri di contabilità
subappalti
Tecnica
SAL
Libretto delle misure
ufficiale
Registro di contabilità
ufficiale
Stampa
Stampa RDO
Stampa Ordini Fornitore
Stampa Contratti
Stampa certificato di
pagamento
Acquisizione documenti
tramite Protocolli Fornitore
Acquisizione documenti
tramite Protocolli Fornitore
Acquisizione documenti
tramite Protocolli Fornitore
Stampa SAL
Stampa del Libretto misure
Stampa Registro Contabilità
Ufficiale
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Raccolta documenti
Preventivi
Contratti
Ordine Cliente
DDT Emessi
Fatture Emesse
Note di accredito emesse
Raccolta documenti
SITI DI TIPO CANTIERE
Fonte / Area
Gestione
DDT interni
Amministrativa Emissione documenti
Richieste di acquisto
Amministrativa Richiesta di acquisto
Stampa
Stampa documenti di
trasporto
Stampa richiesta di acquisto
(*) Attualmente l’integrazione è garantita esclusivamente con WSS3.0
Tramite l’integrazione con gli applicativi di area Amministrativa è inoltre possibile acquisire
automaticamente immagini di documenti di fornitore da scanner (DDT, Fatture, Note di Accredito)
direttamente in Prima Nota.
Gestione del protocollo
eXcellent organice fornisce inoltre, sia in modalità integrata agli applicativi della linea Solutions sia
ATTRIBUTI A VALORE FISSO
Caratteri separatori di
Separatori
sezioni (es. /, -, |, etc.)
Sigle
Sigle definibili liberamente
ATTRIBUTI A VALORE VARIABILE
Iniziali dell’utente e del
Sigla Utente
responsabile
Sigla Azienda
Prefisso dell’azienda
Prefisso associato al cantiere
(solo per i documenti
Sigla Cantiere
direttamente archiviati sul
cantiere)
Sigla associabile alla tipologia
Tipo Documento
di documento
Sigla associabile, tramite
Direzione
tipologia, alla direzione del
documento (es. INgresso,
Documento
UScita, etc.)
Intera data (o parti di essa) di
Data Protocollo
archiviazione del documento
Intera data (o parti di essa) di
Data Documento
definizione del documento
Contatori liberamente
definibili:
- Di raccolta
- Trasversali alle raccolte
Contatori
- Di Sito
- Trasversali ai Siti
- Re-inizializzabili nel tempo
con criteri parametrici
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in modalità stand alone, un sistema di protocollazione documenti altamente parametrico (*). La
struttura del protocollo, definibile in modo univoco per tutti i documenti della Gestione Documentale
così da garantire stabilità e correttezza dei codici generati, può essere composta in modo flessibile
dall’amministratore del sistema. Questa può essere formata da attributi a valore fisso o da attributi a
valore variabile e precisamente:
Tramite l’Elenco Generale Protocolli i documenti archiviati possono essere visualizzati in un’unica
raccolta ordinabile e raggruppabile per differenti attributi quali l’Azienda, la Data del Protocollo, il Tipo
di Sito (Cliente, Fornitore, Cantiere), il Sito (ragione sociale Cliente o Fornitore, descrizione cantiere),
Raccolta (Tipologia di Documento).
(*) Attualmente il sistema di protocollazione è garantito esclusivamente con WSS3.0
Sistema di ricerca e navigazione
Viewer
eXcellent organice possiede un Viewer integrato che supporta oltre 250 formati di file diversi.
Questo permette a tutti gli utenti di aprire e vedere immediatamente i documenti desiderati, compresi
anche i disegni CAD, senza necessariamente possedere le applicazioni originarie. Altri Viewer quali
Adobe Acrobat Reader, Autodesk Design Review e Microsoft Visio possono essere utilizzati per vedere
nel modo ottimale specifici formati file. I tempi di ricerca vengono quindi fortemente ridotti e
diminuisce anche il rischio di modifiche ai documenti non volute o autorizzate.
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Il sistema di ricerca può essere per struttura di progetto, per metadati o per blocchi di testo. Il motore
di ricerca di eXcellent organice permette quindi di disporre di diverse modalità per trovare i
documenti velocemente senza liste o librerie: è impostato quindi per ricerche full text con la possibilità
di ricerche multiple per criterio e logica Booleana. I risultati sono poi presentati in un’apposita Finestra
di Ricerca, dalla quale è possibile approfondire partendo dai risultati.
Viewer Autodesk DWF
L’applicazione STR eXcellent organice è costituita da una componente client la cui installazione è in
carico ai consulenti STR sui Personal Computer della rete aziendale del cliente, nel numero previsto
da contratto; è peraltro necessaria la presenza di alcune componenti software lato server la cui
predisposizione è in carico al cliente stesso: è necessaria la presenza dei servizi Microsoft SharePoint
Services 3.0.
In considerazione della stretta relazione fra i due applicativi, se pur installati separatamente, a scopo
di supporto, si riportano nel seguito i prerequisiti forniti da Microsoft per l’installazione di Windows
SharePoint Services 3.0. (WSS 3.0) Ogni eventuale precisazione, mancanza o aggiornamento va
verificata attraverso la documentazione di Microsoft stessa on line.
Modalità di fruizione (architettura di installazione)
STR eXcellent organice è un’applicazione client che si interfaccia ad un web server su cui sono
installati i servizi Microsoft SharePoint Services 3.0. Pertanto, è possibile prevedere due macroscenari
di fruizione degli applicativi: accesso limitato alla Intranet aziendale, accesso abilitata sulla rete
Internet.
Le due modalità di fruizione dell’applicativo determinano una differente architettura di installazione
delle componenti lato server.
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Viewer Adobe PDF
Nel presente documento si fa riferimento ad una situazione standard di fruizione degli applicativi
nell’ambito della sola Intranet aziendale, pertanto si assume che il web server ed il server di dati
possano coincidere.
Qualora si voglia fruire degli applicativi sulla rete pubblica Internet l’architettura di installazione e di
rete possono variare ed è richiesta di volta in volta un’analisi specifica.
Requisiti Hardware di sistema per Windows SharePoint Services 3.0
I requisiti Server sono quelli di riferimento forniti da Microsoft per il sistema Windows Sharepoint
Services 2003.
Di seguito vengono riportati i requisiti riportati sul sito Microsoft:
Componenti
Minima
Processor
2.5 gigahertz (GHz)
RAM
1 gigabyte (GB)
NTFS file system- partizione
formattata con un minimo di
3 GB di spazio libero
Disk
Drive
DVD drive
Display
1024 × 768
Network
Connessione fra client e
server a 56 Kilobites per
secondo
Raccomandata
Dual Processor, 3 GHz ciascuno o
superiore
2 GB
NTFS file system - partizione formattata
con un minimo di 3 GB di spazio libero
più lo spazio libero necessario per i web
site
DVD drive oppure il materiale per il set
up disponibile su un dispositivo locale o
di rete
Risoluzione del monitor: 1024 × 768 o
superiore
Connessione fra client e server a 56
Kilobites per secondo
o superiore
Configurazione Software del Server finalizzata all’installazione di Microsoft SharePoint
Services 3.0
I requisiti software sono quelli di riferimento di Microsoft per l’ambiente Microsoft SharePoint Services
3.0. Lo schema fa riferimento ad una situazione standard di fruizione degli applicativi nell’ambito della
sola Intranet aziendale, pertanto si assume che il web server ed il server di dati coincidano. Un
differente configurazione deve essere analizzata specificatamente.
SERVER
(Web/data
Server)
•
•
•
•
Sistema Operativo: Windows 2003 Server – Windows 2008 Server
– Small Business Server 2003 (in questo caso WSS 3.0 deve
coesistere con l’installazione di WSS 2.0 o presistente);
Microsoft.NET Framework 3.0 avendo prima installato il Framework
2.0;
il Server deve essere un Server Web;
nel caso di Windows 2003 Server deve essere abilitato Microsoft
ASP.NET ed installato IIS 6.0 con i seguenti componenti: File
comuni; Servizio World Wide Web; Servizio SMTP;
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http://technet2.microsoft.com/windowsserver/WSS/en/library/dcdb7f80-5d48-4b7c-9cb5affa5f2936531033.mspx?mfr=true
•
nel caso di Windows 2008 Server deve essere abilitato Microsoft
ASP.NET ed installato IIS 7.0 con i seguenti componenti: File
comuni; Servizio World Wide Web ; Servizio SMTP
Note:
•
Database
Rete
WSS 30 Windows SharePoint Service 3.0 (con Windows 2008
Server il SP1 è obbligatorio)
Nell’installare WSS 3.0 è necessario eseguire la stessa versione e
la stessa lingua del sistema operative e, se pertinente, la stessa
versione e la stessa lingua di Microsoft SQL Server™ 2000 per tutti
i Server di una Server Farm. Qualora sia installata la versione in
inglese è necessario eseguire l’aggiornamento del language pack in
italiano.
• Non è possibile installare i componenti di SharePoint Point Server
2003 per la compatibilità con le raccolte documenti precedenti sui
Server che utilizzano: Microsoft Exchange Server, Microsoft Site
Server, Microsoft Office Server Extensions (OSE), Microsoft Front
Page® Server Extensions, Web Storage System (WSS) o Microsoft
SharePoint Portal Server 2001.
SQL Server 2000 Enterprise Editino (64 bit) con SQL Server 2000 SP3 o
versione successiva oppure Server 2000 con SQL Server 2000 SP3 o SQL
2005 Workgroup, SQL 2005 Standard, SQL 2005 Enterprise.
Note:
Eventuali installazioni su versioni “Express” (SQL Server 2000 o 2005)
determineranno una limitazione nelle funzionalità di ricerca e in alcune
gestioni. È pertanto sconsigliata.
Le configurazioni per più Server devono far parte di un dominio di Microsoft
Windows NT® 4.0, Microsoft Windows® 2000 o Windows Server 2003.
Configurazione Hardware e Software del Client per l’installazione di STR eXcellent
organice
PC Pentium IV, 3 GHZ; 1 GB RAM; 200 MB liberi di Hard disk, Windows 2000, XP, 2003 o Vista (32 e
64 bits); Windows Internet Explorer 6.0 o superiore; WSS 3.0 o MOSS 2007
eXcellent organice si integra con:
•
•
•
•
•
•
Microsoft Office 2003 e 2007
Microsoft Outlook 2003 e 2007
Per utilizzare l’integrazione con Autodesk AutoCAD è necessario aver installato Autodesk
AutoCAD 2006 o successive
Autodesk Revit 2008* (*richiesta integrazione con Organice Explorer CAD)
BricsCAD V6 o superiore
MicroStation V8 XM Edition* (*richiesta integrazione con Organice Explorer CAD)
Il sistema di licenza necessita di connessione Internet in grado di raggiungere i meccanismi di
attivazione del fornitore Cadac almeno una volta ogni 30 giorni.
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